Contract
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin „Programul Operațional Capital Uman 2014-2020” Axă prioritară 2. Îmbunătăţirea situaţiei tinerilor din categoria NEETs
Titlul proiectului:„PREGĂTIT PENTRU VIITOR"
Număr de identificare al contractului: POCU/909/2/4/150110/ 01.09.2021
OIR/OI responsabil: Nord - Est
Metodologia de realizare a monitorizarii afacerilor infiintate pt. Judetul Iasi
Proiect “Pregatit pentru viitor”, ID150110
octombrie 2022
Prezenta Metodologie poate fi completată cu instrucțiuni, ordine, precizări, proceduri de lucru și decizii ale Administratorului schemei de ajutor de minimis, modificările/completarile urmând a fi aduse la cunoștința beneficiarilor.
Context:
Metodologia de realizare a monitorizarii intreprinderilor asigura cadrul si reglementeaza activitatile de monitorizare a functionarii si dezvoltarii intreprinderilor finanțate prin ajutor de minimis in cadrul proiectului. Resursa umana implicata in aceasta activitate (Expert monitorizare functionare si dezvoltare afaceri finantate) se asigura ca afacerile nou infiintate isi desfasoara activitatea prin atingerea rezultatelor urmarite prin planul de afaceri, mentin locurile de munca create si se dezvolta, nu doar supravietuiesc pe piata in care se manifesta.
Procesul de monitorizare presupune culegerea informatiilor care asigura determinarea stadiului de implementare a planului de afaceri finantat prin ajutor de minimis, la un anumit moment, precum si tendintele de evolutie a functionarii si dezvoltarii afacerilor nou infiintate.
Procesul de monitorizare a functionarii si dezvoltarii afacerilor infiintate are o durata de 12 luni si se realizeaza continuu in acest interval de timp, avand ca rezultat rapoarte de progres/ rapoarte privind stadiul implementarii afacerii. Totodata, monitorizarea asigura o analiza comparativa a rezultatelor inregistrate la un anumit moment, fata de cele estimate in planul initial.
Concluziile activitatii de monitorizare sunt formulate ca recomandari pentru viitoare decizii, actiuni si masuri de intreprins de catre antreprenor – in sensul continuarii, al stoparii sau al imbunatatirii de catre acesta a actiunilor sale.
1. CADRUL GENERAL DE APLICARE A PREZENTEI METODOLOGII
1.1 Scopul metodologiei
Prezenta metodologie stabilește modalitatea de verificare a documentelor justificative în scopul decontării cheltuielilor angajate de beneficiarii prezentei scheme de ajutor în cadrul activităților asumate prin planurile de afaceri și contractele de subvenție încheiate în cadrul proiectului ”Pregatit pentru viitor” ID150110, proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020, - AP. 2
„Îmbunătățirea situației tinerilor din categoria NEETs”, Obiectivul specific 2.1 Creșterea ocupării tinerilor NEETs șomeri cu vârsta între 16 - 29 ani, înregistrați la Serviciul Public de Ocupare, cu rezidența în regiunile eligibile și Obiectivul specific 2.2 Îmbunătățirea nivelului de competențe, inclusiv prin evaluarea și certificarea competențelor dobândite în sistem non-formal și informal al tinerilor NEETs șomeri cu vârsta între 16 - 29 ani, înregistrați la Serviciul Public de Ocupare, cu rezidența în regiunile eligibile
Monitorizarea functionarii si dezvoltarii intreprinderilor finantate se face atat in etapa de implementare (de minim 12 luni), cat si in etapa de sustenabilitate (de minim 6 luni).
Monitorizarea functionarii si dezvoltarii afacerilor finantate va fi realizata dupa infiintarea celor min. 36 intreprinderi (18 pt jud IS si 18 pt Jud MM) de catre persoanele selectate in vederea implementarii planurilor de afaceri. Expertii vor realiza pentru fiecare beneficiar o lista de indicatori asumati prin planul de afaceri finantat si vor preciza care sunt tipurile de documente justificative necesare pentru a dovedi indeplinirea acestora. Monitorizarea functionarii si dezvoltarii afacerilor finantate in perioada de sustenabilitate va fi realizata de catre expertii desemnati ulterior celor 12 luni aferente implementarii proiectului. Se va avea in vedere mentinerea locului de munca nou creat prin Planul de afaceri selectat la finantare, dar si mentinerea activitatii din perspectiva dezvoltarii si nu doar a supravietuirii in piata.
Documente de referință
- Ghidul solicitantului conditii specifice „VIITOR PENTRU TINERII NEETs II” AP 2/ PI 8.ii/ OS 2.1 & OS 2.2
- Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispozitii commune privind FEDR, FSE, FC, FEADR si FEPAM
- Schema de ajutor de minimis VIITOR PENTRU TINERII XXXXx XX, aprobată prin Ordinul ministrului
fondurilor europene nr. 1201/22.10.2020;
- Contractul de finanţare cu ID 150110 încheiat între MFE-AMPOCU/OI POCU responsabil şi AJOFM Iasi în calitate de Beneficiar al finanțării nerambursabile, Axa prioritară 2 – Îmbunătățirea situației tinerilor din categoria NEETs, Obiectivul Specific 2.1 - Creșterea ocupării tinerilor NEETs șomeri cu vârsta între 16
- 29 ani, înregistrați la Serviciul Public de Ocupare, cu rezidența în regiunile eligibile; Obiectivul Specific
2.2 - Îmbunătățirea nivelului de competențe, inclusiv prin evaluarea și certificarea competențelor dobândite în sistem non-formal și informal al tinerilor NEETs șomeri cu vârsta între 16 - 29 ani, înregistrați la Serviciul Public de Ocupare, cu rezidența în regiunile eligibile.
- Orientări privind oportunitățile de finanțare în cadrul Programului Operațional Capital Uman 2014-2020, cu modificările și completările ulterioare;
- Manualul de identitate vizuală pentru instrumentele structurale 2014-2020 în România, versiunea
revizuită
- Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).
- Ordonanța de urgență nr. 77/2014 privind procedurile naționale în domeniul ajutorului de stat, precum și pentru modificarea și completarea Legii concurenței nr. 21/1996, cu modificările și completările ulterioare;
- Avizul Consiliului Concurentei nr.13179/14.10.2020
- Ordonanța de urgență nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, actualizata.
- Contractele de subvenție încheiate între beneficiarii finanțării și administratorul schemei de minimis.
1.3 Regiuni de implementare
Proiectul “Pregatit pentru viitor” are ca obiectiv general acordarea de sprijin beneficiarilor care doresc să înființeze întreprinderi în Regiunile NV-jud. Maramures şi NE-jud. Iasi.
1.4 Administratori de xxxxx ( parteneri in proiect):
-CLEMON SRL – jud. Maramures, Reg. Nord Vest
-BLUE CONSULTING – jud. Iasi, Reg Nord-Est
1.5 Definiții
• Beneficiarul finanțării – întreprinderea nou înființată și reprezentantul legal cu care s-a semnat
contractul de subvenție
• Solicitare acord de plată – acordul solicitat de către beneficiarul finanțării pentru a face plăți din contul special de proiect. Această validare se realizează în baza verificării documentelor aferente fiecărei plăți pentru care se solicită acordul
• Cont special pentru proiect/cont de management – contul bancar în care se virează tranșele de plată din subvenție și contribuția proprie a beneficiarului și din care beneficiarul va face exclusiv plăți aferente acelor cheltuieli ale proiectului care au fost avizate prealabil și pentru care solicită acordul de plată de la administratorul schemei.
• Experți monitorizare – angajați ai administratorului schemei de minimis care verifică buna derulare/implementare a planului de afaceri și cu care beneficiarul trebuie să colaboreze
• Autoritatea de Management - Ministerul Fondurilor Europene prin Organismul Intermediar Regional Nord Est. În acest context, Autoritatea de Management reprezintă finanțatorul, respectiv entitatea care a lansat inițial schema de minimis și care acordă finanțarea Administratorului schemei de minimis pentru implementarea în bune condiții a proiectelor de înființare de întreprinderi sociale
• Operator economic – orice persoană fizică sau juridică, de drep public sau privat, care oferă în mod licit pe piață execuție de lucrări, furnizare de produse, prestare de servicii;
• Ofertă - document prezentat de operatorul economic care își manifestă voința de a se angaja într-un proces de achiziție și care conține informații tehnice și finaciare despre produs/serviciu/lucrare, aflate pe piață;
• Documentele achiziției: toate documentele elaborate pentru o achiziție, atât cele elaborate de beneficiar, cât și cele elaborate de operatorul economic, inclusiv documentele justificative care atestă plățile aferente achiziției;
• Contract de furnizare – contract cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar și un operator economic, având ca obiect furnizarea de produse;
• Contractul de lucrări – contract cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar și un operator economic, având ca obiect fie exclusiv execuția, fie atât proiectarea, cât și execuția unei lucrări/construcții;
• Contract de servicii – contract cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar și un operator
economic, având ca obiect prestarea unui serviciu.
