DECIZIA NR. 1/2014 A CONSILIULUI DE ASOCIERE UE-REPUBLICA MOLDOVA

ACTE ADOPTATE DE ORGANISME CREATE PRIN ACORDURI INTERNAŢIONALE

DECIZIA NR. 1/2014 A CONSILIULUI DE ASOCIERE UE-REPUBLICA MOLDOVA

din 16 decembrie 2014

de adoptare a propriului regulament de procedură și a celui al Comitetului de asociere și subcomitetelor [2015/671]

CONSILIUL DE ASOCIERE UE-REPUBLICA MOLDOVA,

având în vedere Acordul de asociere între Uniunea Europeană și Comunitatea Europeană a Energiei Atomice și statele membre ale acestora, pe de o parte, și Republica Moldova, pe de altă parte (1) (denumit în continuare „acordul”), în special articolul 434,

întrucât:

(1) În conformitate cu articolul 464 din acord, anumite părți ale acordului au fost aplicate cu titlu provizoriu de la 1 septembrie 2014.

(2) Conform articolului 435 alineatul (2) din acord, Consiliul de asociere urmează să își stabilească propriul regulament de procedură.

(3) Conform articolului 437 alineatul (1) din acord, Consiliul de asociere urmează să fie asistat în îndeplinirea sarcinilor sale de un comitet de asociere, iar conform articolului 438 alineatul (1) din acord, Consiliul de asociere urmează să stabilească, în regulamentul său de procedură, sarcinile și modul de funcționare ale Comitetului de asociere,

ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:

Articolul 1

Se adoptă regulamentul de procedură al Consiliului de asociere și cel al Comitetului de asociere și al subcomitetelor, astfel cum sunt prevăzute în anexa I și, respectiv, anexa II.

Articolul 2

Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.

Adoptată la Bruxelles, 16 decembrie 2014.

Pentru Consiliul de asociere Președintele

F. MOGHERINI

(1) JO L 260, 30.8.2014, p. 4.

ANEXA I

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL CONSILIULUI DE ASOCIERE

Articolul 1

Dispoziții generale

(1) Consiliul de asociere instituit în conformitate cu articolul 434 alineatul (1) din Acordul de asociere între Uniunea Europeană și Comunitatea Europeană a Energiei Atomice și statele membre ale acestora, pe de o parte, și Republica Moldova, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”) își exercită atribuțiile în conformitate cu articolele 434 și 436 din acord.

(2) Astfel cum se prevede la articolul 435 alineatul (1) din acord, Consiliul de asociere este compus din membri ai Consiliului Uniunii Europene și din membri ai Comisiei Europene, pe de o parte, și din membri ai Guvernului Republicii Moldova, pe de altă parte. Componența Consiliului de asociere ține seama de chestiunile specifice care trebuie abordate în cadrul fiecărei reuniuni. Consiliul de asociere se reunește la nivel de miniștri.

(3) Astfel cum se prevede la articolul 436 alineatul (1) din acord și în vederea realizării obiectivelor acordului, Consiliul de asociere este împuternicit să ia decizii obligatorii pentru părți. Consiliul de asociere ia măsurile necesare pentru a pune în aplicare deciziile respective, inclusiv, dacă este necesar, împuternicind organismele specifice instituite în temeiul acordului să acționeze în numele său. De asemenea, Consiliul de asociere poate să formuleze recomandări. Acesta adoptă deciziile și recomandările prin acord între părți, după finalizarea procedurilor interne respective. Consiliul de asociere poate delega competențele sale Comitetului de asociere.

(4) Părțile din prezentul regulament de procedură sunt definite la articolul 461 din acord.

Articolul 2

Președinția

Părțile dețin președinția Consiliului de asociere, alternativ, pentru o perioadă de 12 luni. Prima perioadă începe la data primei reuniuni a Consiliului de asociere și se încheie la 31 decembrie în același an.

Articolul 3

Reuniuni

(1) Consiliul de asociere se reunește cel puțin o dată pe an, precum și atunci când circumstanțele impun acest lucru, prin acordul comun al părților. Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, Consiliul de asociere se reunește în locul obișnuit rezervat sesiunilor Consiliului Uniunii Europene.

