NOTA DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

F7380.2

NOTA DE INFORMARE

PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL


Subscrisa, Idea Leasing IFN S.A, in calitate de “Operator” (cu sediul in Sos. Bucuresti - Ploiesti nr. 19-21, Etaj 2, Sector 1, Bucuresti, Romania, inmatriculata la Registrul Comertului cu numarul J40/8204/2000, CUI 00000000, e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx, telefon: 021.204.44.44),

avand si calitatea de asistent auxiliar (intermediar secundar care desfasoara activitati de distributie de produse de asigurare complementare bunurilor sau serviciilor proprii, in baza contractului de colaborare incheiat cu compania de brokeraj Idea Broker de Asigurare S.R.L. si sub raspunderea deplina a acesteia), inregistrat la Autoritatea de Supraveghere Financiara, avand cod unic in Registrul Intermediarilor Secundari RAJ507519 care poate fi verificat accesand xxx.xxxxxxxxxx.xx.,

potrivit prevederilor Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (denumit in continuare “Regulament”),

va oferim mai jos informatiile cu privire la prelucrarea unor date furnizate de dvs., entitate cu personalitate juridica, cu ocazia solicitarii unui serviciu de finantare si/sau a unui produs de asigurare oferit(e) de subscrisa si a incheierii contractului de finantare si/sau a mandatului de brokeraj cu Idea Broker de Asigurare S.R.L (indeplinit partial prin intermediul subscrisei).


Categorii de Persoane Vizate

Prelucram datele urmatoarelor categorii de persoane aflate in legatura cu dvs.:

(i) reprezentanti legali/conventionali; (ii) administratori/ directori generali/directori executivi; (iii) persoane de contact; (iv) asociati /actionari directi / indirecti; (v) beneficiari reali ai tranzactiei dintre Operator si Client (in sensul Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii terorismului – “Legea 656”); (vi) creditori; (vii) debitori.


Categorii de date cu caracter personal

  • Pentru beneficiarii reali: (i) nume, prenume, pseudonimul, data, locul si tara nasterii, cetatenia, nationalitatea, adresa de domiciliu si de resedinta; (ii) CNP sau NIF, dupa caz, seria si numar CI/BI/pasaport; (iii) date de contact (adresa de corespondenta, telefon fix/mobil, fax, e-mail); (iv) ocupatia, locul de munca actual/angajator, functia; (v) expunerea politica, functia publica importanta detinuta si tara de rezidenta fiscala (vi) datele privind sanctiuni internationale potrivit listelor publicate de institutiile/autoritatile la nivel european si international, daca este cazul

  • Pentru asociati /actionari directi / indirecti: (i) nume, prenume, data, locul si tara nasterii, cetatenia, nationalitatea, adresa de domiciliu si de resedinta; (ii) CNP sau NIF, dupa caz, seria si numar CI/BI/pasaport, alte date din actul de identitate; (iii) date de contact (adresa de corespondenta, telefon fix/mobil, fax, e-mail); (iv) expunerea politica, functia publica importanta detinuta si tara de rezidenta fiscala; (v) participatiile la capitalul social al entitatilor din grupul de societati din care face parte; (vi) datele privind sanctiuni internationale potrivit listelor publicate de institutiile/autoritatile la nivel european si international, daca este cazul; (vii) date privind litigiile in care este implicat si date furnizate de Centrala Riscului de Credit; (viii) semnatura.

  • Pentru reprezentanti legali/conventionali/ administratori/ directori generali/directori executivi/persoane de contact: (i) nume, prenume, data, locul si xxxx xxxxxxxx, cetatenia, nationalitatea, adresa de domiciliu si de resedinta; (ii) CNP sau NIF, dupa caz, seria si numar CI/BI/pasaport; (iii) date de contact (adresa de corespondenta, telefon fix/mobil, fax, e-mail); (iv) expunerea politica, functia publica importanta detinuta si tara de rezidenta fiscala; (v) datele privind sanctiuni internationale potrivit listelor publicate de institutiile/autoritatile la nivel european si international, daca este cazul; (vi) semnatura.

