CONTRACT DE CERTIFICARE

1 – CONDIŢIILE GENERALE ALE CONTRACTULUI:

Prezentul contract reglementează relațiile dintre

Client:

Numele societăţii: Sediu:

Nr. Înreg. la Reg. Com.: C.U.I.:

Banca:

Cod IBAN:

Reprezentată prin:

CONTRACT DE CERTIFICARE

CVI poate decide să efectueze un audit de urmărire a implementării și a eficienței acțiunilor corective care se efectuează până în termen de 6 luni de la identificarea neconformităților majore. Durata auditului de urmărire este de minim 1/2 de zi.

4.3 – CERTIFICAREA

Pe baza raportului de audit, a listei de neconformități, a planului de acțiune al clientului pentru luarea de măsuri corective și a raportului de audit de verificare, dacă este cazul, CVI va decide în mod autonom cu privire la acordarea sau respingerea certificării. Această decizie este comunicată în scris către client.

Locaţiile suplimentare ale Clientului acoperite de prezentul contract, dacă este cazul, sunt enumerate în Anexa contractului.

(în cele ce urmează, denumită exclusiv Client)

şi CVI, s.r.o., MPČĽ 3170/31, 058 01 Poprad, SR, înregistrată în Registrul Comerţului de pe lângă Judecătoria Prešov cu nr. de înregistrare 13260/P, Nr. de înregistrare 36 477 338, Cod fiscal 2021624990, (în cele ce urmează, denumită exclusiv CVI), reprezentată în România de S.C. CONFORMANCE VERIFICATION INTERNATIONAL S.R.L., cu sediul social în 540448 Târgu Mureș, Str. Brașovului, Nr. 1/904, Jud. Mureș, România, cu domiciliul fiscal în 540494 Târgu Xxxxx, Xxx. Predeal, Nr. 73, Jud. Mureș, România,

C.U.I. 35275616, Nr. Înreg. la Reg. Com. J26/1185/2015, cont deschis la Banca Transilvania Târgu Mureș, cod IBAN XX00 XXXX XXXX XX00 0000 0000, reprezentată prin administrator.

Ambele părţi convin asupra următoarelor clauze:

2 – OBIECTUL CONTRACTULUI

Obiectul contractului dintre cele două părți prevede furnizarea serviciilor și condițiilor de acordare a certificării, care confirmă faptul că sistemul de management (sistem, în cele ce urmează) este în conformitate cu standardul specificat sau cu alte acte normative ale sistemului. Clientul a luat la cunoştinţă şi înţelege faptul că certificarea sistemului se realizează în baza unui audit dinamic al sistemului, efectuat la momentul dat. CVI va efectua certificarea conform cererii clientului şi a ofertei de preţ acceptate de către client. 3 – DATA INTRĂRII ÎN VIGOARE

Prezentul contract intră în vigoare după ce se semnează de către ambele părți, împreună cu oferta de preț semnată de ambele părți și impreună cu cererea pentru certificare completată și semnată de către client, toate documentele fiind obligatorii, fără excluderi. Oferta de preț și Cererea de certificare sunt atașamente la acest contract.

4 – PROCEDURILE DE CERTIFICARE A SISTEMULUI

În afară de prevederile de la punctul 9 – Dispoziţii temporare, ambele părți convin asupra respectării măsurilor și a dispozițiilor relevante ale programului de certificare şi se angajează a face tot ce este necesar pentru a se conforma cu îndeplinirea corectă a acestei proceduri.

CVI este autorizat să efectueze, în mod unilateral, amendamente neesențiale pentru această procedură, modificări care nu influențează conținutul contractului dintre părți.

CVI poate utiliza subcontractanți, personal extern și personal în curs de formare pentru a îndeplini obiectul prezentului contract.

4.1 – DOCUMENTAŢIA

Prin semnarea prezentului contract, clientul se angajează să prezinte următoarele documente la CVI sau reprezentantului CVI înainte de începerea sau pe parcursul auditului de certificare:

– lista procedurilor sistemului, indicând datele lor de eliberare

– documentația care indică, mai amplu, modul în care sunt îndeplinite cerințele pentru sistem (de obicei, „manualul”)

– lista de servicii și/sau produse obținute prin sistemul care urmează să fie certificat.