(2) Fiecare sesiune a Consiliului de asociere se desfășoară la o dată convenită de părți.

(3) Reuniunile Consiliului de asociere sunt convocate în comun de către secretarii Consiliului de asociere, în acord cu președintele Consiliului de asociere, cel târziu cu 30 de zile calendaristice înainte de data reuniunii.

Articolul 4

Reprezentare

(1) Membrii Consiliului de asociere pot fi reprezentați dacă nu sunt în măsură să participe la reuniune. În cazul în care un membru dorește să fie reprezentat, acesta notifică în scris președintelui Consiliului de asociere numele reprezen­ tantului său înainte de reuniunea la care urmează să fie reprezentat.

(2) Reprezentantul unui membru al Consiliului de asociere exercită toate drepturile membrului pe care îl reprezintă.

Articolul 5

Delegații

(1) Membrii Consiliului de asociere pot fi însoțiți de funcționari. Înaintea fiecărei reuniuni, președintele Consiliului de asociere este informat, prin intermediul secretariatului Consiliului de asociere, cu privire la componența prevăzută a delegației fiecărei părți.

(2) Consiliul de asociere poate, cu acordul părților, să invite reprezentanți ai altor organisme ale părților sau experți independenți dintr-un anumit domeniu care să participe la reuniunile sale, în calitate de observatori sau pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice. Părțile convin cu privire la termenii și condițiile în care acești observatori pot participa la reuniuni.

Articolul 6

Secretariat

Un funcționar al Secretariatului General al Consiliului Uniunii Europene și un funcționar al Republicii Moldova exercită, în comun, funcția de secretari ai Consiliului de asociere.

Articolul 7

Corespondență

(1) Corespondența adresată Consiliului de asociere se trimite fie secretarului din partea Uniunii, fie celui din partea Republicii Moldova, care, la rândul său, informează celălalt secretar.

(2) Xxx doi secretari ai Consiliului de asociere asigură transmiterea acestei corespondențe președintelui Consiliului de asociere și, dacă este cazul, difuzarea sa membrilor Consiliului de asociere.

(3) Corespondența astfel distribuită se transmite, după caz, Secretariatului General al Comisiei Europene, Serviciului European de Acțiune Externă, reprezentanțelor permanente ale statelor membre pe lângă Uniunea Europeană și Secreta­ riatului General al Consiliului Uniunii Europene, precum și Misiunii Republicii Moldova pe lângă Uniunea Europeană.

(4) Comunicările președintelui sunt trimise destinatarilor, în numele său, de către cei doi secretari ai Consiliului de asociere. Aceste comunicări se transmit, dacă este cazul, membrilor Consiliului de asociere astfel cum se prevede la alineatul (3).

Articolul 8

Confidențialitate

În afara cazului în care părțile decid altfel, reuniunile Consiliului de asociere nu sunt publice. Atunci când o parte transmite informații semnalate Consiliului de asociere drept confidențiale, cealaltă parte tratează aceste informații ca atare.

Articolul 9

Ordinea de zi a reuniunilor

(1) Președintele Consiliului de asociere stabilește ordinea de zi provizorie a fiecărei reuniuni a Consiliului de asociere. Aceasta se transmite de către secretarii Consiliului de asociere destinatarilor menționați la articolul 7, cel târziu cu 15 zile calendaristice înainte de data reuniunii.

Ordinea de zi provizorie conține punctele a căror înscriere pe ordinea de zi a fost cerută președintelui cel târziu cu 21 de zile calendaristice înainte de începerea reuniunii. Aceste puncte nu sunt înscrise pe ordinea de zi provizorie decât dacă documentele justificative relevante au fost transmise secretarilor înainte de data trimiterii ordinii de zi.

(2) Consiliul de asociere adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Punctele care nu figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi dacă părțile convin astfel.

(3) Președintele poate, în urma consultării cu părțile, să reducă termenele indicate la alineatul (1), pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.

