AUDIT INTERN

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA	PROCEDURĂ	DEPARTAMENTUL DE MANAGEMENTUL CALITĂłII
	AUDIT INTERN

AUDIT INTERN

PROCEDURĂ

P_AI

1. SCOP

Prezenta procedură stabileşte acţiunile, responsabilităţile, autorităţile şi înregistrările aferente procesului de audit intern conform cu cerinţele specificate.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică sistemului de management al calității în cadrul Universității din Craiova în scopul îmbunătățirii continue a eficacității SMQ.

3. DOCUMENTE DE REFERINłĂ ŞI CONEXE

3.1. Lege privind asigurarea calității L87/2006;

3.2. Lege învățământului nr. 84/1997, cu toate modificările ulterioare;

3.2. Ghidul activităților de evaluare a calității programelor de studii universitare şi a instituțiilor de învățământ superior – ARACIS;

3.3. Carta Universității din Craiova;

3.4. Ghidul programului de studii;

3.5. Planul de calitate;

3.6. Diverse regulamente interne ale Universității din Craiova.

4. TERMENI ŞI ABREVIERI

4.1. Audit: proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit şi evaluării lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit;

Notă: Auditurile interne, uneori denumite şi audituri de prima parte, sunt conduse de, sau în folosul organizației însăşi pentru scopuri interne şi formează baza propriei organizații pentru o declarație a conformității.

Auditurile externe includ ceea ce în general se numeşte „audit secundă parte” sau „audit terță parte”.

Auditurile secundă parte sunt conduse de părți care au un interes în raport cu organizația, cum ar fi clienți, sau de alte persoane sau în numele acestora.

Auditurile terța parte sunt conduse de organizații externe independente.

Atunci când două sau mai multe organizații cooperează pentru a audita un singur auditat în comun, acesta este numit „audit comun”.

4.2. Auditor persoană ce are competența pentru a conduce un audit;

4.3. Managementul calității activităţi coordonate pentru a orienta şi controla o organizație

în ceea ce priveşte calitatea;

Notă: În general orientarea şi controlul calității include stabilirea politicii referitoare la calitate şi a obiectivelor calității, a planificării calității, a controlului calității, a asigurării calității şi îmbunătățirii calității

4.4. Neconformitate ne-îndeplinirea unei cerințe;

4.5. Abrevieri

SMQ – Sistemul de Management al Calității

D – Decan

PD – Prodecan calitate EA – Echipa de audit AS – Auditor şef

R – Rector

DC – Director, Departamentul de Managementul Calității

5. REGULI DE PROCEDURĂ ŞI RESPONSABILITĂłI

Activitatea procedurală se desfăşoară conform diagramei prezentate mai jos:

CINE CE CUM

- Prodecan Calitate

- Director Calitate

- Decan

- Prodecan Calitate

- Director Calitate - Imagine

- Decan, Rector

- Prodecan Calitate

- Auditor Sef

- Şefi Catedra

- Director Xxxxxxx - Imagine

- Auditor Şef;

- Auditori

- Decan

- Prodecan Calitate

- Auditor Sef

- Şefi Catedra

- Rector, Decan,

- Sef Catedra

- Prodecan Calitate

- Şefi Catedra;

- Director Calitate

- Prodecan Calitate

- Auditor Sef;

- Rapoarte de Audit

5.1. ANALIZA INFORMAłIILOR:

- concluziile auditurilor interne anterioare

- concluziile auditurilor externe

- rezultatele analizelor neconformităților

- rezultatele tratării reclamațiilor şi sesizărilor

- raportul analizei managementului

- deciziile managementului

- Procese verbale

- Decizii

5.2. PLANIFICAREA AUDITURILOR INTERNE ALE CALITĂłII

APROBAREA PROGRAMELOR DE AUDIT

- Program de audituri

5.3. PREGĂTIRE AUDIT

- Contract prestări servicii

- Plan de audit

5.4. REALIZARE AUDIT

- Raport de audit

5.5. PRIMIREA ŞI ANALIZA RAPORTULUI DE AUDIT

Proces verbal

5.6. STABILIREA ACłIUNILOR CORECTIVE ŞI PREVENTIVE

- Fişa de acțiuni corrective

şi preventive

- Program de acțiuni preventive şi corective

5.7. IMPLEMENTAREA ACłIUNILOR CORECTIVE ŞI PREVENTIVE

- Fişa de acțiuni corrective

şi preventive

5.8. AUDIT DE URMĂRIRE A REZOLVĂRII NECONFORMITĂłILOR

- Raport de audit

5.1 Analiza informațiilor

Se analizează următoarele categorii de informații în scopul planificării auditurilor interne:

- concluziile auditurilor interne şi externe anterioare din rapoartele de audit;

- rezultatele analizelor neconformităților;

- rezultatele tratării reclamațiilor şi sesizărilor;

- raportul analizei managementului;

- deciziile managementului.

5.2. Planificarea auditurilor interne ale calității

5.2.1. Se întocmeşte programul anual de desfăşurare a auditurilor în urma analizei informațiilor.

5.2.2. Se aprobă programul de audituri interne ale calității.

5.3. Pregătirea auditului

5.3.1. Se propune in scris:

- componența echipelor de audit (se poate stabili şi prin subcontractare pe baza unui contract de prestări servicii). În cazul în care auditul calității se efectuează cu furnizor extern, acesta se selectează în condițiile în care satisface cel puțin cerințele:

a) utilizează auditori certificați;

b) utilizează auditori cu experiență în auditarea sistemelor de management al calității.

- catedra/activitatea ce urmează a fi auditată;

- intervalul de timp în care se desfăşoară auditul;

- documentele de referință.

5.3.2. Se aprobă propunerea şi se emite decizia de numire a echipei. Se asigură instruirea personalului care efectueaza auditul intern al calității.

5.3.3. Se întocmeşte planul de audit (conform cu particularitățile procesul auditat).

5.3.4. Planul de audit va cuprinde:

- obiectivele şi domeniul auditului;

- identitatea persoanelor (nume, funcția) care au responsabilități directe referitoare la obiective şi domenii, respectiv persoanele auditate;

- identificarea documentelor de referință;

- catedra/activitatea care urmează să fie auditată;

- data şi durata estimată pentru fiecare activitate a auditului;

- programul şedințelor care trebuie ținute cu şefii catedrelor/departamentelor;

- condiții de confidențialitate în cazul realizarii auditurilor cu furnizori externi;

- data estimativă a difuzării raportului de audit.

5.3.5. Se aprobă planul de audit.

5.3.6. Se convoacă echipa de audit şi se stabilesc atribuțiile membrilor echipei.

5.3.7. Se pregătesc documentele necesare pentru a facilita investigațiile echipei de audit pentru a documenta şi argumenta rezultatul auditului.

Documentele necesare desfăşurarii auditului includ:

- chestionar de audit (acesta poate avea diferite formate, în funcție de specificul auditului, formatul prezentat în anexă fiind unul orientativ);

- fişa de neconformități;

- lista documentelor consultate;

- lista persoanelor auditate.

5.3.8. Se comunică Planul de audit, auditatului în scopul asigurării condițiilor de desfăşurare a auditului.

5.4. Realizarea auditului intern al calității

5.4.1. Auditul se desfăşoară conform planului de audit şi începe cu şedința de deschidere. Scopul unei şedințe de deschidere este de:

- a prezenta membrii echipei de audit, cadrele de conducere ale auditatului şi/sau a persoanelor desemnate a participa din partea auditatului;

- a prezenta planul de audit;

- a analiza domeniul şi obiectivele auditului;

- a prezenta un rezumat al metodelor şi procedurilor care urmează să fie utilizate pentru efectuarea auditului;

- a stabili căile oficiale de comunicare între echipa de audit şi auditat;

- a confirma că sunt disponibile resursele şi facilitățile necesare echipei de audit

- a confirma ora şi data pentru şedința de închidere şi pentru toate şedințele intermediare ale echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;

- a clarifica orice detalii neclare ale planului de audit.

5.4.2. Se efectuează auditul (interviu, examinarea documentelor) în vederea colectării dovezilor obiective, necesare pentru stabilirea neconformităților.

Auditarea propriu-zisă se va desfăşura în zonele prevazute în planul de audit şi va avea la baza chestionarul pentru determinarea conformității sistemului calității cu cerințele specificate.

Dovezile obiective vor fi consemnate de auditori pe formularul ‘Chestionar de audit’.

Modificările planului de audit, pe parcursul desfăşurarii auditului, se vor face cu acordul compartimentului auditat, la nivel de şef de catedră.

5.4.3. Se identifică neconformitățile pe baza de dovezi obiective, se documentează în Chestionarul de audit şi în Fişa de neconformități şi se comunică auditatului în şedința de închidere.

5.4.4. În cadrul şedinței de închidere se va reveni la scopul auditului, data când se va prezenta în scris raportul de audit, numărul de exemplare şi cui se difuzează; se solicită stabilirea programului de acțiuni corective şi termenele de rezolvare a neconformităților.

5.5. Primirea şi analiza raportului de audit

5.5.1. Raportul de audit trebuie elaborat astfel încât sa se asigure corectitudinea şi caracterul complet al acestuia.

5.5.2. Se datează şi se semnează raportul de audit.

5.5.3. Raportul de audit trebuie să conțină următoarele elemente:

- domeniul şi obiectivele auditului

- identificare unică, număr şi dată

- detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit şi a reprezentanților auditatului, perioada desfăşurarii auditului şi identificarea catedrei / activitatii auditate

- identificarea documentelor de referință în raport cu care a fost efectuat auditul

- aprecierea echipei de audit asupra măsurii în care auditatul se conformează cerințelor specificate precum şi capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calității

- lista de difuzare a raportului de audit

5.5.4 Raportul de audit se comunică auditatului şi conducerii la vârf.

5.5.5. Se analizează raportul de audit.

5.6. Stabilirea acțiunilor corective şi preventive

În urma analizei raportului de audit se stabilesc acțiunile corective.

5.7. Implementarea acțiunilor corective şi preventive

Se realizează planul pentru implementarea acțiunilor corective.

5.8. Auditul de urmărire a rezolvării neconformităților

5.8.1. Se planifică auditurile de urmărire.

5.8.2. Se inițiază auditurile.

5.8.3. Se efectuează auditurile de urmărire.

5.8.4. Se întocmeşte un raport al auditului de urmărire care se gestionează în acelaşi mod ca

şi raportul inițial.

6. RESPONSABILITĂłI ŞI AUTORITĂłI

Matricea responsabilităților

		R	D	PD	DC	Şef Catedră	AS	EA
5.1				x	x
5.2			x	x	x
5.3	5.3.1			x	x
	5.3.2	x	x
	5.3.3 5.3.4						x
	5.3.5	x	x
	5.3.6						x
	5.3.7							x
	5.3.8						x
5.4							x
5.5	5.5.1- 5.5.3						x
	5.5.4			x	x		x
	5.5.5	x	x		x
5.6		x	x			x
5.7				x	x	x
5.8	5.8.1			x	x
	5.8.2 5.8.3 5.8.4							x

.

7. MĂSURI PENTRU ASIGURAREA CALITĂłII

7.1. Prezenta procedură se revizuieşte o dată la doi ani sau ori de câte ori se constată necesitatea, prin grija elaboratorului procedurii.

7.2. Deținătorii procedurii care observă neconcordanțe sau nepotriviri referitoare la aceasta, le comunică în scris Prodecanului calitate şi Directorului de Calitate.

8. ÎNREGISTRĂRI

8.1. Plan de audit

8.2. Lista persoanelor auditate

8.3. Lista documentelor consultate

8.4. Fişa de neconformități

8.5. Chestionar de audit

8.6. Program de audit

Aprobat în Senatul Universității din Craiova din 26.01.2006