GRUPUL DE ACTIUNE LOCALA CAMPIA BURNAZULUI
PROCEDURĂ DE EVALUARE CERERI DE PLATA
GRUPUL DE ACTIUNE LOCALA CAMPIA BURNAZULUI
1. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI
1.1 Definiţii Beneficiar – organizație publică sau privată care preia responsabilitatea realizării unui proiect si care pentru care a fost emisă o Decizie de finanțare de către AFIR/care a încheiat un Contract de finanțare cu AFIR, pentru accesarea fondurilor europene prin FEADR;
Cerere de finanțare – document depus de către un solicitant în vederea obținerii sprijinului financiar
nerambursabil;
Contract/Decizie de Finanțare – reprezintă documentul juridic încheiat în condiţiile legii între Agenţia pentru Finanţarea Investiţiilor Rurale, în calitate de Autoritate Contractantă şi beneficiar, prin care se stabilesc obiectul, drepturile şi obligaţiile părţilor, durata de valabilitate, valoarea, plata, precum şi alte dispoziţii şi condiţii specifice, prin care se acordă asistenţă financiară nerambursabilă din FEADR şi de la bugetul de stat, în scopul atingerii obiectivelor măsurilor cuprinse în PNDR 2014- 2020;
Dosarul cererii de finanţare – cererea de finanţare împreună cu documentele anexate;
Dosarul cererii de plată (DCP) – cererea de plată împreună cu documentele anexate;
Eligibilitate – suma criteriilor pe care un solicitant trebuie să le îndeplinească în vederea obținerii finanțării prin Măsurile din FEADR;
Evaluare – acţiune procedurală prin care documentaţia ce însoţeşte cererea de finanţare/ plată este analizată pentru verificarea îndeplinirii criteriilor necesare finanţării;
Fonduri nerambursabile – reprezintă fondurile acordate unei persoane fizice sau juridice în baza unor criterii de eligibilitate pentru realizarea de investiții/servicii încadrate în aria de finanțare a Măsurii și care nu trebuie returnate – singurele excepții sunt nerespectarea condițiilor contractuale și nerealizarea investiției/serviciului conform proiectului aprobat de AFIR;
Grup de Acțiune Locală (GAL) – reprezintă un parteneriat local, alcătuit din reprezentanţi ai instituţiilor şi autorităţilor publice locale, ai sectorului privat şi ai societăţii civile, constituit potrivit prevederilor Ordonanţei Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociaţii şi fundaţii, cu modificările şi completările ulterioare;
LEADER – Măsură din cadrul PNDR ce are ca obiectiv dezvoltarea comunităților rurale ca urmare a implementării strategiilor elaborate de către GAL. Provine din limba franceză „Liaisons Entre Actions de Developpement de l’Economie Rurale” – „Legături între Acțiuni pentru Dezvoltarea Economiei Rurale”;
Măsura – defineşte aria de finanţare prin care se poate realiza cofinanţarea proiectelor (reprezintă o sumă de activităţi cofinanţate prin fonduri nerambursabile);
Reprezentantul legal – persoana desemnată să reprezinte solicitantul în relatia contractuală cu AFIR,
conform legislatiei în vigoare;
Sesiune de depunere – perioada calendaristică în cadrul căreia GAL „Campia Burnazului” poate primi
proiecte din partea potenţialilor beneficiari;
Sesiune de selecţie – lucrările Comitetului de Selecţie şi ale Comisiei de Contestaţii, concretizate în
decizia finală de finanţare;
Solicitant – reprezintă o persoană juridică/persoană fizică autorizată care este eligibilă (care îndeplinește toate condițiile impuse) pentru accesarea fondurilor europene, dar care nu a încheiat încă un Contract de finanțare/Decizie de finanțare cu AFIR;
Strategie de Dezvoltare Locală – Document ce trebuie transmis de potențialele GAL-uri către Autoritatea de Management și care va sta la baza selecției acestora. Prin acest document se stabilesc activitățile și resursele necesare pentru dezvoltarea comunităților rurale și măsurile specifice zonei LEADER.
1.2 Abrevieri
PNDR – Programul Național de Dezvoltare Rurală, este documentul pe baza căruia va putea fi accesat Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală şi care respectă liniile directoare strategice de dezvoltare rurală ale Uniunii Europene;
FEADR – Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală, este un instrument de finanţare creat de Uniunea Europeană pentru implementarea Politicii Agricole Comune;
MADR – Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale;
DGDR-AM PNDR – Direcția Generală Dezvoltare Rurală - Autoritatea de Management pentru
Programul Național de Dezvoltare Rurală;
AFIR – Agenţia pentru Finanţarea Investiţiilor Rurale, instituţie publică cu personalitate juridică, subordonată Ministerului Agriculturii şi Dezvoltării Rurale – scopul AFIR îl constituie derularea Fondului European Agricol pentru Dezvoltare, atât din punct de vedere tehnic, cât și financiar;
CRFIR – Centrul Regional pentru Finanțarea Investițiilor Rurale; OJFIR – Oficiul Județean pentru Finanțarea Investițiilor Rurale; GAL – Grup de Acţiune Locală;
SDL – Strategie de Dezvoltare Locală.
2. PREVEDERI GENERALE
Pentru toate proiectele depuse la nivelul GAL „Campia Burnazului” şi contractate, evaluatorii, stabiliți cu respectarea prevederilor SDL, vor verifica conformitatea cererilor de plată. Evaluările vor fi documentate, datate și semnate de experți.
Scopul Procedurii de evaluare cereri de plată este de a furniza personalului GAL cu atribuții specifice în evaluarea cererilor de plată, mijloacele necesare pentru implementarea eficientă a Strategiei de Dezvoltare Locală.
În cadrul prezentului document sunt descrise procedura de lucru a GAL „Campia Burnazului” privind repartizarea atribuţiilor şi responsabilităţilor între persoanele şi organismele implicate, formularele și documentele utilizate, precum şi termenele care trebuiesc respectate.
De asemenea, prin Procedura de evaluare cereri de plată se stabileşte o metodologie unitară de evaluare a cererilor de plată depuse la GAL, fluxul de documente şi formulare utilizate în procesul de evaluare de la depunerea acestora de către solicitant la GAL până la transmiterea lor la AFIR.
