INSTRUCTIUNI catre OFERTANTI
INSTRUCTIUNI catre OFERTANTI
Capitol 1 – INFORMATII GENERALE
1.1. Informatii privind Autoritatea Contractanta
Autoritatea contractanta este AGENŢIA PENTRU DEZVOLTARE REGIONALA BUCURESTI –
ILFOV (ADRBI)
Cod de identitate fiscala: 11869530
Adresa: str. Xxxxx Xxxxxxxx xx. 000,xxxxxx 0, Xxxxxxxxx
Cod NUTS R0081 Bucuresti, Cod Postal: 020076, Tara: Romania, E-mail: xxxxxxx@xxxxx.xx
Telefon/ Fax: +4021.315. 96. 59
1.2. Sursa de finanțare a proiectului
Proiect finanțat în cadrul Programul Regional Bucuresti – Ilfov 2021 – 2027
1.3. Locul de procurare al documentației
1.4 Solicitările de clarificare
Numar zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 6
Numar zile in care autoritatea contractanta va raspunde la solicitarile de clarificari: 3
Capitolul 2 - OBIECTUL CONTRACTULUI
2.1. Descrierea contractului:
2.2. Tipul contractului şi locația: contract/contracte de prestari servicii organizate in regiunea Bucuresti - Ilfov
2.3. Procedura se finalizează prin: atribuirea, pentru fiecare lot in parte, a unui contract de prestari servicii ofertantului care va indeplini toate criteriile de calificare si cerintele din caietul de sarcini.
Autoritatea contractanta isi rezerva dreptul de a atribui contracte prin combinarea unor loturi sau grupuri de loturi: unul sau mai multe loturi
2.4. Durata contractului de servicii:
Contractul de incheie pe o perioada de 6 luni, cuprinsa intre data semnarii de catre ambele parti si pana la indeplinirea tuturor obligatiilor asumate de catre partile semnatare ale contractului.
2.5. Oferte alternative
Nu se acceptă oferte alternative.
2.6. Ajustarea preţului contractului
Nu se acceptă actualizarea prețului contractului. Prețul ramane ferm pe toata durata de
desfasurare a contractului
2.7. Descrierea succintă a obiectului contractului
Agenţia pentru Dezvoltare Regională Bucureşti-Ilfov, prin proiectele în care este implicată şi Programul Regional Bucureşti-Ilfov 2021-2027, pe care îl gestionează in calitate de Autoritate de management, coordoneaza și gestioneaza fondurile și resursele destinate dezvoltării regionale.
Obiectivul general al proiectului este să sprijine Autoritatea de Management pentru Programul Regional București în derularea de evenimente de tip conferință, grup de lucru sau seminar pe teme de interes pentru dezvoltarea regională a regiunii București-Ilfov.
Obiectivul specific il reprezinta achizitia de servicii furnizate de experți – lectori de excelenta pentru elaborare și susținere prezentări pe teme specifice la evenimente de învățare și/sau seminarii organizate de AM PR BI pe 5 teme: 1) Smart region, Smart city, 2) New European Bauhaus 3) Mobilitate inteligentă, 4) Dezvoltare Regioanlă și Politica de Coeziune și 5) Achiziții Publice
Cod CPV: 79951000-5 Servicii de organizare de seminarii (Rev.2);
2.8. Valoarea estimată a achizitiei
Valoarea estimata totala a achizitiei este de 80.000 lei fara TVA, din care:
LOT 1: Servicii de expertiză pentru eveniment Smart region, smart city - 2 lectori /seminar, cu un cost total estimativ de 20.000 lei, fara TVA;
Seminarul de tip ”learning event” se va derula fizic pe durata unei zile, max 8h, urmat de o sesiune virtuală de discuții de xxx. 2h, pe idei de proiecte.
➢ LOT 2: Servicii de expertiză pentru eveniment New European Bauhaus - 2 lectori/seminar, cu un cost total estimativ de 18.750 Lei, fara TVA;
Seminarul de tip ”learning event” se va derula fizic pe durata unei zile, max 8h, urmat de o
sesiune virtuală de discuții de xxx. 2h, pe idei de proiecte,
➢ LOT 3: Servicii de expertiză pentru eveniment Mobilitate Urbană – 2 lectori, cu un cost total estimativ de 18.750 Lei, fara TVA;
Seminarul de tip ”learning event” se va derula fizic pe durata unei zile, max 8h, urmat de o
sesiune virtuală de discuții de max 2h, pe idei de proiecte.
➢ LOT 4: Servicii de expertiză pentru eveniment Dezvoltarea regională și Politica de
Coeziune – 1lector, cu un cost total estimativ de 10.500 Lei, fara TVA;
Conferința de tip ”learning event” se va derula fizic pe durata unei zile, max 8h.
➢ LOT 5: Servicii de expertiză pentru seminar Achiziții Publice – 1 lector, cu un cost total estimativ de 12.000 Lei, fara TVA;
Seminarul se va derula fizic pe durata a două zile, 6h/zi.
2.9 Criteriul de atribuire:
Pentru fiecare lot, criteriul de atribuire va fi: cel mai bun raport calitate/pret
Detaliile privind acordarea punctajului, factori de evaluare a ofertelor si modul de calcul al punctajului, se regasesc in caietul de sarcini la cap. 6
Capitolul 3. DEPOZITE VALORICE ŞI GARANŢII
3.1. Garantie de participare: Nu este cazul
3.2. Garantie de buna executie: Nu este cazul
Capitolul 4 - LEGISLAȚIA APLICATĂ
a) Legea privind achizitiile nr. 98/2016 actualizata
b) Hotararea de Guvern nr. 395/2016 d pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice actualizata prin HG nr.419/2018 din 8 iunie 2018
c) Procedura proprie Anexa 2 - ADRBI
Capitolul 5 - CERINȚE MINIME DE CALIFICARE
Cerinte referitoare la motivele de excludere
Cerinţa 1 – Motive de excludere
Ofertantii/asociatii, tertii susţinători si subcontractantii nu trebuie sa se regaseasca in situaţiile prevăzute la art 164, 165, 167 din Legea nr.98/2016.
Modalitate de indeplinirea a cerinţei: se vor completa de către operatorii economici ofertantii la procedura de atribuire informaţiile aferente situaţiei lor, urmatoarele Formulare:
- Formularul 4 - Declaratie privind neincadrarea in art. 164 din Lg98/2016
- Formularul 5 - Declaratie privind neincadrarea in art. 165 din Lg98.2016
- Formularul 6 - Declaratie privind neincadrarea in art. 167 din Lg98.2016
Nota:
Incadrarea in situaţiile prevăzute la art.164, art. 165 si art. 167 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice atrage excluderea ofertantului din procedura aplicata pentru atribuirea contractului de achiziţie publica.
Cerinţa 2 – Informatii referitoare la conflictul de interese
Ofertanţii, membrii asocierii, tertii susţinători si subcontractantii nu se incadreaza in situaţiile posibile generatoare de conflicte de interese, conform prevederilor art. 60 din Legea nr 98/2016 privind achiziţiile publice.
Modalitate de îndeplinirea a cerinţei:
• se va completa Formularul 2 - Declaratie privind neincadrarea in art. 60 din Legea 98/2016 Operatorii economici isi vor asuma inexistenta conflictului de interese cu persoanele care deţin funcţii de decizie în cadrul autoritatii contractante. Persoanele cu funcţie de decizie din cadrul autoritatii contractante in ceea ce priveşte organizarea, derularea si finalizarea procedurii de atribuire sunt:
1. Xxx Xxxxxxx Xxxxxx - Director General
2. Xxxxxx Xxxxxxx – Director Economic
3. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx – Xxx Xxxxxxxx Administrativ Arhiva Achizitii
4. Xxxxxxx Xxxx – Sef Birou Asistenta tehnica
5. Alina Constanta Xxxxxxx-Xxxxxxx - Sef Birou evaluare program
6. Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx - Expert Birou evaluare program
7. Xxxxx Xxxxx – expert Birou Asistenta Tehnica
8. Xxxxxxx Xxxxxxxx – expert achizitii publice – SAAA
9. Xxxxxxxx Xxxx – expert achizitii publice – SAAA
Incadrarea in situaţiile prevăzute la art.60 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice atrage excluderea ofertantului din procedura aplicata pentru atribuirea contractului de achiziţie publica.
Daca exista incertitudini referitoare la situaţia personala a unui operator economic, autoritatea contractanta poate solicita informaţii direct de la autoritatile competente.
Capitolul 6 - Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale
Documente solicitate: Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comerţului
Justificare:
Documentul se solicita pentru a se putea verifica daca obiectul contractului are corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comertului depus de ofertant in sensul in care acesta este autorizat conform legii sa desfasoare activitati economice de acest fel.
Certificatului Constatator trebuie sa contina informatii reale/actuale la data prezentarii documentului. In cazul unei oferte depusa de catre o asociere, codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC prezentat de fiecare membru al asocierii trebuie sa aiba corespondent pentru partea de contract pe care o va realiza. Din documentul de inregistrare trebuie sa reiasa ca ofertantii detin cod CAEN aferent procedurii de atribuire. Codurile CAEN ale tuturor membrilor asocierii trebuie sa acopere întreg obiectul contractului.
-În cazul unui ONG /Persoane juridice non-profit, se vor depune urmatoarele documente care sa ateste ca persoana semnatara este autorizata: Statutul cu modificarile la zi (incluzând si încheierile de sedinta).
-Persoane juridice/fizice straine: Pentru a-si demonstra capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, operatorul economic va prezenta documente care dovedesc forma de înregistrare/atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional, conforme legii tarii de rezidenta a operatorului economic (se va verifica prin accesarea xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx.xx). - prezentarea Certificatului de rezidenta fiscala (evitarea dublei impuneri) sau o declaratie valabila pentru anul calendaristic in curs
In cazul în care oferta este depusa de o asociere, fiecare asociat (inclusiv liderul) va prezenta
aceste documente pentru partea de contract pe care o va realiza.
In cazul în care oferta este depusa de o asociere se va prezenta Formularul - Acord de asociere
În cazul în care vor exista subcontractanti se va prezenta Formularul - Acord de subcontractare si declaratia privind subcontractarea.
NOTA: In cazul în care ofertantul participă cu ofertă pentru mai multe loturi, formularele si
toate documentele solicitate vor fi completate si prezentate pentru fiecare lot.
Capitolul 7 - MODUL DE ELABORARE, PREZENTARE ȘI DEPUNERE A OFERTELOR
7.1. Modul de prezentare a propunerii tehnice
Propunerea tehnica va respecta intocmai cerintele din caietul de sarcini si va avea un caracter ferm si obligatoriu din punct de vedere al continutului pe toata durata prestarii serviciilor, aceasta reprezentand anexa la contract.
Oferta tehnica presupune asumarea cerințelor listate în caietul de sarcini.
Propunerea tehnica va contine:
1. Prezentarea detaliată a modalității de lucru conform specificațiilor tehnice din caietul
de sarcini
Oferta tehnica va fi elaborata in asa fel încât, în procesul de evaluare, informatiile din cuprinsul acesteia sa permita identificarea facila a corespondentei cu cerintele tehnice din caietul de sarcini. Toate cerintele din caietul de sarcini sunt minime si obligatorii, iar nerespectarea uneia dintre cerinte va duce automat la declararea ofertei ca fiind neconforma. Nu vor fi acceptate oferte partiale, ci doar oferte complete, care satisfac toate cerintele prezentei documentatii.
Toate informațiile din cadrul propunerii tehnice vor trebuie să fie relevante în raport cu obiectul contractului, respectiv să reflecte propria abordare propusă de ofertant referitoare la modul în care se vor realiza activitățile stabilite și se vor atinge rezultatele vizate prin implementarea contractului, prin raportare la necesitățile, obiectivele și constrângerile autorității contractante, astfel cum au fost explicitate acestea în cadrul caietului de sarcini. Prestatorul va trebui să descrie în cadrul ofertei, detaliat, metodele folosite în cadrul contractului, principalele activități legate de organizarea contractului, expertul/lector, programul și livrabilele. Descrierea trebuie să fie suficient de clară și concretă astfel încât să se poată identifica rezultatele.
2. Declaratia pe propria raspundere (Formularul 10), conform art. 51, alin. 1 din Legea 98/2016. Dupa caz, declaratia se va prezenta si de catre subcontractant/ subcontractanti si/sau tert/terti sustinator/sustinatori.
Institutiile competente de la care operatorii economici pot obtine informatii detaliate privind reglementarile specifice in domeniile mediului, social si al relatiilor de munca sunt:
• Ministerul Mediului, Apelor si Padurilor Adresa: Bvd. Libertatii nr. 12, Sector 5, Bucuresti Web: xxxx://xxx.xxxxxx.xx
• Ministerul Xxxxxx, Familiei, Protectiei Sociale si Persoanelor Vârstnice Adresa: xxx.Xxx.X.Xxxxxxxx xx.0-0 xxxxxxxx 0 Xxxxxxxxx, xxx xxxxxx 010026 Adresa web:xxxx://xxx.xxxxxxx.xx.
3. Declaratie privind acceptarea clauzelor contractuale, (Formularul 3) prin care operatorul economic isi da acordul cu privire la clauzele contractuale din modelele de contract si se obligă să respecte toate obligaţiile menţionate în conţinutul acestora.
4. Alte documente si informatii pe care ofertantul le considera semnificative pentru evaluarea corespunzatoare a propunerii tehnice.
Obs: operatorii economici pot face mentiuni in legatura cu clauzele contractuale in perioada de clarificari la documentatia de atribuire. Conform art. 137-(3) b. din HG 395/2016, va fi declarata neconforma oferta care conţine propuneri de modificare a clauzelor contractuale pe care le-a stabilit autoritatea contractantă în cadrul documentaţiei de atribuire, care sunt în mod evident dezavantajoase pentru aceasta din urmă, iar ofertantul, deşi a fost informat cu privire la respectiva situaţie, nu acceptă renunţarea la clauzele respective.
Nota:
Subcontractantii trebuie sa respecte aceleasi obligatii ca si ofertantii în domeniul mediului, social si al relatiilor de munca, stabilite prin legislatia adoptata la nivelul Uniunii Europene, legislatia nationala, prin acorduri colective sau prin tratatele si acordurile internationale în aceste domenii.
Documentele emise in alta limba vor fi insotite de traducerea autorizata in limba romana. Propunerile tehnice care nu vor contine cel putin informatiile/datele minime indicate in caietul de sarcini, vor fi declarate neconforme si vor atrage excluderea ofertantului din procedura (art.133, alin. (2) din HG 395/2016).
Pentru informatii neclare sau neconcludente, autoritatea contractanta poate solicita clarificari.
7.2. Modul de prezentare a propunerii financiare
Operatorii economici vor întocmi propunerea financiara in lei (fara TVA), avand la baza cerintele mentionate in caietul de sarcini pentru fiecare lot in parte, folosindu-se formularul de oferta (Formularul 11).
Operatorii economici vor elabora propunerea financiară, astfel încât aceasta să reflecte
costul total pentru fiecare tip de seminar/LOT respectiv.
Propunerea financiara va avea un caracter ferm si obligatoriu din punct de vedere al continutului pe toata perioada de valabilitate stabilita de autoritatea contractanta si asumata de ofertant.
La elaborarea propunerii financiare, ofertantul va lua în calcul toate cheltuielile pe care le implică îndeplinirea obligațiilor contractuale, marja de profit, eventualele deduceri aflate sub efectul unui legi, precum si orice alte costuri necesare pentru prestarea serviciilor conform prevederilor contractului si a dispozitiilor legale in vigoare.
Oferta financiara trebuie sa fie corelata cu propunerea tehnica.
In elaborarea ofertei financiare se va tine cont de prevederile art. 210 din Legea nr.98/19.05.2016 privind achizitiile publice si prevederile si art.136 din HG 935.2016, cu referire la pretul neobisnuit de scazut sau elemente ale unui pret neobisnuit de scazut. In situatia incadrarii ofertei la Art.210 din Legea 98/2016 (in ansamblul ei sau pe activitati), autoritatea contractanta va solicita clarificari pentru justificarea pretului/costului neobisnuit de scazut.
Modul de prezentare a ofertei
Perioada de valabilitate a ofertei va fi de cel putin 60 zile de la data deschiderii ofertelor.
Pot fi depuse oferte pentru numarul maxim de loturi: 5
Numarul maxim de loturi care pot fi atribuite unui singur ofertant:5
Potrivit dispozitiilor Art. 123 din HG nr. 395/2066, ofertantul elaboreaza oferta în conformitate cu prevederile documentatiei de atribuire si indica, motivat în cuprinsul acesteia, care informatii din propunerea tehnica si/sau din propunerea financiara sunt confidentiale, clasificate sau sunt protejate de un drept de proprietate intelectuala, în baza legislatiei aplicabile. Lipsa acestor informatii presupune ca documentele nu sunt confidentiale.
Ofertantul nu are dreptul ca in cadrul aceleiasi proceduri de atribuire sa depuna doua sau mai multe oferte individuale, sub sanctiunea excluderii din competitie a tututuror ofertelor in cauza.
Oferta primita de autoritatea contractanta pe adresa de email indicata in anuntul publicitar, însa, dupa expirarea datei si orei limita pentru depunere, va fi declarata întârziata si respinsa ca fiind neconforma.
Capitolul 8 – REGULI DE COMUNICARE
Pentru comunicarile anterioare depunerii ofertelor:
Eventuale clarificari/ iformatii suplimentare se pot solicita pe email, la adresa xxxxxxx@xxxxx.xx, cu maxim 6 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor. Solicitarile de clarificari depuse dupa termenul mentionat mai sus nu vor fi luate in considerare.
Raspunsurile la solicitarile de clarificare se vor posta, în mod consolidat, la link-ul xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/ cu minim 3 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor.
Pentru comunicarile ulterioare depunerii ofertelor:
In cazul în care autoritatea contractanta solicita clarificari sau completari ale documentelor depuse, acestea se vor face prin e-mail iar raspunsurile la clarificari/ completari se vor face de asemenea, tot prin e-mail pentru documentele solicitate.
Rezultatul evaluarii de oferte va fi transmis în cadrul unei informari oficiale scrise
(comunicari oficiale), prin email, fiecarui operator economic participant cu oferta.
Capitolul 9 - INFORMATII SUPLIMENTARE
Autoritatea contractanta are dreptul de a anula aplicarea procedurii de achizitie publica in conditiile prevazute de lege. In cazul in care procedura se anuleaza, ofertantii vor fi notificati de catre autoritatea contractanta. In niciun caz autoritatea contractanta nu va fi responsabila pentru daunele, indiferent de natura, legate de anularea procedurii.
Retrageri / Modificari: orice ofertant are dreptul de a-si modifica sau de a-si retrage oferta numai inainte de data si ora limita stabilita pentru depunere si numai printr-o solicitare scrisa în acest sens. Daca ofertantul doreste sa opereze modificari in oferta deja depusa, acesta are obligatia de a asigura primirea si înregistrarea modificarilor respective de catre autoritatea contractanta pâna la data si ora de depunere a ofertelor. Ofertantul nu are dreptul de a-si retrage sau modifica oferta dupa expirarea datei limita pentru depunere, sub sanctiunea excluderii acestuia de la procedura de atribuire a contractului de achizitie publica.
PRECIZARE: Orice exprimare din Documentatia de atribuire care indica o anumita origine, sursa, productie, un procedeu special, o marca de fabrica sau de comert, un brevet, de inventie, un standard, o norma, o licenta de fabricatie, este însotita de mentiunea "sau echivalent".
NOTA:
Termenul ”zile” defineste “zile calendaristice”, în afara cazului în care se prevede expres că este zi lucrătoare.