UNIVERSITATEA DIN CRAIOVAFACULTATEA DE AGRONOMIE PROCEDURĂ DE SISTEM 2015 - 2016 AUDIT INTERN

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA FACULTATEA DE AGRONOMIE	PROCEDURĂ DE SISTEM	2015 - 2016
	AUDIT INTERN

1. SCOP

Prezenta procedură stabileşte acţiunile, responsabilităţile, autorităţile şi înregistrările aferente procesului de audit intern pentru a determina conformitatea Sistemului de Management al Calităţii cu cerinţele specificate.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică sistemului de management al calităţii în cadrul Universităţii din Craiova în scopul îmbunătăţirii continue a eficacităţii SMQ.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ ŞI CONEXE

3.1. SR EN ISO 9000:2000 – Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.

3.2. SR EN ISO 9001:2000 – Sisteme de management al calităţii – Cerinţe.

3.3. PS – 01 – R1 – Procedura de sistem „Controlul documentelor”

4. TERMENI ŞI ABREVIERI

4.1. Audit: proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit şi evaluării lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit (SR EN ISO 9000:2001);

Notă: Auditurile interne, uneori denumite şi audituri de prima parte, sunt conduse de, sau în folosul organizaţiei însăşi pentru scopuri interne şi formează baza propriei organizaţii pentru o declaraţie a conformităţii.

Auditurile externe includ ceea ce în general se numeşte „audit secundă parte” sau „audit terţă parte”.

Auditurile secundă parte sunt conduse de părţi care au un interes în raport cu organizaţia, cum ar fi clienţi, sau de alte persoane sau în numele acestora.

Auditurile terţa parte sunt conduse de organizaţii externe independente. Unele organizaţii furnizează certificare sau înregistrare a conformităţii cu cerinţe cum ar fi acelea ale ISO 9001 sau ISO 14001:1996.

Atunci când sunt auditate împreună sisteme de management ale calităţii şi ale mediului acesta este numit un „audit combinat”.

Atunci când două sau mai multe organizaţii cooperează pentru a audita un singur auditat

în comun, acesta este numit „audit comun”.

4.2. Auditor persoană ce are competenţa pentru a conduce un audit ( SR EN ISO 9000:2001);

4.3. Managementul calităţii activităţi coordonate pentru a orienta şi controla o

organizaţie în ceea ce priveşte calitatea. ( SR EN ISO 9000:2001);

Notă: În general orientarea şi controlul calităţii include stabilirea politicii referitoare la calitate şi a obiectivelor calităţii, a planificării calităţii, a controlului calităţii, a asigurării calităţii şi îmbunătăţirii calităţii

4.4. Neconformitate ne-îndeplinirea unei cerinţe( SR EN ISO 9000:2001);

4.5. Abrevieri

SMQ – Sistemul de Management al Calităţii D – Decan

PD – Prodecan calitate EA – Echipa de audit AS – Auditor şef

R – Rector

DC – Director calitate

DCI - Director calitate – imagine

5. REGULI DE PROCEDURĂ ŞI RESPONSABILITĂŢI

5.1. Activitatea procedurată se desfăşoară conform logigramei prezentate mai jos:

CINE CE CUM

- Decan - Prodecan Calitate - Director Calitate – Imagine	5.1. ANALIZA INFORMAŢIILOR: - concluziile auditurilor interne anterioare - concluziile auditurilor externe - rezultatele analizelor neconformităţilor - rezultatele tratării reclamaţiilor şi sesizărilor - raportul analizei managementului - deciziile managementului	- Rapoarte de Audit - Procese verbale - Decizii
- Decan - Prodecan Calitate - Director Calitate - Imagine	5.2. PLANIFICAREA AUDITURILOR INTERNE ALE CALITĂŢII APROBAREA PROGRAMELOR DE AUDIT	- Program de audituri
- Decan, Rector - Prodecan Calitate - Auditor Sef - Directori Departamente - Director Calitae - Imagine	5.3. PREGĂTIRE AUDIT	- Contract prestări servicii - Plan de audit
Auditor Şef; - Auditori	5.4. REALIZARE AUDIT	- Raport de audit
- Decan - Prodecan Calitate - Auditor Sef - Directori Departamente	5.5. PRIMIREA ŞI ANALIZA RAPORTULUI DE AUDIT	- Proces verbal
- Rector, Decan, - Directori Departamente	5.6. STABILIREA ACŢIUNILOR CORECTIVE ŞI PREVENTIVE	Fişa de acţiuni corective şi preventive - Program de acţiuni preventive şi corective
- Prodecan Calitate - Directori Departamente - Director Calitate - Imagine	5.7. IMPLEMENTAREA ACŢIUNILOR CORECTIVE ŞI PREVENTIVE	Fişa de acţiuni corective şi preventive
- Prodecan Calitate - Auditor Sef;	5.8. AUDIT DE URMĂRIRE A REZOLVĂRII NECONFORMITĂŢILOR	- Raport de audit

5.1 Analiza informaţiilor

Se analizează următoarele categorii de informaţii în scopul planificării auditurilor interne:

- concluziile auditurilor interne şi externe anterioare din rapoartele de audit.

