CAIET DE SARCINI

CAIET DE SARCINI

„SERVICII DE DEPOZITARE A ARHIVEI”

I. OBIECTUL CAIETULUI DE SARCINI

1.1. OBIECTIV GENERAL

In conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996, cu modificările si completările ulterioare, Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est efectueaza operaţiuni pentru constituirea şi ordonarea unităţilor arhivistice, întocmirea inventarelor de arhivă pentru documentele create de compartimentele institutiei si isi propune depozitarea fondului arhivistic in spatii cu destinatie arhiva, in conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare.

1.2. DATE GENERALE PRIVIND OBIECTIVELE

Ofertantii trebuie sa presteze serviciul arhivistic de pastrare si conservare (depozitarea fondului arhivistic) cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 - Legea Arhivelor Naţionale, cu actualizările şi completările ulterioare şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale.

Prevederile cuprinse în Caietul de sarcini fac parte integrantă din documentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei şi constitutie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică.

Cerinţele precizate în Caietul de sarcini sunt considerate ca fiind minimale. Orice ofertă de baza prezentată care se abate de la prevederile Caietului de sarcini va fi luată în considerare numai în masura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din Caietul de sarcini.

Achizitorul deţine documente care sunt constituite ca unităţi arhivistice în accepţia prevederilor legale în ceea ce priveşte îndosarierea, copertarea, numerotarea, etichetarea, sigilarea, înscrierea datelor pe coperta de dosar şi întocmirea inventarelor pe suport de hârtie. Serviciile de organizare a documentelor in unitati arhivistice, precum si inventarierea documentelor sunt realizate de personalul achizitorului, conform Nomenclatorului arhivistic la nivel de institutie.

1.3. SERVICII SOLICITATE

In vederea aplicării prevederilor Legii Arhivelor Naţionale din 9 aprilie 1996 şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale, se intentionează achizitia de “Servicii de depozitare arhiva”.

II. SPECIFICATII TEHNICE “SERVICII DE DEPOZITARE ARHIVA”

1.Dimensiune si localizare spatiu necesar depozitarii arhivei achizitorului:

Arhiva 1: minim 2800 m.l.- maxim 3200 m.l.

Arhiva 2: minim 30 m.l.- maxim 100 m.l.

Costul privind pastrarea si conservarea arhivei in spatiul necesar acestui scop, include si costurile privind: energie electrica, apa, incalzire, paza si curatenie, cheltuielile cu personalul prestatorului ce va desfasura activitati in cadrul Spatiului, in scopul realizarii contractului.

Localizare: cladirea de arhiva a prestatorului trebuie să fie situata pe raza mun. Piatra Neamt sau a localitatilor adiacente. Sunt acceptate localizari ale cladirii de arhiva a ofertantilor pe o raza de maxim 15 km de municipiul Piatra Neamt ( calculat conform xxxxxxxx.xx) ;

- Prestatorul va asigura depozitarea, păstrarea și conservarea arhivei achizitorului în spații proprii, special amenajate și dotate, conform prevederilor legale din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;

- Documentele ce alcătuiesc arhiva achizitorului se depozitează într-o singura locatie.

2.Dimensiune cutie de arhivare (ce urmeaza sa fie depozitata, in cadrul Arhiva 1 si Arhiva 2): DG 01 D - 360*310*310 mm (Lxlxh)

Cutiile de arhivare precizate nu alcatuiesc obiectul contractului ce urmeaza sa fie incheiat, fiind in atributiile achizitorului.

Reprezentantii achizitorului vor efectua, in prealabil depozitarii arhivei in cadrul Spatiului de depozitare al prestatorului, operatiunile necesare pentru organizarea arhivei, in conformitate cu prevederile legale aplicabile, operatiuni ce includ: colectare, clasificare, inventariere, indosariere, precum si a oricaror alte operatiuni necesare pentru intocmirea arhivei.

3. Durata contractului: 12 luni, de la intrarea in executie la 01.01.2022, cu posibilitatea de prelungire prin act aditional pentru o perioada de inca 12 luni, in cazul mentinerii preturilor unitare ale contractului.

4. Modalitati de plata si facturare

Prestatorul va transmite achizitorului, cate o factură lunara aferenta fiecarei arhive ( arhiva 1 si arhiva 2), reprezentand servicii de depozitare (păstrare și conservare) a arhivei, prestate în luna anterioară. Plata contravalorii serviciilor prestate într-o lună calendaristică se va efectua în termen de maxim 15 zile de la primirea facturii, prin ordin de plată.

4. Servicii ce urmeaza sa fie prestate

4.1.Actuala arhiva a achizitorului ( arhiva 1, reprezentand 2800 ml si arhiva 2, reprezentand 30 ml) este depozitata in prezent intr-o cladire de arhiva, situata in sat Izvoare, comuna Dumbrava Rosie, jud. Neamt.

In Propunerea financiara elaborata de ofertant, vor fi incluse costurile de preluare și relocare a arhivei in conditii de maxima siguranta si cu mijloace de transport adecvate (mutarii arhivelor 1 si 2 de la pct.1) din locatia prezenta, in locatia ofertata, fara niciun altfel de costuri suplimentare pentru achizitor, alocate acestei operatiuni.

4.2.Preluarea arhivei de ofertant de la actualul prestator, prin mijloace proprii (personal, manipulare, mijoc de transport) se va efectua în baza Procesului–Verbal de Predare/Primire semnat de ambele părți, sub directa supraveghere a reprezentantului/reprezentantilor achizitorului, în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și a normelor în vigoare. Durata procesului de transfer al arhivei: maxim 7 zile calendaristice.

4.3. Prestatorul se obligă ca, în cazul încetării activității pe durata de derulare a contractelor ce vor fi incheiate, să asigure transferul arhivei achizitorului către un alt operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice, în conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996. Aceste servicii vor fi prestate fără costuri suplimentare pentru achizitor.

