Prezentul contract este încheiat între:

Data intrarii in vigoare a contractului: 12 September 2014

Prezentul contract este încheiat între:

1. [COMPANIA HOTELIERA INTERCONTINENTAL ROMANIA SA], care administrează Hotelul InterContinental Bucuresti, cu sediul in Bucuresti, Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, xx. 0, inregistrata la Registrul Comertului cu nr. J40/10364/96, cod fiscal R9019856, telefon: 000 000 00 00, fax 000 000 00 00, cont bancar XX00 XXXX 0000 0000 0000 0000 deschis la UniCredit Tiriac Bank – SMB (Ron), si XX00 XXXX 0000 0000 0000 0000 deschis la UniCredit Tiriac Bank - SMB (Euro), reprezentată de catre doamna Xxxxxxx Xxxxxxxx – Director de Vanzari & Marketing ( “Hotelul”).

si

Asociația Rotary Internațional District 2241 România și Republica Moldova, cu sediul în București, Bd. Xxxxx X, nr.54, etaj 1, camera 13, sector 2, CUI 00000000, având contul nr.XX00XXXX00000000X00000xx , deschis la Banca Transilvania, reprezentată prin xx. XXXXXXXX XXXXXXXXX, având funcția de Guvernator 2014-2015

1. Introducere

Vă mulţumim pentru interesul arătat pentru confirmarea evenimentului din perioada 14 – 16 noiembrie 2014.. Prezentul Contract de management de evenimente (“Contractul”) se aplică relaţiei dintre Hotel şi Client (“Părţile”) pentru furnizarea de către Hotel de camere, servicii legate de evenimente, şedinţe şi alte servicii auxiliare, Clientului.

Contractul cuprinde patru (4) secţiuni principale, fiecare dintre acestea putând fi modificată sau completată periodic, prin acordul părţilor:

1. Introducere;

1. Cerinţele referitoare la camerele şi sălile de şedinţe;

2. Devizul pentru eveniment, inclusiv graficul de depunere plata

3. Clauzele şi condiţiile.

Persoanele de contact pentru Eveniment

Hotelul numeşte următoarele persoane ca persoane de contact în legătură cu acest Eveniment;

Persoana principală de contact; Xxxxxx Xxxxxx

Clientul numeşte următoarele persoane ca persoane de contact în legătură cu acest Eveniment;

Persoana principală de contact; Mr XXXXXXXX XXXXXXXXX

2. Cerinte referitoatre la camere si eveniment

2.1 Procesul de rezervare

Hotelul va ţine în mod provizoriu numărul de camere şi săli de şedinţă, la datele specificate de Client, până la primirea de către Hotel (i) a unei copii semnate a prezentului Contract şi (ii) a depunerii de către Client a sumei specificate (conditiile i) si ii) fiind denumite in continuare“Confirmarea evenimentul ui”).

După ce Clientul efectuează Confirmarea evenimentului, toate facilităţile şi serviciile prestate în numele Clientului se vor supune Clauzelor şi condiţiilor prezentului contract (inclusiv secţiunea 7 - Politica de anulare). În cazul în care, din partea Clientului nu se primeşte Confirmarea evenimentului şi nici o extindere a termenului de confirmare nu a fost acordata in scris de Hotel până la 15 septembrie 2014, Hotelul va elibera aceste date pentru vânzare. În cazul în care Hotelul primeşte o cerere pentru aceleaşi date înainte de data indicată mai sus, Hotelul va contacta în scris Clientul şi îi va acorda două zile lucrătoare pentru confirmarea în scris a Evenimentului .

2.2 Cerinte referitoare la cazare

În prezent, Hotelul are în mod provizoriu următoarele cerinţe referitoare la camere pentru utilizarea de către Client:

Camerele rezervate

Room Type	14.11.2014	15.11.2014
Superior Room	50	50

Tarife speciale pentru camere (Aceste tarife sunt exprimate în moneda EURO)

Room Type	Single	Double
Superior Queen	74 euro	79 euro

Aceste Tarife speciale pentru camere au fost negociate cu Clientul şi reprezintă cele mai avantajoase tarife disponibile având în vedere numărul de camere, durata şederii şi sezon. Aceste tarife includ micul dejun si internet. De asemenea, aceste tarife nu includ TVA, care, în prezent, este de 9% si 1% taxa de oras.

