STRUCTURA FISIERELOR IN FORMAT ELECTRONIC
STRUCTURA FISIERELOR IN FORMAT ELECTRONIC
ACTE NECESARE ÎN VEDEREA ÎNCHEIERII CONTRACTULUI DE FURNIZARE DE SERVICII MEDICALE PARACLINICE
(ANALIZE DE LABORATOR, RADIOLOGIE IMAGISTICA MEDICALA)
2023
01 CERERE INTRARE IN CONTRACT – FOLDER
cerere pentru intrare in relatie contractuala – document scanat în format pdf
02 DECLARAȚII – FOLDER
01 declaratie contract model anexa 18A, cu privire la contractele încheiate cu casele de asigurari de sanatate (conform modelului de pe site-ul CAS MURES) – document scanat în format pdf
02 declaratie raport contractual – declarația pe propria răspundere a reprezentantului legal referitoare la faptul că furnizorul de servicii medicale paraclinice nu a încheiat sau nu va încheia pe parcursul derulării raporturilor contractuale cu casa de asigurări de săntate contracte, convenții sau alte tipuri de înțelegericu alți furnizori care se află în relații contractuale cu casa de asigurări de sănătate sau în cadrul aceluiași furnizor în scopul obținerii de către aceștia / personalul care își desfășoară activitatea la aceștia de foloase/ beneficii de orice natură, care să fie în legătură cu obiectul contractelorîncheiate cu casa de asigurări de sănătate – document scanat în format pdf
03 declaratie semnare documente – declarația reprezentantului legal al furnizorului de servicii medicale privind persoana desemnată de acesta pentru relaţia cu CAS MURES si privind semnarea electronica a tuturor documentelor ce se depun numai in format electronic, însoţită de o imputernicire legalizată, daca este cazul (conform modelului de pe site-ul CAS MURES)– document scanat în format pdf
04 declaratie reactivi – declarație pe proprie răspundere a reprezentantului legal referitoare la faptul că unitatea utilizează reactivi care au declaraţii de conformitate CE emise de producători şi că practică o evidenţă de gestiune cantitativ-valorică corectă şi la zi pentru reactivi, pe toată durata derulării contractului (conform modelului de pe site-ul CAS MURES, doar pentru furnizorii de laborator analize medicale) – document scanat în format pdf
05 declarație evaluare - declarație pe proprie răspundere a reprezentantului legal referitoare la faptul că, de la data ultimei evaluări, nu au intervenit modificări ale condițiilor care au stat la baza evaluării – document scanat în format pdf
06 informatii publice - adresa poştă electronică, nume persoana de contact si telefon persoana de contact (date de contact ale furnizorului privind accesul la informatii publice, date ce vor putea fi accesate de pe site-ul xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxx) – document scanat în format pdf
03 DOCUMENTELE LABORATORULUI – FOLDER
01 dovada de evaluare a furnizorului, în termen de valabilitate la data contractării, pentru laborator / punct de lucru, dupa caz– document scanat în format pdf, documentul prin care se face dovada acreditării/inscrierii în procesul de acreditare (ANMCS)- document scanat în format pdf
02 contul deschis la Trezoreria Statului sau la bancă furnizorului – document scanat în format pdf
03 CUI codul de înregistrare fiscala furnizorului – document scanat în format pdf
04 ASM dovada de raspundere civila in domeniul medical furnizorului – document scanat în format pdf
05 programul de activitate al laboratorului / punctului de lucru, dupa caz – document scanat în format pdf
06 autorizatie sanitara de functionare, pentru fiecare punct extern de recoltare / punct de lucru – document scanat în format pdf
07 autorizatia transport probe biologice recoltate în punctele externe de recoltare – document scanat în format pdf
08 detinerea mijloacelor de transport auto individualizate și care sunt utilizate numai pentru activitatea sus-mentionata – document scanat în format pdf
