ACORDURI INTERINSTITUȚIONALE
ACORDURI INTERINSTITUȚIONALE
Acord între Parlamentul European și Comisia Europeană privind înființarea unui registru de transparență pentru organizații și persoane care desfășoară activități independente, implicate în procesul de elaborare și de punere în aplicare a politicilor UE
PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI COMISIA EUROPEANĂ (denumite în continuare „părțile”),
având în vedere Tratatul privind Uniunea Europeană, în special articolul 11 alineatele (1) și (2), Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, în special articolul 295, precum și Tratatul de instituire a Comu nității Europene a Energiei Atomice (denumite în continuare împreună „tratatele”),
întrucât factorii de decizie politică la nivel european nu acționează izolat de societatea civilă, ci păstrează un dialog deschis, transparent și sistematic cu asociațiile reprezentative și societatea civilă,
CONVIN DUPĂ CUM URMEAZĂ:
I. ÎNFIINȚAREA REGISTRULUI DE TRANSPARENȚĂ
1. Respectând angajamentul lor de garantare a transparenței, părțile cad de acord să înființeze și să asigure funcționarea unui
„registru de transparență” comun (denumit în continuare
„registrul”) pentru înregistrarea și monitorizarea organizațiilor și a persoanelor care desfășoară activități independente, implicate în procesul de elaborare și de punere în aplicare a politicilor Uniunii Europene.
II. PRINCIPIILE REGISTRULUI
2. Înființarea și funcționarea registrului au la bază sistemele existente de înregistrare, instituite și lansate de Parlamentul European în anul 1996 și de Comisia Europeană în luna iunie 2008, completate cu rezultatele activității grupului de lucru comun al Parlamentului European și al Comisiei Europene, precum și cu adaptările decise în urma experienței acumulate și prin contribuțiile furnizate de părțile interesate, astfel cum se prevede în Comunicarea Comisiei din 28 octombrie 2009 inti tulată „Inițiativa europeană în materie de transparență: Registrul reprezentanților grupurilor de interese, un an mai târziu” (1). Această abordare nu afectează și nu aduce atingere obiectivelor exprimate de Parlamentul European în rezoluția sa din 8 mai 2008 privind dezvoltarea cadrului de reglementare a activităților reprezentanților de interese (persoane care desfășoară activități de lobby) în instituțiile europene (2).
3. Înființarea și funcționarea registrului respectă principiile generale ale dreptului Uniunii, inclusiv principiile proporționa lității și nediscriminării.
4. Înființarea și funcționarea registrului respectă drepturile deputaților în Parlamentul European de a-și exercita mandatul
(1) COM(2009) 612.
(2) JO C 271 E, 12.11.2009, p. 48.
parlamentar fără restricție și nu reprezintă un impediment în calea accesului alegătorilor la clădirile Parlamentului European.
5. Înființarea și funcționarea registrului nu aduc atingere competențelor sau prerogativelor părților și nu le afectează atri buțiile organizaționale.
6. Părțile se angajează să acorde tuturor operatorilor implicați în activități similare un tratament similar și să garanteze condiții echitabile de înregistrare a organizațiilor și a persoanelor care desfășoară activități independente, implicate în procesul de elaborare și de punere în aplicare a politicilor Uniunii.
III. STRUCTURA REGISTRULUI
7. Registrul include următoarele:
(a) o serie de orientări privind:
— domeniul de aplicare a registrului, activitățile eligibile și exceptările;
— secțiunile prevăzute pentru înregistrare (anexa I);
— informațiile solicitate entităților înregistrate, inclusiv cerințele privind dezvăluirea informațiilor cu caracter financiar (anexa II);
(b) un cod de conduită (anexa III);
(c) un mecanism de soluționare a reclamațiilor și măsurile care se aplică în caz de nerespectare a codului de conduită, inclusiv procedura de anchetare și soluționare a reclamațiilor (anexa IV).
