LINKSOFT BSD SRL AVIZ DE CONFIDENȚIALITATE ANGAJAȚI, CONTRACTANȚI SI COLABORATORI
LINKSOFT BSD SRL AVIZ DE CONFIDENȚIALITATE ANGAJAȚI, CONTRACTANȚI SI COLABORATORI
Acest aviz de confidențialitate are rolul de a vă informa cu privire la modul în care colectăm și utilizăm datele dumneavoastră personale în timpul și după terminarea relației dumneavoastră de muncă cu Linksoft BSD. Se aplică tuturor angajaților, muncitorilor și contractanților și include următoarele informații:
• Tipurile și categoriile de date cu caracter personal pe care le colectăm
• Cui transmitem datele cu caracter personal și de ce
• Scopul și baza legală pentru prelucrarea datelor cu caracter personal
• Perioada de timp pentru care păstrăm datele dumneavoastră personale
• Drepturile dumneavoastră cu privire la datele dumneavoastră personale
• Cum menținem siguranța datelor dumneavoastră
• Detalii despre deciziile care se iau în mod automat pe baza datelor dumneavoastră personale
• Informații despre Linksoft BSD și detalii despre Responsabilul cu Protecția Datelor
Conform legii protecției datelor, avem obligația să vă informăm cu privire la informațiile cuprinse în acest Aviz de Confidențialitate.
Identitatea Operatorului de Date și a Responsabilului cu Protecția Datelor
Operatorul de Date este Linksoft BSD.
Linksoft BSD a desemnat un Responsabil cu Protecția Datelor care raspunde de respectarea generală a cerințelor de protecție a datelor în cadrul grupului de companii care aparțin de Linksoft BSD. Datele sale de contact sunt:
Xxxxxx Xxxxxxxx: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Principii ale Protecției Datelor
Linksoft BSD va respecta legislația protecției datelor și principiile protecției datelor. Acestea afirmă că informațiile personale pe care le deținem trebuie să fie:
1. Utilizate în mod legal, corect și într-un mod transparent.
2. Colectate doar în scopuri întemeiate pe care vi le-am prezentat în mod clar și să nu fie folosite într-un mod incompatibil cu acele scopuri.
3. Relevante pentru scopurile pe care vi le-am prezentat și limitate doar la acele scopuri.
4. Corecte și actualizate.
5. Păstrate doar atât cât este necesar pentru scopurile pe care vi le-am prezentat.
6. Păstrate în siguranță.
Ce fel de date cu caracter personal păstrăm despre dumneavoastră?
Date cu caracter personal sau informații personale înseamnă orice informație despre o persoană prin care aceasta poate fi identificată. Datele anonime din care identitatea persoanei a fost eliminată nu se includ.
Noi colectăm, păstrăm și folosim diverse informații personale despre dumneavoastră. Detalii în legătură cu categoriile de date personale pe care le deținem despre dumneavoastră sunt specificate în Anexa 1 care este atașată.
Există „categorii speciale” sau date personale mai sensibile care necesită un grad mai înalt de protecție.
Colectăm inițial informații cu caracter personal despre angajații noștri, muncitori și contractanți în cadrul procesului de aplicare și recrutare, atât direct de la persoane, cât și uneori de la agențiile de recrutare, precum și informațiile de verificare colectate de către furnizorul nostru de controale de fond. De asemenea, putem colecta informații sub formă de referințe de la foști angajatori sau de la alte persoane numite care pot oferi recomandări. In cazul in care datele nu vor fi obtinute direct de la dumneavoastra, va vom comunica suplimentar sursa din care provin datele cu caracter personal.
Colectăm informații personale suplimentare în timpul activităților legate de muncă pe tot parcursul perioadei în care lucrați la noi.
De asemenea, putem colecta informații de la terțe părți, cum ar fi clienții, pentru obligațiile interne de raportare sau în legătură cu aspecte legate de disciplină, reclamații, performanță sau participare.
Cum vom folosi datele dumneavoastră personale?
Vom folosi datele dumneavoastră personale numai în conformitate cu legislația protecției datelor. În general, vom folosi datele dumneavoastră personale pentru una sau mai multe din bazele legale menționate mai jos:
• Atunci când trebuie să executăm contractul încheiat cu dumneavoastră
• Atunci când trebuie să respectăm o obligație legală
• Atunci când este necesar în scopul intereselor noastre legitime (sau ale unei terțe părți), iar drepturile și interesele dumneavoastră fundamentale nu au precedență asupra acestor interese
• Atunci când v-ați dat consimțământul
• Atunci când este nevoie să protejăm interesele dumneavoastră (sau ale altei persoane)
• Atunci când acest lucru este de interes public sau în scopuri oficiale
Anexa 2 conține detalii în legătură cu scopurile pentru care vom prelucra datele dumneavoastră personale și baza legală pentru această prelucrare.