Clientul confirmă faptul că aceste documente definesc în mod credibil starea sistemului la data auditului de certificare și că identifică domeniul de aplicare și domeniile de activitate care fac obiectul certificării.

4.2 – AUDITUL SISTEMULUI

Auditul de certificare constă în analiza documentelor și auditul in la faţa locului, de către auditorul(-ii) nominalizat(-ţi) de CVI. Sunt evaluate gradul de conformitate a sistemului cu cerințele standardului. Clientul poate contesta auditorii desemnați de CVI. Pentru a fi valabilă, contestaţia trebuie să se facă în scris și să se depună în termen de opt zile după ce numele auditorilor sunt comunicate în scris clientului de către CVI.

Într-o astfel de situaţie, CVI trebuie să desemneze unul sau mai mulţi noi auditori și are dreptul să schimbe data auditului. După audit, CVI îi va prezenta clientului lista neconformităților și observațiilor, împreună cu cererea de acțiune(-i) corectivă(-e) și raportul de audit. Clientul se angajează să propună și să efectueze acțiunile corective fără întârzieri nejustificate, iar CVI va evalua dacă conținutul și termenul pentru îndeplinirea lor sunt acceptabile.

4.3.1 – ACORDAREA CERTIFICĂRII

a) în cazul în care se acordă certificarea, certificatul se eliberează în limba și pentru activitățile în conformitate cu cererea, și este trimis către client și înregistrat în lista CVI a organizațiilor certificate.

b) certificarea este valabilă numai pentru organizaţia certificată, adică pentru sistemul menționat în certificat, aplicabil pentru produsele/serviciile înregistrate în certificat. Orice transfer al certificării și al certificatului este în mod explicit interzis.

c) certificarea este valabilă timp de trei ani, cu condiția efectuării auditurilor de supraveghere (a se vedea mai jos) și certificarea să nu fie retrasă de către CVI.

d) auditul de supraveghere reprezintă o vizită din partea unui auditor desemnat de CVI pentru a se asigura de menținerea nivelului sistemului. Auditurile de supraveghere vor fi efectuate la fiecare 12 luni. Cu toate acestea, acest termen ar putea fi schimbat în cazul în care această măsură este impusă de orice reglementare oficială, sau în baza recomandării auditorului.

e) În cazul unei reclamaţii sau al unei modificări semnificative, sau a unui incident grav sau o încălcare a reglementărilor legate de sistemul de management certificat, necesitând implicarea autorității de reglementare competente (a se vedea punctul 8.2), CVI poate decide să efectueze o vizită specială/audit extraordinar. Durata unui audit extraordinar este de minim 1/2 de zi. Clientul nu are dreptul de a contesta membrii echipei de audit numiți de CVI pentru un audit extraordinar. Data auditului extraordinar se comunică organizației cu cel puțin 14 zile înainte.

f) Prelungirea certificării se va face în baza cererii scrise a Clientului. În caz de necesitate, poate fi efectuat un audit de supraveghere, recertificare sau un audit extraordinar.

4.3.2 – RESPINGEREA CERTIFICĂRII

În cazul în care certificarea este respinsă, valabilitatea prezentului acord expiră în mod automat după trei luni de la comunicarea respingerii către client, în cazul în care clientul nu depune o contestaţie (a se vedea punctul 7), sau nu înaintează o nouă cerere de audit. Costurile vor fi percepute de CVI şi suportate de către client, în conformitate cu prețurile convenite în prealabil, indiferent de orice contestaţie.

5 – REÎNNOIREA CERTIFICĂRII

Certificarea trebuie reînnoită înainte de expirarea acesteia, pe baza cererii scrise a Clientului transmisă către CVI în timp util. Reînnoirea certificării necesită un audit de recertificare complet. Prezentul contract constituie comanda de reînnoire a certificării. Pot fi convenite noi prețuri ale auditurilor pentru noua perioadă de certificare.

6 – RESTRÂNGEREA DOMENIULUI DE APLICARE, SUSPENDAREA, RETRAGEREA ŞI EXPIRAREA CERTIFICĂRII

Dispozițiile punctelor 6.1-6.3 sunt valabile pentru întregul obiect al certificării, sau pentru părţi ale sale.