IV. DOMENIUL DE APLICARE A REGISTRULUI
Activități eligibile
8. Domeniul de aplicare a registrului cuprinde toate activi tățile, altele decât cele excluse în prezenta secțiune IV, desfă șurate în scopul de a influența direct sau indirect elaborarea sau punerea în aplicare a politicilor, precum și luarea deciziilor în cadrul instituțiilor Uniunii, indiferent de canalul sau mijlocul de comunicare utilizat, de exemplu prin subcontractare, mijloace de comunicare în masă, contracte cu intermediari specializați, grupuri de reflecție, platforme, forumuri, campanii și inițiative la nivel local. Aceste activități pot include, printre altele, contactarea membrilor sau a funcționarilor sau a altor agenți ai instituțiilor Uniunii, întocmirea, difuzarea și comunicarea de scrisori, de material informativ sau de documente de dezbatere și de poziție, precum și organizarea de evenimente, de reuniuni sau de activități promoționale, de evenimente sociale sau de conferințe, atunci când se trimit invitații membrilor, funcțio narilor sau altor agenți ai instituțiilor Uniunii. Sunt incluse, de asemenea, contribuțiile voluntare și participarea la consultări formale privind acte legislative sau alte acte juridice preconizate la nivelul Uniunii și la alte consultări deschise.
9. Se urmărește înscrierea tuturor organizațiilor și a persoanelor care desfășoară activități independente, indiferent de statutul lor juridic, implicate în activități care se încadrează în domeniul de aplicare a registrului (1).
Activități excluse
10. Xxxx excluse din domeniul de aplicare a registrului urmă toarele:
(a) activitățile care au ca obiect acordarea de consultanță juridică și de alte tipuri de consultanță specializată, în măsura în care privesc exercitarea dreptului fundamental al clientului la un proces echitabil, inclusiv dreptul la apărare în cadrul procedurilor administrative, astfel cum sunt prestate aceste activități de avocați sau de orice alte persoane calificate. Nu intră în domeniul de aplicare a regis trului (indiferent de părțile implicate în mod concret) urmă toarele: activități de consiliere și contacte cu organismele publice având drept scop o mai bună informare a clienților cu privire la o situație juridică generală sau cu privire la situația lor juridică specifică ori având drept scop sfătuirea lor cu privire la caracterul oportun sau admisibil al unui demers juridic sau administrativ concret din punctul de vedere al legislației în vigoare; consultanța acordată clienților pentru a garanta legalitatea activităților acestora; repre zentarea în contextul unei proceduri de conciliere sau de mediere având drept scop evitarea sesizării unui organ judiciar sau administrativ cu soluționarea litigiului. Aceleași considerații sunt valabile în privința tuturor sectoarelor comerciale din Uniune și nu se restrâng la anumite proceduri specifice (concurența). În cazul în care o societate și consultanții acesteia sunt parte într-o cauză sau procedură judiciară ori administrativă, nu intră în domeniul de aplicare a registrului activitățile legate direct de cauza respectivă, prin care nu se urmărește ca atare modificarea cadrului juridic existent;
(1) Guvernele statelor membre, guvernele țărilor terțe, organizațiile interguvernamentale internaționale, precum și misiunile diplomatice ale acestora nu se înregistrează.
(b) activitățile partenerilor sociali exercitate în calitate de parti cipanți la dialogul social (sindicate, asociații de angajatori etc.), atunci când își îndeplinesc misiunea care le este atribuită prin tratate. Aceasta se aplică mutatis mutandis oricărei entități desemnate în mod specific prin tratate să dețină un rol instituțional;
(c) activități desfășurate ca răspuns la cererea adresată în mod direct și individual de o instituție a Uniunii sau de către un deputat în Parlamentul European, cum ar fi cereri ad hoc sau periodice de informații concrete, de date sau de consultanță specializată și/sau invitații individualizate de a participa la audieri publice sau la lucrările unor comitete consultative sau la forumuri similare.
Dispoziții specifice
11. Bisericile și comunitățile religioase nu fac obiectul regis trului. Cu toate acestea, se urmărește înscrierea reprezentanțelor sau a entităților juridice ale acestora, a birourilor și a rețelelor înființate pentru a le reprezenta în fața instituțiilor Uniunii, precum și a asociațiilor acestora.
