CAIET DE SARCINI
SERVICIUL PUBLIC DE
ASISTENȚĂ SOCIALĂ CONSTANȚA DIRECȚIA SPRIJIN COMUNITAR NR.
Telefon: 0000.000.000 Str. Unirii nr.104, Constanța
C.I.F. 35804563
CAIET DE SARCINI
I. DATE GENERALE
1.1. Obiectul și scopul procedurii:
Achiziția serviciilor de realizare a imprimatelor și a serviciilor ce constau în asigurarea funcționalității și securității tichetelor valorice, precum și distribuirea tichetelor valorice la domiciliul/reședința/adresa de corespondență a persoanelor înscrise în programul ”RESPECT", numite în continuare destinatari.
1.2. Autoritatea contractantă
Autoritatea contractantă este Serviciul Public de Asistență Socială Constanța.
Autoritatea contractantă va încheia, în urma aplicării procedurii de atribuire, un contract cu un ofertant pe o perioadă de 1 an, prin care se vor asigura serviciile de realizare a imprimatelor și a serviciilor ce constau în asigurarea funcționalității și securității tichetelor valorice, precum și distribuirea tichetelor valorice la domiciliul/reședința/adresa de corespondență a destinatarilor.
Tichetele valorice se vor acorda de 8 ori pe an pentru un maxim de 41.500 persoane pe tranșă.
1.3. Descrierea serviciului și modalitatea de distribuire. Valoarea nominală a tichetului valoric. Condiții privind realizarea imprimatelor și a serviciilor ce constau în asigurarea funcționalității și securității tichetelor valorice realizarea imprimatelor și a serviciilor ce constau în asigurarea funcționalității și securității tichetelor valorice precum și distribuirea tichetelor valorice la domiciliul/reședința/adresa de corespondență a destinatarilor.
Se va achiziționa serviciul de imprimare și distribuire a tichetelor sociale la domiciliul/reședința/adresa de corespondență a persoanelor înscrise în programul ”RESPECT", denumite în continuare destinatari.
Fiecare destinatar beneficiază de 4 tichete valorice cu valoarea nominală de 10 lei/tichet pentru fiecare tranșă.
Numărul necesar de tichete valorice distribuite într-un an va fi maxim estimat la 1.328.000 bucăți.
Tichetele valorice se vor livra de 8 ori pe an, în plic închis, la domiciliul/reședința/adresa de corespondență a destinatarilor.
Imprimarea și pregătirea plicurilor pentru distribuire se va face pe baza comenzilor transmise de către autoritatea contractantă; comanda se va face în prima zi lucrătoare a lunii în care se acordă tichetele valorice și va avea atașată în format electronic lista destinatarilor cu numele, prenumele, adresa de corespondență, codul numeric personal.
Plicurile vor avea inscripționată sigla SPAS Constanța, în format alb-negru, denumirea programului social (”RESPECT") numele, prenumele și adresa de corespondență a destinatarilor.
Autoritatea contractantă va pune la dispozitia prestatorului lista cu destinatarii în format electronic (excel sau csv), conținând datele de identificare ale destinatarului specificate mai sus (nume, prenume, cod numeric personal al persoanei care este în drept să utilizeze tichetul valoric), precum și un cod unic de identificare pentru fiecare trimitere (in format GUID – Globally Unique Identifier).
Prestatorul va imprima pe plic un cod de bare reprezenând codul unic de identificare al trimiterii, așa cum este descris mai sus.
Dupa realizarea tichetelor, prestatorul va transmite autorității contractante lista în format electronic (excel sau csv), conținând datele de identificare ale destinatarului specificate mai sus (nume, prenume, cod numeric personal al persoanei care este în drept să utilizeze tichetul valoric), codul unic de identificare pentru fiecare trimitere (in format GUID), si numerele sub care au fost înseriate tichetele de către prestator.
În acest fel se va putea face o asociere fără eroare între beneficiarul tichetelor, codul unic de identificare pentru fiecare trimitere (in format GUID) și seriile tichetelor din trimiterea respectivă.
Plicurile vor fi livrate, pâna pe data de 10 ale lunii în care s-a efectuat comanda, la una dintre subunitățile de distribuire ale prestatorului de pe raza municipiului Constanța în pachete, fiecare pachet conținând și borderoul corespunzător (în doua exemplare) cu numele, prenumele, adresa de corespondență, codul numeric personal și spațiu pentru semnătura de primire a destinatarilor.
Distribuirea tichetelor valorice se va efectua în perioada de acordare a pensiilor.
Predarea plicurilor persoanelor înscrise în programul ”RESPECT" se va face numai pe baza prezentării actului de identitate în original, cu confirmare de primire.
Confirmarea de primire se prezintă sub formă de borderou în două exemplare originale, din care un exemplar original va fi transmis autorității contractante.