6.1 – RESTRÂNGEREA DOMENIULUI DE APLICARE AL CERTIFICĂRII CVI va restrânge domeniul de aplicare al certificării, pentru a exclude părțile care nu respectă cerințele, în cazul în care Clientul, în mod repetat sau sever, nu a reușit să îndeplinească cerințele de certificare pentru acele părți ale domeniului de certificare. Domeniul de certificare rămas trebuie să fie în conformitate cu cerințele standardului utilizat pentru certificare.

6.2 – SUSPENDAREA CERTIFICĂRII

CVI este autorizată să suspende certificarea pentru o perioadă de maximum 6 luni, în cazul în care sistemul certificat nu a reușit în mod repetat sau sever să îndeplinească cerințele de certificare, inclusiv cerințele pentru eficienţa sistemului de management, respectarea reglementărilor, sau în cazul în care organizația certificată nu prezintă la timp acțiuni corective acceptabile pentru neconformitățile identificate, sau în cazul în care Clientul nu permite efectuarea auditurilor de supraveghere sau de recertificare cu frecvențele cerute, sau în cazul în care Clientul a solicitat o suspendare, sau în cazul în care obligațiile prezentului contract, inclusiv obligațiile financiare, nu sunt îndeplinite de către client. Suspendarea va fi comunicată clientului, în scris, și devine valabilă la 7 zile după ce este comunicată clientului, cu excepția cazului în care clientul o contestă, în conformitate cu clauza 7.

6.3 – RETRAGEREA CERTIFICĂRII

Certificarea va fi retrasă:

a) atunci când activitățile supuse certificării încetează să mai existe, de exemplu, suspendarea activității, faliment etc. (în caz de faliment, certificarea își pierde valabilitatea la data la care este anunțat falimentul)

b) în cazul în care contractul este anulat (a se vedea punctul 10)

c) în cazul în care Clientul nu propune sau nu aplică în timp util corecții sau acțiuni corective pentru a rezolva o neconformitate majoră.

6.4 – EXPIRAREA CERTIFICĂRII

Certificarea își pierde în mod automat și în mod legal valabilitatea după expirare, cu excepția cazului în care este reînnoită.

6.5 – CONSECINŢELE

În caz de suspendare sau, în urma primirii unui preaviz de retragere a certificării, Clientul va înceta să continue promovarea certificării și va întrerupe utilizarea tuturor materialelor publicitare care conțin orice referire la statutul de certificat pe parcursul suspendării și după retragerea certificării. Clientul va returna certificatul/ele retrase către CVI fără întârziere.

Orice utilizări abuzive sau înșelătoare a certificării va duce la sancțiuni. În afară de aceasta, CVI poate publica suspendarea și retragerea. În caz de retragere sau expirare, obligațiile CVI vor înceta în mod legal.

7 – PROCEDURA DE CONTESTAŢII ŞI RECLAMAŢII

7.1 – SOLUŢIONAREA CONTESTAŢIILOR ŞI A RECLAMAŢIILOR

În conformitate cu standardele valabile privind certificarea sistemelor de management acreditate, clientul poate face apel sau poate depune plângere împotriva CVI în orice moment. CVI va soluţiona în mod constructiv și rapid toate cererile, contestaţiile și reclamațiile din partea clientului. În cazul în care nu este posibil să se ajungă la o soluție acceptabilă, sau o procedură propusă nu este acceptabilă, clientul poate contesta conform următoarelor prevederi.

7.2 – CONTESTAŢIILE INTERNE

În caz de nemulțumire faţă de soluţionarea unei reclamaţii sau dispute, de asemenea, pentru respingerea sau suspendarea certificării, clientul poate depune o contestaţie. Această contestaţie trebuie depusă la CVI în scris, în termen de 7 zile de la momentul în care CVI a comunicat decizia sa.

CVI este obligată de contract să examineze această contestaţie cu atenția și independența necesară și să anunțe decizia sa cu explicații în scris, în termen de 30 de zile de la primirea acesteia. Dacă CVI este de acord cu contestaţia, va accepta noua decizie. Dacă CVI decide să respingă contestaţia, aceasta va avea același efect ca și decizia inițială, cu menţiunea că procedura unei alte căi de atac interne nu este posibilă. Fiecare parte îşi va suporta propriile cheltuieli legate de această procedură de contestaţie internă.