2. APROBAREA DECONTĂRII CHELTUIELILOR
Decontarea sumelor aferente implementării planurilor de afaceri finanțate în cadrul proiectului “Pregatit pentru viitor” ID150110, presupune derularea unor activități complexe direcționate către beneficiarii direcți ai proiectelor ale căror planuri de afaceri au fost selectate în urma concursului de planuri de afaceri organizat în cadrul proiectului.
În cadrul acestei activități au fost acordate 36 subvenții, pentru 18 afaceri nou înființate în regiunea Nord Vest- jud.Maramures si 18 afaceri nou înființate în regiunea Nord Est-jud.Iasi, în valoare de maximum 121.877,50 lei (echivalent a 25.000/ euro, reprezentand 100% din totalul cheltuielilor eligibile, calculat la cursul leu/euro de 4,8751 lei/euro.)/subventie, pentru planurile de afaceri aprobate în urma concursului de planuri de afaceri desfășurat în proiect.
Cei doi parteneri implicati în această activitate , CLEMON SRL si BLUE CONSULTING SRL au acordat subvenții
(micro-granturi) pentru un anumit număr de afaceri înființate în cadrul proiectului, după cum urmează:
• 2.193.795 lei- CLEMON SRL- 18 planuri de afaceri
• 2.193.795 lei- BLUE CONSULTING SRL- 18 planuri de afaceri
Acordarea ajutorului de minimis se va realiza prin încheierea unui contract de subvenție între beneficiarul de ajutor de minimis și administratorul schemei de antreprenoriat, partener în proiect, în care se vor menționa drepturile și obligațiile părților contractuale și condițiile de derulare ale contractului.
Contractul de subvenție are ca anexe Planul de afaceri cu graficul de activitati, Bugetul detaliat aferent acestuia și Angajament privind locurile de munca asumate (Anexa 3 la contractul de subventie). Beneficiarul ajutorului de minimis are obligația de a respecta Contractul de subventie si anexele acestuia, iar în cazul în care dorește să opereze modificări, acesta are obligația de a informa în scris și de a cere aprobarea administratorului schemei de antreprenoriat, în vederea întocmirii unui act adițional (în cazul în care solicitarea de modificare este aprobată).
Modificarile se vor efectua in baza unui Memoriu justificativ care sa contina toate elementele si justificarile necesare si care va sta la baza incheierii Actului Aditional la contractul de subventie.
Întreprinderile nou înființate vor deveni operaționale în termen de maximum 6 luni de la semnarea contractului de subvenție. După înființare, întreprinderile nou create trebuie să-și continue activitatea, pe
durata implementării proiectului, pentru o perioadă de minimum 12 luni de la data semnarii contractului de subventie, la care se adaugă o perioadă minimă obligatorie de 6 luni de sustenabilitate.
2.1 Deschiderea și utilizarea contului special, de management al grantului
Imediat dupa semnarea Contractului de subventii, în vederea efectuării de cheltuieli aferente proiectului, fiecare beneficiar de ajutor de minimis va deschide un cont de management al grantului, cu dublă semnatură, dedicat exclusiv cheltuielilor conform bugetului aprobat, la o bancă prezentă pe teritoriul României, care are facilități de internet banking. Contul special, de management al grantului nu are atașat un card bancar, iar plățile vor fi efectuate numai de către persoanele desemnate pe regulile de autorizare pentru orice operațiuni bancare în legatură cu fondurile din contul de Management al Grantului, fiind nevoie de dublă semnătură (plata va fi inițiată de către beneficiarul ajutorului de minimis, în urma acordului scris al persoanei ce a aprobat documentele prezentate de către acesta și validată de către persoana împuternicită de către administratorul schemei de minimis).
Toate plațile se vor efectua prin sistem bancar (cu OP) și doar din contul de management al grantului. Nu vor fi
luate în considerare plăți efectuate din alte conturi ale firmei sau din conturi personale.
Prin excepție de la această regulă, și doar cu acordul prealabil, în scris, al administratorului schemei de minimis, se pot efectua ocazional plăți, din contul curent al societatii, in situatia in care mecanismul de plata este posibil doar prin utilizarea unui card bancar, card ce nu poate fi asociat contului de management al Grantului.
Reguli de decontare a plăților în avans:
- de maxim 50% în baza unui contract;
- de pe platformele online (ex: emag, Altex etc), în baza unei facturi proforme, care va fi verificată în prealabil de persoana desemnată de către administratorului schemei de minimis. Facturile fiscale aferente proformelor se vor transmite de beneficiar în maximum 3 zile lucrătoare de la data efectuării plății. În cazul achizițiilor online, plata nu se poate efectua în numerar.
Acolo unde este cazul, beneficiarul are obligația de a încărca în contul special de management al Grantului contribuția proprie asumată prin planul de afaceri și contractul de subvenție până la data solicitarii transei II din subventie maxim la finalul celor 12 luni de implementare, de la semnarea contractului de subventie. Sumele depuse ca şi contribuţie proprie asumată în bugetul planului de afaceri vor fi cheltuite în cadrul celor 12 luni de implementare.
2.2 Acordarea finanțării
Ajutorul de minimis se va acorda în două tranșe, după cum urmează:
a. tranșă inițială de maximum 75% din valoarea ajutorului de minimis, așa cum a fost acesta aprobat pe baza planului de afaceri și prevăzut în contractul de subvenție încheiat;
b. tranșă finală reprezentând diferența până la valoarea totală a ajutorului de minimis, după ce beneficiarul
ajutorului de minimis face dovada că a ocupat locul/locurile de muncă asumat/e prin planul de afaceri.
In acest sens, intreprinderea va transmite finantatorului extras REVISAL/REGES. Transa 2 va trebui solicitata in termen de maxim 6 luni de la semnarea contractului de subventie. In cazul in care intreprinderea nu face dovada
creării locurilor de munca in termen de 6 luni de la semnarea contractului de subventie, transa 2 nu va mai fi acordata si vor fi demarate procedurile legale de recuperare a transei 1.
Intreprinderile nou infiintate vor trebui sa aiba sediul social si, dupa caz, punctul/punctele de lucru in regiunile de dezvoltare in care se implementeaza proiectul. Fiecare beneficiar al ajutorului de minimis va trebui sa angajeze , la cel tarziu 6 luni de la semnarea contractului de ajutor de minimis, cel xxxxx numarul de persoane asumat prin planul de afaceri aprobat. Locurile de munca vor fi mentinute ocupate pentru o perioada de minim 12 luni consecutive, din care minim 6 luni in perioada de implementare a planului de afaceri si minim 6 luni in perioada de sustenabilitate. Atat in perioada de implementare, cat si in cea de sustenabilitate, beneficiarul ajutorului de minimis trebuie sa asigure mentinerea locurilor de munca in parametrii asumati prin Planul de afaceri (norma de lucru, nivel salarial). Toate platile reprezentand ajutorul de minimis vor fi efectuate catre beneficiari in cadrul celor 12 luni de functionare din cadrul perioadei de implementare a planului de afaceri. Toate cheltuielile aferente implementarii planurilor de afaceri trebuie angajate in perioada de 12 luni de implementare a planului de afaceri. Pot fi efectuate plati privind cheltuieli cu implementarea planului de afaceri de catre beneficiarul ajutorului de minimis si ulterior celor 12 luni de implementare, doar daca aceste cheltuieli sunt necesare implementarii planului de afaceri in cele 12 luni de implementare, au fost aprobate, si doar daca cheltuielile sunt angajate in perioada celor 12 luni de implementare a planului de afaceri. In perioada ulterioara, de minim 6 luni, de sustenabilitate, beneficiarul ajutorului de minimis va asigura continuarea functionarii afacerii si va mentine ocuparea locurilor de munca create. Persoanele fizice nu pot avea calitatea de asociat, administrator, reprezentant legal sau angajat in cadrul a mai mult de o intreprindere infiintata in cadrul prezentului apel. In cazul in care intreprinderea se infiinteaza ca societate reglementata de Legea societatilor nr.31/1990, republicata, cu modif si completarile ulterioare, si are mai mult de un asociat, persoana al carei plan de afaceri a fost selectat in vederea finantarii va trebui sa aiba calitatea de asociat majoritar si calitatea de administrator al intreprinderii beneficiare de ajutor de minimis.
