CONTRACTE COMERCIALE CU CLIENTII - lunare (tip abonament) -

CONTRACTE COMERCIALE CU CLIENTII

- lunare (tip abonament) -

I. Configurari

Pentru a simplifica modul de introducere a contractelor comerciale pot fi setate urmatoarele constante in Constante generale > Rate, Leasing:

➢ „Moneda implicita contracte‰: valoare implicita: „Lei‰.

➢ „Majorari intarziere (%/zi)‰: valoare implicita pentru marimea majorarilor de intarziere.

II. Introducere date contract

Fig. 1

Pasii de parcurs in completarea unui contract comercial de tip abonament sunt urmatorii:

1. se selecteaza clientul (daca se doreste vizualizarea facturilor in sold la acel moment se poate apela butonul „Situatia soldului‰);

2. se alege moneda in care va fi inregistrat contractul;

3. se completeaza numarul de inregistrare si data contractului;

4. implicit contractul este activ insa daca se doreste stergerea unui contract la care mai exista rate de facturat se modifica starea in „Activ = Nu‰ si abia apoi se poate sterge;

5. se alege tipul de facturare: lunar (tip abonament);

6. se selecteaza articolele ce vor face obiectul contractului de abonament;

7. se poate selecta agentul si/sau sediul de livrare a partenerului (in cazul in care sunt definite mai multe sedii);

Fig. 2

In pagina de „Conditii plata‰ se parcurg urmatorii pasi:

1. daca contractul este in valuta, se alege banca la care aveti completat cursul valutar aferent datei de inregistrare a contractului;

2. daca se lucreaza cu constanta „Evidenta profit pe gestiuni = DA‰ (Constante generale Mentor > Functionare > Contabile) se poate alege gestiunea de facturare;

3. se introduce numarul de luni cat va fi valabil contractul de abonament;

4. se completeaza ziua cand se vor factura transele din contract;

5. se va stabili periodicitatea facturarii (obligatoriu numarul de luni de valabilitate trebuie sa fie proportional cu periodicitatea);

6. daca nu se seteaza constanta „Majorari intarziere (%/zi)‰ se pot completa majorarile pe zi intarziere;

7. dupa ce au fost completate toate datele contactului se poate genera graficul;

8. factura poate fi generata prin dublu click pe transa din graficul de pe contract, prin selectarea butonului „Facturare‰ sau daca se doreste facturarea automata a mai multor contracte simultan, in functie de ziua facturarii, se poate opta pentru „Facturare contracte tip abonament‰ (Comercial > Clienti);

9. contractul poate fi listat cu ajutorul optiunii „Listare‰.

III. Generarea facturilor de abonament

In functie de ziua facturarii completata in contractul de abonament, facturile se pot genera

Fig. 3

automat cu ajutorul optiunii „Facturare contracte tip abonament‰ (Comercial > Clienti).

Se introduce ziua facturarii si prin apelarea butonului „Preluare‰ sunt aduse toate contractele active si nefacturate cu acea data de facturare; se selecteaza carnetul de document si apoi se apeleaza butonul „Facturare‰.

In cazul in care in luna „n‰ se doreste sa se factureze pentru luna „n+1‰ cu ajutorul optiunii „Facturarea in avans = Da‰, se completeaza la „Ziua facturarii‰ data din contract iar la

„Datarea facturilor‰ se trece ziua din luna „n‰.

Se poate stabili ordinea in care vor fi generate aceste facturi, respectiv generarea se poate face pe Agent si/sau Clasa de parteneri dupa o anumita codificare interna: „Agent/ Adresa sediu‰, „Agent/ Nr. Contract‰, „Agent/ Partener‰, „Nr. Contract‰, „Partener‰, „Cantitate, Partener‰.

Pentru articolele stocabile se poate stabili gestiunea implicita de preluare precum si tipul contabil implicit de preluare din care se va face livrarea la generarea automata a facturilor.

Cu ajutorul machetei „Articole facturate‰ exista posibilitatea schimbarii articolelor contractate la generarea facturilor. Optiunea este utila celor care incheie contracte abonament cu articole de tip serviciu si factureaza articole de tip stoc (dar nu numai).

Exemplu: Editura "X" a contractat cu distribuitorul "A" livrarea revistei "MMM" intr-un numar de 30 exemplare timp de 6 luni. Contractul se genereaza cu un articol generic "Abonament MMM" iar la utilizarea generatorului de facturi dupa preluarea contractului inainte de generarea facturii se specifica articolul care se va factura in locul celui generic, adica revista "MMM 2/2006", nr.2 din 2006, in fereastra "Articole facturate". Daca articolul generic este folosit

la mai multe contracte inlocuirea lui cu articolul specificat se face pentru toate contractele ce urmeaza a fi facturate dintr-o singura preluare.

Facturile generate preiau implicit datele din contract dar pot fi modificate si contin in coloana observatii datele de identificare ale contractului. Facturile pot fi listate direct din acest

Fig. 4

generator de facturi din contracte de tip abonament sau de pe documentul de iesire. De asemenea se poate lista un borderou al facturilor generate cu ajutorul optiunii „Borderou‰.

Fig. 5

IV. Actualizare pret abonament

Fig. 6

Daca se doreste modificarea pretului articolelor din contractul de tip abonament in Comercial > Clienti exista optiunea „Actualizare pret abonament‰. Modificarea pretului se poate face cu o valoare nominala sau pe baza unui coeficient. De asemenea se pot actualiza atat contractele comerciale de tip abonament din modulul Comercial cat si „contractele‰ introduse in Mentor la nivel de articol/partener in „Informatii de la client‰.

Pasii de parcurs in actualizarea pretului sunt urmatorii:

➢ se selecteaza moneda in care a fost facut contractul

➢ se alege metoda de actualizare a pretului (pret nominal, coeficient individual sau coeficient comun pentru articolele selectate); daca se alege una din metodele bazate pe coeficienti se poate stabili numarul de zecimale la care se va face rotunjirea pretului

➢ se selecteaza articolul/articolele din contract la care se doreste modificarea pretului

➢ se completeaza valoarea nominala sau coeficientul de actualizare

➢ se aleg(e) partenerul/partenerii pentru care se doreste modificarea pretului din contract

Atentie: in urma actualizarii pretului din contractele de abonament se vor modifica doar transele nefacturate inca.

V. Prelungire contracte abonament

Fig. 7

Daca se doreste prelungirea contractelor de tip abonament in Comercial > Clienti exista optiunea „Prelungire contracte abonament‰.

Pentru optimizarea modului de lucru cu aceste contracte de tip abonament exista posibilitatea de a se sterge termenele contractuale deja facturate sau de a sterge transele nefacturate anterior unei date anume.

Dupa selectarea uneia din cele 2 optiuni de optimizare se completeaza numarul de luni cu cat se vor prelungi contractele urmand sa se aleaga contractele la care se doreste modificarea perioadei.

VI. Urmarirea contractelor comerciale de tip abonament

Listele in care se poate urmari situatia contractelor in derulare se regasesc in COMERCIAL

> LISTE > Contracte > „Contracte tip abonament‰ si „Structura contracte abonament‰.