ANEXA II: TERMENI DE REFERINȚĂ

ANEXA II: TERMENI DE REFERINȚĂ

1. INFORMAȚII GENERALE 2

1.1. Țara parteneră 2

1.2. Autoritatea contractanta 2

1.3. Informații despre țară 2

1.4. Situația actuală în sector 2

1.5. Programele conexe și alte activități ale donatorilor 3

2. OBIECTIVUL, SCOP ȘI REZULTATELE AȘTEPTATE 3

2.1. Obiectiv general 3

2.2. Scop 3

2.3. Rezultatele care trebuie obținute de Contractant 4

3. IPOTEZE ȘI RISCURI 4

3.1. Ipoteze care stau la baza proiectului 4

3.2. Riscuri 4

4. DOMENIUL DE ATIVITATE 4

4.1. General 4

4.2. Lucru specific 5

4.3. Management de proiect 6

5. LOGISTICĂ ȘI SINCRONIZARE 6

5.1. Locație 6

5.2. Data de începere și perioada de implementare a sarcinilor 6

6. CERINȚE 6

6.1. Personal 6

6.2. Acomodare la oficiu 7

6.3. Facilități care urmează să fie furnizate de către Contractant 7

6.4. Echipament 7

7. RAPOARTE 7

7.1. Cerințe de raportare 7

7.2. Prezentarea și aprobarea rapoartelor 8

8. MONITORIZARE ȘI EVALUARE 8

8.1. Definiția indicatorilor 8

1. INFORMAȚII GENERALE

1.1. Țara parteneră

Republica Moldova

1.2. Autoritatea contractanta

Ministerul Afacerilor Interne reprezentat de Serviciul Tehnologii Informaționale al MAI

1.3. Informații despre țară

Republica Moldova face parte din Acordul de finanțare încheiat cu Comisia Europeană din decembrie 2016 privind programele de cooperare transfrontalieră finanțate în temeiul Regulamentului (UE) nr. 232/2014 al Parlamentului European și al Consiliului de instituire a unui instrument european de vecinătate, inclusiv toate modificări și completări ulterioare. În acest aspect, pentru a asigura publicitatea și transparența proiectului, Beneficiarul ar trebui să dezvolte promovarea și vizibilitatea proiectului constând în activități de marketing și publicitate și evenimente pentru popularizarea proiectului și creșterea vizibilității acestuia.

1.4. Situația actuală în sector

Proiectul răspunde la următoarele strategii:

La nivelul UE:

1) Strategia Uniunii Europene pentru regiunea Dunării

Obiectivul general al proiectului răspunde obiectivelor Strategiei Uniunii Europene pentru domeniile prioritare din regiunea Dunării: P.A. 1 - Mobilitate, P.A.10 - Capacitate instituțională și cooperare și P.A. 11 - Securitate. Rezultatele proiectului, respectiv dezvoltarea infrastructurii de comunicații din ambele țări vor contribui la creșterea mobilității și vor contribui, de asemenea, la cooperarea în domeniul securității, combaterea criminalității organizate și a situației de urgență.

2) Strategia de securitate internă a UE

Rezultatele proiectului vor contribui la realizarea obiectivului strategiei de securitate internă a UE. Prin crearea și dezvoltarea infrastructurii de comunicații, creați condiția necesară pentru ca forțele de ordine să intensifice schimbul de informații pentru combaterea contrabandei, traficului de persoane, migrației, crimei organizate, terorismului etc.

La nivelul Moldovei:

1) Strategia națională de dezvoltare a societății informaționale „Moldova digitală 2020”, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 857 / 31.10.2013

Rezultatele proiectului vor contribui la realizarea obiectivului general: Crearea condițiilor favorabile pentru dezvoltarea și utilizarea potențialului TIC de către instituțiile publice, întreprinderile și cetățenii pentru a-și atinge obiectivele de beneficii economice, sociale și culturale ale tuturor, respectiv pentru îndeplinirea obiectivelor specifice:

- dezvoltarea infrastructurii de comunicații informaționale și îmbunătățirea accesului tuturor.

