PROCEDURĂ INTERNĂ PRIVIND RAPORTAREA ÎNCĂLCĂRILOR LEGII
PROCEDURĂ INTERNĂ PRIVIND RAPORTAREA ÎNCĂLCĂRILOR LEGII
ȘI PENTRU PROTECȚIA AVERTIZORULUI ÎN INTERES PUBLIC
CAP. I – DISPOZIȚII GENERALE
ART.1 – Societatea DATANET SYSTEMS S.R.L. (denumită în continuare, în mod generic,
„Societatea” sau „Datanet” adoptă prezenta procedură internă („Procedura”) care statuează cadrul, principiile, regulile și măsurile întreprinse cu privire la raportarea internă a încalcărilor legii.
ART.2 – Procedura are drept scop descrierea acțiunilor derulate începând cu primirea și înregistrarea raportărilor, până la soluționarea acestora, stabilirea responsabilităților persoanelor implicate, protejarea avertizorilor în interes public care sesizează încălcări ale legii, precum și stabilirea drepturilor persoanelor vizate.
ART.3 – Procedura se aplică în cadrul sediului Societății și al punctelor sale de lucru, întregul personal angajat și/sau colaborator al Datanet fiind implicat în cunoașterea și aplicarea corespunzătoare a acesteia.
ART.4 – Societatea menține confidențialitatea asupra persoanei, activității, afacerii, relațiilor personale sau de afaceri, fiind considerate informații confidențiale, dezvăluirea lor către terțe persoane putând fi făcută numai în anumite situații specifice, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
ART.5 – Niciun angajat și/sau colaborator al Datanet nu va folosi în scop personal informaţiile confidenţiale primite în temeiul Legii nr. 361/2022, atât în timpul activităţii, cât şi după încetarea acesteia. De asemenea, nu vor transmite și/sau divulga persoanelor vizate ori altor terţi, în afara condiţiilor prevăzute de lege, informaţiile deţinute în legătură cu raportările primite.
ART. 6 – Prezenta Procedură este redactată potrivit prevederilor Legii nr. 361/2022.
CAP. II – DEFINIŢII
Termenii și expresiile din prezenta Procedură au înțelesul de mai jos:
a) Legea nr. 361/2022 – Legea nr. 361 din 16 decembrie 2022 privind protecţia avertizorilor în interes public.
b) Încălcări ale legii - fapte care constau într-o acţiune sau inacţiune care constituie nerespectări ale dispoziţiilor legale, care privesc domenii cum ar fi: achiziţiile publice; serviciile, produsele şi pieţele financiare, precum şi prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului; siguranţa şi conformitatea produselor; siguranţa transportului; protecţia mediului; protecţia radiologică şi siguranţa nucleară; siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale, sănătatea şi bunăstarea animalelor; sănătatea publică; protecţia consumatorilor; protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice, prevăzute în anexa nr. 2, încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt menţionate la art. 325
din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene şi cum sunt detaliate în măsurile relevante ale Uniunii Europene; încălcări referitoare la piaţa internă, menţionate la art. 26 alin. (2) din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurenţă şi de ajutoare de stat, precum şi încălcări referitoare la piaţa internă în ceea ce priveşte actele care încalcă normele privind impozitarea societăţilor sau mecanismele al căror scop este obţinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăţilor, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenţii sau infracţiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii.
c) Informaţii referitoare la încălcări ale legii - informaţii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potenţiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul Societății, unde lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activităţii sale, precum şi informaţiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări.
d) Raportare - comunicarea orală sau scrisă de informaţii, potrivit modalităţilor prevăzute la art. 5 alin.
