CODUL DE CONDUITĂ AL BOEHRINGER INGELHEIM PENTRU TERȚE PĂRȚI
CODUL DE CONDUITĂ AL BOEHRINGER INGELHEIM PENTRU TERȚE PĂRȚI
Ce înseamnă să faci afaceri cu Boehringer Ingelheim?
ANGAJAMENT DE CONFORMITATE
Industria farmaceutică reprezintă un mediu complex și extrem de reglementat și din multe puncte de vedere, conformitatea reprezintă autorizația noastră pentru a face afaceri.
Boehringer Ingelheim („BI”)1 se angajează să livreze rezultatele de afaceri atât în conformitate cu legislația aplicabilă și cu regulamentele, cât și cu standardele noastre etice înalte. Este ceea ce BI numește „Performanță cu Integritate”.
În consecință, BI se străduiește să desfășoare activitatea cu partenerii de afaceri („Terții”) care împărtășesc angajamentul nostru față de standardele etice ridicate și funcționează într-un mod responsabil și etic.
Pentru consolidarea standardelor față de care ne asumăm angajamentul, BI a elaborat prezentul Cod de Conduită pentru Terțe Părți („Codul de Conduită”) care acționează ca bază pentru ceea ce lucrăm cu Terții, reprezentând respectiv modalitatea terților de a face afaceri cu BI.
Terții noștri includ orice persoană fizică, societate, parteneriat sau organizație care nu face parte din BI, dar care furnizează un produs sau serviciu acesteia sau în numele BI (de ex. distribuitorii, furnizorii, farmaciile, organizațiile de gestionare a evenimentelor, agențiile de turism, personalul și organizațiile medico-sanitare, consultanții, agenții și oricare alt partener de afaceri).
AȘTEPTĂRILE NOASTRE
Prezentul Cod de Conduită este considerat a reprezenta cadrul care prevede principiile modalităților de a face afaceri cu BI.
Prin urmare, ne așteptăm ca oricare Terț cu care facem afaceri, precum și funcționarii, angajații și subcontractanții lor:
• Să respecte, să aplice și să se conformeze principiilor prevăzute în prezentul Cod de Conduită și să comunice principiile respective în cadrul organizației lor;
• Să respecte toată legislația, regulile, regulamentele, codurile industriale și standardele etice aplicabile;
• Să ne informeze imediat, în cazul unei eventuale încălcări a principiilor Codului de Conduită și să ne sprijine în investigarea acestor eventuale încălcări.
BI își rezervă dreptul să întrerupă orice legătură cu vreun Terț care nu respectă și aplică principiile definite în prezentul Cod de Conduită sau oricare legi sau regulamente aplicabile. Înainte de luarea unei decizii sau a unei măsuri, întrebați-vă:
• Este legal?
• Acest lucru este justificat?
• Cum m-aș simți dacă va fi făcut public?
Dacă aveți îndoieli sau aveți nevoie de mai multă îndrumare referitoare la principiile definite în prezentul Cod de Conduită, vă rugăm să luați legătura cu persoana de contact de la BI.
1. INTEGRITATEA ȘI ANTICORUPȚIA ÎN AFACERI
Întrucât integritatea este valoarea esențială a BI, nu tolerăm nicio formă de corupție și dare de mită și respectăm toate legile și regulamentele internaționale, locale și străine care interzic practicile de corupție și darea de mită. Prin urmare, nu oferim, promitem sau dăm mită, bani pentru un serviciu sau alte avantaje, plăți sau orice alt lucru de valoare, pentru a influența în mod necorespunzător oricare acțiune sau decizie sau pentru a garanta un avantaj nepotrivit.
Angajații BI nu solicită, primesc sau acceptă, în mod direct sau indirect, niciun fel de beneficii, cadouri sau alte avantaje în schimbul oferirii celeilalte persoane sau entități preferințe nejuste în cadrul procedurii concurențiale de achiziție a bunurilor sau a serviciilor comerciale sau a serviciilor de altă natură.
Toate plățile și transferurile de valori trebuie să fie suficient de documentate, iar registrele și evidențele contabile trebuie să fie conforme cu principiile contabile general acceptate.
Ne așteptăm ca oricare Terț cu care facem afaceri, precum și funcționarii, angajații și subcontractanții lor să respecte și să aplice aceleași principii.
2. CONFLICTE DE INTERESE ȘI CADOURI ȘI INVITAȚII
Conflictul de interese este oricare situație sau postură în care interesele personale pot afecta judecata independentă și capacitatea de a lua decizii de afaceri imparțiale în cel mai bun interes al societății.
Întrucât acționăm cu integritate deplină, facem distincția între interesele societății și cele personale și încercăm să evităm orice posibil conflict de interese, care poate fi real sau doar perceput sau posibil.
Multe tipuri de cadouri, invitații, articole de valoare sau situații pot crea un conflict de interese, de exemplu banii lichizi, cadourile fizice, invitațiile la distracție sau activitățile de agrement, angajările și promisiunile de angajare a persoanelor incluzând prietenii, rudele și membrii de familie, acordarea de contracte etc. Aceste plăți, cadouri și avantaje nu pot fi solicitate sau acceptate dacă sunt considerate recompensă în legătură cu o decizie de afaceri (de ex., contractare, oferte etc.)
Politicile interne, regulamentele și directivele BI prevăd standarde și restricții care guvernează invitațiile, cadourile de afaceri și alte avantaje primite de la terți cu privire la activitățile de
afaceri ale BI, care pot fi acceptate dacă au valoare nesemnificativă, sunt acordate rar și nu au legătură cu decizia de afaceri.
3. INTERACȚIUNEA CU PERSONALUL MEDICO-SANITAR
Relațiile etice cu Personalul Medico-Sanitar și cu Organizațiile Medico-Sanitare sunt esențiale pentru misiunea BI de a ajuta pacienții prin descoperirea, dezvoltarea și comercializarea de medicamente noi care prelungesc și îmbunătățesc calitatea vieții.
„Personalul Medico-Sanitar” („PMS”) se referă la oricare furnizor de servicii de sănătate, membru al sistemului medical, stomatologic, farmaceutic sau profesia de asistent medical sau oricare altă persoană, care în cursul activității sale profesionale poate prescrie, achiziționa, furniza, utiliza sau administra achiziționarea sau utilizarea unui produs farmaceutic.
„Organizația Medico-Sanitară” („OMS”) se referă la orice instituție sau organizație care furnizează servicii medico-sanitare sau desfășoară activități de cercetare și/sau este alcătuită în principal din Personal Medico-Sanitar.
• Principii generale ale interacțiunilor cu PMS și OMS
Ne asumăm angajamentul să acceptăm oricare legi și regulamente aplicabile, precum și coduri de conduită în domeniul industrial și standarde de conduită care se aplică în interacțiunile dintre PMS și OMS (precum Codul de Practică IFPMA, Codul EFPIA HCP (pe teritoriul Europei) și oricare coduri locale aplicabile din domeniul industrial).
Interacțiunile noastre cu PMS și cu OMS au ca scop să perfecționeze serviciile de îngrijiri medicale, cercetarea medicală și practicarea medicinii și să aducă beneficii pacienților și se concentrează pe schimbul științific, furnizarea de servicii de educație medicală și informare și obținerea de recomandări.
Interacțiunile cu PMS sau cu OMS nu ar trebui să se desfășoare într-un mod care să lase impresia de influențare nepotrivită a prescrierii, achiziționării, furnizării, eliberării sau
administrării de medicamente sau dispozitive medicale. În orice moment respectăm principiile următoare referitoare la cooperarea cu Personalul și Organizațiile din domeniul Medico- Sanitar:
• Principiul separării
Se impune o separare clară între orice tip de recompensă (de ex., bani lichizi, donații, subvenții, sponsorizări, servicii și oricare alte răsplăți) și orice tranzacții de vânzări sau prescrieri de către un anumit Personal Medico-Sanitar. Nu ar trebui să oferim PMS nicio recompensă care servește în scop personal.
• Principiul adecvării performanței și remunerației (principiul echivalenței)
Acest principiu impune un raport rezonabil între performanță și recompensă.
• Principiul documentării
Toate serviciile pentru sau prestate de către PMS/OMS, gratis sau contra cost, sunt convenite înainte de executare și publicare. Serviciile trebuie să fie livrate și suficient documentate înainte ca orice compensație financiară să fie posibilă.
• Principiul transparenței/aprobării
Ne angajăm să respectăm cu strictețe orice obligații de transparență, raportare și divulgare conform legislației aplicabile, regulamentelor interne și externe, codurilor industriale și profesionale
.
Cooperarea cu PMS și OMS și contractarea PMS:
• Când angajăm PMS/OMS, întotdeauna ne selectăm partenerii contractuali pe baza criteriilor obiective (precum calificarea și expertiza în vederea nevoii comerciale identificate). În plus, susținem prin documente fiecare angajament scris și semnăm un contract înainte de prestarea serviciilor.
• Taxa plătită pentru serviciile furnizate de un Specialist Medico-Sanitar reflectă valoarea de piață corectă conform standardelor aplicabile în țara PMS, având în vedere calificarea Specialistului Medico-Sanitar, tipul de serviciu, dat fiind rolul său și durata angajamentului.
Evenimente și Întâlniri
• Organizăm și sprijinim financiar doar întâlnirile și evenimentele cu caracter științific sau educațional și care sunt în conformitate cu legislația aplicabilă, codurile din domeniul industrial și principiile definite în prezentul Cod de Conduită.
În măsura permisă de legislația locală și de codurile din domeniul industrial, BI poate sponsoriza PMS pentru a participa la congrese științifice sau la întâlniri în domeniul educației sanitare. Cheltuielile acoperite de BI în aceste situații se limitează la taxa de înregistrare pentru eveniment, precum și la costurile de transport, cazare și masă.
• Locul trebuie să fie potrivit și favorabil pentru o întâlnire de afaceri și selectat doar pe baza criteriilor obiective și materiale (de ex., facilități pentru întâlniri, spațiu,
accesibilitate, infrastructură, distanță).
• Ar trebui evitate în principal locațiile stațiunilor turistice, locurile unde se cheltuiesc mulți bani sau cele extravagante.
• Pentru zborurile a căror durată este mai mică de 4 ore, doar costurile pentru biletele la clasa economic pot fi rambursate.
• Costurile de cazare pot fi acoperite doar dacă este nevoie de cazare din cauza duratei sau datei de început/încheiere a evenimentului. Cazarea pe o perioadă de ședere prelungită nu poate fi acoperită.
• Nu prelungim invitațiile sau nu oferim sponsorizare pentru programele de divertisment și activitățile de agrement (precum tururi de vizitare a obiectivelor turistice, evenimente sportive, teatru, concerte etc.).
• Niciun fel de cost nu poate fi acoperit pentru persoanele însoțitoare. BI nu poate face nici rezervări sau nu poate oferi suport logistic pentru cazarea terților.
Subvenții și Donații
• Donațiile, subvențiile și avantajele în natură acordate PMS sunt permise doar dacă: o se fac în scopul susținerii serviciilor medico-sanitare sau de cercetare
o nu constituie un îndemn pentru a recomanda, prescrie, achiziționa, furniza, vinde sau administra produse medicale specifice (principiul separării).
• Donațiile și subvențiile au nevoie de aprobarea de conformitate și vor fi documentate.
• Donațiile și subvențiile acordate anumitor Specialiști din domeniul Medico-Sanitar nu sunt permise.
Daruri și cadouri
• Nu oferim, furnizăm sau promitem unui Specialist în domeniul Medico-Sanitar cadouri, avantaje pecuniare sau beneficii ca un îndemn pentru a recomanda, prescrie, achiziționa, furniza, vinde sau administra un produs medicinal sau orice cadouri în avantajul personal al acestuia.
• Materialele informaționale și educaționale, precum și articolele ieftine de uz medical pot fi distribuite ocazional, în măsura permisă de legislația națională și de codurile din domeniul industrial.
Ne așteptăm ca Terții cu care facem afaceri, precum și funcționarii, angajații și subcontractanții lor să respecte și să aplice aceleași principii când furnizează servicii sau acționează altfel pentru sau în numele BI sau oferă sau vând produse BI.
4. INTERACȚIUNI CU ORGANIZAȚIILE PACIENȚILOR
Scopul tuturor interacțiunilor cu organizațiile pacienților este acela de a aduce beneficii serviciilor medico-sanitare sau de cercetare. Toate interacțiunile se vor baza pe un acord scris și trebuie să fie transparente în conformitate cu legislația locală aplicabilă și cu codurile din domeniul industrial. Principiile definite pentru interacțiunile cu PMS și OMS se aplică în consecință și pentru interacțiunile cu organizațiile pacienților.
5. MATERIALE PROMOȚIONALE ȘI EDUCAȚIONALE
Respectăm toate regulile aplicabile în țara în care sunt diseminate materialele promoționale și educaționale. Materialele promoționale și educaționale trebuie să fie etice, potrivite, corecte, echilibrate, să nu inducă în eroare și să fie conforme cu eticheta locală.
6. CONFORMITATE ÎN DOMENIUL COMERȚULUI
Respectăm litera și spiritul tuturor legilor privind controalele de import și export aplicabile, dubla utilizare, sancțiunile și alte legi privind conformitatea în domeniul comerțului. Nu
importăm sau exportăm bunuri în sau din țările aflate sub embargo. Mai mult, nu facem afaceri în mod direct sau indirect cu persoanele aflate pe oricare listă de sancțiuni naționale și internaționale aplicabile, impuse de guverne și nu colaborăm în niciun fel cu aceste persoane sau entități.
7. ÎNGRĂDIREA LIBEREI CONCURENȚE ȘI CONCURENȚA LOIALĂ
Respectăm toate legile și regulamentele aplicabile cu privire la îngrădirea liberei concurențe și la concurența loială. Prin urmare, nu încheiem contracte cu niciun concurent real sau potențial cu privire la fixarea prețurilor, termenii și condițiile de vânzare, reduceri, volumele de
producție, precum și repartizarea teritoriilor sau clienților sau alte practici interzise și nu impunem prețuri de revânzare fixe sau minime. În plus, nu facem schimb de informații
sensibile din punct de vedere comercial (de ex. prețuri, reduceri, arii de cercetare etc.) care nu fac parte deja din domeniul public pentru concurenți.
8. CONFIDENȚIALITATE ȘI PROTECȚIA DATELOR
Respectăm legile și regulamentele aplicabile cu privire la protecția datelor atunci când gestionăm (de ex. procesare, colectare, transfer, depozitare) informații personale.
Nu cumpărăm, vindem sau sugerăm altcuiva să cumpere sau să vândă acțiuni sau alte titluri de valoare ale oricărei societăți câtă vreme cunoaștem informațiile semnificative sau materiale care sunt confidențiale („informații privilegiate”) despre acea societate și nu vom divulga nicio informație privilegiată altcuiva.
Terții care fac afaceri cu BI ar trebui să gestioneze datele personale conform cerințelor legale și se estimează că păstrează confidențialitatea cu privire la serviciile contractuale și la oricare informații puse la dispoziție de către BI. Informațiile puse la dispoziție de BI pot fi utilizate doar pentru prestarea serviciilor convenite.
Oricare utilizare, divulgare neautorizată sau pierdere a informațiilor sau a datelor personale aparținând BI trebuie să fie raportată imediat acesteia.
Raportările de suspiciuni de încălcări ale Codului de Conduită, legilor sau regulamentelor pot fi menționate/comunicate Persoanei de Contact din cadrul BI sau la Biroul de Conformitate și Etică RCV folosind Linia de Asistență Telefonică de la Conformitate ori la numărul (x00 0 00 000 0000) sau prin e-mail (ComplianceRCV.VIE@boehringer- xxxxxxxxx.xxx).
Am luat la cunostinta si ma oblig sa respect cele de mai sus,
Semnatura si stampila
.....................................