Articolul 10

Proces-verbal

(1) Xxx doi secretari ai Consiliului de asociere întocmesc împreună un proiect de proces-verbal pentru fiecare reuniune.

(2) Procesul-verbal cuprinde, ca regulă generală, pentru fiecare punct al ordinii de zi:

(a) documentele prezentate Consiliului de asociere;

(b) declarațiile a căror înscriere în procesul-verbal a fost cerută de către un membru al Consiliului de asociere; precum și

(c) chestiunile asupra cărora părțile au ajuns la un acord, cum ar fi deciziile adoptate, declarațiile convenite și concluzii.

(3) Proiectul de proces-verbal se supune spre aprobare Consiliului de asociere. Consiliul de asociere aprobă proiectul de proces-verbal respectiv cu ocazia următoarei sale reuniuni. Ca alternativă, proiectul de proces-verbal poate fi aprobat în scris.

Articolul 11

Decizii și recomandări

(1) Consiliul de asociere adoptă decizii și formulează recomandări de comun acord între părți și după finalizarea procedurilor lor interne respective.

(2) Consiliul de asociere poate totodată să adopte decizii sau să formuleze recomandări prin procedură scrisă, dacă părțile convin astfel. În acest scop, textul propunerii este transmis în scris membrilor de către președintele Consiliului de asociere, în temeiul articolului 7, cu un termen de cel puțin 21 de zile calendaristice în care membrii să își exprime rezervele sau amendamentele. Președintele poate, în urma consultării cu părțile, să reducă termenele indicate anterior, pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.

(3) Documentele adoptate de Consiliul de asociere, în sensul articolului 436 alineatul (1) din acord, poartă titlul de

„decizie” sau, respectiv, de „recomandare”, urmat de un număr de ordine, de data adoptării și de o descriere a obiectului acestora. Deciziile și recomandările Consiliului de asociere se semnează de către președinte și se autentifică de către cei doi secretari ai Consiliului de asociere. Deciziile și recomandările respective sunt transmise fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 7 din prezentul regulament de procedură. Fiecare parte poate decide în legătură cu publicarea deciziilor și recomandărilor Consiliului de asociere în propria sa publicație oficială.

(4) Fiecare decizie a Consiliului de asociere intră în vigoare la data adoptării, cu excepția cazului în care decizia prevede altfel.

Articolul 12

Regimul lingvistic

(1) Limbile oficiale ale Consiliului de asociere sunt limbile oficiale ale părților.

(2) În afara cazului în care se decide altfel, Consiliul de asociere deliberează pe baza documentelor întocmite în aceste limbi.

Articolul 13

Cheltuieli

(1) Fiecare parte își asumă orice cheltuieli rezultate în urma participării la reuniunile Consiliului de asociere, atât în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.

(2) Cheltuielile legate de serviciile de interpretare la reuniuni și de traducerea și reproducerea documentelor sunt suportate de Uniune. În cazul în care Republica Moldova solicită interpretarea sau traducerea în și din alte limbi decât cele prevăzute la articolul 12, cheltuielile aferente sunt suportate de către Republica Moldova.

(3) Alte cheltuieli privind organizarea reuniunilor sunt suportate de către partea care găzduiește reuniunile.

Articolul 14

Comitetul de asociere

(1) În conformitate cu articolul 437 alineatul (1) din acord, Consiliul de asociere este asistat în exercitarea atribuțiilor sale de către Comitetul de asociere. Comitetul de asociere este alcătuit din reprezentanți ai părților, în principiu la nivel de înalți funcționari.

(2) Comitetul de asociere pregătește reuniunile și deliberările Consiliului de asociere, pune în aplicare, dacă este cazul, deciziile acestuia și asigură continuitatea relațiilor de asociere și buna funcționare a acordului în general. Comitetul de asociere examinează toate problemele care îi sunt transmise de către Consiliul de asociere, precum și orice alte probleme care pot să apară în cadrul aplicării acordului. Comitetul de asociere prezintă Consiliului de asociere, spre aprobare, propuneri sau proiecte de decizii sau recomandări. În conformitate cu articolul 438 alineatul (2) din acord, Consiliul de asociere poate delega competența de a lua decizii Comitetului de asociere.

(3) Comitetul de asociere adoptă deciziile și formulează recomandările pentru care a fost autorizat în temeiul acordului.

(4) În cazul în care acordul menționează o obligație sau o posibilitate de consultare sau în cazul în care părțile decid de comun acord să se consulte reciproc, aceste consultări pot avea loc în cadrul Comitetului de asociere, cu excepția cazurilor în care acordul prevede altfel. Consultările pot continua în cadrul Consiliului de asociere, în cazul în care părțile convin astfel.

Articolul 15

Modificarea regulamentului de procedură

Prezentul regulament de procedură poate fi modificat în conformitate cu articolul 11.

ANEXA II

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL COMITETULUI DE ASOCIERE ȘI AL SUBCOMITETELOR

Articolul 1

Dispoziții generale

(1) Comitetul de asociere instituit în conformitate cu articolul 437 alineatul (1) din Acordul de asociere între Uniunea Europeană și Comunitatea Europeană a Energiei Atomice și statele membre ale acestora, pe de o parte, și Republica Moldova, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”) asistă Consiliul de asociere în exercitarea atribuțiilor sale și îndeplinește sarcinile prevăzute de acord și care i-au fost încredințate de Consiliul de asociere. În temeiul articolului 438 alineatul (1) din acord, Consiliul de asociere stabilește atribuțiile și funcționarea Comitetului de asociere în regulamentul său de procedură.

(2) Comitetul de asociere pregătește reuniunile și deliberările Consiliului de asociere, pune în aplicare, dacă este cazul, deciziile Consiliului de asociere și asigură continuitatea relațiilor de asociere și buna funcționare a acordului în general. Comitetul de asociere examinează toate problemele care îi sunt transmise de Consiliul de asociere, precum și orice alte probleme care pot să apară în cadrul punerii în aplicare curente a acordului. Comitetul de asociere prezintă Consiliului de asociere, spre adoptare, propuneri sau proiecte de decizii sau recomandări.

(3) Astfel cum se prevede la articolul 437 alineatul (2) din acord, Comitetul de asociere este compus din reprezentanți ai părților, în principiu la nivel de înalți funcționari, care sunt responsabili pentru chestiunile specifice urmând a fi abordate în cadrul unei anumite reuniuni.

(4) În temeiul articolului 438 alineatul (4) din acord, în cazul în care Comitetul de asociere reunit în configurația comerț, astfel cum este prevăzut la articolul 438 alineatul (4) din acord (denumit în continuare „Comitetul de asociere reunit în configurația comerț”),desfășoară sarcinile care îi sunt conferite prin titlul V din acord, acesta este alcătuit din înalți funcționari ai Comisiei Europene și ai Republicii Moldova care sunt responsabili pentru comerț și aspecte legate de comerț. Un reprezentant al Comisiei Europene sau al Republicii Moldova care este responsabil pentru comerț și aspecte legate de comerț exercită funcția de președinte al Comitetului de asociere reunit în configurația comerț în conformitate cu articolul 2 din prezentul regulament de procedură. La reuniuni participă, de asemenea, un reprezentant al Serviciului European de Acțiune Externă.

(5) Astfel cum se prevede la articolul 438 alineatul (3) din acord, Comitetul de asociere are competența de a adopta decizii în cazurile prevăzute în acord și în domeniile în care Consiliul de asociere i-a delegat competențe. Aceste decizii sunt obligatorii pentru părți, care iau măsurile necesare pentru a le pune în aplicare. Comitetul de asociere adoptă deciziile prin acord între părți, după finalizarea procedurilor interne în vederea adoptării lor.

(6) Părțile din prezentul regulament de procedură sunt definite în conformitate cu articolul 461 din acord.

Articolul 2

Președinția

Părțile dețin președinția Comitetului de asociere, alternativ, pentru o perioadă de 12 luni. Prima perioadă începe la data primei reuniuni a Consiliului de asociere și se încheie la 31 decembrie în același an.

Articolul 3

Reuniuni

(1) În afara cazului în care părțile convin altfel, Comitetul de asociere se întrunește în mod regulat, cel puțin o dată pe an. Se pot ține sesiuni extraordinare ale Comitetului de asociere la cererea oricăreia dintre părți, dacă părțile sunt de acord.

(2) Xxxxxxx reuniune a Comitetului de asociere este convocată de președintele acestuia la locul și data stabilite de comun acord de către părți. Convocarea la reuniune este transmisă membrilor de către secretariatul Comitetului de asociere cel târziu cu 28 de zile calendaristice înainte de începerea reuniunii, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

(3) Comitetul de asociere în configurația comerț se reunește cel puțin o dată pe an și atunci când circumstanțele impun acest lucru. Fiecare reuniune este convocată de către președintele Comitetului de asociere în configurația comerț la data, locul și conform modalităților convenite de părți. Convocarea la reuniune este transmisă membrilor de către secretariatul Comitetului de asociere reunit în configurația comerț cel târziu cu 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii, în afara cazului în care părțile convin altfel.

(4) În măsura posibilităților, reuniunea obișnuită a Comitetului de asociere este convocată cu suficient timp înainte de reuniunea obișnuită a Consiliului de asociere.

(5) În mod excepțional și dacă părțile convin în acest sens, reuniunile Comitetului de asociere pot fi desfășurate și prin orice mijloace tehnologice convenite, de exemplu prin videoconferință.

Articolul 4

Delegații

Înaintea fiecărei reuniuni, părțile sunt informate, prin intermediul secretariatului Comitetului de asociere, cu privire la componența prevăzută a delegației participante la reuniune a fiecărei părți.

Articolul 5

Secretariat

(1) Un funcționar al Uniunii Europene și un funcționar al Republicii Moldova exercită în comun funcția de secretari ai Comitetului de asociere și îndeplinesc împreună sarcinile de secretariat, în afara cazului în care prezentul regulament de procedură prevede altfel, într-un spirit de încredere reciprocă și de cooperare.

(2) Un funcționar al Comisiei Europene și un funcționar al Republicii Moldova care sunt responsabili pentru comerț și aspecte legate de comerț exercită în comun funcția de secretari ai Comitetului de asociere reunit în configurația comerț.

Articolul 6

Corespondență

(1) Corespondența adresată Comitetului de asociere se trimite secretarului oricăreia dintre părți, care, la rândul său, informează celălalt secretar.

(2) Secretariatul Comitetului de asociere asigură transmiterea corespondenței adresate Comitetului de asociere către președintele Comitetului de asociere și difuzarea sa, atunci când este cazul, ca documente menționate la articolul 7.

(3) Corespondența din partea președintelui este trimisă părților de către secretariat în numele președintelui. Corespondența este difuzată, după caz, astfel cum se prevede la articolul 7.

Articolul 7

Documente

(1) Documentele sunt difuzate prin intermediul secretarilor Comitetului de asociere.

(2) O parte transmite documentele sale propriului secretar. Secretarul transmite documentele respective secretarului celeilalte părți.

(3) Secretarul Uniunii difuzează documentele reprezentanților relevanți ai Uniunii și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Republicii Moldova.

(4) Secretarul Republicii Moldova difuzează documentele către reprezentanții relevanți ai Republicii Moldova și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Uniunii.

Articolul 8

Confidențialitate

În afara cazului în care părțile decid altfel, reuniunile Comitetului de asociere nu sunt publice. Atunci când o parte transmite informații desemnate drept confidențiale Comitetului de asociere, cealaltă parte tratează aceste informații ca atare.

Articolul 9

Ordinea de zi a reuniunilor

(1) Secretariatul Comitetului de asociere stabilește o ordine de zi provizorie pentru fiecare reuniune a Comitetului de asociere, precum și un proiect de concluzii operaționale, astfel cum se prevede la articolul 10, pe baza propunerilor părților. Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele cu privire la care secretariatul Comitetului de asociere a primit, din partea unei părți, o cerere de înscriere pe ordinea de zi, însoțită de documentele relevante, cel târziu cu 21 de zile calendaristice înainte de data reuniunii.