Ora cazării este 14:00. Cu toate că hotelul va depune toate eforturile rezonabile pentru a caza oaspeţii care ajung înainte de ora de cazare, Clientul ia la cunoştinţă posibilitatea ca acele camere să nu fie diponibile imediat. Depozitarea bagajelor va fi asigurată de Hotel. Ora predării camerelor la Hotel este 12:00.

Contravaloarea cazarii se va efectua la receptie de catre fiecare participant.

In data de 27 octombrie 2014 Hotelul va anula toate camerele care nu s-au ocupat.

2.3 Cerintele privind salile de sedinta

În prezent, Hotelul rezerva în mod provizoriu următorul spaţiu de săli de şedinţă pentru a fi folosit de Client:

Cerinţele privind sălile de şedinţe (Aceste tarife sunt exprimate în moneda EURO)

Date	Start Time	End Time	Function	Room	Setup	Agr
14/11/2014	14:30	18:00	Conference	Ronda Ballroom	Classroom	100
14/11/2014	16:00	16:30	Coffee Break	Foyer Ronda	Buffet	100
14/11/2014	19:00	21:00	Cocktail	Rapsodia Room	Buffet	100
15/11/2014	09:00	18:00	Conference	Ronda Ballroom	Classroom	100
15/11/2014	10:30	11:00	Coffee Break	Foyer Ronda	Buffet	100
15/11/2014	13:00	14:00	Lunch	Corso&Modigliani	Buffet	100
15/11/2014	14:00	18:00	Workshop	Fortuna Est	Theatre	40
15/11/2014	14:00	18:00	Workshop	Hora Room	Theatre	40
15/11/2014	14:00	18:00	Workshop	Opereta	Theatre	40
15/11/2014	14:00	18:00	Workshop	Fortuna Vest	Theatre	40
15/11/2014	16:00	16:30	Coffee Break	Foyer Ronda	Buffet	100

Ora începerii şi ora încheierii reprezintă orele la care accesul în spaţiul de şedinţă este disponibil Clientului. În cazul în care este nevoie de mai mult timp, acest lucru va fi analizat împreună cu Hotelul.

În scopul planificării, Clientul se obligă să confirme în scris numărul garantat de oaspeţi cu cel puţin 10 (zece) zile înainte de începerea evenimentului. În cazul în care numărul de oaspeţi creşte după acest moment, clientul trebuie să aibă confirmarea privind capacitatea suplimentară din partea Hotelului. Hotelul va factura numerele garantate ca minime, iar dacă participarea depăşeşte numărul garantat, Hotelul va emite factura pentru întreaga participare.

3. Devizul Evenimentului

Prezentare

Pretul (ISO Code)

Costul evenimentului: 14 Noiembrie 2014 Pachet meeting: 100 persoane x 34 euro = 3.400 euro Include: - Ronda Ballroom - Technical equipment: LCD projector, screen, sound system (2 fixed microphone and 1 mobile), flipchart - Complimentary internet access - Coffee break - Ronda Foyer include coffee/tea, water, soft drinks, danish pastries - Cocktail - Rapsodia Room Canape menu: Cold : Salmon tartar with green apple on spoon

Foie gras with fig chutney on toast Shrimp cocktail with a spicy tomato cream Hot : Mini beef burger with tomato relish Fish croquette with lime-basil mayonnaise Dessert: Tiramisu Fruit tartlet Beverage: Sparkling wine, long drinks, red&white wine, beer, soft drinks, water 15 Noiembrie 2014 Pachet meeting: 100 persoane x 34 euro = 3.400 euro Include: - Ronda Ballroom, Fortuna West Room, Fortuns East Room, Hora Room, Opereta Room - Technical equipment: LCD projector, screen, sound system (2 fixed microphone and 1 mobile), flipchart - Complimentary internet access - Morning & Afternoon Coffee break - include coffee/tea, water, soft drinks, danish pastries - Lunch (Corso & Modigliani Restaurants) - full buffet includes coffee/tea, water, soft drinks Echipament traducere simultana (cabina si casti): 200 euro

Costul total al evenimentului

7.000 euro (exclude TVA) 8.680 euro (include TVA)

Deposit Type	Due Date	Amount Due
First deposit	29/09/2014	10.000 RON

Contravaloarea diferentei se va achita in data de 17 noiembrie 2014.

