Procedura de gestionare a veniturilor şi a creanţelor
|
Procedura de gestionare a veniturilor şi a creanţelor |
|
|
xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
Procedura de gestionare a veniturilor şi a creanţelor
Scopul procedurii
Scopul acestei proceduri este:
stabilirea condiţiilor ce trebuie îndeplinite de documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate a creanţelor şi a veniturilor, încasarea creanţelor, scoaterea din evidenţă a creanţelor prescrise, evaluarea creanţelor;
înregistrarea în contabilitate a veniturilor şi creanţelor astfel încât:
să se asigure respectarea principiului prudenţei;
să se reflecte creanţele la valoarea lor probabilă de încasat.
Domeniul
Procedura se aplică la emiterea şi înregistrarea în contabilitate a documentelor justificative prin care se constituie creanţe de către persoanele din cadrul compartimentelor Tehnic, Comercial şi Financiar-contabil.
Reglementări aplicabile
Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
O.M.F.P. nr. 2.634/2015.
Descrierea procedurii
Documentele justificative
Înregistrarea creanţelor către clienţi sau alți debitori se realizează pe baza următoarelor documente justificative:
Contract
Factură
Facturile emise cuprind:
numărul de ordine;
data emiterii facturii;
data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare ale reprezentantului fiscal;
denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor;
avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;
indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei;
în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menționarea acestui fapt;
în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile au orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
în cazul în care clientul este persoană obligată la plata TVA, menţiunea „taxare inversă”;
în cazul în care se aplică regimul special pentru agențiile de turism, menţiunea „regimul marjei - agenţii de turism”;
dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile „regimul marjei - bunuri second-hand”, „regimul marjei - opere de artă” sau „regimul marjei - obiecte de colecţie şi antichităţi”, după caz;
în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea „TVA la încasare”;
o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.
Aviz de însoţire a mărfurilor
Bon fiscal
Înregistrarea scoaterii din evidenţă a creanţelor pe baza următoarelor documente justificative
Încasarea creanţelor
- Chitanţa
Se întocmeşte în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi se semnează de acesta pentru primirea sumei.
Al doilea exemplar rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul de casă.
Se arhivează la compartimentul Financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului.
Ordinul de plată
Cambia
Cecul
Biletul la ordin
Compensarea datoriilor şi creanţelor
- Procesul-verbal de compensare
Prescrierea creanţelor
- Decizia administratorului
Cesiunea de creanţe
- Contractul de cesiune de creanţe
Creanţele în valută sau exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute
Creanţele în valută se înregistrează iniţial atât în valută, cât şi în lei, la cursul de schimb valutar, comunicat de Banca Naţională a României, de la data efectuării operaţiunii.
Diferenţele de curs valutar care apar cu ocazia decontării creanţelor în valută, la cursuri diferite faţă de cele la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul lunii sau faţă de cele la care sunt înregistrate în contabilitate, se recunosc în luna în care apar ca venituri sau cheltuieli din diferenţe de curs valutar.
Atunci când creanţa în valută este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit, întreaga diferenţă de curs valutar este recunoscută în acea lună.
Atunci când creanţa în valută este decontată într-o lună ulterioară, diferenţa de curs valutar recunoscută în fiecare lună, care intervine până în luna decontării, se determină ţinând seama de modificarea cursurilor de schimb survenită în cursul fiecărei luni.
Diferenţele de valoare care apar cu ocazia decontării creanţelor exprimate în lei, în funcţie de un curs valutar diferit de cel la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul lunii sau faţă de cele la care sunt înregistrate în contabilitate, trebuie recunoscute în luna în care apar la alte venituri sau cheltuieli financiare.
Atunci când creanţa este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit, întreaga diferenţă rezultată este recunoscută în acea lună.
Atunci când creanţa este decontată într-o lună ulterioară, diferenţa recunoscută în fiecare lună, care intervine până în luna decontării, se determină ţinând seama de modificarea cursurilor de schimb, survenită în cursul fiecărei luni.
La finele fiecărei luni, creanţele în valută/exprimate în lei, în funcţie de cursul unei valute se evaluează la cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a României din ultima zi bancară a lunii în cauză. Diferenţele de curs înregistrate se recunosc în contabilitate la venituri sau cheltuieli din diferenţe de curs valutar/alte venituri sau cheltuieli financiare.
B. Înregistrarea în contabilitate
Creanţele sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc, şi nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat.
În contabilitatea clienţilor se înregistrează operaţiunile privind livrările de mărfuri şi produse, serviciile prestate, precum şi alte operaţiuni similare efectuate.
Creanţele faţă de clienţii pentru care, până la finele lunii, nu au fost întocmite facturile se evidenţiază distinct în contabilitate în contul 418 Clienţi - facturi de întocmit, pe baza documentelor care atestă livrarea bunurilor, respectiv prestarea serviciilor.
În baza contabilităţii de angajamente, entităţile trebuie să evidenţieze în contabilitate toate veniturile şi creanţele rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.
În conturile de clienţi se evidenţiază distinct creanţele din penalităţi stabilite conform clauzelor contractuale, despăgubiri cuvenite pentru contracte întrerupte înainte de termen şi alte elemente de natură similară.
Livrări de bunuri sau servicii pe bază de factură:
411 |
= |
% |
Clienţi |
|
701/ 704/ 706/ 707 |
|
|
Venituri din vânzarea produselor finite, produselor agricole și a activelor biologice de natura stocurilor/Venituri din servicii prestate/Venituri din redevențe, locații de gestiune și chirii/Venituri din vânzarea mărfurilor |
|
|
4427 |
|
|
TVA colectată |
Livrări de bunuri sau servicii pentru care nu s-a întocmit factură:
418 |
= |
%
|
Clienţi - facturi de întocmit |
|
701/704/706/707 |
|
|
Venituri din vânzarea produselor finite, produselor agricole și a activelor biologice de natura stocurilor/Venituri din servicii prestate/Venituri din redevențe, locații de gestiune și chirii/Venituri din vânzarea mărfurilor |
|
|
4428 |
|
|
TVA neexigibilă |
Întocmirea facturii:
411 |
= |
418 |
Clienţi |
|
Clienţi - facturi de întocmit |
Și colectarea TVA:
4428 |
= |
4427 |
TVA neexigibilă |
|
TVA colectată |
Despăgubiri, amenzi şi penalităţi cuvenite aferente perioadei curente:
411 |
= |
7581 |
Clienţi |
|
Venituri din despăgubiri, amenzi și penalități |
Despăgubiri, amenzi şi penalităţi cuvenite, aferente perioadelor anterioare:
411 |
= |
1174 |
Clienţi |
|
Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile |
Reactivare creanţe prescrise:
411 |
= |
754 |
Clienţi |
|
Venituri din creanţe reactivate şi debitori diverşi |
Diferenţele nefavorabile din evaluarea creanţelor în valută sau în lei în funcţie de cursul unei valute:
665/668 |
= |
411/418/461 |
Cheltuieli din diferenţe de curs valutar/Alte cheltuieli financiare |
|
Clienţi/Clienţi - facturi de întocmit/Debitori diverşi |
Diferenţele favorabile din evaluarea datoriilor în valută sau în lei în funcţie de cursul unei valute:
411/418/461 |
= |
765/768 |
Clienţi/Clienţi - facturi de întocmit/Debitori diverşi |
|
Venituri din diferenţe de curs valutar/Alte venituri financiare |
Încasarea creanţelor:
512/531 |
= |
411 |
Conturi la bănci/Casa |
|
Clienţi |
Încasarea creanţelor în cazul în care societatea aplică sistemul de TVA defalcat:
5121 |
= |
411 – valoarea fără TVA |
Conturi la bănci în lei |
|
Clienţi |
Și
5126 |
= |
411 – valoarea TVA |
Conturi la bănci în lei - TVA defalcat |
|
Clienţi |
Reţinerea garanţiilor (de buna execuție):
267 |
= |
411 |
Creanţe imobilizate |
|
Clienţi |
Încasarea prin alte instrumente de plată acceptate (cec, bilet la ordin, cambie):
511/413 |
= |
411 |
Valori de încasat/Efecte de primit de la clienţi |
|
Clienţi |
Cesiunea creanţelor:
% |
= |
411 |
- valoarea nominală |
461 |
|
Clienţi |
- valoarea negociată de încasat de la cesionar |
Debitori diverşi |
|
|
|
654 |
|
|
- diferenţa: valoare nominală – valoare de încasat |
Pierderi din creanţe şi debitori diverşi |
|
|
|
Creanţe prescrise, scutite sau anulate:
654 |
= |
411/461 |
Pierderi din creanțe și debitori diverși |
|
Clienţi/Debitori diverşi |
Creanţe în litigiu scoase din evidenţă:
654 |
= |
411/461 |
Pierderi din creanţe şi debitori diverşi |
|
Clienţi/Debitori diverşi |
Reduceri financiare acordate:
667 |
= |
411 |
Cheltuieli privind sconturile acordate |
|
Clienţi |
Reduceri comerciale acordate ulterior facturării ce se înregistrează distinct:
709 |
= |
411 |
Reduceri comerciale acordate |
|
Clienţi |
Creanţe încasate în avans
- înregistrarea facturii de avans:
4111 |
= |
% |
Clienţi |
|
419 |
|
|
Clienţi - creditori |
|
|
4427 |
|
|
TVA colectată |
Încasarea facturii de avans:
5121/5311 |
= |
4111 |
Conturi în lei la bănci/Casa în lei |
|
Clienţi |
Înregistrarea facturii privind vânzarea bunurilor/prestarea serviciilor:
4111 |
= |
% |
Clienţi |
|
70x |
|
|
Conturi de venituri |
|
|
4427 |
|
|
TVA colectată |
Regularizarea avansului încasat:
Minus 4111 |
= |
% |
Clienţi |
|
419 - minus suma inițială |
|
|
Clienţi - creditori |
|
|
4427- minus suma inițială |
|
|
TVA colectată |
Xxxxxxxx responsabile
Directorul financiar contabil:
organizarea şi conducerea contabilităţii;
verificarea articolelor contabile aferente operaţiilor cu creanţe;
urmărirea respectării prezentei proceduri;
urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor utilizate.
Personalul Biroului Contabilitate:
primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi fond;
contabilizarea operaţiunilor privind creanţele;
verificarea scadenţelor creanţelor;
respectarea procedurii de lucru;
propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.
Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de .................. .