CAIET DE SARCINI ACHIZIȚIE SERVICII DE ORGANIZARE CONFERINȚE ÎN SISTEM ONLINE ÎN CADRUL PROIECTULUI AMBASADORI UPB – REPREZENTANȚI AI COMPANIILOR

MINISTERUL EDUCAŢIEI

Universitatea POLITEHNICA din București

Splaiul Independenței nr. 313, București - 77206, ROMÂNIA

Telefon: 000.000.00.00; Fax: 000.000.00.00






CAIET DE SARCINI




ACHIZIȚIE SERVICII DE ORGANIZARE CONFERINȚE ÎN SISTEM ONLINE ÎN CADRUL PROIECTULUI

AMBASADORI UPB – REPREZENTANȚI AI COMPANIILOR













CUPRINS


CAP. I – CONTEXTUL ACHIZIȚIEI DE SERVICII

CAP. II – CERINȚE MINIME PRIVIND SERVICIILE SOLICITATE

II.1. – Cerințe generale

II.2. – Cerințe (specificații) tehnice specifice

II.3. – Obligații care revin prestatorului de servicii

CAP. III – PRECIZĂRI PRIVIND MODUL DE ELABORARE A PROPUNERII TEHNICE

CAP. IV – RAPORTAREA ACTIVITĂȚILOR. CONDIȚII DE RECEPȚIE ȘI PLATĂ A SERVICIILOR PRESTATE




CAP. I. CONTEXTUL ACHIZIȚIEI DE SERVICII


Universitatea POLITEHNICA din București (U.P.B.) își asumă misiunea de a pregăti specialiști în diferite domenii tehnice, capabili de a utiliza cunoștințe științifice, tehnice și cultural-umaniste valoroase, de a contribui la progresul tehnologic, economic și social-cultural al societății românești și al lumii contemporane.

În acest context general, achiziția privind serviciile de organizare conferințe în sistem online este necesară pentru buna desfășurare a proiectului Ambasadori UPB – Reprezentanți ai companiilor.

Conform Strategiei Naționale pentru dezvoltarea durabilă a României 2030 este necesară încurajarea activităților de mentorat/voluntariat și a parteneriatelor cu mediul de afaceri pe plan local. Una dintre țintele asumate de România ca realizabile până în anul 2030 este creșterea substanțială a numărului de tineri și adulți care dețin competențe relevante, inclusiv competențe tehnice și vocaționale, care să faciliteze angajarea și crearea de locuri de muncă decente și antreprenoriatul (Strategia Națională pentru dezvoltare durabilă a României 2030, capitolul II – Obiective pentru dezvoltarea durabilă).

De asemenea, în cadrul Comunicării Comisiei către Parlamentul European, Consiliu, Comitetul Economic și Social European și Comitetul Regiunilor privind realizarea Spațiului european al educației până în 2025, o educație de calitate le oferă tinerilor cunoștințele, competențele și atitudinile necesare pentru a prospera în viață și pentru a face față multiplelor provocări cu care se vor confrunta (pag. 7). În cadrul aceluiași document, sunt încurajate activitățile pentru studenți care conduc la stăpânirea competențelor transversale, precum gândirea critică, spiritul întreprinzător, creativitatea și implicarea civică prin abordări transdisciplinare, centrate pe învățare și bazate pe provocări. (pag. 8) Astfel, încurajarea competențelor transversale precum gândirea critică, spiritul întreprinzător, creativitatea și implicarea civică sunt factori-cheie pentru construirea unei societăți reziliente de către următoarele generații de studenți, cercetători și inovatori, în timp ce feedbackul de la absolvenți după terminarea studiilor este esențial pentru a asigura că cunoștințele, aptitudinile și competențele dobândite de studenți au o calitate înaltă și sunt relevante pentru piața muncii prezentă și viitoare (pag. 26).

Universitatea POLITEHNICA din București, în calitate de membră a Alianței Române a Universităților Tehnice, își propune să organizeze proiectul Ambasadori UPB – Reprezentanți ai companiilor, prin care să contribuie activ la dezvoltarea relațiilor dintre Universitatea POLITEHNICA din București, în calitate de instituție de învățământ superior tehnic, și reprezentanții mediului de afaceri local în vederea unei mai bune pregătiri a studenților prin dobândirea de competențe transversale și unei înțelegeri comprehensive a disciplinelor parcurse, precum și a promovării perspectivelor învățământului superior tehnic.

Serviciile de organizare conferințe în sistem online presupun transmiterea evenimentelor pe una sau mai multe platforme, multi punct (pe paginile de Facebook, Instagram, Youtube, Zoom, Microsoft Teams sau pagini web), către public cu circuit închis sau deschis. Astfel, participanții și invitații vor beneficia de un acces facil și flexibil la conferințele online – vor putea intra live de la distanță, nefiind necesară prezența fizică a acestora.

Prin intermediul serviciilor de organizare conferințe în sistem online, întâlnirile virtuale vor fi sigure pentru participanți, care vor primi un link dedicat de acces cu user și parola. În funcție de nivelul de interacțiune necesar, participanților li se va putea permite intervenția audio, video sau doar comunicarea permanentă prin intermediul opțiunii de chat. Conferințele vor putea fi înregistrate și vor rămâne disponibile spre vizualizare și ulterior transmisiei live, iar pe baza înregistrărilor se vor putea realiza analize și interpretări, în baza statisticilor disponibile. Prestatorul serviciilor de organizare conferințe în sistem online va asigura echipamentele tehnice necesare desfășurării acestora, accesul la platformele online pe care vor fi susținute conferințele și elementele de personalizare eveniment (background, siglă, nume și detalii eveniment, burtiere etc.).

CAP. II – CERINȚE MINIME PRIVIND SERVICIILE SOLICITATE


II.1. Cerințe generale


Prezentul capitol reglementează regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potențialii ofertanți să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesitățile autorității contractante, pentru asigurarea serviciilor.

Ofertarea de servicii cu caracteristici tehnice inferioare celor prevăzute în prezentul Caiet de sarcini sau de servicii care nu satisfac, în totalitate, cerințele Caietului de sarcini, va determina declararea neconformității ofertei respective și, în consecință, respingerea acesteia.

Serviciile care fac obiectul prezentului Caiet de sarcini vor fi prestate cu respectarea condițiilor minime din prezentul caiet de sarcini.

NOTĂ: Vor fi acceptate ofertele care oferă performante egale sau superioare celor specificate.

Clauză de revizuire: în funcție de numărul de confirmări, Autoritatea Contractantă va putea suplimenta cantitatea de servicii cu până la 30%, prin încheierea unui act adițional la contract. Prețul unitar pentru fiecare tip de serviciu va fi cel din contract.


II.2. Cerințe (specificații) tehnice specifice

Obiectiv: Prestarea serviciilor de organizare conferințe în sistem online în cadrul proiectului Ambasadori UPB – Reprezentanți ai Companiilor, la care sunt așteptate să participe 300 persoane (reprezentanți ai companiilor și studenți ai Universității POLITEHNICA din București).

Locație: Universitatea POLITEHNICA din București (Splaiul Independenței nr. 313, Sector 6, București), Clădirea Bibliotecii Centrale, Corp A.

Descriere: Evenimentele se vor desfășura în perioada noiembrie – decembrie 2021. Prestatorul are obligația de a asigura servicii de organizare conferințe în sistem online pentru 300 participanți la evenimente, în intervalul orar 08:00 – 22:00, după cum urmează:

  • Organizarea a 10 întâlniri consultative, grupuri de lucru formate din câte 20 absolvenți și 10 studenți ai universității;

  • Organizarea a 3 conferințe la care vor fi invitați să participe câte 50 absolvenți UPB – reprezentanți ai mediului socio-economic național, precum și 50 reprezentanți ai studenților și studenți reprezentativi.

Echipamentele tehnice necesare organizării conferințelor în sistem online vor fi puse în funcțiune de către personalul propriu al prestatorului, care va asista pe toată perioada de desfășurare a evenimentului.

Personal: Prestatorul va asigura personalul pentru montarea și punerea în funcțiune a echipamentelor.

Transport: Prestatorul va asigura transportul pentru echipamente și pentru personalul propriu.

Servicii solicitate:

Nr. Crt.

Servicii:

Descriere

1

Licență platformă videoconferință online cu următoarele specificații:

  • Opțiune 10 host (gazde) cu posibilitate de partajare ecran;

  • 500 de participanți simultan;

  • Opțiune camere de lucru cu minimum 3 participanți în camera de lucru, minimum 10 camere;

  • Posibilitate retransmisie pe rețele sociale (Facebook, Youtube, Instagram);

  • Posibilitate înregistrare în Cloud minimum 10 GB, format MP4;

  • Pagină personalizată cu branding personalizat;

  • Opțiune Chat personalizat și mesaje direcționate;

  • Opțiune de acces de pe telefon mobil, platforme iOS și Android;

  • Acces securizat;

  • Posibilitate de traducere în timp real.

2

Amenajare studio virtual pentru conferințe și cursuri cu următoarele specificații:

  • Dimensiuni minime 6x4x3m;

  • Fundal verde pentru chroma key în format u, cu colțuri curbate și perfect întins;

  • Structură de schelă modulară din aluminiu pentru agățare fundal și lumini compusă din 4 picioare de 3m din schelă cu 4 laturi cu talpă metalică, 2 elemente de schelă 6m, 2 elemente de schelă de 4m, 4 elemente de îmbinare la colțuri;

  • Minimum 6 surse de iluminat cu led tip Sky Panel sau similar cu următoarele specificații: Sistem optic - Panel LED RGBW cu difuzie soft;

  • Dimensiuni de referință 120x30cm, 60x60cm, sau 60x30cm;

  • Temperatura de culoare de la 2800K la 10000k;

  • Full RGB + W led cu control al saturației și al nuanței;

  • Dimmer continuu de la 0 la 100%;

  • Controlabil DMX și wireless;

  • Putere 200W;

  • Intensitate luminoasă minimum 250lx la 5M;

  • Unghi de acoperire minimum 105 grade;

  • Posibilitate de agățare pe schelă sau dispunere pe stativ;

  • Monitor video de previzionare, dimensiune minim 80”;

  • 2 camere de luat vederi rezoluție 4K, prevăzute cu sistem optic 70-200/2,8 cu servo zoom și follow focus, ieșire 12G SDI și TALLY;

  • Sistem intercom wireless minimum 4 posturi cu posibilitate comunicație pe minimum 2 canale (regizor-operatori, regizor-speakeri/invitați);

  • Prompter dispus pe una dintre camere cu software dedicate și remote control.

3

Regie video multicamera cu următoarele specificații:

  • Mixer video minimum 8 intrări 4k cu conexiuni HDMI, 12G SDI, 3G SDI, DVI, DP și minimum 4 ieșiri 4k HDMI și SDI. Posibilitate de preview multicamera;

  • 4 Camera sincronizer;

  • Monitor LCD pentru preview multicamera dimensiune minimă 130”, conexiune HDMI, rezoluție UHD;

  • Sistem down/up conversion;

  • 1 Player 4k;

  • Stație grafică pentru creare fundaluri grafice animate în timp real și pentru dispunere logo-uri și burtiere în timp real;

  • Server de streaming cu posibilitate multistream pe minimum 4 platforme, placă de captură video și placă audio minimum 4in/4out;

  • Sistem de înregistrare pe suport hardware;

  • Mixer de sunet digital cu minimum 12 canale;

  • Feedback destroyer;

  • 4 Lavaliere wireless frecvență 600-650mhz;

  • 2 sisteme de monitorizare in-ear wireless;

  • Conectică video, splitere, accesorii necesare pentru buna funcționare a sistemelor propuse.

4

Personal tehnic specializat pentru montare, demontare și operare echipamente cu minimum 5 ani experiență în televiziune și în transmisii live:

  • Regizor de emisie;

  • Director de imagine;

  • Cameraman;

  • Tehnician de lumini;

  • Inginer de sunet.

5

Transport echipamente

Toate echipamentele propuse trebuie să fie însoțite de certificat de conformitate.

Furnizorul va pune la dispoziție documente care să ateste experiența personalului tehnic propus.


Prestatorul va trebui să prezinte în cadrul ofertei modul de organizare a activităţii sale pentru a respecta obiectul contractului. De asemenea, va descrie detaliat metodele folosite pentru îndeplinirea şi respectarea pachetului de servicii. Descrierea trebuie să fie suficient de clară astfel încât să se poată identifica rezultatele pentru fiecare activitate.


II.3. – Obligații care revin prestatorului de servicii


Prestatorul are obligația de a executa serviciile prevăzute în contract cu profesionalism și promptitudine în conformitate cu prevederile caietului de sarcini.

Prestatorul are obligația să informeze, în mod corect și complet, autoritatea contractantă cu privire la caracteristicile esențiale ale serviciilor ce se vor presta, prin conturarea unei imagini precise a ofertei (ofertelor) sale, cu scopul de a asigura și apăra respectarea drepturilor și intereselor legitime ale consumatorilor.

Prestatorul are obligația să anunțe autoritatea contractantă/achizitorul, în scris, în cel mai scurt timp, despre orice schimbări neprevăzute ce s-ar putea ivi, înaintea sau în timpul prestării serviciilor.

Prestatorul este pe deplin responsabil pentru execuția serviciilor.


CAP. III – PRECIZĂRI PRIVIND MODUL DE ELABORARE A PROPUNERII TEHNICE


Prin Propunerea Tehnică depusă, ofertantul are obligația de a face dovada conformității serviciilor care urmează a fi prestate cu cerințele prevăzute în Caietul de sarcini.

Prin Propunerea Tehnică, ofertanții vor prezenta descrierea detaliată a serviciilor ofertate, precum și alte informații considerate semnificative pentru evaluarea corespunzătoare a propunerii tehnice.

Prin Propunerea Tehnică, în ceea ce privește descrierea tehnică a serviciilor, ofertanții vor trebui să demonstreze corespondența strictă a acestora cu specificațiile tehnice solicitate de autoritatea contractantă.

În urma evaluării tehnice, vor fi considerate admisibile numai acele oferte care îndeplinesc elementele obligatorii, conform specificațiilor din caietul de sarcini al achiziției.


CAP. IV – RAPORTAREA ACTIVITĂȚILOR. CONDIȚII DE RECEPȚIE ȘI PLATĂ A SERVICIILOR PRESTATE


Plata contravalorii serviciilor prestate se va face în lei, pe baza facturii fiscale, cu ordin de plată, după prestarea și recepția serviciilor.

Plata serviciilor prestate se va efectua în termen de maxim 30 de zile de la primirea de către Achizitor a facturii emise de Ofertant la încheierea perioadei serviciilor prestate, încheiere consemnată prin recepția calitativă și cantitativă a serviciilor.

Recepția serviciilor va fi consemnată printr-un proces verbal de recepție întocmit în două exemplare, unul pentru Achizitor și unul pentru Prestator.

Documente care vor însoți factura: procesul verbal de recepție.


Întocmit,

Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx

Șef serviciu,

Serviciul Programe și Activități pentru Viitori Ingineri

Document Metadata

Filed: November 1st, 2021