Contract
ORGANISMUL INTERMEDIAR REGIONAL PENTRU PROGRAMUL OPERAȚIONAL SECTORIAL PENTRU DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE REGIUNEA SUD MUNTENIA |
|
SPECIFICAȚII TEHNICE
DENUMIRE SERVICIU: servicii organizare eveniment, cod CPV 79952000-2
Autoritatea contractantă achiziționează servicii de organizare eveniment pentru cea de-a doua reuniune a comitetului de monitorizare pentru POCU 2014-2020.
Perioada evenimentului: 25.11.2019 – 27.11.2019.
Locația evenimentului: Sinaia, jud. Prahova.
PRINCIPALELE SERVICIILE CE SE VOR PRESTA
Organizare reuniune Comitet de Monitorizare POCU în zilele de 25-27.11.2019 |
||
Nr. |
Descriere servicii |
Cantitate |
1 |
Servicii catering pauza de cafea |
|
|
pauză de cafea |
Z1: 1x40 pers Z2: 2x70 pers |
2 |
Servicii de interpretariat, sistem sonorizare și echipament de traducere, servicii înregistrare audio |
|
|
servicii de interpretariat |
Z1: 2 pers Z2: 2 pers |
|
cabină și instalație de traducere, sistem sonorizare, pachet AV, min 42 microfoane asigurarea înregistrării audio a reuniunii |
Z1: 1 buc Z2: 1 buc 840 min |
3 |
Chirie sală, amenajare sală și personal tehnic |
|
|
chirie sală amenajată pentru întâlnire, dotată cu laptop şi telecomandă, videoproiector, ecran de proiecție și laser pointer |
Z1: 1 sală cap. 40 pers Z2: 1 sală cap. 70 pers |
|
personal tehnic pentru amenajarea sălii și supervizarea tehnică a evenimentului |
Z1: 1 pers Z2: 1 pers |
4 |
Servicii cazare |
|
|
Cazare |
Z1: 65 pers Z2: 65 pers |
5 |
Servicii asigurare masă |
|
|
prânz |
Z1: 40 pers Z2: 70 pers |
|
cină |
Z1: 70 pers Z2: 70 pers |
6 |
Servicii de transport (microbuz/autocar)
|
Tur: 25 pers București-Sinaia Retur: 25 pers Sinaia-Ploiești-București |
7 |
Decont transport |
|
|
Decont transport participanți (combustibil și/sau bilete călătorie) |
decont în limita a 4.500 lei fără TVA |
8 |
Materiale personalizate organizare eveniment |
70 seturi |
Z = ziua
DETALIEREA SERVICIILOR
1. Servicii catering pauză de cafea
În sala în care se desfășoară evenimentul, în ambele zile se va asigura pe mese, în funcție de numărul de participanți (ziua 1 cu 40 participanți și ziua 2 cu 70 participanți), apă minerală (1 sticlă de 0,5 l pentru fiecare participant) și apă plată (1 sticlă de 0,5 l pentru fiecare participant) și pahare.
În ziua 1 va fi 1 pauză de cafea pentru 40 participanți, în ziua 2 vor fi 2 pauze de cafea pentru 70 participanți.
a) cafea simplă, cafea decofeinizată, ceai, minim 150 ml/persoană din fiecare produs enumerat, lapte pentru cafea, zahăr alb/brun și îndulcitor;
b) apă minerală (1 sticlă de 0,5 l pentru fiecare participant) și apă plată (1 sticlă de 0,5 l pentru fiecare participant), sucuri naturale (minim 200 ml/persoană);
c) mix de produse de cofetărie și patiserie (dulci și sărate), fructe proaspete, mini sandvișuri (minim 100 g/persoană/pauză).
Se vor asigura accesorii de servire pentru pauzele de cafea (pahare, ceșcuțe de cafea, platouri, farfurii, șervețele, lingurițe, etc), fețe de masă și recipiente pentru păstrarea la cald a cafelei și apei pentru ceai.
2. Servicii de interpretariat, sistem sonorizare și echipament de traducere, asigurare înregistrare audio
servicii de interpretariat simultan în sala de organizare a evenimentului, de către 2 traducători specializați şi cu experiență în domeniul traducerilor pe tematica fondurilor structurale/fonduri externe nerambursabile, din limba engleză în limba română și din limba română în limba engleză. Ofertanții vor lua în considerare pentru prestarea serviciilor de interpretariat pentru traducători o durată totală a evenimentului de 14 ore în ambele zile (6 ore ziua 1 și 8 ore ziua 2);
1 cabină de traducere la cască izolată fonic cu 2 console pentru 2 interpreți, pentru 2 zile;
instalație: căști şi receptoare pentru traducere simultană română – engleză/ engleză – română pentru 70 de persoane;
instalație de sonorizare și înregistrare audio: sistem audio, cu 40 de microfoane fixe și 2 mobile, după cum urmează: 12 microfoane fixe pentru masa/zona de prezidiu, care vor fi amplasate în dreptul fiecărui participant și 28 de microfoane fixe care vor fi amplasate pe mesele/zonele laterale, câte 1 microfon la 2 participanți. Totodată, vor fi puse la dispoziție 2 microfoane mobile pentru intervenții din sală;
servicii de înregistrare audio - înregistrarea se va face în format mp3 pe toată durata evenimentului, cu predare pe memory stick după finalizarea evenimentului către Beneficiarul final. Durata evenimentului va fi de 2 zile cu o durată totală de 14 ore (6 ore ziua 1 și 8 ore ziua 2).
3. Chirie sală, amenajare sală și personal tehnic
Sala va fi situată în aceeași locație unde vor fi cazați participanții, de preferat, în zona centrală a localității, cu o capacitate de cel puțin 40 de persoane în ziua 1 și cel puțin 70 de persoane în ziua 2. Clădirea și sala de conferință trebuie să asigure accesul adecvat pentru persoanele cu dizabilități. Mobilierul în sala de conferință trebuie să fie modular și amplasat în formă de U. Masa/zona de prezidiu va fi amenajată pentru un număr aproximativ 12 persoane.
Sala de conferință va fi indicată și marcată corespunzător, cu numele evenimentului și respectând elementele de identitate vizuală (Manualul de Identitate Vizuală pentru Instrumentele Structurale în România 2014-2020).
Xxxxxxx trebuie să fie generos și să permită existența unor spații între scaunele de la masă și a unui culoar de trecere de aproximativ un metru între scaunele de la masă și scaunele aranjate în afara mesei (sala trebuie să permită amplasarea de scaune suplimentare în afara aranjamentului principal de mese).
Se vor asigura următoarele servicii: amenajare sală, dotarea sălii cu instalație de sonorizare și microfoane fixe/mobile, flipchart, laptop, videoproiector, ecran de proiecție, telecomanda și laser pointer. Ecranul de proiecție va fi amplasat astfel încât să nu afecteze autonomia persoanelor de la masa, păstrându-se o distantă corespunzătoare între zona de proiecție și persoanele așezate la masă.
Sala de conferințe nu va avea stâlpi interiori care pot îngusta/limita vizibilitatea directă. Foaierul pentru înregistrarea participanților va fi în imediata apropiere a sălii de conferințe, astfel încât acesta să permită intrarea direct în sala de conferință. Întreaga arie de conferință trebuie să fie prevăzută cu acces la internet wireless, gratuit pentru toți participanții, sala va fi izolată fonic, dotată cu aer condiționat și iluminare corespunzătoare. Se va asigura accesul la telefon şi fax, imprimantă, copiator. Nu se acceptă săli situate la subsol / demisol și fără posibilitate de aerisire naturală.
Se va asigura un spațiu de recepție adecvat pentru primirea și înregistrarea participanților (amplasarea într-o locație separată de sala de desfășurare a reuniunii a minimum 2 mese unde vor fi disponibile listele participanților la reuniune pentru înregistrare și semnare).
Se va realiza un portofoliu de fotografii cu instantanee de pe parcursul desfășurării reuniunii, în ambele zile (maxim 50 fotografii) și care va fi pus la dispoziția Beneficiarului final pe suport electronic (memory stick/CD). Numai Beneficiarul final va avea dreptul de modificare, compilare și/sau redifuzare a tuturor materialelor, inclusiv, dar fără a se limita la cele foto, audio și video.
Prestatorul va asigura pe durata desfășurării evenimentului, 1 persoană care să se asigure de buna desfășurare a evenimentului, supervizare tehnică.
4. Servicii cazare
Prestatorul va asigura servicii de rezervare cazare pentru perioada 25-27.11.2019 pentru 5 persoane, camere single, în aceeași locație unde vor fi cazați toți participanții.
Prestatorul va asigura cazarea pentru participanții din afara locului de desfășurare a evenimentului: 65 persoane x 2 nopți.
Prestatorul se va asigura cu privire la următoarele facilitați privind cazarea: camere igienizate corespunzător, sistem de încălzire / răcire corespunzător, apă caldă permanent, facilități pentru persoane cu dizabilități, cablu TV, cazarea participanților se va face în regim single cu mic dejun inclus în sistem de bufet suedez.
5. Servicii asigurare masă
Servicii pentru pauza de prânz (1 masă de prânz x 40 de participanți în ziua 1 și 1 masă de prânz x 70 de participanți în ziua 2). Prânzurile vor conține:
a) bufet rece și cald (minim 400 gr/porție), pâine, inclusiv recipiente pentru sare/piper/ulei/oțet:
- ciorbe/supe/antreuri
- preparate din carne – porc, pui, vită, pește
- produse vegetariene
- garnituri – cartofi, orez, legume, ciuperci, etc.
- salate diverse.
b) apă minerală (1 sticlă de 0,5 l pentru fiecare participant) și apă plată (1 sticlă de 0,5 l pentru fiecare participant).
c) desert (minim 150 gr/porție).
Se vor asigura următoarele:
• accesorii de servire pentru masa de prânz (pahare, platouri, farfurii, șervețele, tacâmuri, etc) și recipiente pentru păstrarea la cald a preparatelor;
• prelungitoare/alte dispozitive considerate necesare pentru buna funcționare a recipientelor pentru păstrarea la cald a preparatelor;
• personal pentru a asigura serviciul (chelneri), conform necesităților serviciilor de masă.
Servicii pentru cină (1 masă de cină x 70 de participanți în ziua 1 și 1 masă de cină x 70 de participanți în ziua 2). Cina va conține:
a) bufet rece și cald (minim 400 gr/porție), pâine, inclusiv recipiente pentru sare/piper/ulei/oțet;
- antreuri
- preparate din carne – porc, pui, vită, pește
- produse vegetariene
- garnituri - cartofi, orez, legume, ciuperci etc.
- salate diverse.
b) apă minerală (1 sticlă de 0,5 l pentru fiecare participant) și apă plată (1 sticlă de 0,5 l pentru fiecare participant).
c) desert (minim 150 gr).
Se vor asigura următoarele:
• accesorii de servire pentru masa de cină (pahare, platouri, farfurii, șervețele, tacâmuri, etc) și recipiente pentru păstrarea la cald a preparatelor;
• prelungitoare/alte dispozitive considerate necesare pentru buna funcționare a recipientelor pentru păstrarea la cald a preparatelor;
• personal pentru a asigura serviciul (chelneri), conform necesităților serviciilor de masă.
6. Servicii de transport (microbuz/autocar)
Se vor asigura servicii de transport cu microbuz/autocar dus-întors pentru pentru aproximativ 25 persoane după cum urmează:
tur: 25.11.2019 București – Sinaia
retur: 27.11.2019 Sinaia – Ploiești (staționare aproximativ 2-3 ore) – București.
Locațiile de plecare, precum și orele exacte de plecare se vor stabili cu autoritatea contractantă anterior desfășurării evenimentului.
7. Decont transport participanți
Se va asigura decontarea transportului (combustibil și/sau bilete călătorie) pentru participanții din afara locului de desfășurare a evenimentului, cu respectarea Hotărârii nr. 714 din 13 septembrie 2018, cu modificările și completările ulterioare, în limita a 4.500 lei fără TVA.
8. Materiale personalizate organizare eveniment
Elementele de identitate vizuală și culorile folosite pentru personalizarea tuturor materialelor vor fi în conformitate cu Manualul de Identitate Vizuală pentru Instrumentele Structurale în România 2014-2020.
Vor fi maxim 70 seturi cu materiale personalizate. Fiecare set va cuprinde:
mapă A4, pix, foi A4 veline 5 buc
căști telefon fără fir, tip in ear, conectare bluetooth, compatibilitate universală
calendar birou 2020, imagini color, cu notițe repoziționabile
agendă format A5, nedatată, copertă piele ecologică
umbrelă mică, pentru poșetă, antivânt, culoare albastru
sacoșă de pânză/ in.
Detaliile cu privire la inscripționarea materialelor promoționale vor fi stabilite de comun acord la semnarea contractului de servicii.
ALTE SPECIFICAȚII
a. În vederea finalizării achiziției, oferta va fi încărcată în SICAP respectând specificațiile tehnice prezente;
b. Pentru serviciile de organizare eveniment, așa cum sunt detaliate mai sus, se va oferta prețul total și detalierea acestuia conform anexei la formularul de ofertă;
c. Se vor menționa explicit locațiile propuse pentru desfășurarea evenimentului;
d. În procesul de analiză a ofertelor, Autoritatea Contractantă își rezervă dreptul de a solicita mostre de materiale promoționale;
e. Prestatorul se obligă să presteze activitățile contractuale cu maximă responsabilitate, folosind personal competent pentru acest tip de activități;
f. Prestatorul trebuie să aibă capacitatea de exercitare a activității profesionale, respectiv o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, din care să reiasă că este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului (codul/codurilerile CAEN să corespundă cu obiectul contractului);
g. Pentru serviciile necesare organizării pauzelor (pauză de cafea, prânz, cină), precum și pentru serviciile de cazare, decont combustibil va fi achitată contravaloarea serviciilor efectiv prestate, aferente participanților în baza listei de prezență semnată în original și a aprobării Procesului verbal de predare-primire cantitativă și calitativă, nu pe baza estimărilor inițiale realizate de Autoritatea contractantă.
MODALITĂŢI DE PLATĂ
Plata se va face prin ordin de plată din contul Organismului Intermediar Regional pentru Programul Operațional Sectorial Publice pentru Dezvoltarea Resurselor Umane Regiunea Sud Muntenia deschis la Trezoreria Călărași, în termen de maxim 30 zile de la primirea facturii fiscale detaliate, în original, în cont deschis la Trezorerie.
Strada Portului nr. 2A, Călărași
tel.0000 000 000, 0000 000 000, fax: 0000 000 000, E-mail:xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx, web: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
Operator de date cu caracter personal înregistrat la A.N.S.P.D.C.P. sub nr.16498/2010