CAIET DE SARCINI
CAIET DE SARCINI
privind achizitionarea de servicii de organizare eveniment
EU Green Week - 12 iunie 2024
Cod CPV principal 79952000-2- Servicii pentru evenimente Coduri CPV secundare:
- 55520000-1 – Servicii de catering
- 60130000-8 Servicii transport persoane
Caietul de sarcini face parte integranta din documentatia pentru atribuirea contractului si constituie ansamblul cerintelor pe baza carora se elaboreaza propunerea tehnica de catre fiecare ofertant. Cerintele impuse vor fi considerate ca fiind minimale.
In acest sens, orice oferta prezentata care se abate de la cerintele Caietului de sarcini, va fi luata in considerare doar daca propunerea tehnica presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerintelor minimale din Caietul de sarcini. O oferta cu caracteristici tehnice inferioare celor prevazute in Caietul de sarcini sau care nu satisfice cerintele acestuia va fi declarata oferta neconforma si va fi respinsa.
1. INFORMATII GENERALE
1.1.Beneficiar/Autoritate contractanta: Agentia pentru Dezvoltare Regionala Bucuresti-Ilfov (ADR BI)
1.2 Autoritatea de Implementare este Autoritatea de Management pentru Programul Regional Bucuresti-Ilfov, din cadrul ADR BI.
Acest proiect este finantat in cadrul Programului Regional Bucuresti-Ilfov 2021-2027 (PR BI / Regio BI), prioritatea 8, Asistenta Tehnica.
2. OBIECTIVUL CONTRACTULUI SI REZULTATE ASTEPTATE
2.1. Obiectiv General
Actiunile intreprinse prin acest contract contribuie la atingerea obiectivelor Strategiei de AT pentru PR BI (Regio BI) - OS III Sprijinirea planificarii si implementarii de actiuni de informare, comunicare si vizibilitate si a Planului de Comunicare pentru PR BI (Regio BI) - „Cresterea notorietatii Programului Regional Bucuresti-Ilfov 2021-2027, promovand transparenta, vizibilitatea si o comunicare eficace”.
2.2. Scopul achizitiei
Scopul achizitiei este funizarea de servicii de organizare evenimente (servicii catering si servicii transport) in data de 12 iunie 2024, în Bucuresti-Ilfov, pe baza de comanda personalizata.
Serviciile corespund evenimentului organizat de ADRBI in cadrul programului EU Green Week 2024 - xxxxx://xxxxx-xxxx.xxxxx.xxxxxx.xx/xxxxx_xx.
Titlul: Rezilienta apei – element strategic pentru un viitor sustenabil al regiunii
Scop: Cresterea constientizarii tinerilor privind realizarea prin PRBI a investitiilor responsabile din perspectiva prevenirii poluarii resurselor de apa, a utilizarii durabile si protejarii resurselor de apa
Tipul evenimentului: atelier de lucru (amfiteatru parc Branesti) si tur parc dendrologic Colegiul Silvic „Xxxxxxx Xxxxxxxx” Branesti, tur ghidat Statia de Epurare a Apelor Uzate Glina, judetul Ilfov pentru 30 de elevi de liceu si insotitori adulti.
2.2.1. Descrierea obiectului contractului
Contractul presupune, pentru data de 12 iunie 2024, asigurarea de:
• servicii de transport cu 1 (un) autocar pentru 40 de persoane (distanta totala sub 200 km, in regiunea Bucuresti-Ilfov)
• servicii catering pentru 40 de persoane.
Agenda aproximativa
• 09.00 – 9.15 – Prezenta autocarului la Piata Unirii Bucuresti pentru imbarcare
• 9.15 – 10.00 – Deplasare Piata Unirii Bucuresti-Parcul Dendrologic Branesti (jud. Ilfov), pentru grupul de liceeni din Bucuresti
• 11.30 – 12:00 – pauza de pranz – distribuire pachete
• 12.00 – 12.30 - Deplasare Branesti – SEAU Glina
• 12.30 – 14.30 - Tur ghidat cu autocarul, daca este cazul si stationare Glina
• 14.30 – 15.00 - Deplasare Glina – Branesti
• 15.00 – 16.00 – Deplasare Branesti - Piata Unirii Bucuresti
2.2.2. Centralizator servicii solicitate:
Nr. crt. | Denumire | Tipuri de servicii | Cantitate |
1. | Organizare si desfasurare eveniment EU Green Week – 12.06.2024 | Servicii catering (participanti) | 40 |
Servicii transport cu autocar pentru 40 persoane (serviciu transport < 200 km ) | 1 |
2.3. Activitati in cadrul acordului-cadru
2.3.1. | Organizare si desfasurare reuniuni CM PR BI | |
1. | Numar de evenimente | 1 (unul) |
2. | Numarul estimat de participanti la eveniment | 40 |
3. | Perioada de desfasurare si durata evenimentelor | 12 iunie 2024 |
4. | Locul de desfasurare a evenimentelor | Bucuresti – Branesti – Glina |
5. | Activitati specifice necesare desfasurarii evenimentului | • Servicii catering, conform prevederilor de la punctul 2.4.1 • Servicii de transport intern cu autocar pentru maxim 40 persoane (un autovehicul), conform prevederilor de la punctul 2.4.2 |
2.4. Serviciile solicitate (activitati specifice)
2.4.1 Asigurare servicii catering
Pentru pauza de pranz prestatorul va asigura 40 de pachete individuale*), ambalate in cutie de carton/punga hartie/punga plastic biodegradabil, cuprinzand urmatoarele tipuri de produse:
- 1 buc. sendvis proaspat (diversificate), ambalat individual, de minim 330 de grame, compus din: paine tip bagheta cu seminte/masline, snitel de pui/gratar de pui/salam uscat/oua etc. (minim 90 de grame), branza/cascaval/crema de branza etc*) (minim 90 de grame), legume, unt, condimente;
- fructe proaspete neperisabile (ex. mar, banana) – minim 100 grame
- 1 buc. desert (ciocolata/prajitura) ambalat individual – minim 30 de grame
- 1 buc. apa plata 0,5 litri
- 2 buc. servetele umede dezinfectant maini
- servetele de hartie
*) 15 sandvisuri din cele 40 vor fi ovo-lacto vegetariene.
Pachetele vor fi pastrate in cutii termoizolante pe parcursul deplasarii si pana la ora distribuirii catre participanti sau aduse direct la Parcul Dendrologic Brăneşti, Ilfov, până în ora servirii prânzului.
Prestatorul se va asigura ca mancarea este proaspata, iar calitatea produselor servite este la un standard ridicat (produse proaspete, de calitate superioara, in termen de garantie).
Nu se accepta produse/preparate care contin coloranti artifiali, premixuri, aditivi, arome artificiale. Dorim produse preparate din ingrediente naturale, de calitate.
Sendvisurile livrate vor fi preparate de un furnizorul de catering sau de un producator local autorizat pentru acesta (contract de subcontractare/asociere/furnizare). Nu se accepta sendvisuri preambalate, din comert.
Nu se accepta sub nicio forma produse vechi, perisate, necalitative. Autoritatea Contractanta isi rezerva dreptul de a le respinge si de a nu le plati daca sunt neconforme.
Se vor asigura saci de gunoi pentru colectarea selectiva a resturilor de la ambalaje (hartie/carton si plastic/folie/aluminiu) si debarasarea acestora de catre un reprezentant al ofertantului.
2.4.2 Asigurare servicii de transport intern de persoane
Efectuarea deplasarii si stationarii pe traseul Piata Unirii Bucuresti – Branesti (Ilfov) – Glina (Ilfov) – Branesti (Ilfov) – Piata Unirii.
Operatorul economic va respecta programul/traseul transmis, stabilit de Autoritatea Contractanta, pentru ziua de 12 iunie 2024.
Operatorul economic va asigura transportul participantilor cu un autocar curat pentru transport persoane, dotat in conformitate cu legislatia in vigoare, inclusiv climatizare cald/rece, cu cel putin 40 de locuri.
Autocarul trebuie sa indeplineasca, obligatoriu, urmatoarele conditii minime:
- sa fie in stare tehnica, estetica si de curatenie perfecta (interioara si exterioara);
- sa fie prevazut cu aer conditionat inclusiv pentru pasageri;
- sa fie prevazute cu statie de amplificare cu microfon;
Toate dotarile solicitate trebuie sa fie in deplina stare de functionare.
Operatorul economic se va asigura ca mijlocul de transport este condus de un sofer autorizat pentru categoria de vehicul pe care o conduce, cu experienta pe acest tip de vehicul. Autovehiculul si soferul trebuie sa detina toate autorizatiile prevazute de legislatia romana in vigoare.
In momentul solicitarii acestui tip de serviciu, in procesul de selectare a soferului vor fi luate in considerare documente care atesta experienta acestuia. In cazul in care soferul selectionat nu corespunde cerintelor, Autoritatea Contractanta isi rezerva dreptul de a solicita noi propuneri de soferi, urmand a decide in consecinta.
Valoarea estimata pentru aceste servicii va include costul stationarilor. Toate costurile aferente deplasarii (taxa parcare, RCA, vinieta etc.) cad in sarcina prestatorului.
2.5 Precizari cu caracter general
⮚ Toate activitatile se vor realiza in consultare cu si implicand permanent Autoritatea Contractanta, in toate etapele de implementare a contractului.
Ofertantul trebuie sa propuna pentru corelarea tuturor activitatilor mentionate mai sus, in vederea bunei desfasurari a evenimentului, o persoana de contact pentru buna implementare a viitorului contract, denumita in continuare Coordonator de proiect. Acesta va trebui sa pastreze legatura cu persoana desemnata din partea Autoritatii Contractante si cu membrii echipei prestatorului in vederea pregatirii si derularii evenimentului si va fi responsabil pentru buna desfasurare a acestuia.
Ofertantul va asigura tot personalul necesar pentru coordonarea evenimentului la fata locului in data de 12 iunie 2024, distribuirea pachetelor de pranz si debarasarea deseurilor rezultate, in mod selectiv.
In situatia in care prestatorul solicita, din motive bine intemeiate, inlocuirea coordonatorului de proiect in perioada derularii contractului, schimbarea este posibila doar in situatia in care noul coordonator propus respecta cerintele prezentului caiet de sarcini.
Plata se va efectua in baza procesului verbal de receptie, intocmit de Prestator (ofertantul
castigator) si aprobat de catre ADRBI.
2.6 Bugetul achizitiei
Bugetul maxim este de 5.400 de lei fara TVA.
2.7 Oferta tehnica
Oferta tehnica presupune o prezentare a tuturor serviciilor, produselor, dotarilor si echipamentelor tehnice oferite si personalul implicat.
Propunerea tehnica va respecta intocmai cerintele din caietul de sarcini si va avea un caracter ferm si obligatoriu din punct de vedere al continutului pe toata durata prestarii serviciilor, aceasta reprezentand anexa la contract.
Oferta tehnica presupune o asumare a cerintelor listate in caietul de sarcini.
Ofertantul va prezenta in cadrul ofertei abordarea tehnica, metodologia si planul de lucru, va descrie in mod clar si succint metodologia utilizata in cadrul contractului si va identifica si prezenta responsabilitatile in derularea contractului pentru personalul implicat.
2.8 Oferta financiara
Ofertantul va elabora propunerea financiara, astfel incat aceasta sa respecte in totalitate cerintele prevazute in caietul de sarcini.
Oferta financiara va contine costurile detaliate pentru fiecare tip de serviciu in parte. Preturile ofertate includ toate cheltuielile necesare prestarii serviciilor care fac obiectul achizitiei, (servicii transport/dotari, produse/servire, costuri de personal, etc.).
Preturile unitare ofertate sunt ferme, in lei, si nu se actualizeaza pe parcursul derularii contractului.
Nota: Neofertarea uneia sau mai multor pozitii din cele solicitate, conduce la respingerea ofertei. Nu se accepta oferte partiale sau alternative. Preturile unitare se vor exprima cu max. 2 zecimale.
2.9 Criteriul de atribuire: „Pretul cel mai scazut”
In cazul achizitionarii serviciilor sociale si altor servicii specifice din Anexa 2 la Legea 98/2016, a caror valoare estimata a contractului nu depaseste pragurile prevazute la art. 7 alin. (1) lit.
d) din lege, autoritatea contractanta poate utiliza criteriul de atribuire pretul cel mai scazut, asa cum se mentioneaza la art. 187 alin (31) din Legea nr. 98/2016.
2.10 DESEMNAREA OFERTEI CASTIGATOARE
Xxxxxxxx ofertelor este stabilita in functie de nivelul preturilor ofertate, contractul de prestari servicii urmand a fi incheiat cu ofertantul admisibil care prezinta oferta cu pretul cel mai scazut.
2.11 Receptionare si plati
Serviciile vor fi receptionate in baza unui proces-verbal de receptie a serviciilor. Autoritatea contractanta va plati numai serviciile efectiv prestate si receptionate ca fiind conforme specificatiilor din oferta tehnica.
Plata pentru serviciile ce urmeaza a fi contractate se va efectua in conformitate cu prevederile contractului.
*Nota: Ofertantul castigator va depune toate eforturile rezonabile pentru a asigura calitatea optima a serviciilor prestate si va raspunde pentru prestarea servicilor contractate, in baza contractului ce se va incheia cu Autoritatea Contractanta.
In caz contrar Autoritatea Contractanta isi rezerva dreptul de a nu semna Procesul Verbal de receptie a serviciilor.