12. Partidele politice nu fac obiectul registrului. Cu toate acestea, se urmărește înscrierea tuturor organizațiilor înființate sau sprijinite de acestea, implicate în activități care se încadrează în domeniul de aplicare a registrului.
13. Autoritățile locale, regionale și municipale nu fac obiectul registrului. Cu toate acestea, se urmărește înscrierea reprezentanțelor sau a entităților juridice ale acestora, a birourilor și a rețelelor înființate pentru a le reprezenta în fața instituțiilor Uniunii, precum și a asociațiilor acestora.
14. Se urmărește înscrierea rețelelor, a platformelor și a altor forme similare de activitate colectivă fără statut legal sau perso nalitate juridică, dar care, în realitate, constituie o sursă de influență organizată și care sunt implicate în activități care se înscriu în domeniul de aplicare a registrului. În astfel de cazuri, este necesar ca membrii acestora să numească din rândul lor o persoană de contact care răspunde de relațiile cu administrația registrului.
15. Activitățile care trebuie luate în considerare pentru înscrierea în declarația financiară din cadrul registrului sunt activitățile care vizează toate instituțiile, agențiile și organismele Uniunii, precum și membrii, funcționarii sau ceilalți agenți ai instituțiilor Uniunii. Acestea includ, de asemenea, activitățile care vizează organisme din statele membre care activează la nivelul Uniunii, implicate în procesul decizional al Uniunii.
16. Rețelele, federațiile, asociațiile sau platformele europene sunt încurajate să redacteze orientări comune și transparente pentru membrii lor, prin care să identifice activitățile care se înscriu în domeniul de aplicare a registrului. Este de dorit ca aceste orientări să fie făcute publice.
V. REGULI APLICABILE ENTITĂȚILOR ÎNREGISTRATE
17. Prin înregistrare, organizațiile și persoanele în cauză:
— sunt de acord ca informațiile pe care le furnizează în vederea includerii în registru să fie publice;
— sunt de acord să acționeze în conformitate cu codul de conduită și, atunci când este necesar, să pună la dispoziție textul oricărui cod de conduită profesional ale cărui prevederi sunt obligate să le respecte;
— garantează că informațiile furnizate în vederea includerii în registru sunt corecte;
— acceptă ca orice reclamație îndreptată împotriva lor să fie soluționată în temeiul normelor din codul de conduită care stă la baza registrului;
— sunt de acord să respecte orice măsuri aplicabile în caz de nerespectare a codului de conduită și acceptă că măsurile prevăzute în anexa IV li se pot aplica în caz de nerespectare a normelor din codul de conduită;
— iau act de faptul că, la cerere și în temeiul dispozițiilor din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (1), părțile trebuie să facă publice corespondența sau alte documente privind activitățile enti tăților înregistrate.
VI. MĂSURI ÎN CAZ DE NERESPECTARE A CODULUI DE CONDUITĂ
18. Nerespectarea codului de conduită de către entitățile înre gistrate sau de către reprezentanții acestora poate conduce la aplicarea măsurilor menționate în anexa IV, cum ar fi suspendarea sau eliminarea din registru și, după caz, la retragerea ecusoanelor de acces în clădirile Parlamentului European eliberate pe numele persoanelor în cauză și, eventual, pentru firmele pe care le reprezintă, în urma unei anchete desfășurate cu respectarea principiului proporționalității și a dreptului la apărare. Decizia privind aplicarea unor astfel de măsuri poate fi publicată pe site-ul internet al registrului.
19. Oricine poate depune o reclamație, în susținerea căreia invocă fapte concrete, privind o posibilă nerespectare a codului de conduită, în conformitate cu procedura prevăzută în anexa IV.
VII. PUNEREA ÎN APLICARE
20. Secretariatele generale ale Parlamentului European și Comisiei Europene răspund de supravegherea sistemului și de toate aspectele operaționale principale și iau, de comun acord, măsurile necesare pentru punerea în aplicare a acestui acord.
(1) JO L 145, 31.5.2001, p. 43.
21. Pentru implementarea sistemului, serviciile Parlamentului European și ale Comisiei Europene înființează o structură opera țională comună, denumită „secretariatul comun al registrului de transparență”. Acesta va fi alcătuit dintr-un grup de funcționari ai Parlamentului European și ai Comisiei Europene, potrivit termenilor unui acord care se va încheia între serviciile competente. Secretariatul comun al registrului de transparență funcționează sub coordonarea unui șef de unitate din cadrul Secretariatului General al Comisiei Europene. Sarcinile secreta riatului includ punerea în aplicare a măsurilor care să asigure conținutul registrului din punct de vedere calitativ.
22. Eliberarea și verificarea ecusoanelor care permit accesul pe termen lung în clădirile Parlamentului European constituie în continuare un proces gestionat de instituția în cauză. Aceste ecusoane se emit numai pentru persoane care reprezintă sau care lucrează pentru organizații care se încadrează în domeniul de aplicare a registrului, dacă respectivele organizații sau persoane s-au înregistrat. Cu toate acestea, înregistrarea nu dă dreptul automat la obținerea unor astfel de ecusoane.
23. Sistemul este administrat în comun, dar părțile rămân libere să utilizeze registrul în mod independent în scopuri proprii specifice, cum ar fi acordarea de stimulente, de exemplu transmiterea de informații către entitatea înregistrată privind lansarea de consultări publice sau organizarea de evenimente.
24. Părțile organizează proiecte corespunzătoare în materie de instruire și comunicare internă pentru a face mai bine cunoscute membrilor și personalului instituțiilor Uniunii registrul și procedura privind reclamațiile.
25. Părțile iau măsuri corespunzătoare pentru a face mai bine cunoscut registrul pe plan extern și pentru a promova utilizarea acestuia.
26. Prin intermediul unui motor de căutare ușor de utilizat, o serie de statistici esențiale provenite din baza de date a regis trului se vor publica regulat pe site-ul internet Europa. Conținutul public al acestei baze de date va fi valabil, la cerere, într-un format electronic care poate fi citit automat.
27. În urma consultărilor cu părțile interesate, Secretariatul General al Parlamentului European și cel al Comisiei Europene vor prezenta vicepreședinților Parlamentului European și ai Comisiei Europene un raport anual privind funcționarea regis trului.
VIII. IMPLICAREA ALTOR INSTITUȚII ȘI ORGANISME
28. Consiliul European și Consiliul sunt invitate să se alăture la acest registru. Celelalte instituții, organisme și agenții ale Uniuniisunt încurajate să utilizeze acest sistem drept instrument de referință pentru propria interacțiune cu organizațiile și persoanele care desfășoară activități independente implicate în procesul de elaborare și de punere în aplicare a politicilor Uniunii.
IX. DISPOZIȚII FINALE
29. Trecerea de la registrele existente ale părților la noul registru comun se va organiza de-a lungul unei perioade de tranziție de douăsprezece luni de la data punerii în funcțiune a registrului comun. Organizațiile și persoanele deja înregistrate în oricare dintre sistemele existente sunt invitate să își reîn noiască înregistrarea în cadrul sistemului comun.
După punerea în funcțiune a registrului comun:
— entitățile înregistrate vor avea posibilitatea de a-și transfera înregistrarea existentă în registrul comun la o dată la alegere, dar cel mai târziu la data reînnoirii înregistrării lor în
— orice înregistrare nouă sau actualizare a datelor existente va fi posibilă doar prin intermediul registrului comun.
30. Registrul comun va fi revizuit după cel mult doi ani de la data punerii sale în funcțiune.
Încheiat la Bruxelles, 23 iunie 2011.