(4) din Legea nr. 361/2022, cu privire la orice faptă care reprezintă o încălcare a legi
e) Raportare internă - comunicarea orală sau scrisă de informaţii referitoare la încălcări ale legii din cadrul Societății. Raportarea internă se realizează prin mijloacele puse la dispoziţie de Societate potrivit Cap. V, art. 2 alin. (1) din prezenta Procedură pentru efectuarea de raportări privind încălcări ale legii, acestea constituind canalele interne de raportare.
f) Raportare externă - comunicarea orală sau scrisă de informaţii referitoare la încălcări ale legii realizată prin canalele externe de raportare reprezentate de autorităţile prevăzute la art. 3 pct. 15 din Legea nr. 361/2022.
g) Divulgare publică - punerea la dispoziţie, în orice mod, în spaţiul public a informaţiilor referitoare la încălcări ale legii.
h) Avertizor în interes public - persoana fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii, obţinute în context profesional.
i) Facilitator - persoana fizică ce asistă avertizorul în interes public în procesul de raportare într-un context profesional şi a cărui asistenţă trebuie să fie confidenţială.
j) Context profesional - activităţi profesionale, actuale sau anterioare, de orice natură, remunerate sau nu, desfăşurate în cadrul Societății, în baza cărora persoanele pot obţine informaţii referitoare la încălcări ale legii şi pot suferi represalii în caz de raportare a acestora.
k) Lucrător - persoana fizică ce se află într-un raport de muncă sau raport de serviciu, în temeiul dispoziţiilor de drept comun sau speciale în materie, şi prestează muncă în schimbul unei remuneraţii.
l) Persoană vizată prin raportare - persoana fizică sau juridică menţionată în raportare sau în divulgarea publică drept persoana căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată.
m) Represalii - orice acţiune sau omisiune, directă sau indirectă, apărută într-un context profesional, care este determinată de raportarea internă sau externă ori de divulgarea publică şi care provoacă sau poate provoca prejudicii avertizorului în interes public.
n) Acţiuni subsecvente - orice acţiune întreprinsă de către destinatarul unei raportări interne sau de către autoritatea competentă în vederea soluţionării raportării şi, acolo unde este cazul, a remedierii încălcării raportate.
o) Informarea - transmiterea către avertizorul în interes public a unor informaţii referitoare la acţiunile subsecvente şi la motivele unor astfel de acţiuni.
p) Autoritate competentă să primească raportări privind încălcări ale legii reprezintă:
i. autorităţile şi instituţiile publice care, potrivit dispoziţiilor legale speciale, primesc şi soluţionează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competenţă;
ii. Agenţia Naţională de Integritate, denumită în continuare Agenţia;
iii. alte autorităţi şi instituţii publice cărora Agenţia le transmite raportările spre competentă soluţionare;
q) Persoana desemnată - responsabilul cu atribuţiile prevăzute la art. 10 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 361/2022, numit la nivelul Societății. În funcţie de numărul de angajaţi, atribuţiile pot fi exercitate de către o persoană, un compartiment sau pot fi externalizate către un terţ, denumit în continuare terţ desemnat.
CAP. III PRINCIPII
În analiza sesizării privind presupusa încălcare a legii se vor avea în vedere următoarele principii care guvernează protecţia raportărilor privind încălcări ale legii:
⮚ Principiul legalităţii, potrivit căruia Societatea are obligaţia de a respecta drepturile şi libertăţile fundamentale, prin asigurarea respectării depline, printre altele, a libertăţii de exprimare şi de informare, a dreptului la protecţia datelor cu caracter personal, a libertăţii de a desfăşura o activitate comercială, a dreptului la un nivel ridicat de protecţie a consumatorilor, a dreptului la un nivel ridicat de protecţie a sănătăţii umane, a dreptului la un nivel ridicat de protecţie a mediului, a dreptului la o cale de atac eficientă şi a dreptului la apărare.
⮚ Principiul responsabilităţii, potrivit căruia avertizorul în interes public are obligaţia de a prezenta date sau informaţii cu privire la faptele raportate.
⮚ Principiul imparţialităţii, potrivit căruia examinarea şi soluţionarea raportărilor se fac fără subiectivism, indiferent de convingerile şi interesele persoanelor responsabile de soluţionarea acestora.
⮚ Principiul echilibrului, potrivit căruia nicio persoană nu se poate prevala de prevederile Legii nr. 361/2022 pentru a diminua sancţiunea administrativă sau disciplinară pentru o faptă a sa mai gravă care nu are legătură cu raportarea.
⮚ Principiul bunei-credinţe, potrivit căruia este ocrotită persoana care a avut motive întemeiate să creadă că informaţiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării şi că respectivele informaţii intrau în domeniul de aplicare al Legii nr. 361/2022.
CAP. IV – PERSOANE CARE POT FI AVERTIZORI ÎN INTERES PUBLIC
ART. 1 Pot avea calitatea de avertizori în interes public următoarele persoane:
a) toți salariații Societății, indiferent de tipul contractului de muncă încheiat, inclusiv voluntarii şi stagiarii remuneraţi sau neremuneraţi;
b) persoanele care desfășoară o activitate independentă, în înţelesul art. 49 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene și care colaborează contractual cu Societatea;
c) asociații şi persoanele care fac parte din organul de administrare, de conducere sau de supraveghere al Societății, inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administraţie;
d) orice persoană care lucrează sub supravegherea şi conducerea persoanei fizice sau juridice cu care Societatea a încheiat contracte, a subcontractanţilor şi a furnizorilor acesteia.
e) persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă şi care efectuează raportări prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulgă public informaţii privind încălcări ale legii obţinute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu a încetat.
f) persoanele care raportează sau dezvăluie public informaţii privind încălcări ale legii în mod anonim.
CAP. V– MODALITĂȚI DE RAPORTARE
ART.1 Persoanele desemnate au acces direct și în timp util la datele și informațiile relevante deținute de Societate necesare îndeplinirii obligațiilor prevăzute de Legea nr. 361/2022 și răspund pentru îndeplinirea sarcinilor stabilite în aplicarea dispozițiilor legale incidente în materie.
ART. 2 – (1) Persoanele care raportează încălcări ale legii care s-au produs sau sunt susceptibile să se producă în cadrul Societății au la dispoziție următoarele modalități de raportare:
- pe site-ul companiei, la adresa xxxxx://xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx
- prin e-mail la adresa xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx ;
- telefonic, la numărul 021 305 30 03;
- prin intermediul serviciilor poștale la adresa sediului social al Societății din Bucureşti Sectorul 5, Str. Sfântul Elefterie nr. 18, Cladirea Elefterie, parter, etajul 1 parte A – În atenția Compartiment avertizor integritate;
- personal, prin prezența la sediul social al Societății.
(2) În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică Persoana desemnată are obligaţia de a întocmi un proces-verbal de transcriere completă şi exactă a conversaţiei. Persoana desemnată oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica şi de a-şi exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversaţiei, prin semnarea acestuia.
(3) În cazul în care avertizorul în interes public solicită ca raportarea să aibă loc în prezenţa Persoanelor desemnate, acestea au obligaţia de a întocmi un proces-verbal de consemnare, într-o formă durabilă şi accesibilă, sub rezerva consimţământului avertizorului în interes public. Persoanele desemnate oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica şi de a-şi exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversaţiei, prin semnarea acestuia.
(4) În cazul în care avertizorul în interes public nu îşi exprimă consimţământul pentru transcrierea conversaţiei, acesta este îndrumat să raporteze în scris, pe suport hârtie, Persoanelor desemnate, sau în format electronic, la o adresă de poştă electronică dedicată.
ART. 3 - (1) Raportarea cuprinde, cel puţin, următoarele:
a) numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, dupa caz;
b) contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile;
c) persoana vizată, dacă este cunoscută;
d) descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul Societății;
e) probele în susţinerea raportării, după caz;
f) data şi semnătura, după caz.
CAP. VI - EVIDENȚA RAPORTĂRILOR
ART. 1 – (1) Raportările se înscriu într-un registru, care cuprinde:
a) data primirii raportării;
b) numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public;
c) obiectul raportării;
d) modalitatea de soluţionare.
(2) Societatea, prin Persoanele desemnate, păstrează în format electronic evidenţa tuturor raportărilor primite cu respectarea cerinţelor privind confidenţialitatea.
(3) Raportările se păstrează 5 ani. După expirarea perioadei de păstrare de 5 ani, acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.
(4) Termenul prevăzut la alin. (3) se aplică şi în cazul proceselor-verbale prevăzute la Cap. V, art. 2 alin.
(2) şi (3) din prezenta Procedură.
(5) Societatea, prin Persoanele desemnate, are obligaţia de a menţine statistici cu privire la raportările care privesc încălcări ale legii.