În situația in care destinatarii nu sunt găsiți la adresa indicată în comanda/borderou, aceștia vor fi înștiințați printr-un aviz despre subunitățile de distribuire ale prestatorului de pe raza municipiului Constanța, intervalul orar și data până la care își pot ridica plicul cu tichete valorice; în acest sens ofertantul declarat căștigător trebuie să facă dovada că deține pe raza municipiului Constanța un număr de minim 9 subunități de distribuire și personal corespunzător.
Plicurile cu tichete valorice vor fi păstrate la subunitățile de distribuire ale prestatorului până pe data de 28 a lunii în curs, dată până la care destinatarii le pot ridica.
Autoritatea contractantă are dreptul sa păstreze în gestiune plicurile cu tichete nedistribuite conform datelor specificate anterior, pe o perioadă de 3 luni calendaristice de la data returnării de către prestator, în scopul de a fi predate destinatarilor.
Prestatorul va transmite autorității contractante ori de câte ori i se solicită, dar cel puțin lunar, un raport care va cuprinde: numele, prenumele și codul numeric personal al destinatarului, seriile de tichete acordate și utilizate, seriile de tichete acordate și neutilizate.
1.4. Modalitatea de restituire a tichetelor valorice nedistribuite
Între data de 28 a lunii în curs și până pe data de 10 a lunii următoare, prestatorul va returna autorității contractante plicurile sigilate cu tichete valorice nedistribuite, un exemplar al borderoului reprezentând confirmarea de primire, precum și un raport lunar al trimiterilor și retururilor, cu motivările respective. Raportul se va transmite atat in format fizic, cât si electronic.
Raportul de retururi va conține minim următoarele informații: codul unic de identificare pentru fiecare trimitere (in format GUID), destinatarul, adresa, data
comenzii, numărul de borderou, data borderoului, motivul nelivrării corespondenței.
După expirarea perioadei de 3 luni calendaristice în care autoritatea contractantă are dreptul de a preda plicurile cu tichete valorice destinatarilor, tichetele nedistribuite se restituie prestatorului, împreună cu factura aferentă valorii nominale a acestora.
În termen de 3 luni de la expirarea perioadei de valabilitate a tichetelor valorice, așa cum este prevăzută în prezentul caiet de sarcini, autoritatea contractantă va factura prestatorului tichetele valorice distribuite și neutilizate de către destinatari.
II. MODUL DE PREZENTARE A OFERTEI
2.1. Propunerea tehnică va cuprinde totalitatea serviciilor descrise la punctul 1.1. Autoritatea contractantă solicită asigurarea , cel puțin, a următoarelor servicii:
a) Realizarea și imprimarea tichetelor valorice cu următoarele specificații:
- numele și adresa prestatorului;
- valoarea nominală a tichetului de 10 lei/tichet, în cifre și în litere, care este înscrisă de autoritatea contractantă în comanda fermă transmisă prestatorului;
- perioada de valabilitate a tichetului valoric după cum urmează: tichetul valoric are valabilitate în anul calendaristic în care a fost emis, cu excepţia tichetului emis în perioada 1 noiembrie - 31 decembrie, care este valabil până la data de 31 martie a anului următor;
- nume, prenume, cod numeric personal (nu poate fi făcut public) al persoanei care este în drept să utilizeze tichetul valoric;
- interdicția de a fi utilizat pentru achiziționarea de țigări sau produse alcoolice;
- numărul sub care a fost înseriat de către unitatea emitentă; seria numerică va fi într-o ordine crescătoare;
- sigla autorității contractante, denumirea programului: ”RESPECT";
- spatiu destinat înscrierii datei și aplicării ștampilei unității la care tichetul valoric a fost utilizat;
b) Pentru realizarea și imprimarea tichetelor valorice se va utiliza suport tehnic special (hârtie pentru imprimat) cu particularități distincte care să nu permită falsificarea tichetelor valorice (cel puțin hârtie fluorescentă care își schimbă culoarea în cazul în care tichetul este fotocopiat, microlinii care nu se disting la fotocopiere, bandă cu reflexe variabile, codul de bare al unității emitente, care conține cel puțin următoarele elemente: seria tichetului, anul de valabilitate și valoarea nominală a acestuia);
c) Gruparea tichetelor în plicuri individuale sigilate format DL sau C5, astfel încât accesul la tichete să se facă ușor, să se evite pierderea și deteriorarea acestora;
d) Prezentarea listei cu unitățile de desfacere a produselor alimentare de pe raza municipiului Constanța, care acceptă tichete valorice conform programului ”RESPECT": supermarketuri, hipermarketuri și magazine de proximitate;
e) La propunerea tehnică ofertantul va prezenta modul în care respectă condițiile din caietul de sarcini, precum și o descriere a serviciului așa cum este prezentat la punctul 1.1. ;
f) Ofertantul va indica în cadrul ofertei faptul că la elaborarea acesteia au ținut cont de obligațiile referitoare la condițiile de muncă și protecția muncii;
g) Ofertantul va face dovada că deține autorizația de funcționare acordată de Ministerul Finanțelor Publice, conform prevederilor art.2 alin.(2) din Legea nr.142/1998 cu modificările și completările ulterioare privind acordarea tichetelor de masă și art.5 alin.(2) din Legea nr. 193/2006 cu modificările și completările ulterioare privind acordarea tichetelor cadou și a tichetelor de creșă.
