CONSILIUL JUDEŢEAN ARAD

ROMÂNIA

CONSILIUL JUDEŢEAN ARAD

000000 - Xxxx, xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, xx. 22

Tel. 0000-000-000000 Fax. 0000-000-000000

xxxx://xxx.xxxxxx.xx xxxxxxxx@xxxxxx.xx

F-P.S. – 01.01

Nr. ................... din ............................... Aprob:

PREȘEDINTE,

Xxxxxx Xxxxxx

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ELEMENTELOR DE IEȘIRE NECONFORME

Cod: P.S.-MC – 8.7

Ediția: I Revizia: 1 Avizat

Reprezentant Managementul Calității Președinte Comisia de Monitorizare

Xxxx Xxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx

Elaborat Responsabil calitate Xxxxxxx Xxxxx

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

xxx.xxxx.xx

Cuprins

1. Scop 3

2. Domeniu de aplicare 3

3. Documente de referință 3

4. Definiții și abrevieri 3

5. Descrierea procedurii 5

6. Responsabilități 8

7. Formular evidență modificări 9

8. Formular analiză procedură 10

9. Formular distribuire procedură 11

10. Anexe 15

10.1 Diagrama de proces 16

10.2 Formulare 17

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

1. Scop

(1) Procedura stabileste modalităţi de control al elementelor de iesire depistate neconform; (2)Procedura descrie activităţile desfăşurate pentru identificarea, documentarea, evaluarea, separarea, tratarea elementelor de iesire neconforme şi înştiinţarea funcţiilor sau părţilor implicate pentru a se asigura că nu este permisă utilizarea sau livrarea neintenţionată a produselor/ serviciilor neconforme cu condiţiile specificate.

2. Domeniu de aplicare

(1) Procedura se aplică de către tot personalul CJA implicat în activităţile de tratarea serviciului neconform.

3. Documente de referință

3.1. Reglementări internaționale:

• SR EN ISO 9001:2015 – Sisteme de Management al Calității. Cerinte.

• SR EN ISO 9000:2015 – Sisteme de management al calității. Principii fundamentale și vocabular.

3.2. Legislație primară:

• Ordonanța Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

• Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice.

3.3. Alte reglementări interne ale entității publice:

• P.S. 01 – Procedura de sistem privind elaborarea procedurilor documentate

• Regulamentul de organizare şi funcționare al Consiliului Judeţean Arad;

• Dispoziții ale președintelui Consiliului Judeţean Arad.

4. Definiţii şi abrevieri

4.1. Definiții

▪ Neconformitate - neîndeplinirea unei cerinţe (SR EN ISO 9000:2015);

▪ Acţiune corectivă - acţiune de eliminare a cauzei unei neconformităţi si de prevenire a reapaririei (SR EN ISO 9000:2015);

▪ Corecţia - acţiunea de eliminare a unei neconformităţi detectate (SR EN ISO 9000:2015);

▪ Defect - neîndeplinirea unei cerinţe referitoare la o utilizare intentionata sau specificată.

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

4.2. Abrevieri

▪ E.P. – Entitate publică;

▪ C.J. AR – Consiliul Județean Arad

▪ C.S. – Compartiment de specialitate

▪ P.S. - Procedură de sistem

▪ F – Formular

▪ I.S.O. – Organizația Internațională de Standardizare

▪ S.M.C. – Sistem de Management al calității

▪ R.M.C. – Reprezentant managementul calității

▪ R.C. – Responsabil Calitate

▪ E.F. – Entitate funcțională

5. Descrierea procedurii

5.1 Identificarea serviciului neconform

(1) Identificarea de produs/ serviciu neconform are loc în următoarele situaţii:

⮚ la recepţia materialelor sau alte produse aprovizionate;

⮚ la controlul pe flux al produselor aprovizionate;

⮚ la controlul pe flux al lucrărilor de investitie;

⮚ la furnizarea serviciilor de administratie publica

(2) Identificarea se face de către:

⮚ şef compartiment Aprovizionare/ achiziţii publice pentru produse aprovizionate;

⮚ responsabilii de proces pe flux sau final;

⮚ şefii de compartimente/ birouri/ servicii;

⮚ beneficiarii de servicii.

(3) În cazul în care la recepția materialelor sau a altor produse aprovizionate se identifică produs neconform, se analizează de către biroul Achiziții/ Aprovizionare al CJA şi se returnează sau se utilizează cu derogare numai cu acordul acestuia.

(4) Dacă identificarea produsului/serviciului neconform are loc pe flux, final sau la furnizare se analizează şi se tratează conform punctului 8.2.