4.4.Eliberarea/ ridicarea de documente catre/de la delegatii achizitorului se va face in urmatoarele conditii:

a) eliberarea de documente in original (sau copii ale acestora) dintre documentele depozitate din arhiva se face numai catre persoanele care au aprobare scrisa expresa a achizitorului si numai pe baza de cerere scrisa si transmiterea sa la adresa de email specificata de prestator si/sau la numarul de fax al depozitului;

b) termenul de solutionare a unei cereri de eliberare a unui document/a unor documente este in functie de gradul de urgenta al solicitarii de la 2 ore la 24 ore de la momentul primirii cererii.

c) ridicarea unui document original depozitat se face pe baza de proces-verbal de predare-primire ce va fi pastrat in locul documentului original.

d) la data depozitarii arhivei achizitorului in cadrul spatiului de depozitare, intre reprezentantii autorizati ai celor doua parti se va incheia un proces-verbal prin care se va identifica arhiva exacta (cu mentiunea exacta a naturii documentelor predate precum si a oricaror alte informatii necesare la identificarea ulterioara a acestora).

e) Reprezentantii autorizati ai achizitorului se vor deplasa cu autoturismele din parcul auto propriu in scopul ridicarii unui document arhivat sau depunerii de documente la arhiva.

4. Cerințe specifice :

a) - ofertantul trebuie să facă dovada că deține Autorizație de funcționare pentru prestare de

servicii arhivistice (păstrare si conservare) valabilă la data deschiderii ofertelor, eliberată de Arhivele Naționale ale României și că este înscris în Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice. În situația în care, pe perioada derulării contractului expiră autorizația de funcționare, prestatorul se obligă să facă dovada prelungirii acesteia ;

b) ofertantul va depune copia autorizației de securitate la incendiu emisă de inspectoratul pentru situații de urgență, pentru spatiul de depozitare si conservare a arhivei ofertat.

5.Condiţii de confidenţialitate şi de siguranţă pentru documentele cu care se lucrează

Documentele supuse operaţiunilor de pastrare si conservare arhiva sunt de uz intern.

Personalul firmei prestatoare de servicii trebuie să respecte întocmai prevederile legale de lucru cu documente.

Ofertantul in calitate de prestator trebuie să respecte dispozițiile legale care reglementează protecția datelor cu caracter personal, conform Regulamentului General privind protecția datelor cu caracter personal nr. 679/2016 aplicabil în Uniunea Europeană. Datele cu caracter personal vor fi utilizate și prelucrate exclusiv în scopul păstrării și conservării fondului arhivistic al achizitorului, în conformitate cu prevederile legale aplicabile.

Difuzarea de date sau scoaterea din locurile de păstrare a documentelor fără solicitarea scrisă a reprezentantului achizitorului este interzisă de lege. Prestatorul se obligă să respecte prevederile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, în acest sens prestatorul își va asuma obligații explicite de confidențialitate în contractul încheiat cu achizitorul.

6. Modul de prezentare a ofertei

Propunerea tehnica (cerinte obligatorii): Prin propunerea tehnică depusă, operatorul economic are obligaţia de a face dovada conformităţii serviciilor care urmează a fi prestate cu cerinţele prevăzute în prezenta documentație.

Ofertantul trebuie să prezinte:

- O descriere a modului în care vor fi prestate serviciile solicitate, prin care să se demonstreze corespondenţa serviciilor prezentate în propunerea tehnică cu specificaţiile prezentei documentații, inclusiv localizarea cladirii de arhiva, dimensiunea spatiului pus la dispozitia achizitorului, preluarea și relocarea arhivei in conditii de maxima siguranta si cu mijloace de transport adecvate, procedura de lucru in cazul primirii-predarii documentelor, cu precizarea adresei de email/numarului de fax pe care se transmit solicitarile de eliberare/depunere documente.

- Declaratie pe proprie raspundere privind obligația de a respecta pe parcursul executării contractului de achiziție publică reglementările obligatorii în domeniul mediului, social și al relațiilor de muncă stabilite prin legislația adoptată la nivelul Uniunii Europene, legislația națională, prin acorduri colective sau prin tratatele, convențiile și acordurile internaționale în aceste domenii. Instituțiile competente de la care operatorii economici pot obține informații referitoare la reglementările referitoare la condițiile de muncă și protecția muncii sunt: Ministerul Muncii și Justiției Sociale, adresa web: xxxx://xxx.xxxxxxx.xxx.xx/, Ministerul Sanatatii, adresa web: xxxx://xxx.xx.xxx.xx/, Inspecția Muncii, adresa web: xxxx://xxx. xxxxxxxxxxxxxxx.xx/ iar cele referitoare la protecția mediului la Ministerul Mediului, adresa web: xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/.- Formular nr.5

- Copia autorizației de securitate la incendiu emisă de inspectoratul pentru situații de urgență, pentru spatiul de depozitare si conservare a arhivei ofertat ;

- Angajament privind clauzele contractuale- Formular nr.17.

Documente de calificare (obligatorii):

- Autorizație de funcționare pentru prestare de servicii arhivistice (păstrare si conservare), valabilă, eliberată de Arhivele Naționale .

- Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016)

- Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016)

- Declaratie, in conformitate cu prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016(cerinta este valabila si pentru eventualii subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016)

- Declaratie pe propria raspundere a ofertantului/ subcontractantului/ tertului sustinator privind evitarea conflictului de interese in temeiul art. 58-63 din Legea nr. 98/2016

- Certificat constatator emis de ONRC sau documente relevante care sa dovedeasca forma de inregistrare si, dupa caz, de apartenenta din punct de vedere profesional.

Propunerea financiara (obligatorie) :

Propunerea financiară se întocmește conform Formular nr.8. Prețurile exprimate în propunerea financiară vor fi ferme pe toata durata contractului. Preţul va include toate cheltuielile care vor fi angajate de către prestator în vederea asigurării serviciilor solicitate pentru cantitatea maximă de documente estimată. Preţul ofertat se va exprima în lei, fără TVA.

7. Valoare estimata totala (depozitare arhiva 12 luni): 105.000 lei, fara TVA.

PROCES-VERBAL Nr. ............

Comisia de selectionare, numita prin Ordinul nr. ...... din ........., selectionind in sedintele din ........ documentele din anii*) .................. avizeaza ca dosarele din inventarele anexate sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirindu-le termenele de pastrare prevazute in nomenclatorul unitatii.

Presedinte, Membri, Secretar,

.................... .................... ....................

(numele si prenumele) (numele si prenumele) (numele si prenumele)

Semnatura Semnatura Semnatura

..................... ..................... .....................

.....................

---------------

*) Anii extremi.

