AUTORITATEA CONTRACTANTA Caiet de sarcini pentru











AUTORITATEA CONTRACTANTA







Caiet de sarcini

pentru












Achiziţia de servicii de informare și publicitate, inclusiv servicii de organizare de conferințe pentru proiectul “Sistem electronic integrat al ONRC consolidat și interoperabil destinat serviciilor de e-guvernare centrate pe evenimente de viață”







CPV: 79341000-6- Servicii de publicitate

79952000-2 – Servicii pentru evenimente

22462000-6 Materiale publicitare

79822500-7 Servicii de proiectare grafică


Cod SMIS 2014+ 123634

















Conţinut


Xxxxxxxxx și denumiri 3

1. Date generale …………………………………………………………………………………………………….4


1.1 Structura organizatorică……………………………………………………………………………………………..4

1.2 Legislația privind organizarea și funcționarea instituției………………………………………….......................4

1.3 Descrierea instituției………………………………………………………………………………………………….4


2. Obiectivul achiziției……………………………………………………………………………………………….7


2.1 Obiectivul general……………………………………………………………………………………………………..7

2.2 Scopul achiziției …………………………………………………………………………………………………...….7

2.3 Descrierea detaliată a serviciilor ..…………………………………………………………………………………..7


3. Cerințe tehnice minime obligatorii ………………………………………………………………………………9


3.1 Cerințe privind organizarea de conferințe ………………………………………………………………………….9

3.2 Cerințe privind elaborarea și diseminarea a două anunțuri de presă…………………………………………..12

3.3 Cerințe privind inscripționarea și distribuirea de materiale promoționale în cadrul conferințelor..................13

3.4 Cerințe privind realizarea conținutului și graficii pentru panou permanent ……..………………………….….15

3.5 Cerințe privind realizarea conținutului și graficii pentru materiale de informare şi publicitate tip pliant ….…15

3.6 Cerințe privind realizarea conținutului și graficii afișului proiectului .……………………………………………16

3.7 Cerințe privind realizarea conținutului și graficii pentru autocolante ..……………...…………………………..16


4. Cerințe de prezentare a ofertei...............................................................................................................17


5. Informații privind riscurile ce pot apărea la implementarea contractului.................................................18


6. Garanție..................................................................................................................................................19


7. Recepția livrabilelor ................................................................................................................................19


8. Modalitatea de plată ................................................................................................................................19


Notă - condiţii generale şi particulare ..........................................................................................................20






Xxxxxxxxx și denumiri

Termen

Explicaţie

AC

Autoritatea contractantă

AMPOC

Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Competivitate

ACP

Autoritate de Certificare şi Plată

BPI

Buletinul Procedurilor de Insolvenţă

EC

Comisia Europeană

G2B

Government to Business

G2C

Government to Citizen

G2G

Government to Government

MCSI

Ministerul Comunicaţiilor şi Societății Informaționale

MFP

Ministerul Finanţelor Publice

MFE

Ministerul Fondurilor Europene

ONRC

Oficiul Naţional al Registrului Comerţului

OIPSI

Organism Intermediar pentru Promovarea Societăţii Informaţionale

ORCT

Oficiul Registrului Comerţului de pe lângă Tribunale

RCCC

Registrul Comerţului Central Computerizat al Oficiului Național al Registrului Comerțului

RC

Registrul Comerţului

BPI

Buletinul Procedurilor de Insolvenţă

RL

Registrul Litigiilor

SAE

Sistem de Arhiva Electronică

SOA

Service Oriented Architecture

SE

Sistemul Existent (sistemul informatic existent al ONRC)

BPEL

Business Process Execution Language – limbaj de definire a proceselor de afacere

UE

Uniunea Europeană

SNADR

Strategia Națională pentru Agenda Digitală România 2020

TIC

Tehnologia Informației și Comunicații




  1. DATE GENERALE


Oficiul Național al Registrului Comerțului derulează în baza contractului de finanţare nr. 6/2.3.1/04.04.2019, încheiat de Oficiul Naţional al Registrului Comerţului cu Ministerul Fondurilor Europene (în calitate de Autoritate de Management) şi Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale (în calitate de Organism Intermediar pentru POC 2014 - 2020), ce are ca obiect acordarea finanţării nerambursabile de către Programul Operaţional Competitivitate 2014-2020, proiectul „Sistem electronic integrat al ONRC consolidat și interoperabil destinat serviciilor de e-guvernare centrate pe evenimente de viață” - cod SMIS 2014+ 123634.


Prezentul caiet de sarcini conține cerinţele minime şi obligatorii ale Oficiului Naţional al Registrului Comerţului (ONRC) în vederea atribuirii contractului având ca obiect achiziționarea serviciilor de informare și publicitate, inclusiv servicii de organizare de conferințe pentru proiectul menționat, încheiat pentru o durată estimată de 32 de luni.



    1. Structura organizatorică


Oficiul Naţional al Registrului Comerţului (ONRC) este instituție publică cu personalitate juridică organizată în subordinea Ministerului Justiției, finanțat integral de la bugetul de stat prin bugetul Ministerului Justiției.

În subordinea ONRC sunt organizate 42 oficii teritoriale, fără personalitate juridică, și care funcționează pe lângă tribunale.


    1. Legislaţia privind organizarea şi funcţionarea instituţiei


Funcţionarea şi organizarea Registrului Comerțului și a Buletinului Procedurilor de Insolvenţă sunt reglementate de următorul cadru juridic:

a) la nivel național: xxx.xxxx.xx/xxxxx.xxx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx,

b) la nivel european: xxx.xxxx.xx/xxxxx.xxx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx.


Registrul litigiilor

În afara actelor normative menţionate anterior, Codul de procedură civilă, Codul Civil, Codul de Procedura Penala, Codul Penal, Codul Muncii.


    1. Descrierea instituţiei


      1. Viziunea şi misiunea ONRC

Viziunea ONRC este de a contribui la dezvoltarea mediului de afaceri din România, prin oferirea de servicii publice de calitate, flexibile şi orientate către nevoile specifice ale solicitanţilor.

Misiunea principală a Oficiului Naţional al Registrului Comerţului (ONRC) constă în prestarea serviciului public de ţinere a registrului comerţului şi de efectuare a publicităţii legale a actelor şi faptelor întreprinzătorilor, precum şi efectuarea procedurii de citare şi publicitate a procedurilor de insolvenţă.


      1. Valori ale ONRC

  1. Orientarea către solicitanţii de servicii publice – ONRC este o instituţie publică total dedicată solicitanţilor de servicii, adaptându-se la particularităţile activităţilor comerciale ale fiecăruia, astfel încât înregistrarea datelor întreprinzătorilor să fie făcută cu acurateţe;

  2. Accesibilitatea serviciilor – ONRC caută continuu noi mijloace pentru a face serviciile “să vină mai aproape de solicitant” şi pentru a spori promptitudinea prestaţiei sale;

  3. Transparenţă – transparenţa operaţiunilor în raport cu mediile de business şi guvernamentale este un deziderat constant al ONRC.


      1. Factorii cheie ai dezvoltării ONRC

  1. Digitalizarea serviciilor destinate mediului de afaceri (G2B) pe baza identităţii electronice, condiţie a autentificării on-line a utilizatorilor externi;

  2. Creșterea accesibilităţii serviciilor prin dezvoltarea serviciilor destinate mediului de afaceri (G2B) online, ca alternativă la serviciile de ghişeu;

  3. Integrarea cu aplicaţii de e-Payment în arhitectura de sistem a ONRC în vederea facilitării plăţilor on-line;

  4. Implementarea practicilor europene cu privire la serviciile publice;

  5. Respectarea prevederilor legislative cu privire la înregistrarea întreprinzătorilor şi editarea Buletinului Procedurilor de Insolvenţă;

  6. Creşterea calităţii serviciilor, în întâmpinarea nevoii crescânde a mediului de afaceri pentru servicii mai accesibile;

  7. Asigurarea securităţii în condiţiile creşterii continue a disponibilităţii datelor pentru asigurarea confidenţialităţii şi continuităţii serviciilor on-line;

  8. Asigurarea interoperabilităţii interinstituţională (juridic, organizațional, semantic, tehnic);

  9. Instruirea prealabilă a resurselor umane pentru a îmbunătăţi interacţiunea operatorilor umani cu noile servicii;

  10. Creşterea eficienţei interne a ONRC prin implementarea unei infrastructuri IT moderne care să suporte serviciile destinate mediului de afaceri (G2B) şi serviciile destinate altor instituții guvernamentale (G2G), precum şi prin implementarea/automatizarea unor procese IT necesare exploatării eficiente a acestei infrastructuri.


