Fișa post Secretar general de redactie și PR

Anexa 1 la contractul individual de muncă

Fișa post

Secretar general de redactie și PR

Elaborată de:

Data elaborării:

Aprobată de:

Revizuită la (data):

A. INFORMAȚII GENERALE

Titlul postului Secretar general de Redacție și PR

Departament Redacție

Raporteaza către Redactor Șef

Subordonați direcți/

înlocuit de Secretară / Corector

Participă la ședințe de redacție

Interacționează cu Intern: Redactor șef

Redactori, Corespondenți Specialist resurse umane (Contabil) Director tehnic

Extern: Instituții partenere Contributori la revistă Companii de curierat Companii de taxi Diverși furnizori

Vizitatori, căștigători concursuri,

B. CONDIȚII DE MUNCĂ

Zile lucrătoare luni -­‐ vineri

Nr. zile lucrătoare/săptămâna 40 ore/săptămână Program zilnic 09:00-­‐18:00

Nr. zile concediu odihnă/12 luni în funcție de vechimea totală în muncă Deplasări vizite la parteneri

C. SCOPUL POSTULUI

Oferă servicii de secretariat, administrative de coordonare și PR pentru a se asigura că activitatea din cadrul redacției se desfășoară într-­‐o manieră rapidă, eficientă și profesionistă.

D. PRINCIPALELE SARCINI ȘI RESPONSABILITĂȚI

1. Primește, filtrează și directionează toate apelurile telefonice. În măsura în care ține de competența sa, răspunde la întrebările apelanților.

Primește, filtrează și direcționează toate articolele. În măsura în care ține de competența sa, răspunde la întrebările contributorilor.

2. Re-­‐direcționează apelurile și email-­‐urile către persoanele solicitate nominal; pentru celelalte apeluri preia un mesaj ce va fi transmis ulterior (în aceeași zi) angajatului în cauza. Mesajul se preia și se transmite conform instrucțiunilor primite.

3. Informațiile privind numele, datele de contact și funcțiile angajaților sunt considerate date confidențiale și nu vor fi disimulate în afara revistei ARHITECTURA; aceste informații nu vor fi divulgate telefonic sau personal niciunei persoane din afara revistei ARHITECTURA.

4. Recepționează și distribuie către persoanele competente mesajele sosite prin intermediul faxului sau poștei.

5. Este resposabil pentru trimiterea corespondenței prin poștă, email sau curier și pentru primirea și distribuirea acesteia (documente, pachete, etc). Toată corespondența va fi depozitată în redacție, într-­‐un loc cât mai puțin vizibil pentru redactori.

6. Înainte de a semna de primire pentru corespondența ce sosește de la expeditori necunoscuți trebuie să obțină acordul destinatarului.

7. Întâmpină vizitatorii, află scopul vizitei lor și îi anunță pe angajații revistei ARHITECTURA solicitați, asigurându-­‐se că nici unul dintre vizitatori nu pătrunde în companie ne-­‐însoțit de către unul dintre angajații REVISTEI și fără a fi înregistrat în Registrul de evidență al vizitatorilor.

8. Se asigură că în companie au acces doar angajații care pot face dovada statutului de angajat prin intermediul cardului de acces.

9. În cazul în care sosește un vizitator în timpul în care este angajat într-­‐o conversație telefonică, vizitatorul va fi prioritar. Conversația telefonică va fi pusă „în așteptare” și va fi reluată după ce vizitatorul a fost întâmpinat.

10. Dezvoltă și menține un sistem de îndosariere și arhivare corect, actual și eficient.

11. Responsabil pentru completarea în registrul de intrări-­‐ieșiri ARTICOLE și în registrul de evidență al NUMERELOR REVISTEI.

12. Responsabil pentru menținerea și actualizarea bazei de date cu numere de telefon ale angajaților (atât telefoanele fixe, cât și mobile) și contributorilor.

13. Responsabil pentru menținerea și actualizarea informațiilor privind tarifarea contributorilor.

14. Urmărește echilibrul redactare, corectare, traducere în limba engleză al articolelor.

15. Utilizează echipamentele de birou și desfășoară diverse activități de secretariat de redacție (evidențe facturi diversi furnizori și colaboratori, împărțire facturi pe centre, costuri, etc).

16. Locul de muncă -­‐ redacția -­‐ nu părăsește pentru niciun moment fără a asigura înlocuitor. În permanență, cel puțin o persoană trebuie să se afle în REDACȚIE.

17. Realizează orice alte activități adiacente postului, la solicitarea superiorului direct Redactor Șef -­‐ Director tehnic.

F. RESPONSABILITĂȚI DE SUPRAVEGHERE N/A

G. AUTORITATEA DE SEMNATURĂ corespondență int, ext, comunicate, cereri,

H. PROFILUL POSTULUI

Studii: Superioare în comunicare/ media sau filologie

Experiența: Minimum 1 an într-­‐un post similar

Abilități Foarte bune abilități de comunicare (verbal și în scris)

Ascultare activă Judecată logică

Persoană foarte organizată

Persoană politicoasă, onestă și de încredere

Efort fizic N/A

Informații adiționale Limbă engleză -­‐ nivel excelent Cunoștiințe operare centrală telefonică

Cunoștiințe PC (word, excel, adobe, software net)

I. CRITERII DE EVALUARE

Nr	Arii cheie de responsabilitate	Standard post/ pentru performanță obișnuită
1	Asigură funcționarea redacției revistei ARHITECTURA din perspectiva organizării ARTICOLELOR, CORECTURII și TRADUCERILOR, a apelurilor telefonice și a înregistrării vizitatorilor	100% din corespondență scrisă sau digitală este arhivată și distribuită CORECT în REDACȚIE 95% din apelurile primite sunt receptate la max. a 5 a sonerie (standard de calitate)
		95% din cazuri preia mesajul telefonic în mod corect și îl transmite expeditorului în max 2 ore de la primirea sa (standard de calitate + timp) 90% din cazuri înregistrează vizitatorii în Registrul de vizitatori (standard cantitate)
2	Asigură relația cu AUTORII ARTICOLELOR, TIPOGRAFIA, TRADUCERILE și firmele de curierat respectând regulile interne în redacție	100% din cazuri -­‐ toate articolele sunt prelucrate în circuitul revistei corect toate plicurile/coletele sunt corect inregistrate în Registrul de curierat (standard calitate ) respectand centrele de cost interne

Numele și prenumele angajatului