INVENTARUL DOCUMENTELOR

Cod proiect	Beneficiar	Titlu proiect	Nr cutie	Continut cutie	nr. file	cod nomenclator	perioada de pastrare

PROCES-VERBAL

DE PREDARE PRIMIRE A DOCUMENTELOR

Xxxxxx, .........., subsemnatii .........................................., delegati ai compartimentului ........................., si ..................., arhivarul institutiei .........................., am procedat primul la predarea si al doilea la preluarea documentelor create in perioada ................ de catre serviciul mentionat, in cantitate de .......... dosare.

Predarea-primirea s-a facut pe baza inventarelor anexate, cuprinzind ............. pagini dactilografiate, conform dispozitiilor legale.

Am predat,

Am primit,

Nume, prenume

Semnatura

Data

Nume, prenume

Semnatura

Data

Formular nr. 8

OPERATOR ECONOMIC

__________________

(denumirea/numele)

FORMULAR DE OFERTĂ

Către ....................................................................................................

(denumirea autorităţii contractante şi adresa completă)

Examinând documentaţia de atribuire, subsemnaţii, reprezentanţi ai ofertantului ...... (denumirea/numele ofertantului) ne oferim ca, în conformitate cu prevederile şi cerinţele cuprinse în documentaţia mai sus mentionată, să prestam serviciile aferente contractelor de servicii „Servicii de depozitare arhiva” pentru suma totala de .................................. lei (suma în litere şi în cifre, precum şi moneda ofertei) , la care se adaugă TVA în valoare de ..............................................lei (suma în litere şi în cifre, precum şi moneda ofertei).

Centralizator de preturi:

Nr crt.	Denumire serviciu	Cantitate, luni	Pret unitar, lei fara TVA	Pret total, lei fara TVA
1	Pastrare si conservare arhiva 1 (2440-2950 ml)	22
2	Pastrare si conservare arhiva 2 (30-100 ml)	10

2. Ne angajăm ca, în cazul în care oferta noastră este stabilită câştigătoare, să prestam serviciile solicitate, cu respectarea cerinţelor incluse în Caietul de sarcini.

3. Până la încheierea şi semnarea contractului de servicii aceasta ofertă, împreună cu comunicarea transmisă de dumneavoastră, prin care oferta noastră este acceptată ca fiind câştigătoare, vor constitui un contract angajant între noi.

4. Înţelegem că nu sunteţi obligaţi să acceptaţi oferta cu cel mai scăzut preţ sau orice ofertă primită.

Data _____/_____/_____

...............................................................................,

(nume, prenume şi semnătură),

L.S.

CAPITOLUL III - FORMULARE

OPERATOR ECONOMIC Formular nr. 1

____________________

(denumirea/numele)

DECLARATIE PRIVIND NEINCADRAREA IN SITUATIILE PREVAZUTE

LA ART.164 DIN LEGEA NR.98/2016

Subsemnatul,[se insereaza numele operatorului economic-persoana juridica] ........................................., ] in calitate de ofertant/ ofertant asociat/tert sustinator la ofertantului, declar pe propria raspundere, sub sanctiunea excluderii din procedura si a sanctiunilor aplicate faptei de fals in acte publice, ca nu ma aflu in situatia prevazuta la art.164 din Legea nr.98/2016 privind achizitiile publice respectiv, nu am fost condamnat prin hotarare definitiva a unei instante judecatoresti, pentru comiterea uneia dintre urmatoarele infractiuni :

a) constituirea unui grup infractional organizat, prevazuta de art. 367 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificarile si completarile ulterioare, sau de dispozitiile corespunzatoare ale legislatiei penale a statului in care respectivul operator economic a fost condamnat;

b) infractiuni de coruptie, prevazute de art. 289-294 din Legea nr. 286/2009, cu modificarile si completarile ulterioare, si infractiuni asimilate infractiunilor de coruptie prevazute de art. 10-13 din Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, cu modificarile si completarile ulterioare, sau de dispozitiile corespunzatoare ale legislatiei penale a statului in care respectivul operator economic a fost condamnat;

c) infractiuni impotriva intereselor financiare ale Uniunii Europene, prevazute de art. 18¹ -18⁵ din Legea nr. 78/2000, cu modificarile si completarile ulterioare, sau de dispozitiile corespunzatoare ale legislatiei penale a statului in care respectivul operator economic a fost condamnat;

d) acte de terorism, prevazute de art. 32-35 si art. 37-38 din Legea nr. 535/2004 privind prevenirea si combaterea terorismului, cu modificarile si completarile ulterioare, sau de dispozitiile corespunzatoare ale legislatiei penale a statului in care respectivul operator economic a fost condamnat;

e) spalarea banilor, prevazuta de art. 29 din Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii terorismului, republicata, cu modificarile ulterioare, sau finantarea terorismului, prevazuta de art. 36 din Legea nr. 535/2004, cu modificarile si completarile ulterioare, sau de dispozitiile corespunzatoare ale legislatiei penale a statului in care respectivul operator economic a fost condamnat;

f) traficul si exploatarea persoanelor vulnerabile, prevazute de art. 209-217 din Legea nr. 286/2009, cu modificarile si completarile ulterioare, sau de dispozitiile corespunzatoare ale legislatiei penale a statului in care respectivul operator economic a fost condamnat;

g) frauda, in sensul articolului 1 din Conventia privind protejarea intereselor financiare ale Comunitatilor Europene din 27 noiembrie 1995.

Declar de asemenea ca nu a fost condamnat pentru infractiunile sus mentionate, vreun membru al organului de administrare, de conducere sau de supraveghere, sau care are putere de reprezentare, de decizie sau de control in cadrul subsemnatului .

Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor orice documente doveditoare de care dispunem.

Prezenta declaratie este valabila pana la data de _________________________ (se precizeaza data expirarii perioadei de valabilitate a ofertei)

Data completarii ......................

Operator economic,

_________________

(semnatura autorizata)

Nota :se va completa si de catre ofertantul asociat, subcontractant sau tertul sustinator (daca este cazul).

