APROBAT,
APROBAT,
XXXXX DE PARTICIPARE
Servicii de organizare a evenimentelor in cadrul proiectului “Centrul de Excelență pentru Mobilă - Cluster Mobilier Transilvan”
Nr. 88 din 17.01.2023
ASOCIATIA „CLUSTER MOBILIER TRANSILVAN”, cu sediul în Cluj-Napoca, Str. Piaţa 1 Mai, nr. 4-5, intenționează să achiziționeze prin procedură proprie, in conformitate cu prevederile art. 7 alin.(1) lit.(d) si art. 68 alin.(2) lit.(b) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, Servicii de organizare a evenimentelor de interes pentru exploatarea clusterului (conferinte, workshop-uri, seminarii, programe pentru schimb de experienta), în cadrul proiectului “Centrul de Excelență pentru Mobilă - Cluster Mobilier Transilvan”.
Obiectul achiziției - Servicii de organizare evenimente care constau în servicii profesionale de managementul evenimentelor (pregătire și suport pentru desfășurare, asistență în desfățurarea propriu-zisă și activități post-eveniment) în cadrul proiectului“Centrul de Excelență pentru Mobilă - Cluster Mobilier Transilvan”, finanțat prin Programul Operational Competitivitate 2014-2020, Componenta 1 Proiecte pentru Clustere de inovare 2021 - LDR (fara Bucuresti - Ilfov), Axa Prioritara 1.1.: Cercetare, dezvoltare tehnologica si inovare (CDI) in sprijinul competitivitatii economice si dezvoltarii afacerilor, Operatiunea Mari infrastructuri de CD, Cod Apel: POC/975/1/1/Mari infrastructuri de CD, cod SMIS 15252, contract de finantare nr. 5/0.0.0./Xxxxxxxxx B/17.10.2022, incheiat intre Asociatia Cluster Mobilier Transilvan si Ministerul Investitiilor si Proiectelor Europene in calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operational Competitivitate, şi constituie ansamblul cerinţelor minimale pe baza
cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnico-financiară, în condiţiile în care criteriul de atribuire este “ Cel mai bun raport calitate-pret”.
Autoritatea contractantă: ASOCIATIA „CLUSTER MOBILIER TRANSILVAN”, cu sediul în Cluj-
Napoca, Str. Piaţa 1 Mai, nr. 4-5, jud.Cluj.
Procedura de achizitie: procedura proprie
Denumirea contractului de achiziţie: Contract de prestari servicii organizare de evenimente
Obiectul contractului de achiziţie: Servicii de organizare evenimente
Cod CPV principal 79952000-2 Servicii pentru evenimente; Cod CPV secundar 55520000-1 Servicii de catering, 70200000-3 Servicii de închiriere sau de leasing de bunuri imobiliare propria.
Se va încheia un acord cadru cu un singur ofertant. Perioada de derulare a contractului: 1 februarie 2023 – 31 decembrie 2023, cu posibilitatea de prelungire a perioadei de implementare. Comenzile vor fi transmise contractantului fără reluarea competiției și vor avea valoare juridică de contracte subsecvente.
Valoarea estimată a achiziției publice este de 1.457.750 lei fără TVA.
Ofertele se vor depune pe suport hârtie, într-un exemplar original, în plic închis, cu respectarea tuturor cerinţelor prevăzute în prezenţa documentaţie la sucursala Asociatiei situata in Cluj-Napoca, str. Xxxxxxx Xxxxxxxxx, nr. 2-4, Clădirea Creic, unitatea A / 01/ 05, et. 1, judeţul Cluj.
Data limită de depunere a ofertelor 25.01.2023, orele 15.
Perioada de valabilitate a ofertelor - 60 zile de la data limită de depunere a ofertelor.
Solicitările de clarificari vor putea fi transmise până la data de 20.01.2022, ora 13:00, la e-mail: xxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Autoritatea contractantă va răspunde, în mod clar şi complet la orice clarificare solicitată, în maximum 1 zi lucrătoare de la primirea unei astfel de solicitări scrise din partea operatorului economic.
Autoritatea contractantă va publica pe pagina proprie de internet, răspunsurile la clarificări însoţite de întrebările aferente, fără a se dezvălui identitatea solicitantului clarificării respective, nu mai târziu de 2 zile lucrătoare înainte de data-limită stabilită pentru depunerea ofertelor, pe site-ul autorităţii contractante.
Criteriul de atribuire al contractului este cel mai bun raport calitate-pret dintre ofertele declarate admisibile, în condițiile respectării cerințelor caietului de sarcini.
Pentru determinarea ofertei celei mai avantajoasa din punct de vedere economic autoritatea contractanta va utiliza criteriul de atribuire cel mai bun raport calitate-pret in conditiile art 187 alin 3 lit a) si alin (5) din Legea nr. 98/2016.
Factorii de evaluare utilizati in conformitate cu prevederile art. 187 alin (5) din Legea 98/2016 cu modificarile si completarile ulterioare sunt:
1. Pretul ofertei: pondere 80% - punctaj maxim 80 puncte
2. Durata de mobilizare: pondere 20% - punctaj maxim 20 puncte
Detalierea modului de aplicare a criteriilor de atribuire se regăsește în caietul de sarcini.
Modul de întocmire a ofertei
Oferta are caracter ferm și obligatoriu pe toată perioada de valabilitate și trebuie să fie semnată și ștampilată pe fiecare pagină pe propria răspundere de către ofertant.
Oferta trebuie sa contina datele de identificare ale operatorului economic: denumire firma, numele, prenumele si functia reprezentantului legal, adresa sediu, telefon, fax, e-mail, cod identificare fiscala, nr. de inmatriculare la Registrul Comertului, nr. cont deschis la Trezoreria Statului.