- rezultatele analizelor neconformităţilor.

- rezultatele tratării reclamaţiilor şi sesizărilor

- raportul analizei managementului

- deciziile managementului

5.2. Planificarea auditurilor interne ale calităţii

5.2.1. Se întocmeşte programul anual de desfăşurare a auditurilor în urma analizei informaţiilor.

5.2.2. Se aprobă programul de audituri interne ale calităţii.

5.3. Pregătirea auditului

5.3.1. Se propune in scris

- componenţa echipelor de audit (se poate stabili şi prin subcontractare pe baza unui contract de prestări servicii) In cazul in care auditul calității se efectuează cu furnizor extern, acesta se selectează in condițiile in care satisface cel puțin cerințele:

a) utilizează auditori certificaţi

b) utilizează auditori cu experienţă în auditarea sistemelor de management al calităţii conform cu SR EN ISO 9001:2001

- departamentul/activitatea ce urmează a fi auditată

- intervalul de timp în care se desfăşoară auditul

- documentele de referinţă

5.3.2. Se aprobă propunerea şi se emite decizia de numire a echipei. Se asigură instruirea personalului care efectuează auditul intern al calităţii.

5.3.3. Se întocmeşte planul de audit - formular cod PS-04-F06-R1.

5.3.4. Planul de audit va cuprinde:

- obiectivele şi domeniul auditului;

- identitatea persoanelor (nume, funcţia) care au responsabilităţi directe referitoare la obiective şi domenii, respectiv persoanele auditate;

- identificarea documentelor de referinţă;

- departamentul /activitatea care urmează să fie auditată;

- data şi durata estimată pentru fiecare activitate a auditului;

- programul şedinţelor care trebuie ţinute cu Directorii de departament;

- condiţii de confidenţialitate in cazul realizarii auditurilor cu furnizori externi;

- data estimativă a difuzării raportului de audit;

5.3.5. Se aprobă planul de audit.

5.3.6. Se convoacă echipa de audit şi se stabilesc atribuţiile membrilor echipei.

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA FACULTATEA DE AGRONOMIE	PROCEDURĂ DE SISTEM	2015 - 2016
	AUDIT INTERN

5.3.7. Se pregătesc documentele necesare pentru a facilita investigaţiile echipei de audit pentru a documenta şi argumenta rezultatul auditului.

Documentele necesare desfăşurării auditului includ:

- chestionar de audit, cod PS-04-F01-R1

- fişa de neconformităţi, cod PS-04-F02-R1

- pagina de gardă a raportului de audit, cod PS-04-F03-R1

- lista documentelor consultate, cod PS-04-F04-R1

- lista persoanelor auditate, cod PS-04-F05-R1

5.3.8. Se comunică Planul de audit, auditatului în scopul asigurării condiţiilor de desfăşurare a auditului.

5.4. Realizarea auditului intern al calităţii

5.4.1. Auditul se desfăşoară conform planului de audit şi începe cu şedinţa de deschidere. Scopul unei şedinţe de deschidere este de:

- a prezenta membrii echipei de audit, cadrele de conducere ale auditatului şi/sau a persoanelor desemnate a participa din partea auditatului;

- a prezenta planul de audit;

- a analiza domeniul şi obiectivele auditului;

- a prezenta un rezumat al metodelor şi procedurilor care urmează să fie utilizate pentru efectuarea auditului;

- a stabili căile oficiale de comunicare între echipa de audit şi auditat;

- a confirma că sunt disponibile resursele şi facilităţile necesare echipei de audit

- a confirma ora şi data pentru şedinţa de închidere şi pentru toate şedinţele intermediare ale echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;

- a clarifica orice detalii neclare ale planului de audit.

5.4.2. Se efectuează auditul (interviu, examinarea documentelor) în vederea colectării dovezilor obiective, necesare pentru stabilirea neconformităţilor.

Auditarea propriu-zisă se va desfăşura în zonele prevăzute în planul de audit şi va avea la baza chestionarul pentru determinarea conformităţii sistemului calităţii cu cerinţele specificate.

Dovezile obiective vor fi consemnate de auditori pe formularul ‘Chestionar de audit’, cod PS-04- F01-R1.

Modificările planului de audit, pe parcursul desfăşurării auditului, se vor face cu acordul compartimentului auditat, la nivel de Directorii de departament.

5.4.3. Se identifică neconformităţile pe baza de dovezi obiective, se documentează în Chestionarul de audit cod PS-04-F01-R1 şi Fişa de neconformităţi, formular cod PS-04-F02- R1, şi se comunică auditatului în şedinţa de închidere.

5.4.4. În cadrul şedinţei de închidere se va reveni la scopul auditului, data când se va prezenta în scris raportul de audit, numărul de exemplare şi cui se difuzează; se solicită stabilirea programului de acţiuni corective şi termenele de rezolvare a neconformităţilor.

5.5. Primirea şi analiza raportului de audit

5.5.1. Raportul de audit trebuie elaborat astfel încât sa se asigure corectitudinea şi caracterul complet al acestuia.

5.5.2. Se datează şi se semnează raportul de audit.

5.5.3. Raportul de audit trebuie să conţină următoarele elemente:

- domeniul şi obiectivele auditului

- identificare unică, număr şi dată

- detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit şi a reprezentanţilor auditatului, perioada desfăşurării auditului şi identificarea departamentului/ activitatii auditate

- identificarea documentelor de referinţă în raport cu care a fost efectuat auditul

- aprecierea echipei de audit asupra măsurii în care auditatul se conformează cerinţelor specificate precum şi capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calităţii

- lista de difuzare a raportului de audit

5.5.4 Raportul de audit se comunică auditatului şi conducerii la vârf.

5.5.5. Se analizează raportul de audit.

5.6. Stabilirea acţiunilor corective şi preventive

În urma analizei raportului de audit se stabilesc acţiunile corective şi preventive conform procedurii de sistem ‘ACŢIUNI CORECTIVE ŞI PREVENTIVE’, cod PS-05-R1.

5.7. Implementarea acţiunilor corective şi preventive

Implementarea acţiunilor corective şi preventive se face conform procedurii de sistem ‘Acţiuni corective şi preventive’, cod PS-05-R1.

5.8. Auditul de urmărire a rezolvării neconformităţilor

5.8.1. Se planifică auditurile de urmărire.

5.8.2. Se iniţiază auditurile conform punctelor 5.4.1 – 5.4.4.

5.8.3. Se efectuează auditurile de urmărire şi se completează fişa de acţiune corectivă conform procedurii de sistem “Acţiuni corective şi preventive”, cod

5.8.4. Se întocmeşte un raport al auditului de urmărire care se gestionează în acelaşi mod ca şi raportul iniţial.

6. RESPONSABILITĂŢI ŞI AUTORITĂŢI

Matricea responsabilităţilor

		R	D	PD	DCI	Director Departament	AS	EA
5.1.				x	x
5.2.			x	x	x
5.3.	5.3.1.			x	x
	5.3.2.	x	x
	5.3.3. 5.3.4.						x
	5.3.5.	x	x
	5.3.6.						x
	5.3.7.							x
	5.3.8.						x
5.4.							x
5.5.	5.5.1. – 5.5.3.						x
	5.5.4.			x	x		x
	5.5.5.	x	x			x
5.6.		x	x			x
5.7.				x	x	x
5.8.	5.8.1.			x	x
	5.8.2. - 5.8.4.							x

7. MĂSURI PENTRU ASIGURAREA CALITĂŢII

7.1. Prezenta procedură se revizuieşte o dată la doi ani sau ori de câte ori se constată necesitatea, prin grija elaboratorului procedurii.

7.2. Deţinătorii procedurii care observă neconcordanţe sau nepotriviri referitoare la aceasta, le comunică în scris Prodecanului calitate si Directorului Calitate - Imagine

8. ÎNREGISTRĂRI

8.1. Pagina de gardă a raportului de audit, cod PS-04-F01-R1

8.2. Plan de audit, cod PS-04-F02-R1

8.3. Lista persoanelor auditate, cod PS-04-F03-R1

8.4. Lista documentelor consultate, cod PS-04-F04-R1

8.5. Fişa de neconformităţi, cod PS-04-F05-R1

8.6. Chestionar de audit, cod PS-04-F06-R1

8.7. Program de audit, cod PS-04-F07-R1

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA FACULTATEA DE AGRONOMIE	PROCEDURĂ DE SISTEM	2015 - 2016
	AUDIT INTERN

9. INDICATORUL MODIFICĂRILOR

Formularul cod PS–01–F01–R1 este completat cu numărul reviziei efectuate şi se ataşează originalului procedurii actualizate.

Formularul evidenţiază istoria reviziilor şi stadiul actual al reviziei fiecărei proceduri.

10. ANEXE

10.1.Pagina de gardă a raportului de audit, cod PS-04-F01-R1

10.2. Plan de audit, cod PS-04-F02-R1

10.3. Lista persoanelor auditate, cod PS-04-F03-R1

10.4. Lista documentelor consultate, cod PS-04-F04-R1

10.5. Fişa de neconformităţi, cod PS-04-F05-R1

10.6. Chestionar de audit, cod PS-04-F06-R1

10.7. Program de audit, cod PS-04-F07-R1