Preţurile indicate nu includ TVA la rata de 24% în momentul redactării contractului şi pot fi modificate în cazul schimbării acestei rate.

4. Clauze si Conditii

1. Respectarea Legilor si Reglementarilor

1.1 Clientul se obligă să respecte toate legile aplicabile în cadrul jurisdicţiei şi pentru organizarea acestui Eveniment, după cum se prevede în contract. De asemenea, Clientul se obligă să asigure depunerea şi/sau obţinerea tuturor autorizaţiilor şi declaraţiilor necesare înainte de organizarea evenimentului. Nerespectarea de către Client a acestei prevederi va da Hotelului dreptul de a anula Evenimentul. În plus, Clientul este unicul răspunzător pentru orice acţionare în instanţă, procedură sau amendă care ar putea surveni cu privire la organizarea acestui Eveniment.

1.1 Hotelul se obligă să respecte toate reglementările naţionale, regionale şi locale care se aplică facilităţilor şi operaţiunilor sale, inclusiv codurile pentru clădire şi incendiu, asigurarea de facilităţi şi servicii persoanelor handicapate şi vânzarea, servirea şi furnizarea de băuturi alcoolice, şi se obligă să obţină toate permisele şi autorizările necesare pentru a presta serviciile care fac obiectul prezentului contract.

1.2 În cazul în care Clientul foloseşte spaţiul închiriat într-un mod incompatibil cu destinaţia acestuia sau care contravine moralei, ordinii publice sau legii în domeniu, sau dacă Evenimentul ar putea, în opinia rezonabilă a directorului general al Hotelului, să aducă prejudicii reputaţiei Hotelului, Hotelul poate rezilia prezentul Contract cu efect imediat, fără a se aduce atingere dreptului său de a cere despăgubiri.

2. Organizarea

2.1 Clientul ia la cunoştinţă faptul că nu are voie să furnizeze direct sau indirect, băuturi, mâncare, tutun, flori sau alte decoraţiuni, decât cu acordul prealabil scris al conducerii Hotelului.

2.2 Toate planurile de decorare, instalaţiile tehnice şi diferitele modificări aduse apartamentelor, camerelor, sălilor de şedinţă şi banchet şi holurilor Hotelului trebui să respecte reglementările şi standardele de siguranţă aplicabile în vigoare şi necesită aprobarea prealabilă scrisă din partea conducerii Hotelului. Orice astfel de aprobare exclude întotdeauna găurirea pereţilor, podelelor şi acoperişurilor, indiferent de modul de realizarea a acestor operaţiuni, precum şi folosirea de produse adezive pe acestea.

2.3 Hotelul declară şi garantează că nu va avea loc nici un incident în exterior pe care l-ar putea controla şi care ar putea afecta folosirea normală a sălilor de şedinţă şi a altor facilităţi folosite de Client şi de participanţi şi oaspeţi. Hotelul îl va anunţa cu promptitudine pe Client cu privire la orice lucrare de construcţie sau renovare care urmează să fie executată în Hotel pe durata evenimentului şi care ar putea afecta în mod semnificativ folosirea Hotelului sau calitatea serviciului. Hotelul va depune toate eforturile pentru ca astfel de activităţi să nu întrerupă şi să nu împiedice folosirea sălilor de şedinţă sau a celorlalte spaţii de şedinţă folosite în cadrul evenimentului. În cazul în care se anticipează în mod rezonabil că se va produce o astfel de împiedicare semnificativă, Hotelul va asigura săli de

şedinţe şi camere de cazare într-un loc din vecinătate sau Clientul poate rezilia prezentul contract fără nici o răspundere.

2.4 Cu excepţia cazului în care are aprobarea prealabilă scrisă a conducerii Hotelului, clientul:

(a) Nu are voie facă nici o referire la semnele, simbolurile şi logo-urile vreunei companiii afiliate Intercontinental Hotels Group, şi nici să folosească în nici un mod semnele, simbolurile şi logo-urile vreunei companii afilaite Intercontinental Hotels Group , şi nici să afişeze public fotografii făcute în incinta Hotelului.