Valoarea ofertei financiare se va încadra în valoarea estimata a contractului, sub sancțiunea respingerii acesteia ca inaccceptabilă.
Nu pot fi depuse oferte alternative.
Notă
Menționăm că operatorii economici nu au obligația de a prezenta în etapa de ofertare propunerile de amplasamente, acestea urmând a fi comunicate de către prestator beneficiarului, pentru fiecare eveniment în parte, în termen de 5 zile de la primirea notei de comandă. Nota de comandă va fi transmisă operatorului economic desemnat câștigător cu cel putin numărul de zile calendaristice ofertat ca timp de mobilizare înainte de fiecare eveniment.
Prin mobilizare se înțelege totalitatea activităților pe care trebuie să le realizeze Prestatorul pentru a organiza evenimentul în condițiile din caietul de sarcini, de la momentul receptionării comenzii și până în preziua derulării evenimentului.
Pentru clarificari, se poate folosi adresa de e-mail: xxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Cerințe pentru ofertanți:
A.Documente de eligibilitate
Documentele care probează îndeplinirea celor asumate sunt:
1.Copie conform cu originalul a Certificatului de înregistrare.
2.Certificat constatator emis de Oficiul Naţional al Registrului Comerţului, original sau copie legalizată, din care să rezulte că obiectul contractului are corespondent în obiectul de activitate al ofertantului. Certificatul constatator va fi eliberat cu cel mult 60 de zile înainte de data selecţiei de oferte și va conține informații de actualitate la data depunerii.
3.Declaraţie privind servicii similare prestate în ultimii 3 ani - fiecare ofertant trebuie să facă dovada că a gestionat bugete de minim 50% din valoarea estimată a prezentului contract în ultimii 3 ani (2022-2021-2020) pentru activități similare, respectiv minim 728.875 lei, prin orice mijloc scris de probă. Ofertanții care nu pot proba această cerință vor fi excluși din procesul de evaluare.
4.Declaraţie privind evitarea conflictului de interese (art. 59 şi 60 din Legea 98/ 2016, cu modificările şi completările ulterioare).
5. Declaraţie privind respectarea legislaţiei privind condiţiile de mediu, social şi cu privire la relaţiile
`de muncă pe toată durata de îndeplinire a contractului.
6. Declaraţie de acceptare a clauzelor contractuale prevăzute în contractul de prestări servicii.
Persoanele ce dețin funcții de decizie în cadrul autorității în ceea ce privește organizarea, derularea și finalizarea procedurii de atribuire sunt: Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx, Xxxx Xxxxxxx.
Toate documentele menționate în prezenta secțiune redactate în altă limbă decât română vor fi însoțite de traducerea autorizată.
B.Modul de prezentare a propunerii tehnice
Propunerea tehnică se va elabora în conformitate cu prevederile caietului de sarcini, cu obligația ca operatorii economici să indice în cadrul acesteia faptul că la elaborarea ofertei au ținut cont de obligațiile referitoare la condițiile de muncă și protecția muncii.
- va conține descrierea de ansamblu a abordării propuse de Ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate prin Caietul de sarcini;
- va conține descrierea oricăror înțelegeri de subcontractare a unei părți a serviciilor solicitate, a interacțiunii dintre Ofertant și subcontractor(i), precum și o descriere detaliată a serviciilor ce vor fi subcontractate;
- va fi prezentată astfel încât să asigure posibilitatea verificării conformității acesteia cu cerințele minime obligatorii prevăzute în Caietul de sarcini;
- trebuie să reflecte cu exactitate modul în care Ofertantul înțelege să îndeplinească în integralitatea lor, cerințele prevăzute în Caietul de sarcini;
- ofertantul are obligația să respecte toate cerințele prevăzute în Caietul de sarcini, neregăsirea acestora în oferta prezentată conducând la declararea ofertei ca fiind neconformă.
- în cazul în care vor există limitări, condiționări sau restricții impuse de Ofertant la cerințele Caietului de sarcini, oferta va fi declarată ca fiind neconformă.
C.Modul de prezentare a propunerii financiare
Propunerea financiară va include toate cheltuielile ce derivă din aducerea la îndeplinire a
obiectului prezentei achiziții si va fi prezentată în lei, cu si fara TVA.
Oferta financiara a furnizorului va conține, pe de o parte, prețul pentru managementul evenimentului: pregătire, desfășurare propriu-zisă și derularea acțiunilor post-eveniment (raport eveniment pe un formular standard și feedback furnizor și participanți), exprimat pe eveniment (înțelegându-se 1 zi de eveniment), distinct pentru cele două tipuri de evenimente (evenimente internaționale și naționale/regionale), iar prețul total pentru managementul evenimentelor se va multimplicat cu numărul de evenimente (distinct pe fiecare tip de eveniment). Pe de altă, oferta financiară finală va cuprinde atât prețul pentru managementul evenimentelor, cât și distinct alocarea pentru activitățile asociate evenimentelor: rezervarea locației, asigurarea logistică, serviciile masă și altele conexe, după caz.
Rezultatul procedurii de selectie se va transmite in termen de 3 zile de la data deliberarii comisiei de selectie. Eventualele contestații se vor transmite autorității contractante în termen de cel mult 2 zile începând cu ziua următoare comunicării rezultatului procedurii prin e-mail la adresa xxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Contestațiile se soluţionează de către comisia de soluţionare a contestaţiilor în termen de 2 zile lucrătoare de la înregistrarea acestora iar rezultatul se comunică contestatorului prin e- mail.
Caietul de sarcini, formularele și modelul de contract sunt atașate prezentului anunt.