FIŞA POSTULUI

FIŞA POSTULUI

Anexa la Contractul Individual de Muncă înregistrat sub nr.    din  _/

              / 1

I. DATE DE IDENTIFICARE A POSTULUI:

1.	Numele şi prenumele titularului:
2. Denumirea postului: Secretar Facultate III (SSLD) Poziţia în C
3. Denumirea funcţiei: Secretar Facultate III
4. Departamentul / Structura: SECRETARIATUL FACULTATII INGINERIE MECANICĂ
5. Locul de muncă: SECRETARIATUL FACULTATII INGINERIE MECANICĂ
6. Drept de semnătură: Intern: Da in limitele competentei Extern: Da in limitel

OR/Cod2:

e competentei

II. RELAŢIILE ORGANIZAŢIONALE:

1. Relaţii ierarhice

1.1. Se subordonează: SECRETAR ŞEF FACULTATE

1.2. Are în subordine: -

2. Relaţii funcţionale: studenţi, cadre didactice, secretar şef universitate.

3. Relaţii de colaborare

- în interiorul instituţiei: secretariatele facultăţilor/departamentelor/compartimentelor UTBV

- în exteriorul instituţiei: absolvenţi, instituţii în profilul facultăţii (companii, bănci, spitale etc.)

III. SCOPUL POSTULUI:

- Asigură derularea în condiţii optime a activităţii din zona de competenţă.

- Pregătirea necesară:

- de bază: STUDII SUPERIOARE (S)

- specială: cursuri de perfecţionare specifice postului (operare PC, relaţii publice etc.)

- Desfăşoară activităţile de secretariat specifice.

- Abilităţile, calităţile şi aptitudinile necesare: capacitate de organizare a muncii proprii şi de gestionare a timpului, abilităţi de comunicare în scris şi verbală (inclusiv în relaţiile cu publicul), rigurozitate, integritate, seriozitate.

IV. XXXXXXX ŞI RESPONSABILITĂŢI:

✓ urmăreşte şi aplică hotărârile conducerii facultăţii şi universităţii;

✓ elaborează referatele şi listele cu studenţii pentru înmatriculare/reînmatriculare, pe programe de studii şi pe forme de învăţământ;

✓ gestionează şi completează dosarul studentului pe toată perioada studenţiei

✓ eliberează carnetul de student, legitimaţia de călătorie şi carnetele de cupoane pentru călătoria pe calea ferată (conform cu reglementările legale în vigoare) studenţilor din anul I şi vizează documentele menţionate pentru studenţii din anii superiori;

✓ ţine evidenţa carnetelor de student, legitimaţiilor de călătorie şi carnetelor de cupoane pentru călătoria pe calea ferată eliberate şi aflate în stoc;

✓ întocmeşte documentele universitare eliberate studenţilor sau absolvenţilor (adeverinţă, situaţie şcolară, foaie matricolă, supliment la diplomă, programă analitică) şi răspunde de corectitudinea datelor înscrise în acestea;

✓ completează cataloagele de note cu datele de identificare ale studenţilor, date privind anul de studiu şi denumirea disciplinei;

✓ gestionează cataloagele de note;

✓ completează Centralizatorul de note cu datele de identificare ale studenţilor (pe programe de studii şi ani de studii) şi descarcă notele din cataloage în fiecare sesiune de examene;

✓ realizează calculul indicatorilor de ierarhizare a studenţilor în vederea trecerii într-un an superior şi pentru stabilirea statutului de student bugetat/cu taxă

✓ completează Registrul matricol cu datele de identificare ale studenţilor, situaţia şcolară la sfârşitul fiecărui an universitar, rezultatele la examenele de finalizare a studiilor, actele de studii eliberate etc.;

✓ completează baza de date electronică a UTBV (ex.:AGSIS) cu datele de identificare ale studenţilor, situaţia şcolară la sfârşitul fiecărei sesiuni, rezultatele la examenele de finalizare a studiilor etc.

✓ consemnează scoaterea din evidenţă a studenţilor în documentele de evidenţă şi în baza de date electronică a UTBV;

✓ primeşte şi verifică dosarele studenţilor pentru acordarea burselor de ajutor social şi înregistrează studenţii bursieri în baza de date electronică a UTBV;

✓ eliberează actele de studii originale aflate în dosarul studenţilor/absolvenţilor, numai pe baza fişei de lichidare;

✓ monitorizează situaţia încasării taxelor de şcolarizare, precum şi a taxelor pentru diverse activităţi şi întocmeşte listele pentru prezentarea la examene, numai după achitarea taxelor;

✓ extrage din dosarele studenţilor şi din registrele matricole datele necesare întocmirii situaţiilor statistice/rapoartelor de sinteză;

✓ realizează lucrările pentru pregătirea examenelor de finalizare a studiilor: înscrierea candidaţilor, întocmirea listelor cu absolvenţii, înregistrarea lucrărilor de licenţă/proiectelor de diplomă/lucrărilor de disertaţie;

✓ execută lucrările de arhivare a dosarelor studenţilor/absolvenţilor, respectiv a documentelor gestionate de secretariat, conform reglementărilor legale.

✓ actualizează datele afişate la avizierul facultăţii, informează studenţii/publicul, preia apelurile telefonice;

✓ primirea vizitatorilor şi anunţarea persoanelor de contact;

✓ participă la distribuirea materialelor didactice pentru studenţii de la FR;

✓ semnalează conducătorului ierarhic orice neconformitate sau problemă constatate privind calitatea proceselor desfăşurate

V. SARCINI CA RĂSPUNS LA SOLICITĂRI:

✓ îndeplineşte şi alte activităţi conexe postului, pe perioadă determinată, solicitate de conducerea universităţii şi/sau şeful ierarhic superior prin ordin scris sau verbal.

VI. ALTE PREVEDERI GENERALE:

1. Prezintă şefului ierarhic, săptămânal, planul de activităţi pentru săptămâna în curs şi raportul de îndeplinire a activităţilor pentru săptămâna anterioară.

2. Răspunde de eficienţa, calitatea şi încadrarea în termen a activităţilor derulate. Depune toate eforturile necesare pentru îndeplinirea cantitativă şi/sau calitativă a rezultatelor solicitate prin activităţile prevăzute în fişa postului, prin fişa de indicatori de performanţă şi prin grila de evaluare periodică.

3. Evaluează periodic performanţa personalului din subordine, în raport cu îndeplinirea cantitativă şi/sau calitativă a rezultatelor solicitate prin activităţile prevăzute în fişa de post, prin fişele de indicatori de performanţă şi prin grilele de evaluare periodică (aplicabil doar posturilor de conducere).

4. Discută individual cu personalul din subordine rezultatele evaluărilor periodice şi generează, împreună cu acesta, propuneri de îmbunătăţire a activităţii (aplicabil doar posturilor de conducere).

5. Cunoaşte şi respectă prevederile regulamentului intern al Universităţii, precum şi regulamentele, procedurile şi/sau instrucţiunile în vigoare aplicabile pentru activitatea proprie. Respectă programul de lucru de 8 ore.

6. Cunoaşte şi respectă normele de sănătate şi securitate în muncă conform instructajelor de SSM, PSI şi situaţii de urgenţă, aplicabile pentru activitatea proprie.

7. Păstrează confidenţialitatea strictă asupra datelor la care are acces în cadrul Universităţii, atât din

sfera de activitate proprie, cât şi din a celorlalte structuri (direcţii, servicii, birouri, compartimente) cu care interacţionează. Nu face declaraţii publice fără acordul conducerii Universităţii.

8. Menţine în stare corespunzătoare resursele, echipamentele, obiectele de inventar primite spre

folosinţă. Răspunde de buna utilizare a acestora, nu le înstrăinează şi nu le foloseşte în alte scopuri decât cele de serviciu.

9. În funcţie de necesităţi şi de situaţia de fapt, pe perioadă determinată, cu acordul şi/sau la

solicitarea conducerii universităţii/ superiorului ierarhic, poate îndeplini şi alte sarcini conexe postului, poate prelua sau îşi poate delega sarcinile, astfel:

9.1. Înlocuieşte pe: temporar pe Secretare.

9.2. Este înlocuit de: secretare si temporar, de alte persoane, în funcție de necesități și de situația de fapt, prin dispoziția șefului ierarhic.

Data întocmirii: Data luării la cunoştinţă: Data avizării:

Semnătura Semnătura Semnătura

1 Se completează cu numărul Contractului Individual de Muncă, din registrul de evidenţă a salariaţilor

2 Se completează de către reprezentant Serviciu Resurse Umane conform menţiunilor COR

4