CAIETUL DE SARCINI
1. INTRODUCERE
Capitolul conţine indicaţii privind regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potenţialii ofertanţi să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesităţile autorităţii contractante.
2. SCURTĂ DESCRIERE
Serviciile de audit financiar solicitate în Caietul de Sarcini pentru activitățile desfășurate în cadrul proiectului JUST/2013FRAC/AG/623.
3. OBIECTIVUL CONTRACTULUI
Obiectivul angajamentului este verificarea de către auditorul financiar a faptului că sumele solicitate spre rambursare de către Beneficiar pentru acţiunea finanţată în cadrul contractului de finanţare, s-au efectuat („realitatea desfăşurării”), sunt legale („legalitatea”), exacte („exactitate”) şi eligibile, precum şi transmiterea către Beneficiar a raportului constatărilor factuale cu privire la procedurile agreate executate.
SERVICII DE AUDIT FINANCIAR IN CADRUL PROIECTULUI JUST/2013FRAC/AG/6230
4. SPECIFICATII TEHNICE :
1. INFORMAŢII GENERALE
Tema participării adolescenților la activităţi sociale şi la luarea de decizii este o temă importantă în respectarea convenției ONU pentru drepturile copilului. Prin proiectul nostru PEER (Participation, Experiences and Empowerment for Roma Youth) tradus Experiențele de Participare și Capacitarea Copiilor Romi, finanţat de FRA (Fundamental Rights Agency) prin proiectul JUST/2013/FRAC/AG/6230 lucrăm cu o metodologie acceptată de un consorțiu de 12 parteneri europeni, cu adolescenți romi din 9 țări. Elevii selectați vor primi vouchere care să le stimuleze participarea la activități și vor avea posibilitatea să interacționeze cu ajutorul mijloacelor digitale (Facebook, Twitter) cu alți adolescenți din România, precum și din țările partenere. Inițiativele lor, odată acceptate, vor fi sprijinite prin resursele proiectului.
1.2 Partenerii implicați în proiect:
Coordinator: Universitatea Babes-Bolyai din Cluj-Napoca
University of Central Lancashire, GB
"Hope For Children" CRC Policy Center, CY
Instituto Degli Innocenti, IT
Cooperativa Sociale Xxxxxx, IT
Universitat Autonoma de Barcelona, ES
Fundacio Privada Xxxx Xxxxx, ES
Laboratory on Studies and Research on Social Intervention (LERIS), FR
Siauliai University, LT
University College Dublin, National University of Ireland, IE
New Bulgarian University, BG
Huddersfield University, GB
University of Stirling, GB
2. OBIECTUL ACHIZIŢIEI PUBLICE
Achizitia de servicii de audit financiar in cadrul proiectului JUST/2013FRAC/AG/6230
Serviciile de audit pot fi livrate fie de firme, persoane juridice, fie de persoane fizice autorizate.
2.1 Obiectiv general al contractului
Obiectivul general al contractului este acela de a sprijini Beneficiarul în desfășurarea activităților aferente proiectului JUST/2013FRAC/AG/6230 prin achiziţionarea serviciilor de audit.
UNIVERSITATEA BABES BOLYAI CLUJ NAPOCA
3. DESCRIEREA SARCINILOR OPERATORULUI ECONOMIC SELECTAT
Operatorul economic selectat va realiza auditul pentru activitățile desfășurate în cadrul proiectului JUST/2013FRAC/AG/6230. Este necesar ca și activitățile desășurate de către parteneri sa fie auditate.
În acest sens, operatorul economic selectat va trebui să asigure:
Raport de audit pentru Beneficiar si parteneri în proiectul JUST/2013FRAC/AG/6230, pentru perioada ianuarie 2015-decembrie 2016 (24 luni)
Raportul va fi emis in limba romana si limba engleza
Termenul limita de predare al raportului de audit: 5 februarie 2017.
Menţionăm că pentru realizarea auditului operatorul economic va trebui să se deplaseze la sediul UBB.
Operatorul economic selectat trebuie să se asigure de obținerea unei suficiente înțelegeri a proiectului, a termenilor și condițiilor contractului de grant, precum și a documentelor redactate în limba română/ENGLEZA. Operatorul economic selectat trebuie să fie capabil să redacteze rapoartele de audit în limba engleză și în limba română.
Auditorul are obligația să obțină o înțelegere suficientă a termenilor și condițiilor grantului prin analiza acestuia și a anexelor sale, precum și a celorlalte informații relevante și prin verificări la beneficiar. Auditorul se asigură că obține o copie completă a grantului, anexelor sale, a actelor adiționale.
Prestatorul de servicii de audit va obține, pe baza verificărilor, dovezi suficiente în vederea exprimării unei opinii asupra realității, legalității și conformității tuturor cheltuielilor efectuate de beneficiar în implementarea contractului de grant. În acest scop, prestatorul serviciilor de audit va menționa în cuprinsul raportului, constatările la care s-a ajuns.
Auditul acoperă în întregime activitățile din cadrul proiectului JUST/2013FRAC/AG/6230 pentru perioada ianuarie 2015-decembrie 2016. Rapoartele de audit trebuie să descrie scopul și procedurile agreate ale acestui angajament, în detalii suficiente, astfel încât să permită beneficiarului și reprezentanților Comisiei Europene să înțeleagă măsura și natura procedurilor realizate de către auditor.
3.1 Principalele etape ale activității de audit sunt:
Discuții preliminare cu coordonatorii proiectului și cu membrii echipelor de proiect din cadrul UBB;
Cunoașterea și evaluarea procedurilor contabile și ale celor de raportare utilizate de către UBB;
Verificarea conformității cu procedurile și cerințele finanțatorului;
Verificarea exactității și realității sumelor incluse în situațiile financiare;
Existența documentelor suport;
În timpul revizuirii documentelor suport, o atenție specială va fi acordată următoarelor activități:
- utilizarea fondurilor primite în conformitate cu clauzele contractului de grant;
- bunurile/lucrările/serviciile au fost achiziționate în concordanță cu procedurile legale de achiziții și cu prevederile contractului de grant;
- există o legătură clară între documentele suport și înregistrările financiare;
- dacă există documente justificative asupra încasărilor și plăților în concordanță cu clauzele contractului de grant;
Elaborarea rapoartului de audit;
În cazul constatării unor probleme, formularea de recomandări pentru remedierea acestora (aceste recomandări vor fi prezentate în cadrul unei anexe);
Furnizorul serviciilor de audit elaborează metodele proprii de lucru și desfășoară activitățile asumate prin contract privind verificarea activităților, înregistrărilor și conturilor beneficiarului, în conformitate cu obiectivul și scopul acestui contract și cu procedurile specifice conforme cu legislația în vigoare.
Pe parcursul realizării acestor proceduri, auditorul poate aplica tehnici precum ancheta și analiza, (re)calcularea, comparația, alte verificări de precizie, observații, inspectarea înregistrărilor și a documentelor, inspectarea activelor și obținerea confirmărilor.
3.2 Lista indicativă a tipurilor și natura dovezilor/ probelor de audit pe care auditorul le poate examina/ lua în considerare atunci când se verifică cheltuieli include:
•
registrele
contabile
prevăzute
de
reglementările
contabile aplicabile
la,
cu
modificările
și completările ulterioare,
în format
electronic
și
/
sau
hârtie;
•
bugetul
propriu
al
fiecărui coordonator
pe
capitole,
subcapitole,
paragrafe, titluri de
cheltuieli,
articole
și
paragrafe;
•
balanțele
de verificare
analitice
și
sintetice
(în
format electronic și
/
sau
pe
suport de hârtie);
•
diagrame
de
cont
pentru
operațiuni
diverse
(în
format electronic și
/
sau
pe
suport de hârtie);
•
note contabile
(în
format electronic și
/
sau
pe
suport de hârtie);
•
înregistrări
de
achiziții
publice
stabilite
în conformitate cu
prevederile
legale
in vigoare
în
funcție de tipul
de
proceduri
de achiziții publice
efectuate
de
către
beneficiar;
•
Contracte
și
formulare
de comandă;
•
Facturi;
•
Lucrări
și
înregistrări
de
plată;
•
Procesul-verbal
al
recepțiilor
parțiale
și finale;
•
Procesul
verbal al
comisionărilor;
•
note
de recepție;
•
extrasele
de cont și
ordinele
de plată;
•
contracte
de muncă
încheiate
între
beneficiar
și
angajat;
•
Decizia
prin
care
un angajat
este
desemnat
să
se alăture
echipei
de implementare
și
atribuțiile
sale
în
cadrul
proiectului;
•
decizie
internă prin
care
se desemnează
un
alt angajat
al
beneficiarului
de a
efectua
activitățile
realizate
anterior
de către
alt salariat
în
cadrul
proiectului;
•
Fișe
cu
timpul
efectiv
lucrat
pentru implementarea activităților (inclusiv
contractele
de muncă
cu
timp parțial),
aprobate
de
managerul
de proiect;
•
State
de salarii;
•
Alte
documente:
facturi
de
consum,
foi
de
călătorie,
bilete
de transport,
vouchere
cu
cantitatea
stabilită pentru
combustibil,
comenzi
de
călătorie,
liste
de
inventar,
bilanțul
activelor
etc.
3.3 Înțelegerea acțiunii și a termenilor și condițiilor contractului de grant
Furnizorul serviciilor de audit trebuie să obțină o înțelegere suficientă a termenilor și condițiilor contractului de grant și a anexelor sale, cât și a altor informații relevante. Dacă auditorul consideră că termenii și condițiile verificate nu sunt suficient de clare, trebuie să ceară clarificări de la beneficiar.
Furnizorul serviciilor de audit va purta discuții cu personalul beneficiarului implicat în desfășurarea activităților prevăzute în contractul de grant și anexele sale în vederea obținerii tuturor informațiilor necesare pentru desfășurarea activității de audit.
3.4 Principalele tipuri de proceduri derulate de către prestator în implementarea contractului
A. Proceduri generale
Furnizorul serviciilor de audit verifică dacă evidenţele contabile ale beneficiarului sunt în conformitate cu regulile pentru păstrarea înregistrărilor şi cu regulile contabile din contractul de grant. Scopul este:
- De a evalua dacă o verificare eficientă şi efectivă a cheltuielilor este fezabilă;
- De a raporta excepţii importante şi puncte slabe cu privire la contabilitate, păstrarea înregistrărilor, cerinţele documentaţiei, astfel încât beneficiarul să poată întreprinde măsuri ulterioare pentru corectarea şi îmbunătăţirea acestora pe perioada de implementare rămasă.
Furnizorul serviciilor de audit verifică dacă au fost aplicate rate de schimb corecte pentru conversiile monedei, unde este cazul şi în conformitate cu legislaţia naţională aplicabilă.
B. Conformitatea cheltuielilor cu bugetul și revizuire analitică
Furnizorul serviciilor de audit realizează o revizuire analitică a cheltuielilor şi verifică :
- Dacă categoriile de cheltuieli corespund cu categoriile de cheltuieli din bugetul contractului de grant;
- Dacă cheltuielile efectuate au fost prevăzute în bugetul contractului;
- Dacă cheltuielile au fost efectuate în conformitate prevederile contractului;
- Dacă cheltuielile efectuate sunt conforme cu legislaţia naţională (română) şi europeană;
- Dacă suma totală solicitată la plată de către beneficiar nu depăşeşte finanţarea nerambursabilă prevăzută în contractul de grant;
- Dacă au fost efectuate modificări ale bugetului prin transferuri între liniile din cadrul aceluiaşi capitol bugetar de cheltuieli eligibile, şi dacă acestea au afectat scopul principal al contractului/au modificat valoarea totală eligibilă a contractului;
- Beneficiarul a efectuat modificări asupra liniilor bugetare care au limite maxime impuse de prevederile regulamentelor europene sau naţionale sau de regulile de eligibilitate stabilite.