Conform Manualul Beneficiarului POCU 2014-2020, pentru obținerea tranșelor, beneficiarul are obligația de a
transmite Administratorului Schemei de ajutor de minimis următoarele documente:
- cerere de acordarea a subvenției;
- FIF;
- Certificat constatator extins – persoana juridica (ORC), nu mai vechi de 30 de zile *;
- Certificat constatator -Furnizare informatii – persoana fizica, pe CNPul beneficiarului, nu mai vechi de 30 de zile;
- extras de cont la zi;
* Important:
Intreprinderile nou înfiinţate trebuie să aiba codul CAEN principal autorizat (pentru care au primit finanţare) la momentul solicitării tranşei I de ajutor de minimis. Beneficiarii de ajutor de minimis trebuie să respecte obligaţia autorizării codului CAEN principal şi la punctul de lucru care va fi înfiinţat ulterior, indifferent dacă chiria se decontează din ajutorul de minimis sau din contribuţie proprie.
În cazul în care, pe lângă documentele enumerate mai sus, pe parcursul derulării implementării, Organismul Intermedial Regional solicită și alte documente justificative, beneficiarul schemei de minimis este obligat să le furnizeze în termenul solicitat. În caz contrar, există posibilitatea ca OIR să invalideze cererea, iar tranșele să fie întârziate sau să nu se obțină.
În cazul în care au loc modificări ale datelor firmei și/sau datele administratorului firmei (buletin / CI nou, certificat de casătorie / divorț, CUI nou sau alte documente, după caz, acestea trebuie transmise Administratorului schemei de minimis în termen de maximum 2 zile lucrătoare de la eliberarea lor de către instituțiile abilitate.
2.3 Condiții generale privind decontarea cheltuielilor
Pentru a fi eligibilă, o cheltuială trebuie să îndeplinească cumulativ, următoarele condiții:
- să fie angajată de către beneficiar în condiţiile legii
- să fie însoţită de facturi emise în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale sau a statului în care acestea au fost emise, ori de alte documente contabile pe baza cărora se înregistrează obligaţia de plată şi de documente justificative privind efectuarea plăţii şi realitatea cheltuielii efectuate, pe baza cărora cheltuielile să poată fi verificate/controlate/auditate;
- să fie în conformitate cu prevederile planului de afaceri și cu bugetul aprobat al acestuia;
- să fie în conformitate cu contractul de subvenție, încheiat între administratorul schemei de minimis și
beneficiar;
- să fie rezonabilă şi necesară realizării operaţiunii (implementării planului de afaceri);
- să respecte prevederile legislaţiei Uniunii Europene şi naţionale aplicabile;
- să fie înregistrată în contabilitatea beneficiarului, cu respectarea prevederilor art. 67 din Regulamentul UE nr. 1303/2013.
Prin angajarea unei cheltuieli se înțelege faptul că serviciile/bunurile au fost prestate/achiziționate în perioada de implementare a proiectului. Acest lucru include și documentele premergătoare efectuării respectivelor cheltuieli.
Orice contract încheiat, orice factură ce se dorește a fi decontată în cadrul proiectului trebuie să corespunda planului de afaceri și anexelor acestuia – bugetul detaliat și Ganttul – în forma în care se regăsesc acestea la momentul solicitării decontării cheltuielii.
Excepție de la această regulă o reprezintă contractul de închiriere a sediului (dacă este cazul) care, prin natura sa, este întocmit înainte de începerea implementării proiectului, dar care poate fi decontat în cadrul proiectului, pentru perioada ce face referire la implementarea proiectului.
Toate cheltuielile aferente funcționării întreprinderilor nou create trebuie angajate între momentul semnării contractului de subvenție și încheierea celor 12 luni de funcționare obligatorie pe durata implementării proiectului.
Beneficiarul subvenției poate să cheltuiască sumele primite după cele 12 luni, cu condiția ca acestea să fie aferente cheltuielilor angajate între momentul semnării contractului de subvenție și încheierea celor 12 luni de funcționare obligatorie. Prin termenul “angajate” înțelegem fie angajate şi neplătite.
Cheltuielile care nu sunt incluse în cadrul unei solicitări de acord de plată până la expirarea perioadei de implementare a proiectului (maxim 12 luni de la începerea implementării proiectului), nu vor putea fi plătite din ajutorul de minimis acordat întreprinderii.
2.4 Decontarea cheltuielilor
Presupune transmiterea de către beneficiarii schemei de minimis a documentelor justificative și a documentelor de plată aferente cheltuielilor către reprezentantii administratorului schemei de minimis și solicitarea unui acord de plată in urma verificarii si validarii.
În vederea decontării unei cheltuieli, beneficiarul schemei de minimis trebuie să urmeze pașii:
1. transmiterea spre verificare către reprezentanții administratorului schemei de minimis, prin e-mail, cu minimum 5 zile lucrătoare înainte de efectuarea plății, documentele justificative ce stau la baza acesteia si transmiterea cererii de autorizare la plata catre administratorul de minimis. (Anexa 3)
2. Verificarea documentelor de către reprezentanții administratorului schemei de minimis în termen de max 5 zile lucrătoare de la primirea acestora. În cazul în care există neclarități, erori sau neconcordanțe, beneficiarul schemei de minimis va primi o solicitare de clarificări prin e-mail și i se va acorda un termen de maximum 2 zile lucrătoare pentru remedierea erorilor sau explicarea neclarităților. Clarificările vor fi trimise până la remedierea tuturor erorilor și conformitatea documentelor.
3. Informarea beneficiarului privind aprobarea plății se va face pe email, după finalizarea verificării documentelor și remedierea eventualelor erori;
4. Întocmirea de către beneficiarul ajutorului de minimis a ordinelor de plata pentru care s-au aprobat documentele
5. Contrasemnarea OP în decurs de maximum 2 zile lucratoare de către un reprezentant al administratorului
schemei de minimis.
Comunicarea beneficiarilor cu reprezentantii administratorului schemei de minimis:
Toate documentele care fac obiectul aprobării cheltuielilor de către administratorul schemei de minimis, vor fi transmise de beneficiar pe adresa de e-mail xxxxxxxxxxxxxxxxxxx0000@xxxxx.xxx sau xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx (in cazul in care sunt probleme tehnice cu prima adresa de mail), și doar acele documente sau solicitări vor fi luate în considerare.
Observațiile, solicitările suplimentare de clarificări referitoare la aceste documente vor fi transmise/retransmise beneficiarului de către administratorul schemei de minimis, prin reprezentantii administratorului schemei de minimis, pe adresele de e-mail indicate în prezenta metodologie.
Comunicarea prin intermediul telefonului, pe WhatsApp, mesaje tip SMS, va fi posibilă doar în intervalul 09:00
– 16:00, în zilele lucrătoare. Orice mesaj în afara acestui interval orar nu va fi luat în considerare. Comunicarea pe aceste căi va avea doar rol consultativ, orice solicitare la care se dorește un răspuns sau un punct de vedere se va desfășura tot prin intermediul e-mail-ului.
Categorii de cheltuieli eligibile
1. Cheltuieli cu personalul
1.1. Cheltuieli salariale
1.2. Onorarii / venituri asimilate salariilor pentru experți proprii/cooptați
1.3. Contribuţii sociale aferente cheltuielilor salariale şi cheltuielilor asimilate acestora (contribuţii angajaţi şi
angajatori)
Aceste cheltuieli vor fi decontate pe baza următoarelor documente:
- contracte individuale de muncă;
- fise de post semnate angajat si angajator;
- acte adiționale la contractele individuale de muncă (dacă este cazul);
- extras din revisal cu înregistrarea contractului individual de muncă și a modificărilor aferente actelor adiționale;
- foi colective de prezență;
- stat de plata/salarii;
Contractele de muncă trebuie să fie întocmite, în funcție de situație, astfel:
Cel târziu în luna a 6-a de la semnarea contractului de subventie pentru toate persoanele asumate prin planul de afaceri.
Contractele de muncă se prezintă o singură dată, respectiv la prima decontare; Dacă la aceste contracte se întocmesc acte adiționale pe parcursul implementării și derulării proiectului, acestea se prezintă o singură dată, respectiv la prima raportare efectuată de la intrarea acestora în vigoare.
Registrul salariați și rapoartele per salariat din REVISAL – se transmit la începutul lunii pentru activitatea desfășurată în luna anterioară cand nu se plătesc salariații din contul de management sau împreună cu documentele aferente decontării salariilor, lunar când se plătesc salariații din contul de management.
