CONTRACT – ADEZIUNE - SALONUL AUTO MOTO, 3-7 Mai 2017
CONTRACT – ADEZIUNE - SALONUL AUTO MOTO, 3-7 Mai 2017
Nr. / . .
Art. I. Partile contractante:
1. Locatorul (denumit in continuare ORGANIZATOR) reprezentat prin:
K-EVENT SOLUTIONS SRL
cu sediul in Str. Italiana Nr. 21, Sector 2, tel: 000.000.00.00, adresa de corespondenta: Str. Italiana Nr 21, Sector 2, inscrisa la Registrul Comertului sub nr. J40/8863/2009, CUI RO 00000000, cont nr. XX00XXXX000XX00000000000 , BRD - Xxxxxxxx, reprezentata de Xxxx XXXXXXX – Administrator,
si
2. Locatarul (denumit in continuare EXPOZANT):
Numele firmei cu sediul in , Cod unic de inregistrare RO , inregistrata sub nr. J / / , cont nr. deschis la , reprezentata prin , domeniu de activitate:
.
Avand in vedere:
• Calitatea Locatorului de utilizator al spatiului situat in Piata Constitutiei in care va avea loc Salonul Auto Moto si disponibilitatea acestuia de inchiriere a spatiului respectiv in vederea expunerii de produse in cadrul Salonului Auto Moto;
• Intentia Locatarului de participare la Salonul Auto Moto si de a inchiria o parte din spatiul oferit de catre Locator si de a-l utiliza potrivit destinatiei acestuia, exprimata prin completarea si semnarea prezentului Contract – Adeziune;
• Dispozitiile art. 1410 si urmatoarele din Codul civil,
Art. II. Obiectul contractului: participarea la manifestarea expozitionala specializata „Salonul Auto Moto" prin inchirierea de catre Organizator catre Expozant a unui spatiu in suprafata totala de mp, (denumit in continuare “Stand”), astfel cum va fi acesta identificat in cuprinsul prezentului Contract – Adeziune Salonul Auto Moto.
Art. III. Oferta pret pentru un stand tip Standard
3.1. Pretul de inchiriere este de euro/mp.
3.2. Standul de tip Standard contine: mocheta / 1 masa cu 2 scaune / 1 spot luminos la 4 mp / 1 priza monofazica (consum maxim admis 1kw) si 1 pazie (inscriptionare standard nume firma).
3.3 In cadrul standului, expozantul poate expune accesorii, bannere, poate imparti flyere.
Art. IV. Oferta pret pentru serviciul Sampling
a) 100 euro / pentru 1 zi / 1 persoana (promoter);
b) 300 euro / pentru 5 zile / 1 persoana (promoter).
Art. V. Oferta pret pentru expunere roll-up
a) 100 euro / pentru 1 zi / 1 roll-up;
b) 300 euro / pentru 5 zile / 1 roll-up.
Art. VI. Taxa de inscriere este de 100 euro / stand. Art. VII. Data limita de inscriere: 15.04.2017
Confirm cererea de rezervare a standului nr. , pentru suprafata de mp, prin posta, curier sau telefon. Confirm cererea pentru serviciul sampling pentru persoane timp de zile, prin posta, curier sau telefon. Confirm cererea pentru expunere roll-up pentru roll-up-uri timp de zile, prin posta, curier sau telefon. Valoarea totala a contractului este de + TVA.
Expozant Organizator
SC K-EVENT SOLUTIONS SRL
Semnatura si stampila Semnatura si stampila
Subsemnatul , reprezentant legal al declara ca a citit Conditiile de Participare din paginile 2 – 7, le intelege in intregime si le accepta fara rezerve. Prin prezenta adeziune se inscrie sa participe la Salonul Auto Moto.
Nota: Preturile nu contin TVA. Plata se face in lei, la cursul BNR din ziua emiterii facturii fiscale.
CONDITII DE PARTICIPARE – SALONUL AUTO MOTO Art. I. EXPOZANTI SI PRODUSE
1.1. Organizatorul isi rezerva dreptul de a nu admite acele exponate care nu se incadreaza in tematica expozitiei, precum si cele care apar ca fiind daunatoare si periculoase, expozantii fiind exclusiv raspunzatori de respectarea intocmai a legislatiei si reglementarilor in vigoare in Romania si pe plan international, pe care se obliga sa le cunoasca in detaliu.