      1. Strategia ONRC

  1. În planul serviciilor destinate mediului de afaceri (G2B):

  • Atragerea de noi solicitanţi de servicii, prin prestaţii prompte, personalizate şi promovarea unor tarife accesibile;

  • Accesibilitate în furnizarea serviciilor, inclusiv prin asigurarea disponibilităţii on-line a acestora;

  • Dezvoltarea de servicii “user centric” (servicii cu valoare adăugată);

  • Protejarea datelor transmise de solicitanţi.

  1. În planul serviciilor cu alte instituţii guvernamentale (G2G):

  • Identificarea permanentă de noi oportunităţi de colaborare cu instituţii publice centrale şi judeţene pentru promovarea intereselor comune (furnizarea de servicii cu valoare adăugată, elaborarea de propuneri legislative şi norme metodologice etc.);

  • Creşterea permanentă a numărului de protocoale de colaborare de schimb de date.

  1. În plan intra-instituţional:

  • La nivel managerial:

  • Creşterea posibilităţilor de control şi monitorizare internă;

  • Evaluarea periodică a fluxurilor de lucru şi de transmitere a informaţiilor, precum şi identificarea oportunităţilor pentru optimizarea acestora.

  • În plan tehnologic:

  • Evaluarea şi retehnologizarea permanentă a infrastructurii IT&C de suport în scopul derulării eficiente atât a serviciilor publice, cât şi a activităţilor interne;

  • Asigurarea securităţii datelor preluate/procesate/ transmise;

  • Creşterea interoperabilităţii interinstituţionale la nivel de back-office/ front-office.

  • În domeniul resurselor umane:

  • Managementul eficient al posturilor;

  • Fidelizarea angajaţilor prin politici adecvate şi atractive;

  • Posibilităţi sporite de perfecţionare profesională prin asigurarea accesului la programe de instruire;

  • Optimizarea comunicării intra-instituţionale pe orizontală (atât în cadrul ONRC, cât şi ORCT), precum şi pe verticală (ONRC-ORCT).

  • În plan economico-financiar:

  • Gestiunea eficientă a resurselor materiale şi financiare:

    • optimizarea proceselor de angajare, lichidare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor;

    • planificarea anuală a bugetului şi investiţiilor pe baza analizelor de execuţie şi a prognozelor;

    • corelarea proceselor de achiziţii publice cu nevoile reale;

    • gestionarea corespunzătoare a patrimoniului.

  • Identificarea de noi pârghii pentru minimizarea costurilor.

Atribuţiile ONRC sunt reglementate, în principal, de Legea nr. 26/1990 privind registrul comerţului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi de Regulamentul de organizare şi funcţionare a Oficiului Naţional al Registrului Comerţului şi a oficiilor registrului comerţului, aprobat prin Ordinul ministrului justiției nr. 1.082/C/2014, cu modificările și completările ulterioare.

Astfel, în conformitate cu prevederile cap. 1 din Regulamentul de organizare şi funcţionare a Oficiului Naţional al Registrului Comerţului şi a oficiilor registrului comerţului de pe lângă tribunale, ONRC este organizat pe 2 niveluri:

  • nivel național, reprezentat de Oficiul National al Registrului Comerțului ce funcționează în subordinea Ministerului Justiției

  • nivel local, reprezentat de cele 42 de Oficii ale registrului comerțului funcționează pe lângă tribunale (ORCT) sunt organizate în fiecare reședință de județ, în subordinea ONRC fără personalitate juridică.

ONRC are atribuțiile care îi revin potrivit dispozițiilor Legii nr. 26/1990 privind registrul comerțului, republicată, cu modificările și completările ulterioare, ale Legii nr. 31/1990 privind societățile, republicată, cu modificările și completările ulterioare, ale Legii nr. 359/2004 privind simplificarea formalităților la înregistrarea în registrul comerțului a persoanelor fizice, asociațiilor familiale și persoanelor juridice, înregistrarea fiscală a acestora, precum și la autorizarea funcționării persoanelor juridice, cu modificările și completările ulterioare, ale Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 44/2008 aprobată, cu modificări și completări, prin Legea nr. 182/2016 privind desfășurarea activităților economice de către persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale, cu modificările și completările ulterioare, ale Legii nr. 85/2014 privind procedurile de prevenire a insolvenței și de insolvență, cu modificările și completările ulterioare, ale Legii nr. 151/2015 privind procedura insolvenţei persoanelor fizice, ale Ordinului Ministrului Justiției nr. 2.594/C/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de ținere a registrelor comerțului, de efectuare a înregistrărilor și de eliberare a informațiilor, precum și cele stabilite prin alte acte normative cu incidență în domeniul său de activitate.

Principalele funcții ale Oficiului National al Registrului Comerțului și ale oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale, în conformitate cu dispozițiile Legii nr. 26/1990 privind registrul comerțului, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului de organizare şi funcţionare a Oficiului Naţional al Registrului Comerţului şi a oficiilor registrului comerţului de pe lângă tribunale, aprobat Xxxxx al M.J. nr. 1082/C/2014 cu modificările și completările ulterioare, sunt:

  • funcţia de ţinere a registrului comerţului;

  • funcţia de eliberare de înscrisuri şi de informare;

  • funcţia de arhivare a înscrisurilor în baza cărora se efectuează înregistrările în registrul comerţului;

  • funcţia de asistenţă pentru persoanele fizice şi juridice supuse înregistrării în registrul comerţului;

  • funcţia de editare şi publicare a Buletinului procedurilor de insolvenţă.

Cât privește funcţia de ţinere a registrului comerţului exercitată de oficiile registrului comerţului de pe lângă tribunale, aceasta se poate detalia astfel:

  • înregistrarea tuturor persoanelor juridice supuse obligaţiei de înregistrare, a sucursalelor înființate de acestea, precum şi a persoanelor fizice autorizate, întreprinderilor individuale şi întreprinderilor familiale care desfăşoară activităţi economice, cu sediul social/sediul profesional pe raza teritorială a tribunalului;

  • evidenţa datelor din documentele de înregistrare ale persoanelor supuse înregistrării, precum şi arhiva oficială a documentelor cu caracter constitutiv sau modificator ale acestora, cea de publicitate legală;

  • transmiterea datelor în vederea înregistrării fiscale a contribuabililor şi obţinerii codului unic de înregistrare de la Ministerul Finanţelor Publice, precum şi a informaţiilor din cazierul fiscal, în condiţiile legii;

  • eliberarea certificatului de înregistrare și a certificatului de înscriere de menţiuni, după caz, precum și a certificatelor constatatoare emise în baza declaraţiilor-tip pe propria răspundere, conform Legii nr. 359/2004, cu modificările şi completările ulterioare, şi transmiterea acestor declarații către autorităţile publice competente;

  • transmiterea cererilor de înregistrare a documentului care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social şi de eliberare a certificatului pentru spaţiul cu destinaţie de sediu social alături de actele doveditoare ale dreptului de folosinţă către administraţiile finanţelor publice, în vederea emiterii certificatelor pentru spaţiul cu destinaţie de sediu social şi a adeverinţelor privind înregistrarea documentului care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social.


Cât privește serviciile publice oferite de ONRC, acestea pot fi grupate, în principal, astfel:

  • asistență acordată persoanelor interesate pentru înregistrarea în registrul comerțului;

  • înregistrarea în registrul comerțului, furnizarea de informații din registrul comerțului și eliberarea de copii;

  • publicare și furnizare BPI, furnizarea de informații din BPI, de certificate constatatoare, de rapoarte istorice și eliberarea de copii.


  1. OBIECTIVUL ACHIZIŢIEI


    1. Obiectivul general

Obiectivul general al proiectului constă în creșterea transparenței și a interacțiunii ONRC cu cetățenii prin creșterea nivelului de complexitate a serviciilor electronice existente, precum și prin îmbunătățirea eficienței interne a proceselor de lucru, prin optimizarea aplicațiilor software de back-office. În acest sens, ONRC are nevoie de actualizarea sistemelor informatice proprii, atât la nivel conceptual, cât și la nivel practic. În cadrul Strategiei Naționale Agenda Digitală a României 2020, au fost definite o serie de evenimente de viață, gestionate și administrate de către ONRC, o instituție cu interacțiuni multiple atât cu cetățeanul, cât și cu mediul de afaceri și instituțiile publice.

Proiectul „Sistem Electronic Integrat al ONRC consolidat și interoperabil destinat asigurării serviciilor de e-guvernare centrate pe evenimente de viață (ONRC v2.0)” se încadrează în obiectivele POC 2014-2020 AP2, Acțiunea 2.3.1 Consolidarea și asigurarea interoperabilității sistemelor informatice dedicate serviciilor de e-guvernare tip 2.0 centrate pe evenimente din viața cetățenilor și întreprinderilor, dezvoltarea cloud computing guvernamental și a comunicării media sociale, a Open Data și Big Data, care sprijină domeniul I de acțiune al SNADR 2020 și care are două obiective principale:

  • reforma modului în care Guvernul interacționează cu cetățenii/mediul de afaceri;

  • reforma modului în care Guvernul funcționează ca instituție.

