Investim în dezvoltare durabilă
INVESTEȘTE ÎN ȚARA TA! (POCU/89/3/7/107510)
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Investim în dezvoltare durabilă
Aprobat, Xxxxxxx Xxxxxxx XXXX Manager proiect
PROCEDURĂ PENTRU MONITORIZAREA DE CĂTRE ADMINISTRATORUL SCHEMEI DE ANTREPRENORIAT A FUNCȚIONĂRII ȘI DEZVOLTĂRII AFACERILOR FINANȚATE
1
mai 2019
1. CADRUL GENERAL
Prezentul document reprezintă PROCEDURA PENTRU MONITORIZAREA DE CĂTRE ADMINISTRATORUL SCHEMEI DE ANTREPRENORIAT A FUNCȚIONĂRII ȘI DEZVOLTĂRII
AFACERILOR FINANȚATE în cadrul proiectului „Investește în țara ta!”, implementat de Asociatia Europeana pentru o viata mai buna, beneficiar, și partenerii Primăria Municipiului Făgăraș, Fundaţia Centrul de Resurse pentru Educație și Formare Profesională – CREFOP și CIT IRECSON - Centrul de Informare Tehnologică.
Obiectivul general al proiectului consta în dezvoltarea antreprenoriatului în rândul românilor din Diaspora prin stimularea iniiativei antreprenoriale a 336 de persoane fizice (șomeri, persoane inactive, persoane care au un loc de muncă și înfiinează o afacere în scopul creării de noi locuri de muncă), prin sprijinirea lor pentru înfiinarea de afaceri inclusiv prin oferirea unui suport financiar pentru 41 de afaceri prin oferirea de micro- granturi.
2. CADRUL LEGAL
Finanțarea nerambursabilă aferentă înființării întreprinderilor este acordată în baza schemei de ajutor de minimis „Diaspora Start Up”, în cuantum de maximum 166.987 lei.
Principalele documente de referință ale procedurii sunt:
• Programul Operațional Capital Uman 2014-2020;
• Orientări privind oportunitățile de finanțare în cadrul Programului Operațional Capital Uman 2014-2020;
• Ghidul Solicitantului – Condiții Specifice „Diaspora Start Up”, Axa Prioritară 3
„Locuri de muncă pentru toți”, Prioritatea de investiții 8.iii, Obiectivul specific 3.7
„Creșterea ocupării prin susținerea intreprinderilor cu profil non-agricol din zona urbană”;
3
• Ordinul MFE nr. 2044/2016 pentru modificarea Ghidului Solicitantului Condiții Specifice „Diaspora Start Up”, aferent Programului Operațional Capital Uman 2014-
2020, Axa Prioritară 3 „Locuri de muncă pentru toți”, Obiectivul specific 3.7
„Creșterea ocupării prin susținerea întreprinderilor cu profil non-agricol din zona urbană”;
• Schema de ajutor de minimis „Diaspora Start Up”;
• Ordinul președintelui Consiliului Concurenței nr. 175/2007 pentru punerea în aplicare a Regulamentului privind procedurile de monitorizare a ajutoarelor de stat;
• Hotărârea Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european și Fondul de coeziune 2014-2020;
• Ordinul nr. 1284/2016 privind aprobarea Procedurii competitive aplicabile solicitanților/beneficiarilor privați pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări finanțate din fonduri europene;
• Regulamentul (UE) nr. 1407/2013 pentru aplicarea art. 107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene ajutoarelor de minimis;
• Ordonanța de urgență nr. 77/2014 privind procedurile naționale în domeniul ajutoarelor de stat, precum și pentru modificarea și completarea Legii concurenței nr. 21/1996, cu modificările și completările ulterioare;
• Ordonanța de urgență nr. 40/2015 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2014-2020, aprobată și completată prin Legea 105/2016.
• Ordonanța de urgență nr.66/2011 privind prevenirea, constatarea, sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare.
4
Lista documentelor de mai sus se completează automat cu orice instrucțiuni, reglementări, hotărâri care ar putea fi emise pe durata de implementare a proiectelor de către autoritățile în domeniu (Comisia Europeană, Ministerul Fondurilor Europene, Autoritatea de Management POCU, Ministerul Muncii si Justiției Sociale, Ministerul
Finanțelor Publice etc.) care conțin elemente de natură să modifice regulile modului de finanțare și/sau monitorizare a planurilor de afaceri câștigătoare ale competitiei de planuri de afaceri.
3. REGULI PRIVIND MONITORIZAREA FUNCŢIONRĂII AFACERILOR ÎN CADRUL SCHEMEI DE ANTREPRENORIAT
Dupa infiintarea şi începerea functionarii intreprinderilor, în cadrul celor 12 luni de functionare în care este acordat ajutorul de minimis, în conditiile legislaţiei aplicabile domeniului de dezvoltare vizat de planul de afaceri (PA) in cauza, fiecare afacere va fi atent monitorizata de administratorul schemelor de minimis.
Monitorizarea este utila pentru verificarea derularii afacerii conform planului si va oferi informaţii necesare pentru orientarea, evaluarea si imbunatatirea implementarii PA. În acest fel, activitatea de monitorizare devine actiune suport pentru implementare si, prin datele obtinute, este o baza pentru evaluarea punerii în practică a PA.
Monitorizarea functionarii si dezvoltării afacerilor infiintate presupune planificarea, implementarea si raportarea unui complex de actiuni prin care fiecare intreprindere trebuie sa dovedeasca ca isi indeplineste obligatiile contractuale referitoare la implementarea PA si ulterior sustenabilitatea acestuia.
Beneficiarii de ajutoare de minimis au obligaţia de a pune la dispoziţia administratorului schemei de minimis, în formatul şi în termenul solicitat de aceştia, toate datele şi informaţiile necesare în vederea îndeplinirii procedurilor de raportare şi monitorizare ce cad în sarcina administratorului.
5
Beneficiarul ajutorului de minimis este obligat să asigurare accesului la sediul său al reprezentanților administratorului schemei de minimis și al persoanelor împuternicite de furnizorul schemei de ajutor de minimis sau de Consiliul Concurenței să efectueze controale privind modul de utilizare a subvenției, precum şi punerea la dispoziția acestora
a documentelor solicitate. În cazul în care beneficiarul refuză accesul, se prezumă, până la proba contrară, că acesta a utilizat subvenţia contrar scopului şi obiectivelor pentru care aceasta a fost acordată.
Monitorizarea va urmări activitatea întreprinderii, exploatarea ideii de afacere asumate in sensul dezvoltării firmei, precum si atingerea rezultatelor asumate prin PA. Totodată va fi urmărită si indeplinirea
conditiei de realizare din activitatea curentă a veniturilor reprezentând min 30% din valoarea primei tranşe de minimis. Firmele care vor indeplini această conditie vor solicita administratorului schemei de minimis acordarea celei de-a doua transe, reprezentând diferenţa dintre suma aprobată şi tranşa întâi.
Acţiunile de monitorizare vor include:
• O vizita de monitorizare la inceputul perioadei de monitorizare cu scopul verificării tuturor documentelor de înfiinţare, de autorizare, de solicitare–primire–cheltuire a primei transe a ajutorului de minimis, verificării achiziţionării echipamentelor (eligibilitatea cheltuielii, etichetarea echipamentelor, utilizarea acestora, fisa de inventar), verificării CIM-urilor, discutii cu angajatii referitoare la desfăşurarea activităţii, cu contabilul referitoare la inregistrarile contabile ale ajutorului de minimis si inregistrarea echipamentelor achizitionate prin proiect, certificatul constatator ONRC emis cu cel mult 10 zile inainte de data vizitei de monitorizare;
• O vizita de monit la sfărşitul perioadei de monitorizare cu scopul verificarii documentelor de solicitare– primire– cheltuire a celei de a 2 transe a ajutorului de minimis, de verificare a CIM-urilor, a existentei si utilizării echipamentelor achizitionate prin proiect (existenta fizica la sediul social/punctul de lucru si fisa de inventar), certificat constatator ONRC emis cu cel mult 10 zile inainte de data vizitei de monitorizare;
6
• Monitorizarea lunară a desfăşurării activităţii şi a păstrării locurilor de muncă înfiinţate prin proiect (fiecare firma a creat minim 2 locuri de munca si a angajat minim 2 persoane avand domiciliul sau resedinta in România). Beneficiarul
subvenţiei va transmite lunar catre administratorul schemei de minimis o fişă de activitate lunară conform modelului din Anexa 1 care va avea anexate dovezi de derulare a activităţii, respectiv contracte încheiate cu furnizori/clienţi, bonuri fiscale / chitanţe / facturi, balanţa de verificare analitice lunare, extrase de cont, precum şi CIM-uri/ acte aditionale,extrase REVISAL, state de salarii, extrase de cont/dispozitii de plata numerar/chitanţe pentru angajaţii săi.
• Beneficiarul schemei de minimis trebuie sa prezinte rapoarte tehnice si financiare trimestriale (RTF) si un raport la sfarsitul celor 12 luni de la infiintarea firmei (conform modelului din Anexa 2). Administratorul schemei de minimis poate solicita completari/clarificari la rapoartele prezentate. Raportul tehnic si financiar trimestrial va prezenta stadiul realizării implementării PA, planificarea activităţilor pentru perioada următoare şi utilizarea resurselor financiare. Raportul de la sfârşitul celor 12 luni de la infiinţarea firmei va include atât activitatea şi rezultatele obţinute de proiect cât şi cheltuielile angajate până la sfârşitul perioadei de implementare a celor 12 luni de activitate. Acest raport trebuie inaintat in termen de 30 zile de la incheierea unui an de la încheierea contractului de subvenţie in cadrul proiectului, indiferent daca a fost solicita sau nu plata celei de-a doua transe de minimis. Rapoartele vor fi semnate de reprezentantul legal al beneficiarului schemei de minimis si stampilate, vor fi fara stersaturi sau adaugiri de mână, în caz contrar acestea vor fi respinse. Din raportare trebuie sa rezulte corelatia intre activităţile indeplinite in perioada raportată si resursele utilizate a caror exprimare baneasca se va regasi in RTF. Cheltuielile efectuate trebuie sa se regaseasca intr-una din liniile bugetului asa cum este prevazut in Ordinul aplicabil, astfel incat la finalizarea contractului sa se poata verifica eligibilitatea cheltuielilor efectuate in raport cu bugetul consolidat al contractului de subvenţie (cu modificarile ulterioare). RTF-urile vor trebui sa includa, in
7
anexe, copii ale tuturor documentelor prin care se justifica efectuarea platilor, in principal facturi, ordine de plata, chitante, state de plata pentru salarii, ordine de deplasare, copii dupa registrul de casa pentru evidentierea inregistrarii unor plati
facute prin casa, etc. Copiile tuturor documentelor justificative vor fi semnate, stampilate si vor avea mentiunea „Cf cu originalul”.
• Beneficiarul ajutorului de minimis are obligația de a obţine acceptul scris al administratorului schemei de minimis pentru RTF înaintat. Administratorul schemei de minimis va transmite beneficiarului în termen de 10 zile, Nota de aprobare/respingere a RTF trimestrial (model Anexa 3).
• După înaintarea RTF trimestrial de Beneficiar către Administratorul schemei de minimis, acesta din urmă va efectua o vizită de monitorizare la sediul social/punctul de lucru al Beneficiarului. De asemenea vor putea avea loc vizite speciale in cazul sesizării de nereguli sau ori de cate ori Administratorul schemei de minimis consideră că este necesar. In cadrul acestor se va verifica situaţia implementării proiectului la fata locului, impreună cu beneficiarul sau reprezentantii acestuia şi se va verifica exactitatea datelor cuprinse in RTF. Daca se constata diferenţe între raportare si situatia de pe teren, acestea vor fi consemnate în raportul de vizită (model Anexa 4). In urma vizitei
de monitorizare, experţii monitorizare schemă de minimis tehnic/schemă de minimis financiar vor întocmi raportul de vizita conform modelului din Anexa 3. Raportul de vizita va fi completat în 2 exemplare, care vor fi semnate in original atat de catre beneficiarul ajutorului de minimis, cat si de catre experţii monitorizare.
• La sfărşitul perioadei de monitorizare, administratorul schemei de minimis va întocmi 1 raport final de monitorizare pentru fiecare firmă, in care va prezenta punctual îndeplinirea obligaţiilor de către aceasta.
Procesul de monitorizare include şi modificarea contractelor de ajutor de minimis (acolo unde este cazul).
8
Beneficiarul ajutorului de minimis informează în scris administratorul schemei de minimis, cu privire la orice modificări care pot afecta bugetul ajutorului de minimis și/sau activitatea desfășurată conform planului de afaceri aprobat, în termen de maximum 3 de zile lucrătoare de la constatarea modificării, completând modelul de notificare a
modificării din Anexa 5. Sunt interzise modificări ale planului de afaceri, care au consecință schimbarea valorilor indicatorilor pentru care a fost obtinut punctajul final la depunerea planului de afaceri (ex. clasa CAEN principală, valoarea subvenţiei, contribuția proprie a solicitantului, numărul de salariați angajați).
Prin informare în scris se înţelege corespodenţă prin email, fax sau adresă scrisă şi se consideră comunicată numai cu condiţia confirmării celeilalte părţi a primirii respectivei informări.
În funcţie de schimbările apărute şi de eventualele implicaţii financiare, contractul de minims poate fi modificat prin incheierea unui Act Aditional. Orice amendament va fi realizat in forma scrisa. In procesul de elaborare a modificarii, administratorul schemei de minimis va sprijini beneficiarul in stabilirea necesitatii intocmirii Actului Aditional si va verifica acuratetea documentelor.
4. ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR
Subvenția va fi virată de către administratorul schemei de antreprenoriat in contul escrow deschis de catre beneficiarul ajutorului de minimis impreuna cu administratorul schemei de antreprenoriat la un agent escrow (bancă), urmând ca aceasta să poată fi utilizata de beneficiarul ajutorului de minimis doar in scopul acordării subvenției, cu autorizarea prealabilă a administratorului schemei de antreprenoriat, după depunerea spre verificare de catre beneficiarul ajutorului de minimis a documentelor justificative printr-o cerere de autorizare a plăţilor sau cerere de autorizare a cheltuielilor efectuate din surse proprii (a se consulta GHIDUL PRIVIND EFECTUAREA ŞI DECONTAREA PLĂŢILOR AFERENTE PLANURILOR DE AFACERI FINANŢATE DIN AJUTOR DE MINIMIS (SUBVENŢIE)). In situatia in
care, din cauza unor motive intemeiate, valoarea achizitiilor diferă de cea din planul de afaceri, se va intocmi o Notificare pentru fundamentarea modificării planului de afaceri. Sunt interzise modificări ale planului de afaceri, care au drept consecință schimbarea valorilor indicatorilor pentru care s-a obtinut punctajul final la depunerea planului de afaceri (model Anexa 5).
9
Contul escrow va putea fi debitat de catre beneficiarul ajutorului de minimis, ori de cate ori va fi necesar in vederea desfasurarii activitatii întreprinderii beneficiare în domeniul vizat de planul de afaceri aprobat în cadrul proiectului, insa numai cu acordul prealabil al administratorul schemei de antreprenoriat, acord ce va fi transmis agentului escrow
(băncii) in termen de maxim 7 zile de la primirea spre verificare de la beneficiarul ajutorului de minimis a cererii de plata insotita de documentele justificative.
Beneficiarul ajutorului de minimis este responsabil de întocmirea cererii de autorizare a plăţilor sau cererii de autorizare a cheltuielilor efectuate din surse proprii pe care o va transmite către administratorul schemei de antreprenoriat prin care va solicita verificarea documentelor justificative de plată (facturi, bonuri fiscale, contracte, state de plată etc.
– Anexa 6).
Beneficiarul ajutorului de minimis are obligația de a obţine acceptul scris al administratorului schemei de minimis înainte de a efectua cheltuielile prevăzute în planul de afaceri cu privire la toate cheltuielile pe care acesta le va efectua din subvenţia acordată.
În ceea ce privește achiziția bunurilor/echipamentelor (obiectelor de inventar şi a mijloacelor fixe) necesare pentru implementarea planului de afaceri beneficiarul ajutorului de minims va întocmi Procese verbale de predare-primire, receptie şi de punere în funcţiune. În cazul serviciilor achiziționate necesare pentru implementarea planului de afaceri beneficiarul ajutorului de minimis va prezenta un proces verbal de recepţie a lucrărilor/serviciilor (a se consulta GHIDUL PRIVIND EFECTUAREA ŞI DECONTAREA PLĂŢILOR AFERENTE PLANURILOR DE AFACERI FINANŢATE DIN AJUTOR DE MINIMIS (SUBVENŢIE)).
În situatia în care au fost efectuate cheltuieli din surse proprii, înainte de primirea subvenției, cheltuieli care sunt eligibile și fac parte din planul de afaceri, în vederea aprobării transferului sumelor cheltuite din contul special de proiect în contul curent al societăţii, beneficiarul ajutorului de minims va întocmi o cerere de rambursare.
10
Beneficiarul ajutorului de minimis este obligat să păstreze o evidență detaliată a subvenției pe o durată de cel puțin 10 ani de la data primirii ultimei tranșe; această evidență va include informațiile necesare pentru a demonstra respectarea condițiilor impuse de legislația comunitară în domeniul ajutorului de minimis.