CAIET DE SARCINI
APROBAT DIRECTOR ADJUNCT
Ionuț-Xxxxxxx Xxxxxxxx
CAIET DE SARCINI
pentru servicii integrate de arhivare si digitalizare documentelor create și deținute de Administrația Domeniului Public Sector 1
I. INFORMAŢII GENERALE
1. Denumirea instituției: Administrația Domeniului Public Sector 1 Bd. Poligrafiei 4, Sector 1
Date de contact: tel. 000 000 00 00, fax: 000 000 00 00;
Titlul contractului: «Contract de servicii integrate de arhivare si digitalizare a documentelor create și deținute de Administrația Domeniului Public Sector 1»
Clasificare CPV principal: 79995100-6 Servicii de arhivare
CPV secundar: 72252000-6 Servicii de arhivare computerizata
2. Autoritatea contractantă / beneficiarul contractului:
Administrația Domeniului Public Sector 1
II. SCOPUL CONTRACTULUI
Operatorul economic selectat va presta servicii integrate de arhivare și digitalizare a documentelor conform prezentului caiet de sarcini.
✓ Cadrul legal
- Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice
- Hotararea nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr.98/2016 privind achizitiile publice
- Legea nr.101/2016 privind remediile si caiile de atac in materie de atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor sectoriale si a contractelor de concesiune de lucrari si
concesiune de servicii, precum si pentru organizarea si functionarea Consiliului National de Solutionare a Contestatiilor.
- Legea nr. 16/1996 (republicata) - Legea Arhivelor Nationale
- Ordinul de zi nr. 217/1996- Instructiuni privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobat de Arhivele Nationale
- Legea nr.135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica
- Ordinul nr. 493/2009 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica
- Legea nr.677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date.
III. DESCRIEREA SARCINILOR OPERATORULUI SELECTAT
Operatorul economic selectat va asigura prestarea de servicii integrate de arhivare și digitalizare a documentelor, după specificațiile din prezentul Caiet de Sarcini.
Prezentul caiet de sarcini face parte integrată din documentația pentru elaborarea și prezentarea ofertei și stabilește cerințele solicitate ofertanților pe baza cărora aceștia își vor elabora propunerile tehnice și financiare.
Autoritatea Contractanta solicita următoarele servicii:
Nr crt | Operatiune | Cantitate |
1 | Preluare | 200 |
2 | Scanare pag. A4 | 1 300 000 |
3 | Scanare pag. atipică | 500 000 |
4 | Arhivare fizica | 200 |
5 | Selectionare & Distrugere | 500 |
6 | Nomenclator | 1 |
7 | Ocirizare | 941 000 |
8 | Licențe soft | 19 |
1. Preluarea documentelor:
Serviciile de preluare a documentelor presupun transportul acestora din locatia mentionata de catre Beneficiar, pana in locatia unde urmeaza a fi pastrate/arhivate.
Cantitatea de documente ce urmeaza a fi preluata este de 200 metri liniari.
Transportul documentelor: in vederea depozitarii fondurilor arhivistice ale creatorilor si detinatorilor de documente, personalul responsabil va asigura toate conditiile privind transportul documentelor de la Beneficiar la depozitul de arhiva.
La manipularea si transportul documentelor de la beneficiar se vor lua masurile de protectie necesare asigurarii arhivei pe toata durata transportului:
⮚ Documentele se vor introduce in cutii de transport;
⮚ Se vor transporta de la sediul achizitorului la spatiul special amenajat pentru depozitare, cu mijloace de transport (vehicule), care sa le asigure impotriva ploii si incendiilor. In vehiculul care transporta documentele, calatoresc numai insotitorii de transport si este interzis fumatul, de asemenea se va evita stationarea nejustificata a vehiculului incarcat.
⮚ Vehiculele de transport vor avea structura inchisa si vor fi utilizate numai pentru transport si pe cat posibil, transportul de documente se face pe timp favorabil.
⮚ La noua locatie, se executa imediat descarcarea si depunerea documentelor in spatii asigurate.
⮚ Personalul angajat in aceasta operatiune este instruit pentru a respecta in timpul transportului consemnele stabilite;
⮚ Personalul va purta permanent echipamentul din dotare, legitimatia, delegatia de serviciu;
⮚ Transportul si manipularea documentelor in interiorul aceluiasi depozit, intre depozite aflate in aceeasi locatie, in camera de lucru se efectueaza in mijloace de protectie, cu carucioare de transport adecvate.
2. și 3. Scanare documente pag tip A4 și atipic, indexare și ocirizare:
Scanare profesionala
Serviciul de scanare profesională de documente presupune transformarea unei copii a documentului fizic în format electronic, prin intermediul unor scanere profesionale, obținându-se astfel o imagine identică cu originalul. Toate documentele scanate sunt organizate în foldere, reconstituind arhiva originală sau vor fi aranjate în funcție de cerințele autoritatii contractante.
Documentele vor fi digitalizare (scanate) alb/negru sau color (acolo unde este cazul) fata/verso (acolo unde este cazul), format TIFF, in functie de genul documentelor. Rezolutia cu care va fi facuta scanarea doumentelor va fi minimum 300 dpi.
Informatiile vor fi indexate in functie de fondul arhivistic si tipurile de documente (departamente/directii/servicii si lucrari sau pe ani, dupa caz). Indexarea se va face la unitatea arhivistica si va contine intre 4 si 7 indecsi.
Informatiile indexate vor fi stocate intr-o baza de date pe serverul de arhivare si de asemenea vor fi transferate pe suport memorie originala. Documentatia va fi ordonata si grupata pe tipuri de documente, conform ordonarii si gruparii initiale.
4. Servicii de arhivare fizica:
Preluarea documentelor - in scopul prelucrarii arhivistice a acestora.
Desprafuirea documentelor- cu scopul asigurarii curatirii documentelor prin inlaturarea prafului, hartiei maruntite si a efectelor biodeteriorarii documentelor de arhiva;
Toaletarea documentelor - va presupune netezirea foilor, inlaturarea marginilor franjurate, fara a elimina partile utile (text, desen), reparatii ale zonelor sfasiate, plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar, in principiu A4, inlaturarea tuturor elementelor metalice(agrafe, capse, etc.) Fondarea - in cazul in care nu vom avea un fond arhivistic compact, intanlindu-se fragmente diverse, parti structurale ale unui fond sau documente cu foi volante, se va stabili aparteneta acestora si delimitarea fondului/fondurilor arhivistice. Fondarea sau determinarea apartenentei documentelor la fond reprezinta operatiunea prin care se stabileste carui fond arhivistic apartin documentele create si detinute de-a lungul timpului de catre institutia noastra.
Ordonarea documentelor - se ordoneaza in dosare prin aranjarea acestora pe compartimente conform organigramei institutiei si a prevederilor Nomenclatorului arhivistic (respectiv pe ani de creare si pe termene de pastrare).
Indosarierea documentelor - dosarul se incheie in vederea exploatarii legale, eficiente, cu usurinta si pe termen indelungat a documentelor create si presupune urmatoarele operatiuni: copertare (se asigura coperti din carton); ordonarea documentelor in dosare pe compartimente, pe ani, pe probleme, conform Nomenclatorului Arhivistic; inlaturarea dubletelor, ciornelor, filelor albe, notelor si insemnarilor personale, plicurilor si actelor care nu au legatura cu problemele din dosar; inscriptionarea elementelor de identificare a dosarului (institutia, directia, indicativul unitatii arhivistice, numarul dosarului de inventar, cuprinsul unitatii arhivistice, datele extreme ale documentelor din dosar, numarul filelor, termenul de pastrare); certificarea unitatilor arhivistice (se
face pe ultima foaie nescrisa a dosarului - ,,Prezentul dosar contine ... file - in cifre si in paranteza in litere).
Inventarierea documentelor conform normelor arhivistice in vigoare - inventarele se vor intocmi in patru exemplare pentru documentele care se pastreaza permanent si in trei exemplare pentru documentele cu alte termene de pastrare. Inventarele rezultate vor fi disponibile atat pe suport de hartie, cat si pe suport electronic.
5. Selecționare&Distrugere conform Legea Arhivelor Naţionale 16/1996 în art. 10,11- Selecţionarea documentelor.
6. Elaborare nomenclator conform Legea 16/1996 in art.8 - Evidenta documentelor.
7. Ocirizare documente:
Autoritatea Contractantă deține 941.000 de pagini în format digital, ce necesită a fi ocirizate.
8. Licențe software:
Autoritatea Contractantă solicită furnizarea a 19 licențe ce vor permite accesul la software-ul în care vor fi regăsite documentele scanate.
✓ Managementul contractului
Contractul va fi incheiat in conformitate cu prevederile Legii nr. 98/2016 privind achizitiile publice. Autoritatea Contractanta va fi ADMINISTRATIA DOMENIULUI PUBLIC SECTOR 1, care este responsabila pentru toate aspectele privind procedura de achizitie publica, problemele contractuale si managementul financiar al contractului (inclusiv plati).
Prestatorul este pe deplin responsabil de calitatea rezultatelor acestui contract, conform prevederilor contractuale. In acest sens, prestatorul trebuie sa se asigure ca rezultatele contractului sunt la standardele de calitate necesare si sunt livrate conform termenelor stabilite. Prestatorul este obligat sa respecte legislatia romaneasca in vigoare si procedurile aplicabile acestui contract.
Prestatorul este obligat sa asigure experti pentru realizarea activitatilor si obtinerea rezultatelor stabilite prin contract.
✓ Cerinte minime de confidentialitate
Prestatorul va avea in vedere ca toate informatiile, datele, rapoartele, analizele si orice alte materiale pe care echipa de experti le va elabora sunt considerate confidentiale, daca Autoritatea Contractanta nu dispune altfel.
Materialele elaborate de catre experti reprezinta proprietatea exclusiva a autoritatii contractante si nu pot fi date publicitatii decat cu acordul scris al acesteia.
Pe toata durata contractului, prestatorul se va asigura ca expertii sai respecta aceste clauze minime obligatorii de confidentialitate.
Dupa incheierea contractului, prestatorul si expertii implicati in acest proiect vor preda autoritatii contractante toate materialele, documentele, datele si informatiile pe care le-au produs in cadrul si scopul acestui proiect.
Prestatorul nu are dreptul sa divulge, sa copieze sau sa scoata documente din sediul/spatiul destinat prelucrarii si depozitarii (fizic sau in format electronic).
Expertii prestatorului trebuie sa respecte intocmai prevederile legale de lucru cu documente.
IV. LOCUL DE PRESTARE
Serviciile vor fi prestate la sediul prestatorului si la cerere la sediul autoritatii contractante din B-dul Poligrafiei nr.4, Sector 1, Bucuresti.
V. TERMENE
Termenul de prestare începe de la data semnării contractului și este valabil pana la 31.12.2020.
VI. MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA
Operatorul economic selectat este responsabil pentru prestarea la timp a tuturor serviciilor prevăzute şi prezentate în caietul de sarcini și în contract.
VII. CONDIȚII DE PARTICIPARE
Transmiterea la adresa de e-mail xxxxxxxxx@xxx-xxxxxx0.xx sau la sediul autorității contractante a următoarelor documente până la data mentionata in invitatia de participare.
• Certificat Unic de Înregistrare - copie
• Certificat Constatator eliberat de ONRC (informațiile din acest document vor fi reale / actuale la data prezentării certificatului) – copie
• Formulare anexate
• Propunerea tehnică în conformitate cu Caietul de sarcini
• Propunerea financiară trebuie să se încadreze în fondurile alocate achziiției publice.
• Perioada de valabilitate a ofertei: minim 30 de zile.
Nota:
1. Acolo unde există specificații tehnice care indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație sau o certificare, se va citi “sau echivalent”.
2. Toate specificațiile caietului de sarcini sunt minimale și obligatorii. Neconformitatea cu una sau mai multe din caracteristicile acestuia atrage după sine respingerea ofertei.
3. Criteriul de atribuire – pretul cel mai scazut
ÎNTOCMIT,
Șef Compartiment Administrativ-Aprovizionare Xxxxxx Xxxxxxxx