C. Categoriile de cheltuieli supuse verificării
Categoriile de cheltuieli pot fi în principiu defalcate în tipuri de cheltuieli individuale sau tipuri pe clase de cheltuieli cu aceleaşi caracteristici sau caracteristici asemănătoare. Forma şi natura probei suport (de exemplu o plată, un contract, o factură etc) şi modul în care cheltuiala este înregistrată (adică registrul de intrări), variază în funcţie de tipul şi natura cheltuielilor, a activităţilor sau tranzacţiilor de bază. În toate cazurile tipurile de cheltuieli reflectă valoarea contabilă (sau financiară) a activităţilor sau tranzacţiilor de bază, indiferent de tipul şi natura activităţii sau tranzacţiei în cauză.
D. Verificarea cheltuielilor
Prestatorul verifică cheltuielile şi prezintă toate excepţiile care rezultă din această verificare. Excepţiile verificării sunt toate abaterile de la reglementările din contractul de grant şi de la prevederile legislaţiei în vigoare, descoperite pe parcursul realizării acţiunii de audit. În toate cazurile auditorul evaluează impactul financiar (estimat) al excepţiilor în termeni de cheltuieli neeligibile (de exemplu, dacă auditorul descoperă o excepţie cu privire la regulile achiziţiilor, atunci evaluează în ce măsură această excepţie a condus la cheltuieli neeligibile).
Prestatorul prezintă toate excepţiile găsite, inclusiv pe acelea cărora nu le poate măsura impactul financiar. Prestatorul va verifica toate categoriile şi tipurile de tranzacţii care generează cheltuielile.
Prestatorul verifică eligibilitatea costurilor directe cu termenele şi condiţiile contractului de grant şi a documentelor relevante emise de autoritatea contractantă. Prestatorul verifică dacă aceste cheltuieli:
- sunt necesare pentru desfăşurarea activităților proiectului. În acest sens, prestatorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie au fost asumate pentru scopul propus al activităţii şi dacă au fost necesare pentru activităţile şi obiectivele proiectului . Prestatorul verifică mai departe dacă cheltuielile sunt cuprinse în bugetul contractului de grant şi dacă sunt în conformitate cu principiile managementului financiar riguros, în special cu privire la cost-eficienţă şi cea mai bună utilizare a banilor;
- au fost asumate de Beneficiar pe perioada de derulare a contractului;
- sunt înregistrate în conturile Beneficiarului şi sunt identificabile, verificabile şi dovedite cu originalele evidenţelor suport.
Prestatorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost înregistrate corespunzător în sistemul contabil al beneficiarului şi dacă sunt sprijinite de evidenţe adecvate şi documente suport justificative. Aceasta include o evaluare adecvată şi utilizarea unor rate de schimb corecte, atunci când este cazul.
Prestatorul caută în mod profesional să obţină probe adecvate şi suficiente privind verificarea cheltuielilor efectuate. Prestatorul verifică realitatea şi oportunitatea cheltuielilor pentru o tranzacţie sau activitate prin examinarea dovezilor bunurilor achiziționate/serviciilor prestate într-un cadru de timp, la o calitate acceptabilă şi agreată şi la preţuri sau costuri rezonabile.
a) Exactitate şi înregistrare
Auditorul verifică:
- dacă cheltuielile pentru o tranzacţie/operaţiune au fost înregistrate cronologic, atât în sistemul contabil al beneficiarului, cât şi sistematic în conturile analitice distincte ale proiectului în conformitate cu prevederile contractului de grant;
- dacă cheltuielile pentru o tranzacţie/operaţiune au fost încadrate corect în capitolul/subcapitolul de cheltuieli din bugetul contractului;
- dacă cheltuielile efectuate sunt conforme cu bugetul contractului şi sunt susţinute prin documente justificative corespunzătoare;
- au fost utilizate corect ratele de schimb valutar.
b) Realitatea cheltuielilor
În această etapă auditorul va verifica:
- dacă bunurile/serviciile furnizate au fost recepţionate, cu specificarea datei și a locului primirii și au fost înregistrate în gestiune și în contabilitate, cu specificarea gestiunii și a notei contabile de înregistrare;
- dacă serviciile au fost prestate;
- existenţa documentelor care atestă că bunurile/serviciile au fost livrate/prestate (facturi, etc.).