CAP. VII - ÎNREGISTRAREA, ANALIZA ȘI SOLUȚIONAREA RAPORTĂRILOR
ART. 1 - (1) După primirea raportării, Societatea, prin Persoanele desemnate, are obligaţia înregistrării în registrul electronic de raportări, confirmând primirea, de îndată, dar nu mai târziu de 7 zile calendaristice de la data primirii, cu excepţia cazului în care avertizorul în interes public a solicitat în mod expres altfel sau atunci când Societatea consideră, în mod rezonabil, că o confirmare a primirii raportării ar periclita protecţia identităţii avertizorului în interes public.
(2) După înregistrarea raportării, Persoanele desemnate efectuează o primă examinare a acesteia, în ceea ce priveşte îndeplinirea prevederilor art. 2 şi art. 6 din Legea nr. 361/2022.
(3) Dacă pe baza informaţiilor conţinute în raportare există indicii privind existenţa unei încălcări a legii, Persoanele desemnate procedează la examinarea propriu-zisă.
(4) După finalizarea examinării, Persoanele desemnate întocmesc un raport care cuprinde următoarele elemente: prezentarea situaţiei care a făcut obiectul raportării, inclusiv descrierea informaţiilor aduse la cunoştinţa Societății prin raportarea înregistrată, precum și măsurile administrative luate.
(5) Societatea este obligată să informeze avertizorul în interes public cu privire la stadiul acţiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile prevăzut la alin. (1) precum şi, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor subsecvente, cu excepţia cazului în care informarea ar putea periclita desfăşurarea acestora.
(6) Societatea este obligată să informeze avertizorul în interes public și organele de conducere cu privire la modalitatea de soluţionare a raportării.
ART. 2 – (1) Raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează şi se soluţionează în măsura în care conţine indicii referitoare la încălcări ale legii.
(2) Raportarea se clasează atunci când nu conţine elementele prevăzute la art. 6 din Legea nr. 361/2022, altele decât datele de identificare a avertizorului în interes public, iar Persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită.
(3) Raportarea se clasează atunci când este transmisă anonim şi nu conţine suficiente informaţii referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea şi soluţionarea raportării, iar Persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită.
(4) În situaţia prevăzută la alin. (2), soluţia de clasare se comunică avertizorului în interes public, cu indicarea temeiului legal.
(5) În cazul în care o persoană face mai multe raportări cu acelaşi obiect, acestea se conexează, avertizorul în interes public urmând să primească o singură informare. Dacă după trimiterea acesteia se primeşte o nouă raportare cu acelaşi obiect, fără a prezenta informaţii suplimentare care să justifice o acţiune subsecventă diferită, aceasta se clasează.
(6) Persoanele desemnate pot decide încheierea procedurii dacă după examinarea raportării se constată că este o încălcare în mod clar minoră şi nu necesită acţiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii. Această prevedere nu aduce atingere obligaţiei de a păstra confidenţialitatea, de a informa avertizorul în interes public şi nu aduce atingere nici altor obligaţii sau altor proceduri aplicabile de remediere a încălcării raportate.
(7) Soluţia de clasare se comunică avertizorului în interes public, cu indicarea temeiului legal.
CAP. VIII – OBLIGAȚIA DE CONFIDENȚIALITATE
ART. 1 – (1) Persoanele desemnate să soluţioneze raportarea au obligaţia de a nu dezvălui identitatea avertizorului în interes public şi nici informaţiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepţia situaţiei în care are consimţământul expres al acestuia.
(2) Prin excepţie de la prevederile alin. (1), identitatea avertizorului în interes public şi orice altă informaţie prevăzută la alin. (1) pot fi divulgate numai în cazul în care acest lucru este o obligaţie impusă de lege, cu respectarea condiţiilor şi a limitelor prevăzute de aceasta.
(3) În cazul prevăzut la alin. (2), avertizorul în interes public este informat anterior, în scris, cu privire la divulgarea identităţii şi a motivelor divulgării datelor confidenţiale în cauză. Obligaţia nu există în cazul în care informarea ar periclita investigaţiile sau procedurile judiciare.
(4) Informaţiile din cuprinsul raportărilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate în alte scopuri decât cele necesare soluţionării raportării.
(5) Obligaţia de a păstra confidenţialitatea nu există în cazul în care avertizorul în interes public a dezvăluit în mod intenţionat identitatea sa în contextul unei divulgări publice.
(6) Obligaţia de a păstra confidenţialitatea se menţine şi în cazul în care raportarea ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul Societății, alta decât Persoana desemnată. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, Persoanei desemnate.
CAP. IX – MĂSURI DE PROTECȚIE, MĂSURI DE SPRIJIN ȘI MĂSURI REPARATORII SECȚIUNEA I – CONDIȚII
ART. 1 – (1) Pentru a beneficia de măsurile de protecţie, avertizorul în interes public trebuie să întrunească cumulativ următoarele condiţii
a) să fie una dintre persoanele care efectuează raportări potrivit prevederilor Cap. IV art. 1 lit. a)-d) din prezenta Procedură şi care a obţinut informaţii referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional;
b) să fi avut motive întemeiate să creadă că informaţiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării;
c) să fi efectuat o raportare internă, o raportare externă sau o divulgare publică.
(2) Pentru a beneficia de măsurile reparatorii, avertizorul în interes public trebuie să îndeplinească cumulativ condiţiile prevăzute la alin. (1), precum şi condiţia ca represaliile să fie consecinţa raportării efectuate.
(3) Măsurile prevăzute de prezentul capitol se aplică şi:
a) facilitatorilor;
b) persoanelor terţe care au legături cu avertizorul în interes public şi care ar putea să sufere represalii într-un context profesional, cum ar fi colegi sau rude ale acestuia;
c) persoanelor juridice deţinute de către avertizorul în interes public sau pentru care avertizorul în interes public lucrează sau cu care are alte tipuri de legături într-un context profesional;
d) avertizorului în interes public care, în mod anonim, a raportat sau a divulgat public informaţii referitoare la încălcări, dar este ulterior identificat şi suferă represalii;
e) avertizorului în interes public care efectuează raportări către instituţiile, organele, oficiile sau agenţiile competente ale Uniunii Europene.
SECȚIUNEA II – EXONERAREA DE RĂSPUNDERE
ART. 1 – (1) În vederea protejării împotriva represaliilor, persoanele prevăzute la Cap.IV art. 1 şi art. Cap. IX, Secțiunea I, art. 1 alin. (3) din prezenta Procedură beneficiază de măsurile prevăzute la alin. (2)-
(7) din prezenta secțiune.
(2) Avertizorul în interes public care efectuează o raportare sau divulgare publică a unor informaţii privind încălcări ale legii nu încalcă dispoziţiile legale sau clauzele contractuale privind divulgarea de informaţii şi nu răspunde pentru raportarea sau divulgarea publică a unor astfel de informaţii, cu condiţia să fi efectuat o raportare sau divulgare publică în condiţiile Legii nr. 361/2022 şi să fi avut motive întemeiate să creadă că raportarea sau divulgarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii. Dispoziţiile art. 1 alin. (4) şi (5) din Legea nr. 361/2022 rămân aplicabile.
(3) Avertizorul în interes public care dobândeşte sau accesează date şi informaţii de care are cunoştinţă în virtutea atribuţiilor de serviciu sau a raporturilor de muncă nu răspunde dacă accesarea sau dobândirea are ca scop raportarea sau dezvăluirea publică a unei încălcări a legii, iar raportarea sau divulgarea publică s-a efectuat în condiţiile Legii nr. 361/2022.
(4) Răspunderea avertizorilor în interes public pentru acte sau omisiuni care nu au legătură cu raportarea sau divulgarea publică sau care nu sunt necesare pentru dezvăluirea unei încălcări a legii este supusă dispoziţiilor de drept comun.
(5) În cadrul procedurilor judiciare care vizează încălcări precum încălcarea dreptului la imagine, încălcarea drepturilor de autor, încălcarea secretului profesional, încălcarea normelor de protecţie a datelor, divulgarea secretelor comerciale sau acţiunile în despăgubire, nu se poate angaja răspunderea persoanelor prevăzute la Cap. IV art. 1 şi Cap. IX, Secțiunea I, art. 1 alin. (3) din prezenta Procedură ca urmare a raportărilor sau a divulgărilor publice efectuate în condiţiile Legii nr. 361/2022. Persoanele prevăzute la Cap. IV art. 1 şi Cap. IX, Secțiunea I, art. 1 alin. (3) din prezenta Procedură au dreptul să invoce respectiva raportare sau divulgare publică pentru a urmări închiderea cauzei, cu condiţia să fi avut motive întemeiate să considere că raportarea sau divulgarea publică a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii, în temeiul Legii nr. 361/2022.
(6) În cazul în care o persoană raportează sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii în condiţiile Legii nr. 361/2022 şi aceste informaţii includ secrete comerciale, o astfel de raportare sau divulgare publică este considerată legală în condiţiile art. 3 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 25/2019 privind protecţia know-how-ului şi a informaţiilor de afaceri nedivulgate care constituie secrete comerciale împotriva dobândirii, utilizării şi divulgării ilegale, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative.
(7) Persoanele prevăzute la Cap. IV art. 1 şi Cap. IX, Secțiunea I, art. 1 alin. (3) din prezenta Procedură care au efectuat o raportare sau divulgare publică în condiţiile Legii nr. 361/2022 au dreptul la repararea integrală a prejudiciului suferit ca urmare a raportării sau divulgării publice.
SECȚIUNEA III – INTERDICȚIA REPRESALIILOR
ART. 1 – (1) Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, ameninţări cu represalii sau tentative de represalii, în special cele care privesc:
a) orice suspendare a contractului individual de muncă ori a raportului de serviciu;
b) modificarea contractului de muncă sau a raportului de serviciu;
c) reducerea salariului şi schimbarea programului de lucru;
d) retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă şi a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanţei profesionale individuale sau prin recomandări negative pentru activitatea profesională desfăşurată;
e) aplicarea oricărei alte sancţiuni disciplinare;
f) constrângerea, intimidarea, hărţuirea;
g) discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
h) refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut aşteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
i) refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract;
j) cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputaţiei persoanei în cauză, în special pe platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunităţilor de afaceri şi a pierderii de venituri;
k) includerea pe o listă sau într-o bază de date negativă, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate presupune că persoana în cauză nu îşi va găsi, în viitor, un loc de muncă în respectivul sector sau în respectiva industrie;
l) rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru bunuri sau servicii, fără a fi îndeplinite condiţiile în acest sens;
m) anularea unei licenţe sau a unui permis;
n) solicitarea de efectuare a unei evaluări psihiatrice sau medicale.
(2) La cererea avertizorului în interes public cercetat disciplinar, în termen de maximum un an de la data raportării, baroul din circumscripţia locului de desfăşurare a activităţii avertizorului în interes public asigură asistenţa judiciară gratuită pe parcursul procedurii disciplinare.
SECȚIUNEA IV – CONTESTAREA MĂSURILOR LUATE CA REPRESALII
ART. 1 – (1) Avertizorul în interes public poate contesta măsurile prevăzute la Cap. IX, Secțiunea III, art. 1 din prezenta Procedură printr-o cerere adresată instanţei competente, în funcţie de natura litigiului, în a cărei circumscripţie teritorială acesta îşi are domiciliul.
(2) În litigiile prevăzute la alin. (1) sarcina de a dovedi că măsura contestată este justificată de alte motive decât cele care au legătură cu raportarea sau divulgarea publică revine, după caz, fie angajatorului, fie entităţii cu privire la care se face contestarea privind represaliile.
(3) Instanţa poate dispune, pe calea ordonanţei preşedinţiale, chiar dacă nu există judecată asupra fondului, suspendarea măsurilor prevăzute la Cap. IX, Secțiunea III, art. 1 din prezenta Procedură.
(4) La cererea avertizorului în interes public care doreşte să conteste măsurile prevăzute la Cap. IX, Secțiunea III, art. 1 din prezenta Procedură, baroul din circumscripţia locului de desfăşurare a activităţii avertizorului în interes public asigură asistenţa judiciară gratuită.
(5) Dacă instanţa constată că măsura a fost dispusă ca represalii în considerarea raportării sau a divulgării publice, aceasta poate dispune, după caz, desfiinţarea măsurii, repunerea părţilor în situaţia anterioară, repararea prejudiciului, încetarea măsurii şi interzicerea ei pe viitor, precum şi orice alte măsuri pentru încetarea formelor de represalii.
(6) Odată cu luarea oricăreia dintre măsurile prevăzute la alin. (5), instanţa va dispune, în toate cazurile, şi obligarea autorităţii, instituţiei publice sau persoanei juridice de drept public sau persoanei juridice de drept privat la publicarea într-un cotidian local sau naţional, pe cheltuiala sa, a unui extras din hotărârea prin care a fost constatată dispunerea în mod nelegal a uneia dintre măsurile prevăzute la Cap. IX, Secțiunea III, art. 1 din prezenta Procedură. Extrasul se publică şi pe pagina de internet existentă a autorităţii, instituţiei publice, persoanei juridice de drept public sau persoanei juridice de drept privat, precum şi pe pagina de internet a Agenţiei, cu respectarea legislaţiei privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal.
(7) Dacă instanţa constată că împotriva aceluiaşi avertizor în interes public au fost dispuse, de cel puţin două ori, represalii în considerarea aceleiaşi raportări sau divulgări publice, aceasta poate dispune, după caz, oricare dintre măsurile prevăzute la alin. (5), precum şi aplicarea unei amenzi civile în cuantum de până la 40.000 de lei.
(8) Dispoziţiile prevăzute la alin. (1)-(7) se aplică şi celorlalte persoane prevăzute la art. Cap. IX, Secțiunea I, art. 1 alin. (3) din prezenta Procedură.
CAP. X INTERZICEREA RENUNŢĂRII LA DREPTURI ŞI LA MĂSURI REPARATORII
ART. 1 - (1) Drepturile şi măsurile prevăzute de Legea nr. 361/2022 nu pot face obiectul unei renunţări sau limitări prin contract, formă sau condiţii de încadrare în muncă, inclusiv un acord de arbitraj prealabil unui litigiu.
(2) Orice tranzacţie prin care se urmăreşte limitarea sau renunţarea la drepturile şi măsurile prevăzute de Legea nr. 361/2022 este nulă de drept.
CAP. XI – PROTECȚIA IDENTITĂȚII PERSOANEI VIZATE ȘI A TERȚELOR PERSOANE
ART. 1 - (1) Normele privind protecţia identităţii aplicabile avertizorilor în interes public, prevăzute la art. 8 alin. (1), art. 13 alin. (2) lit. c) şi art. 31 din Legea nr. 361/2022, se aplică şi persoanei vizate, precum şi persoanelor terţe la care se face referire în raportare.
(2) Identitatea persoanei vizate este protejată cât timp sunt în desfăşurare acţiunile subsecvente raportării sau divulgării publice, cu excepţia cazului în care, ca urmare a soluţionării raportării sau divulgării, se
constată că persoana vizată nu este vinovată de încălcările legii ce au făcut obiectul raportării sau divulgării.
(3) Persoanele vizate au dreptul la apărare, inclusiv dreptul de a fi ascultate şi dreptul de acces la propriul dosar.
CAP. XII – CONDIȚII PRIVIND CERCETAREA DISCIPLINARĂ
ART. 1 - (1) La solicitarea avertizorului în interes public cercetat disciplinar ca urmare a raportării interne, externe sau divulgării publice, comisiile de disciplină sau alte organisme similare din cadrul autorităţilor, instituţiilor publice, altor persoane juridice de drept public sau persoanelor juridice de drept privat au obligaţia de a invita presa şi un reprezentant al sindicatului sau al asociaţiei profesionale sau un reprezentant al salariaţilor, după caz.
(2) Anunţul se face prin comunicat pe pagina de internet a autorităţii, instituţiei publice, persoanei juridice de drept public sau persoanei juridice de drept privat cu cel puţin 3 zile lucrătoare înaintea şedinţei, sub sancţiunea nulităţii raportului şi a sancţiunii disciplinare aplicate.
CAP. XIII – PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
ART. 1 - (1) Toate prelucrările de date cu caracter personal efectuate în temeiul prezentei Proceduri se desfăşoară potrivit dispoziţiilor din Regulamentul (UE) 2016/679 şi din Legea nr. 363/2018, precum şi dispoziţiilor din Regulamentul (UE) 2018/1.725.
(2) Datele cu caracter personal care nu sunt necesare pentru soluţionarea unei anumite raportări nu se colectează sau, dacă sunt colectate în mod accidental, se şterg.
CAP. XIV – SANCȚIUNI
ART. 1 - (1) Încălcarea prevederilor Legii nr. 361/2022 atrage, după caz, răspunderea civilă, disciplinară, contravențională sau penală.
(2) Următoarele fapte constituie contravenţii, dacă nu au fost săvârşite în astfel de condiţii încât să fie considerate, potrivit legii penale, infracţiuni şi se sancţionează după cum urmează:
a) împiedicarea, prin orice mijloace, a raportării de către persoana desemnată să primească şi să înregistreze raportările sau de către persoana care face parte din compartimentul desemnat în acest sens din cadrul persoanelor juridice prevăzute la art. 1 alin. (1) din Legea nr. 361/2022, cu amendă de la 2.000 lei la 20.000 lei;
b)refuzul nejustificat al autorităţilor, instituţiilor publice, persoanelor juridice de drept public, precum şi persoanelor juridice de drept privat de a răspunde solicitărilor Agenţiei şi autorităţilor prevăzute la art. 3 pct. 15 lit. c) din Legea nr. 361/2022 în exercitarea atribuţiilor care le revin potrivit prevederilor art. 17 alin. (5) din Legea nr. 361/2022, cu amendă de la 3.000 lei la 30.000 lei;
c) nerespectarea de către persoanele juridice prevăzute la art. 1 alin. (1) din Legea nr. 361/2022 a obligaţiei de a institui canalele interne de raportare prevăzute la art. 9 alin. (1) din Legea nr. 361/2022, cu amendă de la 3.000 lei la 30.000 lei;
d)nerespectarea de către persoanele juridice prevăzute la art. 1 alin. (1) din Legea nr. 361/2022 a obligaţiilor prevăzute la art. 10 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 361/2022, cu amendă de la 4.000 lei la
40.000 lei;
e) încălcarea de către persoanele fizice a obligaţiei de a menţine confidenţialitatea privind identitatea avertizorilor în interes public, a persoanei vizate sau a terţelor persoane, astfel cum este prevăzută la art. 8 şi la art. 25 din Legea nr. 361/2022, cu amendă de la 4.000 lei la 40.000 lei
(3) Raportarea de informaţii privind încălcări ale legii, cunoscând că acestea sunt nereale, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 2.500 lei la 30.000 lei, dacă fapta nu a fost săvârşită în astfel de condiţii încât să fie considerată, potrivit legii, infracţiune.
CAP. XV – DISPOZIŢII FINALE
ART. 1 - (1) Datanet va asigura periodic instruirea corespunzătoare a angajaţilor/colaboratorilor săi cu privire la dispoziţiile Legii nr. 361/2022, precum şi cu privire la cerinţele relevante privind protecţia datelor cu caracter personal.
(2) Datanet asigură protecţia angajaţilor/colaboratorilor şi reprezentanţilor lor care raportează, fie la nivel intern, fie către Agenția Națională de Integritate sau către celelalte autorități competente potrivit Legii nr. 361/2022, încălcări ale legii, față de expunerea la amenințări, acțiuni ostile ori discriminatorii, asigurând inclusiv confidențialitatea cu privire la identitatea acestora.
(3) Toți angajații și colaboratorii Datanet sunt obligați să ia cunoștință și să aplice prevederile prezentei Proceduri interne.
(4) Prezenta Procedură se completează în mod corespunzător cu toate și oricare prevederi legale în vigoare, precum și cu prevederile reglementărilor şi instrucţiunilor emise de autorităţile competente în aplicarea prevederilor Legii nr. 361/2022. În cazul în care o prevedere a prezentei Proceduri este modificată, completată sau abrogată de o dispoziție legală, reglementare și/sau instrucțiune dintre cele anterior menționate, se vor aplica prevederile acestora din urmă.