7.3 –PROCEDURA EXTERNĂ

După ce procedura de contestaţie internă este finalizată, fiecare parte poate înainta un dezacord legat de prezentul contract către arbitraj, prin organismul de acreditare sau printr-un terț independent, sau prin interpretare juridică, dacă este necesar. Această procedură nu are niciun efect supresiv asupra deciziei CVI.

8 – OBLIGAŢIILE SPECIALE ALE CLIENTULUI/ORGANIZAŢIEI

8.1 – ACCESUL

Clientul este obligat de contract să efectueze toate demersurile necesare pentru a îndeplini obiectul prezentului contract, de a permite reprezentanților CVI acces la clădirile și unitățile organizației, cu un însoţitor din partea organizației în timpul programului de lucru obișnuit și de a-i instrui cu privire la respectarea prevederilor privind securitatea muncii, siguranţei împotriva incendiilor și protecției mediului. Acesta garantează, de asemenea, dreptul de a fi revizuite toate documentele, datele, înregistrările și activitățile considerate de CVI ca importante, de a intervieva personalul și de a obține întreaga lor cooperare. Clientul este de acord cu prezența altor persoane din partea CVI, acreditarea și alte organisme de supraveghere la audituri. Clientul este de acord cu divulgarea documentației de audit către organismele de acreditare relevante.

8.2 – OBLIGAŢIA DE RAPORTARE

Clientul este obligat prin contract să informeze CVI imediat în toate cazurile și, în special, în timpul auditurilor, sau în timpul reînnoirii certificării cu privire la schimbări majore în sistemul și procesele sale, în domeniul de aplicare al sistemului în comparație cu certificatul, la adresa de contact și locaţii, în organizare și la personalul cheie, la statutul juridic, comercial, organizaţional sau la acţionariat, precum și în cazul producerii unui incident grav, sau a încălcării reglementărilor legate de sistemul de management certificat, care necesită implicarea autorității de reglementare competente. Neglijarea acestei obligații de a informa cu privire la modificări poate duce la suspendarea certificării.

8.3 – LISTA RECLAMAŢIILOR

Organizația este obligată prin contract să păstreze lista completă a plângerilor, reclamațiilor și acțiunilor corective (interne și/sau externe) rezultate din sistemul de certificate care se depun la reprezentanții CVI

în timpul fiecărui audit. Păstrarea listei este o parte imperativă a sistemului și este condiția pentru menținerea sau reînnoirea certificării. 8.4 – MENŢINEREA SISTEMULUI

Clientul este obligat prin contract să facă toate demersurile necesare pentru a asigura funcționalitatea sistemului și conformitatea cu standardul.

8.5 – UTILIZAREA CERTIFICĂRII ŞI A MĂRCII DE CERTIFICARE

Clientul poate utiliza certificarea și marca de certificare CVI în relațiile comerciale și în mediile de comunicare (de exemplu: internet, broșuri, publicitate, documente etc.), în conformitate cu următoarele condiții. Marca de certificare poate fi folosită în culorile date de CVI, poate fi mărită și redusă, păstrând lizibilitatea textului. Marca de certificare nu se va utiliza pe niciun produs sau ambalaj de produs văzut de client, sau test de laborator, rapoarte de calibrare sau de inspecţie, sau în orice alt mod care poate fi interpretat că denotă conformitatea produsului. Clientul nu trebuie să facă sau să permită să se facă nicio declarație înșelătoare în ceea ce privește certificarea. Clientul nu trebuie să utilizeze sau să permită utilizarea certificatului sau a oricărei părți a acestuia într-un mod înșelător. Clientul va modifica toate materialele publicitare atunci când domeniul de certificare a fost redus. Clientul nu trebuie să permită ca trimiterile la certificarea sistemului său de management să fie utilizate într-un mod care să sugereze că organismul de certificare certifică un produs, serviciu sau proces. Clientul nu va implica faptul că certificarea acoperă activități care sunt în afara domeniului de aplicare al certificării. Orice utilizare sau referință care ar putea induce în eroare va provoca suspendarea imediată a certificării. Într-un astfel de caz, CVI va avea dreptul să solicite corectarea prin publicarea pertinentă, pe cheltuiala clientului, fără posibilitatea de a prezenta o cerere de compensare a pierderilor posibile. Clientul nu trebuie să îşi utilizeze certificarea în așa fel încât să discrediteze CVI și/sau sistemul de certificare și acesta să piardă încrederea publicului. CVI are dreptul de a solicita despăgubiri pentru orice prejudiciu cauzat de utilizarea incorectă a certificării.

9 – DISPOZIŢII TEMPORARE

Dacă intră în vigoare orice reglementare națională sau internațională privind certificarea sistemului, ambele părți convin să o respecte și, dacă este necesar, să modifice prezentul contract în conformitate cu respectiva reglementare.

10 – VALABILITATEA ŞI NULITATEA CONTRACTULUI

Prezentul contract a fost încheiat pentru o perioadă nedeterminată. Ambele părți au dreptul de a rezilia unilateral prezentul contract, cu un preaviz de 6 luni. Preavizul va fi comunicat în scris. Perioada de preaviz începe în ziua trimiterii. CVI are dreptul de a notifica rezilierea prezentului contract în orice moment, fără obligaţia perioadei de preaviz, în cazul în care clientul nu respectă prezentul contract, inclusiv obligațiile financiare. CVI are dreptul de a înainta o cerere de despăgubire a pierderilor rezultate din aceasta, dar minim 30% din prețul auditurilor de supraveghere care ar trebui să fie efectuate, în mod normal, în cadrul ciclului de certificare actual. Notificarea de reziliere a prezentului contract are aceleași rezultate ca retragerea certificării conform clauzelor 6.3 și 6.5.

11 – CONFIDENŢIALITATEA

Ambele părți sunt obligate prin contract să păstreze confidențialitatea față de terți cu privire la informațiile obținute pentru a menține în vigoare prezentul contract prin acceptarea aranjamentelor adecvate, cu excepția unor terțe părți care au dreptul să cunoască obiectul și conținutul prezentului contract. Obligația de confidențialitate rămâne valabilă pentru ambele părți, de asemenea, după ce prezentul contract este încetat.

12 – PUBLICITATEA

Ambele părți au dreptul de a face publice informațiile care trebuie să fie la dispoziția publicului, în conformitate cu reglementările naționale sau internaționale în ceea ce privește certificarea.

13 – INTERDICŢIA DE A TRANSFERA

Clientul nu poate să îşi transfere drepturile și obligațiile care decurg din certificarea sistemului (lor) de management, cu excepția cazului în care CVI îi oferă permisiunea scrisă.

14 – PREŢURILE, MODIFICĂRILE PREŢURILOR ŞI SCADENŢELE

Condițiile financiare din oferta de preț (vezi par. 3) sunt convenite între client și un reprezentant al CVI în țara de reşedinţă a clientului și sunt gestionate și s-au stabilit de respectivul reprezentant. Condițiile financiare sunt cuprinse în ofertă, care este parte integrantă din prezentul contract.

15 – RĂSPUNDEREA ŞI DREPTURILE LEGALE

Prezentul contract este un contract cu privire la serviciile prestate, nu la rezultat. CVI este responsabilă numai pentru pierderile directe cauzate organizației, rezultate din neglijență materială sau o greșeală gravă din partea CVI, a organelor sale, a persoanelor desemnate, subordonaților, reprezentanților sau furnizorilor săi. Această răspundere se limitează la suma egală cu suma acceptată de CVI sau reprezentantul său, stabilită pe baza evaluării rezultatelor

neglijenței materiale sau ale erorii grave, și nu poate depăși suma plătită de client către CVI sau către reprezentantul său.

Toate cererile de despăgubire își pierd valabilitatea la o lună după producerea evenimentului pe care se bazează cererea.

16 – DISPOZIŢII FINALE

Părțile declară că au citit prezentul contract, au înțeles conținutul său și, exprimându-și voința liberă şi temeinică, l-au semnat cu propriile lor semnături.

Data:

Ştampilele şi semnăturile reprezentanților legali Client: Prestator:

Anexa la CONTRACTUL DE CERTIFICARE

Încheiat între

CVI, s.r.o., reprezentată în România de S.C. CONFORMANCE VERIFICATION INTERNATIONAL S.R.L.

şi

Client

Numele Clientului (a se vedea pagina 1 a contractului):

Lista locaţiilor suplimentare ale Clientului, care sunt incluse în contractul de certificare

Data:

Ştampilele şi semnăturile reprezentanților legali

Client: Prestator: