PROCEDURA OPERAȚIONALĂ PRIVIND

CONSILIUL JUDEŢEAN CONSTANŢA

APROBAT:

PREȘEDINTELE CONSILIULUI JUDEȚEAN

CONSTANȚA, XXXXXX XXXXX XXXXXXXX

PROCEDURA OPERAȚIONALĂ PRIVIND

ELABORAREA ȘI AVIZAREA CONTRACTELOR Cod: PO-SJC.03

Ediția I, Revizia 0

AVIZAT:

PREȘEDINTE COMISIE MONITORIZARE,

XXXXXXX XXXX

Secretar al Județului Constanța

ELABORAT:

XXXXX XXXXXX,

Director General DGAPJ

XXXXXXX XXXXX,

Șef Serviciu SJC

XXXXXXX XXXXX,

Consilier juridic SJC

Cuprins

F-PO-SJC.03.02

1. F-PO-SJC.03.01 Pagina de gardă 1

2. F-PO-SJC.03.02 Pagină de cuprins 2

3. F-PO-SJC.03.03 Formular evidenţă modificări 3

4. F-PO-SJC.03.04 Conţinutul procedurii 4 - 7

5. F-PO-SJC.03.05 Formular analiză procedură 8-9

6. F-PO-SJC.03.06 Lista de difuzare a procedurii 10-11

7. Formulare 1-11

Nr. crt.
Ed. Data ediţiei
Rev. Data reviziei
Pag.
Descriere modificare Semnătura conducătorului compartimentului

FORMULAR EVIDENŢĂ MODIFICĂRI F-PO-SJC.03.03

CONȚINUTUL PROCEDURII

F-PO-SJC.03.04

1.0.Scopul procedurii

1.1.Scopul procedurii este acela de a stabili un set de reguli clare în ceea ce privește activitatea de elaborare și avizare a contractelor în care una dintre părți este Județul Constanța.

2.0. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

2.1. Procedura operațională se aplică în activitatea de elaborare și avizare a contractelor în care una dintre părți este Județul Constanța.

3.0. Documente de referinţă

3.1 Ordinul secretarului general al Guvernului nr.600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice.

3.2 Dispoziția Președintelui Consiliului Județean Constanța nr.618/22.10.2018 privind constituirea Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la nivelul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Constanța.

3.3. Codul civil

3.4. Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice

3.5. Hotararea de Guvern nr.395/2016 privind aprobarea normelor de aplicare a Legii nr.98/2016

3.6. Hotararea de Guvern nr.264/2003 privind stabilirea acțiunilor și categoriilor de cheltuieli, criteriilor, procedurilor și limitelor pentru efectuarea de plăți în avans din fonduri publice

3.7. Legea nr.215/2001 a administrației publice locale

3.8. Legea nr.188/1999 privind Statutul funcționarului public

3.9. Legea nr.514/2003 privind organizarea și exercitarea profesiei de consilier juridic

3.10. Statutul consilierului juridic

3.11. Codul muncii

3.12. Fisele de post

4.0. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

4.1. Definiţii

Compartiment - direcţie generală/serviciu/compartiment/birou;

Conducătorul compartimentului - director general/ director adjunct/ şef de serviciu;

Procedură - prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor; PS (Procedură de sistem) - procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul entităților publice;

PO (Procedură operaţională) - procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul entităților publice.

4.2. Abrevieri

DGAPJ - Direcția Generală de Administrație Publică și Juridică

DGEF – Direcția Generală Economico-Financiară

SJC - Serviciul Juridic și Contencios CJC - Consiliul Județean Constanța CFP – Control Financiar Preventiv

5.0. Descrierea procedurii operaţionale 5.1.Generalități

Pentru desfășurarea activității de elaborare și avizare a contractelor, serviciul colaborează cu celelalte structuri din cadrul aparatului de specialitate, cu instituţiile şi serviciile publice din subordine, precum şi cu compartimentele de specialitate ale autorităţilor administraţiei publice centrale şi locale.

5.2.Elaborare contracte

(1) Elaborarea contractelor care nu implică respectarea unei proceduri stabilită de legislație în vederea atribuirii

1 Ori de câte ori există necesitatea de a achiziționa un produs / serviciu / lucrare, compartimentul de specialitate inițiator redactează un referat de necesitate .

Referatul de necesitate:

a) se semnează de către:

- persoana care îl întocmește și de către șeful/șefii ierarhic superior/i;

- Directorul DGEF;

b) se avizează de către persoana care are atribuții în acordarea vizei CFP;

c) se aprobă de către ordonatorul principal de credite.

2 După aprobare, compartimentul Secretariat al Cabinetului Președinte transmite referatul de necesitate la compartimentul care l-a întocmit.

3 Compartimentul care a întocmit referatul de necesitate îl transmite cu adresa de înaintare către DGAPJ, în original, însoțit de documentele prevăzute în Procedura documentată - Achiziție directă.

4 Directorul DGAPJ repartizează către SJC documentele menționate la pct.3. 5 Șeful SJC le repartizează către consilierii juridici din subordine.

6 Dupa primirea documentelor menționate la pct. 3, consilierul juridic verifică imediat dacă acestea conțin toate informațiile necesare elaborării contractului.

7 Dacă documentele menționate la pct.3 nu sunt corect întocmite, consilierul juridic solicită în scris compartimentului care a elaborat referatul de necesitate să-l modifice/completeze. După modificare/completare, referatul corect întocmit se transmite SJC în termen de cel mult 3 zile lucrătoare.

8 După primirea tuturor documentelor, consilierul juridic elaborează contractul în termenul stabilit de șeful de serviciu. Contractul se întocmește într-un număr de exemplare originale egal cu numărul părților contractante.

9 Consilierul juridic care a întocmit contractul îl înregistrează în registrul electronic de intrare-ieșire al Consiliului Județean Constanța, îl semnează și îl transmite șefului de serviciu pentru verificare și avizare și Directorului DGAPJ pentru aprobare.

10 În situația în care consilierul juridic apreciază că încheierea contractului este nelegală, întocmește o notă în acest sens. Nota se contrasemnează de șeful de serviciu, în ipoteza în care opinia juridică a acestuia coincide cu opinia juridică a consilierului juridic.

11 Nota mentionată la pct. 10 se înregistrează în registrul electronic de intrare-ieșire al Consiliului Județean Constanța și se transmite directorului DGAPJ și, ulterior, ordonatorului de credite.

12 În situația în care șeful ierarhic superior și/sau ordonatorul de credite apreciază că punctul de vedere al consilierului juridic nu este pertinent și că se impune elaborarea contractului, consilierul juridic îl elaborează, îl inregistrează și, fără viză juridică, îl transmite următorului compartiment a cărui semnătură este necesară pe contract. Contractul astfel elaborat se transmite pe circuit însoțit de nota în care este consemnat refuzul de viză juridică.

(2) Elaborarea contractelor care implică respectarea procedurii de achiziție publică prevăzută de Legea nr.98/2016

1 Dupa finalizarea procedurii de achiziție și expirarea termenelor de contestație, Serviciul Achiziții, Analiză Piață, Urmărire Contracte transmite raportul procedurii, cu adresă de înaintare, către DGAPJ, în copie, însoțit de documentele prevăzute în Procedura documentată (Achizitii prin procedura prevazută de Legea nr. 98/2016).

2 Directorul DGAPJ repartizează către SJC documentele menționate la pct. 1 3 Șeful SJC le repartizează către consilierii juridici din subordine.

4 După primirea documentelor mentionate la pct. 1., consilierul juridic elaborează contractul în termenul și în condițiile stabilite de Legea nr.98/2016 și de HG nr.395/2016. Contractul se întocmește într-un număr de exemplare originale egal cu numărul părților contractante.

5 Consilierul juridic care a întocmit contractul îl înregistrează în registrul electronic de intrare-ieșire al Consiliului Județean Constanța, îl semnează și îl transmite șefului de serviciu pentru verificare și avizare și Directorului DGAPJ pentru aprobare.

5.3.Circuitul contractelor

(1) Contractul semnat de către consilierul juridic, șeful SJC și directorul DGAPJ se transmite, prin grija persoanei din cadrul DGAPJ care asigură circuitul documentelor, în vederea semnării de către reprezentanții nominalizați în contract, către:

1 DGEF (pentru viza CFP și semnătura directorului general) ; 2 compartimentul care a întocmit referatul de necesitate;

3 furnizor / prestator /executant – acesta va da contractului număr de înregistrare în momentul semnării;

4 ordonatorul de credite.

(2) După aprobarea de către ordonatorul de credite, compartimentul Secretariat al Cabinetului Președinte transmite toate exemplarele originale ale contractului consilierului juridic care l-a întocmit.

(3) Un exemplar original se transmite de catre consilierul juridic care l-a întocmit furnizorului/prestatorului/executantului într-una dintre modalitățile care asigură confirmarea primirii documentului (poștă, curier) sau personal reprezentantului celeilalte părți contractante.

(4) Consilierul juridic comunică câte o copie a contractului către: Serviciul Achiziții, Analiză Piață, Urmărire Contracte, Direcția Generală Economico-Financiară, compartimentul care a elaborat referatul de necesitate.

Notă: Regulile detaliate la punctele anterioare sunt aplicabile și în cazul elaborării și avizării actelor adiționale, actelor de reziliere/încetare a contractelor.

5.4. Executarea contractului

(1) Compartimentul care a întocmit referatul de necesitate urmărește executarea contractului.

(2) DGEF urmărește constituirea, conform prevederilor legale, a garanției de bună execuție de către furnizor/executant/prestator. În cazul în care garanția de bună execuție nu se constituie în cuantumul

prevăzut în contract și cu respectarea condițiilor prevăzute de legislația în vigoare, DGEF va înștiința despre acest aspect compartimentul însărcinat cu urmărirea executării contractului.

6.0. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

6.1. Consilierul / inspectorul din cadrul compartimentului care elaborează referatul de achiziție:

(1) întocmește referate de necesitate;

(2) transmite referate de necesitate la Serviciul Achiziții, Analiză Piață, Urmărire Contracte;

(3) urmărește executarea contractelor.

6.2. Șeful compartimentului care elaborează referatul de achiziție:

(1) verifică referatele de necesitate și le avizează;

(2) verifică modul în care consilierul/inspectorul urmărește executarea contractelor.

6.3. Directorul direcției care inițiază achiziția

(1) aprobă referatele de necesitate;

(2) aprobă contractele;

(3) verifică modul în care se urmărește executarea contractelor.

6.4. Șeful Serviciului Achizitii, Analiză Piață, Urmărire Contracte

- transmite către D.G.A.P.J. raportul de selectie sau raportul procedurii, după caz, însoțit de documentele aferente;

6.5. Consilierul/inspectorul cu atribuții de avizare C.F.P.

(1) avizează C.F.P. referatele de necesitate;

(2) avizează C.F.P. contractele.

6.6. Directorul D.G.E.F.

(1) aprobă referatele de necesitate;

(2) aprobă contractele;

(3) verifică modul în care se constituie garanțiile de bună execuție ale contractelor.

6.7. Consilierul juridic

(1) solicită modificări/completări ale documentelor premergatoare elaborarii contractelor, dacă este cazul;

(2) elaborează și semnează contractele;

(3) transmite un exemplar original al contractului celeilalte părți contractante;

(4) transmite copii ale contractelor către: Serviciul Achizitii, Analiză Piață, Urmărire Contracte, Direcția Generală Economico-Financiară, compartimentul care a elaborat referatul de necesitate.

6.8. Șeful SJC

(1) repartizează consilierilor juridici documentele primite în vederea elaborării de contracte;

(2) coordonează consilierii juridici în activitatea reglementată de prezenta PO;

(3) verifică și avizează contractele.

6.9. Directorul D.G.A.P.J.

(4) repartizează SJC documentele primite în vederea elaborării de contracte;

(5) verifică și aprobă contractele.

6.10. Personalul din cadrul Compartimentului Secretariat Cabinet Presedinte

- transmite contractul aprobat de ordonatorul de credite consilierului juridic care l-a elaborat.

6.11. Ordonatorul de credite

(1) aprobă referatele de necesitate;

(2) aprobă contractele.

FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ F-PO-SJC.03.05

Nr. crt.	Conducător compartiment Nume și prenume	Compartiment	Înlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil		Aviz nefavorabil	Semnătura	Data
				Semnătura	Data	Observații
1.	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Șef serviciu	Serviciul de Analiză Strategică și Creșterea Competitivității (Intelligence Competitive)
2.	Xxxxx Xxxxxxx (conf. Dispoziției nr.705/18.12.2018)	UIP - Sistem de Mangement Integrat al Deșeurilor în Județul Constanța
3.	Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Director general	Direcția Generală de Administrație Publică și Juridică
4.	Xxxxxxxx Xxxxxxxx Director general	Direcția Generală Economico-Financiară

5.	Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Director general	Directia Generală Administrarea Domeniului Public și Privat - A.J.T.
6.	Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Director executiv	Direcția de Dezvoltare Județeana și Coordonarea Instituțiilor de Sănătate, Sport și Învățământ
7.	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx șef	Direcția Generală Tehnică, Urbanism și Amenajarea Teritoriului
8.	Xxxxxxxxx Xxxxx Director general	Direcția Generală de Proiecte
9.	Xxxxxxxxxxx Xxxxx- Xxxxxx Director general- adjunct	Direcția Generală Tehnică, Urbanism și Amenajarea Teritoriului

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII F-PO-SJC.03.06

Nr. ex.	Compartiment	Nume şi prenume	Data primirii	Semnătura	Data retragerii	Data intrării în vigoare a procedurii	Semnătura
1.	(Exemplarul nr. 1 – originalul) Direcția Generala de Administrație Publică și Juridică	Xxxxxx Xxxxx Director general
2.	Serviciul de Analiză Strategică și Creșterea Competitivității (Intelligence Competitive)	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Șef serviciu
3.	UIP - Sistem de Mangement Integrat al Deșeurilor în Județul Constanța	Xxxxx Xxxxxxx (conf. Dispoziției nr.705/18.12.2018)
4.	Direcția Generală Economico- Financiară	Xxxxxxxx Xxxxxxxx Director general

5.	Directia Generală Administrarea Domeniului Public și Privat - A.J.T.	Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Director general
6.	Direcția de Dezvoltare Județeana și Coordonarea Instituțiilor de Sănătate, Sport și Învățământ	Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Director executiv
7.	Direcția Generală Tehnică, Urbanism și Amenajarea Teritoriului	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx șef
8.	Direcția Generală de Proiecte	Xxxxxxxxx Xxxxx Director general
9.	Direcția Generală Tehnică, Urbanism și Amenajarea Teritoriului	Xxxxxxxxxxx Xxxxx- Xxxxxx Director general- adjunct