(5) Produsele, serviciile sau procesele, care în urma verificărilor, monitorizărilor sau controalelor realizate se dovedesc a fi neconforme, sunt tratate astfel încât abaterile constatate să fie soluționate. (6) Neconformitățile identificate sunt documentate în scopul de a fi evaluate și de a se stabili, de factorii responsabili, modul de tratare. Modul de tratare poate fi unul din următoarele:

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

a) intreprinderea unor acțiuni de eliminare a neconformității (corecţii - de genul refaceri documente/planificări/raportări, etc);

b) autorizarea utilizării, eliberării sau acceptării cu derogare dată de Președinte, sau acolo unde este aplicabil de către client;

c) intreprinderea unor acţiuni care să împiedice utilizarea inițial intenționată (de exemplu: întrerupere serviciu neconform, returnare la furnizor produse achiziţionate neconforme etc).

d) intreprinderea unei acțiuni corespunzătoare efectelor sau potențialelor efecte ale neconformității, atunci cand serviciul neconform este detectat după livrare sau după ce utilizarea sa a început.

(7) Modul de tratare stabilit este înscris în documentele/ fișierele unde se consemnează neconformitatea și unde se confirmă și soluționarea problemei/data soluționării (de regulă de persoana responsabilă cu urmărirea soluționării problemei semnalate).

(8) Atunci când se consideră necesar, pentru abateri de la cerințele specificate de client, se solicită acceptul clientului sau a reprezentantului acestuia pentru modul de tratare stabilit.

(9) Produsele/serviciile neconforme care au fost corectate sunt reverificate în conformitate cu procedurile specifice aplicabile iar rezultatele reverificării sunt consemnate.

5.2. Analiza şi tratarea elementelor de ieșire neconforme

(1) Proprietarii de proces (şefii CS) la care se identifică produs/serviciu neconform analizează natura şi stabilesc modul de tratare a produsului/serviciului neconform pe flux, final şi la furnizare servicii, împreună cu conducerea CJA. În acest sens, proprietarii de proces deschid RNAc, conform model formular F- P.S.-MC-10.2-02 “Neconformități. Acţiuni corective”. Proprietarii de proces dispun şi aplică acţiuni corective/preventive.

(2) Tratarea produsului/serviciului neconform se realizează prin una din următoarele metode:

a) prin corectare pentru eliminarea produsului aprovizionat neconform identificat;

b) prin autorizarea livrării cu derogare;

c) prin implementarea corecţiilor şi acţiunior corective pentru serviciul furnizat identificat neconform.

Proprietarii de proces la care se identifică produs/serviciu neconform păstrează înregistrări ale remedierilor sau derogărilor. Când produsul/ serviciul neconform este corectat, acesta trebuie să fie reverificat pentru a se demonstra că este conform cu cerinţele specificate.

5.3. Neconformitati tipice identificate în cadrul CJA

(1) Personalul de verificare, identifică neconformitățile ca urmare a măsurărilor, monitorizărilor și verificărilor efectuate la produs/ serviciu, așa cum este stabilit în procedurile de sistem și

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

operaționale care descriu procesele și activitățile desfășurate.

Neconformitățile sunt documentate de personalul de verificare care le-a identificat astfel:

a) neconformitățile identificate la documentele/documentațiile întocmite de personalul compartimentelor de specialitate din CJA (incorectitudine, incompletitudine, nerespectare prevederi legale, necorelări cu alte documente, etc.) – se determină prin activitățile de verificare/avizare a acestora.

Indiferent de modul de documentare, din modul de formulare a observațiilor trebuie să rezulte și soluția care trebuie adoptată pentru tratarea neconformității. Modul de tratare uzual este “refacerea documentului”. Elaboratorul va modifica documentul conform cerințelor, după care va fi supus din nou ciclului de avizări/aprobări stabilit;

b) neconformități identificate la documentațiile elaborate de entități externe (furnizori/prestatori, instituții, societăți aflate în subordinea sau care se finanțează de Consiliul Judeţean Arad, etc.) care rezultă din activitățile de verificare, acceptare, avizare, aprobare a acestora – se documentează prin scrisori, adrese, avize. Corecțiile necesar a fi operate la aceste documente sunt efectuate de elaboratori, după care procesul de evaluare a documentației refăcute este reluat;

c) neconformități identificate în timpul activităților de analiza și control realizate de personalul din cadrul CJA (indiferent de tipul analizei sau controlului și de modul de inițiere a acestuia) - se documentează prin Procese verbale de analiza/control sau de constatare a contravenției, Note de constatare, Răspunsuri către petenți, Rapoarte privind rezultatul activităților de analiză/control efectuate, etc. și se tratează conform prevederilor din procedurile specifice aplicabile;

d) neconformitățile identificate la lucrările de investiții (construcții, instalații, reparații, etc.) coordonate de compartimentele de specialitate din cadrul CJA - se înregistrează în Procese verbale de constatare, Dispoziții de șantier, Procese verbale de recepție, etc. după cum este cazul. Modul de tratare se stabilește de executant cu acceptul proiectantului și personalului responsabil din CJA. Neconformitățile sunt rezolvate de executantul lucrării, dar sunt urmărite de personalul responsabil din CJA;

e) neconformitățile referitoare la timpul de răspuns la solicitările clienților – se urmăresc prin sistemul informatic de înregistrare a documentelor intrate și ieșite, conform procedurii de sistem P.S.-04, Registratura și circuitul documentelor, care se transmit la Președinte și la Directorii Executivi responsabili, pentru corecție;

f) neconformități la produsele și serviciile achiziționate – se identifică în urma activităților de control sau de verificare și se documentează în adrese scrise transmise la furnizor/prestator. Produsele/serviciile remediate/refăcute sunt reverificate pentru a se stabili dacă sunt conforme ;

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

g) neconformitățile identificate prin auditare internă – se tratează în conformitate cu prevederile procedurii P.S.-MC-9.2 “Auditul intern”.

5.4 Urmărirea și analiza neconformităților

(1) Lunar, șeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformitățile identificate în entitatea pe care o coordonează și identifică situațiile pentru care este necesară inițierea unor acțiuni corective pentru eliminarea cauzelor existente ale acestora. Inițierea acțiunilor corective se face atunci când sunt identificate probleme referitoare la calitatea serviciilor care sunt sistematice sau au un impact major asupra calității sau costurilor.

(2) Ori de câte ori este cazul, sunt propuse sau aprobate (în cazul în care au fost propuse de personalul din subordine) măsuri corective prin care se urmărește eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformități. Acțiunile corective inițiate se procesează în conformitate cu prevederile procedurilor generale "Neconformități. Acțiuni corective”, cod P.S. MC-10.2.

5.7 Măsuri privind Managementul Calităţii

(1) Prezenta procedură se revizuieşte ori de câte ori este nevoie, responsabil fiind elaboratorul de procedură.

(2) Implementarea şi urmărirea implementării procedurii va fi coordonată de către Responsabilul Calității la nivelul Consilului Județean Arad, care a elaborat procedura.

(3) Cel puţin o dată pe an se va face instruirea personalului care aplică prezenta procedură în vederea respectării și implementării eficiente și eficace.

(4) R.M.C. la nivelul Consilului Județean Arad va asigura instruirea șefilor de compartimente față de procedura de sistem.

(5) Șefii de compartimente vor asigura instruirea pentru personalul din subordine față de prezenta procedură.

6. Responsabilități

6.1. Preşedinte/persoana desemnată

- Analizează şi decide returnarea materialelor neconforme la furnizor sau utilizarea cu derogare;

- Decide privind livrarea cu derogare pentru produse aprovizionate neconforme;

- Ia măsuri corespunzătoare privind produsul/serviciul neconform detectat după furnizare;

- Dispune acţiuni corective/preventive la produs/serviciu neconform constatat;

- Verifică modul în care aceste acţiuni au fost realizate

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

6.2. Directori Executivi/ Șefii CS - Comisie de recepție

- Urmăresc ca modul de identificare, documentare și soluționare a neconformităților din zonele pe care le coordonează să fie conform prevederilor prezentei proceduri si/sau fiselor de proces, procedurilor operationale si specifice aplicabile.

- Efectueaza analize referitoare la neconformitatile identificate in zona lor de activitate si initiaza actiuni corective/preventive, dupa cum este cazul.

- Identifică produse neconforme la recepţia materialelor aprovizionate;

- Identifică produs/serviciu neconform la controlul pe flux, final sau la furnizare ;

- Intervin când este cazul asupra produsului/serviciului neconform ;

- Deschid şi completează RNAc pentru produsul/serviciul neconform;

- Iau măsuri corespunzătoare privind produsul/serviciul neconform detectat după furnizare;

- Reverifică produsul aprovizionat neconform corectat pentru a se demonstra conformitatea cu cerinţele;

- Păstrează înregistrări ale remedierilor sau derogărilor.

