NOTĂ DE INFORMARE
NOTĂ DE INFORMARE
PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL PARTENERI CONTRACTUALI
TH TRUCKS S.R.L, cu sediul în loc. Gilau, str. Principală, nr. 1333, jud. Cluj, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr.J12/2088/1997, având cod fiscal RO 0000000, nr. telefon 0000000000, adresa de e-mail: xxxxxx@xxxxxxxx.xx, în calitate de Operator, prin prezenta vă informează pe d-voastră, persoana vizată, în calitatea de reprezentant/ persoană de contact/ angajat al unui partener contractual, despre modul în care prelucrăm datele cu caracter personal și drepturile pe care le aveți în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit în continuare GDPR) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale.
Operatorul a numit un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO) care poate fi contactat la adresa de e-mail xxx@xxxxxxxx.xx, telefonic la nr. 0732669202 sau în scris la adresa sediului TH TRUCKS, cu mențiunea “în atenția DPO”, în cazul în care aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la modul în care prelucrăm datele dvs. cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor conferite de GDPR.
Scopul prelucrării datelor cu caracter personal
TH TRUCKS colectează datele dvs. cu caracter personal numai în măsura în care sunt necesare și proporționale îndeplinirii unui scop precis, determinat, având în vedere calitatea de reprezentant legal sau convențional/ persoană de contact/ colaborator/ angajat sau altă persoană fizică desemnată de către partenerul contractual persoană juridică.
Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în scopuri determinate și legitime care includ, dar nu se limitează la următoarele:
- negocierea, încheierea și derularea raporturilor contractuale
- menținerea relațiilor de afaceri cu compania din care faceți parte
- asigurarea pazei și protecției bunurilor și a persoanelor aflate în incinta societății prin utilizarea unui sistem de supraveghere video la punctele de acces în incinte
- constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță
- respectarea unor cerințe legale, cum ar fi cele de natură fiscală sau de arhivare.
Operatorul nu va utiliza datele dvs. cu caracter personal în alte scopuri care nu sunt compatibile cu scopul initial, declarant. În cazul în care Operatorul va dori să prelucreze datele dvs. cu caracter personal într-un alt scop decât cel pentru care acestea au fost colectate, înainte de această prelucrare veți fi informat în privința scopului și vi se vor oferi toate informațiile relevante.
Temeiul legal al prelucrării datelor cu caracter personal
Conform art. 6 din GDPR temeiul juridic al prelucrării datelor dvs cu caracter personal este:
executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract
îndeplinirea unei obligații legale care îi revine Operatorului
protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice
urmărirea intereselor legitime urmărite de Operator.
Atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal se bazează pe interesul legitim (ex. monitorizarea prin camere de supraveghere video) TH TRUCKS va efectua un test de echilibrare (analiză a interesului legitim) prin intermediul căruia sunt puse în balanță interesele persoanei vizate și interesul Operatorului iar prelucrarea va fi efectuată doar în situația în care interesele TH TRUCKS primează asupra drepturilor și intereselor persoanei vizate.
Sursa datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt colectate direct de la dvs. sau sunt transmise către Operator, la inițierea relațiilor contractuale și pe parcursul derulării acestora, de către partenerul contractual.
Date sau categorii de date cu caracter personal prelucrate
Date cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică, care o identifică sau care poate duce la identificarea acesteia.
În funcție de scopurile asociate prelucrării, Operatorul prelucrează de la d-voastră, persoana vizată, următoarele date sau categorii de date:
- date de identitate (nume și prenume, serie și nr. act de identitate, alte date aflate în documentele de identitate)
- date de contact (adresă de domiciliu, adresă de corespondență, adresă e-mail, nr de telefon)
- date legate de profesie, calitatea de reprezentant al unei persoane juridice (calificare, funcție, locul de muncă)
- semnătura olografică sau electronică
- imagine foto/video sau voce aferentă înregistrărilor de la evenimente organizate de societate
- date aferente monitorizării video a spațiilor și incintelor TH TRUCKS ( imagine foto/video, nr. de înmatriculare auto) atunci când ne vizitați.
Au fost implementate măsuri tehnice și organizatorice pentru prelucrarea în siguranță a datelor cu caracter personal a tuturor persoanelor vizate.
Destinatari sau categorii de destinatari ai datelor cu caracter personal
Datele d-voastră sunt destinate utilizării de către TH TRUCKS, în calitatea sa de Operator de date cu caracter personal, în scopurile menționate anterior. În anumite situații, atunci când e cazul și respectând legislația aplicabilă, putem dezvălui date cu caracter personal partenerilor de afaceri din grup, firmelor de audit, instanțelor de judecată, organe de investigare și control, firme de asigurare, bănci și instituții financiare, firme de curierat.
Transfer de date cu caracter personal către o țară terță sau organizație internațională
Ca regulă, nu vom transfera datele dumneavoastră cu caracter personal către un stat terț (din afara Spațiului Economic European) sau organizații internaționale. În situații de excepție și dacă este necesar, transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal se va face doar cu aplicarea unor măsuri de protecție adecvate conform prevederilor legale specifice în materia protecției datelor cu caracter personal și cu informarea dumneavoastră corespunzătoare.
Proces decizional automatizat. Crearea de profiluri
TH TRUCKS nu ia decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produc efecte juridice în privința dumneavoastră sau care vă afectează semnificativ.
Perioada de stocare a datelor cu caracter personal
Operatorul a implementat politici și proceduri pentru a se asigura că datele cu caracter personal sunt exacte și actualizate
având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate și nu sunt stocate mai mult timp decât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor în care au fost colectate. În Nomenclatorul Arhivistic al TH TRUCKS sunt prevăzute perioadele de stocare/arhivare a documentelor ce conțin datele dvs. cu caracter personal. Astfel, de exemplu, stocăm datele cu caracter personal pe o perioadă de:
- 30 de zile în cazul monitorizării video în scopul asigurării pazei și protecției bunurilor și persoanelor;
- 2 ani pentru datele prelucrate prin registrul de poartă; pentru dosare evenimente
- 10 ani pentru facturi de la furnizori/ ordine de compensare/ procese verbale de custodie;
- 3 ani de la data încetării relațiilor/ ultimul contact dintre Operator și persoana vizată în absența unor cerințe legale, reglementare sau contractuale specifice.
Drepturile persoanei vizate și modul de exercitare al acestora, termenul de răspuns la solicitări
În contextul prelucrării de către TH TRUCKS SRL a datelor d-voastră cu caracter personal, oricărei persoane vizate îi este garantată exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, respectiv:
1. Dreptul la informare și acces la datele cu caracter personal – Persoana vizată poate obține din partea Operatorului o confirmare că se prelucreză sau nu date cu caracter personal care o privesc iar în caz afirmativ acces la datele respective precum și informații privind specificul prelucrării cum ar fi: scopul, categoriile de date prelucrate, destinatarii datelor, perioada de stocare, sursa datelor, existența unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri, existența drepturilor. Acest drept permite persoanei vizate să obțină gratuit o copie a datelor cu caracter personal prelucrate, însa fără a aduce atingere drepturilor și libertăților altora.
2. Dreptul la rectificare - Persoana vizată poate solicita Operatorului să modifice datele incorecte care o privesc sau, după caz, să completeze datele care sunt incomplete sau inexacte.
3. Dreptul la ștergerea datelor – Persoana vizată poate solicita ștergerea datelor cu caracter personal atunci când:
acestea nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor în care au fost colectate sau prelucrate
a fost retras consimțământul pe baza căruia are loc prelucrarea și nu există nici un alt temei juridic pentru prelucrare
datele personale sunt prelucrate contrar legii
4. Dreptul la retragerea consimțământului – Persoana vizată își poate retrage oricând consimțământul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal atunci când temeiul juridic al prelucrării este consimțământul. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor realizate anterior acestui moment.
5. Dreptul la restricționarea prelucrării – Persoana vizată poate solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal dacă:
contestă corectitudinea datelor cu caracter personal prelucrate, pentru o perioadă care permite Operatorului să verifice exactitatea datelor în cauză,
prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor,
datele nu mai sunt necesare prelucrării, dar persoana vizată le solicită pentru o actiune în instanță.
6. Dreptul la opoziție și procesul decizional automatizat, inclusiv creare de profiluri – Persoana vizată se poate opune în orice moment prelucrărilor în scop de marketing direct, a unei decizii bazate exclusive pe prelucrare automata inclusiv creare de profiluri, precum și a prelucrărilor bazate pe interesul legitim al TH TRUCKS.
7. Dreptul la portabilitatea datelor – Persoana vizată poate solicita, în condițiile legii, ca datele sale cu caracter personal furnizate TH TRUCKS să fie transmise altui operator, acolo unde acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.
8. Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter
Personal ( ANSPDCP) – Persoana vizată, în cazul în care consideră că i-au fost încălcate drepturile, poate depune o plângere la ANSPDCP accesând site-ul web xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx sau la adresa: B-dul G-ral. Xxxxxxxx Xxxxxxx 28-30,Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania
Telefon: x00.000.000.000/ x00.000.000.000; E-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
Drepturile prevazute de GDPR vi le puteți exercita adresându-ne o cerere scrisă, semnată și datată
trimisă prin e-mail la adresa: xxx@xxxxxxxx.xx sau
trimisă prin postă, într-un plic sigilat, la adresa sediului TH TRUCKS din loc. Gilău, str. Principală, nr.1333, jud.
Cluj, cu mențiunea “în atenția DPO”.
Pentru a facilita exercitarea drepturilor d-voastră, vă punem la dispoziție modele de cereri în secțiunea Declarație privind protecția datelor de pe site-ul xxx.xxxxxxxx.xx sau la ghișeele recepție clienți din punctele de lucru ale TH TRUCKS.
Drepturile enumerate mai sus nu sunt absolute, există excepții, de aceea fiecare cerere primită va fi analizată astfel încât să decidem dacă cererea d-voastră este întemeiată sau nu. Dacă cererea este neîntemeiată, o vom respinge însă veți fi informați despre motivul refuzului și asupra dreptului de a depune o plângere la ANSPDCP și/sau de vă adresa justiției. Răspunsul la cererea d-voastră va fi formulat în cel mult 30 de zile de la primirea acesteia. În funcție de diferite aspecte, atunci când este necesar, acest termen poate fi prelungit cu două luni însă TH TRUCKS va informa persoana vizată cu privire la o astfel de prelungire și va preciza motivele întârzierii.
Pentru o protecție reală și efectivă a persoanelor privind prelucrarea datelor cu caracter personal, Operatorul aplică toate măsurile rezonabile pentru a verifica identitatea persoanei vizate care solicită accesul la datele care o privesc. Atunci când există îndoieli întemeiate cu privire la identitatea persoanei fizice care înaintează cererea, TH TRUCKS poate solicita furnizarea de informații suplimentare și s-ar putea să vi se ceară să furnizați copia unui document care să ne ajute să vă verificăm identitatea.Utilizarea informațiilor din documentul d-voastră de identificare (ex. carte de identitate, pașaport) este strict limitată și anume, datele vor fi folosite numai pentru a vă verifica identitatea și nu vor fi stocate mai mult decât este necesar acestui scop.