(2) Ordinea de zi provizorie, împreună cu documentele relevante, se difuzează, astfel cum se prevede la articolul 7, cel târziu cu 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii.

(3) Comitetul de asociere adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Alte puncte decât cele care figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi dacă părțile convin astfel.

(4) Președintele reuniunii Comitetului de asociere poate, cu acordul părților, să invite reprezentanți ai altor organisme ale părților sau experți independenți dintr-un anumit domeniu, pe o bază ad hoc, care să participe la reuniunile sale pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice. Părțile se asigură că acești observatori sau experți respectă cerințele privind confidențialitatea.

(5) Președintele reuniunii Comitetului de asociere poate, în urma consultării cu părțile, să reducă termenele prevăzute la alineatele (1) și (2), pentru a lua în considerare circumstanțe speciale.

Articolul 10

Proces-verbal și concluzii operaționale

(1) Xxx doi secretari ai Comitetului de asociere întocmesc împreună un proiect de proces-verbal pentru fiecare reuniune a Comitetului de asociere.

(2) Procesul-verbal cuprinde, ca regulă generală, pentru fiecare punct al ordinii de zi:

(a) lista participanților la reuniune, lista funcționarilor care îi însoțesc și lista eventualilor observatori sau experți prezenți la reuniune;

(b) documentele prezentate Comitetului de asociere;

(c) declarațiile a căror înscriere în procesul-verbal a fost solicitată de Comitetul de asociere; precum și

(d) concluziile operaționale ale reuniunii, astfel cum se prevede la alineatul (4).

(3) Proiectul de proces-verbal se înaintează spre aprobare Comitetului de asociere. Comitetul de asociere aprobă proiectul de proces-verbal respectiv cu ocazia următoarei sale reuniuni. Ca alternativă, proiectul de proces-verbal poate fi aprobat în scris. Proiectul de proces-verbal al Comitetului de asociere reunit în configurația comerț din acord se aprobă în termen de 28 de zile calendaristice de la fiecare reuniune. O copie se trimite fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 7.

(4) Proiectul de concluzii operaționale ale fiecărei reuniuni este redactat de secretarul Comitetului de asociere al părții care deține președinția Comitetului de asociere și este transmis părților, împreună cu ordinea de zi, în mod normal cel târziu cu 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii. Acest proiect este actualizat în cursul reuniunii, iar la sfârșitul acesteia, în afara cazului în care s-a convenit altfel de către părți, Comitetul de asociere adoptă concluziile operaționale, care reflectă acțiunile subsecvente convenite de părți. După aprobare, concluziile operaționale sunt anexate la procesul-verbal, iar punerea lor în aplicare este examinată în cursul următoarelor reuniuni ale Comitetului de asociere. În acest scop, Comitetul de asociere adoptă un model care să permită urmărirea fiecărei acțiuni în raport cu un termen specific.

Articolul 11

Decizii și recomandări

(1) În cazurile specifice în care acordul conferă competența de a lua decizii sau în cazul în care această competență i-a fost delegată de către Consiliul de asociere, Comitetul de asociere ia decizii. De asemenea, Comitetul de asociere formulează recomandări. Deciziile și recomandările se adoptă de comun acord între părți și după finalizarea procedurilor lor interne respective. Fiecare decizie sau recomandare se semnează de către președintele Comitetului de asociere și se autentifică de către cei doi secretari ai Comitetului de asociere.

(2) Comitetul de asociere poate să adopte deciziile sau recomandările prin procedură scrisă, dacă părțile convin astfel. Procedura scrisă constă într-un schimb de note între secretari, în acord cu părțile. În acest scop, textul propunerii este difuzat în temeiul articolului 7, cu un termen de cel puțin 21 de zile calendaristice pentru comunicarea eventualelor rezerve sau modificări. Președintele poate, în urma consultării cu părțile, să reducă termenele indicate în prezentul alineat, pentru a lua în considerare circumstanțe speciale. După ce se ajunge la un acord cu privire la text, decizia sau recomandarea se semnează de către președinte și se autentifică de către secretari.

