ROMÂNIA
ROMÂNIA
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAȚIONALE
UNIVERSITATEA “XXXXXX XXXX” din CLUJ - NAPOCA
400560 Cluj - Napoca ▪ Str. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx nr. 26A▪ RO Tel: 0264- 598.787 ▪ Fax: 0264- 591.830
Site: xxx.xxx.xx ▪ Email: xxx@xxx.xx
INFORMAREA CANDIDAȚILOR/STUDENȚILOR PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
în cadrul Universității ”Xxxxxx Xxxx” din Cluj-Napoca, în temeiul art.13 din Regulamentul 2016/679/UE
UNIVERSITATEA ,,Xxxxxx Xxxx" din Cluj-Napoca, vă informează prin prezenta despre prelucrarea datelor dumneavoastră personale și drepturile pe care le aveți în conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit în continuare GDPR).
"Date cu caracter personal" înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată"); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;
„Prelucrare" înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
Categorii de date personale ce sunt prelucrate de către Universitatea ,,Xxxxxx Xxxx" din Cluj-Napoca:
1. Date personale de identificare (nume, prenume, adresa, data si locul nasterii, sex, telefon, e-mail, CNP, naționalitate, cetățenie, etnie, religie, date act identitate/pașaport (serie, număr, valabilitate, emitent), semnătură olografă, poză). Datele sunt necesare pentru derularea în mod valabil a contractului de studii și derularea raportului contractual cu Operatorul; prelucrări statistice, raportări către autorități și instituții ale statului, in bazele de date UMS si RMUR, poza este necesară pentru eliberarea actelor de studii, legitimații;
2. Date cu caracter personal privind familia (starea civilă, nume și prenume părinți, domiciliu); datele sunt prelucrate în bazele de date UMS si RMUR și statistic;
3. Date cu caracter personal privind starea sociala specială: din grupuri dezavantajate/medii defavorizate; orfan (de un părinte); orfan (de ambii părinţi); provenit din familie monoparentală; provenit din case de copii/din plasament familial prelucrarea datelor se face in scopul acordării de facilități financiare, burse, prelucrare în bazele de date UMS si RMUR, statistic;
4. Date personale financiare (informații legate de conturi bancare, venituri, facilități fiscale sau beneficii sociale, venituri din alte surse); datele sunt necesare pentru acordarea de facilități sau alte drepturi stabilite prin lege, burse, în bazele de date UMS si RMUR;
5. Date cu caracter personal privind educația date privind școlaritatea studentului, date privind pregătirea anterioara a studentului (absolvent de liceu/facultate), date de tip administrativ, date privind absolventul, datele sunt prelucrate pentru a se cunoaște parcursul educațional in UMS, raportare Registrul Matricol Unic din Romania, statistic;
6. Date cu caracter personal privind sănătatea; date privind starea de sănătate fizică și psihică sau afecțiunile medicale declarate în adeverințele/documentele medicale și care rezultă din analizele medicale efectuate la accesul în sistemul de învățământ superior, prelucrare în baza de date RMUR;
7. Informații cu privire la locația, imaginea și înregistrările audio-video ale persoanelor fizice (înregistrările video captate de camerele de supraveghere instalate la sediile operatorului, adresa IP captată la utilizarea website-urilor și aplicațiilor operatorului). Datele sunt necesare în vederea asigurării pazei și protecției în locațiile operatorului, a îmbunătățirii serviciilor oferite, soluționării reclamațiilor precum și în vederea asigurării funcționalităților tehnice ale platformelor online utilizate de Operator).
Începând cu data de 25 mai 2018, ne-am aliniat la standardele europene în vigoare privind prelucrarea datelor cu caracter personal și libera lor circulație, stipulate în Regulamentul 2016/679/UE, astfel te informăm cu privire la:
1. Identitatea și datele de contact ale operatorului: Universitatea ,,Xxxxxx Xxxx" din Cluj-Napoca, cu sediul în str. Poet Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, nr.26 A, localitatea Cluj-Napoca, județul Cluj, reprezentată legal prin Rector - Prof. univ. Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxx, tel: Tel: 00-40-0264-598.787, Fax: 00-40-0264- 591.830, e-mail: xxx@xxx.xx;
2. Începând cu data de 25 mai 2018, pentru orice întrebări sau nemulțumiri te poți adresa responsabilului nostru pentru prelucrarea datelor, prin email la adresa: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx;
3. Scopurile în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, precum și temeiul juridic al prelucrării:
✓ art. 6 alin. 1 lit. a din Regulament - persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal
✓ art. 6 alin. 1 lit. b din Regulament prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte
✓ art. 6 alin. 1 lit. c din Regulament prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului.
Prelucrarea datelor în alte scopuri decât cele realizate în baza prezentei o vom realiza numai după informarea și consimțământul dumneavoastră. Prelucrarea este necesară în scopul executării contractelor si raporturilor juridice specifice procesului de învățământ, raportare in bazele de date UMS, RMUR, pentru activitățile necesare in vederea îndeplinirii scopului pentru care
instituția a fost creata, fiind folosite si pentru analize, prelucrări statistice si arhivare, comunicări sau raportări către autoritățile, instituțiile sau agențiile de stat abilitate, în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului, soluționarea petițiilor, solicitărilor și a potențialelor litigii, în interesul legitim al Universității pentru recuperarea creanțelor, asigurarea măsurilor de securitate.
4. Destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal - în vederea îndeplinirii obligațiilor legale și contractuale, comunicăm aceste date către:
✓ angajații operatorului cu drept de acces;
✓ autoritățile statului (inclusiv autorități fiscale, organele statului competente în materie penală), Casa de Asigurări de Sănătate, ca urmare a unei obligații legale a Operatorului;
✓ furnizorii /prestatorii implicați în mod direct/indirect (dezvoltatori de servicii IT, bănci, servicii de medicina muncii, securitate si sănătate in munca);
✓ Ministerului Educației Naționale ii sunt raportate datele nominal prin UEFISCDI;
✓ instanțe judecătorești sau arbitrale, notari publici, avocați, executori judecătorești, alte servicii autorizate, experți evaluatori.
5. În desfășurarea activității curente, UBV nu transferă date cu caracter personal către o țară terță sau o organizație internațională. Orice solicitare de transmitere de informații care conțin date cu caracter personal nu poate fi satisfăcută decât cu informarea și consimțământul studentului.
În plus față de informațiile menționate anterior, va comunicam că:
a. perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal este întreaga perioadă contractuală, până la expirarea obligațiilor contractuale și a termenelor de arhivare legale;
b. Regulamentul menționat conferă mai multe drepturi persoanelor cărora li se prelucrează datele cu caracter personal: "Dreptul de acces", "Dreptul la rectificare" dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat"), "obligația operatorului de notificare privind rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal "Dreptul la restricţionarea prelucrării", "dreptul la portabilitatea datelor", "dreptul de a se opune", "persoana vizată are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri";
c. Datele cu caracter personal prelucrate pentru unul sau mai multe scopuri specifice sau datele care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenenţa la sindicate şi prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viaţa sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice, se prelucrează numai în baza consimțământului acordat (Anexa Declarație de Consimțământ). Totodată, ai dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
d. Dacă ești de părere că ți-am încălcat vreun drept privind acest subiect, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;
e. Furnizarea de date cu caracter personal reprezintă o obligație necesară în scopul executării contractelor si raporturilor juridice specifice procesului de învățământ, pentru activitățile necesare in vederea îndeplinirii scopului pentru care instituția a fost creata si în baza contractului de școlarizare încheiat o obligație legală și
contractuală. Studentul este obligat să furnizeze aceste date cu caracter personal în caz contrar, consecințele nerespectării acestei obligații fiind imposibilitatea derulării contractului de școlarizare.
f. Nu utilizăm în cadrul Universității "Xxxxxx Xxxx" din Cluj-Napoca, un proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri.
Vom stabili măsuri tehnice și procedurale, pentru a proteja și pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și accesibilitatea datelor dvs. cu caracter personal prelucrate; vom preveni utilizarea sau accesul neautorizat și vom preveni încălcarea securității datelor cu caracter personal, în conformitate cu legislația în vigoare.
Informarea dumneavoastră privind prelucrarea datelor cu caracter personal este însoțită de Anexa 1 - Declarație de consimțământ.
DECLARAŢIE DE CONSIMŢĂMÂNT
Subsemnatul/a, (numele) (prenumele) (numele anterior) cu domiciliul în judeţul (sectorul)
str. nr. , bl. , ap. , posesor al seria nr. CNP | | | | | | | | | | | | | |
în calitate de STUDENT a Universității ",,Xxxxxx Xxxx" din Cluj-Napoca, consimt în mod expres şi neechivoc / nu consimt, că datele mele cu caracter personal menționate în Informarea ce însoțeste prezenta declarație de consimțământ, să fie prelucrate, în conformitate cu legislaţia europeană (Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal) de către instituţia de învățământ UNIVERSITATEA ,,Xxxxxx Xxxx" din Cluj-Napoca şi de către orice alt organism abilitat să efectueze verificări asupra activităţii acesteia.
Prezenta declaraţie acoperă prelucrarea datelor cu caracter personal, până la expirarea obligațiilor contractuale și a termenelor de arhivare legale.
Nume şi prenume:
Dată: Semnătură:
RECTOR
Prof. univ. Xx. Xxxxxxxx XXXXXXX