CAIET DE SARCINI
Ministerul Finanţelor
Direcția generală economică
CAIET DE SARCINI
Pentru achiziția de servicii de emitere și livrare vouchere de vacanță pe suport electronic
1. DATE GENERALE
1.1. Autoritatea contractantă:
Ministerul Finanțelor – în calitate de achizitor
Adresa: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx, xx. 00, xxxxxx 0, Xxxxxxxxx
Telefon: x0000 000 00 00
Fax: x0000 000 00 00
1.2. Denumirea serviciului:
Achiziție publică prestări servicii emitere și livrare vouchere de vacanță pe suport electronic
2. DATE PRIVITOARE LA ACORDUL CADRU
2.1. Obiectul acordului cadru: prestația de servicii de tipărire și livrare vouchere de vacanță pe suport electronic.
2.2. Durata acordului cadru: 48 luni de la data semnării de către ambele părți. Livrarea voucherelor se va realiza în termen de 10 zile calendaristice, începând cu luna aprilie 2022 în tranșe lunare, în funcție de comanda primită.
2.3. Valoarea totală estimată a acordului cadru care urmează să fie atribuit este de
0,04 lei, fără TVA, respectiv 0,0476 lei TVA inclus.
2.4. Cerințe generale:
Caietul de sarcini face parte integrantă din documentația pentru elaborarea și prezentarea ofertei și constituie ansamblul cerințelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare operator economic propunerea tehnică și propunerea financiară.
Caietul de sarcini conține specificații tehnice și indicații privind regulile de bază care trebuie respectate astfel încât operatorii economici să elaboreze propunerea tehnică și propunerea financiară corespunzătoare cu necesitățile autorității contractante.
Cerințele impuse prin Caietul de sarcini vor fi considerate ca fiind minimale și
obligatorii.
În acest sens orice ofertă prezentată, care se abate de la prevederile Caietului de sarcini, va fi luată în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerințelor minimale din Caietul de sarcini.
Orice ofertă de servicii care se abate de la prevederile Caietului de sarcini sau prezintă servicii cu caracteristici tehnice inferioare celor prevăzute în acesta, sau care nu satisfac cerințele impuse în acesta, va fi respinsă ca neconformă.
3. OBIECTUL ACORDULUI CADRU
Obiectul acordului cadru îl constituie prestarea serviciilor de emitere și livrare vouchere de vacanță pe suport electronic în condițiile reglementate prin OUG nr. 8/2009 privind acordarea voucherelor de vacanță, cu modificările și completările ulterioare, prin intermediul cărora Ministerul Finanțelor va acorda angajaților din aparatul propriu, vouchere de vacanță.
Având în vedere prevederile art. 1, alin. (2) și ale art. 3, alin. (7) din OUG nr. 8/2009, autoritatea contractantă intenționează achiziționarea a 1.500 vouchere de vacanță pe suport electronic, cu posibilitatea de majorare a numărului de vouchere de vacanță pe suport electronic până la 2010.
4. CERINȚE TEHNICE
Prestatorul va presta serviciile de emitere, respectiv va emite voucherele de vacanță în baza autorizației eliberată în acest scop de către Ministerul Finanțelor, în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 8/2009 privind acordarea voucherelor de vacanță, cu modificările și completările ulterioare și a H.G. nr. 215/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice privind acordarea voucherelor de vacanță. Autorizația trebuie să cuprindă și să fie valabilă pentru toate operațiunile solicitate prin prezentul caiet de sarcini.
Obligațiile prestatorului sunt următoarele:
a) să emită și să livreze, în condițiile legii și ale contractului care se va încheia, numărul de vouchere de vacanță solicitat prin comenzi, în maxim 10 zile calendaristice de la primirea comenzii de la autoritatea contractantă.
Voucherele de vacanță vor fi emise pe suport electronic (card) vor fi ambalate și sigilate individual pentru fiecare salariat în parte. Plicul sigilat trebuie să poată permite identificarea beneficiarului.
b) suportul electronic (cardul) trebuie să aibă înscrise sau stocate următoarele
elemente obligatorii:
I. emitentul și datele sale de identificare: denumirea, sediul, numărul de
înmatriculare la Oficiul Registrului Comerțului și codul unic de înregistrare;
II. angajatorul şi datele sale de identificare: Ministerul Finanțelor, sediul București, xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx, xx. 16, sector 5, codul de identificare fiscală 4221306;
III. datele beneficiarului: numele, prenumele şi codul numeric personal ale
angajatului care este în drept să utilizeze voucherul de vacanță;
IV. interdicția de a utiliza voucherul de vacanță în alte locuri decât în unitățile afiliate, imprimată pe verso-ul suportului electronic;
V. numărul de identificare, unic la nivel de emitent, al suportului electronic;
VI. perioada de valabilitate a suportului electronic: luna și anul emiterii și luna și anul expirării;
VII. elemente de siguranță ale suportului electronic, de exemplu PIN și CIP;
VIII. cuvintele ”VOUCHERE DE VACANȚĂ ELECTRONIC” cu litere majuscule pe fața
suportului electronic;
IX. elementele de identitate vizuală ale brandului de turism al României
c) să transmită achizitorului lista completă a unităților afiliate, corespunzător rețelei utilizate, la care salariații pot folosi voucherele de vacanță, în format electronic;
d) să asigure securitatea livrării voucherelor de vacanță emise pe suport electronic la achizitor și a celor returnate de la unitățile afiliate;
e) să asigure elemente de securitate ale voucherului emis pe suport electronic cât și
sigilarea voucherelor într-un pachet de plastic securizat;
f) să păstreze în condiții de siguranță datele primite de la achizitor și să nu le
utilizeze în alte scopuri decât cel pentru care au fost primite;
g) să asigure achiziționarea de servicii turistice de către beneficiari pentru o perioadă
de un an de la data emiterii voucherului;
h) să asigure accesul salariaților (beneficiarilor) Ministerului Finanțelor, aparat central la o linie telefonică prin intermediul căreia aceștia vor avea la dispoziție asistență permanentă pentru eventuale întrebări.