(a) Nu are voie să subînchrieze spaţiul care face obiectul prezentului Contract şi nici să folosească acest spaţiu într-un alt scop decât cel convenit.

(b) Nu are voie să vândă bunuri sau servicii (inclusiv bilete) în incinta Hotelului.

(c) Nu are voie să folosească bilete, afişe sau alte materiale publicitare sau promoţionale pentru eveniment.

2.5 Clientul trebuie să obţină acordul prealabil scris al Hotelului pentru orice eveniment muzical pe care doreşte să îl includă în acest Eveniment. Hotelul îşi rezervă dreptul de a refuza orice formă de distracţie care este incompatibilă cu imaginea şi politica de servicii a Hotelului.

2.6 Clientul se obligă să asigure depunerea tuturor declaraţiilor necesare la autorităţile în domeniu pentru utilizarea oricărei compoziţii muzicale, în baza legilor privind drepturile de proprietate intelectuală.

2.7 În cazul în care sunt necesare măsuri speciale de securitate datorită vizitei sau prezenţei unei persoane importante, acestea sunt în responsabilitatea Clientului. În cazul în care Clientul crede că este necesar să contacteze poliţia pentru securitatea persoanelor importante, Hotelul trebuie anunţat în prealabil cu privire la măsurile respective.

2.8 Clientul are responsabilitatea de a se asigura că incinta pusă la dispoziţia sa este asigurată în mod corespunzător în timpul utilizării. Cu toate acestea, Clientul poate decide, pe propria sa răspundere, să nu folosească măsuri de securitate pentru incintă.

2.9 Clientul are obligaţia de a respecta legile de muncă locale în vigoare pentru toate persoanele angajate cu ocazia evenimentului.

2.10 La sfârşitul evenimentului, clientul se obligă să ridice, pe cheltuiala sa, toate echipamentele, decoraţiile, bunurile personale şi documentaţiile pe care le-a adus în incinta Hotelului.

2.11 Hotelul îşi va menţine rangul actual de stele sau diamante sau de alt tip. Pierderea acestui rang va da dreptul Clientului de a rezilia prezentul contract.

2.12 Listele de rezervare vor fi trimise de către Client Hotelului imediat ce sunt disponibile, însă cel mai târziu cu treizeci

(30) de zile lucrătoare înainte de sosirea grupului. Toate camerele rezervate dar care nu sunt utilizate se supun condiţiilor din Secţiunea 7. Modificări şi anulări. Hotelul va trimite înapoi Clientului listele de rezervare cu două (2)

zile înainte de sosire, pentru ca clientul să poată verifica numele şi distribuţia camerelor.

2.13 Toate modificările survenite în Camerele rezervate trebuie comunicate de către Client în scris, cu confirmare de primire din partea Hotelului. Modificările de nume sunt permise numai cu condiţia ca toate camerele să fie garantate. Hotelul acceptă să nu trimită nici o confirmare individuală şi nici un contract oaspetelui utilizator final decât dacă Clientul solicită acest lucru. Tarifele specificate vor / nu vor apărea pe nici o publicaţie destinată utilizatorului final.

2.14 Clientul va avea obligatia legala de a obtine licentele de functionare legala a tuturor tertelor parti contractate in mod direct si a caror servicii/ produse vor fi folosite in incinta hotelului pe parcursul evenimentului

2.15 Clientul se angajează să informeze Hotelul în scris în cazul în care apar cerinţe de ordin culinar, cu cel puţin şapte (7) zile înainte de eveniment. Nu se va aplica nici un cost suplimentar pentru aceste mese, atâta timp cât ele nu depăşesc costul meniului ales. La cerere, se vor furniza copii ale meniurilor propuse.

2.16 Materialele de conferinţă: fiecare cutie trebuie etichetată în mod clar pentru identificarea conferinţei şi/sau a denumirii Evenimentului, plus numărul de cutii din acea expediţie (adică 1 din 4, 2 din 4 etc) şi va fi adresată Directorului de Banchete al Hotelului. Din motive de securitate, nu uitaţi să anunţaţi în prealabil Hotelul cu privire la expediţie.

