Procedură de modificare a contractului de subvenție în cadrul Proiectului cu ID POCU/82/3.7/106931 și titlul „Antreprenoriat Sustenabil în Regiunea Sud - Vest Oltenia” Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Procedură de modificare a contractului de subvenție în cadrul Proiectului cu ID POCU/82/3.7/106931 și titlul „Antreprenoriat Sustenabil în Regiunea Sud - Vest Oltenia” Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
1. Introducere
Obiectivul general al proiectului „ANTREPRENORIAT SUSTENABIL IN REGIUNEA SUD-VEST OLTENIA” este ca prin intermediul ajutorului de minimis sa se asigure implementarea unor afaceri de succes, sustenabile, care sa asigure un grad ridicat de valoare adăugata pentru economia din Regiunea Sud Vest Oltenia.
Conform listei de întrebări și răspunsuri publicate în data de 26.02.2019 pe site-ul xxx.xxxxxxx-xx.xx:
• modificările bugetelor de minimis sunt exclusiv în sarcina administratorului schemei. AM POCU recomandă ca orice modificare a planului de afaceri aprobat inițial să se realizeze doar prin act adițional la contractul de subvenție.
• achizițiile din bugetele de minimis sunt în responsabilitatea administratorilor schemei de minimis. Orice modificare a acestora va fi făcută în baza unui act aditional la contractul de subvenție. Planurile de achiziţii nu trebuie transmise către Autoritatea de Management sau la Organismele Intermediare.
Astfel, dacă contextul actual specific implementării planului de afaceri impune, cu o justificare temeinică contractul de subvenție se poate modifica (aspect reglementat de prevederile art. 10) dacă sunt respectate următoarele condiții:
- nu afectează rezultatele și indicatorii stabiliți prin Planul de afaceri;
- nu afectează indicatorii stabiliți la evaluarea Planului de afaceri;
- se încadrează în perioada de implementare a Planului de afaceri;
- respectă clauzele inițiale ale contractului de subvenție, condițiile Planului de afaceri în cadrul căruia a fost încheiat contractul, precum și dispozițiile legislației în vigoare
2. Scop
Prezenta procedură descrie etapele care trebuie parcurse pentru efectuarea și aprobarea modificărilor la contractile de subvenție încheiate în cadrul proiectului cu titlul
„Antreprenoriat Sustenabil în Regiunea Sud - Vest Oltenia”, ID: POCU/82/3.7/106931.
3. Domeniul de aplicare
Prezenta procedură este specifică și se aplică în cadrul proiectului Antreprenoriat Sustenabil în Regiunea Sud - Vest Oltenia”, ID: POCU/82/3.7/106931.
Procedura vizează întreprinderile nou înființate în cadrul proiectului și se aplică contractelor de subvenție încheiate în cadrul proiectului înregistrat în MYSMIS cu codul 106931 pe întreaga perioadă de desfășurare a ajutorului de minimis.
4. Definirea termenilor
În prezenta procedură, termenii de mai jos sunt definiţi astfel:
a) administrator1 al schemei de minimis – orice persoană juridică delegată de către furnizor să deruleze proceduri în domeniul de minimis în numele furnizorului;
b) administrator ai schemelor de antreprenoriat2 – persoanele juridice de drept public sau de drept privat care implementează, singure sau în parteneriat, proiecte cofinanțate prin Programul Operațional Capital Uman, Axa prioritară 3 „Locuri de muncă pentru toţi”, Obiectivul specific 3.7. Creșterea ocupării prin susținerea întreprinderilor cu profil non-agricol din zona urbană, proiecte în cadrul cărora se atribuie ajutoare de minimis pentru înființarea de întreprinderi, cu respectarea condițiilor din Ghidul solicitantului – Condiții specifice „România Start Up Plus”;
c) coordonator activitate - Coordonator activitate implementare planuri de afaceri şi monitorizare firme;
d) comercializarea produselor agricole3 – deținerea sau expunerea unui produs agricol în vederea vânzării, a punerii în vânzare, a livrării sau a oricărei alte forme de introducere pe piață, cu excepția primei vânzări de către un producător primar către revânzători sau prelucrători și a oricărei alte activități de pregătire a produsului pentru această primă vânzare; o vânzare efectuată de către un producător primar către consumatori finali este considerată comercializare în cazul în care se desfășoară în localuri distincte, rezervate acestei activități;
d) contract de finanțare – actul juridic semnat între AM/OI POCU, pe de o parte, și administratorul schemei de antreprenoriat, pe de altă parte, prin care se stabilesc drepturile și obligațiile corelative ale părților în vederea implementării operațiunilor în cadrul POCU;
e) contractul de subvenție – actul juridic semnat între administratorul schemei de minimis și beneficiarul ajutorului de minimis, prin care se stabilesc drepturile și obligațiile corelative ale părților în vederea implementării măsurilor finanțate prin prezenta schemă de ajutor de minimis;
f) expert - expert monitorizare firme;
1 Cf. art. 2, alin. 1, lit. b din Ordonanța de urgență nr. 77/2014, cu modificările și completările ulterioare
2 Cf. Programului Operațional Capital Uman, Ghidul solicitantului – Condiții specifice ”România Start Up Plus”
3 Cf. art. 1, alin. 3, lit. c din Regulamentul (UE) NR. 360/2012 AL COMISIEI din 25 aprilie 2012 privind aplicarea articolelor 107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene în cazul ajutoarelor de minimis acordate întreprinderilor care prestează servicii de interes economic general
g) întreprindere4 – orice formă de organizare a unei activităţi economice, autorizată potrivit legilor în vigoare să facă activităţi de producţie, comerţ sau prestări de servicii, în scopul obţinerii de venituri, în condiţii de concurenţă, respectiv: societăţi reglementate de Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, societăţi cooperative, persoane fizice autorizate, întreprinzători titulari ai unei întreprinderi individuale şi întreprinderile familiale, autorizate potrivit dispoziţiilor legale în vigoare, care desfăşoară activităţi economice, precum și asociaţii şi fundaţii, cooperative agricole şi societăţi agricole care desfăşoară activităţi economice;
h) întreprinderea unică5 – include toate întreprinderile între care există cel puțin una dintre relațiile următoare:
i. o întreprindere deține majoritatea drepturilor de vot ale acționarilor sau ale asociaților unei alte întreprinderi;
ii. o întreprindere are dreptul de a numi sau revoca majoritatea membrilor organelor de administrare, de conducere sau de supraveghere ale unei alte întreprinderi;
iii. o întreprindere are dreptul de a exercita o influență dominantă asupra altei întreprinderi în temeiul unui contract încheiat cu întreprinderea în cauză sau în temeiul unei prevederi din contractul de societate sau din statutul acesteia;
iv. o întreprindere care este acționar sau asociat al unei alte întreprinderi și care controlează singură, în baza unui acord cu alți acționari sau asociați ai acelei întreprinderi, majoritatea drepturilor de vot ale acționarilor sau ale asociaților întreprinderii respective.
Întreprinderile care întrețin, prin una sau mai multe întreprinderi, relațiile la care se face referire la literele a-d sunt considerate „întreprinderi unice”.
h) xxxxxxxx0 al schemei de minimis – orice entitate deţinută de stat sau care administrează resurse ale statului sau, după caz, deținută de către o unitate administrativ-teritorială sau care administrează resurse ale unei unităţi administrativ- teritoriale, care acordă întreprinderilor facilități de natura ajutorului de stat sau de minimis;
4 Cf. art. 2, alin. 1 și 2 din Legea nr. 346/2004 privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii, cu modificările și completările ulterioare
5 Cf. art. 2, alin. 2 din Regulamentul (UE) NR. 1407/2013 al Comisiei din 18 decembrie 2013 privind aplicarea articolelor 107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene ajutoarelor de minimis
6 Cf. art. 2, alin. 1, lit. m din Ordonanța de urgență nr. 77/2014, cu modificările și completările ulterioare
i) prelucrarea produselor agricole7 – orice operațiune efectuată asupra unui produs agricol care are drept rezultat un produs care este tot un produs agricol, cu excepția activităților desfășurate în exploatațiile agricole, necesare în vederea pregătirii unui produs de origine animală sau vegetală pentru prima vânzare;
j) produse agricole8 – produsele enumerate în Anexa I la Tratat, cu excepția produselor obținute din pescuit și acvacultură prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 104/2000 al Consiliului;
k) proiect – proiectul finanțat prin POCU cu titlul „Antreprenoriat Sustenabil în Regiunea Sud-Vest Oltenia” și ID: POCU/82/3.7/106931;
l) rata de actualizare – rata de referință stabilită de Comisia Europeană pentru România pe baza unor criterii obiective şi publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene şi pe pagina de web a Comisiei Europene.
m) loc de munca creat – angajarea in baza unui contract individual de munca cu normă întreagă (8 ore/zi) sau parțiala pe durata nedeterminată sau pe o durată care sa acopere cel puțin perioada obligatorie de funcționare de 12 luni la care se adaugă și numărul de luni minime de sustenabilitate, când întreprinderea trebuie să se autosusțină.
5. Abrevieri:
În prezenta procedură abrevierile de mai jos au următoarea semnificație:
a) ARROT: ASOCIAȚIA ROMANA PENTRU TRANSFER TEHNOLOGIC SI INOVARE AROTT;
b) CCDL: SC CCDL EVENTS AND TRAINING SRL;
c) My SMIS9 – sistemul IT prin care potențialii beneficiari din România vor putea solicita banii europeni pentru perioada de programare 2014-2020;
d) PA: plan de afaceri;
e) UCB: Universitatea "Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx” din Târgu Jiu;
f) UGIR: UNIUNEA GENERALA A INDUSTRIAȘILOR DIN ROMANIA UGIR 1903 FILIALA DOLJ.
7 Cf. art. 1, alin. 3, lit. b din Regulamentul (UE) NR. 360/2012 al Comisiei din 25 aprilie 2012 privind aplicarea articolelor 107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene în cazul ajutoarelor de minimis acordate întreprinderilor care prestează servicii de interes economic general
8 Cf. art. 1, alin. 3, lit. a din Regulamentul (UE) NR. 360/2012 AL COMISIEI din 25 aprilie 2012 privind aplicarea articolelor 107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene în cazul ajutoarelor de minimis acordate întreprinderilor care prestează servicii de interes economic general
9 Cf. Ministerului Fondurilor Europene, xxxx://xxx.xxxxxxx-xx.xx/xxxxxx
6. Aspecte cu caracter general care trebuie respectate
6.1 Principii generale reglementate de contractual de subvenție
În derularea contractului de subvenție trebuie avute în vedere următoarele principii:
a) Contractele de subvenție şi documentele de modificare a contractelor vor fi elaborate în limba română.
b) Contractul de subvenție poate fi modificat doar cu consimţământul ambelor părţi, prin încheierea unui act adiţional, care va deveni parte integranta din contractul cadru de subvenție.
c) Beneficiarul schemei de ajutor de minimis are obligația de a informa în scris administratorul schemei de minimis, cu privire la orice modificări care pot afecta bugetul ajutorului de minimis și/sau activitatea desfășurată conform PA aprobat, în termen de maximum 3 de zile lucrătoare de la constatarea modificării. În cazul în care beneficiarul nu informează administratorul schemei de ajutor de minimis de modificările intervenite și/sau administratorul schemei de ajutor de minimis nu aprobă în scris modificările, administratorul schemei de ajutor de minimis are dreptul și poate să nu valideze/aprobe la plată cheltuielile solicitate.
d) Orice modificări în structura beneficiarului schemei de ajutor de minimis, precum şi în privinţa statutului juridic sau alte modificări de natură a afecta executarea obligaţiilor din prezentul acord vor fi aduse la cunoştinţa administratorului schemei de minimis în maximum 24 de ore de la producerea acestora.
e) Orice modificări care pot afecta bugetul ajutorului de minimis și/sau buna derulare a activităților conform PA aprobat se vor notifica, în prealabil, în scris, în vederea inițierii unui act adițional la contractul de subvenție, urmând ca administratorul să răspundă solicitării în forma scrisă în termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data primirii solicitării.
f) Beneficiarul schemei de ajutor de minimis poate propune eventuale modificări ale contractelor de subvenție în timpul implementării acestora. In acest sens, Beneficiarul schemei de ajutor de minimis elaborează Memoriul Justificativ şi îl supune spre analiză, verificare, avizare şi aprobare către UGIR/ARROT/CCDL/UCB, după caz, in calitatea sa de Administrator al schemei de minimis.
g) Actul adiţional intră în vigoare la data semnării sale de către ultima parte contractanta.
h) Prin excepţie de la prevederile art. 10, alin. (1) din Contractul de subvenție, administratorul schemei de minimis poate modifica unilateral contractul în cazul în care modificările vizate sunt generate de modificări intervenite în legislaţia naţională şi/sau comunitară relevantă, cu impact asupra executării prezentului contract, situaţii în care modificarea respectivă intră în vigoare de la data menţionată în actul normativ corespunzător.
i) Beneficiarul schemei de ajutor de minimis nu poate schimba la achiziționare activele sau destinația acestora, pentru care a primit notificarea privind contractul de subvenție. Orice modificări care pot afecta bugetul ajutorului de minimis și/sau buna derulare a activităților conform planului de afaceri aprobat se vor notifica, în prealabil, în scris, numai prin act adițional la prezentul contract, în vederea aprobării, administratorului schemei de antreprenoriat, urmând ca administratorul să răspundă solicitării în forma scrisă în termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data primirii solicitării.
j) Beneficiarul schemei de ajutor de minimis este obligat sa respecte obligațiile asumate pentru care a obtinut punctaj in Planul de Afaceri, prevederile prezentului contract de subvenție precum si cele ale schemei de ajutor de minimis.
k) Beneficiarul schemei de ajutor de minimis este obligat să deschidă un cont bancar la o societatea bancară, conform solicitărilor administratorului schemei de minimis și prezentarea dovezii pentru deschiderea de cont cel tarziu la data la care solicita in scris virarea primei transe din subvenție, respectiv celei de –a doua tranșă, după caz.
l) Beneficiarul schemei de ajutor de minimis este obligat să utilizeze subvenția exclusiv în scopul desfășurării activității economice pentru care s-a obținut finanțare în condițiile de utilizare cost-eficienta si numai cu respectarea bugetului detaliat.
m) Beneficiarul schemei de ajutor de minimis este obligat să utilizeze doar pentru efectuarea de plăți prin bancă, prin intermediul aplicației puse la dispoziție de către societatea bancară și numai după ce s-a primit acordul de la reprezentantul desemnat al administratorului schemei de minimis pentru efectuarea plății, tot prin intermediul aplicației. Din contul în care se virează subvenția nu se pot efectua retrageri de numerar de la ATM sau de la ghișeu/casierie.
6.2. Eligibilitatea cheltuielilor
a) Cheltuielile sunt considerate eligibile daca sunt in conformitate cu:
- Regulamentul (UE) nr. 1407/2013 din 18 decembrie 2013 pentru aplicarea art. 107 si 108 din Tratatul privind Funcționarea Uniunii Europene ajutoarelor de minimis, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L352/1 din 24 decembrie 2013;
- Schema de ajutor de minimis România Start Up Plus;
- Contractul de finanțare aferent proiectului Antreprenoriat Sustenabil în Regiunea Sud- Vest Oltenia” și ID: POCU/82/3.7/106931 încheiat intre OIR POSDRU SUD VEST OLTENIA si UGIR 1903 FILIALA DOLJ, Axa prioritara 3 „Locuri de munca pentru toți”, Obiectivul specific 3.7. Creșterea ocupării prin susținerea întreprinderilor cu profil non-agricol din zona urbana, ce constituie anexa si parte integranta a prezentului contract;
- Ghidul solicitantului – Condiții specifice „România Start Up Plus”;
- Orientări privind oportunitățile de finanțare in cadrul Programului Operațional Capital Uman 2014-2020;
- Ordinul Președintelui Consiliului Concurentei nr. 175/2007 pentru punerea in aplicare a Regulamentului privind procedurile de monitorizare a ajutoarelor de stat.
b) Cheltuielile aferente PA sunt eligibile cu condiția ca acestea sa fie cuprinse in Bugetul planului de afacere - si sa fie efectuate in conformitate cu termenii si condițiile Contractului de subvenție si ale legislației naționale si comunitare in vigoare.
c) Ca urmare a verificărilor, Administratorul Schemei de Minimis își rezerva dreptul de a declara neeligibile cheltuielile efectuate cu nerespectarea prevederilor legale in vigoare, inclusiv in situația in care acestea au fost cuprinse in Contractul de subvenție, actele adiționale si/sau notificările transmise de către Beneficiar si avizate de către Administrator al Schemei de Minimis, pe toata durata de valabilitate a contractului.
d) Cheltuielile aferente activităților efectuate după expirarea perioadei de implementare a Proiectului, vor fi suportate exclusiv de Beneficiar din bugetul propriu.
6.3. Alte aspecte importante referitoare la eligibilitatea cheltuielilor
(a)Achiziția de autoturisme/autoutilitare este eligibilă, cu condiția ca acel autoturism/ autoutilitară să fie utilizat/utilizată în scopul implementării PA.
(b) Conform prevederilor ghidului solicitantului nu sunt eligibile ajutoarele pentru achiziția de vehicule de transport rutier de mărfuri.
(c) Achiziția de clădiri nu este eligibilă. Sunt eligibile costurile cu lucrările de amenajare a spațiului închiriat (igienizarea spațiului).
(d) Nu sunt eligibile costurile cu lucrările sau achiziționarea de bunuri pentru instalarea cărora este necesară obținerea unei autorizații de construire.
(e) Beneficiarul de subvenție este obligat să achiziționeze numai active noi, introduse pe piață și puse în funcțiune cu respectarea reglementărilor tehnice aplicabile. Nu se acceptă achiziționarea de bunuri second-hand.
(f) Bunurile pot fi achiziționate atât din spațiul comunitar, cât și din spațiul extracomunitar. Bunurile trebuie să fie certificate CE.
(g) Stocurile de marfă nu sunt cheltuieli eligibile. Dacă afacerea nou înființată necesită stocuri de marfă, acestea pot fi achiziționate din fonduri proprii sau cu sprijinul altor surse de finanțare.
(h) Din ajutorul de minimis se vor deconta doar achizițiile efectuate în vederea implementării PA și care sunt prevăzute în buget.
(i) Se pot atribui contracte de achiziție la prețuri/valori mai mari decât cele estimate prin PA – anexă la contractul de subvenție, cu condiția ca diferența de preț să fie acoperită din sursele proprii ale beneficiarului.
(j) În calitatea lor de administratori ai schemelor de antreprenoriat, nici solicitantul, nici partenerii acestuia din proiect nu pot încheia contracte de prestări servicii, furnizare de bunuri sau execuție de lucrări cu beneficiarii ajutorului de minimis în cadrul aceluiași proiect. În vederea respectării acestei prevederi din ghidul solicitantului, fiecare contract de achiziție va fi însoțit de o declarație din partea beneficiarului.
(k) Beneficiarul de subvenție are obligația să întocmească un dosar de achiziție care să cuprindă documentele conform procedurii transmise de către Administratorul schemei de minimis.
(l) Administratorul schemei de minimis are dreptul de acces la sediul beneficiarului ajutorului de minimis, de a efectua controale privind modul de utilizare a subvenției, inclusiv modul de desfășurare a achizițiilor, și de a i se pune la dispoziție de către beneficiarul ajutorului de minimis documentele solicitate.
(m) În cazul în care prin contractual de subvenție este stipulate, Beneficiarul de subvenție este obligat să asigurare împotriva tuturor riscurilor asupra echipamentelor/ utilajelor achiziționate în prezentul proiect, pe parcurs ce acestea sunt în măsura a fi efectuate, respectiv în termen de maxim 10 zile, lucrătoare după recepționarea și punerea în funcțiune a bunurilor, asigurare cesionată în favoarea administratorului schemei de minimis. Perioada de valabilitate a poliței de asigurare împotriva tuturor riscurilor asupra echipamentelor/ utilajelor achiziționate este de la data încheierii și până la data finalizării contractului de subvenție.
(n) Beneficiarul de subvenție este obligat sa coreleze cheltuielile efectuate cu fluxul activităților/ subactivităților care sunt necesare desfășurării sau promovării activităților codului CAEN, autorizat la momentul depunerii primei cereri de plata sau rambursare, pentru care se solicită finanțare, așa cum sunt detaliate activitățile codului CAEN in „ Clasificarea activităților din economia națională – CAEN Rev. 2”.
(o) Beneficiarul de ajutor de minimis este obligat sa xxxx evidenta contabila folosind conturi analitice distincte pentru Proiect. Sistemul contabil utilizat va fi in conformitate cu legislația națională si comunitara in vigoare.
(p) Beneficiarul de ajutor de minimis are obligația de a îndosaria, păstra și arhiva in bune condiții, pe întreaga perioada de valabilitate a contractului, toate documentele aferente proiectului, in original, inclusiv documentele contabile privind activitățile si cheltuielile efectuate, in conformitate cu regulamentele comunitare si legislația națională, sub
sancțiunea restituirii tuturor sumelor rambursate in cadrul proiectului, aferente documentelor lipsa.
7. Descrierea procedurii
7.1 Modificarea și completarea contractului de subvenție
1) Părțile au dreptul, pe întreaga durata de valabilitate a Contractului de subvenție de a conveni modificarea/completarea clauzelor si/sau Anexelor acestuia, prin act adițional, încheiat in aceleași condiții ca si Contractul de finanțare.
2) Actele adiționale intra in vigoare la data semnării de către reprezentantul legal al Administratorului Schemei de Minimis (UGIR/ARROT/CCDL/UCB) după ce au fost semnate in prealabil de către reprezentantul legal al Beneficiarului de ajutor de minimis, cu excepția cazurilor in care prin actul adițional se confirma modificări intervenite in legislația națională si/sau comunitara relevanta, situație in care, modificarea respectiva intra in vigoare de la data menționata in actul normativ corespunzător.
3) In cazul in care propunerea de modificare a Contractului de subventie este inițiată de către Beneficiarul de minimis, acesta are obligația de a transmite solicitarea, inclusiv documentele justificative, către Administrator al Schemei de Antreprenoriat.
4) De la momentul recepționarii notificării de către Administratorul schemei de minimis, acesta are la dispoziție 10 zile lucrătoare pentru a analiza dosarul.
5) Daca motivarea actului adițional este acceptata de către Administratorul schemei de minimis, iar dosarul prezentat de către Beneficiar este considerat complet in termenul menționat mai sus, ambele părți implicate, au obligativitatea sa semneze actul adițional in termenul prezentat mai sus.
6) Daca aceste doua condiții nu sunt îndeplinite, Administratorul schemei de minimis poate respinge solicitarea transmisa de Beneficiarul finanțării sau poate solicita orice document pe care îl considera necesar pentru analizarea dosarului.
7) In cazul solicitării de clarificări termenul de răspuns se prelungește cu 10 zile lucrătoare de la data recepționarii răspunsului la solicitarea de clarificări.
8) Nu se vor accepta propuneri de modificare a contractului de subvenție in ultimele 30 (treizeci) de zile lucrătoare ale perioadei de implementare a PA.
9) Beneficiarul poate solicita majorarea valorii totale a Proiectului, exclusiv prin contribuție proprie, in sensul majorării valorii neeligibile. In acest sens este obligat sa transmită, împreună cu solicitarea de modificare a Contractului de finanțare, angajamentul asigurării, din resurse proprii, a fondurilor suplimentare necesare, precum si disponibilitatea acestora pe întreaga durata de implementare a PA.
10) Prin act adițional se pot opera modificări, dar fără a se limita la:
a) modificarea bugetului estimat al PA, prin modificarea valorilor alocate cheltuielilor prevăzute in bugetul inițial, fără modificarea valorii totale eligibile a PA;
b) majorarea bugetului total al PA sau diminuarea acestuia, în condițiile stabilite la alin. (9), în conformitate cu prevederile legislației naționale si comunitare si ale Contractului de finanțare;
c) modificarea sediului/ punctului de lucru unde se va implementa proiectul Beneficiarului ajutorului de minimis, cu respectarea județului, orașului așa cum a fost selectat PA;
d) modificarea conturilor de subvenție;
e) înlocuirea si/sau introducerea unor activități sau cheltuieli noi, care sa contribuie la rezultatele proiectului, fără modificarea valorii totale eligibile a PA;
f) redistribuirea fondurilor ramase neutilizate ca urmare a atribuirii si/sau finalizării contractelor de achiziție publica aferente proiectului;
g) modificarea actului de identitate a reprezentantului legal al Beneficiarului schemei de ajutor de minimis;
h) modificarea domiciliului acționarului/asociatului majoritar al asociațiilor beneficiarului schemei de ajutor de minimis;
i) modificarea informațiilor cu privire la datele de contact (fax, email etc.);
j) modificarea structurii acționariatului/asociațiilor beneficiarului schemei de ajutor de minimis, precum şi în privinţa statutului juridic sau alte modificări de natură a afecta executarea obligaţiilor din contractul de subvenție.
11) Modificările solicitate si aprobate de către Administratorul schemei de minimis nu reprezintă o confirmare a eligibilității cheltuielilor. Orice modificare a Contractului de subvenție nu exonerează Beneficiarul de răspunderea exclusiva in ceea ce privește respectarea condițiilor de legalitate, regularitate sau conformitate stabilite potrivit prevederilor legislației naționale si comunitare in vigoare.
7.2 Etape și termene de inițiere și aprobare a unui Act Adițional
1. | Beneficiarul schemei de ajutor de minimis elaborează Memoriul Justificativ şi îl supune spre analiză, verificare, avizare şi aprobare către UGIR/ARROT/CCDL/UCB in calitatea sa de Administrator al schemei de minimis impreuna cu documentele probatorii (oferte, print-screen, răspunsuri de la furnizori etc) |
2. | Expertul primeşte Memoriul Justificativ de la Beneficiarul ajutorului de minimis și îl transmite către Registratura proiectului in vederea înregistrării. |
3. | Expertul analizează și verifică in termen de maximum 3 zile lucratoare dacă cererea de modificare a contractului prin Act Adițional: |
- se încadrează în perioada de implementare a planului de afaceri; - este justificată şi însoţită de toate documentele necesare; - este corespunzătoare din punct de vedere tehnic; - modificarea sumelor eligibile din contract se încadrează în bugetul alocat planului de afaceri; - modificarea sumelor din contract sunt corelate cu fluxul activităților/ subactivităților care sunt necesare desfășurării sau promovării activităților codului CAEN, autorizat la momentul depunerii primei cereri de plata sau rambursare, pentru care se solicita finanțare, așa cum sunt detaliate activitățile codului CAEN in „Clasificarea activităților din economia națională – CAEN Rev. 2”. - nu afectează rezultatele şi nici indicatorii stabiliţi în Planul de afaceri; - nu afectează punctajul obținut la evaluarea Planului de Afaceri; - respectă clauzele iniţiale ale contractului, condiţiile Planului de afaceri în cadrul căruia a fost încheiat contractul, precum şi dispoziţiile legislaţiei în vigoare. | |
4. | După verificare, cererile de modificare a contractelor primite de la beneficiarii ajutorului de minimis se transmit către coordonator în vederea verificării. |
5. | Coordonator activitate implementare planuri de afaceri analizează in maximum 5 zile lucratoare cererile de modificare a contractelor primite de la Beneficiari. Dacă se constată, în decursul analizei efectuate, că cererile sau solicitările de modificare a contractelor sunt necesare si justificate, acestea sunt semnate de verificare de Coordonator, avizate de manager proiect/coordonator activitate proiect partener (după caz), după care sunt transmise spre aprobare reprezentantului legal UGIR/ARROT/CCDL/UCB in calitatea sa de Administrator al schemei de minimis. În cazul în care se constată că este necesară reformularea cererilor de modificare a contractelor sau sunt necesare clarificări, acestea se transmit la expert in vederea informării Beneficiarilor ajutorului de minimis. In cazul solicitării de clarificări, termenul de răspuns se prelungește cu 10 zile lucrătoare de la data recepționarii răspunsului la solicitarea de clarificări |
6. | Expertul transmite cererile de modificare a contractelor înapoi la Beneficiar, dacă este cazul. |
7. | In urma reformulării şi completării cererilor de modificare a Contractului de subvenție, Expertul elaborează Actul Adițional in dublu exemplar și îl transmite spre semnare Beneficiarului ajutorului schemei de minimis, spre verificare către Coordonator si spre avizare către Manager proiect/coordonator activitate proiect |
partener (după caz). | |
8. | In urma avizării Actului Adițional de către Manager proiect/Coordonator activitate proiect partener, reprezentantul legal UGIR/ARROT/CCDL/UCB in calitatea sa de Administrator al schemei de minimis aprobă cererile de modificare transmise de către Beneficiar în termen de maximum 10 zile lucratoare de la data primirii acestora, daca nu au existat solicitări de clarificări, prin semnarea Actului Adițional. |
9. | Expertul primeşte de la Coordonator un exemplar original al actelor adiţionale privind modificarea contractelor, după ce au fost semnate de către toate părţile contractante, în vederea înmânării acestuia pe baza de Proces -Verbal predare - primire către Beneficiarul schemei de ajutor de minimis. |
Notă: în cazul CCDL activitățile expertului sunt desfășurate de coordonator.
Anexa nr. 1
SC… SRL
adresa:
Email:
Tel:
Fax:
Nr. /zz.ll.aaaa
Către: UGIR/ARROT/CCDL/UCB - Administrator al schemei de minimis România Start- up Plus, în cadrul proiectului cu cod SMIS 106931 „Antreprenoriat Sustenabil în Regiunea Sud-Vest Oltenia”, ID: POCU/82/3.7/106931
Referitor: Contractul de subvenție nr /zz.ll.aaaa
MEMORIU JUSTIFICATIV PENTRU ACT ADIȚIONAL NR. ….
(model orientativ)
In conformitate cu Art. 10 „Modificarea, completarea și încetarea contractului” aliniatul (1) din Contractul de subvenție nr. …./zz.ll.aaaa, va transmitem prezenta solicitare de act adițional, referitoare la modificarea următoarelor aspecte legate de implementarea proiectului, cuprinse in Planul de afaceri si contractul sus menționat:
1) Modificarea (se va descrie pe scurt modificarea dorită)
2) Modificarea (se va descrie pe scurt modificarea dorită)
3) Modificarea (se va descrie pe scurt modificarea dorită)
În cazul modificării bugetului, completaţi tabelul de mai jos:
Cheltuieli eligibile prevăzute în buget | Bugetul aprobat conform contract | Bugetul propus prin actul adițional | Diferențe |
A | B | C | D=B-C |
Total eligibil | …. | ……. | 0,00 |
Atenție:
A. În cazul în care prin actul adițional crește contribuția proprie a solicitantului față de valoarea inițială, se va atașa declarație pe propria răspundere privind sursele de finanțare (suportarea din surse proprii a cheltuielilor).
B. Toate modificările pe buget trebuie să respecte grila de verificare/punctare a proiectului.
Documente justificative anexate prezentului Memoriu Justificativ (doar cu titlu de exemplificare):
1. Oferte comerciale pentru bunurile si/sau serviciile ce fac obiectul modificărilor prezentate mai sus, dacă este cazul.
2. Bugetul detaliat pe categorii de cheltuieli pentru implementarea Planului de afaceri (actual);
3. Bugetul detaliat pe categorii de cheltuieli pentru implementarea Planului de afaceri (actualizat);
4. Tabel comparativ cu Secțiunile Planului de afaceri (actual/actualizat);
5. Tabel comparativ specificații tehnice (daca se aplica);
6. Alte documente
Facem mențiunea că modificările menționate nu afectează valoarea totală eligibilă a bugetul proiectului si respecta prevederile contractuale in vigoare.
Cu stima,
Administrator,
……………………………..
(nume și semnătură)
Anexa nr. 2
Lista de verificare a Actului Adițional de către Expert monitorizare firme
Numărul Contractului de subvenție/data | Nr........../ data ............................... |
Nr/ data înregistrare memoriu justificativ la beneficiarul ajutorului de minimis | Nr........../ data ............................... |
Nr. / Data înregistrării la UGIR/ARROT/CCDL/UCB memoriu justificativ la beneficiarul ajutorului de minimis | Nr........../ data ............................... |
Titlul Proiectului: | „Antreprenoriat Sustenabil în Regiunea Sud-Vest Oltenia” |
ID proiect POCU: | POCU/82/3.7/106931 |
Numele beneficiarului | |
Titlul Planului de Afaceri |
Criterii | DA | NU | Nu e cazul |
Se încadrează în perioada de implementare a planului de afaceri Este justificată şi însoţită de toate documentele necesare
Modificarea sumelor eligibile din contract se încadrează în bugetul alocat planului de afaceri
Modificarea sumelor din contract sunt corelate cu fluxul activităților/ subactivităților care sunt necesare desfășurării sau promovării activităților codului CAEN, autorizat la momentul depunerii primei cereri de plata sau rambursare, pentru care se solicita finanțare, așa cum sunt detaliate activitățile codului CAEN in „Clasificarea activităților din economia naționala – CAEN Rev. 2”.
Este corespunzătoare din punct de vedere tehnic
Nu afectează rezultatele şi nici indicatorii stabiliţi în Planul de afaceri Nu afectează punctajul obținut la evaluarea Planului de Afaceri
Respectă clauzele iniţiale ale contractului de subvenție, condiţiile Planului de afaceri în cadrul căruia a fost încheiat contractul, precum şi dispoziţiile legislaţiei în vigoare.
Rezultatul verificării:
Avizat. Propun aprobarea (se va justifica avizarea):
Neavizat – cu solicitare de informații suplimentare (se vor detalia clarificările):
Neavizat (se va justifica neavizarea):
Verificat
Expert monitorizare firme
……………………
(nume și semnătură)
FIŞA DE ANALIZĂ ȘI AVIZARE_ACT ADIȚIONAL
Numărul Contractului de subvenție/data | Nr........../ data ............................... |
Nr/ data înregistrare memoriu justificativ la beneficiarul ajutorului de minimis | Nr........../ data ............................... |
Nr. / Data înregistrării la UGIR/ARROT/CCDL/UCB | |
Titlul Proiectului: | „Antreprenoriat Sustenabil în Regiunea Sud-Vest Oltenia” |
ID proiect POCU: | POCU/82/3.7/106931 |
Numele beneficiarului | |
Titlul Planului de Afaceri | |
Numărul Contractului de subvenție/data | Nr........../ data ............................... |
Decizie Data Nume Semnatura | |
Verificat Coordonator activitate implementare planuri de afaceri şi monitorizare firme Coordonator activitate implementare planuri de afaceri şi monitorizare firme Avizat Manager de Proiect/Coordonator activitate proiect partener Comentarii Manager de Proiect/Coordonator activitate proiect partener | |
ACT ADIŢIONAL NR. .....
(model orientativ)
la Contractul de subvenție nr. .........../........................
ID: POCU/82/3.7/106931
In temeiul Articolului 10 – Modificarea, completarea si încetarea contractului, alin. 1,
UGIR/ARROT/CCDL/UCB, cu sediul social in ….., Str. ………….. nr. ………, sector .., tel:
………., fax: …………., inscrisa la Registrul asociațiilor și fundațiilor/Registrul Comertului din Bucuresti sub nr. ………………, avand cod unic de inregistrare ……….., cont bancar nr.
………………, deschis la ……………., reprezentata prin dl. …………………….., avand functia de
……………….., în calitate de administrator al schemei de minimis, pe de o parte,
și
… SRL cu sediul social in …, Str. … nr. …, Bl. …, sc. …, et. …, ap. …, jud. …, inscrisa la Registrul Comertului sub nr. …, avand cod unic de inregistrare …, cont bancar nr. … … … …
… …, deschis la …, reprezentata prin dl/dna. …, avand functia de Adminsitrator, în calitate de beneficiar de ajutor de minimis, pe de altă
parte,
prin liberul lor acord de vointa, au încheiat prezentul Act adiţional, conform reglementărilor legale în vigoare, convenind următoarele:
Articolul I. (cu titlu de exexplu pentru modificarea bugetului proiectului) Clauzele contractului - Condiții generale - se modifică după cum urmează:
1. Alineatul (5.1.) al articolului 5 - „Obiectul contractului si scopul acordarii subventiei” - se modifică Planul de afaceri, Bugetul detaliat pe categorii de cheltuieli pentru implementarea Planului de afaceri, anexa la prezentul contract de subventie si va avea urmatorul continut:
....................................................................
2. Alineatul (5.1.) al articolului 5 - „Obiectul contractului si scopul acordarii subventiei” - se modifică Planul de afaceri, Secțiunea....., anexa la prezentul contract de subventie si va avea urmatorul continut:
....................................................................
Articolul II
(1) Bugetul detaliat pe categorii de cheltuieli pentru implementarea Planului de afaceri se atașează și este inclusă ca Anexa nr la prezentul Act adițional;
(2)
Articolul III. Dispoziţii finale
(1) Toate celelalte prevederi ale Contractului şi anexelor acestuia rămân neschimbate.
(2) Prezentul act adiţional este încheiat în doua exemplare originale, în limba română, din care un exemplar pentru Administratorului schemei de grant şi un exemplar pentru Beneficiar.
(3) Prezentul act adiţional intră în vigoare la data semnării de către ultima parte.
UGIR/ARROT/CCDL/UCB SC SRL
................................ Nume Administrator
......................... Administrator
Semnătura: Semnătura:
Data: Data:
Anexa nr. 5
Către denumire firma
In Atenția nume administrator
Tel…………………
E-mail ………………
Având în vedere Solicitarea de modificare a Contractului de subvenție nr.
………./…………………… încheiat in cadrul proiectului „Antreprenoriat Sustenabil în Regiunea Sud- Vest Oltenia” cu finanțare conform Contract de finanțare nr. POCU/82/3.7/106931,
Vă solicitam clarificare/completarea informațiilor expuse in MEMORIUL JUSTIFICATIV PENTRU ACTUL ADIȚIONAL NR…..
Prin prezenta:
ADRESA DE SOLICITARE CLARIFICARE
Sunt enumerate si expuse solicitările de clarificări sau de completări sau de documente justificative:
...........................................................................................................
Vă rugam sa transmiteți un răspuns la prezenta solicitare pana la data de
…………………………..
In cazul netransmiterii unui răspuns la prezenta Solicitare de clarificare, Memoriul justificativ la Actului Adițional nr , va fi respins.
Pentru orice nelămurire, nu ezitați să ne solicitați sprijinul.
Cu respect,
Nume si prenume Manager de Proiect/ Nume si prenume Expert monitorizare firme
Coordonator activitate proiect partener
Semnătura Semnătura
Anexa nr. 6
Lista de distribuție a contractului de subvenție în cadrul Proiectului cu ID POCU/82/3.7/106931 și titlul „Antreprenoriat Sustenabil în Regiunea Sud-Vest Oltenia” la nivelul Beneficiarilor schemei de ajutor de minimis
Luat la cunoștință:
Nr. Crt. | Nume si Prenume | Data | Semnătura |
1. | |||
2. | |||
3. | |||
4. | |||
5. | |||
6. | |||
7. |