  • Pentru creditori/debitori ai Clientului: (i) nume si prenume.


Datele mentionate intra sub incidenta obligatiei Operatorului de a pastra secretul profesional in relatie cu clientela (potrivit art. 9 din Legea nr. 93/2009 privind institutiile financiare nebancare).

Pentru verificarea identitatii reprezentantului Clientului, desemnat sa semneze documentatia contractuala, va solicitam si copia unui document de identitate, pentru a demonstra ca v-am legitimat in scopul indeplinirii obligatiilor legale privind cunoastrerea clientelei si prevenirea si combaterea spalarii banilor si a finantarii terorismului, in scopuri fiscale si in alte scopuri prevazute de lege.

De asemenea Operatorul prelucreaza date colectate din supravegherea video a cailor de acces in spatiile Operatorului, din interior.


Scopul si temeiul juridic ale prelucrarii datelor

a. Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe indeplinirea unei obligatii legale (temei juridic) care ii revine Operatorului, pentru urmatoarele scopuri, dupa caz:

  • realizarea analizelor de cunoastere a clientelei, de risc, de raportare a tranzactiilor suspecte, potrivit Legii 656, normelor de aplicare a acestei legi, Regulamentului BNR nr. 9/2008 privind cunoasterea clientelei in scopul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului, OUG nr. 202/2008 privind punerea in aplicare a sanctiunilor internatiomale, Regulamentului BNR nr. 28/2009 privind supravegherea modului de punere in aplicare a sanctiunior internationale de blocare a fondurilor, Regulamentului nr. 17/2012 privind unele conditii de creditare, Regulamentului 20/2009 privind institutiile finaciare nebancare, etc.;

  • realizarea raportarilor in cadrul grupului de entitati din care face parte Operatorul („Grupul Getin”), pentru organizarea supravegherii pe baza consolidata si in scopul prevenirii si combaterii spalarii banilor si a finantarii terorismului, potrivit Legii 93/2009, Legii 656;

  • managementul aplicatiilor electronice, dezvoltarea modalitatilor de procesare a informatiilor in forma electronica (Regulamentul BNR 20/2009);

  • evaluarea cerintelor si necesitatilor potentialului client privind contractarea unui produs de asigurare (potrivit Legii nr. 236/2018 privind distributia de asigurari);

  • alte obligatii legale prevazute in mod expres de legislatia aplicabila.

b. Se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe consimtamantul dvs. (temei juridic), daca va exprimati acest consimtamant la momentul completarii cererii de finantare, pentru urmatoarele scopuri:

  • transmiterea de comunicari comerciale privind proceduri, promotii, oferte despre orice servicii, produse ale Operatorului/entitatilor din grup cu Operatorul/partenerilor acestora, la datele de contact furnizate (e-mail/ fax/posta/telefon/cont client disponibil on-line) in acest scop, in mod expres.

Retragerea consimtamantului privind transmiterea comunicarilor comerciale. Aveti dreptul sa va retrageti oricand consimtamantul privind utilizarea datelor de contact in scopul transmiterii de comunicari comerciale, in mod gratuit, atat prin transmiterea unei cereri scrise la adresa de e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxx.xx, cat si prin alte modalitati mentionate de Operator o data cu comunicarile transmise, precum si prin accesarea link-ului dedicat exercitarii dreptului de retragere a acestui consimtamant, care va fi inclus in fiecare comunicare comerciala transmisa prin e-mail.


c. se realizeaza activitati de prelucrare, intemeiate pe asigurarea unor interese legitime urmarite de Operator sau de o parte terta (temei juridic), pentru urmatoarele scopuri:

  • administrarea solicitarilor si reclamatiilor, pentru indeplinirea contractului de asistent auxiliar incheiat cu Idea Broker de Asigurare S.R.L. pentru distributia de asigurari si aducerea la indeplinire a altor obligatii decurgand din acest contract;

  • realizarea de raportari in cadrul in cadrul Grupului Getin, inclusiv pentru realizarea unui proces eficient de management al riscurilor la nivel de Grup si de gestionare si monitorizare a clientilor Grupului Getin;

  • realizarea de statistici privind diverse aspecte ale activitatii Operatorului;

  • monitorizarea accesului persoanelor si asigurarea pazei si protectiei acestora, a spatiilor si bunurilor Operatorului, prin supraveghere video, prin camerele video amplasate in sediile Operatorului;

  • conservarea dreptului la aparare al Operatorului.


Operatori asociati. Idea Leasing IFN S.A. si Idea Broker de Asigurare S.R.L. actioneaza ca operatori asociati in ceea ce priveste utilizarea unor date cu caracter personal ale clientilor comuni (care achizitioneaza atat serviciul de finnatare oferit de Idea Leasing IFN S.A. cat si serviciul de distibutie de asigurari oferit de Idea Broker de Asigurare S.RL. - atunci cand serviciul de distributie de asigurari este achizitionat pentru asigurarea obiectului achizitionat prin finantarea oferita de Idea Leasing IFN S.A.). Persoanele vizate se pot adresa cu solicitari privind exercitarea drepturilor privind datele lor cu caracter personal oricaruia dintre cei doi operatori. Fiecare operator este obligat sa informeze persoanele vizate cu privire la propria prelucrare (desfasurata in mod independent/ in asociere), prin intermediul propriei Note de informare. Operatorii asociati colaboreaza in vederea asigurarii exercitarii drepturilor persoanelor vizate.


Obligatia de a furniza datele cu caracter personal

Furnizarea datelor este necesara intrucat, in lipsa acestora nu ne putem indeplini obligatiile legale (de ex. cele privind cunoasterea clientilor, analiza de risc) si, in consecinta, nu ne putem indeplini obligatiile legale mentionate mai sus si nici nu putem incheia si executa contractul de finantare, respectiv nu vom putea prezenta un produs de asigurare, intrucat vom fi in imposibilitatea de a respecta cerintele reglementarilor speciale in domeniul activitatii institutiilor financiare nebancare si al distributiei de asigurari.

. Ulterior, este necasar ca aceste date sa fie pastrate si actualizate potrivit prevederilor legale din domeniul prevenirii si combaterii spalarii banilor si finantarii terorismului si din domeniul contabilitatii.

Furnizarea datelor de contact in scopul transmiterii de comunicari comerciale nu este obligatorie, iar un eventual refuz nu impiedica incheierea si/sau executarea contractului de finantare sau intermedierea contractarii unui produs de asigurare.

In ceea ce priveste prelucrarile datelor in cadrul activitatilor desfasurate pentru asigurarea unor interese legitime ale Operatorului sau ale unui tert, Persoanele Vizate se pot opune respectivelor prelucrari, din motive legate de o situatie particulara in care se afla, caz in care nu vom mai desfasura respectivele activitati de prelucrare. Prin exceptie, vom prelucra in continuare datele in cazul in care demonstram ca avem motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor Persoanei Vizate. Admiterea solicitarii de opozitie a Persoanelor Vizate nu are efect asupra continuarii relatiei contractuale.


Categorii de destinatari (persoane fizice sau juridice sau alte organisme carora le pot fi divulgate datele Persoanelor Vizate, pentru scopurile mentionate mai sus)

  • institutii de credit si institutii financiare din cadrul Grupului, conform prevederilor Legii 656, care prevede posibilitatea de a comunica raportarea tranzactiilor suspecte catre institutii de credit si financiare din cadrul aceluiasi grup, inclusiv catre cei cu sediul in alte tari (cu respectarea conditiilor de confidentialitate prevazute de lege); transmiterea datelor catre aceste companii implica prelucrarea datelor dvs. de catre acestea, in scopuri de prevenire si combatere a spalarii banilor si a finantarii terorismului;

  • companii apartinand Grupului Getin, in toate cazurile in care transmiterea datelor personale este necesara pentru indeplinirea obligatiilor administrative si contabile prevazute de lege;

  • instante de judecata, parchete, organe de cercetare penala, executori judecatoresti, notari publici, in vederea indeplinii atributiilor legale de catre acestia;

  • Idea Broker de Asigurare S.R.L., in vederea indeplinirii mandatului de brokeraj acordat de client cu privire la asigurarea obiectului finantat prin serviciile oferite de Operator;

  • alte societati de servicii/persoane utilizate pentru administrarea relatiilor contractuale cu clientii, inclusiv in caz de neplata (de exemplu consultanti, contabili, auditori, avocati /cabinete de avocatura, evaluatori autorizati, cenzori, etc.)

  • ONPCSB, autoritatile fiscale, autoritatile cu rol de supraveghere si control in domeniul financiar, Autoritatea de Supraveghere Financiara, alte entitati carora datele trebuie sa le fie transmise in vederea indeplinirii unei obligatii prevazute de lege, de un regulament sau de normele comunitare.

Datele transmise catre destinatari vor fi adecvate, pertinente si neexcesive prin raportare la scopul in care au fost colectate si care permite transmiterea catre un anumit destinatar.

Destinatarii mentionati mai sus sunt entitati/persoane cu sedii in Romania si/sau in Uniunea Europeana.


Transferul datelor catre destinatari cu sediul in afara Uniunii Europene/Spatiului Economic European

Operatorul nu transmite date cu caracter personal in afara UE/SEE.

Orice eventual transfer catre destinatari cu sediul in afara Uniunii Europene/Spatiului Economic European, va fi adus la cunostinta dvs. si va fi guvernat de prevederile Regulamentului, urmand sa se aplice garantiile prevazute de art. 44-49 din Regulament (de ex.: clauze contractuale standard adoptate de o autoritate competenta, reguli corporatiste obligatorii, coduri de conduita, decizie a unei autoritati competente privind caracterul adecvat al nivelului de protectie din statul tert, etc.).


Perioada de stocare a datelor personale

Datele sunt pastrate pe intreaga durata a contractului de finantare dar si dupa incetarea acestuia, pentru o perioada de 10 (zece) ani, avand in vedere prevederile legislatiei din domeniul prevenirii si combaterii spalarii banilor, finantarii terorismului si punerii in aplicare a sanctiunilor internationale, precum si din domeniul contabilitatii.

In situatia in care cererea de finantare nu a fost aprobata, datele vor fi pastrate 3 (trei) ani, in vederea conservarii dreptului la aparare al Operatorului.

Datele furnizate in scopul transmiterii de comunicari comerciale vor fi pastrate pana la retragerea consimtamantului dvs., la care se adauga o perioada de 3 ani in scopul conservarii dreptului la aparare al Operatorului.


Drepturile Persoanelor Vizate in legatura cu datele personale

  • Dreptul de acces la date (art. 15 alin. 1 din Regulament): dreptul Persoanei Vizate de a obtine din partea Operatorului o confirmare ca acesta prelucreaza sau nu datele Persoanei Vizate cu caracter personal si, in caz afirmativ, acces la datele respective si la informatiile aferente, potrivit legii;

  • Dreptul la rectificare (art. 16 din Regulament): dreptul Persoanei Vizate de a obtine de la Operator, fara intarzieri nejustificate, rectificarea si/sau completarea datelor cu caracter personal inexacte, respectiv incomplete;

  • Dreptul la stergerea datelor („dreptul de a fi uitat”): dreptul Persoanei Vizate de a obtine din partea Operatorului stergerea datelor cu caracter personal care o privesc, fara intarzieri nejustificate, in situatiile expres prevazute de lege (art. 17 alin. 1 din Regulament); datele pot fi sterse daca se aplica vreunul dintre urmatoarele cazuri:

(i) datele nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate; (ii) Persoana Vizata se opune prelucrarii datelor care o privesc si nu exista motive legitime care sa prevaleze in ceea ce priveste prelucrarea; (iii) datele au fost prelucrate ilegal; (iv) datele trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care revine Operatorului; (v) prelucrarea datelor nu este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta si/sau (vi) in alte cazuri prevazute de lege, in conditiile, limitele si cu respectarea exceptiilor prevazute de lege.

  • Dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor (art. 18 din Regulament): dreptul Persoanei Vizate de a obtine din partea Operatorului restrictionarea prelucrarii, in urmatoarele conditii:

(i) daca Persoana Vizata contesta exactitatea datelor cu caracter personal care sunt in posesia Operatorului (restrictionarea va avea efect pentru o perioada care ne va permite sa verificam exactitatea datelor respective); (ii) daca prelucrarea este ilegala dar Persoana Vizata nu doreste stergerea datelor cu caracter personal, solicitand doar restrictionarea utilizarii acestora; (iii) Operatorul nu mai are nevoie de datele respective in scopul prelucrarii acestora, dar Persoana Vizata ni le solicita pentru valorificarea unui drept in instanta; (iv) daca Persoana Vizata se opune prelucrarii datelor, restrictionarea va avea efect pe durata necesara sa verificam daca drepturile Operatorului prevaleaza asupra drepturilor Persoanei Vizate.

  • Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 din Regulament): dreptul Persoanei Vizate de a primi datele cu caracter personal pe care ni le-a furnizat, pe care le prelucram pentru executarea contractului de finantare/garantie si pe care le conservam intr-un format electronic; Persoana Vizata are dreptul de a primi aceste date intr-un format structurat, utilizat in mod obisnuit si care poate fi citit in mod automat; datele astfel primite pot fi conservate de Persoana Vizata, pot fi transmise altui prestator de servicii sau, in urma solicitarii Persoanei Vizate, le putem transmite noi catre prestatorul de servicii indicat de Persoana Vizata, daca acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

  • Dreptul de opozitie (art. 21 din Regulament): dreptul Persoanei Vizate de a va opune in orice moment prelucrarii datelor personale, din motive legate de situatia particulara a Persoanei Vizate; Operatorul nu va mai prelucra datele Persoanei Vizate, cu exceptia cazului in care demonstreaza ca are motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor Persoanei Vizate sau ca scopul prelucrarii este valorificarea unui drept in instanta.


Plangeri/solicitari in legatura cu prelucrarea datelor personale

In vederea exercitarii drepturilor mai sus mentionate, Persoana Vizata se poate adresa cu o cerere scrisa, datata si semnata olograf, la urmatoarea adresa de e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxx.xx sau la sediul Operatorului.

Vom raspunde acestor solicitari fara intarzieri nejustificate si, in orice caz, in cel mult o luna de la primirea cererii. In cazul in care este vorba de cereri complexe sau foarte numeroase, acest termen se poate prelungi cu doua luni. In acest caz, vom informa Xxxxxxxx Vizata cu privire la o astfel de prelungire, in termen de o luna de la primirea cererii, prezentand si motivele intarzierii. Ne rezervam dreptul de a stabili o taxa in cazul cererilor repetate, conform Regulamentului.

In cazul in care comunicam decizia de a nu lua masuri in legatura cu cererea Persoanei Vizate sau daca raspunsul nostru nu este satisfacator, Persoana Vizata are dreptul de a depune o plangere:

  • fie la Autoritatea de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.), cu sediul in B-dul G-ral. Xxxxxxxx Xxxxxxx 00-00, Xxxxxx 0, xxx postal 010336, Bucuresti, sub forma unei adrese scrise, la sediul institutiei sau prin e-mail la adresa xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx;

  • fie la instanta competenta.


Am luat la cunostinta,

Denumire client persoana juridica: _________________________

Nume si prenume reprezentant: _________________________

Data: _________________________

Semnatura: _________________________


5

_______________________________________________________________________________________________________________

Idea Leasing IFN SA Tel: +40/21/000 00 00 CUI: 00000000

Sos. Bucuresti–Ploiesti 19–21, Fax: +40/21/000 00 00 CIF: RO13341280

Etaj 2, Sector 1, Bucuresti xxx.xxxxxxxxxxx.xx Reg. Com.: J40/8204/2000

Capital social subscris si varsat:1.022.100 RON


Document Metadata

Filed: October 31st, 2019