ANEXA III – REGULI FINANCIARE ŞI CONTRACTUALE

I. REGULI APLICABILE CATEGORIILOR BUGETARE BAZATE PE CONTRIBUŢII PE UNITATE

I.1. Condiţii pentru eligibilitatea contribuţiilor pe unitate

În cazul în care finanţarea ia forma unor contribuţii pe unitate, numărul de unităţi trebuie să respecte următoarele condiţii:

(a) unităţile trebuie să fie efectiv utilizate sau produse în perioada prevăzută la Articolul

I.2.2. din Condiţiile Speciale;

(b) unităţile trebuie să fie necesare pentru implementarea Proiectului sau produse de către acesta;

(c) numărul de unităţi trebuie să fie identificabil şi verificabil, în special prin înregistrările şi documentaţia specificate în această Anexă.

I.2 Calcularea şi documentele justificative pentru contribuţiile pe unitate

A. Transport

(a) Calcularea grantului:

Grantul este calculat prin înmulţirea numărului total de participanţi pe intervalul de distanţă, inclusiv persoane însoţitoare, cu contribuţia pe unitate aplicabilă pe intervalul respectiv de distanţă, după cum se specifică în Anexa IV a Contractului. Contribuţia pe unitate aplicabilă pe intervalul de distanţă reprezintă suma grantului pentru drumul dus- întors, către şi de la locul de desfăşurare a activităţii.

Implicit, locul de origine este înţeles ca fiind locul în care se află organizaţia trimiţătoare, iar locul de desfăşurare ca fiind locul în care se află organizaţia gazdă. Dacă este raportat un loc diferit de origine sau de desfăşurare, Beneficiarul trebuie să prezinte motivul pentru această diferenţă.

Pentru determinarea intervalului de distanţă aplicabil, Beneficiarul trebuie să utilizeze calculatorul on-line de distanţă, disponibil pe website-ul Comisiei la adresa xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx. Instrumentul Mobility Tool+ va calcula suma grantului pentru transport pe baza contribuţiei pe unitate aplicabilă.

În cazul în care nu a avut loc deplasarea, sau transportul a fost finanţat din alte surse decât cele ale Programului Erasmus+ (de ex. participantul este deja la locul activităţii, pentru o altă activitate decât cea finanţată prin Contract), Coordonatorul trebuie să raporteze corespunzător în Mobility Tool+ pentru fiecare participant în cauza. În acest caz nu va fi acordată finanţare pentru transport.

(b) Eveniment declanşator:

Evenimentul care condiţionează acordarea grantului este acela ca participantul să fi realizat deplasarea raportată.

- Pentru deplasări care au loc între localitatea în care are sediul una dintre organizaţiile participante şi locul de desfăşurare a activităţii: dovada de participare la activitate, sub forma unei declaraţii semnată de către participant şi organizaţia gazdă, în care se specifică locul activităţii, data de început şi de sfârşit a acesteia, precum şi numele şi adresa de email a participantului.

- În cazul unei deplasări dintr-un loc diferit de acela în care îşi are sediul una dintre organizaţiile participante şi/sau al unei deplasări către un loc diferit de acela în care are loc activitatea şi care determină o modificare a intervalului de distanţă aprobat, itinerariul de călătorie efectiv trebuie să fie justificat cu bilete de călătorie sau cu facturi în care se specifică locul de plecare şi locul de destinaţie. În cazuri excepţionale, bine justificate, când nu pot fi furnizate dovezi provenind de la o terţă parte, participantul şi organizaţia gazdă pot semna o declaraţie în care să specifice locul de plecare şi locul de destinaţie, numele şi adresa de email a participantului în cauza.

B. Sprijin organizatoric

(a) Calcularea grantului:

Grantul este calculat prin înmulţirea numărului de zile de activitate pentru fiecare participant cu contribuţia pe unitate aplicabilă pe zi pentru ţară gazdă în cauza, după cum se specifică în Anexa IV a contractului. În cazul în care este necesar, o zi de călătorie înainte de prima zi de activitate şi o zi de călătorie imediat după ultima zi de activitate pot fi luate în considerare pentru calculul sprijinului organizatoric.

(b) Eveniment declanşator:

Evenimentul care condiţionează acordarea grantului este acela ca participantul să fi participat efectiv la meetingul de dialog structurat în perioada specificată.

Dovada de participare la meetingul de dialog structurat, sub forma unei declaraţii semnată de către participant şi reprezentantul legal al organizaţiei gazdă, în care se specifică locul activităţii, data de început şi de sfârşit a acesteia, precum şi numele şi adresa de email a participantului.

(d) Raportare

Coordonatorul trebuie să raporteze în instrumentul Mobility Tool+ asupra tuturor mobilităţilor realizate în cadrul proiectului.

II. REGULI APLICABILE CATEGORIILOR BUGETARE BAZATE PE RAMBURSAREA COSTURILOR REALE

II.1. Condiţii de rambursare a costurilor reale

În cazul în care grantul ia formă rambursării costurilor reale, acestea trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

(a) să fie suportate de către Beneficiar;

(b) să fie suportate în perioada prevăzută la Articolul I.2.2.;

(c) să fie indicate în bugetul estimativ descris în Anexa II sau eligibile ca urmare a transferurilor bugetare realizate în conformitate cu Articolul I.3.3;

(d) să fie suportate în legătură cu Proiectul, aşa cum este descris în Anexa II şi necesare pentru implementarea acestuia;

(e) să fie identificabile şi verificabile, în special înregistrate în evidențele contabile ale Beneficiarului și stabilite în conformitate cu standardele contabile aplicabile în țara în care își are sediul Beneficiarul și cu practicile contabile uzuale ale Beneficiarului;

(f) să respecte dispozițiile legislației fiscale și sociale aplicabile;

(g) să fie rezonabile şi justificate şi să respecte principiul bunei gestiuni financiare, în special în ceea ce privește economia și eficiența;

(h) să nu fie acoperite de o contribuţie pe unitate, aşa cum se specifică în Secţiunea I a acestei Anexe.

II.2 Calcularea costurilor reale

A. Sprijin pentru nevoi speciale

(a) Calcularea grantului:

Grantul reprezintă rambursarea în proporţie de 100% a costurilor eligibile suportate efectiv.

(b) Costuri eligibile:

Costuri care sunt în mod direct legate de participanţii cu dizabilităţi şi persoanele însoţitoare (incluzând costuri de transport şi subzistenţă ), dacă sunt justificate şi cu condiţia ca aceste costuri să nu fie solicitate la categoriile transport şi sprijin

organizatoric şi care sunt suplimentare faţă de costurile suportate printr-o contribuţie pe unitate aşa cum se specifică în Secţiunea I a acestei Anexe.

Facturi ale costurilor reale suportate, specificând numele şi adresa organismului care emite factura, suma şi moneda şi data facturii, precum şi dovada plătii.

(d) Raportare:

Coordonatorul trebuie să raporteze în Mobility Tool+ dacă au fost utilizate fonduri pentru participanţi cu nevoi speciale şi/ sau persoane însoţitoare.

Într-un astfel de caz, Coordonatorul trebuie să raporteze în Mobility Tool+ categoriile de costuri suplimentare şi valoarea reală a costurilor aferente suportate.

B. Costuri excepţionale

(a) Calcularea grantului:

Grantul reprezintă rambursarea în proporţie de 75% a costurilor eligibile suportate efectiv pentru consultările on-line şi sondajele de opinie în rândul tinerilor şi pentru activităţile de diseminare; în proporţie de 80% a costurilor de transport pentru participanţii din regiunile periferice şi ţările şi teritoriile de peste mari (TTPM); şi în proporţie de 100% a costurilor eligibile suportate efectiv pentru participanţii cu posibilităţi reduse şi pentru costuri legate de viză, permise de şedere, vaccinări.

(b) Costuri eligibile

- Costuri legate de consultările on-line şi sondajele de opinie în rândul tinerilor, dacă sunt necesare pentru proiect;

- Costuri legate de diseminarea şi exploatarea rezultatelor;

- Costuri pentru transportul participanţilor provenind din regiunile periferice şi din TTPM în cazul în care regulile standard de finanţare nu acoperă cel puţin 70% din costurile eligibile;

- Costuri legate de participarea tinerilor cu posibilităţi reduse (excluzând costurile de transport şi sprijin organizatoric pentru participanţi şi persoane însoţitoare);

- Costuri legate de viză, permise de şedere şi vaccinări pentru participanţii la activităţile de mobilitate în străinătate.

- În cazul costurilor legate de consultările on-line şi sondajele de opinie în rândul tinerilor: dovada plăţii acestor costuri sub forma unor facturi care să menţioneze numele şi adresa organismului care emite factura, suma şi moneda şi data facturii, precum şi dovada plătii.

- În cazul costurilor legate de diseminarea şi exploatarea rezultatelor: dovada plăţii acestor costuri sub forma unor facturi care să menţioneze numele şi adresa organismului care emite factura, suma şi moneda şi data facturii, precum şi dovada plătii.

- În cazul costurilor legate de transportul participanţilor din regiunile periferice şi TTPM: dovada plăţii acestor costuri sub forma unor facturi care să menţioneze numele şi adresa organismului care emite factura, suma şi moneda şi data facturii precum şi dovada plătii.

- În cazul costurilor legate de participarea tinerilor cu posibilităţi reduse: dovada plăţii acestor costuri sub forma unor facturi care să menţioneze numele şi adresa organismului care emite factura, suma şi moneda şi data facturii, precum şi dovada plătii.

- În cazul costurilor legate de viză, permise de şedere şi vaccinări: dovada plăţii acestor costuri sub forma unor facturi care să menţioneze numele şi adresa organismului care emite factura, suma şi moneda şi data facturii, precum şi dovada plătii.

(d) Raportare:

- Coordonatorul trebuie să raporteze în Mobility Tool+ dacă au fost utilizate fonduri pentru costuri exceptionale.

- Într-un astfel de caz, Coordonatorul trebuie să raporteze în Mobility Tool+ categoriile de costuri şi valoarea reală a costurilor aferente suportate.

III. CONDIŢII DE ELIGIBILITATE A ACTIVITĂŢILOR PROIECTULUI

(a) Beneficiarii trebuie să se asigure că activităţile proiectului pentru care au primit finanţare sunt eligibile în concordanţă cu regulile stabilite în Ghidul Programului Erasmus+ pentru fiecare dintre Acţiunile cheie şi pentru fiecare domeniu.

(b) Activităţile derulate care nu sunt conforme cu regulile stabilite în Ghidul Programului Erasmus+ coroborate cu regulile stabilite în această Anexă vor fi declarate ineligibile de către AN, sumele aferente acestor activităţi fiind rambursate integral. Rambursarea va acoperi toate categoriile bugetare pentru care a fost aprobată o finanţare în legătură cu activitatea care este declarată ineligibilă.

IV. REGULI ŞI CONDIŢII PENTRU REDUCEREA GRANTULUI PENTRU IMPLEMENTARE NECORESPUNZĂTOARE, PARŢIALĂ SAU CU ÎNTÂRZIERE

• Implementarea necorespunzătoare, parţială sau cu întârziere a Proiectului va fi determinată de către AN pe baza raportului final transmis de Coordonator.

• De asemenea, AN poate lua în considerare informaţii primite din orice altă sursă relevantă, care dovedesc că Proiectul nu este implementat în conformitate cu prevederile contractuale. Alte surse de informaţii pot include vizite de monitorizare, verificarea documentelor sau verificări la faţa locului efectuate de către AN.

• Raportul final va fi evaluat pe baza unor criterii de calitate şi notat cu un punctaj global de maximum 100 de puncte. Dacă scorul acordat raportului final este mai mic de 50 de puncte, AN va reduce valoarea grantului final acordat pentru sprijin organizatoric din cauza implementării necorespunzătoare, parţiale sau cu întârziere a Proiectului, chiar dacă toate activităţile raportate au fost eligibile şi au fost realizate efectiv.

• Raportul final va fi evaluat de către AN utilizându-se un set comun de criterii de calitate axate pe:

o Măsura în care proiectul a fost implementat în conformitate cu cererea de finanţare aprobată

o Calitatea metodelor non formale de învăţare participativă utilizate şi implicarea tinerilor în toate etapele proiectului

o Impactul asupra participanţilor şi organizaţiilor participante

o Calitatea măsurilor de ordin practic, monitorizarea şi susţinerea participanţilor

o Calitatea şi anvergura activităţilor de diseminare desfăşurate

• Reducerea grantului pentru implementarea necorespunzătoare, parţială sau cu întârziere va fi aplicată la valoarea finală a grantului acordat pentru sprijin organizatoric şi poate fi de:

o 25% dacă raportul final obţine un scor cuprins între cel puţin 40 puncte şi sub 50 de puncte;

o 50% dacă raportul final obţine un scor cuprins între cel puţin 25 puncte şi sub 40 de puncte;

o 75% dacă raportul final obţine un scor sub 25 de puncte.

V. CONTROALE ALE BENEFICIARILOR ŞI REGLEMENTĂRI PRIVIND DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE

În conformitate cu Articolul II.27 din Condiţii Generale, Beneficiarii pot face obiectul unor controale şi audituri vizând Contractul. Controalele şi auditurile au ca scop să verifice dacă Beneficiarii au folosit finanţarea conform regulilor stabilite în Contract, şi pentru a fi determinată valoarea finală a grantului la care au dreptul Beneficiarii.

Verificarea rapoartelor finale va fi realizată pentru toate proiectele. În plus, proiectul poate face obiectul unei verificări aprofundate (la sediul AN) sau unui control la faţa locului (la sediul

organizaţiei Beneficiare) în cazul în care Contractul este inclus în eşantionul AN solicitat de CE sau dacă AN a selectat Contractul pentru o verificare bazată pe o analiză de risc .

Pentru verificarea raportului final şi verificarea aprofundată, Coordonatorul va furniza documentele justificative în copie, inclusiv documentele justificative de la ceilalţi Beneficiari, afară de cazul în care AN solicită prezentarea originalelor. AN va returna Beneficiarului documentele justificative originale, ulterior analizei acestora. Dacă Beneficiarul nu este autorizat din punct de vedere legal să transmită AN documentele originale pentru raportul final sau verificările aprofundate, Beneficiarul în cauza poate transmite o copie a acestora.

Toate documentele aferente plăţilor efectuate din grantul alocat în baza Contractului trebuie să conţină menţiunea : „plătit din Contractul nr ”.

Beneficiarii trebuie să ia notă de faptul că AN poate solicita suplimentar pentru orice tip de verificare şi documente justificative sau evidenţe care sunt specifice pentru un alt tip de control.

Diferitele tipuri de verificări vor include următoarele:

a) Verificarea raportului final

Verificarea raportului final este derulată în etapa finală de raportare, la sediul AN, cu scopul de a stabili valoarea finală a grantului la care au dreptul Beneficiarii.

Coordonatorul va transmite către AN un raport final prin intermediul instrumentului Mobility Tool + care va include următoarele informaţii privind cheltuirea grantului:

o Contribuţii pe unitate cheltuite pentru categoriile bugetare:

- Transport

- Sprijin organizatoric

o Costuri reale realizate şi documentele justificative menţionate în Secţiunea II a acestei Anexe pentru categoria bugetară:

- Sprijin pentru nevoi speciale

o Costuri reale realizate şi documentele justificative menţionate în Secţiunea II a acestei Anexe pentru categoria bugetară:

- Costuri excepţionale.

b) Verificarea aprofundată

Verificarea aprofundată constă în verificarea documentelor justificative efectuată la sediul AN, de obicei pe parcursul etapei de verificare a raportului final sau ulterior

acesteia. Conform solicitării, Beneficiarul va transmite către AN documentele justificative pentru toate categoriile bugetare.

c) Verificări la faţa locului

Verificările la faţa locului sunt realizate de AN la sediul organizaţiilor Beneficiare sau la oricare altă locaţie relevantă pentru implementarea Proiectului. În cadrul verificărilor la faţa locului, Beneficiarul va pune la dispoziţia AN pentru consultare documentele justificative în original prevăzute pentru raportul final şi pentru verificările aprofundate.

Există două tipuri de verificări la faţă locului:

o Verificare la faţa locului pe parcursul implementării proiectului

Această verificare este derulată pe parcursul implementării Proiectului în vederea verificării în mod direct de către AN a realităţii şi eligibilităţii activităţilor şi participanţilor.

o Verificare la faţa locului ulterioară finalizării proiectului

Această verificare este derulată ulterior încheierii Proiectului, şi, de obicei, după verificarea raportului final.

Complementar punerii la dispoziţie a tuturor documentelor justificative, Beneficiarul va oferi accesul AN în vederea verificării înregistrării cheltuielilor proiectului în evidenţele sale contabile.

Document Metadata

Table of Contents

ANEXA III – REGULI FINANCIARE ŞI CONTRACTUALE

Document Metadata