- crearea condițiilor pentru creșterea securității și încrederii în spațiul digital.

2) Strategia Moldova 2020, aprobată prin Legea nr. 166 / 11.07.2012

Proiectul răspunde priorităților cheie de dezvoltare ale strategiei: (4) Îmbunătățirea climatului de afaceri, promovarea politicilor de concurență, eficientizarea cadrului de reglementare și aplicarea

tehnologiilor informaționale în serviciile publice pentru companii și cetățeni; (7) Creșterea calității și eficienței justiției și combaterea corupției.

Infrastructura propusă a fi înființată în prezentul proiect va fi interconectată cu cea dezvoltată în proiectul CBI al JOP RO-UA-MD 2007-2013 care a fost implementată anterior în partea de sud a Republicii Moldova (dezvoltarea coloana vertebrală a comunicațiilor radio între Chișinău - Cahul și Chișinău - Palanca) și estul României (modernizarea rețelei de transmisie digitală între Iași și Galați).

În vederea realizării obiectivelor proiectului, Ministerul Transporturilor și MAI România vor extinde rețeaua de comunicații printr-o nouă conexiune de fibră optică și o conexiune radio- conexiune și o vor moderniza, prin instalarea de noi echipamente de comunicații.

Proiectul actual va crea premise pentru dezvoltarea ulterioară a infrastructurii de comunicații între cele două țări și nu numai. Întrucât riscul prevăzut este în continuă schimbare și crește, la fel trebuie să fie instrumentele de combatere a acestora, care pot fi furnizate de cele mai recente soluții tehnice disponibile. Finanțarea asigurată prin programul transfrontalier este o modalitate de a aduce tehnologia utilizată de autorități la zi.

1.5. Programele conexe și alte activități ale donatorilor

Programul operațional comun 2014-2020.

2. OBIECTIVUL, SCOP ȘI REZULTATELE AȘTEPTATE

2.1. Obiectiv general

Obiectivul general al proiectului din care va face parte acest contract este următorul:

Pentru a obține pregătirea esențială necesară pentru managementul de proiect. Pentru inițierea echipei de proiect Beneficiar în procesele de planificare, monitorizare și închidere a proiectului, procesul de evaluare a riscurilor, nivelul de realizare așteptat de la implementarea obiectivelor, evaluarea finală a proiectului.

2.2. Scop

Scopurile acestui contract sunt următoarele:

• Pregătirea activităților și evenimentelor de marketing și publicitate pentru popularizarea proiectului și creșterea vizibilității acestuia.

• Pentru a lua măsurile în conformitate cu cerințele UE și cu reglementările programului, vizibilitatea contribuției UE la proiect este conformă cu Manualul de identitate vizuală al programului.

• Materialele promoționale și instrumentele de comunicare vor sprijini activitățile și vor crește vizibilitatea proiectului. În același timp, activitățile de informare vor susține implementarea proiectului prin diferite etape și vor contribui la vizibilitatea și diseminarea rezultatelor proiectului.

• Canalele de comunicare vor asigura diseminarea rezultatelor proiectului la nivel transfrontalier și conștientizarea acțiunilor la nivelul grupului țintă.

Principalele informații referitoare la proiect, care trebuie să fie făcute publice sunt:

• numele programului și instrumentul financiar al UE-Instrumentul european de vecinătate;

• bugetul total al proiectului și finanțarea UE

• titlul proiectului

• prioritatea abordată de proiect

• asociere

• obiectivele proiectului, rezultatele și principalele rezultate

• durata proiectului

• locația proiectului

• grupurile țintă și beneficiarii finali

2.3. Rezultatele care trebuie obținute de Contractant

• Să lucreze cu părțile interesate, autoritățile publice, publicul larg și mass-media pentru a sensibiliza programul și rezultatele acestuia în ceea ce privește rezultatele proiectului.