De asemenea, proiectul se subscrie obiectivului specific al acțiunii 2.3.1 din POC, respectiv „Creșterea utilizării sistemelor de e-guvernare”.

Proiectul „Sistem Electronic Integrat al ONRC consolidat și interoperabil destinat asigurării serviciilor de e-guvernare centrate pe evenimente de viață (ONRC v2.0)” include și activități integrate cu alte proiecte implementate sau în curs de derulare sau în care ONRC participă în calitate de beneficiar, proiecte cu impact strategic național, care vizează un grup-țintă cât mai numeros și propun soluții care sunt mai eficient să fie aplicate la nivel sistemic, orizontal, la nivel național.


    1. Scopul achiziţiei

Scopul este achiziția serviciilor de informare și publicitate, inclusiv servicii de organizare de conferințe pentru proiectul „Sistem Electronic Integrat al ONRC consolidat și interoperabil destinat asigurării serviciilor de e-guvernare centrate pe evenimente de viață (ONRC v2.0)”.


    1. Descrierea detaliată a serviciilor

Contractantul serviciilor va asigura următoarele:

      1. Organizarea conferinței de lansare a proiectului;

Conferința de lansare a proiectului se va derula într-o singură zi, pe parcursul a 6 ore și va avea un număr estimat de 100 de participanți.


2.3.1.1.Inscripționarea și distribuirea de materiale promoționale în cadrul conferinței de lansare a proiectului;

  • 100 mape;

  • 100 pliante;

  • 100 pixuri;

  • 100 blocnotes-uri;

  • 100 stick-uri;

  • 100 genți/rucsacuri laptop;

  • 100 HDD portabil;

  • 1 banner;

  • 2 roll-up-uri.

      1. Elaborarea şi diseminarea unui anunț de presă inițial;

Anunţul va fi publicat în termen de 1 zi lucrătoare de la data conferinţei.

      1. Instalarea unui panou permanent (înălţime 0,5m x lăţime 0,8m) pentru o bună informare și publicitate a proiectului;

      2. Realizarea a 1.000.000 buc. pliante ghișeu. Tipărirea şi livrarea de către prestatorul de servicii la sediul central al ONRC şi la sediile oficiilor registrului comerţului de pe lângă tribunale în tranşe periodice, la solicitarea beneficiarului;

      3. Realizarea unui afiș format A2 cu informații despre proiect;

      4. Realizarea a 2100 de autocolante, care vor fi aplicate pe echipamentele și mijloacele fixe achiziționate în cadrul proiectului, pentru a asigura informarea și publicitatea proiectului;

      5. Organizarea conferinței de închidere a proiectului;

Conferința de închidere a proiectului se va derula într-o singură zi, pe parcursul a 6 ore și va avea un număr estimat de 100 de participanți.

        1. Inscripționarea și distribuirea de materiale promoționale în cadrul conferinței de închidere a proiectului;

  • 100 mape;

  • 100 pliante;

  • 100 pixuri;

  • 100 blocnotes-uri;

  • 100 stick-uri;

  • 100 genți/rucsacuri laptop;

  • 100 baterii portabile;

  • 1 banner;

  • 2 roll-up-uri.

      1. Elaborarea şi diseminarea unui anunț de presă final.

Anunţul va fi publicat în termen de 1 zi lucrătoare de la data conferinţei.


Prestarea serviciilor prevăzute în contract se va face pe bază de comandă, în succesiunea cronologică a desfășurării activităților de informare și publicitate prevăzute în contractul de finanțare;

Operatorul economic va prezenta reprezentanților ONRC un grafic de realizare a activităților/ serviciilor și de furnizare a produselor în termen de maxim 5 zile calendaristice de la data semnării contractului.


2.4 Calendarul termenelor pentru recepția livrabilelor


DENUMIRE ACTIVITATE

PERIOADE ESTIMATE REALIZARE

Conferinta de lansare a proiectului

26.08.2019 – 13.09.2019

Anunt demarare proiect

27.08.2019 – 16.09.2019

Panou informare

26.08.2019 – 13.09.2019

Pliante gihșeu

26.08.2019 – 31.12.2021

Afiș A2

26.08.2019 – 13.09.2019

Autocolante

03.12.2020 – 04.01.2021

Conferinta de închidere a proiectului

01.02.2022 – 02.03.2022

Anunț de presă final

02.02.2022 – 03.03.2022


Autoritatea contractantă va desemna un reprezentant, în persoana responsabilului pentru derularea contractului, care va monitoriza activitățile realizate de contractor. Mecanismul de realizare a monitorizării este reglementat la punctele 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7.



  1. CERINȚE TEHNICE MINIME OBLIGATORII


    1. CERINȚE PRIVIND ORGANIZAREA DE CONFERINȚE:

  • Conferinţa de lansare a proiectului se va derula pe parcursul unei zile/maxim 6 ore, pentru un număr estimat de 100 de participanți și se estimează a fi organizată în perioada 26.08.2019 – 13.09.2019.

  • Conferinţa de închidere a proiectului se va ferula pe parcursul unei zile/maxim 6 ore, pentru un număr estimat de 100 de participanți și se estimează a fi organizată în perioada 01.02.2022 – 02.03.2022.

  • Asigurarea logisticii pentru desfășurarea fiecăreia dintre cele două conferințe, de lansare și de închidere a proiectului.

Perioadele estimate pentru organizarea celor două conferințe pot suferi modificări, care vor fi aduse în timp util la cunoștința ofertantului declarat câștigător.

      1. Cerințe pentru pregătirea evenimentelor, respectiv:

  1. realizarea conceptului şi conţinutului evenimentului: elaborarea documentului de prezentare a evenimentului, respectiv: scop, obiective generale, formatul evenimentului, localizare, temele evenimentului, propunere de minim 2 speakeri pentru temele privind principiile orizontale asumate de ONRC cu privire la egalitatea de şanse, precum şi a altor persoane relevante care să susţină intervenţii în cadrul evenimentului, orientări privind prezentările care vor fi susţinute de către speakeri în vederea coordonării contribuţiilor acestora în cadrul evenimentului, categorii de participanţi, data şi intervalul orar, organizare eveniment: asigurarea resurselor materiale și a resurselor umane care vor fi implicate în organizarea şi derularea evenimentului, precum şi în realizarea activităţilor post-eveniment;

  2. speakerii care vor susține prezentări referitoare la temele privind principiile orizontale asumate de ONRC cu privire la egalitatea de şanse vor fi reprezentanți ai instituțiilor/autorităților publice relevante sau a altor organizații/asociații de profil;

  3. în situația în care speakerii propuși nu sunt disponibili la data stabilită pentru organizarea conferințelor, ofertantul are posibilitatea să solicite înlocuirea acestora cu alte persoane relevante în domeniu;

  4. orice cheltuială legată de organizarea conferințelor, inclusiv participarea speakerilor propusi de ofertant cade în sarcina acestuia.

  5. elaborarea proiectului de agendă care va cuprinde în mod obligatoriu următoarele teme:

- prezentarea proiectului „Sistem Electronic Integrat al ONRC consolidat și interoperabil destinat asigurării serviciilor de e-guvernare centrate pe evenimente de viață (ONRC v2.0)”;

- o secțiune separată în care vor fi abordate principiile orizontale asumate de ONRC cu privire la egalitatea de şanse (egalitate de gen, nediscriminare, accesibilitate persoane cu dizabilităţi, schimbări demografice) şi la dezvoltarea durabilă (poluatorul plăteşte, protecţia biodiversităţii, utilizarea eficientă a resurselor, atenuarea şi adaptarea şi schimbările climatice, rezilienţa la dezastre);transmiterea spre publicare pe site-ul web al Oficiului Național al Registrului Comerțului a informaţiilor privind evenimentul;

  1. identificarea, împreună cu reprezentanții ONRC, a persoanelor relevante pentru participarea la eveniment şi elaborarea listei invitaţilor. Lista invitaţilor va conţine următoarele informaţii: nume şi prenume, funcţie, instituţie, departament (doar în cazul în care persoana menţionată în listă nu este reprezentantul instituţiei), telefon, fax, adresa instituţiei, adresă de e-mail;

  2. elaborarea și transmiterea către potențialii participanți a invitaţiilor și a agendei evenimentului cu confirmare de primire prin fax/e-mail;

  3. lista cu potenţialii participanţi va fi comunicată de către operatorul economic cu 15 zile calendaristice înainte de data de desfășurare a fiecărui eveniment, iar invitaţiile vor fi transmise cu 10 zile calendaristice înainte de data desfășurării evenimentelor (precizăm că principalele categorii de instituții participante la evenimente sunt: ministere, autorități publice centrale aflate în subordinea/autoritatea/coordonarea ministerelor, servicii publice deconcentrate, autorități de management, prefecturi, primării, agenții pentru dezvoltare regională, reprezentanți ai mediului academic și de cercetare, alte instituții relevante identificate în conformitate cu scopul evenimentului etc.);

  4. invitaţiile vor fi personalizate şi vor fi transmise către invitaţi de pe o adresă de e-mail aparţinând ONRC, dedicată proiectului. În acest sens, pentru transmiterea invitaţiilor și centralizarea confirmărilor de participare la conferință, va fi necesară prezenţa unui reprezentant al ofertantului câştigător la sediul ONRC;

  5. centralizarea confirmărilor de participare la eveniment constând în elaborarea unui document centralizator cu persoanele care au confirmat participarea la eveniment și transmiterea acestuia la ONRC cu 5 zile calendaristice înainte de eveniment;

  6. perioadele menționate la literele h) și j) vor putea fi ajustate de comun acord cu prestatorul, în funcție de data stabilită pentru conferințe;

  7. realizarea și pregătirea mapelor şi materialelor promoţionale pentru participanţii la eveniment, după cum urmează:

  • tipărirea și inscripționarea materialelor cu elementele grafice ale evenimentului prevăzute în manualul de identitate vizuală.