6.3. Personalul de verificare

- Identifică și documentează neconformități pentru produse, servicii sau procese.

- Stabilește, atunci când este cazul, modul de tratare și urmărește aplicarea acestuia.

- Efectuează re-verificarea produselor/serviciilor remediate, reparate, refacute și consemnează rezultatele în înregistrări specifice.

6.4. Personalul care soluționează neconformitățile

7. Formular evidență modificări

- Răspunde de aplicarea modului de tratare și solutionarea neconformităților.

Nr. crt.	Ediție	Data ediției	Revizie	Data reviziei	Nr. pagină modificată	Descriere modificare	Semnătură conducător compartiment
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	I	10.07. 2019	0			Implementarea standardului ISO

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

						9001:2015
2.			1	06.01. 2020		3.4. Alte reglementări interne ale entității publice

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

CONSILIUL JUDEŢEAN ARAD	COMPARTIMENTUL GUVERNANȚĂ CORPORATIVĂ ȘI AJUTOR DE STAT
	PROCEDURA DE SISTEM CONTROLUL ELEMENTELOR DE IEȘIRE NECONFORME
	Cod: P.S.-MC– 8.7	Ediția: I
		Revizia: 0
		Pagina 10 din 12

8. Formular analiză procedură

Nr. crt.	Compartiment	Nume și prenume conducător compartiment	Înlocuitor de drept sau delegat	Xxxx favorabil		Aviz nefavorabil
				Semnătură	Data	Observații	Semnătură	Data
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Secretar General al Județului	Xxxx Xxxxxxx
2	Dir. Comunic., Strateg, Adm. Publ.	Xxxx Xxxxxx
3	Dir. Economică	Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx
4	D.A.Ș	Xxxxxxxx Xxxxxxx
5	Dir. The. Investiții	Xxxxxxxxx Xxxxxx
6	Dir. Programe F. I.	Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
7	Serv. G.R.U.	Xxxxx Xxxxxx
8	Serv. M.S.	Xxxxx Xxxxx
9	Serv. Achiziții Publice	Xxxxx Xxxx
10	Serv. G. C. A. S.T.	Xxxx Xxx
11	Secret. Tehnic Com. Monit.

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

xxx.xxxx.xx

CONSILIUL JUDEŢEAN ARAD	COMPARTIMENTUL GUVERNANȚĂ CORPORATIVĂ ȘI AJUTOR DE STAT
	PROCEDURA DE SISTEM CONTROLUL ELEMENTELOR DE IEȘIRE NECONFORME
	Cod: P.S.-M.C.– 8.7	Ediția: I
		Revizia: 0
		Pagina 11 din 12

9. Formular distribuire (difuzare) procedură

Nr. crt.	Compartiment	Nume şi prenume	Data primirii	Semnătură	Data retragerii procedurii înlocuite	Semnătură	Data intrării în vigoare
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Secretar General al Județului	Xxxx Xxxxxxx
2	Dir. Comunic. Strateg, Adm. Publ.	Xxxx Xxxxxx
3	Dir. Economică	Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx
4	D.A.Ș	Xxxxxxxx Xxxxxxx
5	Dir. The. Investiții	Xxxxxxxxx Xxxxxx
6	Dir. Programe F. I.	Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
7	Serv. G.R.U.	Xxxxx Xxxxxx
8	Serv. M.S.	Xxxxx Xxxxx
9	Serv. Achiziții Publice	Xxxxx Xxxx
10	Serv. G. C. A. S.	Xxxx Xxx

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

xxx.xxxx.xx

CONSILIUL JUDEŢEAN ARAD	COMPARTIMENTUL GUVERNANȚĂ CORPORATIVĂ ȘI AJUTOR DE STAT
	PROCEDURA DE SISTEM CONTROLUL ELEMENTELOR DE IEȘIRE NECONFORME
	Cod: P.S.-MC– 8.7	Ediția: I
		Revizia: 0
		Pagina 12 din 12

10. Anexe

10.1 Diagrama de proces

1. Identificarea produsului/ serviciului neconform
a) aprovizionat	b) pe flux şi final	c) la furnizare

Verificarea Produsului /

Serviciului

returnare

Decizie

utilizare cu derogare

Livrare

Corectare

3.

Necesitatea de acţiuni corective ?

NU

STOP

Implementare Ac

b) Livrare cu derogare

a) Corectare

2. Analiza şi tratarea produsului/ serviciului neconform

DA

Se aplică P.S. MC – 10.2

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

xxx.xxxx.xx