2.2. Propunerea financiară va cuprinde preț unitar per plic fără TVA. Prețul nu va cuprinde valoarea nominală a tichetelor.
În prețul unitar per plic vor fi incluse și următoarele servicii:
a) plicul cuprinde 4 tichete valorice realizate conform prezentului caiet de sarcini și o scrisoare format 210mm x 100mm; conținutul scrisorii se va referi la programul ”RESPECT" și va fi comunicat la fiecare tranșă de acordare, odată cu comanda;
b) asigurarea valorii nominale a tichetelor pe întregul parcursul, de la tipărire și până la destinatar.
Propunerea financiară va include toate cheltuielile legate de transport, livrare, asigurare, distribuire, manipulare, cheltuieli indirecte etc.
III. MODALITĂȚI DE RECEPȚIE
3.1. Plicurile cu tichete valorice vor fi recepționate cantitativ și calitativ până pe data de 10 ale lunii în care s-a efectuat comanda, de către un delegat al beneficiarului și un delegat al prestatorului, la una dintre subunitățile de distribuire ale prestatorului de pe raza municipiului Constanța.
3.2. Recepția cantitativă se va face prin numărarea efectivă a plicurilor și confruntarea cu comanda adresată prestatorului. În situația în care numărul plicurilor diferă de numărul destinatarilor înscriși în comandă, prestatorul este obligat să remedieze situația în maximum 48 de ore, în caz contrar autoritatea contractantă are dreptul să oprească distribuirea întregii tranșe de tichete valorice.
3.3. Recepția calitativă va urmari sigilarea plicurilor și concordanța dintre datele destinatarilor înscrise în comandă și cele înscrise pe plic. Plicurile neconforme se vor înlocui de prestator în 48 de ore de la constatare, fără costuri suplimentare. În situația în care sunt identificate 5 plicuri neconforme din 100 testate, autoritatea contractantă are dreptul sa oprescă distribuirea întregii tranșe de tichete valorice.
3.4. Prestatorul este răspunzător pentru conținutul plicurilor, atâta timp cât acestea sunt sigilate.
3.5. Recepția serviciului de distribuire se va face între data de 28 a lunii de distribuire și data de 10 a lunii următoare, atunci când prestatorul va returna autorității contractante, plicurile sigilate cu tichete valorice nedistribuite, un exemplar al borderoului reprezentând confirmarea de primire, precum și un raport lunar al trimiterilor și retururilor, cu motivările respective.
3.6. Atât recepția plicurilor cu tichete cât și recepția serviciului de distribuire se va consemna într-un proces-verbal semnat de delegații autorității contractante și ai prestatorului. Procesul-verbal se va semna în 3 exemplare originale, 1 la prestator, 1 la autoritatea contractantă și 1 anexă la factura fiscală.
IV. DURATA CONTRACTULUI
Contractul se va încheia pentru o perioadă de 1 an, cu un operator economic și își va produce efectele până la îndeplinirea tuturor obligațiilor asumate prin contract.
V. MODUL DE PLATĂ
Autoritatea contractantă va efectua plata pe baza facturii emise de prestator. Fiecare factură va fi însoțită de procesul-verbal de recepție, așa cum
este prevăzut la capitolul III din prezentul caiet de sarcini și de o situație detaliată de plată semnată de delegații autorității contractante și ai prestatorului.
Pentru o tranșă se vor emite 2 facturi: una pentru valoarea nominală a tichetelor (nepurtătoare de TVA) și una pentru valoarea serviciilor (la care se adaugă TVA).
Autoritatea contractantă va efectua plata facturii pentru valoarea nominală a tichetelor în 4 zile lucrătoare de la data recepției prevăzută la capitolul III punctul 3.1.
Autoritatea contractantă va efectua plata facturii pentru valoarea serviciilor per plic în termen de maxim 15 zile de la data recepției prevăzută la capitolul III punctul 3.5.
Prestatorul va efectua plata facturilor de restituire, așa cum este prevăzută la capitolul I punctul 1.4., în termen de maxim 10 de la emiterea acestora.