Contract

Procedura operațională pentru selecția cererilor de finanțare pentru participări la evenimente științifice naționale și internaționale

(revizuită și completată, mai 2020)

1. Scop

Scopul acestei proceduri este de a stabili condițiile pentru selecția cererilor de finanțare pentru participări la evenimente științifice (conferințe, simpozioane) naționale și internaționale, cu lucrare invitată, sau acceptată spre prezentare. Prezenta procedură a fost elaborată de echipa de management și implementare a proiectului și poate fi completată în funcție de necesitățile reale ce decurg din implementarea activității.

2. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică pentru participarea la selecția cererilor de finanțare pentru participări (inclusiv online) la evenimente științifice naționale și internaționale ale experților / cercetătorilor angajați sau înrolați în grupul țintă, în cadrul proiectului cu titlul Excelență, performanță și competitivitate în activități CDI la Universitatea „Dunărea de Xxx” din Galați (EXPERT), codul 14PFE/17.10.2018.

3. Documente de referință

• Hotărârea nr. 714/2018 privind drepturile și obligațiile personalului autorităților și instituțiilor publice pe perioada delegării și detașării în altă localitate, precum și în cazul deplasării în interesul serviciului.

• HG nr. 518/1995 actualizată – Nivel diurne, plafon cazare, drepturi şi obligaţii deplasări în străinătate.

• Contractul de finanțare al proiectului 14PFE/17.10.2018.

4. Definiții și abrevieri

a) Proiectul Expert - proiectul cu titlul: Excelență, performanță și competitivitate în activități CDI la Universitatea „Dunărea de Xxx" din Galați, EXPERT, cod proiect: 14PFE/17.10.2018, derulat în perioada octombrie 2018 – noiembrie 2020.

b) Participare la evenimente științifice naționale și internaționale – participare la evenimente științifice (conferințe, simpozioane) de prestigiu din țară și străinătate, cu lucrare invitată sau acceptată pentru prezentare în plenul conferinței, sau sub formă de poster (inclusiv online).

c) Procedură - mod specificat de efectuare a unei activități.

d) Autoritatea contractantă - Ministerul Cercetării și Inovării (MCI)

e) Contract de finanțare - document ce include prevederile de ordin tehnic și economic privind derularea și finanțarea activităților proiectului.

f) Grup țintă - cercetători (doctoranzi, postdoctorat, cercetători cu experiență din UDJG) care nu fac parte din echipa de implementare a proiectului EXPERT, dar care beneficiază de rezultatele și activitățile proiectului.

g) Serviciul Cercetare Dezvoltare Inovare (SCDI) - serviciul care asigură managementul și monitorizarea activităților de cercetare, dezvoltare și inovare (CDI) din Universitatea „Dunărea de Jos” din Galați (UDJG).

5. Condiții de eligibilitate

5.1. Participanți

La competiție pot participa cercetători înrolați în grupul țintă în cadrul proiectului cu titlul Excelență, performanță și competitivitate în activități CDI la Universitatea „Dunărea de Xxx” din Galați (EXPERT), codul 14PFE/17.10.2018, sau membri ai echipei de implementare a aceluiași proiect. Beneficiarii unei finanțări în cadrul acestui proiect vor avea ca afiliere exclusivă Universitatea

„Dunărea de Jos” din Galați, pentru toate publicațiile și rezultatele care derivă din activitățile finanțate pentru participări la evenimente științifice naționale și internaționale.

5.2. Acknowledgement

Toate publicațiile și rezultatele apărute în urma activităților finanțate (articol, prezentare Power Point, Beamer sau de alt tip, poster etc), vor avea menționate numele finanțatorului şi numărul contractului de finanțare și trebuie să asigure vizibilitatea siglei proiectului, aceasta figurând pe toate materialele publicabile ca urmare a rezultatelor apărute în urma activităților finanțate prin prezentul contract (excepție făcând articolele sau rezumatele publicate în materialele conferinței). Un exemplu de menționare a sursei de finanțare se află mai jos:

„Această lucrare reprezintă rezultat al proiectului „Excelență, performanță și competitivitate în activități CDI la Universitatea „Dunărea de Xxx” din Galați”, acronim EXPERT, finanțat de Ministerul Cercetării și Inovării prin Programul 1 – Dezvoltarea sistemului național de cercetare- dezvoltare, Subprogram 1.2 – Performanță instituțională – Proiecte de finanțare a excelenței în CDI, Contract nr. 14PFE/17.10.2018”

Pentru contribuțiile elaborate în limba engleză se pot folosi, în funcție de limitările textuale, următoarele variante:

▪ This work was (partially1) supported by the project “Excellence, performance and competitiveness in the Research, Development and Innovation activities at “Dunărea de Jos” University of Galati”, acronym "EXPERT", financed by the Romanian Ministry of Research and Innovation in the framework of Programme 1 – Development of the national research and

1 În cazul în care se primește finanțare din mai multe surse pentru aceeași contribuție.

development system, Sub-programme 1.2 – Institutional Performance – Projects for financing excellence in Research, Development and Innovation, Contract no. 14PFE/17.10.2018.

▪ Part of this work was supported by the project “Excellence, performance and competitiveness in the R&D&I activities at “Dunărea de Jos” University of Galati”, acronym "EXPERT", financed by the Romanian Ministry of Research and Innovation, Programme 1 – Development of the national research and development system, Sub-programme 1.2 – Institutional Performance – Projects for financing excellence in R&D&I, Contract no. 14PFE/17.10.2018.

▪ This work was supported by the project "EXPERT", financed by the Romanian Ministry of Research and Innovation, Contract no. 14PFE/17.10.2018.

▪ This work was supported by the project "EXPERT", Contract no. 14PFE/17.10.2018.

5.3. Structura bugetului

Bugetul alocat acestor activități se referă la participarea la evenimente. Dacă în cerere se solicită doar taxa de înscriere, solicitantul trebuie să menționeze sursele de finanțare ale celorlalte componente (transport, diurnă, cazare, pentru conferințele organizate în altă localitate, decât în Galați) pentru a confirma faptul că participarea la conferință are loc. Prin participare se înțelege prezentarea cel puțin a unei lucrări.

6. Înscrierea, cererea de finanțare și criteriile de selecție

Dosarul pentru finanțare conține următoarele documente:

- Cererea de finanțare (Anexa 1).

- Declarația pe proprie răspundere a solicitantului cu privire la consecințele nerealizării activității finanțate (Anexa 2).

- Acceptul lucrării; dacă acesta nu există la momentul depunerii cererii de finanțare solicitantul depune o declarație pe propria răspundere prin care se angajează ca, în cazul selecției pentru finanțare, să depună acceptul lucrării odată cu referatul de deplasare.

Candidatul care depune cererea de finanțare nu beneficiază de altă finanțare pentru același capitol de cheltuieli, din cele estimate pentru participarea la eveniment. Cercetătorii interesați din grupul țintă vor selecta un Mentor din echipa de implementare a proiectului, cu care vor colabora pentru depunerea cererii. Mentorul sprijină cercetătorii în rezolvarea problemelor logistice privind cererea și desfășurarea deplasării. De asemenea, mentorul supervizează calitatea lucrării și faptul că se respectă cerința privind existența secțiunii de mulțumiri (acknowledgement), cu referire la proiectul EXPERT. Dacă cercetătorul este membru în echipa de implementare a proiectului EXPERT, nu este necesară colaborarea cu un Mentor.

Un candidat poate depune o singură cerere de finanțare pentru participarea la un eveniment științific național sau internațional, în cadrul unei etape de desfășurare a proiectului. La egalitate de puncte, prioritate are solicitantul care nu a mai beneficiat de finanțare pentru deplasări în alte etape ale proiectului.

În perioada de depunere a cererilor (vezi Tabelul 1), Anexele 1 și 2 se vor transmite numai în format pdf, cu semnătura solicitantului, împreună cu acceptul lucrării (dacă există la momentul

depunerii cererii, dacă nu, se depune declarația pe propria răspundere), prin e-mail la adresa: Xxxxxx.Xxxxxx@xxxx.xx.

Fișierele vor fi denumite astfel:

- Anexa 1: Cerere_finantare_Conferinta_Nume_Prenume

- Anexa 2: Declaratie_Conferinta_Nume_Prenume

Cererile de finanțare ale membrilor din grupul țintă se vor trimite, simultan, la mentorul EXPERT.

Pentru aplicațiile selectate la finanțare, în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la afișarea rezultatelor selecției, beneficiarii vor depune următoarele documente:

- Anexele 1 și 2, la doamna Xxxxxx Xxxxxx (Serviciul cercetare dezvoltare inovare),

- Referatul de deplasare, întocmit pe baza sumelor solicitate în aplicație, se depune la Biroul management financiar proiecte (ec. Xxxxx Xxxxxx) și va fi avizat de către directorul de proiect. Referatul de deplasare (internă/internațională), precum și alte formulare posibil necesare se pot descărca de pe pagina: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxx.

Tabelul 1. Calendarul depunerii și selecției aplicațiilor pentru participări la evenimente științifice naționale și internaționale

Etapa	Perioada de depunere a cererilor de finanțare	Perioada de afișare a rezultatelor	Perioada de desfășurare a evenimentului științific
III	1-15 iulie 2019 1-15 sep 2019*	15-20 iulie 2019 15-20 sep 2019	15 iulie 2019 – 5 noiembrie 2019
IV	1-15 ian 2020 1-15 mar 2020*	15-20 ian 2020 15-20 mar 2020	20 ianuarie 2020 – 10 iunie 2020
IV	1- 15 mar 2020**	20-25 mar 2020	1 iul 2020 – 31 aug 2020
V	1-10 iulie 2020 1-15 sep 2020*	10-15 iulie 2020 15-20 sep 2020	15 iul 2020 – 10 noiembrie 2020

* SE ORGANIZEAZĂ SELECȚIA DOAR DACĂ DUPĂ PRIMA COMPETIȚIE FONDURILE ALOCATE NU SE EPUIZEAZĂ.

** Competiție separată pentru finanțarea conferințelor care au loc în prima parte a etapei V (lunile Iulie – August) și/sau pentru care sunt necesare plăți ale taxelor sau biletelor de avion în perioada martie – iunie 2020. Cheltuielile realizate cu acest tip de conferințe se vor deconta din bugetul aferent etapei V iar participarea la acestea va fi contorizată pentru realizarea indicatorilor din etapa V.

Evaluarea și selecția se face de către o echipă de experți din cadrul proiectului, numită de către directorul de proiect, din care pot face parte:

[1] Expertul responsabil activități suport pentru cercetare (stagii, mobilități)

[2] Expertul responsabil pentru eficientizarea activității CDI și îmbunătățirea raportului cost eficiență în activitatea de cercetare.

[3] Expertul responsabil pentru managementul și calitatea mediului de cercetare.

[4] Responsabilul pentru activități de diseminare.

[5] Expertul responsabil internaționalizare

[6] Alți experți care nu au depus cereri în competiție

Pentru fiecare solicitare se calculează punctajul total, în funcție de care se realizează clasamentul cererilor de finanțare. Punctajele se acordă doar pentru lucrarea cea mai bine cotată. Singura excepție este cea în care rezultă două sau mai multe publicații în reviste din Q1 (situație în care punctajul poate depăși maximul de 100 de puncte). Finanțările se acordă în ordinea descrescătoare a punctajelor, în limita bugetului disponibil. Comisia de selecție prezintă un raport cu rezultatele selecției, care va fi avizat de către directorul de proiect. Rezultatele aferente fiecărei competiții vor fi publicate pe site-ul proiectului xxx.xxxxxx.xxxx.xx, secțiunea Mobilități/Participări la conferințe (xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx), în termenul precizat în calendarul detaliat publicat înaintea fiecărei competiții.

Criteriile de selecție sunt următoarele:

Criteriul	Descriere	Punctaj	Punctaj maxim/lucrare
Criteriul I Vizibilitatea și impactul evenimentului	Străinătate – Top – conferințe organizate de asociații profesionale majore de prestigiu (exclus WSEAS, BENA și similar)	30 puncte	30 puncte
	Străinătate – conferințe organizate de Universități aflate în Top 500 Academic Ranking of World Universities (ARWU)	20 puncte
	Străinătate	15 puncte
	Național cu participare internațională - conferințe organizate de asociații profesionale de prestigiu	10 puncte
	Național cu participare internațională	5 puncte
	Național	5 puncte
Xxxxxxxxx XX Relevanța participării și gradul de diseminare al rezultatelor	Lucrare invitată	30 puncte	50 puncte
	Prezentare orală	20 puncte
	Prezentare poster	10 puncte
	Publicare lucrare in extenso în revista cotată Clarivate Analytics, în zona roșu (Q1) (conform clasificării asociate anului în curs)	20 puncte
	Publicare lucrare in extenso în revista cotată Clarivate Analytics, în zona galben (Q2) (conform clasificării asociate anului în curs)	15 puncte
	Publicare lucrare in extenso în revista cotată Clarivate Analytics, zona gri (Q3, Q4) sau	10 puncte

	indexată Science Citation Index Expanded, Social Sciences Citation Index si Arts & Humanities Citation Index și în alte baze de date internaționale (conform clasificării asociate anului in curs)
	Publicare lucrare in extenso în Proceedings	5 puncte
Criteriul III Statutul Aplicantului	Doctorand, Masterand	20 puncte	20 puncte
	Postdoctorand sau tânăr cercetător (mai putin de 8 ani de la obținerea titlului de doctor, cu vârsta sub 35 de ani)	15 puncte
	Senior	10 puncte
TOTAL			100 puncte

7. Decontarea cheltuielilor și raportarea rezultatelor

Se va respecta legislația în vigoare privind eligibilitatea cheltuielilor pentru deplasările în țară și străinătate. La finalizarea evenimentului, beneficiarul finanțării va depune decontul de cheltuieli în maxim 24 de ore, dacă a luat avans, sau 3 zile lucrătoare de la încheierea mobilității, dacă nu a luat avans, la serviciile specializate ale universității pentru deplasări interne și pentru deplasări externe, respectând prevederile legale și procedurile interne ale universității.

În termen de maxim 10 zile de la încheierea deplasării, beneficiarul suportului financiar va transmite la adresa xxxxxxxxxxx@xxxx.xx în format pdf, următoarele documente:

▪ Programul conferinței

▪ Rezumatul/lucrarea in extenso, care trebuie sa aibă mulțumiri pentru proiectul EXPERT

▪ Prezentarea ppt sau posterul, care trebuie sa aibă mulțumiri pentru proiectul EXPERT.

▪ Dovada sau declarația beneficiarului finanțării, privind detaliile publicării lucrării (revista, indexare, data estimată a publicării).

Anexe care fac parte integrantă din prezenta procedură:

- Cererea de finanțare (Anexa 1)

- Declarația pe proprie răspundere a solicitantului cu privire la consecințele nerealizării activității finanțate (Anexa 2).

A. Informații generale

CERERE DE FINANŢARE

Anexa 1.

Nume si prenume, titlul științific:

Data nașterii:

Anul înscrierii la doctorat (doar pentru doctoranzi)

Anul susținerii tezei de doctorat:

Facultatea:

Unitatea de cercetare în care va fi raportată contribuția științifică (centrul cercetare): Statut (grad didactic, doctorand etc.):

Telefon:

Adresa de e-mail:

Mentor EXPERT (pentru grupul tinta):

B. Informații despre eveniment

- Denumirea conferinței/simpozionului

- Țară, oraș:

- Perioada desfășurării:

- Organizatorul conferinței (asociație, universitate, etc):

- Titlul lucrării:

- Autorii lucrării:

- Tipul lucrării (invitată, prezentare orală, poster)

- Domeniul H2020 în care se încadrează:

- Indexarea conferinței în baze de date internaționale:

C. Justificarea oportunității și necesității participării la eveniment și angajamentul privind trimiterea unei lucrări spre publicare :

- se va justifica oportunitatea participării, beneficiul pentru solicitant, statutul organizatorului de instituție aflate în Top 500 Academic Ranking of World Universities (ARWU) sau asociații profesionale majore de prestigiu; se va insera un print screen, o copie, un link;

- se vor furniza detalii privind publicarea lucrării: titlu, autori, denumire revista, se va include tipul revistei (ISI roșu, galben, gri, BDI); se va preciza dacă lucrarea este deja acceptată pentru publicare sau dacă, pentru publicare, există un alt proces de review caz în care se va menționa data limită la care se va trimite lucrarea spre publicare;

- Pentru lucrări invitate se va insera invitația oficială; nu se acceptă invitații la conferințe la care solicitantul face parte din comitetul de organizare sau cel științific.