• Diseminarea obiectivelor și rezultatelor proiectului către publicul țintă, pentru a sensibiliza acestora despre importanța cooperării transfrontaliere între entitățile publice naționale și locale, dezvoltând o rețea de comunicații pentru utilizare comună și aplicații care vor fi utilizate pentru a asigura o mai bună calitățile serviciilor pentru populația din zona eligibilă.

3. IPOTEZE ȘI RISCURI

3.1. Ipoteze care stau la baza proiectului

Activitățile de informare și publicitate vor fi dezvoltate pe întreaga implementare a proiectului (36 de luni) pentru a promova toate acțiunile, rezultatele și beneficiile.

3.2. Riscuri

• Modificări legislative care afectează prețurile sau procedurile de achiziții publice;

• Migrarea personală în perioada de implementare;

• Modificarea prevederilor legale cu privire la investiții, achiziții publice sau alte legislații conexe;

• Posibilă întârziere a serviciului de achiziții publice pentru proiectarea, fabricarea și instalarea echipamentelor;

• Modificarea costurilor pentru materiale, materii prime (deprecierea cursului de schimb).

4. DOMENIUL DE ATIVITATE

4.1. General

4.1.1. Descrierea misiunii

Pentru o implementare de succes, comunicarea adecvată este foarte importantă. Este esențial să lucrăm cu părțile interesate, autoritățile publice, publicul larg și mass-media pentru a sensibiliza programul și rezultatele acestuia în ceea ce privește rezultatele proiectului.

Scopul activității este diseminarea obiectivelor și rezultatelor proiectului către publicul țintă, pentru a sensibiliza acestora despre importanța cooperării transfrontaliere între entitățile

publice naționale și locale, dezvoltând o rețea de comunicații pentru utilizare comună și aplicații care vor fi utilizate pentru a asigura o calitate mai bună a serviciilor pentru populația din zona eligibilă.

Metodele de punere în aplicare trebuie să se asigure că rezultatele obținute sunt difuzate pe scară largă și valorificate de entitățile naționale și locale în situații specifice. Fiecare instrument de comunicare definește obiective specifice în funcție de conținutul proiectului.

Activitățile de informare și publicitate vor fi dezvoltate pe întreaga implementare a proiectului (36 de luni) pentru a promova toate acțiunile, rezultatele și beneficiile.

Măsurile vor respecta regulile din Manualul de identitate vizuală al programului.

4.1.2. Zona geografică care trebuie acoperită

Aria eligibilă a Programului.

4.1.3. Grupuri țintă

1 autoritate publică centrală - Ministerul Afacerilor Interne din Moldova. MAI din Moldova dezvoltă și aplică măsuri specifice menite să protejeze drepturile fundamentale ale cetățenilor și libertatea acestora, precum și proprietatea privată sau publică;

1 autoritate publică centrală - Ministerul Afacerilor Interne al României. MAI România dezvoltă și aplică măsuri specifice menite să protejeze drepturile fundamentale ale cetățenilor și libertatea acestora, precum și proprietatea privată sau publică;

1 autoritate publică centrală - Ministerul Transporturilor al României. MT România este autoritatea națională pentru domenii de transport și infrastructură.

4.2. Lucru specific

• 2 conferințe pentru promovarea proiectului cu minim 20 de participanți, care sunt considerați relevanți pentru domeniul de aplicare al proiectului și cu participarea mass- media locală / regională.

Conferința de deschidere va fi organizată în format online, iar materialele vor fi distribuite participanților prin poștă/curier. Conferința de închidere va fi organizată cu prezența fizică a participanților.

• 4 comunicate de presă emise în timp util în mass-media locală / regională, informând despre etapele proiectului (de exemplu, începerea și închiderea proiectului, finalizarea unei etape principale, atingerea rezultatelor proiectului.

• 4 anunțuri postate pe site-uri web - postări actualizate pe paginile web ale entităților beneficiare (parteneri de proiect) sau, după caz, pe site-ul web nou creat al proiectului; Anunțurile de informații vor fi publicate pe site-urile instituțiilor despre obiectivele proiectului. Anunțurile vor descrie realizările obținute în timpul implementării proiectului, informații despre activitățile care urmează, invitații pentru procedurile de licitație.

• 1 articol „care spune povestea proiectului” (din minimum 200 de cuvinte și 5 fotografii) disponibil la cererea Programului.

• 1 portofoliu cuprinzând cel puțin 10 - 15 fotografii profesionale și / sau un videoclip scurt (de cel puțin 2 minute), care prezintă evenimentele și rezultatele proiectului, imagini reprezentative ale persoanelor care participă la proiect în calitate de personal și / sau în calitate de beneficiari / grup țintă, etc) și, în cazul proiectelor cu o componentă de infrastructură, care arată situația înainte și după implementarea proiectului.

• De asemenea, contractantul trebuie să respecte ultimul manual de comunicare și vizibilitate pentru acțiunile externe ale UE privind recunoașterea finanțării UE a proiectului. (Vezi xxxxx://xx-xx.xxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxx/

4.3. Management de proiect

4.3.1. Autoritatea responsabilă

Echipa de management a proiectului al Autorității Contractante.

4.3.2. Structura de management

Comitetul de coordonare a proiectului (PSC) este compus din membri ai echipelor de Management de Proiect Beneficiarilor. Managerul de proiect desemnat de Beneficiar Xxxxx va asigura conducerea PSC.

Orice livrare a proiectului trebuie să fie aprobată de PSC, înainte de a fi transmisă autorității contractante, asigurând o implementare comună a proiectului și o bună coordonare între echipele de management de proiect.

Gestionarea proiectului se va face prin: acorduri scrise între parteneri, comunicare electronică on-line, ateliere (formale și informale), aprobări interne în timpul proiectului.

Contractantul va raporta Beneficiarului prin componenta PSC. Membrii PCS nu vor fi destinatari direcți ai sprijinului proiectului, precum și cei care gestionează direct proiectele pentru a asigura obiectivitatea. Expertul legal, managerul de proiect va gestiona cursul și va oferi suport logistic. Coordonatorul de proiect va face aprobarea și primirea livrărilor după verificarea preventivă de către managerul de proiect.

4.3.3. Facilități care trebuie furnizate de către Autoritatea Contractantă și / sau alte părți

Nu ar trebui închiriate birouri suplimentare, spațiile de lucru necesare vor fi furnizate evaluatorilor de către beneficiarii proiectului din birourile principale. Contractantul, ar trebui să ia asupra sa suportul logistic, inclusiv de organizare a ședințelor.

5. LOGISTICĂ ȘI SINCRONIZARE

5.1. Locație

Orașul Chișinău, Republica Moldova

5.2. Data de începere și perioada de implementare a sarcinilor

Data de începere prevăzută este 06.07.2020, iar perioada de punere în aplicare a contractului va fi de 24 de luni de la această dată. Vă rugăm să consultați articolele 19.1 și 19.2 din Condițiile speciale pentru data de început efectivă și perioada de punere în aplicare.

6. CERINȚE

6.1. Personal

Rețineți că funcționarii publici și alți angajați ai administrației publice din țara parteneră sau ai organizațiilor internaționale / regionale cu sediul în țară vor fi autorizați să funcționeze ca experți

numai dacă acest lucru este justificat. Justificarea trebuie să fie depusă cu oferta și trebuie să includă informații despre valoarea adăugată pe care expertul o va aduce, precum și dovada că expertul este detașat sau în concediu personal.

6.1.1. Experți cheie

Experții cheie nu sunt solicitați.