  • pregătirea mapelor ce urmează a fi înmânate participanților, având următorul conținut: agenda întâlnirii, materialele promoţionale inscripționate (pliant, pix, blocnotes, memory stick), precum și documentele ce vor fi prezentate în cadrul evenimentului (dacă este cazul). Mapele aferente evenimentelor vor fi introduse în geantă/rucsac laptop împreună cu un HDD portabil/ o baterie portabilă (după caz);

  1. asigurarea transportului materialelor și instrumentelor de comunicare necesare în locațiile de desfășurare a evenimentelor;

  2. închirierea sălii/sălilor de desfăşurare a evenimentelor în conformitate cu datele şi orele stabilite împreună cu Autoritatea Contractantă;

  3. locația evenimentului: fiecare dintre cele două conferințe se va desfășura în București, într-o zonă centrală. Se va avea în vedere organizarea evenimentelor în săli de conferințe din cadrul hotelurilor de 3-4 stele (sau echivalent), cu o capacitate adecvată pentru numărul de participanți estimat, cu acces la mijloacele de transport în comun. Ofertantul va prezenta, la depunerea ofertei 3 (trei) propuneri de locație, care vor fi valabile atât pentru conferința de lansare a proiectului, cât și pentru conferința de închidere a proiectului, urmând ca Autoritatea Contractantă să aleagă o variantă la semnarea contractului; În situația în care la organizarea evenimentului ofertantul, din motive independente de voința lui, nu poate să respecte locația stabilită prin contract, acesta are dreptul de a o înlocui cu una dintre celelalte locații prezentate la depunerea ofertei.

  4. sala pentru desfăşurarea evenimentului va avea o capacitate de minim 100 de invitați (exclusiv prezidiul) şi va fi prevăzută cu dotările necesare desfăşurării în condiţii optime a evenimentului: mobilier (masă şi scaune), prezidiu, instalaţie de climatizare (funcţională, silenţioasă), instalație de iluminat funcțională, care să asigure vizibilitatea optimă pe întreaga suprafață a sălii, personal tehnic, hotelul/sala de conferință propuse trebuie să fie accesibile şi persoanelor cu dizabilități (rampe de acces, grupuri sanitare accesibile);

Nu se admite ca sălile pentru organizarea evenimentelor să fie situate la subsol, în spații fără aerisire sau amenajate tip amfiteatru.

  1. asigurarea echipamentelor necesare desfăşurării evenimentului (logistică): flipchart, foi de flipchart, markere, ecran, videoproiector, laptop, telecomandă videoproiecţie, pointer, sistem audio-video, înregistrare audio-video, microfoane mobile și fixe, internet wireless;

  2. organizarea și pregătirea sălii pentru desfăşurarea evenimentului: organizarea prezidiului (se vor asigura și se vor poziţiona suporturi de plastic - călăreţi, cu numele, funcţia şi instituţia persoanelor din prezidiu), asigurarea de scaune cu măsuţă pentru participanți, verificarea modului de funcţionare a echipamentelor şi remedierea problemelor de funcţionare;

  3. semnalizarea spațiilor de desfășurare a evenimentului: montarea de semne pentru direcţionarea participanţilor către sala de desfăşurare a evenimentului și spațiile pentru masă și cafea, postarea afişelor privind conferința;

  4. asigurarea unui spaţiu de recepţie adecvat, spațiu vizibil pentru roll-up-uri, banner, precum şi a unui număr de minim două persoane care să asigure primirea, înregistrarea participanţilor şi distribuirea materialelor informative la intrarea în sala de conferinţe;

  5. organizarea și pregătirea spaţiilor pentru pauza de cafea şi cea de prânz;

  6. asigurarea serviciilor de catering pentru fiecare dintre cele două conferințe:

  • 1 pauză de cafea. Pentru pauza de cafea prestatorul va asigura următoarele tipuri de produse în cantități suficiente pentru numărul de participanți, respectiv: cafea cu cofeină și decofeinizată (inclusiv laptele pentru cafea și zahăr), apă minerală plată și carbogazoasă, sucuri naturale, ceaiuri, patiserie (dulce și sărată). Nu se acceptă produse vechi, perisate, necalitative și Autoritatea Contractantă își rezervă dreptul de a le respinge și a nu le plăti dacă sunt neconforme. Se vor asigura toate echipamentele și bunurile necesare servirii – termos/expresor, spatule, șervețele, farfurii, pahare, cești, tacâmuri (dacă este cazul). Pauza de cafea se va asigura într-un spațiu adecvat, în incinta locației de desfășurare a evenimentului, cât mai aproape de sala unde vor avea loc lucrările acestuia.

  • 1 pauză de prânz tip bufet suedez, respectiv aperitive, fel principal cald, desert, apă minerală plată și carbogazoasă, sucuri naturale. Prestatorul se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii (dacă este cazul), iar calitatea produselor servite este la un standard ridicat (produse proaspete, în termen de garanție);

  1. la depunerea ofertei vor fi propuse câte 3 variante de meniu pentru pauzele de cafea și pentru pauzele de prânz, la același cost, care vor fi valabile atât pentru conferința de lansare a proiectului, cât și pentru conferința de închidere a proiectului, urmând ca Autoritatea Contractantă să aleagă o variantă la semnarea contractului; În situația în care la organizarea evenimentului ofertantul, din motive independente de voința lui, nu poate să respecte locația/varianta de meniu stabilită prin contract, acesta are dreptul de a o înlocui cu una dintre celelalte locații/variante de meniu prezentate la depunerea ofertei.

  2. asigurarea serviciilor de fotografiere pe durata de desfășurare a evenimentelor (aprox. 6 ore fiecare eveniment) și de înregistrare audio - video. Fotografiile și înregistrările vor fi predate pe DVD şi pe memory stick, atât versiunea brută cât şi versiunea editată, în termen de maxim 14 zile calendaristice de la finalizarea evenimentului. După predarea materialelor se va stabili cu autoritatea contractantă conținutul unui film de prezentare cu durata de 1,5 – 2 min, care să cuprindă elementele principale ale evenimentului. Acesta va fi predat autorității contractante în maxim 5 zile calendaristice.


      1. Cerințe pentru implementarea evenimentelor, respectiv ofertanții au obligația:

  1. să înregistreze participanţii la evenimente și să distribuie materialele promoționale;

  2. să monitorizeze derularea evenimentelor conform agendei stabilite;

  3. să asigure desfășurarea în bune condiţii a evenimentelor.


      1. Cerințe post eveniment (follow-up) – respectiv ofertanții au următoarele obligații:

  1. elaborarea raportului evenimentului, în termen de 3 zile calendaristice de la data desfășurării evenimentului,conținând:

  • activitățile organizatorice realizate;

  • resursele alocate;

  • analiza privind participarea la eveniment;

  • principalele concluzii ale evenimentului;

  1. transmiterea, în termen de 3 zile calendaristice de la data desfășurării evenimentului, a informațiilor pentru actualizarea paginii web a proiectului de pe site-ul xxx.xxxx.xx respectiv:

- fotografiile

-concluziile principale ale evenimentului

Imaginile trebuie să demonstreze afişarea elementelor de identitate vizuală aferente POC 2014-2020 și să poată fi utilizate la ilustrarea unor materiale de comunicare: newsletter, website etc.