Persoanele angajate în cadrul întreprinderilor nou înființate vor avea, în mod obligatoriu, domiciliul sau reședința în regiunea/regiunile de dezvoltare în care se implementează proiectul, în mediul urban sau rural.
• Decontările aferente acestei categorii de cheltuieli se vor face cu respectarea următoarelor condiții
obligatorii:
- locurile de muncă nou create în cadrul întreprinderilor vor trebui menținute ocupate pe o perioadă minimă de 6 luni din cele 12 luni de implementare, la care se adauga 6 luni de sustenabilitate.
- în cazul în care, din diverse motive, un angajat este concediat sau își dă demisia, atunci beneficiarul schemei de minimis va fi obligat ca în termen de 30 de zile calendaristice de la data la care postul rămâne vacant să angajeze o altă persoană pe acel post.
- există obligația respectării ratei orare și a normei stabilite în planul de afaceri. Persoanele pot fi angajate atât full-time, cât şi part-time, cu condiția ca norma să fie respectată întocmai şi în cele 6 luni de sustenabilitate după cele 12 luni de implementare, conform planului de afaceri. Rata orară poate să crească, dar nu poate să scadă.
- beneficiarii care nu au prevăzut în planul de afaceri - bugetul detaliat cheltuieli cu salariile vor fi obligati
să transmită același tip de documente prezentate mai sus, respectând aceleași condiții și termene.
2. Cheltuieli cu deplasarea personalului întreprinderilor sprijinite:
2.1. Cheltuieli pentru cazare
2.2. Cheltuieli cu diurna personalului propriu
2.3. Cheltuieli pentru transportul persoanelor (inclusiv transportul efectuat cu mijloacele de transport în comun sau taxi, gară, autogară sau port şi locul delegării ori locul de cazare, precum şi transportul efectuat pe distanța dintre locul de cazare şi locul delegării)
2.4. Taxe şi asigurări de călătorie și asigurări medicale aferente deplasării
Pentru rambursarea acestor cheltuieli, beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:
- ordinul de deplasare completat corespunzător și având toate semnăturile care dovedesc efectuarea deplasării;
- factură fiscală pentru serviciile de cazare, emisă pe numele firmei și având la delegat persoana care a
beneficiat de respectivele servicii;
- bon fiscal de combustibil (cu CUI-ul firmei pe el) sau bilet de tren/mijloc de transport în comun;
- foaia de parcurs completată corespunzator și semnată de titular, însoțită de hartă cu traseul urmat (la
deplasarea cu autovehiculul).
3. Cheltuieli aferente diverselor achiziţii de servicii specializate, pentru care beneficiarul ajutorului de minimis
nu are expertiza necesară
3.1. Cheltuieli cu servicii de contabilitate
3.2 Cheltuieli cu servicii de SSM și PSI
3.3 Cheltuieli cu servicii de monitorizare/paza
3.4 Cheltuieli cu servicii de consultanță/instruire/cursuri
3.5. Alte cheltuieli cu serviciile
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:
- Dosarul achiziției, care va include:
✓ notă justificativă privind specificațiile tehnice și determinarea valorii estimate (Anexa 1-procedura de achizitii);
✓ min 3 oferte – ofertele primite de la furnizorii care au raspuns solicitarii de cerere de ofertă și/sau
print screen-uri pentru achizitiile on line.
✓ raport privind stabilirea ofertei câștigătoare (Anexa 2-procedura de achizitii)
- Documentele justificative ale achiziției: comandă, contract, facturi fiscale altele, după caz;
- Documentele care dovedesc prestarea serviciilor: proces verbal de realizare a serviciului achiziționat, rapoarte de activitate și/sau altele, după caz).
- Documente care dovedesc plata serviciilor: ordine de plată, extrase de cont
Contractele de servicii cu executare succesivă se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată.
Actele adiționale la contractele de servicii se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată efectuată de la
intrarea aceastora în vigoare.
4. Cheltuieli cu achiziția de active fixe corporale (altele decât terenuri și imobile), obiecte de inventar, materii prime și materiale, inclusiv materiale consumabile, alte cheltuieli pentru investiţii necesare funcţionării întreprinderilor
4.1. Cheltuieli cu active fixe aferente obiectului de activitate
4.2. Echipamente de calcul și echipamente periferice de calcul
4.3. Achiziționare și instalare de sisteme și echipamente pentru persoane cu dizabilitați
4.4. Mobilier, aparatură, birotică, echipamente de protecţie a valorilor umane şi materiale
4.5. Materiale consumabile
4.6. Alte cheltuieli pentru investiţii
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:
- Dosarul achiziției, care va include:
✓ notă justificativă privind specificațiile tehnice și stabilirea valorii estimate (Anexa 1-procedura de achizitii);
✓ min 3 oferte – ofertele primite de la furnizorii care au raspuns solicitarii de cerere de ofertă și/sau
print screen-uri pentru achizitiile on line.
✓ raport privind stabilirea ofertei câștigătoare (Anexa 2-procedura de achizitii)
- Documentele justificative ale achiziției: comandă, contract, facturi fiscale, altele, după caz;
- Documentele care dovedesc realizarea achiziției, respectiv furnizarea produselor: procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de recepție, poze u echipamentele si seriile acestora, procese-verbale de punere în funcțiune/acceptanță, NIR, bon de consum și/sau altele, după caz.
- Documente care dovedesc plata serviciilor: ordine de plată, extrase de cont
- Proces-verbal punere in functiune
- Certificat de garanție – dacă este cazul;
Autocolantele vor fi utilizate pentru a identifica activele fixe şi/ sau consumabilele (mobilă, utilaje, echipamente, rechizite etc.) obţinute în cadrul proiectului.
În cazul în care echipamentele se predau angajaților, se va prezenta si procesul verbal de predare-primire către
aceștia.
Materialul se va alege în aşa fel încât să se asigure durabilitatea în timp. Un model de autocolant va fi transmis, la cerere, către beneficiarii ajutorului de minimis.
În cazul în care un echipament sau utilaj achiziționat în cadrul proiectului este distrus iremediabil, este pierdut sau furat, atât pe perioada implementării planului de afaceri (12 luni de la semnarea contractului de subventie plus cele 6 luni de sustenabilitate) cât și pe o perioadă de 3 ani de la finalizarea proiectului, beneficiarul schemei de minimis este obligat să înlocuiască respectivul echipament cu unul care să corespundă acelorași cerințe stipulate în planul de afaceri. În caz contrar, suma aferentă respectivelor cheltuieli va trebui returnată în maxim 5 zile lucrătoare de la primirea notificării de debit.
5. Cheltuieli cu închirierea de sedii (inclusiv depozite), spații pentru desfășurarea diverselor activități ale
întreprinderii, echipamente, vehicule, diverse bunuri
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente: fără a fi necesară întocmirea unui dosar de achiziție:
- Dosarul achiziției, care va include:
✓ notă justificativă privind specificațiile tehnice și stabilirea valorii estimate (Anexa 1-procedura de achizitie);
✓ raport privind stabilirea ofertei câștigătoare (Anexa 2-procedura de achizitie)
- Contractul de închiriere încheiat între beneficiar și proprietar/locator, care se prezintă o singură data la prima decontare, înregistrat la ANAF, în cazul în care se închiriază de la o persoană fizică
- Documentul prin care proprietarul face dovada deținerii spațiului/bunului
- Proces-verbal de preluare a spațiului
- Planul spațiului închiriat din care să reiasă suprafața totală, dar și suprafața închiriată
- Facturile fiscale emise de proprietarul spațiului în baza contractului de închiriere. Dacă contractul de închiriere se încheie cu o persoană fizică, decontarea cheltuielilor cu chiria se va face doar în baza contractului de închiriere
Contractul de închiriere trebuie să conțină cota parte din suprafața totală care se închiriază (se va exprima, de
ex, în procente).
În contractul de închiriere se va stipula faptul că beneficiarul va plăti utilitățile aferente funcționarii corespunzatoare (abonament telefonie/internet/cablu TV, servicii apă și canalizare, furnizare energie electrică, consum gaze naturale etc) în conformitate cu cota parte (%) din suprafața utilizată de beneficiarul schemei de minimis. Lipsa acestor precizări din contractul de închiriere va atrage după sine declararea cheltuielilor cu utilitățile ca fiind neeligibile.
