CAIET DE SARCINI
CAIET DE SARCINI
pentru achiziţia de servicii în organizarea evenimentelor
“A patra ediției a Inițiativei pentru Dezvoltarea Digitalului în Spațiul Universitar Francofon (L᾽Initiative pour le développement du numérique dans l᾽espace universitaire francophone/IDNEUF4)
Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia pentru atribuirea contractului şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică. Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu, specificaţii tehnice. Cerinţele impuse în acest caiet de sarcini vor fi considerate ca fiind minimale și obligatorii.
În acest sens, orice ofertă prezentată, care se abate de la prevederile Caietului de sarcini, va fi luată în considerare, numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din Caietul de sarcini. Ofertele de servicii care nu satisfac cerinţele caietului de sarcini vor fi declarate oferte neconforme şi vor fi respinse.
PREMIZE
În perioada 20-21 iunie 2019, va avea loc ”A patra ediție a Inițiativei pentru Dezvoltarea Digitalului în Spațiul Universitar Francofon (L᾽Initiative pour le développement du numérique dans l᾽espace universitaire francophone/IDNEUF4)” evenimentul fiind organizat la București, în contextul exercitării Președinției României la Consiliul Uniunii Europene.
Evenimentul se va desfășura la Palatul Parlamentului, va reuni miniștri de învățământ superior, oficiali de rang înalt, reprezentanți ai mediului academic din țările membre ale Organizației Internaționale a Francofoniei și ai Agenției Universitare a Francofoniei precum 50 de reprezentanți ai donatorilor totalizând un număr estimativ de 250 persoane pentru acest eveniment.
Evenimentul va fi organizat de Ministerul Educației Naționale, în colaborare Universitatea de Științe Agronomice și Medicină Veterinară din București (USAMVB)
A. OBIECTUL ACHIZITIEI
USAMV - București lanseaza procedura de achizitie pentru servicii de organizare de evenimente, cod CPV 79952000-2, pentru organizarea Conferințelor: “A patra ediție a Inițiativei pentru Dezvoltarea Digitalului în Spațiul Universitar Francofon (L᾽Initiative pour le développement du numérique dans l᾽espace universitaire francophone/IDNEUF4)” Caracteristicile tehnice și cerințele sunt specificate în prezentul caiet de sarcini.
B. BENEFICIAR
Universitatea de Științe Agronomice și Medicină Veterinară din București (USAMVB).
C. LOCUL DE EXECUTARE A SERVICIULUI
Serviciul obiect al prezentei proceduri de achizitie se va desfășura în România, în diverse locatii și spații special amenajate in mai multe locații din București, incluzând Palatul Parlamentului si locatia Clubul Diplomatic Bucuresti.
D. OBIECTIVE
Obiectivul evenimentului este desfășurarea în anul 2019 a Conferinței: “A patra ediție a Inițiativei pentru Dezvoltarea Digitalului în Spațiul Universitar Francofon (L᾽Initiative pour le développement du numérique dans l᾽espace universitaire francophone/IDNEUF4)”.
Operatorii economici au obligatia ca la elaborarea ofertei sa ia in considerare faptul ca dat fiind scopul evenimentului, soluțiile oferite in prestarea serviciului de organizare a acestuia trebuie să răspundă criteriilor de maximă funcționalitate, criteriile propuse fiind o expresie a unei actiuni consistente de comunicare si promovare a evenimentului si a imaginii țării noastre.
E. TIPUL MANIFESTARII
Evenimentul va reuni miniștri de învățământ superior, oficiali de rang înalt, reprezentanți ai mediului academic din țările membre ale Organizației Internaționale a Francofoniei și ale Agenției Universitare a Francofoniei precum 50 de reprezentanți ai donatorilor totalizând un număr estimativ de 250 persoane pentru acest eveniment.
Tipologia evenimentului este cea de conferinţă internațională.
F. DESCRIEREA SERVICIULUI Descriere generala a serviciilor solicitate Lot 1
Amenajarea spațiului pentru desfășurarea evenimentului (salile de conferinta) și echipamente audio - video trebuie să reflecte imaginea de seriozitate și profesionalism specifice acestui tip de întâlnire:
a. dotarea cu aparatură tehnică audio–video high-definition, necesară proiectarii in power point respectiv: 2 videoproiectoare, 2ecrane si 80 microfoane;
b. montarea/demontarea identitatii vizuale (roll-up-uri, spyder, structuri auxiliare);
c. amenajarea interioara cu decorațiuni florale adecvate în locațiile în care se vor desfășura principalele evenimente;
d. dotarea cu aparatura pentru asigurarea interpretariatului FR-RO-FR si FR-EN-FR (casti audio 250 buc.)
e. călăreți de plastic pentru masa de reuniune a delegațiilor – 100 buc format A4.
Logistica evenimentului, precum și transportul materialelor la locul de desfășurare al evenimentului vor fi asigurate de operatorul economic declarat castigator.
Lot 2
Serviciu de transport intern (transferul) invitaților străini de la aeroport la hotel/la locul desfășurării evenimentelor și retur precum și de la hotel la locul desfășurării manifestării și retur, operatorul economic castigator amenajând puncte de informare în holul fiecărui hotel vizat; Logistica evenimentului va fi asigurata de operatorul economic castigator.
Lot 3
Serviciul de catering
Logistica evenimentului, precum și transportul materialelor/produselor la locul de desfășurare al evenimentului vor fi asigurate de operatorul economic declarat castigator.
Lot 4
Servicii interpretariat FR-RO-FR pe durata evenimentului și FR-EN-FR pe durata
evenimentului
Lot 1
• Amenajarea spațiului pentru desfășurarea evenimentului (salile de conferinta)si echipamente audio - video
Sala principală pentru desfășurarea conferinţei – „I.C Bratianu”si Sala „Xxxx Xxxxxxx” din Palatul Parlamentului pentru zilele de 20, 21 iunie 2019:
Cerințe:
- 100 de scaune suplimentare in raport cu dotarile salii cu dispunere in zonele unde există spațiu (inclusiv pentru personal tehnic/staff);
- calitate în ceea ce privește acustica, iluminarea de televiziune și aerajul sălii în condițiile unei prezențe totale de circa 250 persoane (20 iunie 2019) și respectiv 200 persoane (21 iunie 2019);
dacă este cazul, se vor solicita si asigura echipamente suplimentare, respectiv: videoproiectoare, ecrane, microfoane, cotate financiar suplimentar la contractul de baza, facand obiectul unui act aditional;
- sistem de proiecție pentru prezentări pe ecrane cu suport mobil, care să permită vizibilitatea din toate unghiurile sălii;
- alte echipamente și conectică necesare pentru accesul la utilități, respectiv echipamente/conectica pentru surse de energie si internet;
- acces la surse de curent electric care acoperă necesarul de putere pentru funcționarea echipamentelor asociate sălii și necesarul pentru laptopurile participanților (ar trebui asigurate prelungitoare astfel încât cel puțin 1 din 3 participanți să aibă acces continuu la o sursă de curent în apropierea locului alocat în sală);
- eventuale alte aranjamente ambientale specifice;
- să asigure resursa umană necesară (4 persoane) permanent pe parcursul celor 2 zile ale evenimentului. Dintre acestea, 2 persoane trebuie să cunoască o limbă de circulație internațională la nivel avansat și să cunoasca bine detaliile organizării evenimentului (program, săli etc), iar 2 persoane trebuie să aibă cunoștințe și abilități tehnice întemeiate pentru a fi capabile să rezolve în termen scurt toate eventualele probleme tehnice;
- să asigure resursa umană necesară utilizării în parametri normali a tuturor echipamentelor asociate sălii.
- Resursa umana sa fie vizibila si usor identificabila de catre participanti, ecusoane etc.
Pretul estimat pentru cerintele de mai sus este de 70.000,00 lei cu TVA.
Se vor asigura servicii pentru furnizare aranjamente florale in salile/locatiile evenimentului,
pretul estimat pentru aceste servicii este de 12.000 lei cu TVA.
• Logistica (amenajare/dotare cu echipamente mobilier, resursa umană).