OPERATOR ECONOMIC Formular nr. 2

_____________________

(denumirea/numele)

DECLARATIE

privind neincadrarea in situatiile prevazute la art.167 din Legea nr.98/2016 privind achizitiile publice

Subsemnatul(a).................................................. [se insereaza numele operatorului economic-persoana juridica], in calitate de ofertant/ asociat/subcontractant/ la procedura proprie organizata de Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est pentru achizitia de Servicii depozitare arhiva, declar pe proprie raspundere ca nu ma aflu in urmatoarele situatii:

a) nu am incalcat obligatiile stabilite potrivit art. 51 din Legea nr.98/2016, respectiv, la elaborarea ofertei am tinut cont de obligatiile relevante din domeniile mediului, social si al relatiilor de munca;

b) nu ma aflu in procedura insolventei sau in lichidare, in supraveghere judiciara sau in incetarea activitatii;

c) nu am comis o abatere profesionala grava care sa-mi puna in discutie integritatea si nu exista in acest sens o decizie a unei instante judecatoresti sau a unei autoritati administrative;

d) nu am incheiat cu alti operatori economici acorduri care vizeaza denaturarea concurentei in cadrul sau in legatura cu procedura in cauza;

e) nu ma aflu intr-o situatie de conflict de interese in cadrul sau in legatura cu procedura in cauza ;

f) nu am participat anterior la pregatirea procedurii de atribuire care sa conduca la o distorsionare a concurentei ;

g) nu mi-am incalcat in mod grav sau repetat obligatiile principale ce-mi reveneau in cadrul unui contract de achizitii publice, al unui contract de achizitii sectoriale sau al unui contract de concesiune incheiate anterior, iar aceste incalcari nu au dus la incetarea anticipata a respectivului contract, plata de daune-interese sau alte sanctiuni comparabile;

h) nu ma fac vinovat de declaratii false in continutul informatiilor transmise la solicitarea autoritatii contractante in scopul verificarii absentei motivelor de excludere sau al indeplinirii criteriilor de calificare si selectie, am prezentat aceste informatii solicitate sau sunt in masura sa prezint documentele justificative solicitate;

i) nu am incercat sa influentez in mod nelegal procesul decizional al autoritatii contractante, sa obtin informatii confidentiale care mi-ar putea conferi avantaje nejustificate in cadrul procedurii de atribuire si nu am furnizat din neglijenta informatii eronate care pot avea o influenta semnificativa asupra deciziilor autoritatii contractante privind excluderea mea din procedura de atribuire, selectarea sau atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru .

Inteleg ca in cazul in care aceasta declaratie nu este conforma cu realitatea sunt pasibil de incalcarea prevederilor legislatiei penale privind falsul in declaratii.

Operator economic,

………………………….

Nota :se va completa si de catre ofertantul asociat, subcontractant sau tertul sustinator (daca este cazul).

Formularul nr. 3

OPERATOR ECONOMIC

_____________________

(denumirea/numele)

DECLARATIE

privind neincadrarea in situatiile prevazute la art. 165

din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice

Subsemnatul(a).................................................. [se insereaza numele operatorului economic-persoana juridica], in calitate de ofertant /tert sustinator/subcontractant la procedura proprie pentru achizitia de Servicii depozitare arhiva, organizata de Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est,

declar pe proprie raspundere ca nu sunt in situatiile prevazute la art. 165 din Legea nr.98/2016, respectiv mi-am indeplinit obligatiile privind plata impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul general consolidat.

Inteleg ca in cazul in care aceasta declaratie nu este conforma cu realitatea sunt pasibil de incalcarea prevederilor legislatiei penale privind falsul in declaratii.

Operator economic, ……………………

Formularul nr. 4

OPERATOR ECONOMIC

_____________________

(denumirea/numele)

DECLARATIE

privind neincadrarea in situatiile prevazute la art. 60

din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice

declar pe proprie raspundere ca nu sunt in situatiile prevazute la art. 60 lit.d si e din Legea nr.98/2016:

ART. 60

Ofertantul individual/Candidatul/Ofertantul asociat/Subcontractantu propusl /Tertul sustinator care are drept membri in cadrul consiliului de administratie consiliului de administratie/organului de conducere sau de supervizare si/sau are actionari ori asociati semnificativi persoane care sunt sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al doilea inclusiv ori care se afla in relatii comerciale cu persoane cu functii de decizie in cadrul autoritatii contractante sau al furnizorului de servicii de achizitie implicat in procedura de atribuire, ofertantul/candidatul a nominalizat printre principalele persoane desemnate pentru executarea contractului persoane care sunt sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al doilea inclusiv ori care se afla in relatii comerciale cu persoane de decizie in cadrul autoritatii contractante sau al furnizorului de servicii de achizitie implicat in procedura de atribuire, este exclus din procedura de atribuire.

Persoanele din cadrul ADR Nord-Est la care care se raporteaza respectarea prevederilor art.60 pentru prezenta procedura, sunt urmatoarele : Xxxxxx Xxxxxxx- Director General, Xxxxxxxx Xxxxxxxxx- Director Economic.

Nota: prin actionar sau asociat semnificativ se intelege persoana care exercita drepturi aferente unor actiuni care, cumulate, reprezinta cel putin 10% din capitalul social sau ii confera detinatorului cel xxxxx 10% din totalul drepturilor de vot in adunarea generala.

Inteleg ca in cazul in care aceasta declaratie nu este conforma cu realitatea sunt pasibil de incalcarea prevederilor legislatiei penale privind falsul in declaratii.

Operator economic, ……………………

Formular nr. 4.1

OFERTANTUL

_____________________

(denumirea/numele)

DECLARATIE PRIVIND PARTEA/PARTILE DIN CONTRACT CARE SUNT INDEPLINITE DE SUBCONTRACTANTI SI SPECIALIZAREA ACESTORA

1. Subsemnatul, reprezentant imputernicit al _________________________________________________,

(denumirea/numele si sediul/adresa ofertantului)

declar pe propria raspundere, sub sanctiunile aplicate faptei de fals in acte publice, ca datele prezentate in tabelul anexat sunt reale.

2. Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor, situatiilor si documentelor care insotesc oferta, orice informatii suplimentare in scopul verificarii datelor din prezenta declaratie.

3. Subsemnatul autorizez prin prezenta orice institutie, societate comerciala, banca, alte persoane juridice sa furnizeze informatii reprezentantilor autorizati ai autoritatii contractante _________________________________________________ cu privire la orice aspect tehnic si financiar in

(denumirea si adresa autoritatii contractante)

legatura cu activitatea noastra.

4. Prezenta declaratie este valabila pana la data de ___________________________________________________ .

(se precizeaza data expirarii perioadei de valabilitate a ofertei

Ofertant,

……………

(semnatura autorizata )

Nr. Crt.