6. Cheltuieli de leasing fără achiziție (leasing operațional) aferente funcţionării întreprinderilor (rate de leasing
operațional plătite de întreprindere pentru: echipamente, vehicule, diverse bunuri mobile și imobile)
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:
- Dosarul achiziției, care va include:
✓ notă justificativă privind specificațiile tehnice și stabilirea valorii estimate (Anexa 1-procedura de achizitii);
✓ min 3 oferte – ofertele primite de la furnizorii care au raspuns solicitarii de cerere de ofertă și/sau
print screen-uri pentru achizitiile on line.
✓ raport privind stabilirea ofertei câștigătoare (Anexa 2-Procedura de achizitii)
- Documentele justificative ale achiziției: comandă, contract, facturi fiscale etc. după caz;
- Documentele care dovedesc realizarea achiziției, respectiv furnizarea produselor: procese-verbale de predare-primire/procese-verbale de recepție, procese-verbale de punere în funcțiune/acceptanță, NIR, după caz.
- Documente care dovedesc plata serviciilor: ordine de plată, extrase de cont
- Certificat de garanție – dacă este cazul;
7. Utilităţi aferente funcţionării întreprinderilor
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente, fără a fi necesară întocmirea unui dosar de achiziție:
- Contractele pe care proprietarul le are încheiate cu furnizorii de utilități, dacă acest lucru este posibil, sau contractele pe care le-a încheiat beneficiarul cu furnizorii de utilități, dacă acestea nu erau deja contractate
- Facturile emise de furnizorii de utilități.
La plată se vor accepta doar acele sume care reflectă procentul ce îi revine beneficiarului, în cazul în care se închiriază doar o cotă parte din suprafață disponibilă a clădirii și pentru care nu există o posibilitate de contorizare separată a utilitătilor consumate de beneficiar. Lipsa acestor precizări din contractual de închiriere va atrage după sine declararea ca neeligibilă a sumelor cerute la plată pentru utilități. (A se vedea condițiile precizate la punctul 5. Cheltuieli cu închirierea de sedii (inclusiv depozite), spații pentru desfășurarea diverselor activități ale întreprinderii, echipamente, vehicule, diverse bunuri)
8. Servicii de administrare a clădirilor aferente funcţionării întreprinderilor
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:
- Documentele justificative ale achiziției: contractul cu firma de la care se închiriaza sediul/punctul de lucru care sa conțina stipulat faptul că se vor achita servicii de administrare imobil, facturi fiscale și/sau altele, după caz;
- Documentele care dovedesc realizarea serviciului: procese-verbale de efectuare a serviciului pentru care
se solicită plata, procese-verbale de acceptanță și/sau altele după caz.
- Documente care dovedesc plata serviciilor: ordine de plată, extrase de cont
9. Servicii de întreţinere şi reparare de echipamente şi mijloace de transport aferente funcţionării
întreprinderilor
Se accepta astfel de servicii doar pentru achizitiile realizate în cadrul proiectului. Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:
- Dosarul achiziției, care va include:
✓ notă justificativă privind specificațiile tehnice și stabilirea valorii estimate (Anexa 1-procedura de achizitii);
✓ min 3 oferte – ofertele primite de la furnizorii care au raspuns solicitarii de cerere de ofertă și/sau
print screen-uri pentru achizitiile on line.
✓ raport privind stabilirea ofertei câștigătoare (Anexa 2-procedura de achizitii)
- Documentele justificative ale achiziției: contract care să conțin xxxxxxxx suplimentare față de garantia legala acordata serviciului, facturi fiscale și/sau altele, după caz;
- Documentele care dovedesc realizarea achiziției, respectiv efectuarea serviciilor de întreținere și reparații: procese-verbale de predare-primire a lucrării, procese-verbale de punere în funcțiune/acceptanță și/sau altele după caz.
- Documente care dovedesc plata serviciilor: ordine de plată, extrase de cont
- Certificat de garanție a lucrării de întreținere/reparație – dacă este cazul;
În cazul în care, prin contractul de achiziție a bunurilor se specifică o anume firmă care să realizeze reparația/întreținerea acestora, nu se mai cere dosar de achiziție ci doar documentele care dovedesc realizarea serviciilor de reparație/întreținere.
10. Arhivare de documente aferente funcţionării întreprinderilor
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:
- Dosarul achiziției, care va include:
✓ notă justificativă privind specificațiile tehnice și stabilirea valorii estimate (Anexa 1-procedura de achizitii);
✓ min 3 oferte – ofertele primite de la furnizorii care au raspuns solicitarii de cerere de ofertă și/sau
print screen-uri pentru achizitiile on line.
✓ raport privind stabilirea ofertei câștigătoare (Anexa 2-procedura de achizitii)
- Documentele justificative ale achiziției: contract, facturi fiscale și/sau altele, după caz;
- Documentele care dovedesc realizarea achiziției: procese-verbale de predare-primire a documentelor
și/sau altele, după caz).
- Documente care dovedesc plata serviciilor: ordine de plată, extrase de cont
11. Amortizare de active aferente funcţionării întreprinderilor
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:
- Factura fiscală fiscale și/sau altele, după caz;
- Registrul de imobilizări și/sau balanța lunară
12. Cheltuieli financiare şi juridice (notariale) aferente funcţionării întreprinderilor
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:
- Dosarul achiziției, care va include:
✓ notă justificativă privind specificațiile tehnice și stabilirea valorii estimate (Anexa 1-procedura de achizitii);
✓ min 3 oferte – ofertele primite de la furnizorii care au raspuns solicitarii de cerere de ofertă și/sau print screen-uri pentru achizitiile on line.
✓ raport privind stabilirea ofertei câștigătoare (Anexa 2-procedura de achizitii)
- Documentele justificative ale achiziției: contract, facturi fiscale și/sau altele, după caz;
- Documentele care dovedesc realizarea achiziției: procese-verbale de predare-primire a documentelor
și/sau altele, după caz).
- Documente care dovedesc plata serviciilor: ordine de plată, extrase de cont
13. Conectare la reţele informatice aferente funcţionării întreprinderilor
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente, fără a fi necesară întocmirea unui dosar de achiziție:
- Contractul de conectare la rețele informatice
- Factura fiscală emisă de furnizorul de servicii informatice.
- Alte documente care dovedesc conectarea la rețelele informatice: proces-verbal de instalare/conetare
sau alte documente, după caz.
14. Cheltuieli de informare şi publicitate aferente funcţionării întreprinderilor
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:
- Dosarul achiziției, care va include:
✓ notă justificativă privind specificațiile tehnice și stabilirea valorii estimate (Anexa 1-procedura de achizitii);
✓ min. 3 oferte – ofertele primite de la furnizorii care au raspuns solicitarii de cerere de ofertă și/sau
print screen-uri pentru achizitiile on line.
✓ raport privind stabilirea ofertei câștigătoare (Anexa 2-procedura de achizitii)
- Documentele justificative ale achiziției: comandă, contract, facturi fiscale și/sau altele, după caz;
- Documentele care dovedesc realizarea achiziției, respectiv efectuarea serviciilor de informare și
publicitate: rapoarte de activitate, procese-verbale, fotografii, print scree-uri și/sau alte dovezi după caz
– în funcție de tipul produsului/serviciului realizat.
- Documente care dovedesc plata serviciilor: ordine de plată, extrase de cont
15. Alte cheltuieli aferente funcţionării întreprinderilor (cu 3 oferte obligatoriu)
Acestă categorie de chltuieli include următoarele subcategorii:
15.1. Prelucrare de date
15.2. Întreţinere, actualizare şi dezvoltare de aplicaţii informatice
15.3. Achiziţionare de publicaţii, cărţi, reviste de specialitate relevante pentru operaţiune, în format tipărit şi/sau
electronic
15.4. Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare
Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:
- Dosarul achiziției, care va include:
✓ notă justificativă privind specificațiile tehnice și stabilirea valorii estimate (Anexa 1-procedura de achizitii);
✓ min. 3 oferte– oferta/ofertele primite de la furnizorii care au raspuns solicitarii de cerere de ofertă și/sau print screen-uri pentru achizitiile on line.
✓ raport privind stabilirea ofertei câștigătoare (Anexa 2-procedura de achizitii)
- Documentele justificative ale achiziției: comandă, contract, facturi fiscale și/sau altele, după caz);
- Documentele care dovedesc realizarea achiziției, respectiv furnizarea produselor/efectuarea serviciilor: procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de recepție, procese verbale de acceptanță, rapoarte de activitate, print screen-uri și/sau altele, după caz.