1.2. Este permisa vanzarea au-detail, cu respectarea legislatiei in vigoare in Romania. Respectarea legislatiei este sarcina expozantului.
1.3. Firmele expozante se vor incadra in tematica, grupele de produse ce se vor expune fiind incluse in categoriile:
a) autoturisme de oras si de teren;
b) vehicule utilitare usoare;
c) piese si accesorii auto;
d) sisteme audio si de navigatie;
e) motociclete, scutere si accesorii;
f) biciclete si accesorii;
g) echipamente si utilaje pentru service-uri ai spalatorii auto;
h) mijloace de semnalizare rutiera, echipamente de dirijare, masura si control trafic;
i) presa de specialitate;
j) societati de leasing;
k) societati de asigurare;
l) scoli de soferi; etc.
Art. II. INSCRIERE – PARTICIPARE
2.1. Expozantul completeaza si semneaza ambele exemplare ale contractului – adeziune si conditiile de participare.
2.2. Contractul – adeziune semnat si stampilat de expozant si transmis prin curierat sau prin posta cu confirmare de primire, ori prin fax / email (daca nu este posibila semnarea in acelasi timp si loc de catre ambele parti) tine loc de contract ferm si se trimite organizatorului pana cel tarziu la data de 15.04.2017 (dupa aceasta data se mai accepta adeziuni doar in limita spatiului disponibil).
2.3. Organizatorul confirma spatiile de expunere in ordinea solicitarii si efectuarii platilor si remite Expozantului un exemplar din contractul semnat (daca nu este posibila semnarea in acelasi timp si loc de catre ambele parti).
2.4. Suprafata alocata, in functie de posibilitatile tehnice, poate diferi de cea solicitata sau participarea poate fi refuzata de catre organizator.
2.5. Organizatorul va transmite ulterior, in scris, expozantului in termen de 10 zile, spatiul alocat prin factura proforma aferenta.
2.6. Daca expozantul nu este de acord cu spatiul alocat, acesta poate renunta la participare, notificand in scris organizatorul in termen de 2 zile de la data comunicarii, prin fax. Lipsa notificarii in acest sens si in termenul prevazut anterior, se considera acceptarea tacita a expozantului. Spatiul licitat se considera rezervat numai in momentul in care se face dovada platii a 50% din suma totala.
2.7. Organizatorul poate refuza participarea expozantilor care nu si-au achitat integral obligatiile de plata in termenele prevazute in facturile proforme.
2.8. Expozantii pot utiliza spatiile alocate numai daca au achitat integral, in termen, obligatiile de plata fata de organizator.
2.9. Anterior accesului in perimetrul spatiului expozitional, samplerii trebuie:
a) sa obtina de la autoritatile competente toate autorizatiile, avizele si permisele neccesare in vederea desfasurarii in cadrul spatiului expozitional a activitatii de sampling.
b) sa prezinte, spre aprobare, Organizatorului toate materialele care vor fi distribuite si sa nu distribuie sub nicio forma materiale neaprobate.
c) sa prezinte Organizatorului datele de identificare ale Promoterilor pentru care se solicita permisiunea de acces in perimetrul spatiului expozitional in vederea desfasurarii activitatii de sampling.
d) sa prezinte, spre aprobare, Organizatorului vestimentatia folosita de catre Promoteri in vederea desfasurarii activitatii de sampling.
2.10. Nerespectarea prevederilor cuprinse in art 2.9. da dreptul Organizatorului sa refuze accesul Promoterilor in perimetrul spatiului expozitional.
Art. III. RETRAGERE
3.1. In cazul in care expozantul renunta la participare dupa inscriere (trimiterea Contractului – Xxxxxxxx semnat)
contractul se reziliaza, iar sumele platite se retin cu titlu de daune – interese pentru acoperirea prejudiciului material si moral cauzat.
.
Art. IV. SPATIUL DE EXPUNERE
4.1. Standul/spatiul alocat este pus la dispozitia expozantului cu proces verbal de predare – primire incheiat cu administratorul expozitiei cu maxim 1 zi inainte de data deschiderii manifestarii. Expozantul este obligat sa elibereze spatiul in termen de 12 ore si sa-l predea in starea in care l-a primit, fiind considerat ca l-a primit in stare buna.
4.2. Firmele expozante vor primi legitimatii de expozant din oficiu, in functie de solicitarea expozantului;
Daca expozantii doresc sa beneficieze de legitimatii suplimentare, le pot comanda contra cost Organizatorului, prin completarea formularului de comanda corespunzator.
Legitimatiile de expozant sunt strict rezervate personalului firmelor expozante.
Legitimatia trebuie sa fie purtata la vedere permanent, pe toata durata Salonului si este NETRANSMISIBILA. Reprezentantii Organizatorului sunt autorizati sa retina si sa anuleze respectiva legitimatie in cazul utilizarii de catre un tert .
4.3. Perioada de amenajare rezervata firmelor care construiesc standul in regie proprie este 01.05.2017 – 02.05.2017, iar pentru firmele care comanda constructia standului cu Organizatorul, 01-02.05.2017, in cadrul unui orar zilnic 10:00-20:00. Perioada de dezafectare este de 12 ore dupa inchiderea expozitiei.
Functie de solicitarea exprimata in scris, expozantilor li se vor inmana permise de acces, precum si (unde este cazul) pentru furnizorii acestuia agreati de Organizator. Aceste documente sunt valabile numai pentru perioadele de instalare / amenajare şi demontare a standului.
Eliberarea acestora se va face numai în cazul în care firmele expozante sunt la zi cu obligatiile financiare asumate privind participarea la Salonul Auto Moto.
4.4. De asemenea, spatiul va fi predat curat de catre expozant dupa dezafectare, cu evacuarea resturilor rezultate in afara spatiului in care s-a organizat evenimentul.
4.5. Expozantul este de acord ca, in cazul in care depaseste perioada de dezafectare/eliberare a spatiului, sa plateasca cu titlu de penalizare chiria pe spatiu majorata cu 100% pentru fiecare zi de intarziere, organizatorul fiind indreptatit sa elibereze spatiul de constructii/exponate pe cheltuiala expozantului, caz in care organizatorul nu-si asuma responsabilitatea pentru lipsurile, pierderea sau deteriorarea partiala/totala a bunurilor expozantului.
4.6. Partile convin ca, in cazul in care expozantul nu a achitat integral sumele datorate, a provocat alte daune organizatorului sau a deteriorat spatiul/standul alocat si/sau alte bunuri din dotare, organizatorul are dreptul sa retina bunurile acestuia drept garantie pentru recuperarea daunelor.
4.7. Expozantul poate utiliza numai spatiile de expunere alocate. Este interzisa obstructionarea afluentei vizitatorilor prin orice mijloace, inclusiv de catre expozantii care au optat doar pentru serviciul sampling.
4.8. Daca expozantul nu va fi prezent la expozitie, organizatorul nu va restitui sumele achitate de acesta.
4.9. Este interzisa utilizarea surselor de sunet (nivel maxim admis 30db) si/sau lumina care deranjeaza alti expozanti. Expozantul este obligat sa se asigure ca nivelul maxim admis nu este depasit si, dupa caz, sa permita personalului firmei organizatoare accesul in
stand in orice moment, pentru a verifica sau ajusta volumul. In cazul in care expozantul nu respecta aceste reguli, organizatorul este indreptatit sa intrerupa sau sa inchida bransamentul electric la stand fara nicio notificare prealabila.
4.10. Firmele expozante care construiesc in regie proprie raspund de respectarea termenelor de montare a standurilor si se vor conforma strict regulilor de amenajare.
4.11. Lucrarile de constructie in regie proprie pot incepe din data de 01.05.2017si se vor incheia cel tarziu in ziua de 02.05.2017 conform unui orar zilnic intre orele 10:00-20:00.
Desi paza generala a spatiului expozitional va fi asigurata, Organizatorul isi declina orice responsabilitate in ceea ce priveste pierderea, disparitia ori furtul marfurilor sau al materialelor in timpul perioadei de montare, respectiv de demontare si pe intreaga perioada de vizitare. Firmele expozante au obligatia de a asigura o permanenta a personalului propriu in cadrul programului stabilit.
Accesul pe suprafata expozitionala a reprezentantilor firmelor expozante, in perioada de montare/dezafectare, se va face doar pe baza documentelor speciale de acces.
4.12. Avizarea constructiilor in regie proprie
Toate firmele expozante care construiesc in regie proprie au obligatia sa predea in original Organizatorului, pana cel tarziu la data de 15.04.2017, proiectul general al standului (plan, sectiune, vedere fata + laterala etc.), in doua exemplare la scara 1: 50 sau 1: 100.
Planurile vor fi prezentate intr-un mod clar si precis cotate.
Se va preciza puterea instalata. Standurile vor fi prevazute obligatoriu cu tablouri electrice adecvate, cu circuite separate pentru prize si iluminat, operabile cu intrerupatoare, toate asigurate de catre firma expozanta. In caz contrar, nu se va face bransarea electrica la reteaua generala.
Bransamentul electric al standului admite o putere instalata de 2000 W. Extra Optiuni:
Putere instalata solicitata (220 V): W. Putere instalata solicitata (380V): W.
Organizatorul nu raspunde de eventualele variatii ale tensiunii din reteaua de 220V, 380V ± 5% toleranta si / sau eventualele pagube aduse echipamentelor electrice din aceasta cauza. Materialele folosite vor fi conforme normelor P.S.I.
In urma examinarii proiectelor, precum si a materialelor folosite, Organizatorul isi rezerva dreptul de a decide asupra admiterii sau respingerii acestora, cu precizarile de corectare necesare.
4.13. Firmele expozante raspund de toate daunele produse de personalul propriu sau de colaboratori incintei expozitionale, precum si materialului de stand si exponatelor proprii sau ale tertilor, pe toata perioada de montare, functionare si demontare a Salonului Auto- Moto.
Eventualele daune se vor constata prin proces-verbal, iar costul acestora va fi suportat de expozant si se va achita in conformitate cu factura emisa cel mai tarziu pana la 10 mai 2017 de catre Organizator.
4.14. Expozantul se obliga sa respecte legea dreptului de autor si celelalte reglementari legale in domeniu, fiind exclusiv raspunzator de incalcarea acestora.
4.15. In perimetrul spatiului expozitional samplerii au urmatoarele obligatii:
a) sa desfasoare doar activitatea pentru care s-a incheiat prezentul contract;
b) sa nu cedeze drepturile si obligatiile nascute din semnarea prezentului contract, fara acordul scris al Organizatorului;
c) sa raspunda pentru prejudiciile cauzate prin fapta proprie sau prin fapta persoanelor care actioneaza in numele sau, abtinandu-se de la orice activitate care ar putea tulbura linistea si securitatea in perimetrul spatiului expozitional sau care ar putea aduce atingere imaginii Organizatorului;
d) sa pastreze confidentialitatea oricaror date si informatii cu privire la activitatea Organizatorului la care are acces ca urmare a derularii prezentului contract;
e) sa respecte reglementarile in materie de publicitate prevazute de legislatia romana in vigoare;
f) sa respecte regulile PSI, sanitare, de securitate, de disciplina a muncii si in general legislatia romana in vigoare;
g) sa suporte costul eventualelor pagube produse din vina sa ori a prepusilor sai in perimetrul spatiului expozitional, in perioada derularii activitatilor de sampling;
h) sa garanteze ca activitatea desfasurata de promoteri in perimetrul spatiului expozitional nu va dauna in niciun fel numelui si imaginii Organizatorului si ca nu va fi contrara ordinii publice sau bunelor moravuri;
i) sa nu faca publicitate firmelor concurente Organizatorului, aceasta fiind o obligatie esentiala si determinanta in lipsa careia, Organizatorul nu ar fi acceptat desfasurarea activitatii de sampling in perimetrul spatiului expozitional;
j) sa nu prejudicieze in niciun fel activitatea Organizatorului sau a celorlalti participanti la expozitie (sampleri, expozanti etc), desfaurata in perimetrul spatiului expozitional, in timpul si in afara orelor de vizitare;
k) sa nu pretinda exclusivitate pe perioada derularii activitatilor de sampling;
l) sa desfasoare activitatea de sampling numai in intervalul de timp stabilit;
m) sa suporte in totalitate plata oricaror sume de bani impuse de catre o institutie abilitata sa aplice sanctiuni prevazute de Legea publicitatii, alte reglementari legale referitoare la publicitate sau cu privire la serviciile ce fac obiectul materialelor publicitare respective si fata de terti ca urmare a continutului materialelor distribuite, care contravin reglementarilor legale in vigoare sau a unor drepturi de autor;
4.16. Nerespectarea obligatiilor prevazute la art. 4.15. da dreptul Organizatorului sa evacueze promoterii aflati in culpa.
4.17. In intervalul de timp prevazut in contractul-adeziune, Organizatorul va permite promoterilor acceptati accesul in perimetrul spatiului expozitional, asigurandu-le totodata conditiile optime in vederea desfasurarii activitatilor de sampling.
4.18. In cazul in care Organizatorul va proceda la evacuarea promoterilor este indreptatita sa retina platile efectuate in avans cu titlu de daune interese.
Art. V. PLATA
5.1. Pentru expozantii care au facut dovada platii a 50% din totalul sumei, spatiul solicitat se considera rezervat urmand a li se elibera factura fiscala, restul sumei urmand a fi achitat cel mai tarziu cu 14 zile calendaristice inainte de data de incepere a expozitiei.
5.2. Intrarea in posesie a standului se face doar dupa achitarea integrala a sumei de plata.
Art. VI. PROGRAM DE DESFASURARE
6.1. In perioada de montare/amenajare a standurilor, accesul personalului expozantilor va fi permis in pavilion in data de 01.05.2017, dupa ora 10:00, scoaterea exponatelor din standuri se poate face incepand cu 07.05.2017, dupa ora 19:00 (termen de eliberare al spatiului: 12 ore).
6.2. Pentru expozanti programul este 10:00 – 20:00.
a) Xxxx, 01.05.2017 – Marti, 02.05.2017, programul este intre 10:00 – 20:00 - montare/amenajare standuri;
b) Miercuri, 03.05.2017, programul este intre 12:00 – 20:00 - deschidere oficiala, program vizitare;
c) Joi, 04.05.2017, programul este intre 10:00 – 20:00 - program vizitare;
d) Xxxxxx, 05.05.2017, programul este intre 10:00 – 20:00 - program vizitare;
e) Sambata, 06.05.2017, programul este intre 10:00 – 22:00 - program vizitare;
f) Duminica, 07.05.2017, programul este intre 10:00 – 18:00 - program vizitare/dezafectare standuri
(dupa ora 18:00, pe durata a 12 ore).
Expozantii sunt obligati sa respecte programul de functionare al expozitiei.
6.3. Pentru vizitatori:
a) Xxxxxxxx, | 03.05.2017, | programul este intre 12:00 – 20:00. |
b) Joi, | 04.05.2017, | programul este intre 10:00 – 20:00. |
c) Vineri, | 05.05.2017, | programul este intre 10:00 – 20:00. |
d) Xxxxxxx, | 06.05.2017, | programul este intre 10:00 – 22:00. |
e) Duminica, | 07.05.2017, | programul este intre 10:00 – 18:00. |
6.4. Din considerente de forta majora, organizatorul poate sa anuleze expozitia ori poate sa modifice perioada de desfasurare sau locatia. Organizatorul va informa expozantii in termen de 5 zile de la producerea cazului de forta majora. Anularea expozitiei decisa
de autoritati indreptateste expozantii doar la restituirea sumelor platite Organizatorului, fara alte compensatii sau daune.
Art. VII. PUBLICITATE
7.1. Expozantul are dreptul sa-si faca publicitate produselor sale gratuit doar in incinta propriului stand. Distribuirea de prospecte, pliante si mostre in afara standurilor inchiriate poate fi facuta doar cu aprobarea prealabila a organizatorului sau de catre acei expozanti care au achitat taxa corespunzatoare pentru sampling.
7.2. Formele de publicitate trebuie sa fie in concordanta cu principiile comerciale si cu legislatia in vigoare din Romania.
7.3. Organizatorul are dreptul sa inlature, fara acordul expozantului, inscriptionarile, reclamele si alte forme de publicitate facute in interiorul si in afara propriului stand in cazul in care considera ca nu sunt in concordanta cu legislatia romana, cu conditiile de participare sau deranjeaza pe ceilalti expozanti.
Art. VIII. ASIGURAREA PAZEI: RASPUNDERE / MASURI P.S.I.
8.1. Organizatorul asigura paza generala a expozitiei in afara orelor de vizitare, expozantul se va asigura de paza spatiului propriu pe durata programului, precum si pe perioada de montare/demontare a standurilor.
8.2. Expozantul este deplin raspunzator de respectarea normelor legale de prevenire a incendiilor, a normelor de protectie a muncii si pentru prejudiciile cauzate spatiului in care se desfasoara evenimentul, vizitatorilor sau celorlalti expozanti, in conditiile Codului Civil.
8.3. Expozantul are obligatia de a comunica de indata reprezentantului, persoana juridica, precum si serviciului Protectia muncii PSI din societate de producerea unui accident de munca pe timpul amenajarii si dezafectarii standurilor, cat si pe toata durata desfasurarii expozitiei.
8.4. Masuri pentru P.S.I. in spatii expozitionale si de depozitare.
a) Fumatul in incinta Salonului Auto Moto este permis numai in locuri special amenajate. Expozantii sunt rugati sa respecte cu strictete aceasta regula;
b) Se interzice blocarea cu orice fel de materiale a culoarelor si cailor de acces, atat in interior,cat si in exterior;
c) Se interzice blocarea hidrantilor, a surselor de apa si stingatoarelor;
d) Se interzice folosirea instalatiilor, utilajelor sau materialelor de P.S.I., in alte scopuri decat cele destinate;
e) Etalarea exponatelor se va face astfel incat sa nu fie impiedicata circulatia persoanelor, utilajelor si instalatiilor destinate stingerii incendiilor;
f) Este strict interzisa depozitarea de materiale inflamabile (benzina, motorina, uleiuri etc.) in cadrul standurilor;
g) In mod obligatoriu in cazul expunerii de autovehicule, acestea nu vor avea in rezervor decat maxim 2 litri de combustibil. Este strict interzisa pornirea motoarelor in interiorul spatiului expozitional;
h) La incheierea zilei expozitionale, se vor lua masuri pentru deconectarea instalatiilor electrice din fiecare stand;
i) Expozantii au obligatia ca, in cazul observarii unui inceput de incendiu, sa anunte imediat Organizatorul;
j) Expozantii au obligatia sa faciliteze cu maxima urgenta accesul personalului specializat in zona afectata de incendiu;
k) Se interzice executarea sau modificarea instalatiilor de iluminat si forta motrice de catre persoane neautorizate sau fara prezenta personalului specializat agreat de Organizator;
l) Se interzice executarea lucrarilor de sudura si a altor lucrari cu flacara deschisa fara autorizatia Organizatorului;
m) Ambalajele si deseurile vor fi evacuate imediat, colectarea lor facandu-se la punctele stabilite in acest scop;
n) Parcarea autovehiculelor se va efectua in spatiile special desemnate de Organizator;
o) Orice daune provocate prin incendii cad in sarcina exclusiva a celui ce le-a provocat.
8.5. Organizatorul Salonului Auto Moto, va veghea la respectarea principiilor si recomandarilor de amenajare, urmand ca, in cazul incalcarilor acestora, sa ia masuri in consecinta.
Art. IX. LITIGII
9.1. Litigiile de orice natura decurgand din derularea prezentei adeziuni vor fi solutionate pe cale amiabila, iar in cazul in care nu se ajunge la o solutie agreata de ambele parti, litigiul va fi supus instantei judecatoresti romane spre solutionare.
9.2. Dispozitiile prezentului contract sunt confidentiale.
Art. X. PERSOANA DE CONTACT
Xxxxxxxx Xxxx
Mobil: 0000.000.000
SC K-EVENT SOLUTIONS SRL
Sediu: Str. Italiana Nr. 21, Sector 2 RO 25886400
J40/8863/2009
Cont: XX00XXXX000XX00000000000
BRD - Calderon
Prezentul contract intra in vigoare la data semnarii si este valabil pana la 07.05.2017, inclusiv. Spezele bancare sunt in sarcina expozantului.
Prezentul contract s-a incheiat in doua exemplare, ambele cu titlu de original, cate unul pentru fiecare parte.
Suntem de acord cu conditiile de participare Salonul Auto Moto, ca parte integranta a Contractului – Adeziune.
Companie:
Reprezentata prin
Semnatura si stampila:
Data: