METODOLOGIE

METODOLOGIE

de decontare subvenții și monitorizare afaceri

în cadrul proiectului STUDENT ANPREPRENOR

1. Preambul

Prezenta metodologie are ca scop implementarea unei proceduri unitare, la nivelul administratorilor schemei de minimis (parteneriatul compus din Camera de Comerț și Industrie Gorj și Camera de Comerț, Industrie și Agricultură Mehedinți), în cadrul proiectului STUDENT ATREPRENOR/ ID 140127 pentru decontarea subventiilor aferente afacerilor demarate în cadrul prezentului proiect și monitorizarea afacerilor sprijinite.

Proiectul Student Antreprenor este implementat de parteneriatul proiectului, compus din Camera de Comerț și Industrie Gorj (lider de parteneriat) și Camera de Comerț, Industrie și Agricultură Mehedinți (Partener 1), finanțarea fiind asigurată prin Programul Operațional Capital Uman, Axa prioritară 6 Educaţie şi competenţe, Obiectivul specific 6.13 Creșterea numărului absolvenților de învățământ terțiar universitar și non universitar care își găsesc un loc de muncă urmare a accesului la activități de învățare la un potențial loc de muncă/cercetare/inovare, cu accent pe sectoarele economice cu potențial competitiv identificate conform Strategiei Naționale pentru Competitivitate 2015-2020 şi domeniile de specializare inteligentă conform Strategiei naționale de cercetare, dezvoltare și inovare 2014 – 2020

– Innotech Student. Programul Operațional Capital Uman este finanțat din Fondul Social European.

Proiectul se desfășoară pe parcursul a 24 luni, în perioada 22.12.2021-21.12.2023. Valoarea totală a contractului de finanțare este de 9.686.149,39 lei (contribuția UE este de de 8.233.226,99 lei, iar 1.452.922,40 contribuția bugetului de stat), din care 6.393.420,00 lei o reprezintă componenta de ajutor de minimis pentru înființarea și dezvoltarea de întreprinderi. Adminsitratori ai schemei d eminimis sunt cei doi parteneri ai proiectului

După etapele de informare și formare antreprenorială, la care au avut acces 357 studenti apartinand grupului tinta al proiectului, a fost organizat concursul pentru selecția planurilor de afaceri, la care fost inscrise 81 de idei de afaceri. În urma compețitiei au fost selectate 22 de planuri de afaceri, care urmeaza a fi finantate cu cate o subventie de pana la 290.610 lei fiecare, pentru infiintarea si dezvoltarea afacerii si pentru crearea a minim de 3 locuri de muncă.

In data de 21.06.2022 au fost încheiate cu un număr de 22 de firme nou create contracte de subvenție aferente schemei de minimis Innotech Student în valoare de 6.374.913,90 lei. Acestea au la dispozitie 12 luni pentru implementarea ideii de afaceri, urmand sa asigure mentinerea functionarii afacerii minim 6 luni pe perioada de sustenabilitate obligatorie și încă 9 luni sustenabilitate suplimentara dupa finalizarea perioadei obligatorii de sustenabilitate.

Metodologia de decontare subventii si monitorizare prezintă principiile, modul in care se va desfasura decontarea cheltuielilor din subventie efectuate de beneficiari in perioada de implementare si monitorizarea tehnica ce vizeaza functionarea afacerilor sprijinite in cadrul proiectului. Cuprinde de asemenea, principale instrumentele de lucru ce vor fi utilizate de catre beneficiari pe parcursul procesului de implementare si monitorizare a afacerii.

Metodologia și documentele anexate pot suferi rectificări ca urmare a modificărilor legislative naționale sau comunitare sau a instrucțiunilor AMPOCU/MFE, în cazul identificării unor eventuale erori materiale sau daca este nevoie de completari. Varianta actualizată va fi publicată pe paginile web ale admistratorilor schemei de minimis (xxxxx://xxxxx.xx/, xxxxx://xxxxxxx.xxxxxx.xx).

2. Acordarea ajutorului de minimis

In conformitate cu Ghidul Solicitantului conditii specifice - cheltuielile aferente înființării și funcționării afacerilor înființate intră sub incidența ajutorului de minimis. Valoarea maximă a subventiei ce poate fi acordată unui plan de afaceri este de 290.610 lei, reprezentând 100% din totalul cheltuielilor eligibile și se acordă numai întreprinderilor înființate de persoanele ale căror planuri de afaceri sunt selectate.

Acordarea subventiei se realizeaza in baza contractului de subventie, in 2 transe, dupa cum urmeaza:

(1) O tranșă inițială, reprezentând 75% din valoarea ajutorului de minimis, așa cum a fost acesta aprobat în cadrul planului de afaceri, , în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la data primirii sumelor aferente subvenţiilor solicitate de către administratorul schemei de minimis de la furnizorul schemei de minimis, sub rezerva îndeplinirii condiţiilor contului de subvenţie, dublei semnături, inclusiv semnătura electronica a administratorului schemei de antreprenoriat.

(2) O tranșă finală reprezentând diferența până la valoarea totală a ajutorului de minimis, după ce beneficiarul ajutorului de minimis face dovada că a ocupat locurile de muncă minime asumate prin planul de afaceri aprobat. În cazul în care în maxim 6 luni beneficiarul ajutorului de minimis nu realizează ocuparea locurilor de muncă minime asumate prin planul de afaceri aprobat, tranșa a doua de ajutor de minimis nu se mai acordă și se demarează procedurile legale de recuperare a tranșei I de subvenție acordate.

Prin semnarea contractului de subvenție, beneficiarul acceptă termenii şi condiţiile în care va primi finanţarea nerambursabilă şi se angajează să implementeze pe propria răspundere proiectul pentru care primeşte finanţare cu respectarea legislaţiei naţionale şi comunitare.

Beneficiarii trebuie sa respecte toate obligatiile ce deriva din contractul de finantare privind acordarea ajutorului de minimis (subventiei), precum si si instructiunile anexate metodologiei privind decontarea cheltuielilor si monitorizarea functionarii afacerii .

Beneficiarul ajutorului de minimis are obligatia de a implementa planul de afaceri și de a asigura sustenabilitatea activităților în condițiile prevăzute in contractul de subventie, cu respectarea prevederilor acestuia și ale legislaţiei comunitare şi naţionale în vigoare, fiind răspunzător în faţa administratorului schemei de minimis pentru îndeplinirea obligaţiilor asumate. Beneficiarul finanțării nerambursabile acordate are obligația realizării investiției propuse și evaluate în cadrul planului de afaceri si a indicatorilor asumați.

Beneficiarul va realiza cu bună credință activitățile și obligațiile prevăzute prin planul de afaceri, la termenele asumate. Acesta va menține ocupate locurile de muncă ocupate, cel putin la parametrii

asumați în planul de afaceri (normă de lucru, nivel salarial) – pentru minim 6 luni în perioada de implementare a planului de afaceri și pentru minim 6 luni în perioada de sustenabilitate obligatorie,

Funcționarea întreprinderii sprijinite va trebui asigurata pe o perioadă de minimum 12 luni de la data semnării contractului de subvenție (reprezentând perioada de implementare) și pe întreaga durată de sustenabilitate, așa cum a fost asumată prin planul de afaceri - minim 6 luni pe perioada de sustenabilitate obligatorie și încă 9 luni sustenabilitate suplimentara după finalizarea perioadei obligatorii de sustenabilitate.

Subvenția va fi exclusiv utilizata pentru atingerea scopului si obiectivelor pentru care a fost acordată, conform proiectului ID 140127 și contractului de subvenție, beneficiarul ajutorului de minimis are obligația de a implementa planul de afaceri selectat și de a asigura sustenabilitatea activităților în condițiile prevăzute în contractul de subventie, corelat cu schema de ajutor de minimis și Ghidul Solicitantului Condiții Specifice Innotech Student.

Beneficiarul se obligă să implementeze proiectul cu respectarea prevederilor contractului de subvenție și ale legislaţiei comunitare şi naţionale în vigoare, fiind răspunzător în faţa administratorului schemei de minimis pentru îndeplinirea obligaţiilor asumate. Beneficiarul finanțării nerambursabile acordate are obligația realizării investiției propuse și evaluate în cadrul planului de afaceri si a indicatorilor asumați. Beneficiarul va realiza cu bună credință activitățile și obligațiile prevăzute prin planul de afaceri, la termenele asumate, asigurând co-finanțarea proiectului pentru toate cheltuielile ce nu sunt acoperite de finanțarea nerambursabilă acordată.

Dacă beneficiarul nu reuşeşte să pună în aplicare planul de afaceri în condiţiile asumate şi stipulate în contractul de subvenție, acesta trebuie să îşi asume eşecul parţial sau total în realizarea obligaţiilor. In acest caz, contribuţia din fondurile publice (naţionale şi comunitare) poate fi redusă şi/sau administratorul schemei de minimis poate cere înapoierea, în totalitate sau parţial, a sumelor deja plătite, dacă beneficiarul nu respectă termenii contractuali.

Beneficiarul ajutorului de minimis are obligatia de a raporta administratorului schemei de minimis toate datele si informatiile necesare pentru monitorizarea ajutorului de minimis, in formatul pus la dispozitie de catre furnizorul schemei.

3. Decontarea cheltuielilor efectuate din subvenție

Sumele existente în contul de subvenție se vor utiliza exclusiv pentru derularea activităților eligibile ale proiectului si numai utilizand mecanismul semnaturii duble, asa cum este stipulat in contractual de finantare.

Beneficiarul ajutorului de minimis are obligatia să angajeze toate cheltuielile aferente implementarii planurilor de afaceri în perioada de 12 luni de implementare a planului de afaceri și de a nu utiliza subvenția în mod abuziv. Plata cheltuielilor cu implementarea planului de afaceri de către beneficiarul

ajutorului de minimis poate fi efectuată și ulterior celor 12 luni de implementare, însă numai pentru cheltuielile necesare implementării planului de afaceri și doar dacă au fost angajate în perioada de 12 luni de implementare a planului de afaceri.

Cheltuielile aferente implementarii planului de afaceri sunt eligibile numai dacă au fost inițiate după semnarea contract de subventie, daca sunt utilizate pentru realizarea obiectivelor asumate prin planul de afaceri aprobat in cadrul proiectului si respecta regulile de eligibilitate.

Aprobarea planului de afaceri și semnarea contractului de subvenție nu reprezintă, implicit, o confirmare a eligibilității cheltuielilor, aceasta urmând a fi stabilită de către echipa administratorului schemei de antreprenoriat, în urma procesului de verificare a modului de utilizare a subvenției.

Administratorul schemei de antreprenoriat va institui un mecanism de avizare a cheltuielilor angajate de către beneficiari din subvenție, astfel încât plățile să fie efectiv realizate numai după verificarea și avizarea de către echipa de implementare a cheltuielilor eligibile, cu respectarea prevederilor contractuale privind semnătura a doua.

Metodologia de decontare subvenții este insotita de o instrucțiune privind decontarea si verificarea cheltuielilor (Mecanismul de decontare a cheltuielilor aferente subvenției- Instrucțiune pentru beneficiari), anexata si care trebuie respectata intocmai de catre beneficiari.

Administratorul schemei de minimis va efectua verificari ale cheltuielilor angajate si platite, conform instructiunii de verificare si decontare a cheltuielilor anexata. Aceasta are ca anexe instrumentele de lucru utilizate de catre beneficiari in relatia cu administratorii schemei de minimis pentru decontarea cheltuielilor efectuate.

Ca mod de lucru general, platile din subventie se realizeaza numai in conditiile depunerii spre verificare la administratorul schemei de minimis a unor cereri de avizare a cheltuielilor angajate la plata, insotite de documente justificative, numai dupa primirea avizului favorabil pentru suma solicitata la plata si numai utilizand prin mecanismul semnaturii duble, asa cum eset prevazut in contractul de subventie.

După efectuarea plăților, de regulă în luna imediat următoare, odată cu raportul lunar de implementare beneficiarii vor depune toate documentele suport justificative care dovedesc realizarea plăților și înregistrările contabile ale cheltuielilor realizate, sub sancțiunea nevalidării următoarelor solicitări de plată, până la prezentarea documentelor justificative necesare. Disponibilizarea de sume din contul de subvenție se va realiza numai în limita soldului existent și numai pentru cheltuieli declarate eligibile, în conformitate cu bugetul aprobat.

Beneficiarii trebuie să plătească din surse proprii sumele necesare asigurării finanțării cheltuielilor neeligibile în vederea implementării afacerii, precum și orice cheltuieli eligibile care depășesc bugetul aprobat.

Plata cheltuielilor eligibile aprobate se realizează din contul de subvenție disponibilizând contravaloarea necesară, numai prin transfer bancar (ordin de plată). Nu se permit plați in numerar din contul de subvenție.

In cadrul verificarilor financiare privind modul de utilizare a subvenției, echipa administratorului de minimis va urmari:

- verificarea eligibilitatii cheltuielilor angajate si a concordantei cu planul de afaceri aprobat, precum si a documentelor justificative prezentate de Beneficiari;

- verificarea dosarelor de achizitii

- verificarea, pe baza documentelor transmise, a inregistrarilor contabile si daca acestea reflecta in mod adevat modul de cheltuire a subventiei

- verificarea existentei si actualizarii doumentelor de evidenta contabila (ex. balante contabile, registrul jurnal, registrului 6ontract, registrul mijloacelor fixe si a imobilizarilor, intocmirea note contabile, etc, state plata, fise pontaj, foi de parcurs, ordine de deplasare, etc in functie de obiectul si specificul activitatii fiecarui beneficiar);

- verificarea existentei unei separari din punct de vedere contabil intre operatiunile curente si cele finantate din schema de minimis

- corelarea informatiilor din documentele transmise cu cerintele din contractul de subventie si cu rapoartele de monitorizare

- verificarea indeplinirii conditiilor de acordare a transelor 1 si 2 a ajutorului de minimis

4. Monitorizarea tehnica a implementarii planului de afaceri

Procesul de monitorizare vizeaza verificarea desfasurarii activitatii intreprinderii si a indeplinirii obiectivelor asumate in conformitate cu planul de afaceri asumat, precum si modul de acordare si folosire a subventiei.

Monitorizarea tehnica are ca scop:

- verificarea implementarii activitatilor, atingerea obiectivelor si a rezultatelor asumate in planul de afaceri aprobat

- verificarea existentei fizice a mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar la locul unde se desfasoara activitatea, precum si a concondantei acestora cu planul de afaceri aprobat .

- verificarea respectarii conditiilor privind locurile de munca create si a parametrilor acestora, in corelatie cu ceea ce a fost asumat in planul de afaceri

- verificarea indeplinirii conditiilor de acordare a transelor 1 si 2 a ajutorului de minimis

- verificări ale rapoartelor de implementare/sustenabilitate elaborate și transmise de către beneficiari (adminsitratorul schemei de minimis verifică dacă datele rapoartelor transmise de beneficiari sunt reale, dacă planul de afaceri se implementează în conformitate cu prevederile contractuale și dacă respectă prevederile legislației naționale și comunitare)

- vizite la fața locului în scopul de a verifica realitatea progresului fizic al proiectelor și pentru verificarea conformității documentelor.

- verificarea respectarii functionarii afacerilor în perioada de sustenabilitate, după finalizarea celor 12 luni de implementare a planului de afaceri, prin asigurarea monitorizării îndeplinirii indicatorilor post-implementare.

- propunerea de masuri in cazul in care se constata incalcari ale conditiilor prevazute de schema de minimis in baza documentelor depuse de catre beneficiarii de minimis si a verificarilor la fata locului

Metodele de monitorizare:

1) Monitorizarea directa prin desfasurarea de vizite la sediile beneficiarilor de minimis, in vederea verificarii modului de implementare a planului de afaceri si a respectarii planului de afaceri pentru care s-a acordat subventia si a modului de functionare a activitatii firmei

2) Monitorizarea indirecta – prin verificarea rapoartelor depuse lunar de beneficiari (raport de implementare /raport de esustenabilitate ) si a raportului final.

Rapoartele cu o frecventa lunara au rolul de a proba stadiul implemntarii planului de afaceri, stadiul de implemetarii activitatilor propuse, gradul de realizare a indicatorilor asumati, elementele de risc ce pot aparea in procesul de dezvoltare a afacerilor si propunerea de masuri pentru depasirea acestora.

In timpul vizitelor la fata locului, echipa administratorului schemei de minimis va urmari:

- spatiul in care se desfasoara activitatea sa fie inregistrat corespunzator corespunzator și să dețină utilitatile, avizele/autorizațiile necesare ; vor fi verificate documentele firmei și contractele aferente spațiului, contracte de utilități, avize/autorizații , după caz.

- vor fi verificate toate documentele in original depuse anterior ca anexe la cererile de avizare cheltuieli/cereri de rambursare sau a rapoartelor lunare de implementare/sustenabilitate .

- existenta la locatia implementarii a echipamentelor pentru care s-a solicitat finantare din subventie si inregistrarea corespunzatoare in evidentele contabile ale firmei;

- documentele de angajare, contractele de munca, fisele de post, extras din Revisal ca dovada a crearii si mentinerii locurilor de munca;

- se vor solicita contracte de vânzari si facturi, care sa dovedeasca functionarea firmei si realizarea de venituri

- vizitele la fata locului se vor documenta cu fotografii ale firmei, spatiului de lucru si echipamentelor, precum si cu orice alte documente considerate necesare

- verificarea existentei inregistrarilor contabile actualizate la zi

Anexata acestei metododologii se gaseste instructiunea de monitorizare, alaturi de instrumentele ce vor fi utilizate de beneficiari (modele de rapoarte de monitorizare).

Rapoartele de implementare/sustenabilitate vor fi transmise lunar admistratorului schemei de minimis responsabil, utilizand modelele standard puse la dispozitie de catre acesta.

5. Modificarea contractului de finanțare

Beneficiarii au dreptul, pe durata perioadei de implementare, in cazuri bine justificate, de a conveni modificarea contractului prin act adiţional, fără ca modificarea sa afecteze obiectivul planului de afaceri si indicatorii vizati de schema de minimis, în condițiile unei justificări întemeiate.

Orice modificări în structura beneficiarului schemei de ajutor de minimis, precum şi în privinţa statutului juridic sau alte modificări de natură a afecta executarea obligaţiilor din contract vor fi aduse la cunoştinţa administratorului schemei de minimis în termen de maximum 3 zile lucratoare de la producerea acestora - în scris.

Beneficiarul are obligatia sa solicite in scris aprobarea administratorului schemei de ajutor de minimis a oricaror modificari dorite la bugetul si/sau activitatile desfasurate conform planului de afaceri aprobat, cu cel putin 20 zile lucratoare inainte de data la care se doreste modificarea, în conformitate cu instrucțiunea subsecventă ce vizează modificarile contractuale.

Modificarea graficului de activitati sau alte modificari care nu au impact asupra bugetului, obiectivelor si rezultatelor/indicatorilor asumati se poate face prin notificare

Notificarea se depune cu 5 zile lucratoare inainte de data cu care se doreste a intra in vigoare

Solicitarea de modificare va fi verificată, iar daca este nevoie se vor solicita clarificări, la care beneficiarii trebuie să răspundă in termenul solicitat. Numai în cazul aprobării solicitării de modificare a contractului, echipa administratorului schemei de antreprenoriat va întocmi actul aditional/notificarea. Actul additional, respective notificarea intră în vigoare la data aprobarii de catre ultima parte, repectiv data aprobarii.

6. Dispoziții finale

Administratorul schemei de minimis își rezervă dreptul de a corecta condițiile prezentei metodologii, în caz de nevoie. De asemenea poate fi completata cu instrucțiuni subsecvente sau alte documente atunci cand este cazul. Eventualele actualizări sau modificări aduse prezentei metodologii, vor fi transmise pe e- mail beneficiarilor și postate în timp util și pe paginile web ale partenerilor

Anexe:

1. Mecanismul de decontare a cheltuielilor aferente subvenției- Instrucțiune pentru beneficiari

2. Monitorizarea implementarii planurilor de afaceri si functionarii afacerii - Instrucțiune pentru beneficiari privind monitorizarea tehnică

3. Instructiune privind modificarea contractului de subventie