NOTĂ DE INFORMARE
NOTĂ DE INFORMARE
PRIVIND PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Societatea CONPET S.A. cu sediul social în Ploiești, strada Anul 1848 nr.1-3, J: 29/6/22.01.1991, CIF: 0000000, telefon x00-000-000000, adresa de email: xxxxxx@xxxxxx.xx, în calitate de operator (Societatea) dorește să vă informeze cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în legătură cu anumite operațiuni, în scopurile prevăzute mai jos, nelimitându-se însă la acestea.
În acest document vă explicăm modul în care societatea CONPET S.A. prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal și în care asigură protecția acestora, conform legislației aplicabile în materie, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.
Această notă se aplică în legătură cu prelucrările de date realizate de CONPET X.X. Xxxxx document este relevant pentru dumneavoastră indiferent de poziția în care vă aflați: client, partener
- persoană fizică, reprezentant al unui partener - persoană juridică, solicitant al unei oferte sau persoană care ne contactează în alte scopuri (eg, în legătură cu cereri sau reclamații), vizitator al unuia dintre sediile ori punctele noastre de lucru, potențial angajat, etc.
1. CATEGORII DE DATE PRELUCRATE, SCOPURILE Șl TEMEIURILE LEGALE PRELUCRĂRII ACESTORA
Societatea CONPET S.A. în cadrul procesului de business, prelucrează date cu caracter personal în următoarele scopuri, pe baza temeiurilor legale indicate pentru fiecare dintre acestea.
1.1. Clienți actuali sau potențiali ai CONPET S.A.
Putem prelucra date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pentru:
a) Furnizarea serviciilor noastre. Vom utiliza datele dumneavoastră pentru a vă transmite o ofertă (la cererea dumneavoastră), pentru a încheia și executa contractul cu dumneavoastră, și pentru a ne asigura că vă furnizăm serviciile solicitate. În acest caz, vom întemeia prelucrările pe necesitatea încheierii şi/sau executării contractului cu dumneavoastră. Vom prelucra în principal datele dumneavoastră de identificare (nume, prenume, alte date din documentul de identitate) şi, dacă avem o relaţie contractuală cu dumneavoastră, datele incluse în contractul cu dumneavoastră.
b) Soluționarea cererilor dumneavoastră. Vom utiliza datele dumneavoastră pentru a răspunde eventualelor solicitări, cerințe, reclamații, sau oricăror altor întrebări pe care ni le transmiteți în cadrul relației cu dumneavoastră.
În acest caz, temeiul prelucrărilor va fi executarea contractului cu dumneavoastră sau, după caz, consimțământul dumneavoastră.
Vom folosi în principal numele, prenumele dumneavoastră, datele dumneavoastră de contact (adresă de email, număr de telefon) și informații cuprinse în cererea pe care ne-o transmiteți.
1.2. Membri (angajați, colaboratori etc.) ai partenerilor noștri contractuali – persoane juridice
Putem prelucra date cu caracter personal pentru menținerea relației contractuale cu companiile din care faceți parte. Pentru a putea să colaborăm cu compania din care faceți parte (inclusiv pentru a comunica cu dumneavoastră pentru soluționarea eventualelor probleme pe care compania dumneavoastră sau CONPET S.A. le întâmpină în legătură cu contractul dintre acestea), va trebui să prelucrăm date cu caracter personal care se referă la dumneavoastră. În acest caz, ne vom întemeia prelucrările pe interesele noastre legitime de a putea executa contractele pe care le- am încheiat cu alte companii și de a ne asigura că celelalte companii execută, la rândul lor, acele contracte. Vom prelucra în principal următoarele date care se referă la dumneavoastră: nume, prenume, poziție, angajator, număr de telefon, adresă de email.
1.3. Candidați la poziții/stagii de practică în cadrul CONPET S.A.
Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru desfășurarea procesului de recrutare.
Pentru a putea să analizăm aplicația dumneavoastră, este necesar să prelucrăm datele incluse în aceasta. Aceste date vor include de regulă numele, prenumele, datele dumneavoastră de contact (număr de telefon și adresă de email), experiența dumneavoastră profesională, studii și orice alte informații listate în CV-ul și în alte documente pe care le-am putea solicita de la dumneavoastră ori pe care ni le transmiteți voluntar.
În aceste cazuri, ne vom întemeia prelucrările datelor dumneavoastră pe încheierea/executarea contractului de muncă, stagiu etc. cu dumneavoastră.
În situația în care vă vom cere să asigurați transmiterea către noi a unor scrisori de recomandare, vom prelucra date cu caracter personal referitoare la opiniile pe care autorii acelor recomandări le au despre dumneavoastră. În acest caz vom prelucra date cu caracter personal privind autorii acelor scrisori și privind alte persoane identificate sau identificabile menționate în documentele respective (în temeiul intereselor noastre legitime).
1.4. Dacă sunteți un vizitator al sediului, al punctelor de lucru sau al altor incinte ale noastre
Atunci, e posibil să folosim datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a asigura securitatea persoanelor și a obiectelor.
În unele dintre incintele noastre avem instalate camere de supraveghere video (CCTV), pentru a asigura securitatea angajaților noștri, a altor persoane din acele încăperi și a bunurilor noastre. Xxxxxx, vom prelucra imagini (înregistrări video) cu dumneavoastră (și, eventual, vocea dumneavoastră). În toate cazurile, am indicat locurile unde se află aceste camere prin plăcuțe de informare, conform legii. Prelucrarea datelor în acest scop este întemeiată pe interesul nostru legitim de asigurare a securității persoanelor și a obiectelor din incintele noastre.
De asemenea, la recepție vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal incluse într-un act de identitate valabil, tot în vederea asigurării securității persoanelor și a obiectelor din incintele noastre, în temeiul interesului nostru legitim. În consecință, societatea CONPET S.A. prelucrează datele cu caracter personal pentru scopurile și interesele sale legitime, precum acelea legate de:
• încheierea și executarea contractelor cu clienți în vederea furnizării de servicii competitive și
de calitate în acord cu obiectul de activitate al societății declarant în actul constitutiv;
• încheierea și executarea contractului cu furnizorii de produse, bunuri, lucrări și servicii pe care societatea le contractează în vederea asigurării funcționării și desfășurării activităților în condiții optime și de securitate și siguranță a patrimoniului, bunurilor și a personalului societății,
• îndeplinirea obligațiilor legale din domeniul fiscal, calitate, mediu, securitate și sănătate în muncă, achiziții, legislația muncii, operatorilor de manevră feroviară, sanitar, acționariat, piața de capital, securitate fizică și IT, etc.
• pentru soluționarea cererilor dumneavoastră vom utiliza datele dumneavoastră pentru a răspunde eventualelor solicitări, cerințe, reclamații, sau oricăror altor întrebări pe care ni le transmiteți în cadrul relației cu dumneavoastră.
Vom folosi în principal numele, prenumele dumneavoastră, datele dumneavoastră de contact (adresă de email, număr de telefon) și informații cuprinse în cererea pe care ne-o transmiteți.
• răspuns la solicitările autorităților sau prelucrarea datelor în alte cazuri în care legea ne obligă.
Este posibil ca uneori să avem o obligație legală de a comunica datele dumneavoastră către anumite autorități, de a stoca datele dumneavoastră pe o anumită perioadă sau de a vă prelucra într-un alt mod datele. În acest caz, temeiul prelucrării va fi îndeplinirea unei obligații legale ale noastre.
Prelucrarea datelor cu caracter personal se întemeiază pe executarea contractelor încheiate cu societatea, pe nevoia de a respecta o obligație legală, în baza interesului legitim, a unui interes public major sau pentru soluționarea cererii dumneavoastră.
2. DURATA STOCĂRII ȘI/SAU PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Datele cu caracter personal ale persoanelor vizate vor fi stocate/prelucrate doar pentru perioada de timp necesară atingerii scopurilor prelucrării și cu respectarea întocmai a cerințelor și reglementărilor legale în vigoare aplicabile.
Activitățile de prelucrare a datelor vor necesita stocarea datelor dumneavoastră cu caracter personal pentru următoarele perioade de timp în conformitate cu scopul prelucrării:
• pentru încheierea și executarea contractelor cu clienți/furnizori durata prelucrării datelor
personale va exista pe întreaga fază de desfășurare/derulare a relației contractuale și ulterior conform normelor de păstrare și arhivare, precum și pe durata termenului de prescripție pentru protejarea intereselor legitime ale societății.
• pentru îndeplinirea obligațiilor legale din domeniul fiscal, calitate, mediu, securitate și sănătate în muncă, achiziții, legislația muncii, operatorilor de manevră feroviară, sanitar, acționariat, piața de capital, securitate fizică și IT, etc. durata prelucrării datelor personale va exista pe întreaga durată necesară conformării cu obligațiile legale în vigoare precum și conformării legale de arhivare.
Vă facem cunoscut faptul că în momentul în care durata prelucrării expiră și societatea nu mai are motive legale sau un interes legitim de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal, acestea vor fi șterse/distruse în conformitate cu procedurile interne ale societății.
3. DESTINATARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Ca regulă, societatea CONPET S.A. nu va divulga datele dumneavoastră către alte persoane fizice sau juridice. Cu toate acestea, în anumite cazuri este posibil să fie nevoie să transmitem datele dumneavoastră cu caracter personal.