Prezenta Procedura de evaluare cereri de plată se aplică tuturor măsurilor cuprinse în Strategia de Dezvoltare Locală a GAL „Campia Burnazului”.
NOTĂ! Toată corespondenţa purtată cu beneficiarii se întocmeşte în două exemplare originale, care
vor fi ştampilate şi semnate şi vor avea acelaşi număr de înregistrare.
IMPORTANT! Pe durata procesului de evaluare, solicitanții, personalul GAL și personalul AFIR vor respecta legislația incidentă, versiunea Ghidului de implementare și a Manualului de procedură pentru Sub-măsura 19.2., precum si Procedura de implementare si Formulare generale Autorizare plati.
3. PREZENTAREA ORGANELOR DE EVALUARE
CERERI DE PLATĂ LA NIVEL DE GAL
Evaluarea cererilor de plată la nivel de GAL, respectiv verificarea conformităţii, va fi realizată la nivelul
angajatilor GAL.
Toate verificările efectuate de către evaluatori vor respecta principiul de verificare “4 ochi”, respectiv vor fi semnate de către doi experți evaluatori angajați în cadrul GAL.
Angajatii GAL vor asigura, de asemenea, suportul necesar beneficiarilor pentru ȋntocmirea corespunzătoare a cererilor de plată privind aspectele de conformitate pe care aceştia trebuie să le îndeplinească şi va răspunde la solicitările de clarificări primite din teritoriu.
Toate verificările se realizează pe evaluări documentate, în baza unor fișe de verificare elaborate la nivelul GAL. Fişele de verificare ale conformităţii trebuie să fie datate şi să prezinte numele şi semnătura a doi angajaţi GAL implicaţi în procesul de evaluare a proiectelor.
Menţiuni cu privire la personalul implicat ȋn procesul de de evaluare cereri de plată la nivelul
GAL
Fiecare persoană implicată în procesul de evaluare cereri de plată de la nivelul GAL (evaluatori, manager, responsabil financiar) are obligația de a respecta prevederile OUG nr. 66/2011, cu modificările și completările ulterioare referitoare la evitarea conflictului de interese și prevederile Cap. XII al SDL – ”Descrierea mecanismelor de evitare a posibilelor conflicte de interese conform legislației naționale”.
Conform legislației comunitare și naționale în vigoare, conflictul de interes poate fi definit ca acea situație sau împrejurare în care interesul personal, direct ori indirect al responsabilului contravine interesului public, astfel încât afectează sau ar putea afecta independența și imparțialitatea sa în luarea deciziilor ori îndeplinirea la timp și cu obiectivitate a îndatoririlor care îi revin în exercitarea funcției deținute.
In acest sens, orice persoană care face parte din structurile de verificare a cererilor de plată/ proiectelor, care este angajată ȋn orice fel de relaţie profesională sau personală cu promotorul de proiect sau are interese profesionale sau personale ȋn proiect, poate depune proiecte, cu obligaţia de a prezenta o declaraţie ȋn scris ȋn care să se explice natura relaţiei/ interesului respectiv şi nu poate participa la procesul de selecţie a proiectelor.
Respectarea acestor obligativităţi va fi ȋntărită prin verificarea realizată de structurile teritoriale ale Autorităţii de management / Agenţiei de Plăţi. In implementarea SDL se va asigura promovarea egalităţii dintre bărbaţi şi femei şi a integrării de gen, cât şi prevenirea oricărei discriminări pe criterii de sex, origine rasială sau etnică, religie sau convingeri, handicap, vârstă sau orientare sexuală. Garantarea transparenţei ȋn procesul decizional şi evitarea oricărui potenţial conflict de interese este asigurat de către parteneriat prin realizarea unui model de implementare care prevede o separare adecvată a responsabilităţilor In concluzie, prin mecanismele adoptate parteneriatul va asigura respectarea legislaţiei naţionale şi europeană cu incidenţa ȋn reglementarea conflictului de interese.
4. DERULAREA PROCESULUI DE EVALUARE A CERERILOR DE PLATĂ LA
NIVELUL GRUPURILOR DE ACȚIUNE LOCALĂ
4.1 Primirea cererii de plată de către XXX
Solicitantul va depune cererea de plată la sediul GAL „Campia Burnazului” din Comuna Peretu, judeţul
Teleorman, de luni pana vineri, in intervalul orar 8.30 - 16.30.
Dosarul Cererii de Plată (DCP) se depune în două exemplare pe suport de hârtie - 1 exemplar original si 1 exemplar copie, pe suport de hârtie, la care se ataşează pe suport electronic toate documentele din dosar in format scanat.
După verificarea de către GAL, beneficiarul depune documentația însoțită de Fișa de verificare a conformității DCP emisă de către GAL, la structurile teritoriale ale AFIR (OJFIR/CRFIR – în funcție de tipul de proiect).
Beneficiarul trebuie să prezinte la depunere și originalele documentelor justificative de plată atașate la Declarația de cheltuieli (facturi, ordine de plată sau documente doveditoare cu valoare echivalentă, extrase de cont), pentru cheltuielile externalizate.
Responsabilul din cadrul GAL-ului înregistrează cererea de plată în Registrul de primire, aplică un număr de înregistrare pe prima pagină a dosarului, iar solicitantul primeşte un bon cu acest număr de înregistrare.
Solicitantul este invitat să revină la sediul GAL „Campia Burnazului” după evaluarea conformităţii pentru a fi înştiinţat dacă cererea de plată este conformă sau i se explică cauzele neconformităţii.
În cazul în care solicitantul nu acceptă să depună şi documentele originale, acestea vor fi verificate de
expert la finalizarea verificării conformităţii, în prezenţa solicitantului.
4.2 Verificarea conformităţii Dosarului Cererii de Plată la GAL
Beneficiarul depune Dosarul Cererii de Plată aferent fiecărei tranșe de plată, însoțit de documentele justificative, numai după aprobarea rapoartelor de activitate de către XXXXX, dacă proiectul impune. Rapoartele de activitate (intermediar/final) sunt documente elaborate cu privire la activitățile prestate.
