Documente de contractare

ANEXA 5

Documente de contractare

În cazul proiectelor selectate pentru finanţare, Operatorul de Fond poate solicita următoarele documente în vederea pregătirii şi încheierii contractului de finanţare nerambursabilă cu Solicitanţii:

Pentru Solicitant:

• copie certificată de către Solicitant “conform cu originalul” a celui mai recent statut autentificat/ certificat al organizaţiei şi a hotărârii judecătoreşti corespunzătoare, definitivă şi irevocabilă. Dacă statutul iniţial şi modificările la acesta nu sunt incluse într-un document distinct final, atunci trebuie ataşate copii certificate de Solicitant „conform cu originalul” ale statutului iniţial şi ale tuturor documentelor ulterioare/ adiţionale la statut, inclusiv ale hotărârilor judecătoreşti corespunzătoare, definitive şi irevocabile;

• extras din Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor1, în original, eliberat cu cel mult 30 zile înainte de data depunerii sale la Operatorul de Fond;

• certificat de cazier fiscal valabil, în original, emis de către autorităţile fiscale competente (Direcţia Generală a Finanţelor Publice – Ministerul Finanţelor Publice);

• certificat de atestare fiscală din care să reiasă faptul că organizația nu are datorii, valabil, în original, emis de Agenţia Naţională pentru Administrare Fiscală;

• certificat de cazier judiciar al organizaţiei valabil, în original, eliberat de către autoritățile competente;

• căte o fişă de identificare financiară, în original, conform formatelor puse la dispoziţie de Operatorul de Fond, pentru contul în EUR şi contul în RON puse la dispoziţia proiectului şi destinate exclusiv acestuia, certificate de banca la care au fost deschise;

• extrase de cont pentru contul în EUR şi contul în RON puse la dispoziţia proiectului şi destinate exclusiv acestuia, în care este indicat soldul inițial (se recomandă ca soldul iniţial să fie 0);

• Declarația de eligibilitate, în original, conform formatului pus la dispoziţie de Operatorul de Fond, care să ateste că Solicitantul îndeplineşte condiţiile de eligibilitate şi nu se află în niciuna dintre situaţiile de excludere menţionate pentru Solicitant din Ghidul Solicitanţilor;

• în cazul proiectelor implementate în parteneriat, o copie a Acordului de parteneriat (format pus la dispoziţie de Operatorul de Fond) care va fi semnat de Solicitant cu partenerii de proiect. Se poate încheia un singur Acord de parteneriat între Solicitant şi toţi partenerii, sau se pot încheia Acorduri de parteneriat între Solicitant şi fiecare partener în parte;

• CV-urile tuturor membrilor echipei.

1

Extrasul trebuie să conţină cel puţin următoarele informaţii despre Solicitant : denumirea, data şi numărul încheierii civile prin care s-a dispus înscrierea

în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor, sediul, durata de funcţionare, informaţii despre fondator/i şi/sau despre componenţa Adunării Generale şi/sau a Consiliului Director, după caz, scopul, menţiuni referitoare la existenţa/inexistenţa unei proceduri ce are ca obiect dizolvarea şi lichidarea.

Anexa 5 - Ghidul Solicitantilor – Programul Active Citizens Fund România

2021 1

Pentru parteneri ONG-uri din România:

• copie certificată de către Partener „conform cu originalul” a ultimului statut autentificat/ certificat al organizației și a hotărârii judecătoreşti corespunzătoare definitivă şi irevocabilă. Dacă statutul inițial și modificările aduse acestora nu sunt incluse într-un document separat, atunci trebuie să fie anexate copii certificate de către Partener „conform cu originalul” ale statutului inițial și ale tuturor documentelor ulterioare/ suplimentare ale statutului, inclusiv hotărârile judecătorești definitive și irevocabile;

În situaţia în care partenerul administrează buget din finanţarea nerambursabilă, se pot solicita şi următoarele documente:

• extras din Registrul Asociațiilor și Fundațiilor2, în original, eliberat cu cel mult 30 de zile înainte de data depunerii sale către Operatorul de Fond;

• certificat de cazier fiscal valabil, în original, emis de către autorităţile fiscale competente (Direcţia Generală a Finanţelor Publice – Ministerul Finanţelor Publice);

• certificat de atestare fiscală din care să reiasă faptul că organizația nu are datorii, valabil, în original, emis de Agenţia Naţională pentru Administrare Fiscală;

• certificat de cazier judiciar al organizaţiei valabil, în original, eliberat de către autoritățile competente;

• câte o fișă de identificare financiară, în original, conform formatelor puse la dispoziţie de Operatorul de Fond, pentru contul în EUR şi contul în RON puse la dispoziţia proiectului şi destinate exclusiv acestuia, certificate de banca la care au fost deschise;

• extras de cont pentru contul în EUR şi contul în RON puse la dispoziţia proiectului şi destinate exclusiv acestuia, în care este indicat soldul inițial (se recomandă ca soldul iniţial să fie 0);

• Declarația de eligibilitate (format pus la dispoziţie de Operatorul de Fond), în original, care să ateste că Partenerul ONG îndeplinește condițiile de eligibilitate și nu se află în niciuna dintre situațiile de excludere menționate pentru Parteneri din Ghidul Solicitanţilor;

• CV-urile tuturor membrilor echipei.

Pentru parteneri autorităţi/ instituţii publice locale sau naţionale din România:

• copii ale actelor legislative pe baza cărora s-a înființat legal/s-a obținut personalitatea juridică (după caz, versiunea actualizată la data depunerii legii/ regulamentului de funcționare/ decretului/ deciziei etc.) sau indicarea numărului, datei şi denumirii actului normativ publicat în Monitorul Oficial al României;

În situația în care partenerul administrează buget din finanţarea nerambursabilă, se pot solicita şi următoarele documente:

2 Extrasul trebuie să conţină cel puţin următoarele informaţii despre Partenerul ONG : denumirea, data şi numărul încheierii civile prin care s-a dispus înscrierea în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor, sediul, durata de funcţionare, informaţii despre fondator/i şi/sau despre componenţa Adunării Generale şi/sau a Consiliului Director, după caz, scopul, menţiuni referitoare la existenţa/inexistenţa unei proceduri ce are ca obiect dizolvarea şi lichidarea

• adresă emisă de către persoana competentă a autorității partenere (act administrativ), în care se vor nominaliza persoanele care vor lucra în cadrul proiectului, cu specificarea timpului alocat și a costurilor aferente (dacă este cazul);

• câte o fișă de identificare financiară, în original, conform formatelor puse la dispoziţie de Operatorul de Fond, pentru contul în EUR şi contul în RON puse la dispoziţia proiectului şi destinate exclusiv acestuia, certificate de banca la care au fost deschise;

• extras de cont pentru contul în EUR şi contul în RON puse la dispoziţia proiectului şi destinate exclusiv acestuia, în care este indicat soldul inițial (se recomandă ca soldul iniţial să fie 0);

• CV-urile tuturor membrilor echipei.

Pentru partenerii din Statele Donatoare, Statele Beneficiare, ţări din afara Spațiului Economic European care au o graniță comună cu România sau orice organizație internațională, organism sau agenție a acesteia:

• o copie certificată de Partener „conform cu originalul” a documentelor care atestă caracterul de persoană juridică și tipul de entitate (ONG, entitate publică, entitate privată comercială sau non- comercială, organizație internațională, organism sau agenție a acesteia), însoţită de o traducere în limba engleză certificată de Partener;

În situația în care partenerul administrează buget din finanţarea nerambursabilă, se pot solicita şi următoarele documente:

• câte o fişă de identificare financiară, în limba engleză, în original, conform formatelor puse la dispoziţie de Operatorul de Fond, certificate de banca la care partenerul are deschis contul în EUR şi contul în moneda națională, din care se fac plăţile pentru proiect; în situația în care partenerul străin nu are cont în Euro și va folosi doar contul în moneda națională pentru efectuarea tuturor tranzacțiilor (încasări și plăți), acesta va ține cont că eventualele diferențe de curs valutar sunt neeligibile, iar în situația în care va trebui sa ramburseze parte din finanțare, aceasta se va efectua în Euro;

• Declarația de eligibilitate, în limba engleză (format pus la dispoziţie de Operatorul de Fond), în original, care să ateste că Partenerul îndeplineşte condițiile de eligibilitate și nu se află în niciuna dintre situațiile de excludere menționate pentru Parteneri în Ghidul Solicitanţilor.

• CV-urile tuturor membrilor echipei.

În cazul proiectelor care includ costuri legate de construcţia reconstrucţia, renovarea sau recondiţionarea unui imobil: copie certificată de către Solicitant „conform cu originalul”, a documentelor care atestă dreptul de proprietate sau de folosinţă asupra clădirii și/sau terenului pentru întreaga durată a proiectului şi cel puţin 3 ani după finalizarea acestuia; extras de carte funciară din care să reiasă faptul că terenul/imobilul pe/pentru care se realizează construcţia/reconstrucţia/renovarea/ recondiţionarea este liber de orice sarcini şi nu face obiectul unor litigii în curs de soluţionare şi nici al unor revendicări potrivit unor legi speciale în materie sau a dreptului comun; deviz de cantităţi estimativ, elaborat şi aprobat conform legislaţiei în vigoare. În plus, poate fi solicitată şi o declaraţie referitoare la menţinerea scopului pentru care se reabilitează clădirea şi orice alte documente care să vină în sprijinul declaraţiei.

În cazul în care prețul integral de achiziție al echipamentului este considerat eligibil, Solicitantul va furniza o declarație care să ateste că sunt îndeplinite condițiile menționate în secțiunea 3 din Ghidul de elaborare a bugetului (Anexa 2b).

Dacă va fi cazul, pentru a face dovada îndeplinirii condiţiilor de eligibilitate, pot fi solicitate o serie de documente suplimentare în perioada de precontractare inclusiv pentru partenerii care nu solicită o parte din finanţarea nerambursabilă.