i) în situația furtului sau pierderii voucherelor de vacanță, acestea vor fi blocate și
înlocuite;
j) să restituie valoarea nominală neutilizată sau necuvenită în trei zile lucrătoare de la data primirii solicitării din partea achizitorului;
Pe perioada de derulare a contractului, prin act adițional, poate fi diminuat sau majorat numărul de vouchere de vacanță emise, ca urmare a fluctuației de personal;
5. PLATA ȘI MODALITĂȚI DE PLATĂ
Plata facturii reprezentând contravaloarea serviciilor și a valorii nominale a voucherelor emise pe suport electronic se va efectua în lei, prin ordin de plată, în contul prestatorului, în termen de maxim 30 zile de la înregistrarea facturii la sediul achizitorului.
Pentru a fi acceptată la plată, în factura pentru livrarea voucherelor de vacanță pe suport electronic se vor înscrie distinct cel puţin detaliile menționate în legislația care reglementează acordarea voucherele de vacanță (art. 17 din HG nr. 215/2009), respectiv:
a) valoarea totală corespunzătoare voucherelor de vacanţă alimentate pe suport
electronic;
b) costul emiterii voucherelor de vacanță pe suport electronic;
c) numărul contului bancar distinct și denumirea băncii la care își are deschis contul
prestatorul.
Prestatorul facturează distinct către achizitor costul suportului electronic pe care se alimentează voucherele de vacanță sau al înlocuirii acestuia.
Prestatorul înscrie într-o anexă la factura fiscală numărul unic de identificare a suportului electronic, în conformitate cu standardele de securitate aplicabile
respectivului suport electronic pe care sunt alimentate voucherele de vacanță,
corespunzător fiecărui beneficiar, potrivit comenzii primite de la achizitor și valoarea
nominală totală a voucherelor de vacanță acordate fiecărui beneficiar.
Achizitorul va distribui voucherele de vacanță către angajații proprii, pe bază de tabel nominal, numai după ce va efectua plata integrală a facturii emise pentru acestea.
Modalități de recepție
Livrarea se va face în ordinea prestabilită prin comandă, grupat pe direcții generale / direcții / servicii / compartimente și va fi însoțită de un borderou de predare – primire.
Livrarea se va face la adresa autorității contractante din București, bulevardul Libertății, nr. 16, sector 5 în intervalul de timp corespunzător programului de lucru al casieriei MF (luni ÷ joi 8:30 ÷ 16, vineri 8:30 ÷ 13:00).
Plicurile cu voucherele de vacanță sigilate distinct pe fiecare salariat vor fi prima dată recepționate cantitativ pe baza borderoului semnat de către reprezentanții prestatorului și de către reprezentantul / reprezentanții Direcției Generale Economice din cadrul ministerului.
În decurs de 10 zile calendaristice, achizitorul predă plicurile sigilate fiecărui salariat beneficiar. Excepție vor face salariații care nu sunt prezenți în minister la data programată a predării plicurilor (aflați în concediu de odihnă, concediu medical, în delegare, în detașare, etc.). Salariații beneficiari își desigilează plicurile și verifică integritatea și corectitudinea cardului.
În cazul în care voucherele de vacanță neconforme cu reglementările legale reprezintă mai mult de 5 (cinci) % din cantitatea livrată, achizitorul are dreptul să refuze întreaga tranșă de vouchere de vacanță care i-a fost livrată;
Verificarea voucherelor refuzate se face în termen de 48 de ore de la data primirii lor de către prestator. Verificarea se va face în prezența delegatului achizitorului, convocat cu minim 24 de ore înainte de data verificării. În cazul reclamațiilor întemeiate, prestatorul va înlocui voucherele de vacanță necorespunzătoare în termen de 3 (trei) zile lucrătoare de la data confirmării reclamației;
Modalități de returnare:
Voucherele de vacanță rămase neutilizate vor fi restituite prestatorului pe baza unui borderou de returnare denumit vouchere emise pe suport electronic neutilizate, întocmit în 2 exemplare;
Returnarea contravalorii voucherelor de vacanță neutilizate și predate prestatorului se va efectua de către aceasta în termen de 3 (trei) zile lucrătoare de la primirea lor. Pentru voucherele de vacanță alimentate pe suport electronic şi neutilizate în perioada de valabilitate, prestatorul va restitui valorile nominale către achizitor respectiv v-a comunica seria si numărul cardurilor neutilizate.
În cazul voucherelor de vacanță alimentate pe suport electronic şi necuvenite, precum şi în cazul încetării raporturilor de muncă, achizitorul are obligația de a comunica în timp util informațiile relevante prestatorului, pentru ca aceasta să poată face
restituirea valorilor către achizitor.