- Documente care dovedesc plata serviciilor: ordine de plată, extrase de cont
Pentru toate categoriile de cheltuieli, după caz, vor fi valabile următoarele reguli generale:
Doar pt firmele plătitoare de TVA
• TVA-ul aferent achizițiilor de servicii/produse reprezintă o cheltuială eligibilă și se decontează prin proiect, (daca au fost prevazute in planul de afaceri castigator) pentru decontarea acestei cheltuieli beneficiarul având obligația ca după semnarea contractului de subvenție și apoi la fiecare 3 luni să transmită administratorului schemei de ajutor de minimis un certificat de nedeductibilitate TVA si/sau la solicitarea transelor de bani.
]n cazul ]n care una dintre firmele beneficiare de ajutor de minimis devine pl[titoare de TVA , beneficiarul are obligatia de a informa administratorul schemei de minimis.
• Acolo unde se impune existența unui dosar de achiziții cu minimum 3 oferte, în situația în care pentru un produs/serviciu pe piață există un singur furnizor, beneficiarul poate realiza respectivele cheltuieli prin achiziție directă, cu prezentarea ofertei primite de la furnizor pentru identificarea caracteristicilor tehnice ale bunului/serviciului achiziționat și cu o notă din care să reiasă calitatea de unic furnizor al produsului/serviciului respectiv, nota întocmită de respectivul furnizor.
• Dintre cele trei oferte comparabile, acolo unde acest lucru este solicitat, beneficiarul va alege oferta cea mai avantajoasa dpdv calitate/pret.
• Nota justificativă privind specificațiile tehnice și stabilirea valorii estimate (Anexa 1-procedura de achizitii) va fi baza de solicitare a cererii de oferte/de căutare on line a ofertelor, dar și de comparare a ofertelor primite/produselor găsite on line. Valoarea estimată din nota justificativă se va completa după o prospectare a pieței de la momentul întocmirii acesteia, ținând cont de bugetul alocat pentru respectiva achiziție în planul de afaceri – bugetul detaliat.
• Ofertele primite trebuie să fie comparabile și să respecte cerințele tehnice minime
• În cazul achizițiilor de bunuri online sau cu livrare într-o singură tranșă se poate accepta lipsa unui contract de achiziție. În situația în care livrarea produselor se face eșalonat, este obligatorie prezența unui contract de achiziție în care trebuie să apară stipulate etapele livrării produselor. Emiterea facturilor și plățile se vor face tot eșalonat. În cazul achizițiilor de servicii este obligatorie prezența contractului de prestări de servicii.
• Nu se acceptă plata pentru produse care nu sunt noi și care nu respectă reglementările legale și tehnice
aplicabile.
• Transportul produselor achiziționate de la furnizor la beneficiar nu reprezintă o cheltuială eligibilă și nu se va deconta din proiect, beneficiarul având obligația de a acoperi această cheltuială din resurse proprii.
• Comisioanele bancare aferente contului special de management al Grantului nu reprezintă cheltuieli eligibile și nu se vor deconta din proiect, beneficiarul având obligația de a le acoperi din resurse proprii.
• Pentru plățile efectuate în valuta, comisionul de schimb valutar și diferența de curs între BNR și BCR la data emiterii facturii fiscale sau proforma (pentru plățile online) nu reprezintă categorii de cheltuieli eligibile, beneficiarul având obligația de a acoperi această cheltuială din resurse proprii.
3. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE SUBVENȚIE
Contractul de subvenție și anexele acestuia pot fi modificate doar prin act adițional aprobat de administratorul schemei de minimis, prin experții săi. Noile condiții intră în vigoare la data semnării acestuia de către ultima parte.
Modificarea planului de afaceri finanțat (parte integrantă din contractul de subvenție) se poate realiza numai după notificarea prealabilă a administratorului schemei de minimis. Notificarea privind necesitatea operării modificării (Anexa 2) trebuie să cuprindă toate elementele solicitate și să fie justificată în contextul planului de afaceri propus de către beneficiar.
Solicitarea de modificare se face folosind modelele prezentate în Anexele 1 și 2 la prezenta metodologie, respectiv model de Act adițional si model de Memoriu justificativ.
Memoriul justicativ prezintă modificările ce se efectuează, justificări pentru aceste modificari, precum și documentele justificative ce au stat la baza respectivelor modificări.
Se pot propune si agrea următoarele tipuri de modificări:
- modificări solicitate de administratorul schemei de minimis
- modificarea datelor personale
- modificări legislative
- modificari ale planului de afaceri
Modificările administratorului schemei de minimis reprezintă modificări inițiate de administratorul schemei de minimis și pot conține corecturi ale unor erori, adnotări și/sau modificări ale conținutului contractului de subvenție sau ale anexelor acestuia.
Modificarea datelor personale se referă la datele firmei și/sau datele administratorului firmei. Acestea vor avea ca documente justificative pentru modificare noile versiuni ale documentelor inițiale. Ex: buletin nou, certificate de căsătorie / divorț, CUI nou sau alte documente, după caz. Acest tip de modificări nu poate aduce atingere elementelor de eligibilitate ale firmelor, respectiv mutarea firmei din regiune, de exemplu.
Modificările legislative se vor iniția de către administratorul schemei de minimis pentru modificările ce vin din partea POCU 2014-2020 și de către beneficiarul ajutorului de minimis pentru modificările ce țin de legislația aplicabilă domeniului de activitate în care activează firma și care are implicați asupra documentelor. Aceste modificări vor avea ca documente justificative noua legislație aplicabilă, sau se vor initia de Beneficiar pt armonizarea cu modificarile legislative care afecteaza bugetul proiectului (ex modificarea procentului de TVA, modificarea salariului minim impus prin codul fiscal, etc).
Modificări ale planului de afaceri se vor iniția de către beneficiarul schemei de minimis ori de câte ori este nevoie și se dorește. Aceste modificări pot fi: modificari justificate ale bugetului și/sau ale planului de afaceri, incluzând aici și graficul de desfasurare a activitatilor din proiect.
Modificările planului de afaceri nu pot avea ca efect diminuarea condițiilor inițiale de finanțare sau punerea sub semnul întrebării a punctajului obținut inițial, chiar dacă noul punctaj ar menține firma în categoria câștigătorilor concursului.
În ceea ce privește numărul de salariați, nu este permisă scăderea numărului de angajați menționați în planul de afaceri depus în concurs.
În ceea ce privește modificarea normei lunare de lucru declarată inițial în planul de afaceri, aceasta nu este permisă. Există obligația respectării ratei orare și a normei stabilite în planul de afaceri. Persoanele pot fi angajate atât full-time, cât şi part-time (minimum 3h/zi), cu condiția ca norma să fie respectată întocmai şi în cele 6 luni de sustenabilitate după cele 12 luni de implementare, conform planului de afaceri. Rata orară poate să crească, dar nu poate să scadă, cu condiția ca ea să fie respectată întocmai şi în cele 6 luni de sustenabilitate, după cele 12 luni de implementare.
O astfel de modificare implică menținerea noilor standarde atat pe perioada de implementare cat și perioada
de sustenabilitate a planului de afaceri.
Orice economie de buget rezultată va fi redirecționată către alte linii bugetare urmând ca la finalul implementarii valoarea bugetului să rămână aceeși ca și cea inițială.
Pentru modificările bugetare ce au legătură cu diminuarea numărului de unități achiziționate ale unor elemente de cost este necesară justificarea cu privire la menținerea standardelor inițiale asumate prin planul de afaceri.
Actul adițional împreună cu memoriul justificativ aferent și documentele suport se transmit pe e-mail xxxxxxxxxxxxxxxxxxx0000@xxxxx.xxx sau xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx (in cazul in care sunt probleme tehnice cu prima adresa de mail) către reprezentantul administratorului de minimis responsabil.
Acesta va verifica documentele și va solicita clarificări dacă este cazul. Actul adițional se va aproba în termen de maximum 15 zile lucratoare de la primirea lui în conformitate cu cerințele prezentei metodologii (răspunsul conform la solicitările de clarificare).
Actul adițional va intra în vigoare la data semnării acestuia de către ultima parte sau la o dată prestabilită ce va fi scrisă în cadrul actului.
Orice cheltuială inclusă într-un Act adițional nu poate fi angajată și nici plătită până la aprobarea Actului atițional de către administratorul schemei de minimis.
4. RAPORTAREA ACTIVITĂȚILOR ÎNTREPRINSE PE PERIOADA DE IMPLEMENTARE A PLANULUI DE AFACERI
Monitorizarea implementării planurilor de afaceri se va face de către responsabilii desemnați de administratorul schemei de minimis, fiecare responsabil având atribuit un număr de beneficiari. Fiecare responsabil va monitoriza planurile de afaceri alocate pe toată perioada de implementare, până la 02.11.2023.
În vederea monitorizării evoluției afacerilor dezvoltate, pentru a menține parcursul întreprinderilor nou infiintate conform planurilor de afaceri câștigatoare și pentru a preîntampina eventualele întârzieri/neîndepliniri ale indicatorilor propuși, beneficiarii schemei de minimis vor completa şi vor transmite rapoarte de progres – Anexa 5, lunar. (sau la cererea administratorului de minimis, in functie de evolutia implementarii planului) referitoare la activitățile desfășurate în perioada de raportare, stadiul realizării indicatorilor, rezultatele parțiale/finale obținute la momentul raportării etc. (raportul va fi însoțit de documentele aferente plăților efectuate și veniturilor încasate, scanate. Rapoartele se vor completa detaliat, astfel încât monitorizarea evoluției afacerilor să fie facilă, informațiile menționate să fie corecte, complete și verificabile cu documentele suport, iar rezultatele/indicatorii tehnici și financiari, stabiliți inițial în planul de afaceri, să fie atinse/să urmeze a fi atinse în graficul de timp agreat. Întârzierile se menționează cu scopul determinării modului de recuperare și modalitatea de îndeplinire a obiectivelor tehnice și a celor financiare. Raportul va cuprinde și activitățile programate a se desfășura în perioada următoare de raportare. La fiecare raport de progres, beneficiarul va trebui să descrie modul în care proiectul respecta legislația în domeniul egalității de șanse, al dezvoltării durabile, precum și alte teme orizontale aplicabile.
Perioada inițială de raportare se va stabili împreună cu expertul monitorizare căruia îi este alocat beneficiarul, iar apoi, la fiecare luna, cel tarziu pe data de 25 a lunii pentru luna anterioară (sau la cererea administratorului de minimis, in functie de evolutia implementarii planului) se vor transmite raportul și documentele, spre verificare.
Expertii responsabili vor verifica documentele și se vor asigura că rapoartele elaborate de către beneficiarii de minimis sunt complete și corecte, că respectă modelul convenit, că planurile de afaceri sunt implementate cu respectarea legislației. De asemenea, experții vor urmări evoluția în timp a indicatorilor asumați prin strategia de implementare a planului de afaceri, realizările față de țintele propuse, procentele de realizare, modalitatea de cheltuire a tranșelor, eligibilitatea cheltuielilor efectuate.
Dacă în rapoartele transmise sunt identificate omisiuni sau sunt necesare clarificări, beneficiarii vor fi notificați pe email, iar acestia sunt obligati să trimită experților toate datele/completarile solicitate în maximum 2 zile lucrătoare de la primirea solicitării/solicitărilor.
De asemenea, în cazul în care experții constată aspecte neclare și în derularea efectivă a activităților, aceștia vor informa beneficiarul și vor solicita clarificări în vederea obținerii unei imagini clare și concrete a situației. În cazul în care va fi necesar, se vor întocmi și transmite adrese oficiale de informare a beneficiarului, în vederea
recuperării întârzierilor. Beneficiarul de minimis este obligat să realizeze și să transmită în termen de 2 zile lucrătoare un plan de recuperare a acțiunilor întârziate, cu activități și termene precise.
Beneficiarul ajutorului de minimis va trebui sa transmita, periodic, catre administratorul schemei de minimis, urmatoarele categorii de documente:
a. Raport de început: - reprezintă documentul standard care atestă începerea implementarii activitatii; - se
completează la maximum 15 zile de la acordarea ajutorului de minimis. (Anexa 4)
b. Raport de progres: - reprezintă documentul standard de monitorizare ce prezintă progresul fizic al
intreprinderii finantate;- se completează lunar (Anexa 5) cel tarziu pe data de 25 a lunii pentru luna anterioară
c. Raport final: - reprezintă documentul completat dupa primele 12 luni de activitate, care dovedesc progresul fizic, indicatorii şi rezultatele obţinute per plan de afaceri/intreprindere; - elaborat la 12 luni de la semnarea contractului de subventii. La cererea administratorului schemei de minimis, beneficiarul ajutorului de minimis va elabora orice alte tipuri de rapoarte/planificari necesare monitorizarii functionarii si dezvoltarii afacerilor finantate.
Pe lângă documentele justificative aferente fiecărui element de cost, beneficiarul va atașa Raportului de progres, următoarele documente:
a. balanță contabilă analitică care diferențiază distinct contabilitatea pe proiect; balanta va fi semnată de către administrator și contabilul desemnat.
b. Alte documente relevante pentru justificarea cheltuielilor incluse în raportul de progres. Vor fi atașate
urmatoarele anexe, asumate prinsemnatură:
i. tabel centralizator - Achiziții (Anexa 6)
ii. tabel centralizator - Evidența cheltuielilor (Anexa 7)
Raportul de progres inaintat de beneficiar administratorului schemei de minimis va fi verificat de responsabilul desemnat. In urma verificărilor, responsabilul va putea solicita clarificări, acolo unde este cazul, la care beneficiarul trebuie să răspundă în termen de maximum 3 zile lucrătoare. Termenul de verificare a rapoartelor de progres este 15 zile lucrătoare, la care se adaugă timpul pentru primirea clarificărilor solicitate, dacă este cazul. Administratorul schemei de minimis va emite un Raport de monitorizare, in cadrul căruia va avea evidențiat fiecare element din Raportul de progres înaintat de beneficiar.
Cheltuielile bugetare care nu sunt incluse în cadrul rapoartelor de progres până la expirarea perioadei de implementare a proiectului (12 luni de la data semnării contractului de subvenție), nu vor mai putea fi raportate ulterior, sumele aferente fiind declarate neutilizate.
ATENȚIE!
Beneficiarul este responsabil de utilizarea sumelor potrivit bugetului aprobat, precum şi de restituirea fondurilor rămase neutilizate, in termen de maximum 30 de zile de la împlinirea termenului de 12 luni de la momentul semnării contractului de subvenție.
In situația în care pentru o cheltuială bugetară nu se prezintă documentele justificative în conformitate cu cele prezentate mai sus, aceasta poate fi declarată nedeductibilă din ajutorul de minimis acordat, fiind
suportată, in consecință, din contribuție proprie.
5. REGULI DE IDENTITATE VIZUALA
Beneficiarii vor urmări aplicarea elementelor de identitate vizuală pe toate documentele sau echipamentele realizate/achiziționate în cadrul activității finanțate prin ajutorul de minimis acordat la nivelul proiectului Pregătit Pentru Viitor. În acest sens, se vor avea în vedere următoarele:
a. existența, la sediul social/punctul de lucru/spațiul de desfășurarea a activității societății comerciale, a unui afiș conținând elementele din Anexa 8 (Model afiș);
b. materialele de promovare realizate de beneficiari, din ajutorul de minimis, vor conține obligatoriu siglele proiectului și ale finanțatorului (Anexa 9 – sigle și texte pentru materiale de promovare);
c. site-urile realizate de beneficiari vor conține, în mod obligatoriu, elementele de identitate vizuală prevăzute în Anexa 10.
d. toate echipamentele achiziționate se vor marca cu autocolante realizate conform machetei din Anexa 11;
6. MASURI DE MONITORIZARE:
Monitorizarea functionarii si dezvoltarii afacerilor finantate se face de catre expertii desemnati. Are ca scop urmarirea realizarii fizice a PA si a indeplinirii obiectivelor, activitatilor si indicatorilor stabiliti prin strategia de implementare a planului de afaceri in vederea atingerii rezultatelor asumate. Procesul de monitorizare se va desfasura pe o perioada de minim 12 luni pentru fiecare intreprindere infiintata. Expertii vor desfasura, dupa caz, urmatoarele activitati:
a) verificarea continutului documentelor de raportare elaborate si transmise de catre beneficiarii ajutorului de minimis (activitati desfasurate/progresul fizic/indicatori, modalitatea de cheltuire a primei transe a ajutorului de minimis, eligibilitatea cheltuielilor efectuate etc.);
b) vizite de monitorizare (in baza unui plan de vizite pentru intreaga perioada de desfasurare a activitatii de monitorizare) care isi propun verificarea implementarii planurilor de afaceri la fata locului/sediul beneficiarului ajutorului de minimis (anuntate si/sau ad-hoc), cu scopul de a se asigura de faptul ca intreprinderea progreseaza fizic, in conformitate cu calendarul activitatilor inclus in planul de afaceri aprobat in cadrul concursului, sa identifice posibile probleme din punct de vedere al implementarii planurilor de afaceri finantate, cat si a indicatorilor asumati si sa emita recomandari de imbunataþire/corectare a acestora; sa identifice si eventual, sa promoveze elementele de succes ale afacerilor finantate. Beneficiarul de minimis are obligatia de a participa la vizita si de a furniza expertilor de monitorizare toate informatiile solicitate.
În cazul echipamentelor mobile sau care sunt utilizate de către beneficiar pentru prestarea de activități la terți, la solicitarea administratorului schemei de minimis, acestea trebuie să fie prezente la locația de implementare aproiectului.
Administratorul schemei de minimis va urmări ca echipamentele achiziționate să aibă aplicat autocolantul cu identitatea vizuală a proiectului (Anexa 11), personalul angajat în cadrul proiectului, precum și celelalte resurse achiziționate să fie utilizate pentru implementarea planului de afaceri și derularea altor activități care contribuie la dezvoltarea afacerii.
Expertii monitorizare afaceri vor avea urmatoarele atributii: contribuie la definitivarea metodologiei de monitorizare si control a functionarii si dezv. afacerilor finantate; monitorizeaza functionarea si dezv. intrep. infiintate din responsabilitatea sa; se asigura de faptul ca intrep. nou infiintate respecta cu strictete regulile schemei de ajutor de minimis si ca implementarea afacerii se desfasoara conform PA propuse si aprobate; se asigura ca intreprinderile nou infiintate din responsabilitatea sa, angajeaza si mentin minim 1 loc de munca nou creat; realizeaza toate raportarile aferente schemei de ajutor de minimis pentru intrerinderile din responsabilitatea sa cerute de legislatia in vigoare; realizeaza decontarea ajutorului de minimis catre intreprinderile nou infiintate din responsabilitatea sa, conform prevederilor din contractul de subventie, pe baza de documente justificative transmise de catre beneficiarii ajutorului de minimis;
7. MASURI DE CONTROL:
Expertii monitorizare afaceri, coordonatorii activitatilor din partea fiecarui membru al parteneriatului, managerul de proiect si/sau alte persoane din cadrul echipei de proiect pot efectua vizite de control pe toata durata de implementare supusa monitorizarii. Vizitele de control (ad-hoc) se efectueaza in urmatoarele situatii, fara a se limita la acestea:- in cazul in care se sesizeaza ca o intreprindere care a fost finantata nu progreseaza conform PA sau conform oricarei alte prevederi contractuale, sau intampina dificultati care ar pune in pericol implementarea afacerii finantate;- in urma unei analizelor de risc efectuate la nivelul fiecarei intreprinderi;- la sesizare. Data si intervalul orar al vizitelor de control, personalul administratorului schemei de minimis care va participa la verificare, se vor comunica beneficiarului ajutorului de minimis, printr-o scrisoare de instiintare (Anexa 12). In cazul controalelor la sesizare nu va exista o instiintare prealabila, acestea fiind controale inopinate. In urma efectuarii vizitei se va intocmi un raport cu privire la problemele identificate (daca este cazul – Anexa 13 si 14) si se va stabili un plan de actiune pentru remedierea acestora (daca este cazul). In cazul neindeplinirii planului de actiune, se vor demara procedurile pentru recuperarea ajutorului de minimis primit. Echipa de implementare, ori de cate ori vor avea posibilitatea vor promova rezultatele obtinute de catre intrerinderile finantate in cadrul proiectului, vor invita antreprenorii sa sustina prelegeri in cadrul manifestarilor desfasurate sub egida lor si vor sprijini participarea antreprenorilor finantati la diverse targuri si expozitii nationale si internationale. Se vor avea in vedere dezvoltarea de mecanisme de sustinere si promovare a tuturor intreprinderilor infiintate si finantate in cadrul proiectului pe perioada de implementare a planurilor de afaceri cat si pe perioada de sustenabilitate a acestora.
MONITORIZAREA IN PERIOADA DE SUSTENABILITATE: de minim 6 luni ulterior celor 12 luni aferente implementarii proiectului:
Se va finaliza metodologia de monitorizare si control a functionarii si dezvoltarii afacerilor finantate in perioada de sustenabilitate a acestora. Partenerii care au calitatea de administrator al schemei de antreprenoriat va desfasura actiuni care au ca scop final monitorizarea activitatii intreprinderilor infiintate, cu privire la sustenabilitatea ideii de afacere asumate in sensul dezvoltarii, si nu doar al supravietuirii in piata, precum si a atingerii tuturor rezultatelor asumate prin proiect, cu abordarea unei atentii deosebite mentinerii locurilor de munca create, precum si functionalitatii intreprinderilor create. Derularea tuturor activitatilor va avea la baza metodologia programului de monitorizare si control in perioada de sustenabilitate. Se va verifica procesul de implementare a planurilor de afaceri, vor fi propuse actiuni corective, precum si aducerea la zi a planurilor.
Expertii din proiect vor tine permanent legatura cu beneficiarii ajutorului de minimis si vor intocmi rapoarte de monitorizare conform anexei 15..
1. REALIZAREA VIZITELOR DE SUSTENABILITATE: Periodic, se vor efectua vizite anuntate la fiecare intreprindere creata in cadrul proiectului in baza unui plan preliminar al vizitelor in perioada de sustenabilitate pentru verificarea stadiului fizic al implementarii PA, precum si a sistemului de management.
2. VERIFICAREA RAPOARTELOR SI CENTRALIZAREA DATELOR: Pe langa vizitele de sustenabilitate efectuate, expertii vor solicita rapoarte de progres (activitati desfasurate /progres fizic) tuturor beneficiarilor ajutorului de minimis in cadrul carora vor verifica daca fiecare firma pastreaza ocupate minim un loc de munca asumat prin planul de afaceri si ca pe aceste locuri de munca sunt angajate persoane care isi au domiciliul/resedinta in judetul de implementare. La finalul implementarii proiectului, indiferent de cauzele care determina eventuala fluctuatie a numarului de persoane angajate, administratorul schemei de antreprenoriat se va asigura ca numarul persoanelor angajate in cadrul intreprinderilor nou infiintate este cel putin egal cu numarul total asumat initial.
3. EFECTUAREA VIZITELOR "SPECIALE": In urma corelarii datelor din rapoartele intocmite de beneficiarii ajutorului de minimis si, eventual, a celor colectate direct din teren - in timpul vizitelor de sustenabilitate, in cazul in care expertii descopera ca o intreprindere care a fost finantata nu progreseaza in perioada de sustenabilitate conform PA sau conform oricarei alte prevederi contractuale, sau intampina dificultati care ar pune in pericol implementarea afacerii finantate, transmit mai departe situatia identificata catre coordonatorul activitatilor din partea partenerului. Prin intermediul paginii de Facebook a proiectului se vor publica anunturi de promovare a activitatilor desfasurate, se va crea un grup intre participanti prin care se vor discuta rezultatele obtinute, realizarile, descrierea activitatilor fiecaruia, se va promova reciproc serviciile/bunurile oferite de catre firmele participante, schimb de idei. Se vor publica ideile inovative ale participantilor. Partenerii implicati vor participa in mod activ la actiuni de sustenabilitate a proiectului pe o perioada de minim 6 luni de la finalizarea acestuia, vor sprijini beneficiarii in creearea de parteneriate care vor contribui la dezvoltarea ideii de afaceri implementate in cadrul proiectului, vom coopta si vom implica in proiect factori interesati de activitatile desfasurate de catre intreprinderile nou infiintate. Vom aloca fonduri proprii pentru continuarea activitatilor dupa finalizarea finantarii nerambursabile prin dezvoltarea propriilor activitati de mentorat/consiliere/consultanta in afaceri, atat prin incheierea de contracte directe cu diverse
societati iinteresate cat si in cadrul unui alt proiect cu finantare externa
Anexe
Anexa 1 – Act aditional contract de subventie Anexa 2 – Memoriu justificativ
Anexa 3 – Cerere autorizare plati Anexa 4 – Raport de inceput Anexa 5 – Raport de progres
Anexa 6 - tabel centralizator -Achiziții
Anexa 7 - tabel centralizator -Evidenta cheltuielilor
Anexa 8 – model Afiș A3 la sediul social/punctul de lucru/spațiul de desfășurare a activității
Anexa 9– sigle și texte pentru materiale publicitare și de promovare (print-uri și online)
Anexa 10 – sigle și texte pentru site-urile web Anexa 11 – model autocolant echipamente Anexa 12 – Scrisoare instiintare control Anexa 13 – Raportul vizitei de control
Anexa 14 – Raport tehnico-financiar vizita Anexa 15 – raport monitorizare expert
Anexa 16 – raport monitorizare sustenabilitate