Denumire subcontractant

Partea /partile din contract ce urmeaza a fi subcontractate

Acord subcontractor cu specimen de semnatura

.....

Ofertant, ......................

(semnatura autorizata)

Operator Economic

.......................... Formularul 5

(denumirea)

declaraȚie

Subsemnatul ........................... (nume și prenume), reprezentant împuternicit al ……………………….. (denumirea operatorului economic), declar pe propria răspundere că mă angajez să prestez serviciile aferente contractului „Servicii de depozitare arhiva”, în conformitate cu regulile obligatorii referitoare la conditiile de mediu, condițiile de muncă si de protecție a muncii, securitatii si sanatatii in munca, care sunt în vigoare în România.

De asemenea, declar pe propria răspundere că la elaborarea ofertei am ținut cont de obligațiile referitoare la conditiile de mediu, condițiile de muncă si de protecție a muncii, securitatii si sanatatii in munca, și am inclus în ofertă costul pentru îndeplinirea acestor obligații.

Semnătura ofertantului sau a reprezentantului ofertantului .....................................................

Numele şi prenumele semnatarului ...................................................

Capacitate de semnătură ....................................................

Data ....................................................

Formular nr. 17

OPERATOR ECONOMIC

____________________

(denumirea/numele)

Angajament privind clauzele contractuale

Examinând documentaţia de atribuire pentru incheierea contractului de servicii „ Servicii de depozitare Arhiva”, la procedura proprie initiata de catre Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est, subsemnatii, reprezentanti al ofertantului ……………………… (denumirea/numele ofertantului) ne oferim ca, în conformitate cu prevederile cuprinse în documentaţia mai sus menţionată, să prestam serviciile solicitate, cu respectarea cerinţelor incluse în Caietul de sarcini.

Referitor la clauzele contractuale specifice, propunem urmatoarele:....................……………………., ( se va completa in cazul in care ofertantul are obiectiuni cu privire la Clauzele contractuale si propuneri de modificare ).

Semnătura ofertantului sau a reprezentantului ofertantului .....................................................

Numele şi prenumele semnatarului .....................................................

Capacitate de semnătură .....................................................

Data .....................................................

CONTRACT DE DEPOZIT

Nr. ................................................

Prezentul contract de prestari servicii se incheie intre:

AGENTIA PENTRU DEZVOLTARE REGIONALA NORD-EST, cu sediul in Piatra Neamt, str. Lt. Draghescu, nr. 9, cod 610125, jud. Neamt, telefon/fax 0000.000.000/ 0000.000.000, cod fiscal 11616139, BRD Piatra-Neamţ XX00XXXX000XX00000000000, reprezentata de xx. XXXXXXX XXXXXX, in calitate de director general, numita in continuare Deponent

.........., cu sediul social situat in ............, inmatriculata la Registrul Comertului sub nr. ............, CUI ........., cont IBAN nr. ................. deschis la .............., reprezentata de ................, in calitate de administrator, numita in continuare Depozitar

Depozitarul si Deponentul fiind denumiti in mod colectiv, in cele ce urmeaza, “Partile”, iar fiecare fiind denumit separat „Partea”

Partile au convenit incheierea prezentului contract cu stabilirea urmatorilor termeni si conditii:

Articolul 1. Obiectul contractului

In temeiul prezentului Contract, Depozitarul va pune la dispozitia Deponentului un Spatiu situat la locatia ............, in care Deponentul isi va pastra arhiva (numit in continuare „spatiul”). Acest spatiu este autorizat pentru pastrare arhiva, conform legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 .
Spatiul beneficiaza de urmatoarele utilitati si servicii: energie electrica, apa, incalzire, paza si curatenie.

Articolul 2. Durata contractului

Partile au convenit incheierea prezentului contract incepand de la data ……….. si pana la data de ……………. , cu intrare in executie incepand de la 01.01.2022.
Durata contractului se poate prelungi prin act aditional, pentru o perioada de inca 12 luni, in conditiile mentinerii preturilor unitare ale contractului.

Articolul 3. Conditii de derulare a contractului

Depozitarul va pune la dispozitia Deponentului, in cadrul Spatiului o structura de personal cuprinzand angajati, care vor fi imputerniciti conform prezentului contract sa desfasoare urmatoarele operatiuni: manipulare arhiva in cadrul Spatiului, eliberare si primire documente din arhiva. Personalul Depozitarului va fi numit in continuare „personalul”.
Depozitarul va suporta cheltuielile cu personalul ce va desfasura activitatea in cadrul Spatiului.
Predarea arhivei catre personalul Depozitarului in vederea depozitarii acesteia in Spatiu se face la sediul Deponentului si numai pe baza de proces-verbal.
Deponentul declara si garanteaza Depozitarului ca arhiva pe care o va depozita in Spatiu a fost organizata in conformitate cu prevederile legale in vigoare.
Pentru eliberarea oricarui document din Arhiva, personalul va intocmi un proces-verbal de predare primire. Eliberarea oricarui document se va face numai catre persoanele imputernicite din partea Deponentului.
Eliberarea de documente catre delegatii Deponentului se va face in urmatoarele conditii:

eliberarea de documente in original (sau copii ale acestora) dintre documentele depozitate din arhiva se face numai catre persoanele care au aprobare scrisa expresa a Deponentului si numai pe baza de cerere scrisa si transmiterea sa la adresa de email .................. si/sau la numarul de fax: .......................;
termenul de solutionare a unei cereri de eliberare a unui document/a unor documente este in functie de gradul de urgenta al solicitarii de la 2 ore la 24 ore de la momentul primirii cererii.
Ridicarea unui document original depozitat in Spatiu se face pe baza de proces-verbal de predare-primire ce va fi pastrat in locul documentului original.

La data depozitarii arhivei Deponentului in cadrul Spatiului, conform mentiunilor prezentului contract, intre reprezentantii autorizati ai celor doua parti se va incheia un proces-verbal prin care se va identifica arhiva exacta (cu mentiunea exacta a naturii documentelor predate precum si a oricaror alte informatii necesare la identificarea ulterioara a acestora).
Toate documentele care vor fi depozitate in spatiu va fi necesar sa fie arhivate, inventariate si depozitate in cutii de arhivare sau bibliorafturi de Deponent, conform normelor aplicabile in vigoare, insotite de opis cu documentele continute.
La solicitarea Deponentului, Depozitarul va putea oferi asistenta cu privire la clasificarea documentelor, intocmirea nomenclatorului privind documentele specifice ale Deponentului, indosarierea si inventarierea acestora.
Serviciile prevazute in prezentul contract se vor presta la solicitarea Deponentului, in zilele lucratoare intre orele 8.00 si 16.00.
Cheltuielile cu utilitatile in Spatiu vor fi suportate de catre Depozitar si vor include cheltuielile pentru energie electrica, apa, incalzire, paza si curatenia Spatiului.
In scopul prestarii serviciilor, Spatiul va fi dotat cu calculator, fax, copiator, scaner.

