Caiet de sarcini a achiziției serviciului privind
Caiet de sarcini a achiziției serviciului privind
„Conștientizarea populației cu privire la prevederile legale în vigoare vizând spațiile publice urbane”, în conformitate cu Legea 98/2016
1. OBIECTUL ACHIZIȚIEI: serviciul privind „Conștientizarea populației cu privire la prevederile legale în vigoare vizând spațiile publice urbane”
2. TIPUL CONTRACTULUI: contract de prestări servicii
3. BENEFICIAR: Primăria Municipiului Constanța, bd. Tomis nr. 51
4. COD CPV: 79342200-5 Servicii de promovare
5. SPECIFICAȚII TEHNICE LA FURNIZAREA SERVICIULUI:
Achiziția serviciului privind „conștientizarea populației cu privire la prevederile legale în vigoare vizând spațiile publice urbane” cuprinde promovarea Campaniei „Curățăm Constanța Noastră”, realizarea de materiale informative și promoționale, precum și promovarea altor acțiuni și inițiative similare.
Se urmărește crearea de așteptări corecte, realiste ale publicului țintă (cetățeni ai municipiului Constanța, agenți economici, ONG-uri, diferite organizații etc.) vis-à-vis de acest subiect. În egală măsură, se dorește stimularea de atitudini constructive, spirit pozitiv, inițiativă, ambiție, creativitate în rândul publicului.
Pentru publicul obișnuit, informația va fi una de bază, dar care să îi permită o documentare mai profundă, mai specializată, în cazul în care devine interesat. Prin urmare, se vor face inclusiv trimiteri către sursele de informare în domeniu, avizate (hotărâri ale Consiliului Local, legislație la nivel național, articole de presă etc.).
În cadrul serviciului privind „conștientizarea populației cu privire la prevederile legale în vigoare vizând spațiile publice urbane” intenționat a fi achiziționat, promovarea Campaniei „Curățăm Constanța Noastră” va trebui să includă minim următoarele activități sau operațiuni; acele caracteristici care nu sunt precizate mai jos sau oriunde altundeva în prezentul caiet de sarcini, rămân la latitudinea Ofertanților și fac parte din contribuția tehnică și creativă a acestora în cadrul ofertelor.
A. Conceperea și elaborarea de materiale informative în scopul comunicării
Conceptul de comunicare va fi operaționalizat prin intermediul elementelor enumerate mai jos (denumite livrabile):
1) comunicate la fiecare lansare a campaniei
Servicii de creație și producție a unor comunicate adresate publicului țintă, și anume:
- realizare de text și concepție grafică;
- difuzare în mediul online;
- comunicatul va conține informație scrisă și grafică;
- comunicatul va fi în format electronic editabil (ex. Word, Corel) şi în
format .jpg;
- în cadrul contractului, conținutul exact al comunicatului va fi agreat de comun acord cu Autoritatea Contractantă, pe baza a minim 2 propuneri făcute de Prestator.
2) comunicate la fiecare etapă intermediară a unei campanii:
Servicii de creație și producție a unor comunicate adresate publicului țintă, și anume:
- realizare de text și concepție grafică;
- difuzare în mediul online;
- comunicatul va conține informație scrisă și grafică;
- comunicatul va fi în format electronic editabil (ex. Word, Corel) şi în
format .jpg;
- în cadrul contractului, conținutul exact al comunicatului va fi agreat de comun acord cu Autoritatea Contractantă, pe baza a minim 2 propuneri făcute de Prestator.
3) comunicate la fiecare finalizare a unei campanii:
Servicii de creație și producție a unor comunicate adresate publicului țintă, și
anume:
- realizare de text și concepție grafică;
- difuzare în mediul online;
- comunicatul va conține informație scrisă și grafică;
- comunicatul va fi în format electronic editabil (ex. Word, Corel) şi în
format .jpg;
- în cadrul contractului, conținutul exact al comunicatului va fi agreat de comun acord cu Autoritatea Contractantă, pe baza a minim 2 propuneri făcute de Prestator.
4) realizare materiale foto/video sugestive de promovare a proiectului:
Pentru fiecare element, ofertantul va realiza minim 2 variante. Autoritatea Contractantă își rezervă dreptul de a alege pentru producție între cele două variante sau de a solicita ajustări ale unei variante păstrându-se conceptul inițial.
5) realizarea designului grafic aferent modelelor de adrese de informare:
Pentru fiecare element, ofertantul va realiza minim 2 variante. Autoritatea Contractantă își rezervă dreptul de a alege pentru producție între cele două variante sau de a solicita ajustări ale unei variante păstrându-se conceptul inițial.
6) realizarea designului grafic aferent materialelor publicitare (roll-ups,
meshes, banners, afișe etc.):
Pentru fiecare element, ofertantul va realiza minim 2 variante. Autoritatea Contractantă își rezervă dreptul de a alege pentru producție între cele două variante sau de a solicita ajustări ale unei variante păstrându-se conceptul inițial.
7) realizarea de rapoarte de activitate periodice privind activitățile din cadrul campaniei, în care să se detalieze activitățile desfășurate, numărul de participanți, zonele în care s-a acționat, rezultatele obținute, cu documentarea fotografică și video a acțiunilor.
B. Promovarea prin intermediul mediului online (internet)
Autoritatea contractantă dorește actualizarea și întreținerea paginii de web dedicată
acestui proiect, pe domeniul xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx (care este deja
achiziționat), cât și pe domeniul FaceBook dedicat xxx.xxxxxxxx.xxx/XxxxxxxXxxxxxxxxXxxxxxx.
Această activitate trebuie să cuprindă minim completarea și actualizarea secțiunilor paginii de promovare online (website) xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx în format bilingv, română-engleză, cu:
a) modificarea structurii website-ului în funcție de necesități, la cererea Autorității Contractante, în calitate de Beneficiar, păstrând website-ul xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx:
- funcțional și afișat în mod identic pe următoarele navigatoare web:
o Microsoft Internet Explorer 8+ și Microsoft Edge;
o Mozilla Firefox pentru sistemele de operare: Linux, Windows, MacOs;
o Google Chrome pentru sistemele de operare: Linux, Windows, MacOS;
o Safari pentru sistemele de operare: MacOS, Windows;
o Opera pentru sistemele de operare: Windows, MacOS;
- adaptabil în cazul apariției unui browser nou;
- având codul HTML și CSS valide și conforme standardului W3C;
- cu denumiri și iconițe sugestive pentru afișarea acțiunilor principale;
- cu dreptul legal de utilizare a tuturor imaginilor / pozelor / icon-urilor / widget-urilor / flash-urilor / filmelor / etc. utilizate de dezvoltatorul paginii (altele decât cele furnizate de autoritatea contractantă) necesar în acest scop;
- cu etichete (tag-uri) descriptive pentru fiecare link / imagine;
- cu o tehnologie care să permită o afișare corectă și adaptată și pe diferite
dispozitive (device-uri) mobile (telefon mobil, tabletă, laptop);
- cu platforma de dezvoltare adaptată utilizării celor mai noi și performante
tehnologii HTML5, cu suport pentru UTF-8, UTF-16;
- cu afișarea de diacritice specifice limbii române;
- cu redimensionarea automată a conținutului în funcție de dimensiunea
ferestrei de afișare (browser), pentru toate tipurile de dispozitive (device- uri) de accesare, astfel încât funcționalitățile, aspectul și forma de
prezentare a informației să se păstreze;
- cu deschiderea tuturor legăturilor (link-urilor) externe către alte site-uri, fie către fișiere interne (în scopul afișării / descărcării acestora) în pagina nouă (new window);
- cu redirecționarea utilizatorului către pagina respective, din orice legătură
(link) internă către paginile din același website și posibilitatea de
întoarcere la pagina precedentă (back);
- cu afișarea unui tooltip de către toate meniurile și a unui tooltip cu o
descriere mai detaliată;
- coferind toate facilitățile prevăzute de legislația în vigoare sau standardele internaționale în domeniu pentru persoanele cu dizabilități (W3C Web Accessibility Initiative și Web Content Accessibility Guidelines WCAG);
- având o interfață vizuală plăcută și ușor de utilizat;
- optimizabil pentru indexarea de către motoarele de comunicare;
- cu galeria foto-video grupată pe categorii de evenimente.
b) găzduirea paginii oficiale de internet xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
utilizând echipamentele furnizorului;
c) promovarea online prin intermediul mediilor sociale (Facebok ș.a.a.); în acest scop se va prelua pagina dedicată de Facebook care va fi întreținută și monitorizată continuu de către furnizor;
d) publicarea și diseminarea anunțurilor de informare în cadrul mediilor sociale (Facebok ș.a.a.);
e) gestionarea bazei de date cuprinzând participanții din cadrul campaniei;
f) sprijin acordat beneficiarului în vederea actualizării secțiunilor „noutăți”, comunicate de presă, materiale disponibile (descărcabile) din cadrul paginii oficiale de internet xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx;
g) prestatorul va asigura postarea materialelor video atât pe canalul Youtube dedicat campaniei, cât și pe website-ul dedicat xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx și pe pagina de facebook xxx.xxxxxxxx.xxx/XxxxxxxXxxxxxxxxXxxxxxx.
h) prestatorul va asigura promovare de tip Google Adwords sau echivalent – text, imagine, video – bazată pe lista de cuvinte cheie aprobată în prealabil de Beneficiar.
C. Campania de promovare online va avea drept livrabile următoarele:
- elaborarea unui plan de promovare online ce va include alocarea de resurse;
- implementarea planului de promovare online – întreprinderea acțiunilor presupuse de instrumentele de promovare online identificate în planul de promovare;
- actualizarea, întreținerea și găzduirea paginii de internet dedicată proiectului, pe domeniul xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx de tipul "software as a service" (SAAS – xxxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxxxx_xx_x_xxxxxxx);
- administrarea paginii de facebook a proiectului, în care se vor posta materialele de la toate activitățile organizate în cadrul campaniei de conștientizare, în decurs de maxim 2 zile de la finalizarea acestora;
- administrarea canalului Youtube în care vor fi publicate toate materialele video ce reies din activitățile campaniei de conștientizare, în decurs de maxim 2 zile de la finalizarea acestora;
- monitorizarea campaniei și optimizarea rezultatelor.
Prestatorul va posta pe pagina/paginile de prezentare a proiectului, la cererea
Beneficiarului, următoarele tipuri de conținut:
- anunțuri privind evenimentele organizate în cadrul proiectului;
- rezultate și materiale multimedia rezultate în urma organizării acestor evenimente;
- fotografii/materiale video relevante pentru proiect;
- orice alt conținut relevant pentru Beneficiar, proiect și obiectivele acestuia.
Prestatorul va posta pe pagina de prezentare a proiectului toate anunțurile referitoare la evenimentele ce se vor desfășura în cadrul proiectului (campania de conștientizare, caravana, dezbateri publice, conferințe de presă etc.) și, la încheierea acestora, fotografii și video-uri rezultate în urma desfășurării activităților.
Procedeele folosite la optimizarea website-ului vor include ca cerințe minime:
• optimizarea textelor
• optimizarea imaginilor și a elementelor grafice
• analiza traficului (surse, căutări, pagini vizitate, locații)
Pagina de internet (website) va fi administrată și actualizată în așa fel încât să permită o mentenanță facilă ce va include ca cerințe minime:
• actualizare conținut website (imagini și text)
• adăugare de pagini noi, actualizare și publicare filme
• transmitere buletine informative (newsletters)
• rezolvarea problemelor tehnice
• întocmirea de rapoarte periodice (SEO, trafic, backlinks, keywords)
• campanii AdWords (facilitate oferită de Google)
Ofertantul va prezenta, în cadrul propunerii tehnice, abordarea strategică a acțiunilor și instrumentelor de promovare online.
D. Specificații suplimentare
Operatorul economic are obligația de a modifica oricare din livrabilele realizate în conformitate cu observațiile autorității contractante în termen de 2 zile lucrătoare de la transmiterea observațiilor.
Autoritatea contractantă are dreptul de a cere modificarea oricărui livrabil până la realizarea unui format final care să corespundă solicitărilor și exigențelor beneficiarului. Pentru fiecare observație suplimentară asupra oricărui livrabil, operatorul economic are obligația adaptării acestuia respectiv în termen de maxim 2 zile lucrătoare.
Pentru forma finală a livrabilelor trebuie să existe o aprobare formală din partea autorității contractante. Aprobarea se elaborează în forma unui document scris emis de beneficiar operatorului prestator.
Achizitorul își rezervă dreptul de a solicita întâlniri de lucru cu prestatorul, pentru discutarea elementelor de creație din machete și pentru organizarea desfășurării activităților din contract, cu o frecvență o dată la două săptămâni sau la solicitarea achizitorului.
Ofertantul va include, în cadrul propunerii tehnice, abordarea strategică pe baza căreia se va dezvolta strategia de organizare și metodologia de lucru. Abordarea ofertată va cuprinde și detalia punctele cheie din următoarele secțiuni:
- abordarea întregii campanii;
- mesajele cheie ale campaniei;
- planul de acțiune.
Activitățile se vor desfășura conform strategiei de comunicare aprobată de către Beneficiar.
Beneficiarul se obligă să pună la dispoziția prestatorului toate datele, informațiile și documentele solicitate de către prestator, necesare pentru prestarea serviciilor care fac obiectul contractului urmat a fi încheiat.
Proprietatea asupra machetelor presă scrisă, a banner-elor online precum și a textelor/materialelor și a altor documente rezultate în urma desfășurării activităților care fac obiectul contractului sau legate de acesta vor rămâne în proprietatea autorității contractante.
Utilizarea machetelor presă scrisă și a banner-elor online, integral sau fragmente, sunt permise numai cu acordul scris al autorității contractante.
Toate cerințele formulate de beneficiar vor fi transmise prestatorului în scris sau pe email, în timp util.
Considerând natura dinamică a serviciului ce urmează a fi contractat/prestat, cantitățile considerate vor oscila între un plafon minim, curent, și plafonul maxim de operațiuni realizate în sensul diseminării pe scară largă a rezultatelor înregistrate.
Prestatorul se obligă să execute cu promptitudine toate solicitările transmise de către beneficiar, eșalonând d.p.d.v. financiar prestația suportată în baza cuantumului alocat lunar, prin contract, de tipul unui abonament lunar.
6. Recepția serviciului:
Recepția serviciului se va realiza lunar, pe baza unui proces verbal de recepție calitativă și cantitativă, la data stabilită prin Contract, semnat de ambele părți.
Eventualele situații sau observații se vor consemna în procesul verbal de recepție calitativă și cantitativă.
Prestatorul va realiza cate un raport lunar de activitate în care va evidenția toate serviciile prestate în perioada de referință (toate livrabilele) care vor deveni anexe la procesul verbal de recepție.
7. Perioada de livrare a serviciului:
Livrarea serviciului se va face lunar, la cererea beneficiarului, pe întreaga durată a derulării contractului, în baza unor solicitări transmise prin intermediul mijloacelor electronice sau adreselor înregistrate, comunicând natura operațiunii și termenul de rezolvare.
Durata contractului este de doisprezece (12) luni de la data semnării de către ambele părți.
8. Modalități de plată:
Decontarea serviciului se va face pe baza facturilor însoțite obligatoriu de procesele verbale de recepție întocmite fără obiecțiuni, de solicitările emise de beneficiar, și de situațiile de plată emise de prestator.
Plata facturilor se va efectua după înregistrarea lor la beneficiar, în funcție de alocațiile bugetare aprobate.
9. Prezentarea ofertelor:
Pentru achiziția serviciului privind „Conștientizarea populației cu privire la prevederile legale în vigoare vizând spațiile publice urbane” se va depune o ofertă financiară și o ofertă tehnică.
În oferta tehnică va fi prezentat modul în care vor fi îndeplinite condițiile
tehnice minimale impuse de beneficiar.
În oferta financiară, furnizorul va prezenta preţul unitar al pachetului de prestații în lei fără T.V.A./lună precum şi valoarea totală a achiziției în lei fără T.V.A., iar taxa pe valoare adăugată, va fi evidențiată distinct.
Prețul unitar va include toate cheltuielile legate de tehnicile și tehnologiile utilizate, de producere și prelucrare a materialelor de promovare solicitate, incluzând componente de text respectiv grafică, precum și toate cheltuielile de publicare și diseminare în cazurile solicitate de către beneficiar, cu realizarea
acestora prin mijloacele tehnice și tehnologice proprii prestatorului cf. specificațiile enunțate în Cap.5, cheltuieli indirecte, taxele, impozitele considerate obligații legale ale contractanților, profitul, exclusiv T.V.A. precum și orice alte cheltuieli privitoare la personalul implicat (cazări, diurne, transport etc. în scopul deplasării pentru întâlnirile de lucru convocate de către beneficiar).
Prețul ofertat va echivala remunerația aferentă asigurării pachetului de prestații lunare solicitate de beneficiar, și se va menține ferm pe toată durata desfășurării contractului.
Criteriul de selecție este ,,preţul cel mai scăzut” al ofertei, cu condiția respectării specificațiilor tehnice solicitate.
Fondurile vor fi asigurate din bugetul local, capitolul bugetar 67 “întreținere spații verzi”.
Durata de valabilitate a fiecărei oferte este de 90 de zile.