registrul Comisiei Europene sau, pentru cei înregistrați doar pe lista Parlamentului European, cel mai târziu la sfârșitul unei perioade de douăsprezece luni de la punerea în funcțiune;
Pentru Parlamentul European Președintele
X. XXXXX
Pentru Comisia Europeană Vicepreședintele
M. ŠEFČOVIČ
ANEXA I
„Registrul de transparență”
Organizații și persoane care desfășoară activități independente, implicate în procesul de elaborare și de punere în aplicare a politicilor Uniunii Europene
Secțiuni | Caracteristici/remarci | |
I – Societăți de consultanță specializată/cabinete de avocatură/consultanți independenți | ||
Subsecțiune | Societăți de consultanță specializată | Societăți care desfășoară, în baza unui contract, activități de lobby, de promovare, de afaceri publice și întreținere de relații cu autoritățile publice |
Subsecțiune | Cabinete de avocatură | Cabinete de avocați care desfășoară, în baza unui contract, activități de lobby, de promovare, de afaceri publice și de întreținere de relații cu autoritățile publice |
Subsecțiune | Consultanți independenți | Consultanți independenți sau avocați care desfășoară, în baza unui contract, activități de lobby, de promovare, de afaceri publice și de întreținere de relații cu autoritățile publice |
II – Reprezentanți „interni” cu activități de lobby și asociații comerciale/profesionale | ||
Subsecțiune | Companii & grupuri | Companii individuale sau grupuri de companii (cu sau fără personalitate juridică), care desfășoară activități interne de lobby, de promovare, de afaceri publice și de întreținere de relații cu autoritățile publice |
Subsecțiune | Asociații comerciale, de afaceri & profe sionale | |
Subsecțiune | Organizații sindicale | |
Subsecțiune | Alte organizații similare | |
III – Organizații neguvernamentale | ||
Subsecțiune | Organizații neguvernamentale, platforme și rețele și alte organizații similare | Organizații nonprofit (cu sau fără personalitate juridică), independente de autoritățile publice, de partidele politice sau de organizațiile comerciale. Include fundații, organizații de caritate etc. |
IV – Grupuri de reflecție, instituții academice și de cercetare | ||
Subsecțiune | Grupuri de reflecție și instituții de cercetare | Grupuri de reflecție specializate și instituții de cercetare care se preocupă, printre altele, de activitățile și politicile Uniunii Europene |
Subsecțiune | Instituții academice | Instituții a căror activitate principală este învățământul, dar care privește activitățile și politicile Uniunii Europene |
V – Organizații care reprezintă biserici și comunități religioase | NB: Registrul nu are ca obiect bisericile în sine | |
Subsecțiune | Organizații care reprezintă biserici și comunități religioase | Entități juridice, birouri sau rețele înființate pentru activități de reprezentare |
Secțiuni | Caracteristici/remarci | |
VI – Organizații reprezentând autorități locale, regionale și municipale, alte entități publice și mixte | NB: Registrul nu are ca obiect autoritățile publice în sine | |
Subsecțiune | Autorități locale și regionale (la nivel subnațional) | Entități juridice, reprezentanțe, asociații sau rețele înființate pentru a reprezenta autoritățile locale și regionale (la nivel subnațional) |
Subsecțiune | Alte entități publice sau mixte etc. | Include alte organizații cu statut public sau mixt (public/ privat) |
ANEXA II
INFORMAȚII FURNIZATE DE CĂTRE ENTITĂȚILE ÎNREGISTRATE
I. Informații generale și de bază
— denumirea (denumirile) organizației, adresă, număr de telefon, adresa de e-mail, site internet;
— (a) identitatea persoanei care răspunde legal în numele organizației; și (b) numele directorului, al administratorului asociat sau, după caz, al principalului punct de contact al organizației în ceea ce privește activitățile care se înscriu în domeniul de aplicare a registrului; numele persoanelor pentru care sunt solicitate ecusoane de acces în clădirile Parlamentului European (1);
— numărul de persoane (membri, personal etc.) implicate în activități care se înscriu în domeniul de aplicare a registrului;
— obiective/mandat – domenii de interes – activități, țări în care desfășoară operațiuni – afilieri la rețele – informații generale care se înscriu în domeniul de aplicare a registrului;
— dacă este cazul: numărul de membri (persoane fizice sau organizații membre).
II. Informații specifice
A. Activități
Principalele propuneri legislative care au făcut în anul anterior obiectul activităților entităților înregistrate, care se înscriu în domeniul de aplicare a registrului.
B. Informații financiare
Toate datele financiare furnizate trebuie să acopere un an întreg de operațiuni și să se refere la cel mai recent exercițiu financiar încheiat de la data înregistrării sau a reînnoirii înregistrării.