      1. Alte cerințe:

  1. recepția cantitativă și calitativă a materialelor promoționale ce vor fi distribuite în cadrul conferințelor se va realiza în ziua anterioară organizării conferințelor, la sediul de desfășurare a acestora, în prezența comisiei de recepție a autorității contractante și a reprezentanților ofertantului;

  2. operatorul economic va răspunde de respectarea normelor de sănătate și securitate în muncă şi de prevenire şi stingere a incendiilor la locul de derulare a evenimentelor pe întreaga durată de desfăşurare a lor;

  3. se solicită prezenţa unui reprezentant al ofertantului declarat câștigător pe tot parcursul evenimentelor, pentru asigurarea desfăşurării acestora în condiţii optime; numele acestuia va fi comunicat Autorităţii Contractante şi pentru înlocuirea acestuia este necesară semnarea unui act adiţional la contractul de prestări servicii iniţial;

  4. operatorul economic va emite o factură pentru realizarea serviciilor de organizare a conferinței. Plata facturii se va realiza în funcție de numărul de invitați care au confirmat prezența la eveniment, dar nu pentru mai mult de 100 de persoane;

  5. factura emisă pentru fiecare dintre cele două conferințe va fi însoțită de Procesul Verbal de recepție a serviciilor și de e-mail-urile prin care fiecare invitat a confirmat participarea la eveniment;

  6. plata aferentă serviciilor de organizare de conferințe către operatorul economic se va realiza după aprobarea de către conducerea ONRC a raportului de eveniment, pe baza proceselor verbale de recepție, pentru fiecare dintre cele două conferințe;

Autoritatea contractantă va desemna un reprezentant, în persoana responsabilului pentru derularea contractului, care va monitoriza realizarea de către contractor a tuturor activităților prevăzute mai sus.


3.2 CERINȚE PRIVIND ELABORAREA ȘI DISEMINAREA A DOUĂ ANUNȚURI DE PRESĂ:

  • diseminarea unui anunț la o zi lucrătoare după sfârșitul evenimentului de lansare a proiectului;

  • diseminarea unui anunț la o zi lucrătoare după sfârșitul evenimentului de finalizare a proiectului.

Ca regulă generală, nu sunt acceptate alte sigle în afară de sigla beneficiarului care poate fi aplicată numai în partea de jos a paginii.


3.2.1 Ofertantul va elabora, produce și publica un anunţ de presă la o zi lucrătoare de la sfârșitul evenimentului de lansare și un anunț de presă la o zi lucrătoare de la sfârșitul evenimentului de finalizare a proiectului, după cum urmează:

  1. fiecare anunț de presă inițial/final va respecta elementele/machetele prevăzute în Manualul de identitate vizuală pentru instrumentele structurale 2014-2020 în România, în vigoare la momentul realizării anunțului. Manualul poate fi accesat la adresa: xxxx://xxx.xxxxxxx-xx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx;

  2. anunțul de presă inițial/final va fi policrom și va cuprinde informaţiile şi elementele grafice obligatorii prezentate mai jos:

  • setul obligatoriu de însemne grafice compus din emblema UE, sigla Guvernului României şi sigla Instrumentelor Structurale în România, poziţionate conform regulilor din secţiunea Sigle şi poziţionarea acestora din Manualul de identitate vizuală pentru instrumentele structurale 2014-2020 în România;

  • data – în partea de sus dreapta a anunțului de presă;

  • titlul – în partea de sus, la mijloc;

iar în corpul anunțului:

  • numele beneficiarului proiectului;

  • care este scopul/ obiectivul general al proiectului;

  • care sunt rezultatele așteptate/ finale în urma implementării proiectului;

  • valoarea totală a proiectului, așa cum apare în contractul/ decizia de finanțare, precum și valoarea cofinanțării UE;

  • data începerii și data finalizării proiectului;

  • codul MySMIS/ codul proiectului;

  • fraza „Proiect cofinanţat din Fondul ... prin Programul Operaţional ...”;

  • datele de contact ale beneficiarului ca entitate juridică în partea de jos a documentului (website, email, telefon, fax, adresă etc. după caz, în funcţie de modalitatea prin care acesta doreşte să fie contactat).

  1. ofertantul va prezenta Autorității Contractante, la data depunerii ofertei, 3 (trei) propuneri de cotidiene pentru publicarea anunțurilor,

  2. publicaţiile propuse trebuie să fie cotidiene de informații generale ce apar la nivel național (exclus tabloide), cel puţin de luni până vineri;

  3. anunţul de presă inițial/final va avea o singură apariţie în respectivul cotidian;

  4. anunțul de presă inițial/final va fi publicat obligatoriu în presa tipărită. În cazul în care, cotidianul are şi ediţie online, anunțul de presă inițial/final va fi publicat şi în această formă fără să implice costuri suplimentare din partea autorității contractante;

  5. publicarea anunţului se va face în paginile interioare ale publicaţiei - nu se acceptă pagini de sport sau de mondenităţi;

  6. formatul anunțului va fi de ¼ din pagina publicației, color;

  7. înainte de publicarea anunțului, operatorul economic va trimite beneficiarului macheta în vederea obținerii vizei „Bun de tipar”; Viza ‘’Bun de tipar’’ sau, după caz, observațiile autorității contractante vor fi transmise în acceași zi.

  8. înainte de ziua publicării anunţului, operatorul economic va pune la dispoziţia beneficiarului, trimiţând acestuia pe adresa de e-mail: xxxxx@xxxx.xx anunţul în format electronic, editabil, agreat de beneficiar, pentru ca acesta să fie publicat şi pe website-ul instituției;

  9. se va asigura transmiterea către beneficiar, prin servicii de curierat rapid sau prin livrarea directă la sediul central al ONRC, a două exemplare din publicaţia în care a apărut anunţul, precum și versiunea în format PDF pe un suport electronic, cel târziu în ziua următoare apariţiei acestuia;

Plata serviciilor de publicare a anunțului se va realiza pe baza exemplarului din publicaţia în care a apărut anunţul.

    1. CERINȚE PRIVIND INSCRIPȚIONAREA ȘI DISTRIBUIREA DE MATERIALE PROMOȚIONALE ÎN CADRUL CONFERINȚELOR


Ofertanții vor asigura producţia/achiziția, editarea, tipărirea/multiplicarea, inscripţionarea şi distribuţia materialelor promoţionale, respectiv: mape, pliante de promovare, pixuri, blocnotesuri, memory stick-uri, genţi/rucsacuri laptop (câte 200 bucăți din fiecare categorie), 100 HDD- uri portabile, 100 baterii portabile, 4 roll-upuri, 2 bannere.

Toate materialele vor fi realizate în conformitate cu informaţiile şi elementele grafice obligatorii din Manualul de identitate vizuală pentru instrumentele structurale 2014-2020 în România, în vigoare la momentul realizării acestora (respectiv în vigoare la momentul fiecărei comenzi lansate de autoritatea contractantă), care poate fi accesat la adresa: xxxx://xxx.xxxxxxx-xx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.


Se vor respecta următoarele cerințe:

      1. Pentru realizarea conținutului și graficii mapei proiectului:

  • dimensiune mapă închisă 22 x 31 cm, cotor 1 cm;

  • mapa este prevăzută cu buzunar interior

  • tipar - offset,

  • policromie pe fetele 1 și 4, interior alb (fețele 2 și 3);

  • hârtie carton dublu cretat de 250 gr/mp;

  • 2 big-uri;

  • realizarea machetei grafice.

      1. Pentru realizarea conținutului și graficii pliantului de promovare a proiectului:

  • format desfășurat A4, format finit 1/3 A4;

  • tipar – offset;

  • policromie –față/verso;

  • hârtie carton dublu cretat lucios de 250 gr/mp;

  • 2 big-uri;

  • realizarea machetei grafice.

      1. Pentru furnizarea și inscripționarea/personalizarea unui număr de 200 pixuri:

  • corpul din material plastic/metal, cu înfiletare la mijloc;

  • prevăzut cu clemă de prindere, inel de înfiletare şi buton, din plastic/metal;

  • mecanism şi mină tip Parker de culoare albastră;

  • cerneală cu vâscozitate redusă, pentru ca pixul să alunece mai uşor pe hârtie;

  • cerneală care se usucă rapid pe hârtia lucioasă și nu difuzează pe hârtie absorbantă;

  • vârf din oţel inoxidabil.

      1. Pentru furnizarea unui număr de 200 blocnotes:

  • format A5;

  • coperți inscripționate;

  • policromie pe feţele 1 și 4, interior alb (fețele 2 și 3);

  • hârtia va fi albă, offset, fără liniaturi;

  • conţinutul va fi de minim 30 de file, tipar policromie 1 față. Filele se vor lipi de copertă/ săpirala pe latura mică (148 mm);

  • gramajul colii de hârtie: 80gr/mp.

      1. Furnizarea și inscripționarea/personalizarea unui număr de 200 memory stick-uri având următoarele cerințe minime:

  • capacitate minimă de stocare 16 GB;

  • viteza de scriere: minim 10 MB/s;

  • viteza de citire: minim 70 MB/s;

  • interfaţă USB 3.0/USB 3.1 Type-C;

  • temperatura de operare: 0,60o C;

  • temperatura de stocare: - 20o C până la 85o C;

  • compatibil cu Windows 10, Mac OS 10.10.x, Linux 2.6.x;

  • dimensiunea memory stick-ului trebuie să permită inscipționarea cu elementele grafice.