2.17 Hotelul nu este răspunzător de asamblarea afişajelor sau a standurilor de expoziţie.

2.18 Datorită capacităţii limitate de depozitare a Hotelului, Hotelul este nevoit să limiteze depozitarea suplimentară

Contract fără penalităţi sau despăgubiri iar toate avansurile vor fi returnate imediat Clientului.

4. Raspunderea

4.1 Clientul este răspunzător pentru toate daunele aduse Hotelului şi cauzate de Client şi de angajaţii, vizitatorii acestuia şi de terţii care îi prestează servicii acestuia. De asemenea, Clientul acceptă să despăgubească Hotelul pentru toate daunele produse acestuia ca urmare a comportamentului necorespunzător sau neglijent al Clientului, vizitatorilor acestuia şi al terţilor care îi prestează acestuia servicii.

4.2 Obligaţiile hotelului în baza prezentului contract sunt limitate la furnizarea spaţiului şi/sau a camerelor către Client. Hotelul este răspunzător numai în cazul neîndeplinirii dovedite a obligaţiilor sale de a furniza spaţiul în conformitate cu specificaţiile convenite de către părţi.

4.3 Se convine în mod expres ca organizarea şi administrarea evenimentului să fie în responsabilitatea deplină şi exclusivă a Clientului.

4.4 În măsura în care legea permite acest lucru, Hotelul îl va proteja, îl va despăgubi şi îl va apăra pe Client, precum şi pe funcţionarii, administratorii, asociaţii, agenţii, membrii şi angajaţii acestuia de toate pretenţiile rezultate din sau cauzate prin neglijenţa Hotelului, în legătură cu furnizarea facilităţilor hotelului. Hotelul nu renunţă şi nu se va considera că Hotelul a renunţat, în virtutea acestui paragraf, la nici o apărare la care poate avea dreptul în legătură cu astfel de pretenţii.

5. ICerinte privind asigurarea

la maxim cutii, cel mult X zile lucrătoare înainte de

organizarea funcţiei şi maxim X zile de la terminarea acesteia.

3. Conflict de Intereste

3.1 Pentru prevenirea oricărui conflict de interese, Clientul poate furniza Hotelului o listă a concurenţilor săi. Hotelul acceptă să îl informeze pe Client cu promptitudine în cazul în care vreunul dintre concurenţii indicaţi caută spaţiu pentru datele la care are loc şedinţa grupului

3.2 În cazul în care Clientul stabileşte că acceptarea activităţii concurentului respectiv la aceleaşi date ar constitui un conflict direct de interese cu programul Clientului, Hotelul acceptă să nu încheie nici un contract cu concurentul respectiv pe durata datelor oficiale de desfăşurare a evenimentului Clientului.

3.3 Părţile iau la cunoştinţă că, în unele cazuri, Hotelul poate rezerva camere şi alte facilităţi fără a se specifica numele oaspetelui. În cazul în care se dovedeşte că Hotelul a rezervat, în necunoştinţă de cauză, un program al unui concurent la datele la care are loc şedinţa Clientului, Clientul va avea prim drept de refuz asupra întregului spaţiu şi a tuturor apartamentelor funcţiei. În cazul în care Clientul stabileşte că este imposibil ca două grupuri să ţină şedinţe la datele de program, Clientul va avea dreptul de a rezilia prezentul

5.1 Hotelul şi Clientul convin să încheie asigurarea de răspundere civilă şi orice altă asigurare pentru a se proteja fiecare şi reciproc împotriva tuturor pretenţiilor rezultate din activităţile desfăşurate în Hotel pe durata Evenimentului.

6. Tarifele si facturarea

6.1 Cu excepţia cazului în care se specifică altceva, toate tarifele sunt exprimate în Euro iar clientii rezidenti in Romania se obligă să plătească în RON la cursul BNR din ziua efectuarii platii. Clientii non-rezidenti pot plati suma specificata in prezentul contract in Euro. În cazul în care Clientul plăteşte altfel decat cum este specificat mai sus Hotelul va aplica rata sa de schimb BNR valabilă pentru ziua plăţii.

6.2 În absenţa unor instrucţiuni de facturare specifice scrise, Hotelul va factura toate elementele convenite şi toate cele suplimentare Clientului. În baza modificărilor făcute după cum s-a stabilit în prezenta, suma facturată de către Hotel Clientului este suma convenită la încheierea prezentului Contract, plus costurile serviciilor suplimentare prestate de Hotel la solicitările Clientului, la tarifele de servicii aplicabile în acel moment.

6.3 Facturile necontestate în termen de 7 zile de la data facturii, sunt considerate acceptate. Dacă există o problemă cu o anumită sumă, numai suma respectivă poate fi retinuta de la plata pe timpul analizei. Facturile trebuie plătite în termen de 7 de zile de la data emiterii

facturii, după acest termen, sumele restante devenind imediat şi fără notificare prealabilă purtătoare de dobândă, la rata de 1% pe lună, de la data scadenţei şi până la data plăţii integrale, inclusiv aceste două date.

6.4 Acest Eveniment va fi tratat ca tranzacţie complet distinctă între Client şi Hotel. Niciuna dintre părţi nu poate compensa nici o plată rămasă în urma unor evenimente anterioare cu plăţi pentru acest eveniment.

6.5 Clientului îi revine responsabilitatea de a furniza Hotelului informaţii scrise cu privire la acei participanţi la eveniment care pot semna cheltuieli din contul principal.

6.6 În cazul în care plata urmează să fie efectuată cu card de credit sau de debit, acest lucru trebuie adus la cunoştinţa Hotelului în momentul efectuării rezervării. Se acceptă numai emitenţii recunoscuţi de carduri. Cardul trebuie prezentat de către semnatar cu cel puţin treizeci (30) de zile înainte de Eveniment.

6.7 În cazul în care creditul nu este aprobat, se solicită plata în avans a tuturor cheltuielilor înainte de sosire, iar soldul va fi plătit la plecare. Acest contract tine loc si de Factura Proforma. Intrucat acest contract cuprinde toate informatiile fiscale necesare pentru efectuarea platilor.

Detalii Bancare: UniCredit Tiriac Bank: Ron : XX00 XXXX 0000 0000 0000 0000

Euro: XX00 XXXX 0000 0000 0000 0000

USD : XX00 XXXX 0000 0000 0000 0000

7. Modificari si anulari

7.1 În cazul în care clientul anulează parţial sau complet evenimentul şi/sau cazarea în camere, Hotelul va suporta costul echivalent cu profitul pierdut în urma anulării serviciilor.

7.2 Clientul va plăti un Tarif de anulare/ Neprezentare pentru anularea totală sau parţială, ca despăgubire pentru profitul pierdut de Hotel şi nu ca penalizare. Tariful de anulare/Neprezentarea este exprimat ca procent din venitul pierdut care ar fi fost realizat din vânzarea cazării şi închirierea sălilor de şedinţă, după cum va stabili în mod rezonabil Hotelul. În cazul în care hotelul a comandat mâncare, băuturi, sau a închiriat echipamente sau a făcut achiziţii incidentale etc., aceste elemente pot fi, de asemenea, considerate ca parte din tariful de anulare.

7.3 Din momentul semnării prezentului Contract şi cu până la 60 (şaizeci) de zile înainte de data începerii Evenimentului, poate surveni o reducere parţială a Evenimentului şi/sau a camerelor blocate de până la 10%. În cazul unei anulări peste limita de mai sus, Hotelul va evalua Tariful de anulare pe baza baremului de mai jos.