(3) Actele elaborate de Comitetul de asociere se numesc „decizie” sau, respectiv, „recomandare”. Fiecare decizie intră în vigoare la data adoptării, cu excepția cazului în care decizia prevede altfel.

(4) Deciziile și recomandările sunt transmise părților.

(5) Fiecare parte poate decide în legătură cu publicarea deciziilor și a recomandărilor Comitetului de asociere în propria sa publicație oficială.

Articolul 12

Rapoarte

Comitetul de asociere raportează Consiliului de asociere cu privire la activitățile sale și ale subcomitetelor, grupurilor de lucru și ale altor organisme din cadrul său, cu ocazia fiecărei reuniuni ordinare a Consiliului de asociere.

Articolul 13

Regimul lingvistic

(1) Limbile oficiale ale Comitetului de asociere sunt limbile oficiale ale părților.

(2) Limbile de lucru ale Comitetului de asociere sunt limbile engleză și română. În afara cazului în care se decide altfel, Comitetul de asociere deliberează pe baza documentelor întocmite în limbile respective.

Articolul 14

Cheltuieli

(1) Fiecare parte suportă orice cheltuieli rezultate în urma participării la reuniunile Comitetului de asociere, atât în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.

(2) Cheltuielile legate de organizarea reuniunilor și reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

(3) Cheltuielile legate de serviciile de interpretare la reuniuni și de traducerea documentelor în sau din engleză și română, astfel cum se prevede la articolul 13 alineatul (1) sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

Interpretarea și traducerea în sau din alte limbi sunt suportate direct de partea solicitantă.

(4) În cazurile în care este necesară traducerea unor documente în limbile oficiale ale Uniunii, cheltuielile sunt suportate de către Uniune.

Articolul 15

Modificarea regulamentului de procedură

Prezentul regulament de procedură poate fi modificat printr-o decizie a Consiliului de asociere, în conformitate cu articolul 438 alineatul (1) din acord.

Articolul 16

Subcomitete, comitete sau organisme speciale

(1) În conformitate cu articolul 439 alineatele (1) și (3) din acord, Comitetul de asociere poate decide să înființeze subcomitete în domenii specifice necesare pentru punerea în aplicare a acordului, altele decât cele prevăzute în acord, pentru a asista Comitetul de asociere în exercitarea atribuțiilor sale. Comitetul de asociere poate decide desființarea oricărui astfel de subcomitet și poate stabili sau modifica regulamentul de procedură al acestuia. În afara cazului în care se decide altfel, subcomitetele își desfășoară activitatea sub autoritatea Comitetului de asociere, căruia îi transmit rapoarte după fiecare reuniune.

(2) În afara cazului în care există dispoziții diferite prevăzute de acord sau convenite în cadrul Consiliului de asociere, prezentul regulament de procedură se aplică mutatis mutandis oricărui subcomitet menționat la alineatul (1).

(3) Reuniunile subcomitetelor pot fi organizate în mod flexibil, în funcție de necesități, fie în persoană, la Bruxelles sau în Republica Moldova, fie, de exemplu, prin videoconferință. Subcomitetele acționează ca platformă pentru monito­ rizarea progreselor privind apropierea în domenii specifice, pentru discutarea anumitor chestiuni și probleme generate de acest proces și pentru formularea unor recomandări și concluzii operaționale.

(4) Secretariatul Comitetului de asociere primește o copie a întregii corespondențe relevante și a tuturor documentelor și comunicărilor aparținând unui subcomitet, comitet sau organism special.

(5) În afara cazului în care există dispoziții diferite prevăzute de acord sau convenite de părți în cadrul Consiliului de asociere, subcomitetele, comitetele și organismele speciale au numai competența de a face recomandări Comitetului de asociere.

Articolul 17

Prezentul regulament de procedură se aplică mutatis mutandis Comitetului de asociere reunit în configurația comerț, în afara cazului în care se prevede altfel.