Datele cu caracter personal pot fi puse la dispoziție sau transmise unor părți terțe, în următoarele situații, cum ar fi:
• autorități publice cum ar fi Agenția Națională de Administrare Fiscală, Curtea de Conturi,
Ministere, Autorități Publice Centrale și Locale, Direcția Națională Anticorupție, unități ale Ministerului Afacerilor Interne, unități subordonate autorităților și instituțiilor publice, Bursa de Valori, Autoritatea de Supraveghere Financiară, Depozitarul Central, etc.
• instanțele de judecată, organele de control judiciar, cabinete avocaționale sau de mediere, unități spitalicești, Direcția de Sănătate Publică, etc, pentru îndeplinirea unor cerințe legale sau pentru protejarea drepturilor și activelor societății CONPET S.A.
• părți terțe achizitoare, în măsura în care activitatea societății ar fi, total sau parțial, transferată iar datele cu caracter personal ale persoanelor vizate ar fi parte din activele reprezentând obiectul tranzacției.
4. CE SE POATE ÎNTÂMPLA DACĂ NU NE FURNIZAȚI DATELE PERSONALE
În unele cazuri, nu aveți o obligație de a ne furniza datele dumneavoastră cu caracter personal.
Totuși, dacă nu ne furnizați datele solicitate, nu vom putea, de exemplu, să încheiem sau să negociem un contract cu dumneavoastră, să prestăm serviciile noastre, să răspundem la reclamații sau solicitări, etc.
5. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE ÎN CEEA CE PRIVEȘTE PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
În contextul prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, potrivit prevederilor Regulamentului 679/2016 privind drepturile persoanei vizate, vă informăm că aveți următoarele drepturi:
• Dreptul de acces al persoanei vizate la datele cu caracter personal.
Persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective.
• Dreptul de rectificare a datelor cu caracter personal
Persoana vizată are dreptul de a obține de la operator, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care o privesc. Ținându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, persoana vizată are dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.
• Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”).
Persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului ștergerea datelor cu caracter personal care o privesc, fără întârzieri nejustificate, iar operatorul are obligația de a șterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:
o datele cu caracter personal nu mai sunt necesare scopului lor inițial pentru care au fost
colectate sau prelucrate și nu mai există un nou scop legal pentru prelucrare;
o baza legală a prelucrării o reprezintă consimțământul persoanei vizate, iar persoana vizată își retrage consimțământul și nu mai există nici un alt temei legal pentru prelucrare;
o persoana vizată își exercită dreptul la opoziție iar societatea nu are motive care să prevaleze în favoarea continuării prelucrării;
o datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
o datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care revine societății pentru respectarea dreptului UE sau al dreptului din România.
• Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării
Persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului restricționarea prelucrării în cazul în care se aplică unul din următoarele cazuri:
o contestați exactitatea datelor prelucrate, pentru o perioadă care să îi permită societății să
verifice exactitatea datelor dumneavoastră;
o prelucrarea este ilegală dar vă opuneți ștergerii datelor dumneavoastră cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor,
o în situația în care societatea nu mai are nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal pentru prelucrarea lor în scopurile declarate, dar dumneavoastră solicitați datele pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
• Dreptul la portabilitatea datelor.
Aveți dreptul de a obține transferul către un alt operator al datelor privitoare la dumneavoastră.
• Dreptul la opoziție
În orice moment, persoana vizată are dreptul de a se opune, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrării datelor cu caracter personal care o privesc, inclusiv creării de profiluri. Operatorul nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care demonstrează că are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
• Dreptul la retragerea consimțământului.
Aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. Astfel, puteți modifica sau elimina consimțământul în orice moment, cu excepția cazului în care există un motiv legal sau un interes legitim pentru a nu face acest lucru.
• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere
Vă informăm că beneficiați de dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru. În România, această autoritate este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
6. SECURITATEA PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Societatea CONPET S.A. vă informează că, atât în acord cu Politica de Securitate privind protecția persoanelor fizice în ceea ce priveçte prelucrarea datelor cu caracter personal, cât çi prin conformarea cu cerințele Regulamentului 679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce priveçte prelucrarea datelor cu caracter personal çi privind libera circulație a acestor date, adoptă, implementează, evaluează și îmbunătățește, în mod constant și continuu, măsurile tehnice și organizatorice adecvate și oportune cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, menite
să garanteze și să protejeze drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor fizice, în special a dreptului la viața intimă, familială și private.
7. DATE DE CONTACT
Denumire societate: CONPET S.A.
Adresă sediu social: Xxxxxx Xxxx 0000 xx. 1-3, Ploiești, 100569, Județul Prahova Număr de telefon: 0000-000000
Număr fax: 0000-000000
Adresa de email: xxxxxx@xxxxxx.xx
Date de contact ale responsabilului cu protecția datelor cu caracter personal Adresa de email: xxx@xxxxxx.xx