D. Buget estimativ

Nr.crt.	Capitol de cheltuieli	Valoare (lei/euro/dolari/alte monede)	Termen limită de plată	Contribuții din alte surse (Da/Nu)*1)
1	Taxă participare*2)
2	Transport
3	Cazare*3)
4	Diurnă
5	Asigurare medicală/Taxa viză
TOTAL

*1) Dacă există contribuții din alte surse se va menționa sursa și valoarea cheltuielii acoperite din sursa respectivă. Se acordă atenție maximă evitării riscului de dublă finanțare

*2) Taxa de participare la manifestările științifice din străinătate nu trebuie să depășească valoarea de 650 euro. În cazul existenței unei taxe de participare care depășește suma menționată, solicitantul trebuie să justifice necesitatea/beneficiile participării la conferință, iar aprobarea acesteia se va realiza în funcție de bugetul disponibil al etapei. Se recomandă încurajarea participării la conferințe a doctoranzilor, care beneficiară de taxe de participare mai reduse.

*3) Pentru estimarea costurilor cu cazarea se recomandă identificarea prețurilor existente în orașul/țara de destinație, ținând cont și de limita maximă prevăzută de lege pentru cazarea pe zi. La estimarea sumelor necesare se va ține cont de prețurile identificate, atât pentru obținerea unei estimări cât mai reale a costurilor, cât și pentru evitarea blocării unor sume din buget care ar fi putut fi acordate altor beneficiari. Numărul maxim de zile de cazare care se poate finanța din proiect pentru o manifestare științifică este de 5 zile.

Precizări privind categoriile de cheltuieli eligibile

1. TRANSPORTUL

- Transportul intern: nu se decontează cheltuiala cu biletele de tren aplicanților care au statutul de student doctorand, aceștia beneficiind de gratuitate, conform prevederilor legale.

- Transportul extern: bilet avion, extern în țara de destinație: tren/metrou/alte mijloace de transport în comun pentru sosire/plecare. Nu se decontează transportul în comun pe perioada șederii în țara de destinație).

2. CAZAREA

- Cazarea externă împreună cu city taxe nu trebuie să depășească plafonul maxim reglementat prin HG 518/1995 actualizată.

- Alocație de cazare pentru deplasările efectuate în țară se acordă în cuantum de 230 lei/zi, în limita căreia trebuie să se acopere cheltuielile de cazare, conform HG 714/2018.

3. DIURNA

- Diurna pentru deplasările în străinătate se va deconta conform prevederilor HG 518/1995 actualizată.

- Îndemnizația de delegare pentru deplasările în țară se va deconta conform prevederilor HG 714/2018.

- Beneficiază de diurnă toți membrii proiectului din Lista de personal aprobată de MEC pentru proiectul 14PFE/2018.

Data:

Semnătura solicitant:

Anexa 2.

DECLARAȚIA PE PROPRIE RĂSPUNDERE

cu privire la consecințele nerealizării activității finanțate

Subsemnatul/a                                           ,

în calitate de (Expert/Membru al grupului țintă) mă angajez ca, în cazul finanțării solicitării depuse în cadrul competiției organizată în cadrul proiectului „Excelență, performanță și competitivitate în activități CDI la Universitatea „Dunărea de Jos" din Galați (EXPERT)”, finanțat de Ministerul Cercetării și Inovării prin Programul 1 – Dezvoltarea sistemului național de cercetare - dezvoltare, Subprogram 1.2 – Performanță instituțională - Proiecte de finanțare a excelenței în CDI, Contract nr. 14PFE/17.10.2018 să restitui fondurile alocate, în condițiile nerealizării parțiale / totale a activității finanțate, din motive care îmi sunt imputabile.

Data:

Solicitant:

Nume, prenume