      1. Furnizarea unui număr de 200 genţi/rucsacuri laptop având următoarele cerințe minime:

  • material impermeabil,

  • toate de aceeași culoare: negru/gri/bleumarin,

  • 1 compartiment principal cu buzunar individual pentru laptop;

  • buzunar frontal pentru accesorii

  • dimensiuni: compatibilitate laptop display 17,3 inch;

  • faţă inscripționată.

      1. Furnizarea unui număr de 100 HDD portabil având următoarele cerințe minime:

  • Capacitate stocare: minim 1TB;

  • Format disc: 2.5 inch;

  • Interfața de conectare: minim USB 3.0;

  • Compatibilitate: Windows XP/Vista/7/8/8.1/10, Mac OS X 10.6 sau versiuni mai noi, Linux Kernel 2.6 sau versiuni mai noi;

  • Alte cerințe: Protecție împotriva șocurilor/Carcasă rezistentă la șocuri;

  • Accesorii: Cablu USB.

      1. Furnizarea unui număr de 100 baterii portabile având următoarele cerințe minime:

  • Capacitate: minim 4000 mAh;

  • Voltaj ieşire: minim 5V;

  • Amperaj ieşire: minim 2A;

  • Lungime: maxim 120mm;

  • Compatibilitate: Universal (orice tip de dispozitiv mobil ce suportă încărcare prin USB);

  • Alte caracteristici: LED pentru semnalarea statusului încărcării; funcţie de lanternă.

      1. Realizarea roll-up-urilor, inclusiv conținutului și grafica:

  • dimensiune: 0,80m x 2m;

  • material: polipropilenă

  • print: policromie, o faţă;

  • realizarea machetei grafice;

  • prindere cu clips în partea superioară;

  • prevăzut cu 2 suporți de susținere pentru o stabilitate ridicată;

  • roll-up-ul să se strângă automat pe un rulou tensionat, într-o casetă din aluminiu;

  • husă pentru transport.

      1. Realizarea bannerelor pentru de interior, inclusiv conținutului și grafica:

  • dimensiune: 2,5m x 1m;

  • caracteristici tehnice: printat color pe o faţă;

  • material: poliplan;

  • personalizat: policromie;

  • 2 machete grafice diferite, urmând ca la semnarea contractului să fie agreată o variantă finală;

  • sistem de prindere/expunere.

    1. CERINȚE PRIVIND REALIZAREA CONȚINUTULUI ȘI GRAFICII PENTRU 1 PANOU PERMANENT:

  • dimensiune: 0,5m x 0,8m;

  • material rezistent la intemperii;

  • personalizat: policromie;

  • realizarea machetei grafice;

  • sistem de prindere/expunere.

  • panoul publicitar va fi confecționat din alucobond și va prezenta posibilitatea inscripționării pe ambele fețe

  • pe una din fețe, panoul publicitar va fi inscripționat cu elementele obligatorii prevăzute în MIV pentru panoul temporar;

Xxxxxx va fi executat și montat de către furnizorul de servicii la sediul ONRC, la comanda beneficiarului, transmisă cu 10 zile înainte de data stabilită pentru montare.

În termen de 2 zile de la primirea comenzii, contractantul va transmite macheta grafică a panoului în vederea acordării de către autoritatea contractantă a vizei ‘’Bun de tipar’’. Viza ‘’Bun de tipar’’ sau, după caz, observațiile autorității contractante vor fi transmise în acceași zi. După primirea vizei ‘’Bun de tipar’’se va executa și monta panoul.

Recepția calitativă a panoului se va realiza la sediul ONRC, în prezența comisiei de recepție a autorității contractante și a reprezentanților ofertantului urmând să se încheie un proces-verbal; La încheierea procesului verbal se vor avea în vedere următoarele: respectarea machetei cu viza “Bun de tipar”, îndeplinirea cerințelor tehnice din caietul de sarcini, respectarea termenului de execuție și montaj.

Panoul permanent va fi realizat în conformitate cu informaţiile şi elementele grafice obligatorii din Manualul de identitate vizuală pentru instrumentele structurale 2014-2020 în România, în vigoare la momentul realizării acestora, care poate fi accesat la adresa: xxxx://xxx.xxxxxxx-xx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.


    1. CERINȚE PRIVIND REALIZAREA CONȚINUTULUI ȘI GRAFICII PENTRU 1.000.000 buc MATERIALE DE INFORMARE ŞI PUBLICITATE TIP PLIANT:

  • format desfășurat A4, format finit 1/3A4;

  • tipar – offset;

  • policromie –față/verso;

  • hârtie lucioasă de 130 gr/mp;

  • 2 big-uri;

  • realizarea machetei grafice;

  • vor fi livrate de către furnizorul de servicii la sediul ONRC şi la sediile oficiilor registrului comerţului de pe lângă tribunale în max 5 tranşe periodice, în pachete de 100 bucăţi, în format finit – pliate conform cerinţelor, la comanda beneficiarului, transmisă ofertantului cu care se va încheia contractul, cu 10 zile înainte de livrare. La data transmiterii comenzii autoritatea contractantă va specifica şi numărul de pliante care va fi livrat la sediul fiecărui oficiu al registrului comerţului în parte în funcţie de dimensiunea acestuia. În termen de 2 zile de la primirea comenzii, contractantul va transmite macheta grafică a pliantului în vederea acordării de către autoritatea contractantă a vizei ‘’Bun de tipar’’. Viza ‘’Bun de tipar’’ sau, după caz, observațiile autorității contractante vor fi transmise în acceași zi. Dupa primirea vizei ‘’Bun de tipar’’se va executa și livra tranșa corespunzătoare de pliante.

  • Execuția și livrarea pliantelor de ghișeu se va realiza în tranșe, în perioada 26.08.2019 – 31.12.2021, după cum urmează:

Nr. tranșe

Cantitate

Data estimată livrare

1

400.000

Decembrie 2019

2

150.000

Iunie 2020

3

150.000

Decembrie 2020

4

150.000

Iunie 2021

5

150.000

Decembrie 2021

Recepția cantitativă și calitativă a materialelor de informare și publicitate se va realiza la sediile de livrare a acestora, potrivit anexei cu locațiile din secțiunea Formulare, în prezența comisiei de recepție a autorității contractante și a reprezentanților ofertantului, pentru fiecare tranșă urmând să se încheie un proces-verbal; La încheierea procesului verbal se vor avea în vedere urmatoarele: respectarea machetei cu viza “Bun de tipar”, îndeplinirea cerințelor tehnice din caietul de sarcini, respectarea cantităților solicitate, respectarea termenului de livrare.

Materialele de informare şi publicitate tip pliant vor fi realizate în conformitate cu informaţiile şi elementele grafice obligatorii din Manualul de identitate vizuală pentru instrumentele structurale 2014-2020 în România, în vigoare la momentul realizării acestora (respectiv în vigoare la momentul fiecărei comenzi lansate de autoritatea contractantă), care poate fi accesat la adresa: xxxx://xxx.xxxxxxx-xx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.



    1. CERINȚE PRIVIND REALIZAREA CONȚINUTULUI ȘI GRAFICII AFIȘULUI PROIECTULUI:

  • format A2;

  • tipar – offset;

  • policromie - integral;

  • hârtie carton dublu cretat de 250 gr/mp, laminat;

  • realizarea machetei grafice.


Afișul va fi executat de către furnizorul de servicii și va fi livrat la sediul ONRC, la comanda beneficiarului, transmisă cu 5 zile înainte de data stabilită pentru livrare.

În termen de 1 zi de la primirea comenzii, contractantul va transmite macheta grafică a afișului în vederea acordării de către autoritatea contractantă a vizei ‘’Bun de tipar’’. Viza ‘’Bun de tipar’’ sau, după caz, observațiile autorității contractante vor fi transmise în acceași zi. Dupa primirea vizei ‘’Bun de tipar’’se va executa și livra afișul.

Recepția calitativă a afișului se va realiza la sediul ONRC, în prezența comisiei de recepție a autorității contractante și a reprezentanților ofertantului urmând să se încheie un proces-verbal; La încheierea procesului verbal se vor avea în vedere urmatoarele: respectarea machetei cu viza “Bun de tipar”, îndeplinirea cerințelor tehnice din caietul de sarcini, respectarea termenului de execuție și livrare.


Afişul proiectului va fi realizat în conformitate cu informaţiile şi elementele grafice obligatorii din Manualul de identitate vizuală pentru instrumentele structurale 2014-2020 în România, în vigoare la momentul realizării acestora, care poate fi accesat la adresa: xxxx://xxx.xxxxxxx-xx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.


    1. CERINȚE PRIVIND REALIZAREA CONȚINUTULUI ȘI GRAFICII PENTRU 2100 AUTOCOLANTE:

  • dimensiune: 100mm x 100mm;

  • personalizat: policromie;

  • realizarea machetei grafice;

  • vor fi aplicate pe echipamentele și mijloacele fixe ce urmează a fi achiziționate în cadrul proiectului, amplasate în centrele de date, motiv pentru care acestea trebuie să fie rezistente la următoarele condiții de mediu: temperatura între 18 – 25 grade C și umiditate între 40% - 60%); livrarea echipamentelor și a mijloacelor fixe este estimată a se realiza în perioada 03.12.2020 – 04.01.2021.

  • vor fi livrate de către furnizorul de servicii la sediul ONRC la comanda beneficiarului, transmisă ofertantului cu care se va încheia contractul, cu 10 zile înainte de livrare. În termen de 2 zile de la primirea comenzii, contractantul va transmite macheta grafică a autocolantului în vederea acordării de către autoritatea contractantă a vizei ‘’Bun de tipar’’. Viza ‘’Bun de tipar’’ sau, după caz, observațiile autorității contractante vor fi transmise în acceași zi. Dupa primirea vizei ‘’Bun de tipar’’se vor executa și livra autocolantele.

Recepția cantitativă și calitativă a autocolantelor se va realiza în prezența comisiei de recepție a autorității contractante și a reprezentanților ofertantului, urmând să se încheie un proces-verbal; La încheierea procesului verbal se vor avea în vedere urmatoarele: respectarea machetei cu viza “Bun de tipar”, îndeplinirea cerințelor tehnice din caietul de sarcini, respectarea cantităților solicitate, respectarea termenului de livrare.


Autocolantele vor fi realizate în conformitate cu informaţiile şi elementele grafice obligatorii din Manualul de identitate vizuală pentru instrumentele structurale 2014-2020 în România, în vigoare la momentul realizării acestora, care poate fi accesat la adresa: xxxx://xxx.xxxxxxx-xx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.


Pentru toate tipurile de materiale publicitare descrise anterior, ofertantul va asigura servicii de proiectare grafică.

Ofertanții vor propune 6 variante de fotografii relevante pentru obiectivul proiectului, din care autoritatea contractantă va selecta la momentul comenzii fotografiile necesare pentru zonele din machetele grafice anexate Manualului de identitate vizuală pentru instrumentele structurale 2014-2020 în România, pentru care este prevăzută inserarea unei imagini.


Un număr de 5 exemplare din fiecare material (mai puțin pozițiile 3.3.6, 3.3.7, 3.3.8, 3.3.9, 3.3.10, 3.6 şi 3.4) se vor realiza suplimentar fără costuri din partea autorității contractante și vor fi transmise acesteia pentru a fi incluse în rapoartele către finanțator. Pentru pozițiile toate tipurile de materiale publicitare se va asigura transmiterea către beneficiar, prin servicii de curierat rapid sau prin livrarea directă la sediul central al ONRC, a versiunii în format PDF pe un suport electronic.


  1. CERINŢE DE PREZENTARE A OFERTEI

Propunerea tehnică va fi întocmită în conformitate cu solicitările din caietul de sarcini, acestea fiind considerate minime și obligatorii. Ofertantul trebuie să răspundă punctual la toate cerințele cuprinse în caietul de sarcini. Se solicită descrierea detaliată a modului de îndeplinire a cerințelor minime prevăzute în caietul de sarcini, prin care să se demonstreze corespondența propunerii tehnice cu toate cerințele prevăzute. Ofertanții vor întocmi propunerea tehnică într-o manieră organizată, astfel încât aceasta să asigure posibilitatea verificării în mod facil a corespondenței cu cerințele/specificațiile prevăzute în cadrul prezentei secțiuni, respectiv cu cele prevăzute în cadrul Caietului de sarcini care face parte integrantă din documentația de atribuire.


În elaborarea ofertei tehnice, ofertantul trebuie să trateze următoarele aspecte detaliate în caietul de sarcini:

  1. Modalitatea de îndeplinire a cerințelor privind organizarea de conferințe;

  2. Modalitatea de îndeplinire a cerințelor privind elaborarea și diseminarea a două anunțuri de presă;

  3. Modalitatea de îndeplinire a cerințelor privind inscripționarea și distribuirea de materiale promoționale în cadrul conferințelor;

  4. Modalitatea de îndeplinire a cerințelor privind realizarea conținutului și graficii pentru 1 panou permanent.

  5. Modalitatea de îndeplinire a cerințelor privind realizarea conținutului și graficii pliantelor.

  6. Modalitatea de îndeplinire a cerințelor privind realizarea conținutului și graficii pentru afișul proiectului

  7. Modalitatea de îndeplinire a cerințelor privind realizarea conținutului și graficii pentru autocolante

  8. Angajamentul ofertantului de a nu subcontracta prestarea serviciilor fără acceptul autorității/entității contractante, către operatori economici care nu au fost nominalizați ca fiind subcontractanți de specialitate în cadrul ofertei în alte condiții decât cele prevăzute la art. 219 din Legea nr. 98/2016, coroborate cu cele ale art. 151 din Anexa la H.G. nr. 395/2016;

  9. Ofertantul (ofertant unic, asociați, subcontractanți) va prezenta o declarație pe proprie răspundere din care să rezulte faptul că, la elaborarea ofertei, a ținut cont de obligațiile care sunt în vigoare în România referitoare la condițiile de mediu, sociale și cu privire la relațiile de muncă pe toată durata de îndeplinire a contractului de servicii (conform model din secțiunea formulare), precum și că le va respecta în vederea implementării contractului. Informații detaliate privind reglementările care sunt în vigoare la nivel național și se referă la condițiile de muncă și protecția muncii, securității și sănătății în muncă, se pot obține de la Inspecția Muncii sau pe site-ul xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.xxxx. Informații privind reglementările care sunt în vigoare la nivel național și se referă la condițiile de mediu, se pot obține de la Agenția Națională pentru Protecția Mediului sau de pe site-ul: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxx/xxxxx/xxxxxxxxxx;

  10. Managementul contractului, respectiv aspecte cum ar fi, dar fără a se limita la, abordarea pentru organizarea activităților în cazul unei asocieri, sau în cazul în care ofertantul va utiliza subcontractanți pentru anumite activități;

  11. Alte informaţii considerate semnificative de ofertant sau orice alte constrângeri, pentru evaluarea corespunzătoare a propunerii tehnice.

Nu se acceptă produse scoase din fabricație sau la finalul ciclului de vânzare. Se acceptă numai livrarea de produse noi.


  1. INFORMAŢII PRIVIND RISCURILE CE POT APĂREA ÎN IMPLEMENTAREA CONTRACTULUI

Autoritatea contractanta a identificat următoarele riscuri posibile :

5.1. RISCURI CARE CAD IN SARCINA BENEFICIARULUI

-  întârzierea în plată a facturilor prestatorului;

-  recepționarea unei cantități de produse nelivrate/servicii neprestate;

- livrarea unei cantități mai mari/mici de produse față de cea prevăzută în contract;

- dificultăți de colaborare și comunicare între factorii implicați.

5.2. MĂSURI DE ELIMINARE A RISCURILOR CARE CAD ÎN SARCINA BENEFICIARULUI

-  facturile furnizorului vor fi decontate în termenele precizate în contract;

- se vor achita numai serviciile/produsele efectiv prestate/livrate și recepționate conform prevederilor contractului;

-  recepționarea serviciilor/produselor va fi confirmată de reprezentanții desemnați ai beneficiarului;

- după caz, beneficiarul va desemna persoane responsabile din fiecare locație pentru a menține legătura cu persoana responsabilă cu derularea contractului desemnată de contractant.

5.3. RISCURI CARE CAD IN SARCINA PRESTATORULUI

- stocuri insuficiente;

- neconcordanța caracteristicilor serviciilor prestate cu caracteristicile din caietul de sarcini și oferta depusă;

- neconcordanța caracteristicilor produselor livrate cu caracteristicile din caietul de sarcini și oferta depusă;

-întârzieri în prestarea serviciilor/livrarea produselor și depășirea termenelor contractuale, cu plata de penalități

5.4. MĂSURI DE ELIMINARE A RISCURILOR CARE CAD ÎN SARCINA PRESTATORULUI

- asigurarea continuității stocurilor pentru produsele care fac obiectul contractului;

- verificarea conformității produselor ce urmează a fi livrate cu caracteristicile produselor ofertate, anterior livrării acestora;

- încheierea unor contracte ferme cu prestatorii serviciilor de curierat, astfel încât să se asigure livrarea în termen a produselor la destinațiile finale sau livrarea produselor cu mijloace proprii.

Oricare dintre părți poate convoca întrunirea unei întălniri cu scopul evaluării și reducerii/evitării riscurilor. Oricare dintre părți poate solicita ca la astfede de întălniri, să participe și alte persoane în vederea reucerii și evitării unor astfel de riscuri, cu condiția obținerii acordului din partea celeilalte părți.