Articolul 4. Drepturile si obligatiile partilor

I. DEPOZITARUL

Depozitarul are dreptul:

sa primeasca pentru activitatile desfasurate pentru Deponent remuneratia stabilita conform prezentului contract.
sa desemneze personalul care va desfasura activitate in cadrul Spatiului;

Depozitarul are urmatoarele obligatii:

Sa puna la dispozitia Deponentului spatiul in care acesta isi va depozita arhiva, in conditiile prezentului Contract;
Sa amenajeze Spatiul cu rafturi astfel incat sa fie corespunzator pentru depozitarea arhivei Deponentului;
Sa furnizeze Serviciile solicitate de Deponent in conditiile specificate prin acest contract;
Sa se asigure ca personalul sau respecta intocmai conditiile specificate in prezentul contract cu privire la arhiva Deponentului, cu privire la furnizarea Serviciilor;
Sa asigure confidentialitatea si securitatea arhivei ce va fi depozitata in Spatiu in baza acestui contract, comunicand si personalului sau aceasta obligatie de confidentialitate;
Sa ia toate masurile pentru a se asigura ca arhiva Deponentului este pastrata astfel incat calitatea acesteia sa nu fie afectata, impiedicand accesul tertilor la documentele respective, cu exceptia cazului in care Deponentul solicita expres contrariul.
Depozitarul va asigura reprezentantilor autorizati ai Deponentului accesul la arhiva Deponentului, cu respectarea limitei imputernicirii acestora.
Depozitarul se obligă ca, în cazul încetării activității pe durata de derulare a contractelor ce vor fi incheiate, să asigure transferul arhivei achizitorului către un alt operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice, în conformitate cu prevederile art. 18 din Legea nr. 16/1996. Aceste servicii vor fi prestate fără costuri suplimentare pentru achizitor.
In conditiile prezentului contract, Depozitarul nu va purta raspunderea decat cu privire la conditiile de depozitare asigurate in Spatiu, calitatea pastrarii Arhivei, nu si cu privire la modul de organizare a arhivei conform legii, obligatie care este in sarcina exclusiva a Deponentului;
Depozitarul va mentine curatenia in cadrul Spatiului.

II. DEPONENTUL

Deponentul are dreptul:

sa solicite indeplinirea exacta de catre Depozitar a obligatiilor asumate conform prezentului Contract;
Sa utilizeze spatiul asa cum este mobilat de catre Depozitar si numai in scopul mentionat in prezentul contract.

Deponentul are urmatoarele obligatii:

sa achite Depozitarului remuneratia datorata conform prezentului Contract;
sa efectueze, in prealabil depozitarii arhivei in cadrul Spatiului, operatiunile necesare pentru organizarea arhivei, in conformitate cu prevederile legale aplicabile, operatiuni ce includ: colectare, clasificare, inventariere, indosariere, precum si a oricaror alte operatiuni necesare pentru intocmirea arhivei.

Articolul 5. Pretul contractului

Pretul lunar al serviciilor de depozitare a arhivei 1 de maxim 3200 metri liniari este in cuantum ferm de ................ lei, la care se adauga TVA, platibil in baza facturii emise de depozitar.
Pretul lunar al serviciilor de depozitare a arhivei 2 de maxim 100 metri liniari este in cuantum ferm de ................ lei, la care se adauga TVA, platibil in baza facturii emise de depozitar.

Plata se va face pe baza facturilor emise de Depozitar, in termen de maxim 15 (cincisprezece) zile de la data emiterii facturii.

Articolul 6. Raspunderea contractuala

Depozitarul va raspunde in fata Deponentului pentru modul in care personalul sau isi indeplineste obligatiile ce le revin conform prezentului Contract.

In cazul in care Depozitarul produce orice daune documentelor depozitate in conditiile prezentului contract, in cazul distrugerii totale sau partiale sau pierderii documentelor care apartin arhivei deponentului si care se regasesc mentionate individual pe opis-urile ce insotesc arhiva, Depozitarul este obligat sa plateasca toate cheltuielile angajate de procedura de reconstituire a documentelor conform art.30 din Normele Metodologice din 14 decembrie 2004 de intocmire si utilizare a registrelor si formularelor comune pe economie privind activitatea financiara si contabila din Anexa 1 la ORDINUL nr. 1850 din 14 decembrie 2004 privind registrele si formularele financiar-contabile cu modificarile si completarile ulterioare, pentru fiecare document in parte. Valoarea despagubirilor nu va putea depasi valoarea serviciilor prestate de Depozitar pentru Deponent.

Deponentul raspunde in fata Depozitarului pentru neplata la termen a facturii si se obliga sa achite o dobanda zilnica in valoare de 0.03% din valoarea facturilor neachitate pentru fiecare zi de intarziere. Valoarea sumelor datorate cu titlu de dobanzi/penalitati nu va putea depasi valoarea debitului initial la care se calculeaza.

Articolul 7. Incetarea contractului

Prezentul contract încetează în următoarele cazuri:

a) părţile convin de comun acord, în scris, încetarea contractului;

b) în cazul în care oricare din părţi anunţă, în scris, cu 30 de zile înainte de data expirării contractului, intenţia de încetare;

c) prin executarea de către ambele părți a tuturor obligațiilor ce le revin conform prezentului contract și legislației aplicabile;

d) prin neîndeplinirea sau îndeplinirea defectuoasă a obligaţiilor contractuale de către una din părţi, in mod culpabil si repetat;

e) în caz de dizolvare, lichidare, faliment, retragerea autorizaţiei de funcţionare a Depozitarului, caz în care contractul va fi considerat nul, părţile însă fiind ţinute a îndestula datoriile uneia către alta, datorii rezultate până la momentul intervenţiei cauzei de dispariţie;

f) in cazul în care una dintre părţi nu işi respectă obligaţiile asumate prin contract, partea lezată va notifica parţii în culpă să depună toate diligenţele pentru executarea corespunzătoare a clauzelor contractuale. Dacă partea în culpă, în termen de 5 zile de la primirea notificării, nu se conformează, partea lezată poate rezilia în mod unilateral contractul, putând solicita daune-interese echivalente cu valoarea contractului.

g) in cazul rezilierii unilaterale a contractului fără respectarea clauzelor de mai sus, partea lezată poate solicita daune-interese echivalente cu valoarea contractului.

Încetarea contractului are efecte numai pentru viitor, lăsând neatinse prestaţiile succesive care au fost făcute anterior încetării lui.

Articolul 8. Clauza de confidentialitate

Partile se obliga sa pastreze confidentialitatea tuturor datelor si informatiilor de care iau cunostinta ca urmare a derularii prezentului contract.
Nici una din parti nu va putea folosi informatiile confidentiale in folosul unei alte entitati, sub sanctiunea de daune interese.
Nici o parte nu va putea dezvalui informatii confidentiale unei alte entitati, decat cu acordul prealabil scris al detinatorului informatiilor confidentiale.

Articolul 9. Notificari

Cu exceptia cazurilor cand se prevede altfel in mod expres, notificarile sau alte forme de comunicare care urmeaza a fi transmise pe parcursul derularii prezentului Contract vor fi (i) inmanate personal unui reprezentant al Partii notificate, (ii) trimise prin posta rapida cu plata anticipata sau (iii) transmise prin fax. Livrarea notificarilor prin curier va fi considerata drept inmanare personala.
Astfel de comunicari vor fi trimise la adresa sau nr. de fax ale Partii notificate, mentionate in preambulul contractului, sau la orice alta adresa sau numar de fax care poate fi ulterior comunicat de una dintre Parti celeilalte Parti, conform prevederilor acestei clauze. Fiecare comunicare va contine mentiunea „In atentia:”, urmata de numele persoanei careia trebuie sa ii fie inmanata.
Orice comunicare care trebuie transmisa catre oricare din Parti cu privire la aspecte legate de derularea prezentului Contract va fi transmisa la adresele precizate in contract.

Articolul 10. Diverse

Nici una dintre Parti nu va raspunde fata de cealalta Parte pentru nimic din ceea ce poate constitui o incalcare a obligatiilor prezentului Contract decurgand dintr-o situatie de forta majora, de tipul imprejurarilor independente de vointa Partii care invoca forta majora, imprejurari ce cuprind, dar nu se limiteaza la calamitati naturale, explozii, revolte si miscari populare.
Drepturile conferite de acest Contract nu vor fi cesionate, iar obligatiile stipulate in prezentul nu vor fi novate fara acordul prealabil scris al celeilalte Parti.
Prezentul Contract reprezinta in intregime acordul intre Partile contractante, si in mod automat inlocuieste orice intelegeri sau conventii anterioare referitoare la acelasi obiect ca si Contractul de fata.
Prezentul Contract poate fi amendat doar in baza unui acord in scris al ambelor Parti, prin incheierea unui act aditional. Anexele si actele aditionale la prezentul contract fac parte integranta din acesta.
In cazul in care oricare din prevederile prezentului Contract este sau devine ilegala, nula sau neaplicabila in conformitate cu legislatia in vigoare, valabilitatea si aplicabilitatea celorlalte prevederi nu vor fi afectate. In astfel de situatii, Partile se obliga sa inlocuiasca respective Clauza ilegala, nula sau neaplicabila cu o alta clauza care sa respecte cerintele legale ale legislatiei in baza careia s-a incheiat prezentul Contract si care sa produca efectele intentionate a fi produse de clauza inlocuita.
Neexercitarea unui drept, exercitarea partiala sau cu intarziere nu vor fi considerate drept renuntare a Partii respective la drepturile sale contractuale, Partea in cauza rezervandu-si dreptul de a exercita respectivele drepturi conform limitelor, termenilor si conditiilor pe care le va considera adecvate, precum si in limitele de actiune legale dependente de timp.
Nu se vor depozita state de salarii ale personalului deponentului.

Articolul 11. Legislatie si jurisdictie

Prezentul Contract este incheiat in conformitate cu legea romana, va fi guvernat de legea romana si va fi interpretat in conformitate cu aceasta.
Partile vor depune toate eforturile pentru a solutiona pe cale amiabila eventualele dispute decurgand din prezentul Contract. Orice disputa ce nu poate fi solutionata prin intelegerea Partilor va fi supusa spre solutionare instantei competente de la locul platii.
Conform Regulamentului (UE) 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal, datele cu caracter personal vor fi utilizate și prelucrate exclusiv în scopul păstrării și conservării fondului arhivistic al achizitorului.

Prezentul contract a fost redactat in 2 (doua) exemplare, cate un exemplar pentru fiecare parte.

DEPONENT, DEPOZITAR,

AGENTIA PENTRU DEZVOLTARE

REGIONALA NORD-EST

XXXXXXX XXXXXX , …………,

Director General ................

Consilier Juridic,

Control Financiar Preventiv

Reguli aplicabile in desfasurarea procedurii proprii de achizitie pentru incheierea contractului „Servicii de depozitare arhiva ”

- Riscul depunerii ofertei până la data limită aparține în exclusivitate operatorului economic. Data si ora limita luate in considerare la inregistrarea ofertelor de catre secretariatul autoritatii contractante vor fi cele afisate de clientul de e-mail la rubrica primit. Pentru a nu implica costuri suplimentare de achizitie, ofertele (semnate si stampilate, scanate in format pdf) vor fi transmise pe adresa de e-mail comunicata in anuntul de publicitate postat in SEAP si pe site-ul propriu.

- Ofertele depuse după termenul limită de depunere stabilit în documentația proprie de achiziție, sau pe alta adresa de email, decat cea precizata in anuntul de publicitate, vor fi respinse;

- Adresa de e-mail dedicată și mesajele conținând ofertele participanților nu vor fi accesate de către nicio persoană decât după expirarea termenului-limită de depunere a ofertelor, menționat în invitația de participare. In acest sens, e-mailul/e-mailurile continand documentele ofertei vor fi transmise de catre ofertant/i cu optiunea „Request a read receipt”.

- Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari privind documentatia de atribuire, cel mai tarziu cu 2 zile lucratoare inainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor.

- Solicitarile de clarificare vor fi transmise pe adresa de e-mail comunicata in anuntul de publicitate postat in SEAP/ site-ul propriu.

-Autoritatea contractanta va raspunde in scris, in mod clar si complet tuturor persoanelor interesate, in maxim 1 zi lucratoare de la primirea solicitarii. Raspunsul va fi postat pe site-ul xxxx://xxxxxxxxxx.xx si se va transmite prin email persoanelor interesate.

Nota 1: Procedura proprie se realizeaza in conformitate cu Normele interne privind achizitia de servicii prevazute in Anexa 2 din Legea 98/2016 cu modificarile si completarile ulterioare.

Nota 2: In situaţii incidente sunt aplicabile dispoziţiile Legii nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice si Codului de procedură civilă.

Deschiderea ofertelor

- Deschiderea ofertelor va avea loc la sediul autoritatii contractante din str. Lt.Draghescu nr.9, Piatra Neamt, la data şi ora stabilite în documentația proprie de achiziție şi va fi făcută în prezenţa reprezentanţilor desemnaţi de către operatorii economici interesați să participe. Reprezentantii desemnati in acest sens vor prezenta imputernicirea reprezentantului legal si documentul de identitate. Nu este obligatorie desemnarea de către operatorii economici care au depus ofertă, a unor reprezentanţi la şedinţa de deschidere.

- În cadrul şedinţei de deschidere comisia de evaluare desemnată de autoritatea contractanta va constata existenţa in cadrul ofertei a documentelor solicitate prin documentatia de atribuire (documente de calificare, elementele principale ale propunerii tehnice si pretul ofertei) şi va verifica regulile formale de depunere a ofertei ;

- Nicio ofertă nu va fi respinsă la deschidere cu excepţia celor: întârziate , depuse la alta adresa de email; din care lipsesc propunerea tehnica si/sau financiara;

- Procesul–verbal de deschidere a ofertelor, semnat de membrii comisiei de evaluare si inregistrat la secretariatul autoritatii contractante, se va transmite prin mijloace electronice tuturor operatorilor economici care au depus ofertă.

2. Evaluarea ofertelor

a) In situatia in care nu au fost prezenti reprezentanţi din partea operatorilor economici la şedinţa de deschidere a ofertelor si membrii comisiei de evaluare desemnate de autoritatea contractanta constata ca nu sunt necesare clarificari de confirmare/completare a documentelor ofertelor, rezultatul deschiderii si evaluarii ofertelor se consemneaza intr-un document unic - procesul verbal de deschidere si evaluare a ofertelor depuse in cadrul procedurii proprii de atribuire, care va fi transmis spre aprobare Directorului General. Documentul aprobat si inregistrat la secretariatul autoritatii contractante se va transmite prin mijloace electronice tuturor operatorilor economici care au depus ofertă.

b) In situatia in care au fost prezenti reprezentanţi din partea operatorilor economici la şedinţa de deschidere a ofertelor, evaluarea ofertelor se va face ulterior şedinţei de deschidere, in aceeasi zi, daca membrii comisiei de evaluare desemnate de autoritatea contractanta constata ca nu sunt necesare clarificari de confirmare/completare a documentelor ofertelor. Rezultatul evaluarii este consemnat intr-un inscris care cuprinde decizia comisiei de evaluare, care va fi transmisa spre aprobare Directorului General. Documentul aprobat este inregistrat la secretariatul autoritatii contractante.

c) In cazul criteriului de atribuire "pretul cel mai scazut", comisia de evaluare va analiza mai intai oferta cu cel mai mic preţ ofertat, iar în cazul în care aceasta corespunde necesitatilor autoritatii contractante, atribuirea se face fara analiza celorlalte oferte depuse.

Daca oferta cu pretul cel mai scazut nu îndeplineste cerintele autoritatii contractante, aceasta va fi declarata „oferta necastigatoare”, comisia de evaluare procedand la analizarea ofertei care are pretul imediat urmator (in ordine crescatoare a preturilor). Oferta necastigatoare este oferta neconformă/ inacceptabilă asa cum este prevazut in Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice şi HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice.

Ofertele care nu vor fi analizate ca urmare a declararii castigatoare a unei oferte cu pret mai mic, vor fi declarate "oferte participante".

Oferta cu „pretul cel mai scazut” care respecta cerintele autoritatii contractante va fi declarata „oferta castigatoare”.

În procesul de evaluare a ofertelor presedintele comisiei de evaluare va solicita operatorilor economici care au depus ofertă, clarificări de confirmare/completare după caz.

Clarificarile pot fi formulate cu privire la oricare din/toate elementele ofertei (calificare, tehnic, financiar) raportat la cerintele documentatiei de atribuire, ori de cate ori este necesar, in vederea clarificarii ofertei.

Pentru scurtarea timpilor procedurali, solicitarile de clarificari se pot transmite in atentia operatorilor economici in aceeasi zi in care a avut loc sedinta de deschidere a ofertelor, iar termenul de raspuns la clarificari va fi de 1-3 zile lucratoare, in functie de complexitatea clarificarii.

Solicitarile de clarificari si raspunsurile la acestea se vor transmite pe e-mail, presedintele comisiei de evaluare avand in vedere inregistrarea la secretariat a acestora.

În situaţia în care operatorii economici care au depus ofertă nu răspund la clarificări în termenul stabilit, oferta acestora va fi respinsă.

Daca au fost depuse numai „oferte necastigatoare”, procedura va fi anulata.

Rezultatul evaluarii este consemnat intr-un inscris care cuprinde decizia comisiei de evaluare, care va fi transmisa spre aprobare Directorului General. Documentul aprobat este inregistrat la secretariatul autoritatii contractante.

3.Comunicarea rezultatului procedurii de atribuire

Dupa aprobarea de catre Directorul General a deciziei comisiei de evaluare, presedintele comisiei transmite tuturor operatorilor economici care au depus oferte, pe e-mail, comunicarea rezultatului procedurii proprii de atribuire.

4. Semnarea contractului de achizitie publica

Contractul de servicii va fi incheiat cu operatorul economic a carui oferta a fost declarata castigatoare intr-un termen de maxim 2 zile lucratoare de la comunicarea rezultatului procedurii proprii de atribuire.

Document Metadata

Table of Contents

CAIET DE SARCINI

Document Metadata