CAIET DE SARCINI

CAIET DE SARCINI

PRIVIND CONTRACTAREA SERVICIILOR DE AUDIT

Instituția Privată ”Keystone Moldova” (în continuare Keystone Moldova/Beneficiar) este în căutarea unei companii de audit în vederea efectuării unui audit independent al proiectului „Development of protection mechanisms in urban and rural areas in the Republic of Moldova”, implementat prin intermediul Memorandumului de colaborare semnat la 01 noiembrie 2022, finanțat de Association for Aid and Relief, Japan (în continuare AAR Japan/Finanțator).

1. CONTEXT

1.1. Definiții și noțiuni:

1.1.1. „Contract de finanțare” se referă la Memorandumul de colaborare încheiat între Finanțator, Association for Aid and Relief, Japan pe de o parte și Beneficiar, Instituția Privată ”Keystone Moldova” pe de altă parte.

1.1.2. „Anexă la Contractul de finanțare” se referă la anexele semnate, pe parcursul implementării proiectului, între Finanțator pe de o parte și Beneficiar pe de altă parte, privind modificarea unor prevederi ale Contractului de finanțare.

1.1.3. „Condiții Contractuale” se referă la condiții, reguli, criterii, care sunt stabilite în contractul de finanțare pentru proiectul implementat.

1.1.4. „Finanțarea” se referă la suma totală a contribuției financiare oferite de Finanțator în cadrul unui contract de finanțare.

1.1.5. „Proiectul” se referă la proiectul supus auditului (sau proiectele, după caz).

1.1.6. „Raportul Financiar” se referă la Raportul Financiar al Finațării. Raportul Financiar prezintă valoarea reală a cheltuielilor suportate și veniturilor obținute în perioada de implementare a Proiectului din resursele financiare (sau materiale) primite din partea AAR Japan. Aceste cheltuieli și venituri sunt subiectul misiunii de audit.

1.1.7. „Cheltuielile” sunt prevăzute în bugetele contractelor de finanțare și includ: salarii, onorarii, prestării servicii, cheltuieli administrative, deplasări, organizarea seminarelor, ședințelor de instruire, conferințe, publicații, elaborarea de studii, pagini web, sub-grantare etc.

1.2. Auditorii vor avea acces la toate documentele și actele contabile în ceea ce privește procedura de finanțare, gestionare și raportare a mijloacelor financiare acordate în cadrul contractelor de finanțare. Auditorii vor avea acces la toate tranzacțiile efectuate de către Beneficiar care se referă la mijloacele financiare primite ca finanțare, precum și la tranzacțiile conexe efectuate din surse proprii sau alte surse de finanțare. Beneficiarul va asigura suportul și spațiul necesar pentru auditor în vederea facilitării procesului de audit.

2. INFORMAŢIE GENERALĂ CU PRIVIRE LA KEYSTONE MOLDOVA ŞI PROIECTUL AUDITAT

Keystone Moldova este o organizaţie non-guvernamentală, care are drept obiectiv de a asigura crearea unui mediu de susţinere a persoanelor vulnerabile în vederea sporirii abilităţilor acestora şi valorizării lor ca membri cu drepturi egale ai societăţii.

În perioada aprilie 2022 – aprilie 2023 (extins iulie 2023), Keystone Moldova a implementat proiectul “Development of protection mechanisms in urban and rural areas in the Republic of Moldova” finanțat de Association for Aid and Relief, Japan.

Scopul proiectului: Oferirea de suport pentru a acoperi nevoile imediate și acordarea asistenței medicale persoanelor refugiate din Ucraina din grupuri vulnerabile, precum și familiilor gazdă cu venituri reduse din Moldova, situate în Regiunea de Nord a țării.

Activități principale:

• Identificarea și evaluarea nevoilor persoanelor refugiate cu dizabilități și a familiilor gazdă din comunitățile vizate de proiect;

• Referirea beneficiarilor către servicii de ajutor social interne și externe;

• Acordarea suportului persoanelor refugiate și familiilor gazdă, în corespundere cu nevoile de acestora. Tipuri de suport acordat: pachete nutriționale și de igienă, haine, articole pentru casă);

• Acordarea asistenței medicale specializate: consultații medicale, medicamente, echipamente medicale, echipamente asistive etc;

• Acordarea materialelor de încălzire a sobelor; Bugetul proiectului constituie -237,604.20 EUR

Perioada de implementare a proiectului: 01 noiembrie 2022-15 mai 2023

3. SCOPUL AUDITULUI

3.1. Scopul exercițiului este auditul rapoartelor financiare prezentate AAR Japan de către Beneficiarii de finanțare și exprimarea opiniei de audit în conformitate cu ISA 800 „Raportul auditorului privind auditul cu scop special” privind corespunderea rapoartelor financiare cu înregistrările contabile ale Beneficiarului de finanțare și cerințele contractului de finanțare semnat între Beneficiarul contractului de finanțare și Finanțator.

3.2. În efectuarea misiunii de audit, Auditorul se va conduce de Codul de conduită profesională al auditorilor și contabililor din Republicii Moldova, precum și de Codul de etică IFAC pentru contabilii profesioniști, elaborat și emis de Consiliul pentru Standarde Internaționale de Etică pentru Contabili (IESBA) al IFAC, care stabilește principiile etice fundamentale pentru auditori în ceea ce privește integritatea, obiectivitatea, independența, competența profesională și diligența, confidențialitatea, comportamentul profesional și standardele tehnice.

3.3. Raportul de audit (opinia auditorului) trebuie să corespundă prevederilor standardelor internaționale de audit ISA 800/805 în momentul când acesta este emis, aferent unui singur sau mai multor proiecte implementate de Beneficiar (auditul proiectului sau proiectelor):

3.3.1. ISA 800 (revizuit). Considerente speciale – auditul situațiilor financiare întocmite în conformitate cu un cadru de raportare cu scop special.

3.3.2. ISA 805 (revizuit). Considerente speciale – audituri ale situațiilor financiare individuale și ale elementelor specifice, ale conturilor sau aspectelor unei situații financiare.

3.4. Pentru exprimarea unei opinii asupra rapoartelor financiare ale beneficiarului de finanțare, auditorul trebuie să elaboreze raportul constatărilor faptice și să formuleze concluziile în baza dovezilor de audit obținute pe parcursul exercitării auditului cu obiectiv special. Raportul auditorului trebuie să conțină opinia acestuia clar exprimată în formă scrisă.

3.5. Auditorul va documenta aspectele care sunt importante în furnizarea de dovezi pentru a susține raportul constatărilor faptice și dovezi că controlul a fost efectuat în conformitate cu ISRS 4400 (revizuit) și cu cerințele pentru audit din caietul de sarcini:

3.5.1. Standardul internațional privind serviciile conexe 4400 (revizuit). Misiuni pe baza procedurilor convenite.

3.6. Situațiile financiare, care vor include fluxul de încasări și plăți ale Beneficiarului pentru fiecare proiect, vor fi întocmite în conformitate cu legea contabilității și raportării financiare nr. 287/15.12.2017, standardele naționale de contabilitate (SNC), indicațiile metodice privind particularitățile contabilității în organizațiile necomerciale, aplicabile în Republica Moldova și cu politicile contabile ale Beneficiarului etc.

3.7. Auditorul este responsabil să:

3.7.1. Execute sarcinile stabilite în caietul de sarcini.

3.7.2. Să emită raportul și opinia auditorului, precum și scrisoarea către management.

3.8. Auditorul este responsabil pentru confidențialitatea informațiilor și a documentelor la care a avut acces în timpul misiunii.

4. ORIENTĂRI PENTRU ANALIZA RISCURILOR ȘI PROCEDURI DE VERIFICARE

4.1. Analiza riscurilor și determinarea eșantionului. Auditorul trebuie să evalueze riscurile de erori semnificative sau denaturări în cheltuielile și veniturile declarate în Raportul financiar pentru a determina dimensiunea și structura eșantionului de cheltuieli care urmează să fie testat.

4.2. Această activitate implică o evaluare a riscurilor inerente, printre care:

4.2.1. Raportul financiar nu este de încredere, adică nu prezintă, sub toate aspectele materiale, cheltuielile efective realizate și veniturile primite în conformitate cu condițiile contractului.

4.2.2. Cheltuielile declarate în raportul financiar nu au fost efectuate, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu condițiile contractului.

4.2.3. Veniturile generate de Beneficiar în executarea contractului nu sunt deduse din cheltuielile declarate în conformitate cu condițiile contractului.

4.2.4. Au avut loc fraude și nereguli care ar fi putut avea un impact asupra cheltuielilor și/sau veniturilor raportate în cadrul contractului.

4.3. Auditorul trebuie să evalueze riscul inerent pe baza, inter alia: numărului și complexitatea tranzacțiilor, complexitatea activităților prevăzute de Contract, numărului de terți implicați și mediul în care este implementat Contractul.

4.4. Verificarea cheltuielilor. Auditorul trebuie să obțină o înțelegere adecvată a acestor cerințe pentru a efectua numai verificările relevante și pentru a aplica în mod corespunzător cerințele de eligibilitate relevante.

4.5. Auditorul va efectua următoarele verificări, în conformitate cu procedurile preliminar agreate cu Finanțatorul și listate în Procedures 4 Check list for ”Agreed-upon procedures”.

4.6. Auditorul va efectua următoarele verificări cu excepția cazului când acestea sunt deja prezente în lista de proceduri din punctul 4.5 sau dacă sunt irelevante în raport cu criteriile de eligibilitate aplicabile tipului de contract:

4.6.1. Cheltuielile au fost efectuate de Beneficiar și aparțin acestuia.

4.6.2. Cheltuielile se înregistrează în sistemul contabil al Beneficiarului, în conformitate cu standardele de contabilitate aplicabile și cu practicile uzuale de contabilitate ale Beneficiarului.

4.6.3. Cheltuielile declarate în raportul financiar au fost efectuate în perioada stipulată în contractul de finanțare, cu excepția cheltuielilor legate de rapoartele finale, verificarea cheltuielilor, auditul și evaluarea.

4.6.4. Cheltuielile incluse în raportul financiar au fost prevăzute în bugetul contractului. Plafoanele bugetare aplicabile nu au fost depășite. Cheltuielile au fost alocate la rubrica corectă a Raportului financiar.

4.6.5. Cheltuielile sunt identificabile și verificabile. Cheltuielile sunt susținute de documente justificative suficiente (de exemplu, conturi spre plată, facturi, contracte, acte de recepție ale lucrărilor efectuate, bunurilor primite sau serviciilor prestate, borderouri de plată, tabele de pontaj) și dovada plății. Existența bunurilor este verificabilă.

4.6.6. Respectarea principiilor de achiziții. Beneficiarul a respectat cerințele contractuale pentru achiziții.

4.6.7. Cheltuielile sunt în conformitate cu cerințele legislației fiscale naționale. Beneficiarul respectă cerințele legislației fiscale și de securitate socială (de exemplu: achitarea impozitelor, contribuțiilor de asigurări sociale obligatorii, primelor de asigurare obligatorie de asistenta medicala, taxei pe valoare adăugată, accizelor, etc.).

4.6.8. Suportul financiar acordat terților (sub-grantarea) este prevăzut de condițiile contractuale și cuantumul acestuia nu depășește limitele contractuale (pentru situațiile aplicabile).

4.6.9. Alte cerințe de eligibilitate: sunt utilizate ratele de schimb corecte, cheltuielile considerate neeligibile de condițiile contractuale nu sunt incluse în raportul financiar, etc.

5. RAPORTUL DE AUDIT

5.1. Pachetul de raportare în urma auditului proiectului va conține următoarele:

5.1.1. Raportul auditorului independent

a) Raportul de audit va fi compilat având în vedere cerintețele minime ale Finanțatorului cu privire la conținutul raportului. Aceste cerințe și un raport de referință poate fi găsit văzut aici Sample of Report on Results of Agreed Upon Procedures

5.1.2. Opiniile auditorului, prezentate în limba engleză și va avea elementele:

b) Opinia;

c) Baza pentru opinie, scopul și metodologia de audit;

d) Responsabilitățile conducerii și ale persoanelor responsabile cu guvernanța pentru raportul financiar;

e) Responsabilitățile auditorului într-un audit al situațiilor financiare a proiectului / proiectelor, asigurarea faptului că auditul a fost efectuat în conformitate cu standardele internaționale de audit (detalii) și de către un auditor calificat și licențiat;

f) Semnătura auditorului responsabil trebuie să includă numele, prenumele și poziția auditorului, nu doar numele companiei.

5.1.3. Situațiile financiare ale proiectului întocmite de Beneficiar și aprobate de auditor în limba engleză, care vor include nivelul de executare a bugetului proiectului, precum și notele explicative la situațiile financiare:

a) Informații generale;

b) Politici contabile: baza evidenței contabile, cursul valutar utilizat la raportare, impozite;

c) Finanțare și buget;

d) Contul bancar special (contul proiectului).

5.1.4. Raportul detaliat al auditorului:

a) Motivul pentru audit;

b) Proiectul supus auditului;

c) Situația financiară supusă auditului - rapoartele financiare verificate;

d) Obiectivele auditului;

e) Domeniul de aplicare a auditului;

f) Procedurile de audit efectuate. Analiza riscurilor. Eșantionul;

g) Constatări și recomandări.

5.1.5. Scrisoarea către management care va conține:

a) Concluziile auditorului privind auditul efectuat și acțiunile beneficiarului de finanțare ca rezultat al auditurilor precedente;

b) Deficientele identificate în cadrul implementării proiectului și riscurile care le poartă. Recomandările auditorului pentru a înlătura deficiențele identificate. Recomandările vor fi prezentate în ordinea priorităților;

c) Constatări cu privire la calitatea controlului intern în organizație. Recomandări de îmbunătățire a procedurilor sau politicilor interne ale organizației;

d) Răspunsul managementului.

5.2. Pentru fiecare audit efectuat, raportul de audit va fi prezentat în 2 exemplare, în limba engleză, unul pentru Beneficiar și altul pentru AAR Japan.

6. CALIFICĂRILE OFERTANTULUI

Pentru a executa sarcina, auditorul trebuie să îndeplinească cel puțin două din condițiile:

• Este înregistrat în registrul public al entităților de audit din Republica Moldova.

• Este o entitate națională de contabilitate sau de audit care este membră a Federației Internaționale a Contabililor (IFAC).

• Este o entitate națională de contabilitate sau de audit care, deși nu este membră IFAC, se angajează să efectueze această misiune în conformitate cu standardele și etica IFAC.

7. CONȚINUTUL OFERTEI

Oferta va cuprinte oferta tehnică și oferta financiară.

Oferta tehnică va include:

• Denumirea companiei de audit;

• Numele, prenumele conducătorului organizației și a echipei implicate în audit. CV-urile persoanelor implicate;

• Informația de contact, inclusiv adresa, telefoane, e-mail, pagină web;

• Copia unui extras recent din registrul persoanelor juridice și a licenței pentru prestarea serviciilor de audit;

• Experiența companiei pe piață, în special experiența de lucru cu organizațiile necomerciale și internaționale;

• Lista clienților;

• Alte informații relevante.

Oferta financiară va include:

• Oferta de preț în EUR și criteriile generale de estimare a serviciilor de audit pentru condițiile sus- menționate;

• Durata de realizare a auditului (în zile lucrătoare, de la începutul auditului până la emiterea raportului final);

• Perioada în care compania este disponibilă de a efectua auditul.

8. TERMENUL DE VALABILITATE A OFERTEI

Oferta trebuie să fie valabilă timp de 7 de zile de la termenul limită de depunere;

9. DEPUNEREA OFERTEI

Oferta va fi depusă prin email pe adresa: xxxxxx@xxx.xxx

Termenul limită de depunere a ofertei - 27 iunie 2023.

Ofertele transmise cu întârziere sau cele incomplete nu vor fi analizate.

10. CRITERII DE SELECȚIE APLICATE LA ANALIZA OFERTEI DE AUDIT

• Imaginea și reputația companiei de audit;

• Experiența companiei în auditarea proiectelor organizațiilor necomerciale conform Standardelor Internaționale de Audit (ISA), emise de IAASB și Standardelor IFAC;

• Calificarea echipei de audit;

• Oferta de preț;

• Termenul de realizare a auditului.

11. CONTRACTUL DE SERVICII CU AUDITORUL

Contractul de servicii va fi semnat în valută, iar plățile vor fi făcute în MDL, echivalentul sumei în valută calculată la cursul de referință al proiectului.

La semnarea/negocierea contractului se va stabili și graficul plăților.

Contractul pentru misiunea de audit semnat între Keystone Moldova și Auditor va prevedea expres permisiunea de a prezenta o copie a raportului de audit Finanțatorului - Association for Aid and Relief, Japan.