AVIZAT UCAAPI DIRECTOR GENERAL MIHAI SPRÂNCEANĂ
XXXXXX XXXXXX DIRECTOR GENERAL XXXXX XXXXXXXXXX
PROPUN APROBAREA,
GHID PRACTIC DE APLICARE A NORMELOR DE CONSILIERE
Întocmit de:
Xxxxxxxxx Xxxxxxx – auditor Xxxxx Xxxxxxx – manager public
CUPRINS
......3
......3
.....3
......5
......6
.....6
.....6
.....7
.....7
....9
....10
....19
....24
....27
…30
…..30
...30
...31
..31
..31
.32
I.INTRODUCERE 3
1.1.Scop 3
1.2.Definiții 3
1.3. Autoritate şi responsabilitate 5
1.4. Codul de etică 6
1.4.1. Independență şi obiectivitate 6
1.4.2. Competență şi conştiință profesională 6
1.5. Obiectivele activității de consiliere 7
II. TIPOLOGIA ACTIVITĂȚILOR DE CONSILIERE 8
2.1. Misiuni de consiliere formalizate 9
A. Pregatirea misiunii de consiliere 10
B. Intervenția la fața locului 19
C. Raportul de consiliere 24
D. Asigurarea calității misiunii de consiliere 27
2.2 Misiunile de consiliere cu caracter informal 30
2.3. Misiunile de consiliere pentru situații excepționale 30
III. RAPORTUL ANUAL AL MISIUNILOR DE CONSILIERE 30
IV. ACTUALIZAREA GHIDULUI PRACTIC DE APLICARE A NORMELOR DE CONSILIERE 31
V. APROBARE 31
VI. DISTRIBUIRE ŞI PROMOVARE 31
VII. ANEXE 32
ABREVIERI
CCR – Curtea de Conturi a României CE – Comisia Europeană
CNI – Coordonatorul Național ISPA DAPI – Direcția de Audit Public Intern DCE – Delegația Comisiei Europene MFP – Ministerul Finanțelor Publice
RNAF – Responsabilul Național cu Autorizarea Finanțării
UCAAPI – Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern UE – Uniunea Europeană
I. INTRODUCERE
Ca parte integrantă a auditului public intern, misiunile de consiliere sporesc plusul de valoare adus de auditul intern, contribuie la îmbunătățirea administrării entității publice, gestionarea riscului şi controlul intern, fără ca auditorul intern să-şi asume responsabilități manageriale. Din acest punct de vedere, majoritatea prestațiilor de consiliere reprezintă continuarea firească a misiunilor de asigurare şi pot consta în recomandări, studii sau evaluări, formale sau informale.
Auditul intern este ideal plasat pentru a efectua acest tip de activități dată fiind:
• Aderarea sa la criteriile cele mai înalte de obiectivitate;
• Sfera de cunoştințe în domeniul proceselor organizatorice, al riscurilor şi al strategiilor.
1.1. Scop
Scopul acestui Ghid este acela de a stabili modalitățile practice de aplicare a normelor de consiliere în domeniul auditului public intern la nivelul DAPI.
1.2. Definiții
Activitatea de audit intern: Auditul intern la entitățile publice reprezintă activitatea funcțional independentă şi obiectivă care dă asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice; ajută entitatea publică să îşi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică şi metodică, care evaluează şi îmbunătățeşte eficiența şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare.
Activitatea de consiliere: activitatea desfăşurată de auditorii interni menită să aducă plusvaloare şi să îmbunătățească administrarea entității publice, gestiunea riscului şi controlul intern, fără ca auditorul intern să-şi asume responsabilități manageriale.
Activitatea de asigurare: Examinarea obiectivă a elementelor probante, efectuată în scopul de a furniza entității publice o evaluare independentă a proceselor de management al riscurilor, de control sau de guvernare aferente structurii.
Adăugarea unui plus de valoare: Valoarea rezultă din furnizarea de produs şi servicii şi din utilizarea resurselor în vederea promovării acestor produse şi servicii. Prin colectarea de date în vederea înțelegerii şi evaluării riscului, auditorii interni dobândesc o cunoaştere aprofundată a operațiunilor şi a posibilităților de îmbunătățire, care poate fi extrem de utilă organizației acestora. Astfel, ei pot furniza informații prețioase sub forma unei consultanțe, consilieri, comunicări scrise sau sub forma altor produse, toate trebuind să fie comunicate conducerii sau personalului de execuție competent.
Aria misiunii de consiliere: Activitățile/ procesele/ sistemele care fac obiectul misiunii de consiliere.
Auditor intern: O persoană din cadrul unei structuri de audit intern căreia îi este atribuită responsabilitatea desfăşurării de activități de audit intern.
Carta Auditului Intern: Este un document oficial care defineşte misiunea, competențele şi responsabilitățile acestei activități.
Conflict de interese: Orice relație care nu este sau nu pare să fie în interesul organizației. Un conflict de interese poate dăuna capacității unei persoane de a-şi asuma în mod obiectiv sarcinile şi responsabilitățile.
Limitarea ariei de desfăşurare a auditului intern: O restricție stabilită asupra structurii de audit intern care conduce la împiedicarea acestuia în realizarea obiectivelor şi planurilor stabilite. Aceste limitări se referă la:
• Sfera de acțiune definită prin Carta de audit;
• Accesul la înregistrări, personal şi proprietăți relevante pentru desfăşurarea activității de audit intern;
• Programul de audit aprobat;
• Implementarea procedurilor de audit necesare.
Mediul de control: Constituie cadrul necesar şi structura necesară îndeplinirii obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control conține următoarele elemente: integritate şi valori etice, filozofie şi stil de conducere, structura organizatorică, atribuirea competențelor şi a responsabilităților , politici şi practici referitoare la resursele umane, competența personalului.
Misiune: O sarcină sau activitate specială de revizuire precum un audit intern, o auto-evaluare în ceea ce priveşte controlul sau o misiune de consiliere. O misiune poate însuma mai multe sarcini sau activități desfăşurate în vederea atingerii unui ansamblu determinat de obiective care se raportează la acestea.
Obiectivitate: Atitudine imparțială care necesită o independență de spirit şi de judecată şi care implică faptul că auditorii interni nu îşi subordonează propria judecată altor persoane. Aprecierile lor trebuie să se bazeze pe fapte sau dovezi indiscutabile şi pe activități incontestabile lipsite de orice prejudecată.
Recomandare: Acțiuni pe care auditorul intern le precizează ca fiind necesare pentru corectarea condițiilor existente sau pentru îmbunătățirea operațiunilor.
Risc: Posibilitatea de a se produce un eveniment care ar putea avea un impact asupra îndeplinirii obiectivelor. Riscul se măsoară în funcție de consecințe şi probabilitate.
Structura consiliată: Orice structură care beneficiază de serviciile/activitățile de consiliere ale Direcției de Audit Public Intern.
Părți interesate: persoane/structuri care au atribuții/ alte interese în ceea ce priveşte activitatea supusă auditului/ activitatea consiliată (RNAF, CNI, Curtea de Conturi – Autoritatea de Audit, Comisia Europeană, Delegația Comisiei Europene, etc.)
1.3. Autoritate şi responsabilitate
Baza legală
Autoritatea în domeniul auditului public intern este stabilită prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern. Alături de legislația primară, acest domeniu este reglementat prin următoarele ordine ale ministrului finanțelor publice:
• Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea normelor generale de realizare a activității de audit public intern;
• Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 445/2004 pentru aprobarea normelor proprii de realizare a activității de audit public intern în cadrul Ministerului Finanțelor Publice;
• Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului Etic al auditorului intern;
• Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1702/2005 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi exercitarea activității de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul entităților publice.
Autoritate
Conform legislației în domeniul auditului intern şi având în vedere standardele internaționale de audit, natura misiunilor de consiliere trebuie să fie definită în Carta de Audit, alături de misiunile de asigurare.
Activitățile de consiliere se efectuează potrivit planului anual de audit, alături de activitățile de asigurare precum şi la cererea expresă a conducerii ministerului sau a managementului structurilor auditate.
Totodată, în exercitarea obligațiilor profesionale, auditorii interni vor avea acces, cu sprijinul angajaților ministerului, în timp rezonabil la orice informații şi documente ale Ministerului Finanțelor Publice necesare în vederea desfăşurarii în condiții optime a activității de consiliere.
1.4. Codul de etică
Conform legislației în domeniul auditului intern şi având în vedere standardele internaționale de audit, auditorii interni sunt obligați ca în desfăşurarea activității să respecte principiile fundamentale ale auditului intern (integritatea, independența şi obiectivitatea, confidențialitatea, competență profesională şi neutralitatea politică), precum şi regulile de conduită aferente.
1.4.1. Independență şi obiectivitate
• Conform legislației în domeniul auditului intern:
o În desemnarea auditorilor interni pentru efectuarea misiunilor de consiliere trebuie asigurată independența şi obiectivitatea acestora. Astfel, atunci când misiunile de asigurare sunt realizate în urma unei misiuni de consiliere, şeful structurii de audit intern va asigura desemnarea de auditori şi supervizori diferiți pentru efectuarea
misiunilor de asigurare şi respectiv a misiunilor de consiliere;
o Auditorii interni trebuie să dea dovadă de obiectivitate atunci când prezintă conducerii ministerului/managementului structurii auditate şi altor părți interesate constatările, concluziile şi propunerile de soluții formulate;
o Conducerea ministerului/managementul structurii auditate şi alte părți interesate vor fi informate fără întârziere asupra oricărei situații care ar putea sa afecteze independența sau obiectivitatea auditorilor interni, indiferent dacă această situație este anterioară misiunii sau dacă aceasta survine în timpul desfăşurării misiunii de consiliere.
• Conform Standardelor Internaționale de Audit :
o Standardul 1130.C1: Auditorii interni pot realiza misiuni de consiliere legate de operațiuni de care au fost responsabili în trecut .
o Standardul 1130.C2: Dacă independența sau obiectivitatea auditorilor interni ar putea fi compromisă cu ocazia misiunilor de consiliere care le sunt propuse, ei trebuie să informeze managementul sau/şi structura auditată asupra acestui fapt, înainte de a accepta misiunea.
1.4.2. Competență şi conştiință profesională
• Conform legislației în domeniul auditului intern:
Pentru realizarea misiunilor de consiliere auditorii interni trebuie să manifeste o înaltă conştiință profesională pentru a acționa în direcția:
o respectării dispozițiilor Cartei auditului intern si a celorlalte prevederi care guvernează efectuarea misiunilor de consiliere;
o realizării misiunilor la termenele prevăzute şi comunicării rezultatelor misiunii către conducerea ministerului/managementului structurii auditate şi altor părți interesate;
o stabilirii sferei activităților necesare atingerii obiectivelor misiunii;
o prezentării în scris a cerințelor generale, a problemelor identificate şi a rezultatelor misiunii de consiliere, precum şi a elementelor referitoare la modul de organizare şi desfăşurare a misiunii de consiliere;
o comunicarea şi raportarea rezultatelor misiunii de consiliere.
• Conform Standardelor Internaționale de Audit :
o Standardul 1210.C1: Şeful structurii de audit intern trebuie să refuze o misiune de consiliere sau să obțină părerea şi asistența persoanelor calificate dacă echipa de audit intern nu deține cunoştințele, priceperea şi celelalte competențe necesare îndeplinirii în totalitate sau parțial a misiunii.
o Standardul 1220.C1: Auditorul intern trebuie să-şi deşfăşoare activitatea cu toată conştiința sa profesională, luând în considerare următoarele:
- necesitățile şi aşteptările structurii consiliate, inclusiv în ceea ce priveşte natura, calendarul şi comunicarea rezultatelor misiunii;
- complexitatea misiunii şi activitatea necesară pentru atingerea obiectivelor misiunii;
- costul misiunii de consiliere în raport cu beneficiile potențiale ale acesteia.
1.5. Obiectivele activității de consiliere
Activitățile de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul structurilor de audit intern cuprind următoarele obiective:
• consultanță având ca scop identificarea obstacolelor care impiedică desfăşurarea normală a proceselor, stabilirea cauzelor, determinarea consecințelor, prezentând totodată soluții pentru eliminarea acestora;
• facilitarea înțelegerii destinată obținerii de informații suplimentare pentru cunoaşterea în profunzime a funcționării unui sistem, standard sau prevedere normativă, necesare personalului care are ca responsabilitate implementarea acestora;
• formarea çi perfecționarea profesională destinată furnizării cunoştiințelor teoretice şi practice referitoare la managementul financiar, gestiunea riscurilor şi controlul intern prin organizarea de cursuri şi seminarii.
II. TIPOLOGIA ACTIVITĂȚILOR DE CONSILIERE
Misiunile de consiliere formalizate
Misiunile de consiliere formalizate sunt cuprinse într-o secțiune distinctă a planului de audit anual şi sunt efectuate prin abordări sistematice şi metodice conform unor proceduri prestabilite, având un caracter formalizat.
Misiunile de consiliere cu caracter informal
Misiunile de consiliere cu caracter informal sunt realizate prin participarea în cadrul diferitelor comitete permanente sau la proiecte de durată determinată, la reuniuni punctuale, schimburi curente de informații.
☑ Misiunile de consiliere privind formarea şi perfecționarea profesională, pot fi sau nu cuprinse în mod distinct în planul de audit. Această activitate se va concretiza prin organizarea de cursuri, seminarii sau ateliere de lucru, iar documentația suport constă în materialele de curs elaborate.
Misiunile de consiliere pentru situații excepționale
Misiunile de consiliere pentru situații excepționale se referă la participarea în cadrul unor echipe constituite în vederea reluării activităților ca urmare a unei situații de forță majoră sau alte evenimente excepționale.
2.1. Misiuni de consiliere formalizate
Desfăşurarea misiunilor de consiliere formalizate se realizează prin parcurgerea etapelor (pregătirea misiunii de consiliere, intervenția la fața locului şi comunicarea rezultatelor misiunii de consiliere), respectarea procedurilor aferente şi elaborarea unor documente specifice activității, conform schemei:
P05 - Colectarea dovezilor
P08 - Şedinta de închidere
P07 - Revizuirea documentelor de lucru
P10 - Comunicarea raportului de consiliere
C. Raportul de consiliere
P04 - Şedința de deschidere
P02 - Colectarea şi prelucrarea informatiilor
A. Pregatirea misiunii de consiliere
P01 - Inițierea misiunii de consiliere
P03 - Elaborare programului misiunii de consiliere
B. Intervenția la fața locului
P13 – Evaluarea externă
P12 – Evaluarea internă
D. Asigurarea calității misiunii de consiliere
P09 - Elaborarea raportului de consiliere
P06 - Analiza problemelor identificate şi formularea soluțiilor
Etape Proceduri Documente
A01 - Ordinul de serviciu A02 - Declarația de impartialitate si pastrare a independenței B01 - Notificarea privind lansarea misiunii de consiliere | P11 S u p e r v i z a r e a | |
C01 – Memo de verificare preliminară C02 - Lista centralizatoare a obiectelor auditabile C03 - Tematica in detaliu | ||
A03 - Programul de consiliere | ||
B02 - Minuta sedintei de deschidere A04 - Teste A05 - Formularele de analiză a activității supuse consilierii C03 - Nota centralizatoare a documentelor de lucru B03 - Minuta şedinței de închidere A06 - Raportul de consiliere D01 - Lista de revizuire a documentelor D02 – Fişa de evaluare a performanțelor auditorilor D03 – Fişa de evaluare a misiunii de consiliere | ||
A. Pregatirea misiunii de consiliere
Pregătirea misiunii de consiliere cuprinde :
P01: Inițierea misiunii de consiliere
P02: Colectarea şi prelucrarea informațiilor
P03: Elaborarea programului misiunii de consiliere
P04: Şedința de deschidere
P01: Inițierea misiunii de consiliere
Se realizează prin intermediul următoarelor documente:
A 01 - Ordinul de serviciu
A 02 - Declaratia de imparțialitate şi păstrare a independenței
B 01 - Notificarea privind declanşarea misiunii de consiliere
A – 01 ORDINUL DE SERVICIU
Procedura de elaborare
Scopul:
Repartizarea sarcinilor de serviciu pe auditori interni, astfel încât aceştia să poată demara misiunea de consiliere.
Explicații:
Ordinul de serviciu reprezintă dispoziția de intervenție dată de către directorul DAPI, pe baza secțiunii din planul anual de audit intern destinată misiunilor de consiliere. Prin ordinul de serviciu se asigură repartizarea sarcinilor ce trebuie îndeplinite de fiecare auditor în cadrul misiunii.
Procedura:
Director DAPI | ▪ Repartizeaza sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte. ▪ Întocmeşte Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern. |
Personalul de secretariat | ▪ Alocă un număr Ordinului de serviciu ▪ Asigură copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de consiliere. |
Auditorii interni | ▪ Iau la cunoştință de Ordinul de serviciu şi de sarcinile repartizate. |
Formate standard
ORDINUL DE SERVICIU ➢ Anexa 1 – Model A 01
A – 02 DECLARAREA IMPARȚIALITĂȚII ŞI PĂSTRAREA INDEPENDENȚEI
Procedura de elaborare
Scopul:
Stabilirea şi menținerea independenței auditorilor față de entitatea/structura supusă consilierii.
Explicații:
Declaratia de imparțialitate şi păstrare a independenței auditorilor interni selectați pentru realizarea misiunii de consiliere, urmăreşte evitarea desemnării aceloraşi auditori interni care efectuează misiuni de consiliere şi care urmează, conform planului de audit anual, să desfăşoare misiuni de asigurare în domenii cu implicații directe în activitatea consiliată.
In continuare, un auditor nu va fi desemnat acolo unde există incompatibilități personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară, cu avizul managerului care a aprobat efectuarea misiunii de consiliere.
Dacă în timpul efectuării misiunii de consiliere apare o incompatibilitate, reală sau presupusă, auditorii sunt obligați să informeze de urgență conducerea.
Procedura:
Auditorii interni | ▪ Completează independenței | Declarația | de | imparțialitate | şi | păstrare | a |
Directorul DAPI | ▪ Verifică Declarația de imparțialitate şi păstrare a independenței ▪ Identifică incompatibilitatea semnalată de către auditori şi, de comun acord cu managementul care a dispus misiunea, stabileşte dacă aceasta poate fi acceptată ▪ Aprobă Declarațiile de imparțialitate şi păstrare a independenței | ||||||
Auditorii interni | ▪ Îndosariază Declarația de imparțialitate şi păstrare a independenței în dosarul de consiliere ▪ Dacă în timpul misiunii apare o incompatibilitate informează de urgență conducerea. | ||||||
Formate standard
Declararea imparțialității şi păstrarea independenței ➢ Anexa 2 – Model A 02
B – 01 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE CONSILIERE
Procedura de elaborare
Scopul:
Informarea entității/structurii, ce va fi supusă consilierii, despre declanşarea misiunii de consiliere.
Explicații:
Notificarea privind declanşarea misiunii de consiliere este documentul prin care DAPI înştiințează entitatea/structura supusă consilierii cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii despre scopul, obiectivele, durata acesteia, precum şi intervențiile la fața locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.
Procedura:
Auditorii interni | ▪ Pregătesc adresa de notificare către părțile interesate în vederea transmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de consiliere |
Directorul DAPI | ▪ Verifică adresa de notificare ▪ Semnează adresa de notificare |
Personalul de secretariat | ▪ Alocă un număr adresei de notificare şi o transmite entității/structurii ce va fi supusă consilierii |
Auditorii interni | ▪ Îndosariează copia adresei de notificare în dosarul permanent. |
Formate standard
Notificarea privind declanşarea misiunii de consiliere ➢ Anexa 3 – Model B 01
P 02: Colectarea si prelucrarea informațiilor
In cadrul acestei etape se va elabora următorul document:
C 01 – Memo de verificare preliminară
☑ În cazul în care echipa de audit consideră necesar, çi dacă natura misiunii de consiliere permite, se pot elabora următoarele documente:
C 02 – Lista centralizatoare a obiectelor auditabile
C 03 – Tematica în detaliu
C – 01 MEMO DE VERIFICARE PRELIMINARĂ
Procedura de elaborare
Scopul:
Cunoaşterea domeniului consiliabil îl ajută pe auditorul intern să se familiarizeze cu activitățile entității/structurii ce va fi supusă consilierii.
Explicații:
Colectarea si prelucrarea informațiilor cu caracter general despre entitatea/structura/activitatea supusă consilierii, trebuie să asigure:
(1) identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional în care se desfăşoară activitatea supusă consilierii:
• cunoaşterea organizării structurii supusă consilierii (organigramă, număr angajați, fişele posturilor, personal cheie, informații financiar-contabile, etc.)
• cadrul legislativ specific, politici, tehnici şi proceduri de lucru, alte informații care ar putea avea un impact asupra misiunii de consiliere (ex : alte rapoarte, alte evaluări interne sau externe, corespondență, literatură de specialitate, etc.)
(2) identificarea obiectelor activității de consiliere poate fi realizată prin efectuarea unor analize prin care auditorul poate cunoaşte activitățile, riscurile şi tipurile de control asociate activităților consiliate.
Această analiză reprezintă un proces de culegere de informații despre activitatea ce urmează a fi supusă consilierii, dar fără a presupune o evaluare detaliată a acesteia şi poate fi realizată prin utilizarea următoarelor metode :
• discuții cu persoanele responsabile din cadrul structurii consiliate ;
• interviuri cu persoanele implicate în (părțile interesate de) activitatea respectivă, utilizatori ai rezultatelor activității respective;
• observarea la fața locului a activității consiliate;
• proceduri de audit analitice (realizarea de verificări, comparații şi evoluții/posibile evoluții – scenarii, privind activitatea supusă consilierii);
• analiza rapoartelor, evaluărilor, studiilor specifice aferente;
• identificarea riscurilor şi a controalelor cheie asociate activității consiliate, şi dacă este cazul, reprezentarea grafică a acestora;
• testarea activităților specifice de la momentul inițierii acestora şi până la finalizare (teste “walk-through”).
Durata şi complexitatea etapei de colectare şi prelucrare a informațiilor
va varia în funcție de :
• natura şi complexitatea misiunii de consiliere
• gradul de noutate al activității supuse consilierii
• volumul şi calitatea informațiilor existente legate de activitatea supusă consilierii
• timpul planificat pentru finalizarea misiunii de consiliere
• pregătirea şi experiența echipei de audit.
Pe baza analizei efectuate în etapa de colectare şi prelucrare a informațiilor, echipa de audit va elabora un Memo de verificare preliminară, cu scopul de a analiza şi sintetiza informațiile relevante pentru activitatea supusă consilierii. Acest document poate face referire la următoarele :
• definirea obiectivului general al misiunii de consiliere
• definirea ariei misiunii de consiliere
• enumerarea procedurilor/ tehnicilor / metodelor utilizate pentru colectarea şi analiza informațiilor
• enumerarea surselor de informații
• analiza informațiilor relevante în scopul identificării riscurilor aferente activității/ structurii consiliate şi a punctelor de control cheie
• identificarea obiectivelor specifice, dacă este cazul
• identificarea volumului şi complexității analizelor/ testelor necesare pentru atingerea obiectivelor misiunii de consiliere (la acest punct auditorii pot identifica natura şi numărul analizelor / testelor necesare)
• estimarea resurselor de timp necesare şi reevaluarea (dacă este cazul) a datei de finalizare a misiunii de consilierii, prin emiterea documentului final de raportare
• emiterea unor constatări/ concluzii preliminare pe baza analizelor efectuate în această etapă, precum şi a unor posibile soluții (în măsura în care acestea pot fi formulate în această etapă).
Procedura:
Auditorii interni | ▪ Parcurg etapele necesare pentru colectarea şi prelucrarea informațiilor necesare (descrise mai sus) ▪ Elaborează Memo de verificare preliminară |
Director DAPI/ Supervizor | ▪ Revede documentatia şi Memo de verificare preliminară ▪ Organizeaza o şedință pentru analiza obiectivelor specifice identificate şi a constatărilor/ concluziilor preliminare, şi pentru reevaluarea resurselor de timp necesare (dacă este cazul). |
Formate standard
Memo de verificare preliminară ➢ Anexa 4 – Model C 01
☑ În cazul în care echipa de audit consideră necesar, çi dacă natura misiunii de consiliere permite, se pot elabora următoarele documente:
C 02 – Lista centralizatoare a obiectelor auditabile
C 03 – Tematica în detaliu
Tematica în detaliu a misiunii de consiliere se obține ca rezultat al analizei documentelor şi informațiilor colectate până în această fază şi cuprinde obiectele/domeniile selectate pentru a fi avute în vedere în activitatea de consiliere şi care vor fi prezentate şi discutate în şedința de deschidere.
P 03: Elaborarea programului misiunii de consiliere
A – 03 PROGRAMUL MISIUNII DE CONSILIERE
Procedura de elaborare
Scopul:
Asigură directorul Direcției de Audit Public Intern asupra faptului că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de consiliere şi asigură repartizarea sarcinilor şi planificarea activitățiilor, de către supervizor.
Explicații:
Programul misiunii de consiliere cuprinde acțiunile concrete de realizat pentru fiecare obiectiv, respectiv testele şi/ sau formularele de analiză, validarea acestora cu materiale probante de către supervizor, precum şi termenele de realizare pentru fiecare activitate.
Procedura:
Auditorii interni | ▪ Pregătesc programul de consiliere, incluzând următoarele elemente: - obiectivul general/ obiectivele specifice consilierii; - testele şi/ sau formularele de analiză care se vor efectua; - referințe la documentele justificative; - repartizarea auditorilor pe activități; - timpul alocat fiecărei activități; - evidențierea supervizării efectuate; - alte etape ale misiunii de consiliere, după caz. |
Directorul DAPI/ Supervizorul | ▪ Organizează şedința de analiză a programului de consiliere. ▪ Analizează şi propune modificări după caz la documentele prezentate. ▪ Aprobă programul de consiliere. |
Auditorii interni | ▪ Revizuiesc programul conform modificărilor propuse ▪ Indosariază programul de consiliere ▪ Utilizează programul de consiliere în efectuarea misiunii. |
Formate standard
Programul misiunii de consiliere ➢ Anexa 5 – Model A 03
P 04: Şedința de deschidere
B – 02 MINUTA ŞEDINȚEI DE DESCHIDERE
Procedura de elaborare
Scopul:
Şedința de deschidere se realizează cu reprezentanții entității/structurii supuse consilierii pentru a discuta scopul consilierii, obiectivele urmărite şi modalitățile de lucru utilizate pentru atingerea acestora, precum şi pentru a stabili persoanele de contact pe perioada derulării misiunii.
Explicații:
Şedinta de deschidere marchează demararea intervenției la fața locului, ca etapă a misiunii de consiliere, având următoarea ordine de zi:
- prezentarea auditorilor interni;
- prezentarea obiectivelor misiunii de consiliere;
- stabilirea termenelor de raportare;
- acceptarea calendarului întâlnirilor;
- analiza şi acceptul Cartei auditului intern;
- asigurarea condițiilor necesare derulării misiunii.
Procedura:
Auditorii interni | ▪ Contactează telefonic entitatea/structura ce va fi supusă consilierii pentru a stabili data întâlnirii. | ||||
Directorul DAPI/ Auditorii interni/ Reprezentanții entității/structurii supuse consilierii | ▪ Participă deschidere. | la | desfăşurarea | şedinței | de |
Auditorii interni | ▪ Întocmesc Minuta şedinței de deschidere | ||||
Formate standard
Minuta şedinței de deschidere ➢ Anexa 6 – Model B 02
B. Intervenția la fața locului
Intervenția la fața locului cuprinde :
P05: Colectarea dovezilor
P06: Analiza problemelor identificate şi formularea soluțiilor
P07: Revizuirea documentelor de lucru
P08: Şedința de închidere
Intervenția la fata locului constă în colectarea documentelor/dovezilor, analiza şi evaluarea acestora în vederea atingerii obiectivelor misiunii de consiliere şi are drept scop:
▪ cunoasterea detaliată a activității/sistemului/procesului supus analizei şi studierea procedurilor aferente,
▪ discutarea cu personalul entității/structurii supuse consilierii,
▪ analiza datelor şi informațiilor,
▪ evaluarea eficieței şi eficacității controalelor interne existente,
▪ realizarea de testări (dacă este cazul) şi/ sau elaborarea formularelor de analiză a activității supuse consilierii.
Principalele tehnici utilizate în misiunea de consiliere sunt:
▪ chestionarele,
▪ observarea fizică, prin care auditorii interni îşi formează o părere proprie despre activitatea analizată,
▪ interviul, care se realizează de către auditorii interni cu persoanele din entitatea consiliată,
▪ simularea, ce permite aprecierea calitativă a activității consiliate.
P 05: Colectarea dovezilor
☑ În cazul în care echipa de audit consideră necesar, çi dacă natura misiunii de consiliere permite, se pot elabora teste asupra activității supuse consilierii.
Scopul:
Informațiile colectate asigură o evidență suficientă, competentă şi relevantă, oferind o bază rezonabilă pentru propunerile de soluții formulate de auditori.
Explicații:
În cadrul acestei proceduri auditorii interni pot efectua testări în concordanță cu Programul misiunii de consiliere aprobat. De asemenea, activitatea desfăşurată urmăreşte să producă dovezi în baza cărora auditorii interni formulează propunerile de soluții.
Procedura:
Auditorii interni | ▪ Efectuează testările şi procedurile stabilite în programul de consiliere; ▪ Apreciază dacă dovezile obținute sunt suficiente, relevante, competente şi folositoare; ▪ Colectează documente/dovezi necesare pentru realizarea misiunii de consiliere; ▪ Îndosariază documentele utilizate în cadrul misiunii de consiliere. |
Directorul DAPI / Supervizorul | ▪ Revizuiesc eventualele teste realizate sau orice alte documente elaborate în această etapă. |
Auditorii interni | ▪ Etichetează, numerotează şi îndosariază documentele în dosarul misiunii de consiliere. |
Formate standard (☑)
Teste ➢ Anexa 7 – Model A 04
P 06: Analiza problemelor identificate
şi formularea soluțiilor
☑ Pentru asigurarea veridicității çi corectitudinii informațiilor obținute în cadrul misiunii de consiliere, pe parcursul desfăçurării acestei proceduri se realizează o comunicare permanentă cu structura supusă consilierii.
A – 05 FORMULARUL DE ANALIZĂ AL ACTIVITĂȚII SUPUSE CONSILIERII
Procedura de elaborare
Scopul:
Scopul formularului este de a propune soluții pentru activitatea supusă consilierii.
Explicații:
Auditorii interni prelucrează informațiile obținute pe parcursul misiunii şi formulează soluții în vederea îmbunătățirii activității structurii consiliate, inclusiv prin evidențierea impactului fiecărei soluții propuse asupra acesteia.
Procedura:
Auditorii interni | Elaborează Formularele de analiză a activității supuse consilierii prin: ▪ analiza şi prelucrarea informațiilor obținute; ▪ formularea soluțiilor propuse; ▪ enunțarea implicațiilor soluțiilor propuse asupra activității şi structurii consiliate. |
Directorul DAPI/ Supervizor | ▪ Analizează şi aprobă formularele de analiză a activității supuse consilierii. |
Auditorii interni | ▪ Etichetează, numerotează şi îndosariază formularele de analiză a activității supuse consilierii. |
Formularele de analiză a activității supuse consilierii ➢ Anexa 8 – Model A 05
Formate standard
P 07: Revizuirea documentelor de lucru
Revizuirea se efectuează de către auditorii interni, înainte de încheierea intervenției la fața locului, pentru a se asigura că întregul material documentar a fost obținut şi a fost sistematizat în mod corespunzător.
Dosarul de consiliere, prin informațiile conținute, permite stabilirea legăturii între obiectivele consilierii, intervenția la fața locului şi raportul de consiliere; dosarul conține întreaga documentație care stă la baza propunerilor de soluții emise de către auditorii interni.
C – 03 NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Procedura de elaborare
Scopul:
Asigurarea faptului că documentele sunt pregătite în mod corespunzător şi că acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată prin dovezile adunate în timpul misiunii de consiliere.
Explicații:
Auditorii interni revăd documentele de lucru din punct de vedere al formatului şi al conținutului, asigurâdu-se că dovezile prezentate în dosarul de consiliere pot trece testul de evidență. Pentru a trece testul, evidența trebuie să fie suficientă, concludentă şi relevantă.
Procedura:
Auditorii interni | ▪ Pe măsură ce misiunea de consiliere progresează, etichetează şi numerotează toate documentele. ▪ Apreciază dacă documentele de lucru asigură un sprijin corespunzător pentru misiunea de consiliere. ▪ Revizuiesc lucrările din punctul de vedere al conținutului şi al formei şi apreciază dacă documentele de lucru pot trece testul de evidență. ▪ Efectuează modificările necesare la documente. ▪ Intocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru | |||
Directorul DAPI/ | ▪ Revizuieşte şi aprobă documentelor de lucru | Nota | centralizatoare | a |
Supervizorul | ||||
Nota centralizatoare a documentelor de lucru ➢ Anexa 9 – Model C 03
Formate standard
P 08: Şedința de închidere
Şedința de închidere a intervenției la fața locului are drept scop prezentarea concluziilor auditorilor interni şi a propunerilor de soluții ce vor face parte din Raportul de consiliere; dezbaterile din cadrul şedinței de închidere se prezintă în minuta sedinței de închidere.
C – 03 MINUTA ŞEDINȚEI DE ÎNCHIDERE
Procedura de elaborare
Scopul:
Permite prezentarea către entitatea/structura supusă consilierii a opiniei auditorilor interni, a concluziilor si propunerilor de soluții prezentate în Formularele de analiză a activității supuse consilierii.
Explicații:
Auditorii interni trebuie să obțină asigurări asupra următoarelor:
▪ Soluțiile care au fost propuse sunt formulate pe baza unor informații corecte, pertinente şi relevante
▪ Soluțiile propuse sunt utile, aplicabile şi pot în mod real aduce îmbunătățiri activității consiliate
▪ Soluțiile propuse sunt astfel formulate (clare, obiective, relevante) încât să fie corect percepute de către structura consiliată
▪ Soluțiile propuse să fie suficient de flexibile astfel încât să poată fi adaptate nevoilor structurii consiliate.
Procedura:
Auditorii interni | • Planifică şedința de închidere |
Directorul DAPI / Auditorii interni Conducătorii entității/structurii supuse consilierii | • Participă la desfăşurarea şedinței de închidere • Discută şi agrează soluțiile propuse de către auditori |
Auditorii interni | • Rezumă discuțiile din cadrul reuniunii într-o Minută a şedinței de închidere. • Pregătesc documente suplimentare necesare pentru a justifica modificările la Formularele de analiză |
Formate standard
Minuta şedinței de închidere ➢ Anexa 10 – Model B 03
C. Raportul de consiliere
Această etapă cuprinde :
P09: Elaborarea raportului de consiliere
P10: Comunicarea Raportului de consiliere
P 09: Elaborarea Raportului de consiliere
☑ În funcție de natura çi complexitatea misiunii de consiliere, raportarea activității de consiliere poate îmbrăca diverse forme, çi anume: raport de consiliere în format standard (Anexa A06), note de informare privind diverse documente elaborate pe parcursul misiunii de consiliere, note de prezentare privind organizarea de seminarii/ cursuri/ ateliere de lucru pe parcursul misiunii de consiliere.
A – 06 RAPORTUL DE CONSILIERE
Procedura de elaborare
Scopul:
Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi propunerile de soluții formulate de către auditorii interni.
Explicații:
Conținut :
Raportul de consiliere trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente:
▪ rezumatul raportului de consiliere ;
▪ scopul şi obiectivele misiunii de consiliere;
▪ date de identificare a misiunii de consiliere (baza legală, ordinul de serviciu, echipa de consiliere, unitatea/structura organizatorică supusă consilierii, durata acțiunii de consiliere);
▪ modul de desfăşurare a acțiunii de consiliere (documentarea; procedurile, metodele, tehnicile şi instrumentele utilizate; documentele/materialele examinate; materialele întocmite în cursul acțiunii de consiliere ; raționamentele şi deducțiile formulate;);
▪ constatărilor rezultate;
▪ concluzii şi propuneri de soluții.
Semnare:
▪ Raportul de consiliere este semnat de către echipa de audit pe fiecare pagină.
▪ Raportul de consiliere este semnat de către supervizor pe ultima pagină.
▪ Rezumatul raportului de consiliere este semnat şi datat separat de către echipa de audit şi supervizor.
▪ Adresa de înaintare a Raportului de consiliere este semnată de către Directorul DAPI.
Aprobare:
▪ Raportul de consiliere se avizează de către managementul ministerului, care a solicitat şi/sau aprobat misiunea de consiliere, asigurându-se astfel agrearea soluțiilor propuse de către echipa de audit. După avizarea Raportului de consiliere, acesta va fi comunicat entităților/structurilor supuse consilierii.
☑ În cazul celorlalte forme de raportare a activității de consiliere, echipa de audit se va asigura asupra faptului că acestea cuprind informațiile/ elementele necesare pentru a evidenția derularea çi finalitatea misiunii de consiliere. Documentele finale elaborate se vor semna de către echipa de audit çi supervizor, çi se va supune analizei çi avizării managementul ministerului, care a solicitat çi/sau aprobat misiunea de consiliere.
Procedura:
Auditorii interni | ▪ Redactează Raportul de consiliere ▪ Transmite supervizorului Raportul de consiliere pentru revizuire |
Supervizorul | ▪ Analizează Raportul de consiliere şi formulează propuneri de îmbunătățire/ modificare, dacă este cazul |
Auditorii interni | ▪ Efectuează schimbările propuse de către supervizor; ▪ Transmite Raportul revizuit Directorului DAPI, în vederea aprobării transmiterii acestuia spre avizare conducerii ministerului |
Formate standard
Raportul de consiliere ➢ Anexa 11 – Model A 06
P 10: Comunicarea Raportului de consiliere
Procedura
Scopul:
Prin intermediul acestei proceduri se urmăreşte comunicarea în timp util a Raportului de consiliere către structura consiliată şi către alte părți interesate pentru punerea în aplicare a soluțiilor recomandate de auditori şi avizate de conducerea ministerului.
În cazul celorlalte forme de raportare, nu este necesară transmiterea acestora spre avizare conducerii ministerului.
Explicații:
Raportul de consiliere trebuie să conțină cel puțin constatările, concluziile şi propunerile de soluții formulate de către auditori.
Procedura:
Directorul DAPI | ▪ Aprobă transmiterea Raportului de consiliere conducerii ministerului care a solicitat şi/sau abilitat auditul intern să efectueze misiunea de consiliere. |
Conducerea ministerului care a solicitat şi/sau abilitat auditul intern să efectueze misiunea de consiliere | ▪ Analizează şi avizează Raportul de consiliere. |
Auditorii interni | ▪ Transmit entității/structurii supuse consilierii, precum şi altor părți interesate, Raportul de consiliere avizat. ▪ În cazul în care Raportul de consiliere trebuie comunicat şi unor organisme/ structuri internaționale, echipa de audit va asigura traducerea acestuia în limba engleză. ▪ Echipa de audit va asigura respectarea procedurii interne de arhivare electronică. |
D. Asigurarea calității misiunii de consiliere
Această etapă cuprinde : P11: Supervizarea P12: Evaluarea internă
P13: Evaluarea externă
P 11: Supervizarea
D – 01 LISTA DE REVIZUIRE A DOCUMENTELOR
Procedura de elaborare
Scopul:
De a asigura atingerea obiectivelor misiunii de consiliere în condiții de calitate.
Explicații:
Supervizarea tuturor etapelor de desfăşurare a misiunii de consiliere este în responsabilitatea Supervizorului, scopul acțiunii de supervizare fiind de a asigura că obiectivele misiunii de consiliere au fost îndeplinite.
Procedura:
Auditorii interni | ▪ Prezintă Supervizorului documentele din dosarul misiunii de consiliere, pe parcursul derulării misiunii. |
Supervizor | ▪ Oferă îndrumare/ sprijin pe parcursul derulării misiunii de consiliere; ▪ Monitorizează realizarea Programului de consiliere; ▪ Analizează relevanța, utilitatea şi claritatea soluțiilor formulate ; ▪ Urmăreşte realizarea în timp util a Raportului de consiliere ; ▪ Evaluează calitatea Raportului de consiliere, respectiv asigurarea exactității, clarității şi conciziei în prezentarea informațiilor. |
Formate standard
Lista de revizuire a documentelor ➢ Anexa 12 – Model D 01
P 12: Evaluarea internă
D – 02 FIŞA DE EVALUARE A PERFORMANȚELOR AUDITORILOR INTERNI
Procedura de elaborare
Scopul:
Evaluarea internă a performanțelor individuale a auditorilor interni se realizează de către supervizor cu scopul de:
▪ A identifica zonele în care activitatea desfăşurată de către fiecare auditor intern necesită îmbunătățiri,
▪ A analiza cauzele care au determinat o performanță redusă pentru anumite zone, şi de
▪ A discuta cu fiecare auditor în parte mijloacele cele mai eficiente pentru îmbunătățirea calității activității de audit.
Explicații:
Pentru evaluarea performanțelor individuale ale auditorilor interni, supervizorul va completa, la finalizarea misiunii de consiliere, Fişa de evaluare a performanțelor auditorilor interni.
Procedura:
Supervizor | ▪ Completează la finalizarea misiunii Fişa de evaluare a performanțelor pentru fiecare membru al echipei de audit, pe baza supervizării efectuate ▪ Discută rezultatele evaluării cu fiecare auditor în parte ▪ Identifică soluțiile pentru îmbunătățirea activității |
Auditorii interni | ▪ Arhivează Fişa de evaluare la dosarul misiunii ▪ Sunt responsabili pentru perfecționarea propriilor abilități şi aptitudini profesionale, în măsura în care acest lucru este posibil |
Formate standard
Fişa de evaluare a performanțelor auditorilor interni ➢ Anexa 13 – Model D 02
P 13: Evaluarea externă
D – 03 FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE CONSILIERE
Procedura de elaborare
Scopul:
Evaluarea externă a misiunii de consiliere se realizează cu scopul de:
▪ a obține o apreciere a calității misiunii de consiliere din partea structurii consiliate,
▪ a obține o evaluare a capacității de comunicare a echipei de audit pe parcursul desfăşurării misiunii de consiliere, şi
▪ a analiza răspunsurile primite în vederea îmbunătățirii calității misiunilor viitoare.
Explicații:
Fişa de evaluare a misiunii de consiliere se transmite la finalul misiunii de către Supervizor structurii consiliate, în vederea completării.
Procedura:
Supervizor | ▪ Transmite Fişa de evaluare a misiunii de consiliere către structura consiliată |
Şeful structurii consiliate | ▪ Completează Fişa de evaluare a misiunii de consiliere şi o retransmite echipei de audit |
Supervizor | ▪ Analizează evaluarea realizată împreună cu structura consiliată, dacă este cazul ▪ Are în vedere propunerile şi observațiile formulate pentru îmbunătățirea misiunilor viitoare de consiliere |
Auditorii interni | ▪ Arhivează Fişa de evaluare a misiunii de consiliere |
Formate standard
Fişa de evaluare a misiunii de consiliere ➢ Anexa 14 – Model D 03
2.2. Misiunile de consiliere cu caracter informal
Misiunile de consiliere cu caracter informal sunt realizate prin participarea în cadrul diferitelor comitete permanente sau la proiecte de durată determinată, la reuniuni punctuale, schimburi curente de informații.
☑ Misiunile de consiliere privind formarea şi perfecționarea profesională, pot fi sau nu cuprinse în mod distinct în planul de audit. Datorită naturii çi specificității acestora, nu este necesar a se parcurge etapele unei misiuni de consiliere formalizate.
Această activitate se va concretiza prin organizarea de cursuri, seminarii sau ateliere de lucru, iar documentația suport constă în materialele de curs elaborate. De asemenea, se va elabora un Raport final de consiliere, care poate îmbrăca diverse forme – Ref. P 09.
2.3. Misiunile de consiliere pentru situații excepționale
Misiunile de consiliere pentru situații excepționale se referă la participarea în cadrul unor echipe constituite în vederea reluării activităților urmare a unei situații de forță majoră sau alte evenimente excepționale.
☑ Datorită specificității acestor două tipuri de misiuni, caracter datorat perioadei în general limitate de realizare çi în special modalității practice de desfăçurare a acestora, se impune adaptarea procedurilor çi a eventualelor documente necesar a fi elaborate la condițiile existente.
În acest caz, în funcție de complexitatea misiunii, directorul Direcției de Audit Public Intern çi/sau supervizorul (în cazul în care acesta este desemnat) pot decide elaborarea unor documente (în special raportul de consiliere) în conformitate cu procedurile aferente misiunilor de consiliere formalizate, dar adaptate caracterului specific al acestora.
III. RAPORTUL ANUAL AL MISIUNILOR DE CONSILIERE
☑ Pentru o bună gestionare a timpului alocat misiunilor de consiliere, cât çi a auditorilor repartizați pentru desfăçurarea unor astfel de misiuni, cu caracter obligatoriu pentru orice tip de misiune de consiliere se impune înregistrarea acestora în cadrul unui registru special, care va cuprinde în principal următoarele elemente:
▪ Tipul misiunii de consiliere;
▪ Durata desfăçurării;
▪ Structura consiliată;
▪ Obiectul misiunii de consiliere;
▪ Echipa de audit;
▪ Numărul de înregistrare DAPI al documentelor de referință pentru misiunea de consiliere (raport, note, prezentări, etc).
Pe baza informațiilor din acest registru, precum şi a rapoartelor elaborate în urma misiunilor de consiliere pe parcursul unui an se elaborează de către Direcția de Audit Public Intern o sinteză a misiunilor de consiliere desfăşurate, care este inclusă în cadrul Raportului anual de audit public intern.
Acest Raport este înaintat Unității Centrale pentru Armonizarea Auditului Public Intern şi conducerii ministerului. De asemenea, Raportul poate fi pus şi la dispoziția altor părți interesate, la solicitarea acestora şi numai cu aprobarea Directorului DAPI.
IV. ACTUALIZAREA GHIDULUI PRACTIC DE APLICARE A NORMELOR DE CONSILIERE
Acest ghid practic de aplicare a normelor de consiliere este actualizat periodic, în funcție de rezultatele misiunilor de consiliere, observațiile şi/sau recomandările primite din partea structurilor supuse consilierii, buna practică dezvoltată sau modificările survenite în baza legală, respectiv normele în domeniul auditului intern.
V. APROBARE
Ghidul practic de aplicare a normelor de consiliere în cadrul Direcției de Audit Public Intern este aprobat de către directorul direcției şi transmis în vederea avizării Unității Centrale de Armonizare a Auditului Public Intern. Ulterior avizării primite de la UCAAPI, acesta va fi înaintat conducerii ministerului pentru aprobare.
VI. DISTRIBUIRE ŞI PROMOVARE
Ghidul practic de aplicare a normelor de consiliere va fi distribuit personalului din cadrul DAPI, împreună cu o listă de distribuire care trebuie semnată de fiecare persoană din cadrul direcției, numai după ce aceştia au citit şi înțeles conținutul Ghidului şi sunt de acord să îl respecte.
De asemenea, pentru respectarea principiului transparenței, dar şi pentru asigurarea accesului la acest ghid şi a altor entități/structuri interesate, documentul va fi publicat pe website-ul Ministerului Finanțelor Publice în vederea consultării.
În vederea promovării funcției de consiliere a auditului intern, se vor avea în vedere următoarele:
• Organizarea de prezentări pentru direcțiile şi structurile din cadrul Ministerului Finanțelor Publice,
• Organizarea de prezentări pentru structurile de audit de la nivelul Direcțiilor Finanțelor Publice Județene,
• Organizarea de prezentări pentru structurile de audit implicate în auditul fondurilor europene,
• Realizarea unei broşuri de prezentare a funcției de consiliere şi distribuirea acesteia părților interesate.
VII. ANEXE
Anexa 1- Model A-01
Direcția de Audit Public Intern Nr…….Data………
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile…….şi cu Planul anual de audit intern se va efectua o misiune de consiliere la………..în perioada……..Scopul misiunii de consiliere este…….., iar obiectivele acesteia sunt……..
Xxxxxx care va realiza misiunea de consiliere este formată din următorii auditori interni ..…..
Directorul Direcției de Audit Public Intern
Anexa 2 - Model A-02
Direcția de Audit Public Intern
DECLARAȚIA DE IMPARȚIALITATE ŞI PĂSTRARE A INDEPENDENȚEI
Numele ......................................................... Data ...........
(A fi completat de către auditori, inclusiv consultanți) Misiunea de consiliere ………..………………………………….
Incompatibilități | ||
În legatura cu entitatea/structura supusă consilierii…….. | Da | Nu |
Ati avut/aveti vreo relație oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteți să vă interesați, să descoperiți sau să constatați slăbiciuni în orice fel? | ||
Aveți idei preconcepute față de persoane, grupuri, organizații sau obiective care ar putea să vă influențeze în misiunea de consiliere? | ||
Sunteti soț/soție, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu şeful entității/structurii ce va fi supusă consilierii sau cu membrii organului de conducere colectivă? | ||
Aveți vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevențe de la vreun grup anume, sau organizație sau nivel guvernamental care ar putea să vă influențeze în misiunea de consiliere? | ||
Aveți vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi supusă consilierii? | ||
Conform planului anual urmează să participați la efectuarea unei misiuni de asigurare într-un domeniu cu implicații directe în activitatea consiliată? | ||
Dacă în timpul misiunii de consiliere, apare orice incomptibilitate personală, externă sau organizațională care ar putea să vă afecteze abilitatea de a lucra şi a face rapoarte de consiliere imparțiale, notificați şeful structurii de audit public intern de urgență? | ||
Auditor, Directorul Direcției de Audit Public Intern,
Model A-02
Entitatea publică
Se completează de către Directorul Direcției de Audit Public Intern
1. Incompatibilități personale (a se trece din pagina anterioară)
Data, Semnătura,
Anexa 3 - Model B-01
Direcția de Audit Public Intern Data
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE CONSILIERE
Către: Părțile interesate
De la: Directorul Direcției deAudit Public Intern
Referitor la: Denumirea misiunii de consiliere
Stimate(ă)..........................
În conformitate cu Planul anual de audit intern, urmează ca în perioada de……….. să efectuăm o misiune de consiliere cu tema……la (numele
entității/structurii ce va fi supusă consilierii).
Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedință de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de consiliere, cuprinzând:
- prezentarea auditorilor interni;
- prezentarea obiectivelor misiunii de consiliere;
- scopul misiunii de consiliere;
- programul intervenției la fața locului;
- alte aspecte.
Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm să ne puneți la dispoziție următoarea documentație necesară:…………………
Dacă aveți unele întrebări privind aceasta acțiune, vă rog să-l contactați pe (numele auditorului intern).
Cu stimă, Data,
Directorul Direcției de Audit Public Intern
Anexa 4 - Model C-01
MEMO DE VERIFICARE PRELIMINARĂ
Denumirea misiunii de consiliere: ………..
Perioada supusă auditului: …………….
Perioada desfăşurării misiunii: ……………
Pregătit de: Data:
Revăzut de: Data:
Memorandumul de verificare preliminară conține1:
I. O scurtă istorie sau profil al activităților/măsurilor supuse consilierii, scopul şi obiectivele misiunii de consiliere;
II. Un sumar al aspectelor importante, care fac referire sau au implicații majore asupra misiunii de consiliere (structura organizatorică a structurii consiliate, cadrul legal aferent, rezultate ale unor posibile misiuni de audit anterioare) şi prezentarea persoanelor responsabile;
III. O definiție a termenilor utilizati în cadrul misiunii de consiliere.
Anexa 5 - Model A-03
Direcția de Audit Public Intern
PROGRAMUL DE CONSILIERE
Denumirea misiunii de consiliere.........
Întocmit de .... Data….
Aprobat de ...... Data…
OBIECTIVE | Activități | Durata | Persoanele implicate | Locul desfăşurării |
Tema generală | ||||
…….. |
1 Structura prezentată pentru Memorandumul de verificare preliminară este orientativă, putând fi adaptată în funcție de complexitatea şi specificul misiunii de consiliere.
OBIECTIVE | Activități | Durata | Persoanele implicate | Locul desfăşurării |
Obiective: | ||||
A. Enunțarea obiectivului (A) | ||||
B. Enunțarea obiectivului (B) | ||||
…….. | ||||
1. Ordinul de serviciu | Directorul Direcției de Audit Public Intern | Entitatea publică | ||
2.Declarația de independență | Auditorii interni | Entitatea publică | ||
3. Notificarea | Auditorii interni | Entitatea publică | ||
Obiectivul A | ||||
Colectarea şi prelucrarea informațiilor | Auditorii interni | Entitatea publică supusă consilierii | ||
- testul 1 | ||||
- testul 2 | ||||
…… | ||||
Prelucrarea testelor | Auditorii interni | Entitatea publică supusă consilierii | ||
Revizuirea documentelor | Auditorii interni | Entitatea publică | ||
Indosarierea | Auditorii interni | Entitatea publică | ||
Obiectivul B | Colectarea şi prelucrarea informațiilor | Auditorii interni | Entitatea publică supusă consilierii | |
-testul 1 | ||||
- testul 2 | ||||
…… | ||||
Prelucrarea testelor | Auditorii interni | Entitatea publică supusă consilierii | ||
Revizuirea documentelor | Auditorii interni | Entitatea publică | ||
Indosarierea | Auditorii interni | Entitatea publică | ||
4. Sedința de închidere | Auditorii interni | Entitatea publică supusă consilierii | ||
5. Elaborarea | Auditorii | Entitatea publică |
OBIECTIVE | Activități | Durata | Persoanele implicate | Locul desfăşurării |
Raportului de consiliere | interni | |||
6. Comunicarea Raportului de consiliere | Auditorii interni | Entitatea publică |
Anexa 6 - Model B-02
Direcția de Audit Public Intern
MINUTA ŞEDINȚEI DE DESCHIDERE
A. Mențiuni generale |
Tema misiunii de consiliere: ...............…… |
Întocmit de……… Data……… |
Verificat de………… Data……… |
Lista participanților: Numele Funcția Direcția / Serviciul Nr. telefon B. Stenograma şedinței de deschidere |
Anexa 7 - Model A-04
Direcția de Audit Public Intern
Test nr… |
Misiunea de consiliere: ...............…… |
Intocmit ……… Data……… |
Supervizat ………… Data……… |
Obiectivul testului: |
Descrierea testului: |
Concluzii: |
Anexa 8 - Model A-05 |
Direcția de Audit Public Intern
Formular de analiză a activității supuse consilierii | |
Misiunea de consiliere: ...............…… | |
Intocmit de……… Data……… | |
Supervizat de………… Data……… | |
Informații privind situația analizată: | |
- criterii (ceea ce ar trebui să existe - bază legală, buna practică, etc.) - condiția (ceea ce există - descrierea situației existente) - cauze (analiza cauzelor posibilelor diferențe, pozitive sau negative, între criterii çi condiție) - efecte (analiza efectelor generate de existența unor diferențe între criterii çi condiție) | |
Soluții propuse: enunțarea çi explicarea soluțiilor propuse / recomandărilor formulate pentru îmbunătățirea activității analizate; auditorii trebuie să explice pentru fiecare soluție propusă beneficiile çi costurile aferente, precum çi riscurile care decurg ca urmare a neimplementării acestor soluții; | |
Înştiințarea managementului structurii consiliate: | |
Comentariile structurii consiliate: | |
Anexa 9 - Model C-03
Direcția de Audit Public Intern
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Denumirea misiunii de consiliere……….
Întocmit de…………..Data……..
Constatarea | Documentul | Există | Auditorii interni | |
Da | Nu | |||
Secțiunea D | ||||
…………….. | ||||
Secțiunea E | ||||
………………. | ||||
Auditori,
Anexa 10 - Model B-03
Direcția de Audit Public Intern
MINUTA ŞEDINȚEI DE ÎNCHIDERE
A. Mențiuni generale | |||
Tema misiunii de consiliere: ………......…. | |||
Întocmit de……… | Data……… | ||
Verificat de………… | Data……… | ||
Lista participanților: Numele Funcția B. Concluzii: | Direcția | / Serviciul | Nr. telefon |
Anexa 11 - Model A-06
Direcția de Audit Public Intern
RAPORT DE CONSILIERE
Titlul şi cuprinsul
Reprezintă pagina în care se menționează denumirea misiunii de consiliere.
Rapoartele de consiliere vor conține un cuprins al lucrărilor şi documentelor.
Semnătura
Raportul de consiliere este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori interni, pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată şi de către Supervizorul misiunii de consiliere.
Introducere
Descrie baza legală a misiunii, prezintă datele de identificare a misiunii de consiliere (ordinul de serviciu, echipa de auditori interni, entitatea/structura supusă consilierii, durata acțiunii de consiliere).
Identifică activitatea ce este supusă consilierii şi prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de consiliere.
Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de consiliere (documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de consiliere; materiale întocmite în cursul misiunii de consiliere).
Stabilirea obiectivelor
Obiectivele misiunii de consiliere prezentate în Raportul de consiliere coincid cu cele înscrise în programul de consiliere.
Stabilirea metodologiei
Explică tehnicile şi instrumentele de consiliere folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de consiliere.
Constatări, concluzii şi propuneri de soluții
Auditorul intern trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de consiliere în ordinea în care au fost stabilite în Programul de consiliere.
Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele la Raportul de consiliere.
Concluziile echipei de auditori interni sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente si să nu fie disproporționate în raport cu constatările pe care se bazează.
Propunerile de soluții din Raportul de consiliere trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de semnificație important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entității/structurii supusă consilierii. Trebuie sa aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfunctionalități sau tendințe negative la nivelul entității/structurii supuse consilierii. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entității/structurii supuse consilierii şi de creştere a performanței de management.
Anexa 12 – Model D-01
LISTA DE REVIZUIRE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Denumirea auditului: ……. Perioada supusă auditării: ……..
Perioada desfăşurării misiunii de consiliere: ……..
Pregătit de: ……. Data: …….
Nr. crt. | Documentul de audit | Propunerea supervizorului ca urmare a revizuirii documentului | Răspunsul auditorilor | Revizuirea răspunsurilor auditorilor de supervizor |
Anexa 13 – Model D-02
FIŞA DE EVALUARE A PERFORMANȚELOR AUDITORILOR INTERNI
Denumirea auditului: ……………
Perioada supusă auditării: ……………..
Perioada desfăşurării misiunii de consiliere: ………………………..
Auditor intern evaluat: ………...
Pregătit de: …………. Data:…..
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | N/A | |
În verificarea preliminară, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit? | ||||||
Programul de consiliere e elaborat astfel încât să îndeplinească obiectivele stabilite în cadrul bugetului de timp alocat? | ||||||
Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul de timp au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o folosire eficientă a resurselor de audit? | ||||||
A existat o bună comunicare între auditor şi consiliat şi între auditor şi conducerea compartimentului de audit? | ||||||
Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile consiliaților în procesul de audit? | ||||||
Au fost atinse obiectivele misiunii de consiliere într-o manieră eficientă şi la timp? | ||||||
Standardele (internaționale şi naționale) auditorilor interni pentru Practica profesională de audit intern au fost atinse/respectate? | ||||||
Constatările de audit şi propunerile formulate demonstrează analize profunde şi concluzii pertinente? | ||||||
Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte? | ||||||
Există documente care susțin concluziile la care s-a ajuns? | ||||||
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi utile? | ||||||
Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu standardele? | ||||||
Auditorul demonstrează un înalt nivel de productivitate personală? |
Justificați atât comentariile pozitive cât şi sugestiile pentru îmbunătățire, discutate cu auditorul:……..
Anexa 14 – Model D-03
FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE CONSILIERE
Acest formular este utilizat pentru a obține o evaluare a misiunii de consiliere din partea structurii consiliate. Această evaluare este inclusă în cadrul Programului de asigurare a calității.
Acord total
Dezacord
Dezacord total
Fară observații
Denumirea misiunii de
Acord
consiliere:
Auditor intern/Auditori interni:
Programul de audit
1. Programul de audit şi timpul alocat misiunii au fost clar exprimate/definite la începutul misiunii de consiliere?
2. Obiectivele şi scopul misiunii au fost discutate şi agreate în prealabil de începerea misiunii de consiliere?
3. Recomandările şi sugestiile managementului structurii consiliate au fost obținute şi incluse sau avute în vedere pe toată durata desfăşurării misiunii de audit?
4. Managementul structurii consiliate a fost informat pe tot parcursul desfăşurării misiunii de audit asupra stadiului acesteia şi potențialele probleme ivite?
5. Misiunea de consiliere a determinat întreruperi ale activității structurii auditate/consiliate?
6. Misiunea de consiliere a fost finalizată într-o perioadă de timp rezonabilă? Orice întârziere în finalizarea misiunii a fost comunicată şi explicată managementului?
Finalizarea misiunii de consiliere
7. Soluțiile propuse de către auditori au fost relevante pentru operațiunile structurii consiliate?
8. Toate părțile implicate au avut posibilitatea de a furniza puncte de vedere referitoare la potențialele aspecte identificate de către echipa de audit astfel încât soluțiile propuse să fie viabile?
9. Soluțiile propuse de către auditori au fost constructive şi rezonabile?
Echipa de Audit
10. Auditorul a avut cunoştințe despre politicile MFP şi/sau alte informații corelate acestora şi privind cerințele care afectează operațiunile desfăşurate de către structura consiliată?
11. Auditorul a acționat într-o manieră profesională şi transparentă?
Furnizați orice comentariu suplimentar față de chestionarul anterior care ar putea conduce la îmbunătățirea pe viitor a activității desfăşurate de compartimentul/serviciul de audit.
Completat de: Funcția: Direcția/Serviciul: Data: