având ca scop atribuirea unui contract de achiziție publică de prestari servicii de ORGANIZARE EVENIMENT în cadrul proiectului
ANUNȚ DE PUBLICITATE – ACHIZIȚIE DIRECTĂ
având ca scop atribuirea unui contract de achiziție publică de prestari servicii de ORGANIZARE EVENIMENT în cadrul proiectului
„Festivalul Internațional Propatria- Tinere Talente Românești”, ediția a XIV-a, proiect finanțat de Departamentul pentru Romanii de Pretutindeni
Informații despre contextul care a determinat achiziționarea produsului
Achiziția de prestări organizare eveniment se realizează în cadrul contractului de finanțare DRP C229/ 25.07.2024 ce are ca obiect acordarea finanțării nerambursabile de către DRP în cadrul proiectului
„Festivalul Internațional Propatria- Tinere Talente Românești”, ed. a XIV-a
1. Autoritatea contractantă:
Asociația cuturala romano-italiana PROPATRIA, Odv, cod fiscal 97590150583, cu sediul în Roma, xxx Xxxxxxxx 000, xxx 00166, tel. x00 0000000000, e-mail xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
2. Obiectul si natura serviciilor achiziției
2.1 Obiectivul specific la care contribuie furnizarea produsului
Echipa de management a proiectului „Festivalul Internațional Propatria- Tinere Talente Românești”, are sarcina de a coordona implementarea proiectului și de ducerea la bun sfârșit a acestuia. Pentru buna desfășurare a activității echipei de management este necesară achiziția de servicii de organizare eveniment care sa ajute echipa la realizarea obiectivelor si la stocarea informațiilor si documentelor produse pe parcursul implementării proiectului, prin modalitatea Anunț de publicitate
- achiziție directa offline, în conformitate cu dispoziţiile Art. 7, alin. (5) din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, coroborate si cu prevederile Art. 43, alin. (1) si (2) din H.G. 395/02.06.2016 privind Normele Metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile.
2.2 Serviciile solicitate
Prestatorul va acorda beneficiarului servicii profesionale de organizare eveniment pe perioada proiectului, iulie-octombrie 2024.
În cadrul prezentului anunț se detaliază cerințele serviciilor de organizare evenimente și servicii integrate de logistica si comunicare, 2 loturi.
LOT 1: Servicii logistice
LOT 2: Servicii de promovare
LOT 1 - SERVICII LOGISTICE
Servicii solicitate:
TRANSPORT
- International - un numar de 110 bilete de avion tur/retur, pe rutele: Paris-Roma-Paris, Paris-Istanbul-Paris, Roma-Istanbul-Bucuresti, Roma-Berlin-Paris-Viena-Milano, Bucuresti- Roma-Bucuresti, Roma-Bucuresti-Roma, Viena-Roma-Viena, Bucuresti-Viena-Bucuresti, Bucuresti-Milano-Bucuresti, Zurich-Bucuresti-Zurich.
- National- 3 bilete de tren pe ruta Milano- Roma
CAZARE-MASA
- cazari cu mic dejun inclus pentru un numar de 25 de persoane, artisti si Staff pentru 3 nopti in localitatile: Roma, Milano, Viena, Berlin, Istanbul, Paris si Bucuresti, pentru un total de 250 de nopti, in limita pragului legal admis de HG 518/95de 150 euro /noapte (in tarile UE) si 140$/noapte (in tarile extra UE).
- asigurarea meselor principale, pranz si cina, in localitatile menționate pentru 25 de persoane, pentru un numar total de 189 de mese, in limita pragului legal admis de HG 719/202, de 130 lei/pers/zi.
- asigurarea serviciilor de protocol care includ cafea, apa, sucuri, catering, pentru toate evenimentele si repetitiile prevazute in program, in limita pragului legal admis de HG 719/202, de 20 lei/pers/zi.
ÎNCHIRIERE SALI DE CONCERT la Milano, Berlin, Viena, Roma.
Salile concert vor avea o capacitate de minim 100 de persoane - maxim 500 de persoane
Salile trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
• sala va dispune de echipamentul minim necesar: acces internet (wi-fi), laptop, videoproiector, ecran de proiecție, sonorizare.
• nu se admite ca sala de concert să fie situată la subsol sau în spații fără aerisire, precum şi cu lumină artificială în procent de peste 60 % din zi;
•. sala să fie izolată fonic, astfel încât participanții să nu fie deranjați de alte activități care au loc în aceeași clădire sau în imediata apropiere;
• locația desfășurării evenimentelor va fi agreată cu Beneficiarul, care va comunica răspunsul ofertantului în timp util, pentru a rezerva locația pentru eveniment și pentru a plăti serviciile aferente;
• durată închiriere sală: 1 zi - 8 ore.
Operatorul economic va asigura prezența permanentă a 1 sau 2 persoane, după caz, care va/vor sprijini participanții pe toată durata evenimentului.
Desfășurarea evenimentelor:
Concertele se vor desfășura în 6 tari, Italia -Roma si Milano, Franta-Paris, Turcia-Istanbul, Germania- Berlin, Austria-Viena, Romania-Bucuresti, într-o singură zi, și vor avea o durată de maxim 2 ore, 2 (doua) ore/eveniment si 4 (patru) ore repetitii.
Evenimentele se vor desfășura în lunile septembrie si octombrie 2024 datele exacte a acestora fiind comunicate Prestatorului de către Beneficiar în termen de 2(două) săptămâni după intrarea în vigoare a contractului.
ÎNCHIRIEREA si acordarea instrumentelor muzicale pentru concertele din program, pian, contrabas, baterie, tambal.
LOT 2: SERVICII DE PROMOVARE
Realizarea de Printuri: 20 afise 70/100, 1 roll-up, 1000 programe de sala, 100 cataloage,
birou de presa, videoreportaj final, actualizare site, web marketing si promovare sponsorizata facebook.
Asigurarea documentarii foto/video si a 2 transmisii in streaming Furnizarea diplomelor, trofeelor si plachetelor personalizate, pentru premii
Alte activitati care intra in atributia operatorului economic:
1. Inregistrarea participantilor pe liste de prezenta, primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor.
2. 2. Transmiterea invitatiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea confirmarilor, etc...
3. Colectarea de la participanti si predarea formularelor privind participarea, inclusiv asigurarea completarii conform regulilor finantatorului.
4. Asigurarea imaginii vizuale a proiectului ( punerea la loc vizibil a afisului proiectului si a roll- up-ului)
5. Realizarea de fotografii pe parcursul desfasurarii evenimentului (cel putin 10/eveniment)
6. Elaborarea chestionarului de evaluare a evenimentului si asigurarea completarii acestuia de catre fiecare participant.
7. Elaborarea raportului evenimentului.
Data exacta de desfasurare va fi comunicata catre prestator cu minim 15 zile inainte de eveniment.
2.3 Experții solicitați pentru derularea contractului/lot:
Prestatorul are obligaţia de a propune experţi calificaţi pentru realizarea activităţilor si va fi responsabil pentru activitatea experţilor şi pentru obţinerea rezultatelor contractului.
Experţii propuşi vor avea calificarea şi experienţa profesională necesare pentru acoperirea cu succes a tuturor activităţilor indicate în caietul de sarcini. Membrii echipei trebuie să aibă o experienţă anterioară în domeniul specific.
Ofertantul va detalia resursele umane (experţii-cheie şi non-cheie numiţi generic prin competenţele lor) pe care le va aloca derularii contractului, precizând numărul de zile lucratoare/om pentru experţi cheie şi non-cheie. Ofertantul va prezenta organizarea şi responsabilităţile fiecărui expert în executarea contractului, asigurând corelarea între natura activităţii, expertiza acestuia, cu numărul de zile alocate fiecarui expert în fiecare lună pe perioada derulării contractului.
Înlocuirea experţilor cheie şi/sau non-cheie, precum şi suplimentarea numărului acestora faţă de numărul iniţial prevăzut în ofertă în cazul necesităţii unui astfel de demers pentru asigurarea bunei desfăşurari a contractelor subsecvente se realizează numai cu aprobarea autorităţii contractante.
Durata contractului va fi de 6 luni de la data semnării ordinului de începere.
3. Valoarea Serviciilor
3.1 Bugetul alocat este de 350.000,00 de lei (tva inclus)
4. Termenul de primire a ofertelor și adresa la care se depun / transmit ofertele: Începând cu data de 1.06.2024 pana la 15.06.2024 / ora 10:00, prin posta la adresa Xxxx, xxx Xxxxxxxx 000, cap 00166 , sau e-mail la xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
5. Modalități și condiții de plată
Contractantul va emite factura pentru produsul livrat. Factura va avea menționat numărul contractului, datele de emitere și de scadența ale facturii respective. Factura va fi trimisă în original la adresa specificată de Autoritatea contractantă.
Factura va fi emisă după semnarea de către Autoritatea contractantă a procesului verbal de recepție, acceptat.
Procesul verbal de recepție va însoți factura și reprezintă elementul necesar realizării plății. Responsabil pentru procedura de achiziții Xxxxxx Xxxxxx, x000000000000, x.xxxxxx000@xxxxx.xxx
AUTORITATEA CONTRACTANTĂ
Asociația cuturala romano-italiana PROPATRIA, Odv
Xxxxxx XXXXXX Președinte