Operatorul economic trebuie sa asigure resursa umană necesară (aproximativ 4 persoane). Aceste persoane trebuie să cunoască o limbă de circulație internațională la nivel avansat (engleza) și să cunoască bine detaliile organizării evenimentului (program, săli, etc).
a) Punctul de înregistrare a participanților. Detalii tehnice:
- să fie poziționat, in fata Salii I.C. Xxxxxxxx x Palatului Parlamentului;
- are ca dotări permanente: minimum 4 mese si minimum 4 scaune.
- personalul delegat cu inregistrarea participantilor va fi asigurat de la MEN, USAMV- BUCURESTI si AUF. Personalul delegat va cunoaste foarte bine agenda evenimentului.
b) Punctul de secretariat al evenimentului (desfășoară activitățile generale de secretariat care deservesc conferinta);
Detalii tehnice:
- este amplasat în Sala Xxxx Xxxxxxx - Palatul Parlamentului.
Dotări:
- 2 birouri care presupun fiecare: masă + computer conectat la internet + scaun;
- un copiator mic
- 2 imprimante color (ambele în rețea cu cele 4 calculatoare) amplasate fiecare pe câte o masă;
- alte 2 mese suplimentare daca va fi cazul;
- rechizite, consumabile;
- acces la curent electric (inclusiv cu cabluri multipriză) pentru deservirea aparaturii tehnice;
- acces la internet wireless.
Lot 2
• Servicii de transport
Operatorul economic are obligatia prestarii urmatoarelor servicii:
- Informarea participantilor la sosire in aeroport si hoteluri, cu privire la orarul deplasarilor, locatiile de cazare si locatiile in care se desfasoara evenimentul.
- Transportul participantilor intre aeroport - hotel – sala evenimente/locatii evenimente, tur-retur.
1. Cerințe generale pentru transport intern:
Operatorul economic va asigura facilitarea îmbarcării în autoturisme/autocare/microbuze și asigurarea transferului participanților de la Aeroportul Internațional Xxxxx Xxxxxx la hotelurile selectate sau la locația evenimentului, în sistem transport individual si/sau shuttle.
Operatorul economic va asigurarea transferul participanților pentru un număr de maximum 250 de persoane in 20 Iunie 2019 si 200 persoane in 21 Iunie 2019.
Se va asigura:
- marcarea vizibilă cu ecuson specific a tuturor mijloacelor auto astfel utilizate;
- se va asigura necesarul de conducători auto și de carburant;
- ofertantul va asigura și necesarul de resurse umane cunoscătoare a unei limbi de circulație internațională la nivel avansat (2 persoane), care vor ghida participanții;
- se vor utiliza autoturisme/autocare/microbuze pentru transferurile programate, cât și pentru situații speciale și neprevăzute;
- la punctul de ieșire din aeroport/hoteluri în care opresc mijloacele auto, ofertantul va asigura necesarul de resurse umane (minim o persoană) care să coordoneze îmbarcarea participanților (pe întreaga perioadă stabilită); persoanele desemnate vor avea urmatoarele sarcini:
a) are un marcaj vizibil distinctiv cu logo-ul reuniunii;
b) vorbește fluent limba franceza/engleza;
c) comunică cu organizatorii ierarhici pentru anunțarea și rezolvarea unor eventuale situații neprevăzute.
• Conditii specifice pentru transport intern
a) 19, 20, 21 iunie 2019 - mașini individuale pentru miniștrii/șefi de delegații, organizarea acestora în sistem individual pe baza analizei graficului de sosiri si graficului de cazari (furnizat de USAMV din București, pana cel tarziu pe data de 16 iunie 2019), pentru transferul de la aeroport la toate hotelurile selectate. Maximum 45 de delegatii de ministrii/sef de delegatie (45 de transferuri individuale); (timpul de așteptare maxim aproximativ 30 minute). Pretul servicului de transport cu masini individuale este de 900,00 lei cu TVA /masina/zi.
b) 20, 21 iunie 2019 - mașini individuale pentru miniștrii/șefi de delegații, organizarea acestora în sistem individual pentru transferul:
- de la hotel la Palatul Parlamentului;
- de la Palatul Parlamentului la locatia pentru receptia oferita de beneficiar;
- de la locatia pentru receptia oferita de beneficiar
- la hotel.
- de la hotel / Palatul Parlamentului la aeroport (21 Iunie și 22 Iunie).
c) 19, 20 și 21 iunie 2019 – asigurarea necesarului de autoturisme/autocare/microbuze (pentru un numar de maxim 200 de persoane) – shuttle bus-uri pentru transferul participantilor, în funcție de graficul de zbor pe care USAMV din București il va transmite pana in data de 16 iunie, precum si orele de transfer la/de la hotel la Parlament; Parlament – locatie receptie oferita de beneficiar, locatie receptie oferita de beneficiar -hotel pentru data de 20 si de asemenea pentru data de 21 iunie), astfel:
- de la aeroport/hotel/Palatul Parlamentului;
- de la hotel la Palatul Parlamentului;
- de la Palatul Parlamentului la locatia pentru receptia oferita de beneficiar ( pentru 20 Iunie);
- de la locatia pentru receptia oferita de beneficiar la hotel ( pentru 20 Iunie)
- de la hotel/Palatul Parlamentului/la aeroport (21 și 22 Iunie) ;
Pretul total pentru servicului de transport cu autoturisme/autocare/microbuze este de 82.000,00 lei cu TVA. Operatorii economici au obligatia detalierii pretului in oferta financiara pe tip de autovehicul/zi, estimand numarul de autovehicule pentru un numar de 200 persoane, luand in calcul programul evenimentului.
Autovehiculele care urmează să fie puse la dispoziţie trebuie să fie moderne, an de fabricaţie recent (începând cu 2015), cu instalaţie de aer condiţionat şi sonorizare în perfectă stare de funcţionare, curate și confortabile. Preţul acestui tip de servicii va cuprinde şi taxele de parcare, de autostradă, carburantul etc, precum şi costurile generate de parcurgerea distanțelor fără călători (până la locul de preluare a grupului sau de la locul în care manifestarea s-a sfârșit), cheltuielile de cazare, masă şi diurnă pentru şofer.
Operatorul economic va nominaliza 2 coordonatori tehnici, cu minim 5 ani experiență în organizarea de evenimente (minim 1 eveniment), care vor superviza buna furnizare a acestor servicii.
Plata se va face pentru transportul efectiv realizat, conform listelor cu participantii transportati. Prestatorul este pe deplin responsabil pentru respectarea tuturor normelor legale privind deplasarea vehiculului pe drumurile publice și privind transportul de pasageri.Prestatorul va respecta programul stabili conform desfăşurătorului, vehiculele vor fi prezente la locul stabilit cu 1 oră înainte de preluarea pasagerilor.În situaţia în care, din motive tehnice sau în urma unor defecţiuni, vehiculul nu poate asigura transportul pasagerilor în programul stabilit, prestatorul are obligaţia de a pune la dispoziţie într-un interval de maxim 1 oră un alt vehicul conform cu prevederile caietului de sarcini pentru continuarea călătoriei. Prestatorul are obligaţia de a se asigura ca autovehicul pus la dispoziţie să fie în bună stare de funcţionare din punct de vedere tehnic. Orice cheltuieli legate de întreţinerea sau repararea autovehiculului sunt în sarcina prestatorului. Vehiculele vor fi dotate cu scaune cu centuri individuale pentru fiecare pasager în parte. Vehiculele vor fi dotate pentru situaţii de urgenţă, ITP valabil, echipare iarnă/vară corespunzătoare, rovinietă obligatorie, precum şi să respecte orice alte obligaţii prevăzute de legislaţia în vigoare. Șoferii puşi la dispoziţie trebuie să aibă permis categorie echivalentă cu cea necesară pentru conducerea autovehiculului respectiv.
Punctele de informare de la hoteluri
Ofertantul va trebui să asigure și câte un punct de informare în fiecare din hotelurile mentionate mai sus.
Punctele de informare - logistica:
a. se furnizează asistență/consiliere participanților (privind programul reuniunii, programul de transport local
b. se realizează comunicarea cu organizatorii ierarhici pentru anunțarea și rezolvarea unor eventuale situații neprevăzute.
Punctele de informare - organizare:
c. trebuie să fie poziționat în holul principal al hotelului/hotelurilor într-un loc vizibil pentru cei care intră în hotel, în apropierea recepției;
d. se identifică prin marcarea vizibilă cu logo-ul conferintei; materiale vor fi puse la dispozitie de catre beneficiar.
e. dotări: minimum 1 masa și minimum 2 scaune, rechizite;
f. în intervalele precizate anterior, fiecare punct de informare este în mod permanent deservit de câte minim două persoane care vorbesc fluent o limbă de circulație internațională (franceza/engleza).
Lot 3
• Serviciul de catering (prânz, pauze de cafea, receptie etc.)
Operatorul economic declarat câștigător va furniza servicii de catering conform detalierii de mai jos: Program asigurare servicii catering:
• 20 iunie 2019 – între 11.00 – 11.30 şi 16.00 – 16.30 – Coffee-breakuri la care vor participa aproximativ 250 persoane, sala Xxxx Xxxxxxx din Palatul Parlamentului;
• 20 iunie 2019 – între 13.00-14.30 – Prânz la Palatul Parlamentului Salonul Brancovenesc – prânz în sistem bufet, la care vor participa aproximativ 250 persoane;
• 20 iunie 2019 – între 19.30 - 22.00 - Receptie oferita de beneficiar la Clubul Diplomatic Bucuresti, Soseaua Bucuresti – Ploiesti nr. 2B, Sector 1 (receptia oferita de beneficiar în sistem bufet, sala dotata cu mese si scaune si mese cu picior) la care vor participa aproximativ 250 de persoane;
• 21 iunie 2019 – 13.00 - 14.30 - Prânz la Palatul Parlamentului, Salonul Brancovenesc– (prânz în sistem bufet) la care vor participa aproximativ 200 persoane;
• 21 iunie 2019 – 11.00 -11.30 + 15.30-16.00 Coffee-break la care vor participa aproximativ 200 persoane, in sala Xxxx Xxxxxxx.
Detalii privind conținutul serviciilor de catering:
Cerinţe minime:
20 iunie 2019:
Masa zilnica plafon maxim 150 lei/pranz/persoana cu TVA inclus (250 de persoane)
Receptie oferita de beneficiar plafon maxim 240 lei/ receptie oferita de beneficiar / persoana cu TVA inclus (250 de persoane)
2 Coffee-break-uri plafon maxim 30 lei/coffee-break/persoana cu TVA inclus/ per buc (250 de persoane)
21 iunie 2019:
Masa zilnica plafon maxim 150 lei/pranz/persoana cu TVA inclus (200 de persoane)
2 Coffee-breakuri plafon maxim 30 lei/coffee-break/persoana cu TVA inclus/per buc (200 de persoane) Având în vedere complexitatea tipologică a activităților din program, mesele vor fi asigurate în sistem bufet. În consecință, operatorul economic va trebui să prezinte următoarele tipuri de meniuri indicate (incluzand optiuni vegetariene):
Meniuri bufet (trei variante pentru receptia oferita de beneficiar, a se exclude carnea de porc), cu următoarele caracteristici:
- Cel puţin 5 feluri de gustări reci;
- Cel puţin 5 feluri de gustări calde;
- Cel puţin 3 feluri principale;
- Cel puţin 3 feluri de garnituri;
- Cel puţin 4 feluri de salate, cu sosurile aferente;
- Cel puţin 5 feluri de desert, dintre care unul să fie constituit din fructe;
- Cel puţin 3 sortimente de pâine;
- Cel puţin 3 sortimente de cafea;
- Cel puţin 5 sortimente de ceai;
- Cel puţin 3 sortimente de sucuri naturale;
- Apă minerală şi plată în recipiente de sticlă.
Operatorul economic trebuie să tină cont de eventualele restricții culinare sau rețete culinare specifice (mâncare vegetariană, mâncare de post, etc).
Cantitățile de produse din meniuri trebuie să concorde cu numărul de persoane.
Operatorul economic va include în propunerea tehnică și va lua în calcul la alcătuirea ofertei financiare şi produsele și seviciile adiţionale (veselă de ceramică/porțelan, tacâmuri de aluminiu, feţe de masă, şerveţele, diferite tipuri de suporturi, echipamente şi recipiente pentru transportul şi păstrarea mâncării calde, transportul mâncării și a personalului care deservește serviciul de catering etc).
Operatorul economic trebuie să asigure resursa umană necesară pentru buna desfașurare a serviciului oferit.
Operatorul economic trebuie să îşi organizeze furnizarea serviciilor şi suportul logistic astfel încât toţi participanţii să poată servi mesele în timpul stabilit conform programului.
Operatorul economic va prezenta în oferta tehnică cel puțin următoarele elemente:
✓ meniuri indicate în conformitate cu cerințele solicitate anterior;
✓ elementele de organizare logistică pe care le propune pentru furnizarea serviciilor de masă.
Operatorul economic declarat câștigător va avea obligația de a transmite Autorității Contractante, spre avizare, propuneri de meniu pentru fiecare activitate din program.
Serviciile trebuie să fie realizate la cele mai bune standarde de igienă și curățenie, respectând normele în vigoare și luând în calcul diversitatea culturală a participanților.
Operatorul economic va nominaliza și doi coordonatori tehnici, cu minim 5 ani experiență în organizarea de evenimente (minim 1 eveniment), care vor superviza buna furnizare a acestui serviciu. Meniul va fi tipărit în limbile română, franceza si engleză cu specificarea alergenilor și va fi amplasat pe mese sau la loc vizibil cu acces pentru fiecare participant. Plata se va face pentru meniurile consummate efectiv, conform listelor cu participanti.
20 și 21 iunie 2019 Salonul Brancovenesc pentru Prânz din Palatul Parlamentului Cerinte
• se va asigura amenajarea/ ulterior finalizarii evenimentului va elibera spatiul de amenajarile realizate cu ocazia evenimentului;
• servirea se va face in sistem „bufet” la mese cu scaune.
20 și 21 iunie 2019 Sala Xxxx Xxxxxxx pentru Coffee-break-uri din Palatul Parlamentului Cerinte
• se va asigura amenajarea/ ulterior finalizarii evenimentului va elibera spatiul de amenajarile realizate cu ocazia evenimentului;
• ofertantul va trebui să asigure resursa umană necesară (10 persoane). Dintre acestea, 8 persoane trebuie să cunoască o limbă de circulație internațională la nivel avansat și să cunoasca bine detaliile organizării evenimentului (program, săli etc), iar 2 persoane trebuie să aibă cunoștințe și abilități tehnice specifice pentru a fi capabile să rezolve în termen scurt toate eventualele probleme tehnice.
20 iunie 2019 – între 19.30 – 22.00 – Receptie oferita de beneficiar la Clubul Diplomatic Bucuresti, Soseaua Bucuresti – Ploiesti nr. 2B, Sector1
Cerinte
• servirea se va face in sistem bufet la mese cu scaune si mese cu picior inalt;
• sa asigure dotarea locatiei in care se va servi masa cu mobilier adecvat pentru 250 persoane, daca este cazul;
• ofertantul va trebui să asigure resursa umană necesară (10 persoane). Dintre acestea, 8 persoane trebuie să cunoască o limbă de circulație internațională / franceza sau engleza la nivel avansat și să cunoasca bine detaliile organizării evenimentului (program, săli etc), iar 2 persoane trebuie să aibă cunoștințe și abilități tehnice specifice pentru a fi capabile să rezolve în termen scurt toate eventualele probleme tehnice.
• Operatorul economic se va asigura de decontarea tuturor cheltuielilor aferente organizarii unei receptii oferita de beneficiar de pe 20 iunie 2019 – Clubul Diplomatic Bucuresti, Soseaua Bucuresti – Ploiesti nr.2B, Sector 1 (inclusiv amenajare/ ulterior finalizarii evenimentului va elibera spatiul de amenajarile realizate cu ocazia evenimentului).
Lot 4 Servicii interpretariat FR-RO-FR pe durata evenimentului și FR-EN-FR pe durata evenimentului
Se va asigura pe toata durata evenimentului minimum 2 interpreti cu experienta specifica in domeniu,
de minimum 3 ani.
Pretul estimat pentru cerintele lotului 4 este de 10.000,00 lei cu TVA.
⮚ OBLIGATIILE FIRMEI CASTIGATOARE
Pe toată durata contractului, firma câștigătoare trebuie să asigure funcționarea perfectă a serviciilor, garantând un nivel optim de organizare și gestiune, avand in vedere importanta evenimentului.
Firma câștigătoare nu poate să refuze să execute imediat dispozițiile ORGANIZATORULUI care privesc atât modul de executare a serviciilor, cât și alegerea și/sau înlocuirea materialelor.
Trebuie ținut cont de faptul că toate bunurile și/sau serviciile furnizate de firma câștigătoare pentru executarea serviciului trebuie să respecte normele în vigoare în materie de siguranță în ceea ce privește materialele folosite, tehnicile de construcție și confecționare, proiectele de punere în practică și logistica privind organizare. Materialele folosite (structuri, decorații, infrastructuri operative) rămân în proprietatea firmei câștigătoare; aceasta se obligă să furnizeze ORGANIZATORULUI, pe toată durata contractului, materiale eficiente, în perfectă stare de prezentare și conservare, suficiente pentru a acoperi toate manifestările din program, chiar dacă acestea se desfășoară simultan.
Firma câștigătoare va fi interlocutorul exclusiv în raport cu societățile organizatoare pentru a desfășura toate formalitățile necesare în materie de amenajare; aceasta are obligația să respecte strict legile și dispozițiile în vigoare, chiar și în materie de răspundere civilă și penală care derivă din executarea lucrărilor în sarcina firmei.
Orice taxă de asigurare este în sarcina firmei câștigătoare (asigurarea pentru daunele împotriva terților, incendiu și furtul materialelor și a obiectelor din cadrul evenimentului și orice altă asigurare, eventual necesară).
În orice caz, firma câștigătoare se obligă a exonera ORGANIZATORUL de orice responsabilitate față de terți și, de asemenea, se obligă de a plăti toate despăgubirile care derivă din greșeli, imperfecțiuni, omisiuni sau inexactități din timpul derulării serviciului, care se pot imputa acesteia pentru bunuri mobile și/sau imobile, precum și pentru persoane.
⮚ OBLIGATII CARE DERIVĂ DIN RAPORTUL DE LUCRU CU ANGAJATII SI SUBCONTRACTORII
Firma câștigătoare are față de proprii angajați și subcontractori toate obligațiile care derivă din dispozițiile legale și regulamentele în vigoare în materie de muncă, precum și de asigurări de stat și asigurări sociale obligatorii, la acele nivele la care sunt executate prestațiile, luând în sarcina sa toate cheltuielile respective, exonerând în mod expres ORGANIZATORUL de orice responsabilitate.
⮚ GARANȚIA CATRE TERTI
ORGANIZATORUL nu își asumă nicio responsabilitate pentru daunele care pot să apară din cauza firmei câștigătoare și/sau a angajaților acesteia în timpul sau în urma executării lucrărilor subiect al prezentului contract sau pentru orice alta cauză sau motiv, fiind de acord că orice risc este asumat în mod integral și direct de firma câștigătoare care se obligă încă de pe acum să exonereze ORGANIZATORUL de orice consecintă păgubitoare.
Sunt în sarcina firmei câștigătoare toate asigurările necesare pentru a evita apariția de pagube în ceea ce privește lucrările, persoanele și lucrurile pe durata executării serviciului subiect al prezentei proceduri, punând în practică toate măsurile necesare pentru siguranța și protecția muncii
⮚ PERSONALUL INSARCINAT CU FUNCTIONAREA EVENIMENTULUI
Pentru buna funcționare a evenimentului se va folosi personal calificat profesional, în număr suficient, pus la dispoziție de firma câștigătoare pe toată durata manifestării. Firma, care va desemna un unic referent reponsabil pentru proiect, va trebui să asigure prezența continuă a propriului personal pentru diferitele funcții necesare.
Tipologia personalului - respectand dispozitiile și legile în vigoare, operatorul economic trebuie să aloce personal destinat/calificat pentru prestarea activitatilor pre si post eveniment, respectiv: montare/demontare mobilier/materiale publicitare/echipamente etc., asigurarea curățeniei in spatiile utilizate, asigurare logistica eveniment, asigurare transport materiale si produse catering etc.
⮚ RECEPŢIA PRODUSELOR ŞI SERVICIILOR:
- Recepţia va consta în verificarea cantitativă şi calitativă a serviciilor/produselor contractate şi va fi efectuată la sediul Beneficiarului şi va fi finalizată prin încheierea unui proces-verbal de recepţie semnat de reprezentanţii Furnizorului şi cei ai Beneficiarului.
- Plata se va efectua pe baza facturii emisă de către operatorul economic la sfârşitul fiecărei activităţi şi a procesului verbal de recepţie a serviciilor. Factura va fi însoţită de tabelele nominale (prezenţă) cu participanţii la activităţi (pe fiecare zi de activitate), diagrama de cazare şi orice alt document solicitat (bilete de avion/bording-pass/factura fiscala). Factura va cuprinde numărul de participanţi și preţul unitar pentru serviciile de transport iar pentru restul serviciilor un pret total.
- Dacă vreunul din produse nu corespunde specificaţiilor din oferta propusă, Beneficiarul are dreptul să îl respingă, iar Furnizorul are obligaţia, fără a modifica preţul contractului:
▪ să înlocuiască produsul refuzat, în 5 zile lucrătoare de la sesizarea achizitorului;
▪ să facă toate modificările necesare pentru ca produsele/serviciile să corespundă specificaţiilor tehnice, în 5 zile lucrătoare de la sesizarea achizitorului.
- După soluţionarea eventualelor neconformităţi se va încheia procesul verbal de recepţie finală, cantitativă şi calitativă, semnat de reprezentanţii Furnizorului şi ai Beneficiarului.
- Dacă se constată defecte asupra produselor ulterior recepţiei produselor/serviciilor, Furnizorul va înlocui în termen de 5 zile lucrătoare aceste produse/servicii.
⮚ GARANTII:
- Furnizorul are obligaţia de a garanta că toate materialele furnizate prin contract sunt noi, nefolosite. Toate materialele vor fi inscripţionate conform manualului de identitate vizuală
- Beneficiarul are dreptul de a notifica imediat Furnizorul, în scris, orice plângere sau reclamaţie ce apare în conformitate cu aceasta garanţie.
- La primirea unei astfel de notificări, Furnizorul are obligaţia de a remedia defecţiunea sau de a înlocui produsul în perioada convenită, fără costuri suplimentare pentru Beneficiar, la adresa de livrare.
- Dacă Furnizorul, după ce a fost înştiinţat, nu reuşeşte să remedieze defectul în perioada convenită, Beneficiarul are dreptul de a lua măsuri de remediere pe riscul şi spezele Furnizorului şi fără a aduce nici un prejudiciu oricăror altor drepturi pe care Beneficiarul le poate avea faţă de acesta prin contract.
⮚ ORGANIZARE SI METODOLOGIE
Propunerea tehnică va fi structurată într-un mod care să permită urmărirea facilă a raspunsurilor, punct cu punct, la cerinţele caietului de sarcini, de către comisia de evaluare a ofertelor. Propunerea tehnică trebuie să reflecte asumarea de către ofertant a tuturor cerinţelor/ obligaţiilor prevăzute în Caietul de sarcini.
⮚ FACILITĂŢI OFERITE DE FURNIZOR
Furnizorul va asigura toate resursele umane şi materiale necesare pentru buna execuţie a contractului.
⮚ ALTE CERINŢE
- Toate preţurile produselor şi serviciilor vor fi exprimate în lei cu TVA şi sunt ferme pe toată perioada contractului.
- Toate cerinţele enunţate în Caietul de sarcini sunt minimale şi obligatorii.
- Nerespectarea în totalitate a cerinţelor tehnice prevăzute în Caietul de xxxxxxx va conduce la declararea ofertei ca neconformă şi respingerea ofertantului
- Adjudecarea se va efectua in conformitate cu prevederile documentatiei de atribuire.
- Pe parcursul derulării contractului, Autoritatea Contractantă își rezervă dreptul de a modifica datele și condițiile de desfășurare a evenimentelor, precum și locațiile, cu condiția notificării în timp util a Prestatorului.
Intocmit,
xxx. Xxxxxxxxx Xxxxx