Întălnirile de lucru desfășurate în vederea reducerii și evitării riscurilor vorr avea ca scop:

  • Găsirea unor soluții pentru reducerea sau evitarea efectelor riscurilor identificate;

  • Găsirea unor soluții și măsuri compensatorii pentru factorii afectați;

  • Luarea de decizii cu privire la acțiunile care vor fi întreprinse cu respectarea prevederilor contractuale;

  • Stabilirea risurilor evitate și menționarea lor ca fiind prevenite/înlăturate.


  1. GARANȚIE

  1. Pentru pozițiile 3.3.8, 3.3.9, 3.3.10 și 3.4 se solicită termen de garanție de minim 2 ani de la data predării acestora către autoritatea contractantă.

  2. Pentru poziția 3.3.7 se solicită termen de garanție de minim 3 ani de la data predării acestora către autoritatea contractantă.


7. RECEPȚIA LIVRABILELOR

Recepția livrabilelor se va efectua pe bază de proces verbal semnat de Contractant și Autoritatea contractantă conform prevederilor de la punctele 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7.

8. MODALITATEA DE PLATĂ


  1. Modalitatea de plată a conferințelor și a materialelor distribuite în cadrul acestora

Plata se va face în baza facturii emisă de contractant. Factura va avea menționat numărul contractului, datele de emitere și de scadența ale facturii respective. Factura va fi trimisă în original la adresa specificată de Autoritatea contractantă.

Factura emisă de contractant trebuie să fie însoțită de procesele verbale de recepție cantitativă și calitativă din care să reiasă următoarele:

  • Corespondența sălii de eveniment cu cerințele caietului de sarcini și cu propunerea tehnică a ofertantului;

  • Corespondența serviciilor de catering cu cerințele caietului de sarcini și cu propunerea tehnică a ofertantului;

  • Corespondența materialelor promoționale distribuite în cadrul conferinței cu cerințele caietului de sarcini și cu propunerea tehnică a ofertantului;

  • Predarea stick-ului și a DVD-ului cu fotografiile și înregistrările video (brut și editat);

  • Predarea filmului de prezentare

Factura emisă pentru fiecare dintre cele două conferințe va fi totodată însoțită de e-mail-urile prin care fiecare invitat a confirmat participarea la eveniment.

  1. Modalitatea de plată a anunțurilor de presă.

Plata se va face în baza facturii emisă de contractant. Factura va avea menționat numărul contractului, datele de emitere și de scadența ale facturii respective. Factura va fi trimisă în original la adresa specificată de Autoritatea contractantă și va fi însoțită de exemplarul din publicaţia în care a apărut anunţul, pe baza căruia se va face plata.

  1. Modalitatea de plată a panoului permanent

Plata se va face în baza facturii emisă de contractant. Factura va avea menționat numărul contractului, datele de emitere și de scadența ale facturii respective. Factura va fi trimisă în original la adresa specificată de Autoritatea contractantă.

Factura emisă de contractant trebuie să fie însoțită de procesul-verbal de recepție calitativă din care să reiasă respectarea machetei cu viza “Bun de tipar”, îndeplinirea cerințelor tehnice din caietul de sarcini, respectarea termenului de execuție și montaj.

  1. Modalitatea de plată a afișului proiectului

Plata se va face în baza facturii emisă de contractant. Factura va avea menționat numărul contractului, datele de emitere și de scadența ale facturii respective. Factura va fi trimisă în original la adresa specificată de Autoritatea contractantă.

Factura emisă de contractant trebuie să fie însoțită de procesul-verbal de recepție calitativă din care să reiasă respectarea machetei cu viza “Bun de tipar”, îndeplinirea cerințelor tehnice din caietul de sarcini, respectarea termenului de execuție și livrare.

  1. Modalitatea de plată a autocolantelor

Plata se va face în baza facturii emisă de contractant. Factura va avea menționat numărul contractului, datele de emitere și de scadența ale facturii respective. Factura va fi trimisă în original la adresa specificată de Autoritatea contractantă.

Factura emisă de contractant trebuie să fie însoțită de procesul-verbal de recepție cantitativă și calitativă din care să reiasă respectarea machetei cu viza “Bun de tipar”, îndeplinirea cerințelor tehnice din caietul de sarcini, respectarea cantităților solicitate, respectarea termenului de livrare.

  1. Modalitatea de plată a materialelor publicitare tip pliant

Plata se va face pentru fiecare tranșă în parte, în baza facturii emisă de contractant. Factura va avea menționat numărul contractului, datele de emitere și de scadența ale facturii respective. Factura va fi trimisă în original la adresa specificată de Autoritatea contractantă.

Factura emisă de contractant trebuie să fie însoțită de procesele-verbale de recepție cantitativă și calitativă pentru fiecare locație prevăzută în contract, din care să reiasă respectarea machetei cu viza “Bun de tipar”, îndeplinirea cerințelor tehnice din caietul de sarcini, respectarea cantităților solicitate pentru fiecare locație, respectarea termenului de livrare.


Notă - condiții generale și particulare:

  1. Prin depunerea unei oferte, ofertantul acceptă în prealabil condiţiile generale şi particulare care guvernează contractul, după cum sunt acestea prezentate în Documentaţia de atribuire, ca singură bază a procedurii de atribuire, indiferent care sunt condiţiile proprii de vânzare ale ofertantului.

  2. Ofertanţii au obligaţia de a analiza cu atenție documentaţia de atribuire si de a pregătii oferta conform tuturor instrucţiunilor, formularelor, prevederilor contractuale şi Caietului de sarcini, conţinute în această documentaţie.

  3. Niciun cost suportat de operatorul economic pentru pregătirea şi depunerea ofertei nu va fi rambursat. Toate aceste costuri vor fi suportate de către operatorul economic ofertant, indiferent de rezultatul procedurii.

  4. Prezumţia de legalitate şi autenticitate a documentelor prezentate: ofertantul îşi asumă răspunderea exclusivă pentru legalitatea şi autenticitatea tuturor documentelor prezentate în original şi/sau copie în vederea participării la procedură.

  5. Analizarea de către comisia de evaluare a documentelor prezentate de ofertanţi nu angajează din partea acesteia nicio răspundere sau obligaţie faţă de acceptarea lor ca fiind autentice sau legale şi nu înlătură răspunderea exclusivă a ofertantului sub acest aspect.

  6. Specificaţiile tehnice definite în cadrul prezentului caiet de sarcini corespund necesităţilor şi exigenţelor Autorităţii Contractante.

  7. Orice referire la producători/mărci/tipuri/standarde/procedee/producţie specifică/origine/certificări prezentate în caietul de sarcini sunt menționate doar pentru identificarea cu ușurință a tipului de produs/serviciu/certificare si vor fi considerate ca purtând menţiunea “sau echivalent".

  8. Drepturi de proprietate intelectuală:

  • Orice documente sau materiale elaborate ori compilate de către operatorul economic sau de către personalul său salariat ori contractat în executarea contractului vor deveni proprietatea exclusivă a achizitorului. După încetarea contractului, operatorul economic nu va păstra copii ale documentelor şi/sau materialelor realizate şi nu le va utiliza în scopuri care nu au legătură cu contractul fără acordul scris prealabil al achizitorului.

  • Operatorul economic nu va publica articole referitoare la obiectul contractului, nu va face referire la acesta în cursul executării altor contracte pentru terţi şi nu va divulga nici o informaţie furnizată de achizitor, fără acordul scris prealabil al acestuia.

  • Orice rezultate ori drepturi, inclusiv drepturi de autor sau alte drepturi de proprietate intelectuală ori industrială, dobândite în executarea contractului vor fi proprietatea exclusivă a achizitorului, care le va putea utiliza, publica, cesiona ori transfera aşa cum va considera de cuviinţă, fără limitare geografică ori de altă natură, cu excepţia situaţiilor în care există deja asemenea drepturi de proprietate intelectuală ori industrială.

  1. Oferta va cuprinde obligatoriu descrierea modalității de îndeplinire a cerințelor prezentului caiet de sarcini.

  2. Toate activitățile vor fi realizate cu aprobarea prealabilă a reprezentanților Oficiului Național Registrului Comerțului.

  3. Omisiunea sau neîndeplinirea corespunzătoare a oricăreia dintre cerințele prezentului caiet de xxxxxxx va duce la respingerea ofertei ca neconformă. De asemenea, un simplu răspuns (afirmație) de confirmare din partea operatorului economic cu privire la respectarea cerințelor din caietul de sarcini, fără precizarea exactă a modalității de îndeplinire, va conduce la respingerea ofertei. În acest sens se solicită din partea ofertanţilor și intră în răspunderea acestora prezentarea dovezilor concrete în sprijinul oricăror afirmații care se pot încadra în categoria exemplului anterior menționat.



AUTORITATEA CONTRACTANTĂ

20


Document Metadata

Filed: March 13th, 2023