E. Verificarea achiziţiilor publice
Auditorul va verifica:
- dovada angajamentelor precum contracte şi formulare de comandă;
- dacă atribuirea comenzilor/contractelor (furnizare/servicii) s-a făcut în conformitate cu prevederile legislaţiilor naţionale în vigoare în domeniul achiziţiilor publice;
- dacă atribuirea comenzilor/contractelor de achiziţii necesare implementării activităților s-a realizat cu respectarea următoarelor principii: nediscriminarea, tratamentul egal, recunoaşterea reciprocă, transparenţa, proporţionalitatea, eficienţa utilizării fondurilor publice, asumarea răspunderii.
Auditorul va menţiona în raportul de audit dacă a identificat cazuri de neconformitate cu procedurile de achiziţii iar cheltuielile aferente plăţii bunurilor/serviciilor astfel achiziţionate vor fi considerate neeligibile.
Auditorul va menționa în Raportul de audit dacă a avut acces nelimitat la informații și documente și dacă probele de audit obținute sunt suficiente pentru a emite opinia de audit.
F. Formularea recomandărilor
În cazul identificării unor probleme, auditorul va formula recomandări pentru remedierea acestora (aceste recomandări vor fi prezentate în cadrul unei anexe).
3.5 Raportare
Raportul de audit va fi redactat în limba română și în limba engleză.
Raportul de audit trebuie să descrie scopul și procedurile agreate ale acestui contract în detalii suficiente astfel încât să permită beneficiarului și reprezentanților Comisiei Europene să înțeleagă natura și măsura procedurilor realizate de către furnizorul de servicii de audit.
Raportul de audit va fi predat beneficiarului pe suport de hârtie (trei exemplare original în limba română și trei exemplare original în limba engleză) și pe suport electronic (3 CD-uri / DVD – uri ce conțin rapoartele în limba română și limba engleză).
Recepția Raportul de audit va fi realizată de către o comisie constituită din reprezentanții beneficiarului. În cazul în care beneficiarul formulează observații cu privire la rapoartele de audit, operatorul economic are obligația de a revizui rapoartele în concordanță cu acestea.
Rapoartele privind constatările din verificarea cheltuielilor efectuate în cadrul proiectului trebuie să descrie scopul şi procedurile agreate ale angajamentului, suficient de detaliat încât să permită beneficiarului şi reprezentanților Comisiei Europene să înţeleagă natura şi aria de cuprindere a auditului şi opinia de audit.
4. REZULTATELE CONTRACTULUI
un raport de audit final (redactat în limba română și în limba engleză).
Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a modifica termenele de predare, în anumite cazuri excepționale (de exemplu: prelungiri ale contractului de grant, întârzieri în efectuarea plăților), cu mențiunea că eventualele modificări ale termenelor de predare vor fi aduse la cunoștința operatorului economic în termen de 5 zile lucrătoare de la momentul la care autoritatea contractantă are cunoștință despre producerea unor astfel de evenimente.
Activităţile prevăzute în prezentul contract vor fi realizate la sediul Beneficiarului.
Durata contract: 6 saptamani (include perioada efectivă de execuție a activităților, perioada dintre semnarea contractului și emiterea ordinului de începere a prestării activităților și perioada necesară pentru aprobarea rapoartelor de audit, efectuarea recepției și a plății). Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a modifica durata contractului, în anumite cazuri excepționale (de exemplu: prelungiri ale contractului de grant etc), cu mențiunea că eventualele modificări ale duratei contractului se vor realiza prin intermediul unor acte adiționale semnate între părțile contractante.
7. ÎNTOCMIREA ŞI DEPUNEREA OFERTEI
Aplicanţii interesaţi vor depune următoarele documente:
Oferta tehnică
Cerințe privind depunerea ofertelor și ofertantul
În cadrul prezentei achizitii au dreptul să participe numai ofertanți persoane fizice și juridice române sau străine înscrise în Registrul auditorilor financiari activi întocmit de Camera Auditorilor Financiari din România (,,CAFR"), înregistrate fiscal în România, care dețin viza de membru activ al CAFR pe anul respectiv și care să nu fi fost sanctionate în ultimii 3 ani de către Departamentul de monitorizare și competență profesioanală al CAFR.
Cerințe minime pentru experții propuși:
1) membru al Camerei Auditorilor Financiari din România (CAFR);
2) Participare, în calitate de auditor, la cel puțin un proiect semnat intre un finantator si un Beneficiar (poate fi si partener in cadrul proiectului )
Modalități de prezentare a ofertei tehnice
Auditorul trebuie să își definească organizarea și metodologia de realizare a serviciilor, pe care le va prezenta în oferta tehnică astfel:
Să prezinte abordarea propusă pentru derularea activităților;
Să realizeaze planificarea activităților și graficul de îndeplinire a activităților:
Cerințe pentru experții auditori care vor realiza auditarea activităților MDRAP și MMAP:
Certificat de atestare a calității de auditor eliberat de CAFR sau echivalent (organisme internaționale) - copie certificată conform cu originalul;
Carnet de membru al CAFR vizat cu mentiunea ,,Activ" pentru anul în curs - copie
certificată conform cu originalul;
Declarație pe proprie răspundere a auditorului din care să rezulte că nu a fost sancționat în ultimii 3 ani de către Departamentul de monitorizare și competență profesională al CAFR;
6) Documente din care să rezulte participarea în calitate de auditor
6.1) Participare, în calitate de auditor financiar, la cel puțin un proiect semnat intre un finantator si un Beneficiar ( poate fi si partener in cadrul proiectului )
Toate costurile legate de personalul administrativ și de suport vor fi suportate de către auditor și incluse în prețul contractului.
Vor fi declarate neconforme ofertele tehnice care conțin propuneri de modificare a clauzelor contractuale care sunt dezavantajoase pentru autoritatea contractantă și / sau care distorsionează concurența. Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a analiza propunerile și de a accepta sau respinge aceste propuneri, în condițiile menționate mai sus.
Ofertă financiară
Oferta financiară va trebui să nu depăşească valoarea financiară propusă. Oferta financiară va detalia costurile prestatorului, în vederea asigurării activităţilor menţionate în oferta tehnică.
8. ATRIBUIREA
Criteriul de atribuire este preţul cel mai scăzut.
9. CONDIȚII DE PLATĂ
Plata serviciilor de audit se face în baza facturii emise în original de prestator și este condiționată de acceptarea de către beneficiar a rapoartelor de audit depuse de către prestator și de efectuarea recepției de către comisia de recepție a beneficiarului.
10. CONFLICTUL DE INTERESE
Experţii operatorului economic selectat trebuie să semneze o declaraţie prin care certifică faptul că nu se află în conflict de interese în momentul selectării şi că va informa UBB în cazul în care se află la un moment dat în situaţia de conflict de interese, chiar potenţial, în timpul îndeplinirii sarcinilor pentru care a fost contractat.
11. CONFIDENŢIALITATE ŞI IMPARŢIALITATE
Operatorul economic selectat trebuie să respecte confidenţialitatea totală cu privire la informaţiile şi documentele pe care le primeşte.
Nedeclararea unui conflict de interese sau încălcarea confidenţialităţii şi a imparţialităţii în procesul de evaluare în care este implicat operatorul economic selectat duce la rezilierea contractului de prestări servicii. De asemenea, operatorul economic selectat va suporta orice alte consecinţe şi sancţiuni prevăzute de lege sau de contractele menţionate.
În cazul în care după semnarea contractului de prestări servicii se constată că operatorul economic selectat se află în conflict de interese, atunci contractul de prestări servicii se reziliază.
Responsabil achizitie,
Xxxx Xxxx
8