Securitatea datelor
Linksoft BSD se angajează să protejeze securitatea datelor dumneavoastră personale.
Folosim diverse tehnologii și proceduri de securitate pentru a contribui la protecția datelor dumneavoastră personale împotriva accesării, utilizării, modificării neautorizate, a pierderii
sau divulgării. Păstrăm datele legate de angajarea dumneavoastră în sisteme informatice care au controale stricte cu acces limitat și se află în spații controlate. Doar personalul Linksoft BSD autorizat și aceia dintre afiliații, subcontractanții, agenții sau partenerii noștri care au nevoie de informații în interesul activității au dreptul să acceseze și să gestioneze informațiile cu caracter personal ale angajaților Linksoft BSD. Dacă este nevoie să transmitem date cu caracter strict confidențial (de exemplu, informații bancare sau salariale) acestea sunt protejate prin folosirea parolelor și/sau criptării.
Părțile terțe vor procesa datele dumneavoastră personale doar pe baza indicațiilor noastre și după ce au acceptat să trateze informațiile ca fiind confidențiale și să le păstreze la un nivel de siguranță acceptabil.
Am instituit proceduri pentru a rezolva orice breșă suspectată de securitate a datelor și vă vom anunța pe dumneavoastră și autoritatea de reglementare aplicabilă în legătură cu breșa suspectată atunci când ne este impus prin lege.
Transmiterea datelor
Transmitem datele dumneavoastră terților furnizori de servicii, atunci când (i) acest lucru este impus prin lege, (ii) este necesar pentru administrarea sau desfășurarea relației de muncă cu dumneavoastră sau (iii) atunci când avem un interes legitim pentru a face acest lucru.
Următorii terți furnizori de servicii pot procesa datele dumneavoastră cu caracter personal în scopurile următoare:
DIGITAL KEEZ | Oferă suport administrativ în legătură cu desfășurarea contractului dumneavoastră de muncă și întrebări ale angajaților, eliberarea adeverintelor de salariat, intocmirea si transmiterea registrului de evidenta a salariatilor. |
DIGITAL KEEZ | Furnizor pentru calcul salarial si raportare recurenta catre autoritati; pregatirea ordinelor de plata, distribuirea fluturasilor de salariu. |
MEDLIFE | Furnizor de servicii de Medicina Muncii pentru Linksoft. Procesează date personale și date sensibile pentru a realiza evaluările medicale și pentru a produce rapoarte medicale |
Tour Events & More | Furnizor de servicii de asistenta pentru calatorii in interes de serviciu. |
În plus față de părțile terțe menționate mai sus, este posibil să transmitem datele dumneavoastră personale clienților și altor terțe părți, de exemplu, în contextul unui transfer potențial conform TUPE sau ca parte a cerințelor de raportare pe baza unui contract cu clientul. Este posibil să fie nevoie să transmitem informațiile dumneavoastră personale unei autorități de reglementare sau altcuiva pentru a respecta legea.
Toate părțile terțe care procesează datele dumneavoastră personale sunt obligate să păstreze confidențialitatea și să ia măsuri de securitate corespunzătoare pentru protejarea informațiilor dumneavoastră, în conformitate cu propriile noastre politici și standarde. Le permitem să proceseze datele dumneavoastră personale numai în scopuri specificate de către Linksoft BSD și conform indicațiilor noastre.
Luarea deciziilor în mod automat
Luarea deciziilor în mod automat are loc atunci când un sistem electronic utilizează datele dumneavoastră personale pentru a lua o decizie în legătură cu dumneavoastră sau cu relația dumneavoastră de muncă fără intervenție umană. Nu preconizăm că vor fi luate decizii cu privire la dumneavoastră cu ajutorul mijloacelor automatizate și vom actualiza Avizul de Confidențialitate în cazul în care această situație se schimbă.
Păstrarea datelor
Linksoft BSD va păstra datele dumneavoastră personale atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor și obligațiilor ca și angajator și pentru a respecta legislația aplicabilă. Perioadele efective de păstrare variază în funcție de diferitele categorii de date și au fost evaluate luând în considerare un anumit număr de factori, incluzând tipul și cantitatea de date, scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră și dacă Linksoft BSD este supusă unei obligații legale, contractuale sau alteia similare pentru reținerea datelor.
Linksoft BSD are o Politică de Păstrare a Documentelor care stabilește perioadele relevante de păstrare pentru diferite categorii ale datelor dumneavoastră personale. Această Politică se regăsește aici:
Din momentul în care nu mai sunteți angajat, muncitor sau contractant Linksoft BSD, vom păstra și distruge în mod sigur datele dumneavoastră personale în conformitate cu Politica Noastră de Păstrare a Documentelor.
Prelucrarea datelor dumneavoastră personale - Drepturile dumneavoastră
Aveți o serie de drepturi în ceea ce privește prelucrarea datelor dumneavoastră personale de către Linksoft BSD, după cum se menționează mai jos:
Dreptul de a solicita accesul: puteți solicita accesul la informațiile dumneavoastră personale și o copie a datelor cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră printr-o cerere de acces la datele subiectului. Politica noastră referitoare la Cererile de Acces la Subiect poate fi consultată aici. |
Dreptul de a solicita corectări: dacă deținem informații despre dumneavoastră care sunt incomplete sau eronate, puteți solicita corectarea datelor dumneavoastră personale. |
Dreptul de a solicita ștergerea: puteți solicita ștergerea sau eliminarea oricărei informații personale pentru care nu există un motiv întemeiat ca noi să continuăm prelucrarea acesteia sau dacă vă exprimați dezacordul cu privire la prelucrare. |
Dreptul cu privire la exprimarea dezacordului cu privire la prelucrare: puteți ridica obiecții la adresa prelucrării datelor dumneavoastră personale atunci când ne bazăm pe interesul nostru legitim sau al altei părți pentru prelucrare și există ceva în legătură cu circumstanțele dumneavoastră specifice care constituie motivul dezacordului dumneavoastră. De asemenea, aveți dreptul să vă exprimați dezacordul cu privire la |
prelucrare, atunci când prelucrăm datele dumneavoastră personale în scopuri de marketing direct. |
Dreptul de a restricționa prelucrare: puteți solicita suspendarea prelucrării datelor dumneavoastră personale (de ex. atunci când doriți să contestați corectitudinea datelor sau motivele pentru care le prelucrăm). |
Dreptul de a revoca acordul: Dacă prelucrarea datelor dumneavoastră personale se bazează pe acord, aveți dreptul de a revoca în orice moment acest acord pentru prelucrări ulterioare. Din momentul în care am primit înștiințarea cu privire la revocarea acordului dumneavoastră, nu vom mai prelucra datele dumneavoastră personale în scopurile pentru care v-ați dat inițial acordul. Cu toate acestea, menționăm că datele dumneavoastră personale pot fi prelucrate în continuare dacă există o altă bază legitimă pentru ca noi să procedăm astfel, conform legislației de protecție a datelor. |
Dreptul de a solicita transferul: puteți solicita transferul datelor dumneavoastră personale către o altă parte. |
Dacă doriți să vă exercitați oricare din aceste drepturi în legătură cu datele dumneavoastră personale, vă rugăm să contactați în scris reprezentantul dumneavoastră obișnuit de la Resurse Umane sau Responsabilul cu Protecția Datelor.
De asemenea, aveți dreptul să depuneți o reclamație la autoritatea competentă care supervizează protecția datelor (vedeți mai jos).
Întrebări
Dacă aveți întrebări sau doriți informații suplimentare despre acest Aviz de Confidențialitate cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră personale, vă rugăm să contactați reprezentantul dumneavoastră de la Resurse Umane sau Responsabilul cu Protecția Datelor la: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Reclamații
Sunteți încurajați să înaintați sesizări cu privire la prelucrarea sau păstrarea datelor dumneavoastră inițial prin intermediul Procedurii de Reclamație, astfel încât compania să poată investiga orice problemă ridicată și să încerce soluționarea acesteia.
De asemenea, aveți dreptul să înaintați oricând sesizări catre Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal care supervizează protecția datelor, iar datele lor de contact sunt:
B-dul G-ral. Xxxxxxxx Xxxxxxx 28-30 Sector 1, cod postal 010336 Bucuresti, Romania
Modificări ale Avizului de Confidențialitate
Avizul de Confidențialitate nu face parte din contractul dumneavoastră de muncă sau din oricare alt contract de prestări servicii și ne rezervăm dreptul de a-l actualiza și de a-i modifica conținutul în orice moment.
Avizul de Confidențialitate va fi revizuit și actualizat în mod regulat. De asemenea, vă putem înștiința ocazional și în alte moduri asupra modificărilor importante și actualizărilor legate de prelucrarea datelor dumneavoastră personale.
Linksoft BSD
Anexa 1
CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL
Datele cu caracter personal care vor fi păstrate, includ o parte sau toate elementele următoare:
DATE PERSONALE | |
Informații din timpul recrutării (incluzând CV-ul, formularul de aplicare, referințele și alte informații obținute ca parte a procesului de aplicare) | |
Numele, adresa și detaliile de contact (incluzând numere de telefon și adrese personale de email) | |
Detalii asupra stării civile și persoanelor aflate în întreținere | |
Rudele cele mai apropiate și informațiile de contact în caz de urgență | |
Data nașterii | |
Sexul | |
Fotografii | |
Numărul de Asigurare Națională | |
Documentația în legătură cu Dreptul de Muncă (incluzând pașaportul, detalii privind viza) | |
Permisul de Conducere | |
Datele privind contul bancar, evidența plăților salariale și informațiile cu privire la situația fiscală | |
Contractul Individual de Muncă/Contractul pentru Servicii și scrisoarea cu oferta | |
Data de început a angajării/angajamentului | |
Perioada de preaviz | |
Titlul postului, codul ocupației și fișa postului | |
Locul de muncă, detaliile superiorului și echipei | |
Dosarul angajării (incluzând cariera profesională, orele de lucru, evidența instruirilor și realizărilor, înscrieri în corpuri profesionale și calificări) | |
Informații cu privire la detașări internaționale (incluzând documentele legate de detașare, detaliile indemnizației, informațiile cu privire la transfer) | |
Informații cu privire la salarii (incluzând modificările salariale, detaliile plăților, indemnizații) | |
Informații cu privire la bonusuri (incluzând APIP, bonus legat de locație, bonus ABC) | |
Informații legate de comisioane (incluzând Payplan-urile (planurile de plată), obiective și plățile comisioanelor) | |
Informații fiscale (incluzând codurile fiscale, detalii în legătură cu deducerile și ajustările) | |
Informații despre beneficii (incluzând BUPA, planul de protecție a venitului, asigurarea de viață, asigurarea de accidente, planul de achiziții pentru pachete de vacanță, planul de stimulare a achiziționării de acțiuni, stimulentele pentru acțiuni) | |
Informații despre pensii (incluzând informațiile despre contribuții, exprimarea formularelor de dorințe) | |
Informații despre mașina de firmă (incluzând contribuțiile sau plățile pentru mașină, informații despre leasing, permisul de conducere, corespunderea cu DVLA, plățile pentru combustibil) | |
Concedii legale și informații cu privire la plăți (maternitate, paternitate, concediu parental comun, adopție, zile libere pentru persoanele aflate în întreținere, îndeplinirea datoriei de jurat) | |
Informații legate de concediul anual |
Informații legate de concediul discreționar (incluzând serviciul militar, pauze de carieră) | |
Informații legate de prezență (incluzând pontaje, carduri de acces) | |
Informații legate de performanță (incluzând scrisorile cu recomandări în ceea ce privește performanța, planuri de acțiune, ședințele pentru evaluarea evidenței performanței, notițele de la ședințe, note de concluzii, apeluri) | |
Disciplinare (incluzând rapoartele și evidențele investigației, declarațiile martorilor, notele de la audiere, note de concluzii, apeluri) | |
Reclamații (incluzând rapoartele și evidențele investigației, declarațiile martorilor, notele de la audiere, note de concluzii, apeluri) | |
Aplicări pentru un program de lucru flexibil (incluzând notele de la audiere, note de concluzii, apeluri) | |
Profilul de Talent Taleo | |
Solicitări de referințe externe (angajator nou, referințe pentru credite ipotecare) | |
Arhiva locurilor de munca anterioare | |
Informații în legătură cu modul de utilizare al echipamentului companiei, incluzând imprimantele, IT, telefoane mobile și sisteme de comunicații | |
Filmările CCTV și alte informații obținute prin mijloace electronice cum ar fi înregistrările cardurilor de acces și înregistrările telefonice | |
CATEGORIE SPECIALĂ DATE PERSONALE SENSIBILE | |
Informații rasiale, despre naționalitate sau etnie, convingeri religioase, orientare sexuală și opinii politice | |
Informații despre apartenența la sindicat | |
Informații despre starea dumneavoastră de sănătate, incluzând probleme medicale, înregistrări ale îmbolnăvirilor, certificate medicale, date medicale, rapoarte medicale, evaluări ale riscurilor | |
Informații despre condamnări penale și infracțiuni |
ANEXA 2
PRELUCRAREA DATELOR PERSONALE ȘI BAZA LEGALĂ
SCOPUL PRELUCRĂRII | Derularea contractului dumneavoastră | Respectarea obligațiilor legale1 | Interese Legitime2 | Altele | |
Luarea unei decizii în ceea ce privește angajarea sau numirea | |||||
Determinarea termenilor pe baza cărora lucrați pentru noi | |||||
Verificarea faptului că aveți dreptul legal să lucrați în Regatul Unit | |||||
Verificarea informațiilor furnizate în legătură cu cariera profesională, educație și calificări, | |||||
Evaluarea calificărilor pentru un anumit post sau sarcină, incluzând deciziile în legătură cu promovările | |||||
Administrarea contractului pe care l-am încheiat cu dumneavoastră | |||||
Remunerarea dumneavoastră și efectuarea deducerilor necesare (de ex. impozite, asigurare națională) | |||||
Furnizarea de beneficii contractuale și discreționare incluzând: • Asigurare privată de viață și asigurare stomatologică • Planul de protecție a venitului • Asigurare de Viață • Vouchere pentru Îngrijirea Copiilor • Reduceri acordate angajaților | |||||
Gestionarea contribuțiilor la pensie și menținerea legăturii cu furnizorul/ii de pensii | |||||
Gestionarea deducerilor fiscale, menținerea legăturii cu autoritățile fiscale și asigurarea respectării obligațiilor fiscale | |||||
Luarea deciziilor cu privire la revizuirea salariilor, acordarea bonusurilor și indemnizațiilor |
1 Se vor indica eventualele consecinte in cazul refuzului de a furniza datele personale in temeiul obligatiei legale.
2 Se va preciza interesul legitim urmarit.
Evaluarea și analiza comparativă a salariilor și indemnizațiilor | |||||
Evaluarea standardelor de performanță în cadrul Linksoft | |||||
Evaluarea și gestionarea performanței individuale | |||||
Evaluarea și gestionarea participării individuale | |||||
Evaluarea și gestionarea capacităților și calificărilor | |||||
Evaluarea capacității dumneavoastră de muncă și gestionarea concediilor medicale | |||||
Strângerea probelor și gestionarea reclamațiilor, investigațiilor etice sau disciplinare și/sau audierilor | |||||
Gestionarea disputelor legale care vă implică pe dumneavoastră, alți angajați, muncitori sau contractanți, incluzând accidentele de muncă | |||||
Luarea deciziilor în ceea ce privește schimbarea modalităților de colaborare (cum ar fi aplicările pentru un program de lucru flexibil sau concedii) | |||||
Evaluarea respectării obligațiilor de sănătate și siguranță | |||||
Oportunitățile și cerințele de formare, instruire și dezvoltare | |||||
Luarea deciziilor cu privire la continuarea activității sau implicării dumneavoastră, incluzând măsurile pentru încheierea relației noastre de colaborare | |||||
Prevenirea fraudelor | |||||
Monitorizarea modului de utilizare al sistemelor noastre informatice și de comunicații pentru a asigura conformitatea cu politicile noastre IT | |||||
Asigurarea securității rețelei și informațiilor, incluzând împiedicarea accesului neautorizat la sistemele noastre informatice și de comunicații electronice și evitarea răspândirii programelor rău intenționate | |||||
Menținerea și dezvoltarea sistemelor RU IT și de găzduire a datelor |
Gestionarea activității și planificarea, incluzând contabilitatea și auditul | |||||
Cerințe de raportare internă în legătură cu aspecte legate de HR, incluzând numărul angajaților, performanța, reorganizarea activității sau restructurarea grupului, analiza comparativă a salariilor și indemnizațiilor | |||||
Monitorizarea egalității de șanse și a diversității | |||||
Respectarea legislației aplicabile sau răspunsul la un proces legal valid, incluzând agențiile de aplicare a legii sau alte agenții guvernamentale |