Barem pentru calcularea Tarifului de anulare

Numărul de zile înainte de Data programată pentru începerea Evenim entului	procentaj din tarifele pierdute din camere, alimentatie publica şi închirierea sălilor
Anulare totala
30 – 45 zile	60%
0 – 29 zile	100%
Anulare partiala
30 – 45 zile 10% din valoarea totala Peste 10% din valoare totala	0 100%
0 – 29 zile	100%

7.4 Clientul va furniza Hotelului, în timp util, toate schimbările referitoare la participare, cerinţele referitoare la camere şi spaţiul funcţiei pentru Eveniment. Toate schimbările se vor face în funcţie de ceea ce este disponibil iar toate modificările convenite vor fi confirmate de către părţi în scris, înainte de Xxxxxxxxx. Prezentul contract a fost negociat pe baza datelor, numărului de camere şi spaţiului funcţional prevăzute mai sus. Orice spaţiu sau serviciu suplimentar confirmat de părţi în scris după semnarea prezentului Contract se va supune prezentei clauze 7. Modificări şi anulări. Toate schimbările ce duc la scăderea veniturilor Hotelului se vor face prin aplicarea Tarifelor de anulare. Tarifele de anulare aplicate variază în funcţie de numărul de zile înainte de Eveniment, cu care Hotelul este informat de schimbările respective.

7.5 Notificarea oricărei anulări trebuie primită de către Hotel în scris, iar orice Tarif de anulare stabilit trebuie plătit de către Client în termen de cel mult sapte (7) de zile de la factuarea acestuia de către Hotel, sau ca parte din achitarea sumei totale pentru Eveniment. Suma depozitului poate fi compensată cu orice Tarif de anulare aplicat.

8. Revanzarea

8.1 Hotelul va depune toate eforturile pentru a revinde spaţiul de cazare şi de şedinţă anulat din contractul cu Clientul. În cazul în care hotelul revinde spaţiul contractat anulat la tarife mai mici decât cele contractate, Hotelul poate aplica un tarif de anulare numai în limita diferenţei dintre valoarea contractată iniţial pentru spaţiul vândut şi valoarea de revânzare a spaţiului vândut

9. Creditul si plata cheltuielilor

9.1 În cazul în care Clientul solicită să i se pună la dispoziţie o facilitate de credit în timpul Evenimentului, aceasta va fi furnizată numai dacă Hotelul va accepta acest lucru şi în modul stabilit de Hotel. Toate aranjamentele de credit şi plată vor fi în conformitate cu Politica de Credit IHG.

9.2 Clientul va furniza Hotelului o listă a persoanelor autorizate să acceseze facilitatea de credit şi să facă cheltuieli din contul principal. Hotelul îi va solicita Clientului să achite aceste cheltuieli autorizate de oricare dintre aceste persoane autorizate. .

10. Rezilierea de catre Companie

10.1 În cazul în care Clientul nu efectuează toate transferurile la scadenţă şi nu îşi achită obligaţia în termen de o săptămână, fără a se aduce atingere drepturilor Hotelului de a solicita plata sumelor scadente şi a despăgubirilor pentru prejudiciul suferit, Hotelul poate rezilia prezentul Contract cu preaviz de o săptămână.

10.2 În cazul rezilierii prezentului contract, toate avansurile plătite sau datorate rămân proprietatea Hotelului, cu excepţia cazului în care rezilierea se face din cauza încălcării de către Hotel a contractului.

11. Forta majora

11.1 În cazul în care evenimente ce nu pot fi controlate de către Părţi, inclusiv dar fără a se limita la dezastre naturale (inundaţii, cutremure, tornade, incendii etc), război, greve, ameninţări sau acte de terorism sau acte similare, boli, sfaturi referitoare la deplasări ale Organizaţiei Mondiale de Sănătate, tulburări civile, lipsa măncării, băuturilor sau a altor bunuri sau întreruperea transportului fie în oraşul în care are loc conferinţa ori în ţările / statele de origine a participanţilor, fac inoportună, impracticabilă, ilegală sau imposibilă derularea Contractului în forma sa iniţială, partea afectată poate rezilia prezentul Contract fără nici o obligaţie, în baza unei notificări scrise adresate celeilalte părţi. Toate sumele transferate vor fi returnate Clientului în termen de 30 de zile de la notificarea în scris a anulării în urma survenirii unui eveniment de forţă majoră.

11.2 În cazul în care Clientul decide să organizeze Şedinţa în ciuda circumstanţelor prezentate la 11.1, hotelul va renunţa la toate tarifele pentru reducerea Şedinţei (inclusiv la tarifele de anulare, tarifele de uzură a camerelor, închirierea spaţiului funcţiei, tarifele de degradare a mâncării şi băuturii) şi va oferi oaspeţilor Grupului tariful pentru camere echivalent cu cel oferit oaspeţilor pentru datele contractate.

.

12. Suprezervare

12.1 În cazul improbabil în care Hotelul este suprezervat, Hotelul va da prioritate delegaţilor Clientului şi nu îl va muta nici unul din delegaţii Clientului decât dacă acest lucru este absolut necesar. În cazul în care este necesară o astfel de mutare, niciunul din delegaţi nu va fi mutat fără notificarea prealabilă a Clientului şi consultarea cu acesta. În caz de mutare, Hotelul asigură:

(a) Posibilitatea de cazare la standarde similare la un hotel convenabil şi fără costuri suplimentare pentru oaspete pe durata în care oaspetele este mutat.

(a) Un transport dus-întors între Hotel şi hotelul la care a fost mutat oaspetele, în fiecare zi în care oaspetele este mutat;

(b) Două apeluri telefonice internaţionale, fiecare în limita a 5 minute, şi toate aranjamentele

necesare pentru devierea mesajelor telefonice şi corespondenţei oaspetelui mutat;

(c) Posibilitatea de readucere a oaspetelui mutat înapoi în prima cameră disponibilă. În cazul în care se eliberează o cameră dar oaspetele alege să nu se întoarcă la Hotel, Hotelul nu va mai avea nici o obligaţie în baza prezentei secţiuni 12.1 ; iar

(d) La întoarcerea la Hotel, cazare superioară (dacă este disponibilă) şi un gest de bun-venit din partea Directorului General.

13. Jurisdictiile si legea aplicabila

13.1 Prezentului Contract i se aplică legile din ţara în care se află hotelul. În cazul în care o parte din prezentul Contract se dovedeşte nulă şi nu poate fi pusă în aplicare, acest lucru nu va afecta valabilitatea restului contractului, care va rămâne valabil şi aplicabil în conformitate cu clauzele sale. Orice litigiu rezultat din prezentul contract sau în legătură cu acesta va fi înaintat instanţelor competente din locul în care se află Hotelul.

14. Protectia si Procesarea datelor

14.1 Clientul ia la cunoştinţă faptul că prezentul Contract se supune standardelor şi legislaţiei din domeniul protecţiei datelor. Toate informaţiile referitoare la Client şi la delegaţii acestuia, primite de către Hotel în timpul desfăşurării Evenimentului vor fi procesate în conformitate cu politica referitoare la date a Hotelului şi cu legislaţia şi reglementările locale aplicabile.

15. Data intrarii in vigoare a comunicarilor

15.1 Părţile convin ca în scopul prezentului Contract şi al tuturor modificărilor aduse acestuia sau al oricăror notificări sau comunicări dintre părţi, semnăturile trimise sau primite prin fax sau e-mail să fie considerate valabile şi aplicabile la fel ca cele originale, de către partea semnatară. Data intrării în vigoare a comunicărilor va fi stabilită după cum urmează:

(a) Comunicările trimise prin poştă sau curier vor fi considerate valabile la două zile de la expediere;

(a) Comunicările trimise prin fax sau curier vor fi considerate valabile la data şi ora indicate pe confirmarea faxului reţinută de expeditor, iar

(b) Comunicările trimise e-mail vor fi considerate valabile în momentul în care mesajul este acceptat de serverul de email al destinatarului.

16. Diverse

Prezentul contract constituie întregul acord dintre părţi şi înlocuieşte toate discuţiile şi documentele scrise anterioare dintre părţi, cu privire la Eveniment. Clauzele oricărei comenzi de achiziţie sau ale oricărui alt document de comandă nu vor avea valabilitate.

Contract

Subsemnaţii suntem autorizaţi să semnăm şi să încheiem prezentul contract în numele Hotelului şi al Clientului

Pentru si in numele Hotelului		Pentru si in numele Clientului:
Semnatura:	Semnatura:	Semnatura:
Nume:Xxxxxx Xxxxxx	Xxxx: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Nume: XXXXXXXX XXXXXXXXX
Functie: Senior Convention Sales Manager	Functie: Director of Sales & Marketing	Functie: Guvernator 2014-2015
Data:	Data:	Data: