MĂSURILE DE MONITORIZARE ŞI RAPORTARE LA CONTRACTUL DE FINANŢARE

MĂSURILE DE MONITORIZARE ŞI RAPORTARE LA CONTRACTUL DE FINANŢARE

I. MONITORIZAREA

1. OP monitorizează progresul implementării proiectelor în raport cu rezultatele şi indicatorii prevăzuţi la nivel de program şi proiect şi pentru a identifica în timp util eventualele probleme astfel încât să poată fi adoptate măsuri corective.

2. Activitatea de monitorizare presupune:

• Monitorizarea modului de implementare și realizare a indicatorilor proiectelor, inclusiv propunerea de măsuri pentru derularea corespunzătoare a acestora;

• Verificarea progresului realizat în strânsă legătură cu: obiectivele, rezultatele așteptate și indicatorii prevăzuți în cadrul proiectului, bugetul, termenele, graficele de implementare și calendarele estimate în cadrul proiectului, respectarea obligațiilor de vizibilitate și publicitate de către PP;

• Verificarea modului în care sunt respectate: cadrul legal aplicabil/ reglementările/ procedurile instituite pentru implementarea proiectului;

• Verificarea rapoartelor intermediare de progres și a raportului final la nivel de proiect;

• Verificarea corelării datelor din rapoartele tehnice și financiare pentru proiectele finanțate;

• Efectuarea la fața locului (locația proiectului) a verificării modului de implementare a proiectelor, prin vizite de monitorizare;

• Verificarea cheltuielilor efectuate în perioada de raportare precum și estimarea cheltuielilor pentru următoarea perioadă de raportare, din punctul de vedere al încadrării în linia bugetară aferentă și planului de achiziții întocmit de PP, și a calendarului activităților proiectului;

• Identificarea în timp util a eventualelor probleme și instituirea măsurilor corective;

• Monitorizarea și raportarea îndeplinirii obligațiilor contractuale la nivel de proiect;

• Monitorizarea procedurilor de achiziții publice în cadrul proiectelor, în conformitate cu legislația aplicabilă în domeniul achizițiilor publice;

• Monitorizarea situației riscurilor;

• Monitorizarea sustenabilității proiectului.

Monitorizarea începe după contractarea proiectelor și durează pe toată perioada de implementare efectivă a acestora. Operatorul de Program îşi rezervă dreptul de a face verificări atât în perioada derulării contractului de finanțare, cât şi pe o perioadă de 5 ani după aprobarea raportului final al proiectului.

3. Instrumentele de monitorizare utilizate de OP:

a. Monitorizare pe baza de rapoarte

RAPOARTE INTERMEDIARE ȘI FINALE

- Modelele de rapoarte intermediare de progres (tehnic și financiar) se regăsesc în anexă la prezenta instrucțiune (Anexele nr. 1 și nr. 2).

- Rapoartele intermediare descriu progresul tehnic și financiar al proiectului.

- Rapoartele se transmit atât pe suport de hârtie cât și electronic, în format editabil și scan (semnate și ștampilate).

Promotorul de proiect prezintă toate documentele justificative anexate rapoartelor în copie, pe suport de xxxxxx și electronic, cu menţiunea „conform cu originalul”, semnate şi ștampilate de către reprezentatul legal. Documentele vor fi însoțite de OPIS.

Documentele justificative emise într-o altă limbă decât limba română / engleză vor fi traduse de către promotorul de proiect în limba română/engleză, semnate şi ştampilate de acesta pentru conformitatea traducerii.

- Raportul final acoperă perioada de la ultimul raport intermediar până la încheierea perioadei de eligibilitate a proiectului și se transmite OP în termen de 15 zile calendaristice de la data finalizării proiectului. În cazul în care data limită de transmitere cade într-o zi nelucrătoare, aceasta se va prelungi până la data următoarei zile lucrătoare.

- Calendarul pentru transmiterea rapoartelor intermediare la nivel de proiect este prevăzut în contractul de finanțare (art. 12, alin 3).

În cazul în care data limită de transmitere a rapoartelor intermediare cade într-o zi nelucrătoare, aceasta se va prelungi până la data următoarei zile lucrătoare.

În cazuri particulare, solid justificate într-o notificare transmisă OP, termenul limită de raportare se poate decala, fără ca perioada de raportare să depășească 6 luni.

În situația în care se constată că 70% din suma plătită anterior Promotorului de proiect poate să fie justificată în prima lună a următoarei perioade de raportare, se poate solicita OP prin notificare ca termenul de raportare sa fie prelungit cu o lună. Implicit, perioada de raportare crește de la 3 sau 4 luni la 5 luni.

- În cazul în care există neconcordanțe sau lipsesc documente justificative, OP va transmite o solicitare de informații către PP. După transmiterea de către PP a informațiilor adiționale solicitate, OP reia procesul de verificare a raportului.

- Dacă raportul intermediar/final nu este avizat OP transmite o notificare către PP în acest sens.

RAPOARTE AD-HOC, ALTE RAPORTĂRI, INFORMĂRI

- Rapoartele ad-hoc și / sau alte informări sunt elaborate de către PP la cererea OP și în formatul solicitat de către acesta, în funcție de necesitatea ad-hoc de raportare.

- După finalizarea proiectului, OP poate solicita PP informări / raportări privind asigurarea sustenabilității proiectului.

- OP poate efectua monitorizarea implementării proiectului și prin intermediul corespondenței telefonice și electronice (e-mail), în cazul problemelor apărute inopinat în cadrul proiectelor, în cazul solicitărilor de informații sau de documente suplimentare din partea OP etc.

b. Vizite de monitorizare.

- Vizita de monitorizare se efectuează după informarea oficială a promotorului de proiect cu 2 săptămâni în avans. Acestuia i se transmite și lista documentelor care trebuie pregătite și puse la dispoziția experților OP în vederea verificării.

- Vizitele de monitorizare se efectuează la locațiile derulării proiectului. Promotorii de proiecte și partenerii lor (unde este cazul) sunt obligați să acorde acces imediat și deplin la orice informații, documente, persoane relevante și locații legate de operațiuni în cadrul proiectului, reprezentanților OP, Punctului Național de Contact, Autorităţii de Audit, Autorităţii de Certificare, CMF, Consiliului de Auditori AELS sau oricărei entităţi desemnate de către aceste organizații în scopul de a efectua monitorizarea, auditul, controlul sau evaluarea, fără a aduce atingere limitărilor care rezultă din legislația națională aplicabilă.

- Experții OP pot fi însoțiți în vizitele de monitorizare de către experți tehnici în domenii specifice.

- Toate proiectele individuale mari vor fi vizitate cel puțin o dată pe an, în momentul desfăşurării unei activităţi cheie prevăzute în cererea de finanţare.

- După efectuarea vizitelor la fața locului, experții OP întocmesc raportul și fișa cadru de verificare. Raportul de monitorizare (inclusiv măsurile ce trebuie implementate) se comunică PP, care trebuie să transmită în termen de 3 zile lucrătoare de la primire un răspuns de acceptare a măsurilor pe care trebuie să le implementeze. PP poate formula și obiecțiuni argumentate și justificate cu documente cu privire la raport în termen de 5 lucrătoare, obiecțiuni care vor fi analizate de către OP. Ulterior, se va transmite notificare privind rezultatele analizei și măsurile de implementat de către PP.

c. Alte modalități de monitorizare

- Gestionarea, analiza și prelucrarea datelor statistice referitoare la proiecte în scopul menținerii și actualizării bazei de date de raportare a OP.

- Verificări suplimentare.

OP poate efectua astfel de verificări pe durata implementării proiectului, ori de câte ori este necesar, atunci când apar necorelări între datele transmise de promotorul de proiect și cele constatate de către OP sau când există suspiciuni de nereguli. După efectuarea verificărilor suplimentare, se întocmesc rapoarte ad-hoc incluzând constatările, recomandările, observațiile și măsurile de remediere, însoțite de un calendar de termene de realizare.

II. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE

- Modificarea contractului de finanțare se face în condițiile stipulate în contract la art. 3 și la art. 19.

- Pentru modificarea contractului de finanțare, PP vor utiliza obligatoriu formularele standard de notificare și solicitare act adițional (Anexele nr. 3 și nr. 4). Pentru completarea și transmiterea notificărilor se vor avea în vedere mențiunile inserate în document.

- Notificarea privind modificarea contractului de finanțare poate fi aprobată tacit dacă OP nu solicită clarificări în termen de 10 zile lucrătoare sau nu transmite o notificare de respingere. OP poate solicita PP clarificări în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea notificării. În acest caz, aprobarea modificării este condiționată de răspunsul la clarificări.

- Solicitarea de act adițional va fi analizată, urmând a fi supusă aprobării conducerii OP. În cazul aprobării se va întocmi actul adițional, iar în cazul respingerii se va transmite PP o notificare.

- Realocările între capitole bugetare au la bază principiul economiei certe și al necesității demonstrate.

III. ARHIVAREA DOCUMENTELOR UTILIZATE ÎN PROCESUL DE MONITORIZARE

- Toate documentele originale, privind activităţile şi cheltuielile eligibile, trebuie păstrate în vederea asigurării unei piste de audit adecvate, în conformitate cu regulamentele comunitare şi naţionale în vigoare.

- PP vor păstra şi arhiva un exemplar din contractul de finanţare, cu toate anexele şi modificările aferente acestuia, precum şi câte un exemplar al fiecărui raport transmis, inclusiv al tuturor documentelor anexe.

- Toate documentele vor fi păstrate inclusiv pe o perioadă de 5 ani de la aprobarea raportului final al proiectului și vor fi arhivate separat de alte documente ale organizaţiei beneficiarului. Toate dosarele administrative ale proiectelor vor fi păstrate în bibliorafturi etichetate corespunzător.

- Se recomandă ca dosarele şi locurile de păstrare/arhivare, a documentelor, să fie identificate prin etichete care conţin elemente de identificare a proiectului / contractului (a se vedea măsurile de comunicare).

IV. RAPORTAREA

Rapoartele/documentele care trebuie elaborate de Promotorii de proiect și transmise periodic către OP:

Denumirea raportului/documentului	Termenul limită de transmitere/frecvență	Documente de raportare
Rapoarte intermediare de progres (tehnice și financiare)	Termenele stabilite în contractul de finanțare	Anexele nr. 1 și nr. 2
Transmiterea previziunilor de plată	Trimestrial	OP va transmite solicitare anterior raportării
Raportarea neregulilor	Trimestrial	Anexa nr. 5
Raportarea măsurilor privind îmbunătățirea situației populației rome	Lunar	OP va transmite solicitare anterior raportării
Sinteză pentru elaborarea Raportului anual de program	15 ianuarie 2016	OP va transmite solicitare anterior raportării
Rapoarte ad-hoc	Ori de câte ori este necesar – la solicitarea OP/MFP/MFE	OP va transmite solicitare