6.1.2. Alți experți, personal de asistență și backstopping

CV-urile pentru experți, altele decât experții-cheie, nu ar trebui să fie prezentate în ofertă, dar ofertantul va trebui să demonstreze în oferta lor că au acces la experți cu profilurile necesare. Contractantul va selecta și angaja alți experți, în funcție de necesități. Procedurile de selecție utilizate de Contractant pentru selectarea acestor alți experți sunt transparente și se bazează pe criterii predefinite, inclusiv calificări profesionale, abilități lingvistice și experiență de muncă.

Costurile pentru backstopping și personal de suport, după cum este necesar, sunt considerate a fi incluse în oferta financiară a ofertantului.

6.2. Acomodare la oficiu

Acomodarea la birou pentru fiecare expert care lucrează la contract va fi asigurată de către Contractant.

6.3. Facilități care urmează să fie furnizate de către Contractant

Contractantul trebuie să se asigure că experții sunt susținuți și echipați în mod adecvat. În special, trebuie să se asigure că există suficiente dispoziții administrative, de secretariat și de interpretare pentru a permite experților să se concentreze pe responsabilitățile lor principale. De asemenea, trebuie să transfere fonduri după cum este necesar pentru a-și susține activitatea în cadrul contractului și pentru a se asigura că angajații săi sunt plătiți în mod regulat și în timp util. Contractantul va asigura toate necesitățile în ceea ce privește livrările, serviciile, documentația, suportul logistic etc. pentru succesul contractului.

6.4. Echipament

Nici un echipament nu trebuie achiziționat în numele Autorității Contractante / țării partenere ca parte a acestui contract de servicii sau transferat către Autoritatea Contractantă / țara parteneră la sfârșitul acestui contract. Orice echipament legat de acest contract care urmează să fie achiziționat de țara parteneră trebuie achiziționat printr-o procedură de ofertare separată.

7. RAPOARTE

7.1. Cerințe de raportare

Contractantul va transmite următoarele rapoarte în engleză și română într-un original și 2 exemplare, 1 copie electronică, copiile ar trebui să fie numerotate și presupuse” Conform originalului”:

• Raport de inițiere de maxim 12 pagini care urmează să fie produs după o săptămână, de la începutul implementării. În raport, Contractantul va descrie, de ex. constatări inițiale, progres în colectarea datelor, orice dificultăți întâmpinate sau așteptate pe lângă programul de lucru și călătoriile personalului. Contractantul ar trebui să continue activitatea sa, cu excepția cazului în care Autoritatea Contractantă trimite comentarii cu privire la raportul de început.

• Proiect de raport final de maximum 12 pagini (textul principal, cu excepția anexelor) Acest raport este transmis cu cel puțin o lună înainte de sfârșitul perioadei de implementare a sarcinilor.

• Raport final cu aceleași specificații ca proiectul raportului final, care încorporează orice comentarii primite de la părți cu privire la proiectul de raport. Termenul limită pentru trimiterea raportului final este de 10 zile de la primirea comentariilor cu privire la proiectul raportului final. Raportul conține o descriere suficient de detaliată a diferitelor opțiuni pentru a susține o decizie în cunoștință de cauză privind acțiunile de vizibilitate aplicate în perioada de implementare a proiectului. Analizele detaliate care stau la baza recomandărilor vor fi prezentate în anexele la raportul principal. Raportul final trebuie furnizat împreună cu factura corespunzătoare.

7.2. Prezentarea și aprobarea rapoartelor

Raportul menționat mai sus trebuie prezentat managerului de proiect identificat în contract. Managerul de proiect este responsabil de aprobarea rapoartelor.

8. MONITORIZARE ȘI EVALUARE

8.1. Definiția indicatorilor

• 2 conferințe

• 4 comunicate de presă

• 4 anunțuri postate pe site-uri web

• 1 articol „care spune povestea proiectului”

• 1 portofoliu