În etapa de autorizare a plăților, toate cererile de plată trebuie să fie depuse, ȋntr-o primă fază, la GAL pentru efectuarea conformității. Ulterior, la dosarul cererii de plată GAL va atașa și fișa de verificare a conformității emisă de GAL.
Beneficiarii au obligatia de a depune la GAL și la AFIR implicit Declarațiile de eșalonare conform prevederilor Contractului de finanțare cu modificarile și completarile ulterioare și anexele la acesta.
Pentru depunerea primului dosar de plată, se vor avea în vedere prevederile HG nr. 226/2015, cu modificările și completările ulterioare, în vigoare la data depunerii Dosarului Cererii de Plată
Verificarea conformității DCP la GAL se realizează pentru toate dosarele cererilor de plată prin completarea Fisei de verificare a conformităţii DCP - AP 1.5LGAL, de către cei doi experţi evaluatori. Pentru DCP de justificare a TVA-ului depus în conformitate cu prevederile alin. 9 al art. 20 din OUG 49/
2015, verificarea conformității se realizează prin completarea Fișa de verificare AP 1.5LGAL (servicii)/ AP 1.5.3LGAL.
Decontarea TVA de la Bugetul de stat se poate solicita dacă beneficiarul se încadrează în prevederile OUG nr. 49/2015 și a solicitat modificarea corespunzătoare a Contractului de finanțare, conform dispozițiilor Manualului de procedură și a Ghidului de implementare.
Expertii evaluatori vor verifica în prezenta reprezentantului legal al proiectului conformitatea documentelor din Dosarul Cererii de Plata prin bifarea casutelor inscrise în dreptul fiecarei cerinte din Sectiunea Verificarea conformitatii documentelor atasate la Dosarul Cererii de Plata (da/ nu/ nu este cazul), si semnare.
Dosarul Cererii de Plată trebuie să aibă opis, iar documentele pe care le conține trebuie numerotate și semnate de către beneficiar.
Referințele din opis trebuie să corespundă cu numărul paginii la care se află documentele din dosar. Beneficiarul va face mențiunea la sfârșitul dosarului: ,,Acest dosar conține ……. pagini, numerotate de la 1 la …….”
Pe fiecare pagină din Dosarul Cererii de Plată trebuie să apară mențiunea „Program FEADR”. Copiile documentelor care sunt atașate Dosarului Cererii de Plată trebuie să fie lizibile, având mențiunea “Conform cu originalul”.
Toate documentele din Dosarul Cererii de Plată care au regim de document tipizat vor respecta
prevederile legale.
Facturile emise trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
▪ să aibă formatul prevăzut de actele normative în vigoare și să fie completate în conformitate cu
acestea;
▪ data înscrisă pe factură nu este anterioară datei semnării Contractului de finanțare cu AFIR și datei semnării contractelor de achiziții;
▪ să fie menționate numărul, data și/sau obiectul contractului de achiziții pentru servicii/bunuri, în baza cărora au fost emise.
Dacă într-o factură sunt incluse cheltuielile aferente mai multor categorii de cheltuieli, se va specifica detaliat, valoarea aferentă fiecarei categorii de cheltuieli. Dacă nu a fost specificat pe factură, aceasta va fi însoțită de o anexă cu detalierea acestor cheltuieli, care trebuie să conțină datele de identificare ale beneficiarului, să fie semnată și ștampilată (după caz) de emitentul facturii, precum și de beneficiar.
În cazul achiziției de servicii, dacă au fost emise mai multe facturi, valoarea tuturor facturilor trebuie să fie egală cu valoarea din contractul de servicii încheiat și din devizul financiar de servicii aferent acestuia.
Documentele de plată trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
▪ documentul de plată confirmă că plata nu s-a efectuat în numerar*;
▪ documentele de plată sunt emise ulterior datei semnării Contractului de finanțare cu AFIR ;
▪ documentele de plată sunt emise ulterior semnării contractului de achiziții;
▪ să aibă semnătura și ștampila băncii emitente și semnătura beneficiarului proiectului, exceptând documentele de plată aferente plăților electronice;
▪ să menționeze în clar numărul facturii sau contractului pe care le achită;
▪ contul și banca beneficiarului plății corespund cu datele din contractul de achiziții sau din adresa de la bancă privind contul bancar al furnizorului;
▪ CEC-urile/biletele la ordin trebuie să fie emise de beneficiarul proiectului, în numele furnizorului, fără să fie girate către terți. Acestea trebuie să fie însoțite de Borderourile de încasare a CEC-urilor/biletelor la ordin, care trebuie să fie ștampilate și semnate de bancă.
În cazul în care plata se efectuează prin acreditiv extern, trebuie ca la Dosarul Cererii de Plată beneficiarul să atașeze copii după toate documentele solicitate de bancă pentru transferul sumelor respective (conform contractului de credit).
Pentru plățile efectuate prin Trezorerie nu este necesară atașarea documentelor de plată. Pentru acestea se vor atașa obligatoriu extrasele de cont.
Extrasele de cont trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
▪ să fie datate și stampilate de banca (trezoreria) beneficiarului finanțării;
▪ să ateste, valoric și ca dată, efectuarea plăților din documentul/documentele de plată
corespondente;
▪ să se mentioneze în clar numărul facturii care se achită cu documentul de plată;
▪ numele, contul și banca beneficiarului plății corespund cu datele din contractul de achiziții sau
din adresa furnizorului privind contul bancar al acestuia.
INFORMAȚII CU CARACTER PUNCTUAL:
▪ Cererea de plată trebuie sa fie completată, datată, semnată (cu numele menționat în clar) și ștampilată de beneficiar, având toate datele de identificare ale beneficiarului proiectului. Anexa la Cererea de plată – Identificarea financiară în original, trebuie sa fie emisă cu cel mult 7 zile calendaristice înainte de data depunerii cererii de plată, să fie completată, datată, semnată și ștampilată de banca/trezoreria beneficiarului finanțării, precum și datată și semnată de titularul contului.
▪ Declaratia pe proprie raspundere a beneficiarului trebuie completată, datată, semnată și ștampilată de beneficiar (la fiecare cerere de plată).
▪ Alte documente justificative specificate (după caz) în cererea de plată trebuie datate, semnate și ștampilate de emitent.
▪ Raportul de asigurare trebuie să fie semnat și ștampilat de auditorul care l-a întocmit. Raportul de asigurare trebuie să fie elaborat de un auditor autorizat în urma realizării unei misiuni de asigurare rezonabilă conform Standardului internaţional privind misiunile de asigurare ISAE 3000 – “Misiunile de asigurare altele decât auditurile sau revizuirile informaţiilor financiare istorice”.
Auditorul trebuie să ofere asigurarea asupra faptului că toate cheltuielile aferente realizării activităților care fac obiectul Contractului de finantare şi care au fost menţionate în Raportul de activitate intermediar/final avizat de către XXXXX, au fost efectuate în mod real şi înregistrate corect în contabilitatea beneficiarului şi sunt în conformitate cu prevederile legale.
▪ Declaratia de cheltuieli trebuie să fie completată, datată, semnată și ștampilată de
beneficiarul proiectului.
▪ Declarațiile vamale pentru importurile directe de bunuri achiziționate sunt atașate la facturi (acolo unde este cazul). Aceste documente trebuie semnate de autoritatea emitentă (importul reprezintă intrarea de bunuri din afara spațiului comunitar).
▪ Procesele verbale de recepție și de punere în funcțiune (dacă este cazul) a bunurilor achiziționate trebuie completate, datate, semnate și ștampilate de furnizorul de bunuri și beneficiar.
▪ Procesele verbale de predare – primire a serviciilor achizitionate trebuie completate,
datate, semnate și ștampilate de beneficiar și furnizorul de servicii.
▪ Devizele financiare pentru serviciile achiziționate trebuie să fie datate și semnate de furnizorul de servicii și beneficiar. Acestea trebuie să fie în conformitate cu ofertele financiare prezentate de furnizorul de servicii și declarate câștigătoare
Experţii evaluatori vor verifica aspecte cum ar fi:
▪ Documentele pe care le contine Dosarul Cererii de Plata sunt numerotate, dosarul este sigilat, pe sigiliu se regăsesc semnătura și ștampila beneficiarului, iar referintele din opis corespund cu numarul paginii la care se afla documentele din Dosar;
▪ Pe fiecare pagina apare mentiunea ”Program FEADR”, iar pe documentele în copie din Dosar apare și mențiunea ”conform cu originalul;
▪ Declaratia de cheltuieli AP 1.2 este completata, datata, semnata si stampilata de beneficiar;
▪ Copiile facturilor sunt atasate la Declaratia de cheltuieli AP 1.2 și datele inscrise în acestea
coincid cu datele din AP 1.2 ;
▪ Copiile extraselor de cont sunt atasate la Declaratia de cheltuieli AP 1.2 și datele inscrise în
acestea coincid cu datele din AP 1.2 ;
▪ Copiile extraselor de cont corespund cu documentele in original prezentate de beneficiar. Originalele trebuie să conțină mentiunea “Program FEADR” şi să fie conforme cu documentele în copie din Dosar. Verificarea se efectueaza document cu document si se confirma prin semnare și aplicarea stampilei personalizate, atat pe documentul original cat si pe copiile acestora din Dosar. Orice neconformitate intre documentul copie si cel original, in sensul reglementarilor de mai sus conduce la bifarea coloanei "NU" si la situatia de neregula. Dacă este bifata cel puțin o căsuță “Nu” atunci Dosarul este declarat neconform, menționându-se la rubrica “Observații” motivul/ motivele neconformității.
Pentru procedura de evaluare cereri de plată la nivelul AFIR, vezi formulare disponibile ȋn „Formulare generale Autorizare plăţi” (xxxx://xxx.xxxx.xxxx/).
Formularul AP 1.5LG este avizat de catre Director XXX și semnata de beneficiar (reprezentant legal)
pentru luare la cunostinta, iar o copie a acestei sectiuni se inmaneaza beneficiarului.
Rezultatul verificării Dosarului cererii de plata poate sa fie:
• „conforma”
• „neconforma”, în cazul în care în urma verificării se constata ca exista neconcordante între documentele prezentate de beneficiar/ lipsesc documentele ce trebuiau prezentate de beneficiar conform Instructiunilor de plata (este bifata căsuța „Nu”). In cazul în care DCP e declarat neconform, beneficiarul poate să redepună dosarul cererii de plată, în conditiile în care dosarul cererii de plată este complet, cu respectarea termenelor prevazute în Contractul/ Decizia de finanțare/ Actele adiționale/ Declarațiile de esalonare a depunerii DCP. Un DCP declarat neconform, poate fi redepus o singura data.
În urma realizării verificării, în situația în care cererea de plată a fost declarată conformă, beneficiarul depune Dosarul cererii de plată, însoțit de Fișa de verificare a conformității emisă de GAL, la structurile teritoriale ale AFIR (OJFIR/CRFIR) responsabile de derularea contractului de finanțare.
În situația în care DCP este declarat neconform, beneficiarul poate să redepună la GAL Dosarul cererii de plată complet, cu respectarea termenelor prevăzute în Contractul de finanțare/Actul adițional/Declarațiile de eșalonare a depunerii DCP. Un DCP declarat neconform poate fi redepus o singură dată la GAL.
În cazul în care cererea de plată este declarată „neconformă“ de două ori de către GAL, beneficiarul are dreptul de a depune contestație cu încadrarea în termenul maxim de depunere a dosarului cererii de plată la AFIR. În acest caz, contestația va fi analizată de către doi experți din cadrul GAL, alții decât cei care au verificat inițial conformitatea dosarului cerere de plată. Dacă în urma analizării contestației, viza GAL rămâne „neconform“, atunci beneficiarul poate adresa contestația către AFIR. Depunerea contestației se va realiza la structura teritorială a AFIR (OJFIR/CRFIR) responsabilă de derularea contractului de finanțare. Soluționarea contestației de către experții OJFIR/CRFIR și comunicarea deciziei către beneficiar se va realiza cu încadrarea în termenul maxim de depunere a DCP la AFIR.
GAL se va asigura de faptul că verificarea conformității dosarelor de plată la nivelul GAL, inclusiv depunerea contestațiilor și soluționarea acestora (dacă este cazul) respectă încadrarea în termenul maxim de depunere a dosarului de plată la AFIR.
Pentru proiectele aferente Sub-măsurii 19.2, pentru toate etapele, verificările se realizează în baza prevederilor procedurale și formularelor aferente sub-măsurii în care se încadrează scopul proiectului finanțat, conform codului contractului/deciziei de finanțare.
Modelele de formulare care trebuie completate/prezentate de beneficiar (Cererea de plată, Identificarea financiară, Declarația de cheltuieli, Raportul de asigurare, Declarația pe propria răspundere a beneficiarului) sunt disponibile la OJFIR sau pe site-ul AFIR (xxx.xxxx.xxxx).
Plățile se vor efectua pe baza cererilor de plată depuse de beneficiari și autorizate de Autoritatea Contractantă. Autorizarea cererilor de plată se face în urma verificărilor documentelor justificative prezentate de beneficiar conform cerinţelor Autorităţii Contractante prezentate în Instrucţiuni de plată, Anexa IV la prezentul contract. Autorizarea cererilor de plată poate fi invalidată ulterior prin constatarea de nereguli.
Beneficiarul poate opta pentru plata finanțării nerambursabile în mai multe tranșe. Fiecare cerere de plată va fi însoțită de Raportul de Asigurare emis de către un auditor financiar autorizat. Ultima cerere de plată va fi corelată cu durata de implementare a proiectului şi va depusă nu mai târziu de ultima zi a duratei de implementare a proiectului.
Plata se va efectua pe baza declaraţiilor de cheltuieli și a Rapoartelor de activitate (avizate de OJFIR)
depuse de beneficiar, în conformitate cu Anexa IV la Contract – Instrucțiuni de plată.
Beneficiarul este obligat să întocmească şi să ataşeze la fiecare cerere de plată declarația de cheltuieli și raport de activitate intermediar/final avizat de către OJFIR, respectând Instrucţiunile de Plată - Anexa IV la prezentul contract.
Dacă beneficiarul nu a depus Raport de activitate intermediar, atunci Raportul de activitate final va
cuprinde toate activitățile din Cererea de finanțare și se va putea depune o singură cerere de plată.
În cazul în care constată erori de formă (de ex: omisiuni privind semnarea anumitor pagini, atașarea unor documente obligatorii specifice proiectului propus sau prezentarea unor documente neconforme, care nu respectă formatul standard), expertul GAL poate solicita documente sau informații suplimentare (formular E1.13LG).
Se pot solicita informații suplimentare în etapa de verificare a conformităţii o singură dată şi termenul de răspuns este de maximum cinci zile de la momentul luării la cunoștință de către solicitant. Dacă în urma solicitării informațiilor suplimentare, solicitantul trebuie să prezinte documente emise de alte instituții, aceste documente trebuie să fie emise la o dată anterioară depunerii cererii de finanțare la GAL.
Pentru solicitarea de informații suplimentare se va utiliza modelul de formular E1.13LG existent în cadrul prezentei proceduri.
În situația în care clarificările nu răspund cerințelor, cererea de plată va fi declarată neconformă.
4.3 Aspecte generale referitoare la evaluarea cererilor de plată
GAL va înştiinţa solicitanţii asupra rezultatelor procesului de evaluare a cererilor de plată.
Notificările vor fi transmise de GAL prin fax/posta/email/personal, cu confirmare de primire din partea solicitanţilor.
Pentru toate cererile de plată, după primirea de la AFIR a Notificării cu privire la confirmarea plății, în termen de maximum 5 zile, beneficiarul are obligația de a informa GAL cu privire la sumele autorizate și rambursate în cadrul proiectului.
5. SOLUŢIONAREA CONTESTAŢIILOR CU PRIVIRE LA REZULTATUL EVALUĂRII DOSARULUI CERERII DE PLATĂ
În cazul în care cererea de plată este declarată „neconformă“ de două ori de către GAL, beneficiarul are dreptul de a depune contestație cu încadrarea în termenul maxim de depunere a dosarului cererii de plată la AFIR.
Contestaţia, semnată de beneficiar, va fi depusă la secretariatul GAL, personal/poştă/fax cu
confirmare de primire.
Contestația va fi analizată de către doi experți din cadrul GAL, alții decât cei care au verificat inițial conformitatea dosarului cererii de plată. În situaţia în care sunt identificate aspecte tehnice sau juridice care trebuie clarificate şi care necesită o opinie de specialitate care excede sfera de competenţă a membrilor Comisiei, se poate solicita în scris punctul de vedere al unui expert, acesta având un rol consultativ.
Un expert GAL va transmite (pe fax/poștă/e-mail/personal, cu confirmare de primire) solicitantului formularul Notificarea solicitantului privind contestația depusă.
Dacă în urma analizării contestației, viza GAL rămâne „neconform“, atunci beneficiarul poate adresa contestația către AFIR. Depunerea contestației se va realiza la structura teritorială a AFIR (OJFIR/CRFIR) responsabilă de derularea contractului de finanțare. Soluționarea contestației de către experții OJFIR/CRFIR și comunicarea deciziei către beneficiar se va realiza cu încadrarea în termenul maxim de depunere a DCP la AFIR.
Dacă pe parcursul desfășurării procesului de evaluare, precum și de soluționare a contestațiilor, se constată greșeli de orice natură, GAL „Campia Burnazului” are obligația de a cerceta cauzele producerii acestora, de a identifica persoanele culpabile și motivele obiective care au condus la aceste abateri pentru a putea analiza și eventual dispune măsurile administrative corespunzătoare, dacă se impun.
6. TRANSMITEREA CERERILOR DE PLATĂ CONFORME CĂTRE AFIR
Dosarul Cererii de Plata se depune de beneficiar în original – 1 exemplar pe suport de hârtie, la care ataşează pe suport magnetic (copie – 1 exemplar) documentele intocmite de beneficiar. Beneficiarul va depune Dosarul cererii de plată, care în prealabil a fost declarat „conform” de către experţii GAL.
Beneficiarul depune Dosarul cererii de plată însoțit de Fișa de verificare a conformității emisă de GAL, la structurile teritoriale ale AFIR (OJFIR/CRFIR) responsabile de derularea contractului de finanțare.
DCP este preluat de șeful de serviciu care il repartizeaza ofițerului de proiect aferent și expertului 2, în prezenta beneficiarului/ reprezentantului legal. Expertul 2 nominalizat de șeful de serviciu pentru a efectua verificarea pe baza principiului “4 ochi” va rămâne expertul verificator pentru toate celelalte etape de verificare a Dosarului Cerere de plată, cu excepția verificării pe eșantionul de control. De asemenea, șeful de serviciu va porni fluxul de autorizare plăți în sistemul informatic prin selectarea proiectului, a ofițerului de proiect și a expertului 2.
Ofițerul de proiect va certifica pe ultima pagina a dosarului prin data, semnătura și stampilă că Dosarul Cererii de Plată este complet și sigilat.
Verificarea conformității DCP se realizează pentru toate dosarele cererilor de plată prin completarea Secțiunii A din Fisa de verificare - AP 1.5 la nivelul la care acesta a fost depus, de către ofițerul de proiect și un expert.
Pentru procedura de evaluare cereri de plată la nivelul AFIR, vezi formulare disponibile ȋn
„Formulare Autorizare plăţi” (xxxx://xxx.xxxx.xxxx/).
Pentru DCP de justificare a TVA-ului depus în conformitate cu prevederile alin. 9 al art. 20 din OUG 49/ 2015, verificarea conformității se realizează prin completarea Secțiunii A din Fișa de verificare AP 1.5.3. Pentru DCP de justificare a contributiei publice aferente cheltuielilor eligibile în cazul beneficiarilor privati (în conformitate cu prevederile Art. 21 din OUG 49/ 2015) verificarea conformității DCP se realizează prin completarea Secțiunii A din Fișa de verificare AP 1.5.4.
Expertii nominalizati vor verifica în prezenta reprezentantului legal al proiectului conformitatea documentelor din Dosarul Cererii de Plata prin bifarea casutelor inscrise în dreptul fiecarei cerinte din Sectiunea A (da/ nu/ nu este cazul), semnând și stampilând cu stampila personalizata.
Verificarea conformității DCP aferente proiectelor de servicii/investiții/sprijin forfetar se realizează de către ofițerul de proiect și un expert, prin completarea Secțiunii A din Fisa de verificare - AP 1.5 la nivelul la care acesta a fost depus, pentru toate dosarele cererilor de plată care în prealabil au fost verificate şi declarate „conforme” de către experţii GAL. Ofiţerul de proiect se va asigura, prin completarea Secțiunii A din Fisa de verificare - AP 1.5, asupra existenţei la DCP a copiei Fișei de verificare a conformității întocmită de către experţii GAL, din care să rezulte concluzia „conformă”.
În vederea verificării realizării acestui pas procedural la nivelul OJFIR/CRFIR, în toate formularele de plată dedicate verificării conformității DCP, se va adăuga un rând cu următorul punct de verificare: ”Fișa de verificare a conformității Dosarului Cerere de Plată este completată, datată și semnată de către experții GAL, iar concluzia verificării este "conform".
În situația în care o cerere de plată este declarată „neconformă” de către experții GAL, iar în urma analizării contestației depuse la nivelul GAL, răspunsul este nefavorabil, beneficiarul poate să depună contestația la structura AFIR (OJFIR/CRFIR) responsabilă de derularea contractului de finanțare. Soluționarea contestației de către experții OJFIR/CRFIR și comunicarea deciziei către beneficiar se va realiza cu încadrarea în termenul maxim de depunere a DCP la AFIR.
Șeful de serviciu avizeaza daca toate rubricile Secțiunii A din Fișa de verificare sunt completate de către cei 2 experti nominalizati și verifica prin sondaj conformitatea și conţinutul Dosarului cererii de plata. In cazul în care concluziile experţilor asupra verificării sunt diferite, șeful de serviciu va relua verificarea asupra punctelor de divergenta, luand decizia finala și motivand aceasta decizie la rubrica „Observatii” din fisa de verificare.
Secțiunea A a Formularului AP 1.5 este avizata de catre Șeful de serviciu și semnata de beneficiar (reprezentant legal) pentru luare la cunostinta, iar o copie a acestei sectiuni se inmaneaza beneficiarului.
Rezultatul verificării Dosarului cererii de plata poate sa fie:
• „conforma”, caz în care expertii vor continua cu verificarea administrativă a DCP.
De asemenea, ofițerul de proiect va verifica și va încărca pe fluxul de autorizare plăți
documentele prezentate de beneficiar pe CD și va parcurge fluxul.
• „neconforma”, în cazul în care în urma verificării se constata ca exista neconcordante între documentele prezentate de beneficiar/ lipsesc documentele ce trebuiau prezentate de beneficiar conform Instructiunilor de plata (este bifata căsuța „Nu”). In cazul în care DCP e declarat neconform, beneficiarul poate să redepună dosarul cererii de plată, în conditiile în care dosarul cererii de plată este complet, cu respectarea termenelor prevazute în Contractul/ Decizia de finanțare/ Actele adiționale/ Declarațiile de esalonare a depunerii DCP. In această situație codul Dosarului cererii de plată redepus va avea numărul tranșei declarat neconform, iar la codul Dosarului cererii de plata declarat neconform numarul transei depuse va avea mentiunea „Nc”. (Ex: In cazul în care Transa 2 de plata a fost declarata neconforma, transa de plata redepusa va avea numarul 2, iar transa declarata neconforma va avea numarul 2Nc). Un DCP declarat neconform, poate fi redepus o singura data. In acest caz, expertul va completa Registrul de primire a DCP R3, la rubrica “Observatii”.
8. FORMULARE
Formularul AP 1.5 LGAL – investiții avans
FISA DE VERIFICARE ADMINISTRATIVA A DCP
-pentru avans-
Beneficiar………………….…..
Titlul proiectului………………
Codul cererii de plata……………
Sectiunea A: Verificarea conformitatii documentelor atasate la Dosarul Cererii de Plata
Nr. Crt. | Obiectul verificării | Da | Nu | Nu este cazul |
1. | Documentele pe care le contine Dosarul Cererii de plată sunt numerotate si semnate de catre beneficiar, iar referintele din opisul cererii de plată corespund cu numarul paginii la care se afla documentele din Dosarul Cererii de Plată | |||
2. | Pe fiecare pagina apare mentiunea ”Program FEADR”, iar pe documentele în copie din DCP apare mențiunea ”conform cu originalul” | |||
3. | Cererea de plată este depusa in termenul prevazut in Declaratia de esalonare a platilor (initiala/ rectificata), respectiv în termenul acordat conform Notificării AP 0.2, dacă este cazul | |||
4. | Cererea de plata AP 1.1 – avans este completată conform metodologiei de completare, semnată și datată de beneficiarul finantarii | |||
5. | Anexa la Cererea de plata AP 1.1 – Identificarea financiara este completata, datata, semnata si stampilata (dupa caz) de banca/ trezoreria beneficiarului finantarii, precum si datata si semnata de titularul contului | |||
6. | Codul/ codurile IBAN al/ ale contului/ conturilor în care se solicită efectuarea plății avansului coincid(e) cu cel/ cele din contractul de finanțare/ nota de aprobare, respectiv menționate în Scrisoarea de garanție/ Polița de asigurare cu privire la încasarea avansului Și/ Sau Beneficiarul a depus și documentația necesară aprobării contului pentru efectuarea plății avansului |
7. | Garanția financiară/ Polița de asigurare este emisă pentru beneficiarul finanțării în favoarea AFIR | |||
8. | Garanția financiară/ Polița de asigurare este datată, semnată si stampilată (dupa caz) de instituția emitentă | |||
9. | Declaratia pe proprie raspundere a beneficiarului AP 1.4 este completată, datata si semnată de beneficiar |
Expert 1
Cererea de plata este:
☐ CONFORMA
☐ NECONFORMA Expert 2
Cererea de plata este:
☐ CONFORMA
☐ NECONFORMA
Intocmit de expert 1
(nume si prenume) …….................
Semnatura si stampila expertului ……………………Data ……../……/ 20...
Verificat de expert 2
(nume si prenume) …………………
Semnatura si stampila expertului ……………………Data ……../……/ 20...
Avizat Reprezentant legal GAL Campia Burnazului (nume si prenume)..........................
Semnatura si stampila ……………………Data ……../……/ 20...
Am luat la cunostinta:
Beneficiar (reprezentant legal)
Nume si prenume …………….
Semnatura
Data ………………..
Metodologie de completare
Sectiunea A: Verificarea conformitatii documentelor atasate la Dosarul Cererii de Plata (DCP)
– se va verifica dacă:
1. Documentele pe care le contine Dosarul Cererii de plată sunt numerotate, dosarul este sigilat, pe sigiliu se regăsesc semnătura beneficiarului, iar referintele din opisul cererii de plata corespund cu numarul paginii la care se afla documentele din Dosarul Cererii de Plata;
2. Pe fiecare pagina apare mentiunea ”Program FEADR”, iar pe documentele în copie din DCP apare mențiunea ”conform cu originalul”;
3. Data depunerii cererii de plată se încadrează in termenul prevazut in Declaratia de esalonare a platilor (initiala/ rectificata), respective în termenul acordat conform Notificării beneficiarului privind depasirea termenului limita de depunere a dosarului cererii de plata AP 0.2;
4. Cererea de plata AP 1.1 – avans este completată conform metodologiei de completare, semnată și datată de beneficiarul finantarii;
5. Nu se aplica;
6. Codul/ codurile IBAN al/ ale contului/ conturilor în care se solicită efectuarea plății avansului coincid(e) cu cel/ cele din contractul de finanțare/ nota de aprobare, respectiv menționate în Scrisoarea de garanție/ Polița de asigurare cu privire la încasarea avansului. Dacă nu există aprobare prealabilă a contului/ conturilor, se va verifica dacă beneficiarul a depus odată cu DCP și documentația necesară aprobării contului/ conturilor (Notă explicativă, Memoriu justificativ, adresa instituției financiare în original ș.a.m.d.);
7. Garanția financiară/ Polița de asigurare este emisa pentru beneficiarul finantarii in favoarea AFIR;
8. Garanția financiară/ Polița de asigurare este datata, semnata si stampilata ( dupa caz) de instituția emitentă;
9. Declaratia pe proprie raspundere a beneficiarului AP 1.4 este completata, datata si
semnată de beneficiar;
Dacă este bifata cel puțin o căsuță „Nu” atunci cererea de plată este declarată neconformă, menționându-se la rubrica „Observații” motivul/ motivele neconformității.
Aplicarea ștampilei pe documentele atașate DCP este opțională în situaţiile prezentate la art. V din Ordonanța nr. 17/ 2015 privind reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare şi modificarea şi completarea unor acte normative.
Formularul AP 1.5LGAL – investiţii
FISA DE VERIFICARE A CONFORMITATII DCP
-pentru tranșe de plată-
Beneficiar………………….…..
Titlul proiectului………………
Codul cererii de plata……………
Sectiunea A: Verificarea conformitatii documentelor atasate la Dosarul Cererii de Plata
Nr. Crt. | Obiectul verificării | Da | Nu | Nu este cazul |
1. | .................................................................. | |||
2. | .................................................................. | |||
.... | .................................................................. |
Expert 1
Cererea de plata este:
☐ CONFORMA
☐ NECONFORMA
Expert 2
Cererea de plata este:
☐ CONFORMA
☐ NECONFORMA
Observatii.............................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
Intocmit de expert 1 ......................
(nume si prenume) …… .................
Semnatura si stampila expertului ……………………Data ……../……/ 20...
Verificat de expert 2......................
(nume si prenume) …………………
Semnatura si stampila expertului ……………………Data ……../……/ 20...
Avizat Reprezentant legal GAL Campia Burnazului ......................
(nume si prenume)..........................
Semnatura si stampila ………………………… Data ……../……./20...
Am luat la cunostinta:
Beneficiar (reprezentant legal)
Nume si prenume …………….
Semnatura si ştampila (pentru Persoane juridice)…………….
Semnatura autorizata (pentru Persoane fizice) …………….
Data ………………..
- Formularul se va actualiza conform specificului fiecărei măsuri/ submăsuri de
investiții în manualele de formulare specifice
- Se va aplica metodologia specifică măsurii/ submăsurii respective
Formularul AP 1.5LGAL – sprijin forfetar FISA DE VERIFICARE A CONFORMITATII DCP
Beneficiar………………….…..
Titlul proiectului………………
Cod cerere de plata……………
Sectiunea A: Verificarea conformitatii documentelor atasate la Dosarul Cererii de Plata
Nr. Crt. | Obiectul verificării | Da | Nu | Nu este cazul |
1. | .................................................................. | |||
2. | .................................................................. | |||
.... | .................................................................. |
Expert 1
Cererea de plata este:
☐ CONFORMA
☐ NECONFORMA
Expert 2
Cererea de plata este:
☐ CONFORMA
☐ NECONFORMA
Observatii.............................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
Intocmit de expert 1 ......................
(nume si prenume) …… .................
Semnatura si stampila expertului ……………………Data ……../……/ 20...
Verificat de expert 2......................
(nume si prenume) …………………
Semnatura si stampila expertului ……………………Data ……../……/ 20...
Avizat Reprezentant legal GAL Campia Burnazului ......................
(nume si prenume)..........................
Semnatura si stampila ………………………… Data ……../……./20...
Am luat la cunostinta:
Beneficiar (reprezentant legal)
Nume si prenume …………….
Semnatura si ştampila (pentru Persoane juridice)…………….
Semnatura autorizata (pentru Persoane fizice) …………….
Data ………………..
- Formularul se va actualiza conform specificului fiecărei măsuri/ submăsuri de sprijin
forfetar în manualele de formulare specifice
- Se va aplica metodologia specifică măsurii/ submăsurii respective
Formularul AP 1.5LGAL – servicii
FISA DE VERIFICARE A CONFORMITATII DCP
Beneficiar………………….…..
Titlul proiectului………………
Cod cerere de plata……………
Sectiunea A: Verificarea conformitatii documentelor atasate la Dosarul Cererii de Plata
Nr. Crt. | Obiectul verificării | Da | Nu | Nu este cazul |
1. | .................................................................. | |||
2. | .................................................................. | |||
.... | .................................................................. |
Expert 1
Cererea de plata este:
☐ CONFORMA
☐ NECONFORMA
Expert 2
Cererea de plata este:
☐ CONFORMA
☐ NECONFORMA
Observatii.............................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
Intocmit de expert 1 ......................
(nume si prenume) …… .................
Semnatura si stampila expertului ……………………Data ……../……/ 20...
Verificat de expert 2......................
(nume si prenume) …………………
Semnatura si stampila expertului ……………………Data ……../……/ 20...
Avizat Reprezentant legal GAL Campia Burnazului ......................
(nume si prenume)..........................
Semnatura si stampila ………………………… Data ……../……./20...
Am luat la cunostinta:
Beneficiar (reprezentant legal)
Nume si prenume …………….
Semnatura si ştampila (pentru Persoane juridice)…………….
Semnatura autorizata (pentru Persoane fizice) …………….
Data ………………..
- Formularul se va actualiza conform specificului fiecărei măsuri/ submăsuri în
manualele de formulare specifice
- Se va aplica metodologia specifică măsurii/ submăsurii respective
Formularul AP 1.5LGAL – TVA* – servicii
*Se aplică doar în cazul DCP depuse de către beneficiari în conformitate cu prevederile
OUG nr. 49/2015
FISA DE VERIFICARE A CONFORMITATII DCP
Beneficiar………………….…..
Titlul proiectului………………
Cod cerere de plată…………
Data. (data depunerii DCP la OJFIR/CRFIR)
Verificarea conformitatii documentelor aferente plății TVA atasate la Dosarul Cererii
de Plata
Nr. Crt. | Obiectul verificării | Da | Nu | Nu este cazul |
1. | .................................................................. | |||
2. | .................................................................. | |||
.... | .................................................................. |
Expert 1 Expert 2
Cererea de plată este: Cererea de plată este:
□ CONFORMĂ □ CONFORMĂ
□ NECONFORMĂ □ NECONFORMĂ
Observații.............................................................................................................
.............................................................................................................................
Avizat Reprezentant legal GAL Campia Burnazului
(nume și prenume)..........................
Semnătura și ștampila ………………………… Data ……../……./20..
Am luat la cunoștință, Beneficiar (reprezentant legal) Nume și prenume …………….
Semnătura …………….
Data ………………..
- Formularul se va actualiza conform specificului fiecărei măsuri/ submăsuri în
manualele de formulare specifice
- Se va aplica metodologia specifică măsurii/ submăsurii respective
SCRISOARE DE SOLICITARE A INFORMATIILOR SUPLIMENTARE
Nr………./data……………..
Catre:..................................
Ref:....................................
Stimate.....................
In urma verificarii dosarului .................. pentru...................., va informam ca au fost gasite urmatoarele neconcordante sau lipsesc urmatoarele documente:
• ………………………………………..
• ……………………………………….
• ……………………………………….
In consecinta, va rugam sa explicati neconcordantele semnalate si sa prezentati urmatoarele documente in termen de. zile lucratoare:
• ………………………………………..
• ……………………………………….
• ……………………………………….
Cu stima,
Intocmit, Expert 1
Nume si prenume...........................
Semnatura....................
Verificat Expert 2
Nume si prenume...........................
Semnatura....................
Stampila GAL
Avizat
Reprezentant legal GAL Campia Burnazului
Nume si prenume………...............
Semnatura.........................
NOTIFICAREA SOLICITANTULUI PRIVIND CONTESTAȚIA DEPUSĂ
Nr. de înregistrare .................
Data: …………………..
Numele solicitantului: ..............
Adresa solicitantului : .......................
Stimată Doamnă/Stimate Domnule, (nume reprezentant legal)
Ca urmare a contestaţiei depusă de dumneavoastră la Grupul de Actiune Locala „Campia Burnazului” şi înregistrată în data ...... cu nr. ..... referitoare la cererea de plată nr. , vă
informăm că în urma analizei, contestaţia dumneavoastră a fost admisă/parțial admisă/respinsă (se vor detalia în text motivele/rezultatul deciziei) iar cererea de finanţare este declarată eligibilă (se va menționa valoarea eligibilă)/neeligibilă.
Va informăm că puteți decide asupra redepunerii proiectului în sesiunile următoare.
Vă mulţumim pentru interesul pe care îl manifestaţi în legătură cu Programul Naţional de Dezvoltare Rurală.