09 dovada de acreditare sau de înscriere în procesul de acreditare a furnizorului, precum și a punctului/punctelor de lucru secundar, după caz, pentru furnizorii care au această abligație conform prevederilor legale în vigoare, la data încheierii contractului, cu obligația furnizorului de a o reînnoi pe toată perioada derulării contractului– document scanat în format pdf
04 EVALUAREA CAPACITATII RESURSELOR TEHNICE – FOLDER
01 lista aparatelor utilizate* pentru efectuarea serviciilor medicale paraclinice ce vor face obiectul contractului (model de pe site) – document scanat în format pdf și în format electronic Excel
02 criterii analize laborator 2023* – tabel cu aparatele / echipamentele din dotare (model de pe site) – document scanat în format pdf și în format electronic Excel
03 criterii radiologie 2023* – tabel cu aparatele / echipamentele din dotare (model de pe site) – document scanat în format pdf și în format electronic Excel
* - documentele solicitate în cadrul acestui folder se vor întocmi în format electronic Excel (conform modelului de pe site-ul CAS Mureș) se vor tipări, se vor scana și se vor transmite atât în format excel (nesemnat electronic) cât si scanat (semnat electronic)
DOCUMENTE APARATURĂ LABORATOR (inclusiv Anatomie Patologică, după caz) – SUBFOLDER
01 (domeniu) (nume aparat)* (ex. 01 morfologie Pentra 80), cu următoarele documente în cuprins, în ordine – SUBFOLDER
fişa tehnică vizată de producator/ distribuitor autorizat/ furnizor de service autorizat a fiecărui aparat din care să reiasă seria si numarul aparatului, anul fabricaţiei/ anul refurbisarii, capacitatea de lucru, meniul de teste; aparatele din categoria histopatologie se vor puncta numai daca exista compartimentul de histopatologie mentionat pe decizia de evaluare si autorizatia sanitara de functionare, aferent punctului de lucru respectiv; – document scanat în format pdf
pentru aparatele refurbisate - declaratie de conformitate pentru seria aparatului refurbisat din care sa reiasa data reconditionarii (refurbisarii), emisa de producator – document scanat în format pdf
document privind modalitatea de detinere (contractul cumpărare, contractul de comodat si actele aditionale de prelungirea contractului/inchiriere/leasing, factura, etc.) – document scanat în format pdf
declaratia de conformitate CE pentru tipul aparatului, emis conform prevederilor legale in vigoare – document scanat în format pdf
avizul de utilizare, emis de ANMDM, pentru aparatura second hand din dotare – document scanat în format pdf
certificatul de garanție, pentru aparatele aparatele aflate în garanție; pentru aparatele care ies din garantie pe parcursul derularii contractului de furnizare de servicii medicale, furnizorii sunt obligati sa prezinte contract de service anterior expirarii perioadei de garantie – document scanat în format pdf
contract de service, care sa includa verificarile periodice conform normelor producatorului aparatului, încheiat cu un furnizor avizat de Ministerul Sanatatii / Agentia Nationala a Medicamentelor si a Dispozitivelor Medicale, conform prevederilor legale în vigoare, pentru aparatele iesite din perioada de garantie si valabil pe perioada de derulare a contractului de furnizare de servicii medicale – document scanat în format pdf
avizul Ministerul Sanatatii / Agentia Nationala a Medicamentelor si a Dispozitivelor Medicale pentru furnizorul de service – document scanat în format pdf
documente prin care producătorul de aparatură de laborator, reactivi și consumabile, certifică respectarea standardului SR EN ISO 13485:2003 sau SR EN ISO 13485 dintr-un an ulterior anului 2003 pentu toate aparatele, reactivii și consumabile utilizate pentru serviciile medicale paraclinice ce fac obiectul contractului încheiat cu casa de asigurări de sănătate – document scanat în format pdf
02 (domeniu) (nume aparat)* (ex. 02 hemostaza Coatrom M1), ș.a.m.d. – document SUBFOLDER
* pentru fiecare aparat / echipament declarat în tabelele se întocmește un FOLDER ce contine, în ordine, toate documentele solicitate.
DOCUMENTE APARATURĂ RADIOLOGIE – SUBFOLDER
01 (domeniu) (nume aparat)* (ex. 01 radiografie Brivo), cu următoarele documente în cuprins, în ordine – SUBFOLDER:
fişa tehnică eliberata de producator/distribuitor autorizat/firma de service autorizata a fiecărui aparat din care să reiasă seria si numarul aparatului, anul fabricaţiei/ anul refurbisarii, (pentru aparatele de radiologie seria, numarul si anul fabricatiei sunt cele din autorizatia CNCAN), caracteristicile aparatului – document scanat în format pdf
pentru aparatele refurbisate - declaratie de conformitate pentru seria aparatului refurbisat din care sa reiasa data reconditionarii (refurbisarii), emisă de producator – document scanat în format pdf
document privind modalitatea de detinere (contractul cumpărare/inchiriere/leasing, factura, etc) pentru fiecare aparat, dar si pentru accesoriile detinute (printer, injector, developator, aplicaţii software instalate pe computerul tomograf/RMN, antenă instalată, etc.) conform tabel capacitate tehnica radiologie – document scanat în format pdf
avizul de utilizare şi/sau buletinul de verificare periodică, emise conform prevederilor legale în vigoare, pentru aparatura din dotare (eliberate de ANMDM, la 2 sau 3 ani, după caz, de la iesirea din perioada de garantie) – document scanat în format pdf
declaratia de conformitate CE pentru tipul de aparat, emise conform prevederilor legale in vigoare, pentru aparatura din dotare, dupa caz – document scanat în format pdf
certificatul de garanție, pentru aparatele aparatele aflate în garanție; pentru aparatele care ies din garantie pe parcursul derularii contractului de furnizare de servicii medicale, furnizorii sunt obligati sa prezinte contract de service anterior expirarii perioadei de garantie – document scanat în format pdf
contract de service, care sa includa verificarile periodice conform normelor producatorului aparatului, încheiat cu un furnizor avizat de Ministerul Sanatatii sau Agentia Nationala a Medicamentului si a Dispozitivelor Medicale sau CNCAN, după caz, conform prevederilor legale în vigoare, pentru aparatele iesite din perioada de garantie si valabil pe perioada de derulare a contractului de furnizare de servicii medicale – document scanat în format pdf
avizul Ministerul Sanatatii / Agentia Nationala a Medicamentelor si a Dispozitivelor Medicale pentru furnizorul de service – document scanat
autorizatie utilizare CNCAN, valabila, pentru fiecare aparat de radiologie-imagistica medicala (cu exceptia celor destinate efectuarii investigatiilor de la pct. 26-41 și 99-110, din anexa 17 la norme) – document scanat în format pdf
02 (domeniu) (nume aparat)* (ex. 02 CT Optima), ș.a.m.d. – SUBFOLDER
* pentru fiecare aparat / echipament declarat în tabelele se întocmește un FOLDER ce contine, în ordine, toate documentele solicitate.
05 LOGISTICA – FOLDER *
01 dovada detinerii software dedicat activitatii de laborator analize medicale – document scanat în format pdf
02 fisa tehnica software laborator analize medicale– document scanat în format pdf
03 website printscreen laborator analize medicale, care se documenteaza toate elementele ce punctează în cadrul acestui criteriu – document scanat în format pdf
Pentru furnizorii de servicii de radiologie-imagistică medicală se vor transmite documentele ce fac dovada detinerii:
- retea de trasnmisie imagini interne RIS – document scanat în format pdf
- trasnmisie de imagini in perimetrul limitrof si la distanta PACS – document scanat în format pdf
* pentru laboratoarele de analize medicale cu mai multe puncte de lucru, se duplică folder-ul pentru fiecare punct de lucru.
06 EVALUAREA CAPACITATII RESURSELOR UMANE – FOLDER
01 tabel cu personalul medico-sanitar* model anexa 18A, pentru furnizorii de servicii medicale paraclinice analize medicale de laborator – document scanat în format pdf și în format electronic Excel
02 tabel cu personalul medico-sanitar* model anexa 18B, pentru furnizorii de servicii medicale paraclinice de radiologie-imagistică medicală – document scanat în format pdf și în format electronic Excel
* - documentele solicitate în cadrul acestui folder se vor întocmi în format electronic Excel (conform modelului de pe site-ul CAS Mureș) se vor tipări, se vor scana și se vor transmite atât în format excel (nesemnat electronic) cât si scanat (semnat electronic).
DOCUMENTE PERSONAL – SUBFOLDER
Medic (nume)* (ex. medic Xxxxxxx Xxx), cu următoarele documente: certificat de membru al organizatie profesionale (CMR) vizat în termen, document ce atesta gradul profesional, declarație program (model Anexa 45), avizul DSP Mureș pentru continuarea activității peste vârsta legală de pensionare – document scanat în format pdf
Asistent (nume)* (ex. asistent Xxxxxxx Xxx), specializare asistent medical de laborator, cu următoarele documente: certificat de membru al organizatie profesionale (OAMGMAMR) vizat în termen, document ce atesta nivelul de studii (pentru studii superioare),– document scanat în format pdf
Biolog / Chimist / Biochimist (nume)* (ex. biolog Xxxxxxx Xxx), cu următoarele documente: certificat de membru al organizatie profesionale (OBBCSSR) vizat în termen, contract de munca, înregistrarea Revisal – document scanat în format pdf
Farmacist (nume)* (ex. farmacist Xxxxxxx Xxx) autorizat să lucreze în domeniul medical, cu următoarele documente: act identitate, certificat de membru al organizatie profesionale (CFR) vizat în termen, contract de munca, înregistrarea Revisal – document scanat în format pdf
* pentru fiecare persoană declarată în tabelele cu personal model anexa 18A și/sau 18B se întocmește un singur fișier ce cuprinde, în ordine, toate documentele solicitate.
07 CRITERIUL DE CALITATE LABORATOR*, pentru analize medicale de laborator – FOLDER
(tabelul Calitate 2a – ISO „îndeplinirea cerințelor pentru calitate și competență” și tabelul Calitate 2b – CE „participare la schemele de intercomparare laboratoare”, se regăsesc în fișierul 02 criterii analize laborator 2021.xls, depus în folderul Evaluarea capacității resurselor tehnice)
01 ISO (îndeplinirea cerințelor pentru calitate și competență), dovedit prin certificatul de acreditare însoțit de anexa care cuprinde lista de analize medicale pentru care este acreditat fiecare laborator / punct de lucru
02 CE (participare la schemele de intercomparare laboratoare de analize medicale), actele doveditoare pentru participarea la schemele de testare a competenței de cel puțin 4 ori in anul 2022 – document scanat în format pdf, ce cuprinde:
centralizator emis de organizatorii schemelor de testare a competenței pentru toti analiții la care laboratorul a participat in anul anterior, facturi emise de organizatorii schemelor de testare a competentei si dovezi ale platilor efectuate;
rapoartele de evaluare emise de organizatorul schemei de testare a competentei, care sa contina indicii specifici laboratorului.
precum și actele doveditoare pentru participarea de cel puțin 4 ori/an la schemele de testare a competenței în anul 2022 contracte cu organizatorii schemelor de testare a competenței și anexe din care să reiasă tipul analizelor și frecvanța cu care vor participa la schemele de testare a competenței – document scanat în format pdf
(Schemele de intercomparare laboratoare trebuie sa fie notificate de Ministerul Sanatatii, iar punctajul se acordă doar pentru numărul de participări specificate în notificarea furnizorului de scheme de intercomparare emisa de Ministerul Sănătății).
03 Certificat RENAR SR EN ISO/CEI 15189, însoţit de anexa care cuprinde lista de analize medicale de laborator acreditate (minim 43 de analize), în termen de valabilitate, cu exceptia examinarilor histopatologice si citologice – document scanat în format pdf
* Pentru furnizorii care detin mai multe puncte de lucru, CRITERIUL CALITATE se va depune pentru fiecare punct in parte, astfel incat sa reiasa din contract si raportul de evaluare, denumirea / codul punctului de lucru respectiv.
08 CRITERIUL DE CALITATE RADIOLOGIE, pentru investigații de radiologie-imagistică medicală – FOLDER
01 certificat ISO 9001 privind implementarea sistemului de management al calitatii in conformitate cu standardul SR EN ISO 9001/2008 sau SR EN ISO 9001/2015 sau un alt standard adoptat in Romania, pentru toate laboratoarele / punctele de lucru ce urmează a fi cuprinse in contractul de furnizare de servicii radiologie-imagistica medicala, pe toata durata de valabilitate a contractului – document scanat în format pdf
02 ATI – pentru furnizorii care efectueaza investigatii de inalta performanta la copii 0-8 ani, cu anestezie generala, trebuie sa depuna si: dovada spatiului, dotarea necesara pentru perioada pre si post anestezie, dovada relaţiei de muncă cu un medic de specialitate ATI, certificat de membru CMR si dovada asigurarii de raspundere medicala pentru medic anestezist – document scanat în format pdf
Oferta - Tabelul centralizator privind investigatiile ce se solicita a fi contractate, pentru fiecare tip de analiza de laborator si pentru fiecare tip de investigaţie – pentru radiologie imagistica, se regăsesc în documentele 02 criterii analize laborator 2022 și 03 criterii radiologie 2023.
PRECIZĂRI:
numele folder-elor vor fi cele subliniate (precedate de cifrele 01, 02, ...), precum in structura sus-mentionata;
numele documentele din cadrul folder-ului vor fi cele subliniate (precedate de cifrele 01, 02, ...), precum in structura sus-mentionata;
daca documentul solicitat are mai multe pagini, se va scana fiecare pagina si se va depune in format electronic un singur fisier cu mai multe pagini. Nu se accepta depunere separata a fiecarei pagini pentru un singur document;
documentele valabile ce sunt prelungite prin acte adiționale (contracte comodat, contracte service) vor cuprinde și aceste prelungiri în cadrul aceluiași fisier; se transmite obligatoriu atât contractul cât și actul adițional de prelungire în termen de valabilitate;
toate documentele trebuie să fie în termen la data semnarii contractului;
modelele documentelor în format electronic (disponibile pe site-ul CAS Mures) nu se modifica în sensul introducerii altor randuri sau stergerii randurilor existente si nici in sensul modificarii formulelor. Documentele depuse in alt format sau inutilizabile / corupte nu se iau in considerare si pot duce la depunctarea sau respingerea dosarului;
nu se transmit alte fisiere, decât cele solicitate;
documentele in format electronic se vor transmite numai la adresa de e-mail xxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Pentru a putea fi transmise în formatul și structura specificată mai sus, documentele în format electronic se arhiveaza; se transmite o arhivă sau mai multe volume ale aceeași arhive (în funcție de mărimea fisierelor) astfel încât să fie posibilă transmiterea prin e-mail;
documentele solicitate în procesul de contractare sau în procesul de evaluare a furnizorului existente la nivelul casei de asigurări de sănătate nu vor fi transmise la încheierea contractelor, cu excepția documentelor modificate sau cu perioadă de valabilitate expirată, care se transmit în format electronic cu semnătură electronică extinsă;
TOATE DOCUMENTELE NECESARE ÎNCHEIERII CONTRACTELOR SE TRANSMIT ÎN FORMAT ELECTRONIC ASUMATE FIECARE ÎN PARTE PRIN SEMNATURA ELECTRONICA EXTINSA A REPREZENTANULUI LEGAL AL FURNIZORULUI. Reprezentantul legal răspunde de realitatea și exactitatea documentelor necesare încheierii contractelor.
Atenţie!!! Nedepunerea documentelor în totalitate, în forma solicitată, la termenul şi respectiv locul precizat duc la respingerea dosarului.