CAIET DE SARCINI PENTRU OFERTANȚII PENTRU ACHIZIȚIA Servicii de cazare, masă și coffee break - cod CPV 98341000-5, 55300000-3 și 55300000-1

CAIET DE SARCINI PENTRU OFERTANȚII PENTRU ACHIZIȚIA

Servicii de cazare, masă și coffee break - cod CPV 98341000-5, 55300000-3 și 55300000-1

Achizitor:	Asociația Română de Dezbateri Oratorie și Retorică
Titlul proiectului:	„Coaliţia pentru educaţie”
Nr. contractului de finantare:	RO2014_C5.1_62
Calitatea achizitorului in cadrul contar contractului	Partener

1. INFORMAȚII GENERALE

1.1. Autoritatea contractantă

Asociația Română de Dezbateri Oratorie și Retorică, partener în proiectul „Coaliţia pentru educaţie”, din cadrul Programului Fondul ONG în România – Componenta 5 Dezvoltarea Capacității ONG-urilor. Rețele și Coaliții / Subcomponenta 5.1 Sprijin pentru coaliţii şi reţele la nivel regional şi naţional şi pentru think tank-uri, Cod: RO2014_C5.1_62.

Denumire: Asociația Română de Dezbateri Oratorie și Retorică
Adresa: Sos. Iancului 10, Bl. 114B, Sc. B, Ap. 50
Persoana de contact: Xxxxxx Xxxxxxxxxx	Telefon: 0000 000 000
E-mail: xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx

1.2 Obiectivul general al proiectului

Obiectivul general al proiectului este înființarea formală a unei coaliții a organizațiilor neguvernamentale din domeniul educației si dezvoltarea de parteneriate inter-sectoriale in special cu institutii si autoritati centrale din domeniul educatiei. Această coaliție va activa în direcția monitorizării autorităților publice din sectorul educațional, a dezvoltării capacității de watchdog și advocacy a ONG-urilor educaționale, a creșterii capacității organizaționale a acestora, dorind integrarea acestora într-o comunitate puternică și vocală. Această comunitate va dezvolta mecanismele unei reacții rapide cu privire la acțiunile autorităților guvernamentale cu atribuții în zona educației și a formării și va participa în mod activ și constructiv la elaborarea politicilor publice în domeniul educației.

1.3. a) Termen limită de depunere a ofertelor (data si ora): 07.08.2015 ora 12:00.

b) Adresa unde se depun ofertele: Sos. Iancului 10, Bl. 114B, Sc. B, Ap. 50; orice ofertă primită după termenul limită de depunere a ofertelor sau la o altă adresă decât cea indicată mai sus nu va fi evaluată de achizitor, acestea fiind păstrate la sediul achizitorului nedeschise.

1.4. a) Termen de depunere solicitări de clarificări la documentația pentru ofertanți: 05.08.2015, ora 15:00 la adresele menționate mai sus.

b) Termen de răspuns la solicitările de clarificări - 48 ore de la primirea solicitărilor.

1.5. Calendarul procedurii

Nr. Crt.	Pași de urmat	Data previzionată
1	Transmiterea invitațiilor de ofertare	03.08.2015
2	Punerea la dispoziție a documentației de atribuire	03.08.2015
3	Primirea de clarificări privind documentația de atribuire și răspunsul la acestea	05.08.2015
4	Primirea ofertelor	07.08.2015 ora 12:00
5	Deschiderea ofertelor și întocmirea procesului verbal de deschidere	07.08.2015 ora 15:00
6	Verificarea cerințelor minime de calificare	07.08.2015
7	Stabilirea candidaților calificați	07.08.2015
8	Verificarea ofertelor	07.08.2015
9	Stabilirea ofertelor inacceptabile, neconforme, precum și pe cele admisibile	10.08.2015
10	Stabilire ofertei câștigătoare sau anularea procedurii	10.08.2015
11	Notificarea privind rezultatul aplicarii procedurii	10.08.2015
12	Semnare contract	10-13.08.2015

2. OBIECTUL CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIEI

2.1. Denumirea contractului de achiziție

Titlu: Servicii de cazare, masă și coffee break - cod CPV 98341000-5, 55300000-3 și 55300000-1

2.2. Descrierea serviciilor

Achiziția de servicii de cazare și masă necesare pentru realizarea obiectivelor propuse pentru activitatea A 4.3 RestartEdu Camp din cadrul proiectului “Coaliția pentru Educație”. RestartEdu Camp este o tabără de 3 zile pentru 130 de membri ai ONG-urilor din domeniul educației, antreprenori sociali în educație și reprezentanți ai sistemului formal de învățământ.

2.3. Durata contractului de achiziție: De la data semnării contractului de ambele părți până la 15.09.2015

2.4. Valoarea estimată totală: 49.855 lei fără TVA, repartizată astfel:

Obiectul contractului		Număr unități	Preț unitar	Cost total
Servicii cazare cu mic dejun inclus pentru 130 de persoane pentru 2 nopți	Camere twin - duble sau duplex	260	80	20.800
Servicii masă pentru 130 de persoane - 5 mese (3 dejun, 2 cină)	Mixte: normal și vegetarian	650	36,7	23.855
Servicii coffee break - 4 pachete pentru 100 de persoane	Suc, apă, cafea cu lapte	400	13	5.200
		Total		49.855

Ofertanții se vor încadra obligatoriu în valorile estimate menționate mai sus, pe fiecare categorie de serviciu. Ofertele care vor depăși valorea estimată a contractului sau valorile unitare vor fi respinse.

2.5. Condiții de plată

Plata contractului se va face în baza facturilor emise de Prestator, după cum urmează:

• până la 30% ca avans pentru serviciile oferite, în termen de maxim 10 zile de la emiterea facturii;

• restul sumei după livrarea serviciilor, în termen de maxim 20 de zile de la emiterea facturii.

3. METODA DE EVALUARE

Avantajele tehnice și financiare identificate de achizitor, care motiveaza alegerea, in raport cu celelalte specificatii tehnice ofertate conform prevederilor Ordinului MFE nr. 1120/2013 privind aprobarea procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul „Convergenţă” precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin Mecanismele Financiare SEE şi Norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări. Ofertele vor fi evaluate după criteriul: Oferta cea mai avantajoase din punct de vedere economic. Principiile care guvernează decizia de atribuire a contractului de achiziție sunt: principiul economicității, principiul eficienței și principiul eficacității.
Evaluarea ofertelor	Se va calcula punctajul fiecărei oferte prin cumularea punctelor acordate prin evaluarea următoarelor criterii:
Factor de evaluare 1 - punctaj financiar	Prețul ofertei - 50 de puncte
Factor de evaluare 2 - punctaj tehnic	Caracteristici tehnice și funcționale - 30 puncte
Factor evaluare 3 - punctaj suplimentar	Facilități suplimentare - 20 puncte
Punctajul final se va calcula ca sumă a punctajelor celor trei factori de evaluare.
Factor de evaluare 1 - punctaj financiar	Punctajul maxim pentru pretul ofertei este de 50 puncte si se obtine astfel: PF = (Pmin/Pofertat) x 50 PF - punctaj financiar Pmin - prețul minim ofertat Pofertat - prețul ofertat
Factor de evaluare 2 - punctaj tehnic	Punctajul maxim pentru caracteristicile tehnice, funcționale și de eficiență este de 30 puncte și se acordă astfel: 15 de puncte pentru capacitatea restaurantului: PC = 5 puncte - < 100 persoane PC = 10 puncte - 100-129 persoane PC = 15 puncte - peste 130 persoane 15 de puncte pentru numărul de meniuri propuse: PT2 = (Mmax/Mofertat) x 15 PT2 - punctaj tehnic 2 Mmax - număr maxim de meniuri ofertat Mofertat - număr meniuri ofertat PT = PT1 + PT2 PT - punctaj tehnic
Punctaj suplimentar	Pentru alte facilități ce sunt incluse în ofertă: Sală de conferință: PC = 2 puncte - < 100 persoane PC = 4 puncte - 100-129 persoane PC = 7 puncte - peste 130 persoane PC - punctaj sală conferință II.Spațiu în aer liber: PA = 2 puncte - < 20 persoane PA = 4 puncte - 20-50 persoane PA = 7 puncte - peste 50 persoane PA - punctaj spațiu III. Săli de lucru: PL = 6 puncte - 3 săli pentru 15-20 persoane PL = 4 puncte - 2 săli pentru 15-20 persoane PL = 2 puncte - 1 sală pentru 15-20 persoane PL - punctaj lucru PS = PC + PA + PL PS = punctaj suplimentar
Punctaj Final	PF+PT+PS

4. PREZENTAREA OFERTEI

4.1. Limba de redactare a ofertei: limba română

4.2. Xxxxxx în care este exprimat prețul ofertei si al contractului: XXX - Xxx

4.3. Perioada minimă de vallabilitate a ofertei: 60 zile de la data semnarii ofertei

4.4. Modul de prezentare a ofertei (tehnic și financiar)

Oferta depusă trebuie sa aducă detalii referitoare: la:

a) oferta financiară;

b) oferta tehnică;

c) documentele de calificare;

Oferta financiară:

Oferta financiară va conține atât prețul total cât și prețul unitar pentru fiecare serviciu oferit, în lei, fără TVA si TVA separat.

Oferta tehnică:

Oferta tehnică va cuprinde descrierea tehnică pentru fiecare serviciu în parte, astfel încât să se poată determina conformitatea cu obiectul achiziției, cerințele minime obligatorii, precum și posibilitatea de calcul a punctajului în conformitate cu factorii de evaluare menționați mai sus.

Documente de calificare:

- Formular nr. 1 - DECLARAŢIE privind eligibilitatea

- Formular nr. 2 - DECLARAŢIE privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 181 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr 34/2006.

- Formular nr. 3 - DECLARAȚIA conform căreia ofertantul nu se află în situația unui conflict de interese

- Formular de ofertă

- Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comerțului, original, copie legalizată sau copie „conform cu originalul” din care să rezulte:

a) că obiectul de activitate al ofertantului include activitățile ce fac obiectul achiziției publice;

b) că datele din acest document sunt reale/actuale la data limită de depunere a ofertelor;

c) că nu se află în procedură de dizolvare/radiere sau insolvență;

- Certificatele fiscale eliberate de D.G.I.T.L si A.N.A.F. în original, copie legalizata sau copie conform cu originalul, din care să reiasă că ofertantul nu are datorii scadente în luna anterioară depunerii, sau o declarație pe proprie răspundere că ofertantul nu are datorii la bugetul de stat/ locale în luna anterioară depunerii ofertei, cu obligația de a prezenta certificatele eliberate (menționate mai sus) la momentul semnării contractului.

Ofertele vor fi prezentate astfel:

- documentele de calificare: 1 ex. original, în plic separat

- oferta tehnică: 1 ex. original, în plic separat

- oferta financiară: 1 ex. original, în plic separat

Toate cele 3 plicuri exemplare originale se vor introduce într-un plic închis, ștampilat pe care va scrie: Achiziție servicii cazare și masă, pentru proiectul „Coaliția pentru Educație”.

Ofertele se vor prezenta în original până la data de 07.08.2015 ora 12:00, la sediul Asociatiei Române de Dezbatere Oratorie și Retorică din Sos. Iancului 10, Bl. 114B, Sc. B, Ap. 50, București.

4.5. Posibilitatea retragerii sau modificării

Oferta poate fi retrasă anterior datei și orei stabilite pentru deschiderea acesteia.

Ofertantul nu are dreptul de a-si retrage sau de a-și modifica oferta dupa expirarea datei limită pentru depunerea ofertei, sub sancțiunea excluderii acestuia de la procedura pentru atribuirea contractului de achiziție publică.

Ofertantul are dreptul de a depune decât o singură ofertă de bază care să respecte cerințele tehnice minimale.

4.6. Informații referitoare la termenele pentru prestarea serviciilor

Termenul de prestare a serviciilor este: de la data semnării contractului de către ambele părți până la 15.09.2015, pe baza de comandă scrisă a achizitorului, transmisă înainte de prestarea serviciilor.

4.7. Clauzele contractuale obligatorii, inclusiv conditiile de actualizare/ modificare a pretului contractului de achizitie

- Contractul este valabil de la data semnării de ambele părți până la 15.09.2015.

- Costul unitar/porție, precizat în ofertă va rămâne același pe întreaga perioada de valabilitate a contractului;

-În cazul retragerii finanţării, achizitorul îşi rezervă dreptul de a denunţa unilateral contractul, urmând a achita toate obligaţiile scadente faţă de prestator.

- Prestatorul va fi responsabil de modul de prestare a serviciilor. Orice neconformitate a serviciilor va fi remediata pe cheltuiala prestatorului;

- Recepția: Plata se va face în funcție de numărul de camere rezervate și ocupate și numărul de porții livrate confirmate prin borderouri semnate de către participanți. Achizitorul iși rezervă dreptul de a nu executa integral contractul fără a plăti penalități pentru sumele neexecutate.

5. SPECIFICAȚIILE TEHNICE

Se dorește achiziționarea de servicii de cazare și masă necesare pentru realizarea obiectivelor propuse pentru activitatea A 4.3 RestartEdu Camp din cadrul proiectului “Coaliția pentru Educație”. RestartEdu Camp este o tabără de 3 zile pentru 130 de membri ai ONG-urilor din domeniul educației, antreprenori sociali în educație și reprezentanți ai sistemului formal de învățământ, astfel:

1. Spațiu de cazare cu mic dejun inclus pentru 130 de participanți în sistem de camere double twin sau duplex pentru 3 zile (2 nopți) - check in 4 septembrie începând cu ora 10:00 și check out 6 septembrie ora 12.00, cu mențiunea că prestatorul are obligația de a asigura spații pentru derularea activităților până la ora 17.00 ;

2. 5 mese pentru 130 de reprezentanți ai ONG-urilor din educație - 3 prânz, 2 cină - diferențiat: meniu normal, meniu vegetarian - servire în intervalul 08:00-09:30, 390 de porții dejun (meniuri normal și vegetarian) - servire în intervalul 12:30-14:00 și 260 de porții cină (meniuri normal și vegetarian) - servire în intervalul 18:00-19:30.

3. Spații de conferință: o sală ce permite găzduirea a 130 de persoane, 2-3 săli pentru 15-20 de persoane și un spațiu în aer liber pentru 50-60 de persoane.

6. Alte mențiuni

Prezentul caiet de sarcini se constrituie ca anexă al contractul încheiat cu prestatorul de servicii.