Dubla contabilizare nu este exclusă. Declarația financiară făcută de către societățile de consultanță specializată/cabinetele de avocatură/consultanți independenți privind clienții proprii (listă și grilă) nu îi scutește pe respectivii clienți de obligația de a include activitățile contractuale în cauză în propriile declarații, pentru a evita subestimarea anvergurii financiare declarate.
Societățile de consultanță specializată/cabinetele de avocatură/consultanți independenți (secțiunea I din anexa I): Trebuie oferite detalii cu privire la cifra de afaceri provenită din activitățile care se înscriu în domeniul de aplicare a registrului, precum și ponderea relativă a clienților acestor firme conform următoarei grile:
(în EUR)
Cifra de afaceri | Xxxxxx |
0-499 999 | 50 000 |
500 000-1 000 000 | 100 000 |
> 1 000 000 | 250 000 |
Reprezentanți „interni” cu activități de lobby, asociații comerciale/profesionale (secțiunea II din anexa I): Trebuie oferită o estimare a costurilor activităților care se înscriu în domeniul de aplicare a registrului.
ONG-uri, grupuri de reflecție, instituții academice și de cercetare – organizații de reprezentare a bisericilor și a comunităților religioase – asociații de reprezentare a autorităților locale, regionale și municipale, alte entități publice sau mixte etc. (secțiunile III-VI din anexa I): Trebuie precizat bugetul general împreună cu principalele surse de finanțare, defalcate.
În plus, pentru toate entitățile înregistrate: Valoarea și sursa finanțării primite de la instituțiile Uniunii în cel mai recent exercițiu financiar închis, de la data de înregistrare sau de reînnoire.
(1) Entităților înregistrate li se va solicita să furnizeze aceste informații la finalul procesului de înregistrare, pentru depunere la Parlamentul European. Numele persoanelor cărora le-au fost emise ecusoane de acces vor fi ulterior introduse automat de sistem în baza actualizărilor din sistemul informatic al Parlamentului European, după decizia Parlamentului European de acordare a ecusoanelor de acces. Înregistrarea nu dă dreptul automat la obținerea unui ecuson de acces în Parlamentul European.
ANEXA III
CODUL DE CONDUITĂ
În contextul relațiilor pe care le întrețin cu instituțiile Uniunii, precum și cu membrii, funcționarii sau alți agenți ai instituțiilor Uniunii, entitățile înregistrate:
(a) se identifică întotdeauna folosind denumirea proprie și prin indicarea entității sau a entităților pentru care lucrează sau pe care le reprezintă; își declară interesele, obiectivele sau scopurile promovate și, atunci când este cazul, specifică clienții sau membrii pe care îi reprezintă;
(b) nu obțin și nu încearcă să obțină informații sau decizii în mod necinstit sau folosind mijloace de presiune necores punzătoare sau un comportament inadecvat;
(c) nu pretind că dețin raporturi formale cu Uniunea sau cu oricare dintre instituțiile Uniunii în relațiile lor cu părți terțe și nu prezintă efectele înregistrării obținute într-o lumină falsă pentru a induce în eroare terții sau funcționarii ori alți agenți ai Uniunii;
(d) garantează că, după cunoștința lor, informațiile furnizate la înregistrare și ulterior în cadrul activităților care se înscriu în domeniul de aplicare a registrului sunt complete, actualizate și nu sunt înșelătoare;
(e) nu vând terților copii ale documentelor obținute de la instituțiile Uniunii;
(f) nu determină membrii instituțiilor Uniunii, funcționarii sau alți agenți ai Uniunii, asistenții ori stagiarii acestor membri să încalce normele și standardele în materie de conduită care li se aplică;
(g) în cazul în care angajează foști funcționari sau alți agenți ai Uniunii sau asistenți ori stagiari ai membrilor instituțiilor Uniunii, respectă obligația acestora de a nu încălca normele și cerințele de confidențialitate care li se aplică:
(h) respectă toate normele privind drepturile și responsabilitățile foștilor deputați în Parlamentul European și ale foștilor membri ai Comisiei Europene;
(i) informează entitățile pe care le reprezintă despre obligațiile pe care le au față de instituțiile Uniunii.
Persoanele care reprezintă sau care lucrează pentru entități care s-au înregistrat la Parlamentul European în scopul de a li se emite un ecuson nominal, netransferabil de acces în clădirile Parlamentului European:
(j) respectă strict dispozițiile articolului 9 și ale anexei X, precum și cele ale articolului 2 al doilea paragraf din anexa I la Regulamentul de procedură al Parlamentului European;
(k) se asigură că orice asistență furnizată în contextul articolului 2 din Anexa I la Regulamentul de procedură al Parlamentului European este declarată în registrul prevăzut în acest scop;
(l) obțin, pentru evitarea unor eventuale conflicte de interese, acordul prealabil al deputatului sau deputaților în Parla mentul European interesați în ceea ce privește orice legătură contractuală cu un asistent al unui deputat sau angajarea unui astfel de asistent și declară ulterior această legătură în registru.
ANEXA IV
PROCEDURA DE ANCHETARE ȘI SOLUȚIONARE A RECLAMAȚIILOR
Etapa 1: Depunerea reclamației
1. Reclamațiile pot fi depuse pe site-ul internet al registrului, prin completarea unui formular tip. Respectivul formular include informații despre entitatea înregistrată împotriva căreia se face reclamația, despre numele și datele de contact ale reclamantului și detalii despre reclamație, incluzând, în principiu, documente sau alte materiale în sprijinul reclamației. Reclamațiile anonime nu se iau în considerare.
2. În reclamație se specifică una sau mai multe clauze din codul de conduită care, în opinia reclamantului, au fost încălcate. Reclamațiile care se referă la informațiile înscrise în registru sunt considerate drept afirmații în sensul încălcării literei (d) din codul de conduită (1).
3. În principiu, reclamanții trebuie să furnizeze documente justificative și/sau alte materiale în sprijinul reclamației depuse.
Etapa 2: Decizia privind admisibilitatea
4. Secretariatul comun al Registrului de transparență:
(a) se asigură că au fost prezentate dovezi suficiente în susținerea reclamației, sub formă de documente, alte materiale sau declarații personale; pentru a fi admisibile, probele materiale trebuie, în principiu, să provină fie de la entitatea împotriva căreia se depune reclamația, fie dintr-un document provenind de la un terț;
(b) pe baza acestei verificări, decide cu privire la admisibilitatea reclamației;
(c) dacă reclamația este considerată admisibilă, o înregistrează și stabilește un termen limită (20 de zile lucrătoare) pentru adoptarea deciziei privind temeinicia reclamației.
5. În cazul în care reclamația este considerată inadmisibilă, reclamantul este informat printr-o scrisoare prin care se menționează motivele deciziei. În cazul în care reclamația este considerată admisibilă, este investigată în conformitate cu procedura menționată mai jos.
Etapa 3: Ancheta
6. După înregistrarea reclamației, secretariatul comun al registrului de transparență informează în scris entitatea înre gistrată despre reclamația formulată împotriva sa și despre conținutul acesteia și o invită să prezinte explicații, argumente sau alte elemente în apărarea sa în termen de 10 zile lucrătoare.
7. Toate informațiile culese în decursul anchetei sunt examinate de către secretariatul comun al registrului de trans parență.
8. Secretariatul comun al registrului de transparență poate decide să audieze entitatea înregistrată împotriva căreia este formulată reclamația sau pe reclamant.
Etapa 4: Decizia privind reclamația
9. În cazul în care, în urma anchetei, reclamația este considerată neîntemeiată, secretariatul comun al registrului de transparență informează părțile cu privire la această decizie. În cazul în care reclamația este admisă, entitatea înregistrată în cauză poate fi suspendată temporar din registru până la luarea de măsuri în vederea soluționării problemei (a se vedea punctele 11-14) sau poate face obiectul unor măsuri care pot merge de la suspendarea pe termen lung din registru până la eliminarea din registru și retragerea, după caz, a oricărui ecuson de acces în clădirile Parlamentului European (a se vedea mai jos etapele 6 și 7).
Etapa 5: Măsuri în caz de nerespectare a codului de conduită
10. Măsurile aplicabile în caz de nerespectare a codului de conduită variază de la suspendarea temporară până la eliminarea din registru (a se vedea mai jos grila).
11. În cazul în care se constată că informațiile înscrise în registru sunt eronate sau incomplete, entitatea înregistrată în cauză este invitată ca, în termen de opt săptămâni, să corecteze informațiile, perioadă în care înregistrarea este suspendată. Ecusonul (ecusoanele) de acces în incinta Parlamentului European, dacă există, nu sunt retrase în perioada de suspendare.
(1) Litera (d) impune entităților înregistrate obligația ca, în relațiile lor cu instituțiile Uniunii și cu membrii, funcționarii și alți agenti ai instituțiilor Uniunii, „să se asigure că, după cunoștința lor, informațiile furnizate la înregistrare și ulterior în cadrul activităților care se înscriu în domeniul de aplicare a registrului sunt complete, actualizate și nu sunt înșelătoare”.
12. În cazul în care entitatea înregistrată corectează informațiile în perioada de opt săptămâni menționată la punctul 11, înregistrarea corespunzătoare acelei entități înregistrate este reactivată. În cazul în care entitatea înregistrată nu acționează în perioada de opt săptămâni menționată la punctul 11, se pot impune măsuri.
13. În cazul în care entitatea înregistrată are nevoie de mai mult timp pentru a acționa și prezintă motive justificate în acest sens, perioada de suspendare poate fi prelungită.
14. În caz de nerespectare a codului de conduită pentru alte motive, înregistrarea entității în cauză se suspendă pentru opt săptămâni, perioadă în care Parlamentul European și Comisia Europeană iau decizia finală privind aplicarea uneia sau mai multor măsuri, după caz.
15. Orice decizie de a elimina o entitate înregistrată în registru prevede și interdicția de înregistrare viitoare pentru o perioadă de unul sau doi ani.
Etapa 6: Decizia privind măsura aplicabilă
16. Serviciile competente ale Parlamentului European și ale Comisiei Europene redactează în comun un proiect de decizie privind măsura aplicabilă, care este trimis secretariatelor generale ale instituțiilor respective în vederea adoptării deciziei finale. Sunt informați vicepreședinții responsabili ai Parlamentului European și ai Comisiei Europene.
17. Secretariatul comun al registrului de transparență informează de îndată ambele părți (reclamantul și entitatea înre gistrată împotriva căreia este îndreptată reclamația) cu privire la măsura adoptată și pune în aplicare respectiva măsură.
Etapa 7: Retragerea (dacă este cazul) a ecusonului de acces în clădirile Parlamentului European
18. Dacă decizia privind eliminarea din registru are drept consecință retragerea ecusonului (ecusoanelor) de acces în clădirile Parlamentului European, aceasta este comunicată de către secretarul general al Parlamentului European chestorului responsabil, care este invitat să autorizeze retragerea oricărui (oricăror) ecuson (ecusoane) de acces în clădirile Parlamentului European deținute de organizație sau de persoana în cauză.
19. Entitatea înregistrată este invitată să returneze toate sau o parte dintre ecusoanele de acces în clădirile Parlamentului European în termen de 15 zile.
Grila măsurilor aplicabile în caz de nerespectare a codului de conduită
Tipul abaterii | Măsura | Înscrierea măsurii în registru | Retragerea ecusonului de acces în Parlamentul European | |
1 | Nerespectare involuntară a codului, remediată imediat | Notificare scrisă de acceptare a faptelor constatate și remedierea acestora | Nu | Nu |
2 | Nerespectare intenționată a codului ce implică necesitatea modificării comportamentului sau corectarea de informații în registru în termenul limită stabilit | Suspendarea temporară pe o perioadă de până la șase luni sau până la executarea măsurii de corectare impuse în termenul stabilit | Da, în perioada de suspendare | Nu |
3 | Nerespectare continuată a codului de conduită — lipsa unei modificări de compor tament — necorectarea informațiilor în termenul stabilit | Eliminare din registru timp de un an | Da | Da |
4 | Încălcare gravă și intenționată a codului de conduită | Eliminare din registru timp de doi ani | Da | Da |