Contract
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Capital Uman 2014 - 2020 Axa prioritară 4: Incluziunea socială și combaterea sărăciei
Obiectiv Specific (O.S.) 4.16: Consolidarea capacității întreprinderilor de economie socială de a funcționa într-o manieră auto-sustenabilă
Titlul proiectului: “ARGUS – sprijinirea infiintarii si dezvoltarii de intreprinderi sociale in regiunile Nord- Vest, Vest si Centru”
Contract POCU/449/4/16/128025 nr. 12889/30.08.2019
ACTIVITATEA A2. ETAPA A II-A - IMPLEMENTAREA PLANURILOR DE AFACERI SELECTATE PRIN PROIECT
Subactivitatea 2.4. Implementarea planurilor de afaceri selectate și decontarea sumelor aferente implementării (L18-L36, februarie 2021 – august 2022)
Procedura de monitorizare a implementării schemei de minimis
Prezenta procedura a fost elaborata, verificata si aprobata de:
Nr. Crt | Elemente privind responsabilii/ Operaţiunea | Numele şi prenumele | Funcţia | Data | Semnătura |
1. | APROBAT | XXXXXX XXXXXXXX XXXXX | MANAGER PROIECT | ||
2. | VERIFICAT | XXXXXXX XXXXXX | COORDONATOR TEHNIC | ||
3. | ELABORAT | XXXXXX XXXXXX XXX | EXPERT MONITORIZARE | ||
4. | XXXXXXXX | XXXXXX XXXXXX | EXPERT MONITORIZARE | ||
5. | XXXXXXXX | XXXXXXXXX XXXXXX | EXPERT MONITORIZARE |
Cuprins
2.1. Persoane responsabile din partea administratorului de grant 7
2.2. Persoane responsabile din partea beneficiarului ajutorului de minimis 8
3. Comunicarea intre administratorul si beneficiarul ajutorului de minimis 8
4. Modificarea contractului de subvenție 9
5. Achiziții – verificarea dosarului de achizitii 10
5.1 Verificarea dosarului de achizitii 10
5.2 Inscriptionarea si pastrarea corespunzatoare a bunurilor si documentelor 10
9. Sediul social si punctele de lucru 14
10. Arhivare documente proiect 15
11. ANEXE Error! Bookmark not defined.
Anexa 1 – Fisa verificare dosar achizitie Error! Bookmark not defined.
Anexa 2 – Nota de conformitate privind dosarul de achizitie Error! Bookmark not defined.
Anexa 3 – Autocolant identitate vizuală Error! Bookmark not defined.
Anexa 4 – Foaie cu antet Error! Bookmark not defined.
Anexa 5 – Declarație angajat Error! Bookmark not defined.
Anexa 6 – Fisa verificare dosar angajat Error! Bookmark not defined.
Anexa 7 – Nota de conformitate resurse umane Error! Bookmark not defined.
Anexa 8 – Raport lunar Error! Bookmark not defined.
Anexa 9 – Raport vizita monitorizare Error! Bookmark not defined.
Monitorizarea afacerilor realizate de către beneficiarii ajutorului de minimis este partea principală în cadrul activității de administrare a Schemei de ajutor de minimis din cadrul proiectului ARGUS – sprijinirea infiintarii si dezvoltarii de intreprinderi sociale in regiunile Nord-Vest, Vest si Centru.
De la semnarea contractului de subvenție și până finalizarea perioadei de implementare și sustenabilitate, respectiv pe o perioadă de 24 luni de la semnarea contractului de subvenție, experții responsabili monitorizare afaceri ai proiectului vor avea contact permanent și direct cu beneficiarii de grant și vor monitoriza atât modul în care entitățile de economie socială subvenționate își vor pune în practică planul de afaceri, cât și utilizarea subvenției de către entitățile de economie socială. Se va urmări respectarea de către entitățile de economie socială a cerințelor privind menținerea locurilor de munca și a activității sociale asumate în cadrul planului de afaceri, a achizițiilor necesare pentru implementarea planului de afaceri și a cerințelor de raportare a ajutorului de stat.
Perioada de desfășurare: 24 luni de la data semnării contractului de subventie, reprezentand perioada de monitorizare.
În cadrul activității de monitorizare a implementării schemei de minimis administratorul schemei va desfășura acțiuni care au drept scop final monitorizarea activității întreprinderilor înființate.
Se vor asigura colectarea și analiza informațiilor și a datelor relevante, pentru a putea fi urmărit procesul implementării fiecărei afaceri. Accentul este pus pe urmărirea respectării planului de afaceri aprobat, pe tot parcursul funcționarii și dezvoltării afacerilor finanțate, inclusiv din punct de vedere al continuării respectării condițiilor de eligibilitate, în conformitate cu regulile stabilite în GHIDUL SOLICITANTULUI – CONDIȚII SPECIFICE Sprijin pentru înființarea de întreprinderi sociale AP 4/PI 9.v/OS 4.16 și în schema de ajutor de minimis asociată.
Supravegherea implementării planurilor de afaceri va urmări modul în care se derulează activitățile prevăzute, încadrarea în timpul estimat în planul de afaceri, asigurarea resurselor materiale, umane și financiare necesare prevăzute în planul de afaceri, obținerea rezultatelor planificate, respectarea principiilor egalității de șanse, a dezvoltării durabile, implementarea masurilor de inovare sociala, reducerea emisiilor de dioxid de carbon și eficienta utilizării resurselor etc.
Este deosebit de important pentru Solicitant și pentru finanțator ca implementarea planurilor de afaceri să duca într-adevăr la dezvoltarea unor întreprinderi de succes, sustenabile, care să ofere produse/servicii de calitate, să mențină și să dezvolte locuri de muncă, să genereze plus valoare pentru membrii grupului țintă și pentru comunitățile în care își desfășoară activitatea.
De aceea, supravegherea modului în care va fi utilizat ajutorul de minimis acordat intreprinderilor sociale și modul în care acestea se dezvolta în primele 18 luni de la înființare este un punct cheie al acestui proiect.
Experții monitorizare vor purta un dialog permanent cu membrii grupului țintă, asociati unici ai întreprinderilor nou înființate, vor efectua vizite anunțate sau nu, la locul de desfășurare a activităților pentru a constata personal progresul și/sau problemele apărute în implementarea planurilor de afaceri.
Experții responsabili monitorizare afaceri și coordonatorul tehnic nu se vor implica în activități de consultanță sau în activități de management ale intreprinderilor sociale nou înființate, dar vor căuta să înțeleagă și să găsească soluții la problemele apărute în implementarea planurilor de afaceri.
În cadrul activității de monitorizare a implementării planului de afaceri se va acorda o atenție deosebită menținerii locurilor de muncă (minim 5 locuri de muncă pentru fiecare afacere finanțată), a evidentierii activitatii sociale, precum și capacitații întreprinderilor nou-create de a obține veniturile previzionate.
Definiții
a. Beneficiarul finanțării – întreprinderea nou înființată și reprezentantul legal cu care s-a semnat contractul de subvenție
b. Administratorul schemei de minimis - Administratorul schemei de minimis - SNCRR
c. Cerere de plată – documentul/formularul prin care beneficiarul finanțării solicită administratorului schemei de minimis acordarea unei tranșe de finanțare conform contractului de subvenție încheiat
d. Solicitare acord de plată – acordul solicitat de către beneficiarul finanțării pentru a face plăți din contul special de proiect. Această validare se realizează în baza verificării documentelor aferente fiecărei plăți pentru care se solicită acordul.
e. Cont special pentru proiect/ cont de management – contul bancar în care se virează tranșele de plată din subvenție și din care beneficiarul va face exclusiv plăți aferente acelor cheltuieli ale proiectului care au fost avizate prealabil și pentru care solicită acordul de plată de la administratorul schemei
f. Experți monitorizare – angajați ai SNCRR care verifică buna derulare/ implementare a planului de afaceri și cu care beneficiarul trebuie să colaboreze
g. Autoritate de management – Ministerul Fondurilor Europene
h. Perioada de implementare – perioada de timp cuprinsă între data intrării în vigoare a contractului de subvenție și data efectuării ultimei cheltuieli din contul bancar al proiectului sau data finalizării
2.1. Persoane responsabile din partea administratorului de grant
Managerul de proiect:
− Coordonează proiectul și implementarea tuturor activităților acestuia conform cererii de finanțare
− Avizează contractul de subvenție și actele adiționale
− Organizează ședințe la nivelul proiectului cu participarea coordonatorilor partenerilor, coordonatorului de mentorat și a tuturor experților de monitorizare.
Coordonatorul tehnic:
− Coordonează activitatea experților proprii implicați în activitățile de monitorizare;
− Întocmeste rapoarte lunare de monitorizare centralizate cu privire la stadiul implementării planurilor de afaceri pe care le administrează partenerul respectiv;
− Organizează ședințe cu experții de monitorizare din subordine pentru analiza stadiului implementării planurilor de afaceri administrate de către partenerul respectiv;
− Efectuează vizite în teren în perioada de monitorizare în locațiile de implementare ale planurilor de afaceri alocate partenerului respectiv;
− Suplinește activitatea experților de monitorizare alocați de către parteneri atunci când aceștia nu sunt disponibili (din diverse motive cum ar fi concediu de odihnă, concediu medical, etc).
− Coordonează activitățile de monitorizare din cadrul subactivității A2.3 la nivelul liderului de parteneriat;
− Centralizează și raportează indicatorii asumați prin planurile de afaceri la nivelul proiectului si verifică respectarea îndeplinirii acestora;
− Centralizează raportările transmise de către beneficiari la nivelul proiectului;
− Centralizează contribuția la temele secundare la nivelul fiecărui plan de afaceri și la nivelul proiectului și verifică respectarea îndeplinirii acestora.
Experții responsbili de monitorizare vor asigura următoarele:
− Monitorizarea implementării planului de afaceri aprobat: respectarea atingerii obiectivelor asumate prin planul de afaceri, respectarea rezultatelor propuse ca
urmare a implementării planului de afaceri, respectarea prevederii creării a cel puțin 5 locuri de muncă în fiecare intreprindere sociala/intreprindere sociala de insertie, conform planului de afaceri selectat pentru finantare, monitorizarea fluctuației locurilor de muncă create;
− Verificări în teren (la fața locului) anunțate sau inopinate la sediile beneficiarilor ajutorului de minimis;
− Solicitarea si verificarea achizițiilor realizate în perioada de implementare a planurilor de afaceri;
− Solicitarea si verificarea documentelor în vederea decontării costurilor asumate în bugetul planului de afaceri;
− Solicitarea si verificarea rapoartelor de monitorizare lunare transmise de beneficiarii ajutorului de minimis si il preda coordonatorului tehnic pentru centralizare;
− Punerea la dispozitia coordonatorului tehnic a informatiilor si documentelor transmise lunar de beneficiarul de ajutor de minimis;
− Alte aspecte relevante menționate în contractul de subventie.
2.2. Persoane responsabile din partea beneficiarului ajutorului de minimis
Persoana responsabilă de implementarea planului de afaceri este persoana care a făcut parte din grupul țintă al proiectului ARGUS – sprijinirea infiintarii si dezvoltarii de intreprinderi sociale in regiunile Nord-Vest, Vest si Centru, a participat cu un plan de afacere care a fost selectat pentru finanțare în cadrul concursului organizat în cadrul proiectului, este asociat unic și administrator cu puteri depline al firmei înființate.
3. Comunicarea intre administratorul si beneficiarul ajutorului de minimis
Scopul comunicării este buna informare a beneficiarilor ajutorului de minimis, prin menținerea canalelor de comunicare deschise începând cu semnarea contractului de subvenție și până la încheierea proiectului, prin transmiterea de informații, explicații sau clarificări, îndrumări, materiale relevante pentru administrarea schemei de ajutor de minimis etc.
Comunicarea cu Administratorul schemei de minimis și cu experții de monitorizare se va putea face prin e-mail la adresele ce vor fi comunicate, telefon 000.000.00.00, posta sau personal la adresa xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx xx 00, Xxxxxxxxx, xxxxxx 0.
Orice probleme cu care se confruntă beneficiarul ajutorului de minimis, situații cu risc vor fi notificate, discutate și solutionate la nevoie împreuna cu expertul responsabil monitorizare afaceri desemnat.
Prezenta metodologie poate suferi modificări în condițiile în care instrucțiunile sau normele de implementare de la finanțator se modifică sau vin să completeze instrucțiunile deja existente, sau în condițiile în care se constată nevoia de a clarifica sau actualiza anumite relații între Administratorul schemei de minimis și beneficiarul ajutorului de minimis.
Orice eventuale omisiuni intervenite în prezenta metodologie vor fi acoperite de prevederile contractuale, care au putere de lege între părțile contractante.
4. Modificarea contractului de subvenție
Expertul de monitorizare, cu aprobarea managerului de proiect, poate lua decizia modificării planurilor de afaceri aprobate, anexa 1 la contractul de subvenție. Modificarea contractului de subvenție se poate face pe toata perioada de valabilitate a acestuia numai prin acordul părților, respectiv prin semnarea unui act adițional.
Modificările NU pot viza:
− modificarea orașului de implementare a planului de afaceri
− schimbarea obiectului de activitate al întreprinderii așa cum a fost el menționat în planul de afaceri;
− diminuarea rezultatelor/indicatorilor planului de afaceri la mai puțin de 5 angajați;
− obligativitatea continuării activităților întreprinderii după finalizarea ajutorului de minimis, respectiv asigurarea sustenabilității minim 6 luni de la finalizarea implementării planului de afaceri;
− condițiile care au condus la aprobarea planului de afaceri respectiv: procentul de aport propriu, contribuția la temele secundare;
− Introducerea de cheltuieli care NU sunt eligibile conform ordinului de aprobare a schemei de ajutor de minimis.
În vederea modificării anexei 1 la contractul de subventie – plan de afaceri si buget, beneficiarul ajutorului de minimis va transmite expertului de monitorizare un memoriu
justificativ/nota indreptare eroare materiala în care vor fi explicate toate modificările solicitate si impactul lor asupra bugetului, precum și oferte de preț pentru pozițiile suplimentate, dacă este cazul. Expertul de monitorizare/expertul de implementare va întocmi actul adițional, iar expertul de decontare va intocmi bugetul modificat al planului de afaceri.
5. Achiziții – verificarea dosarului de achizitii
5.1 Verificarea dosarului de achizitii
Beneficiarul de ajutor de minimis are obligatia de a achiziţiona bunurile, serviciile si lucrarile eligibile în condiţii de piaţă, cu respectarea principiilor prevăzute în legislația în vigoare si respectarea Procedurii de achizitii elaborata in cadrul proiectului.
In vederea verificarii dosarului de achizitii, expertul responsabil monitorizare afaceri va solicita in scris prin email beneficiarului de ajutor de minimis documentele justificative care au stat la baza achizitiei, conform procedurii de achizitii. Beneficiarul are obligatia de a transmite documentele in termen de maxim 3 zile lucratoare de la data solicitarii, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare inaintea efectuarii platii.
Dupa verificarea dosarului de achizitie, conform Anexa 1 la prezenta procedura, expertul responsabil monitorizare afaceri va intocmi o nota de conformitate a dosarului de achizitie (Anexa 2 la prezenta procedura), pe care o va transmite catre responsabilul de decontare subventii, impreuna cu documentele justificative. Daca se constata neclaritati, erori, documente lipsa etc., expertul responsabil monitorizare afaceri va solicita clarificari beneficiarului de ajutor de minimis prin email. Verificarea documentelor de catre expertul monitorizare se face in maxim 5 zile lucratoare de la data primirii, urmand ca solicitarea de clarificari sa se faca in termen de 2 zile lucratoare de la verificare. Beneficiarul de ajutor de minimis are la dispozitie 3 zile lucratoare pentru a raspunde clarificarilor.
Platile se vor efectua conform Procedurii de decontare elaborata in cadrul proiectului.
5.2 Inscriptionarea si pastrarea corespunzatoare a bunurilor si documentelor
Beneficiarul este obligat să respecte regulile de identitate vizuală aferente POCU 2014
– 2020 prevăzute în Manualul de identitate vizuală POCU 2014 – 2020.
Autocolantele ce vor include semnătura POCU (Anexa 3) vor fi utilizate pentru a identifica activele fixe (autovehicule, mobilă, utilaje, echipamente, rechizite etc.) achiziționate în cadrul proiectului. Ele vor fi de asemenea plasate lângă intrarea sau pe ușile imobilului unde se implementează proiectul. La intrarea în imobilul unde se desfășoară activitatea întreprinderii sociale, va fi amplasat un afiș/banner cu elementele de identitate vizuală.
Papetăria personalizată este cel mai folosit mijloc de comunicare a identității vizuale, astfel pentru toate documentele elaborate de către beneficiari și înaintate administratorului - se va utiliza foaia cu antet (Anexa 4).
In ceea ce priveste, modalitatea de pastrare a bunurilor achizitionate in cadrul proiectului ARGUS – sprijinirea infiintarii si dezvoltarii de intreprinderi sociale in regiunile Nord-Vest, Vest si Centru,
Beneficiarul ajutorului de minimis are obligația angajării persoanelor prevăzute în planul de afaceri pana la data de 1 martie 2021. Dovada angajării persoanelor se face cu copie a contractului individual de muncă, Raport pe salariat din Revisal și Registrul salariaților din Revisal. La momentul angajării, persoanele vor semna Anexa 5 – Declarație angajat care atesta ca nu sunt administratori, asociati, reprezentanti legali sau angajati ai altei intreprinderi infiintate prin program.
Angajarea persoanelor prevazute in cadrul planului de afaceri se va realiza respectand legislatia nationala in vigoare si Procedura de resurse umane elaborata in cadrul proiectului.
Expertul responsabil monitorizare afaceri va monitoriza fluctuația personalului pe toată perioada de implementare si sustenabilitate.
In vederea monitorizarii fluctuatiei personalului, expertul responsabil monitorizare afaceri va verifica dosarul fiecarui angajat conform Anexa 6 la prezenta procedura.
În cazul în care nu se respecta obligațiile cu privire la crearea și păstrarea locurilor de muncă, administratorului schemei de minimis poate demara procedura de recuperare a ajutorului de minimis.
Beneficiarul de ajutor de minimis are obligația de a nu diminua în perioada de sustenabilitate norma de lucru (numărul de ore pe zi) precizată în planul de afaceri și tariful orar cel puțin la valoarea plătită din bugetul proiectului.
Este permisă modificarea funcției de încadrare pentru angajați, față de ceea ce a fost declarat în planul de afaceri, prin act adițional la contractul de subvenție.
Xxxxx, expertul responsabil monitorizare afaceri va intocmi o nota de conformitate resurse umane, conform Anexa 7 la prezenta procedura, pe care o va transmite catre expertul decontare, in vederea platii salariilor, respectiv contributiilor aferente
Beneficiarul de ajutor de minimis are obligația de a transmite rapoarte de activitate lunare în perioada de implementare si sustenabilitate a proiectului (24 luni). Acestea vor fi transmise prin email catre expertul responsabil monitorizare afaceri și vor cuprinde următoarele informații:
− Număr de angajați la momentul raportării;
− Cifra de afaceri cumulată de la semnarea contractului de subvenție până la momentul raportării, pe baza ultimei balanțe contabile;
− Obiectivele sociale ale întreprinderii sociale/întreprinderii sociale de inserție
− Domeniul intervenției sociale (de exemplu: servicii sociale; locuințe și nevoi de bază; educație sau formare profesională; ocuparea forței de muncă și instruire; sănătate mintală; sănătate/domeniul medical; bunăstarea socială sau personală; politici publice/educație civică; conservarea mediului înconjurător și schimbarea climatică; altele)
− Resurse utilizate în activitatea desfășurată (financiare - de exemplu: fonduri europene, internaționale, altele; materiale; de personal, alte tipuri de resurse)
− Grupul-țintă al intervenției sociale (descrierea categoriilor de persoane ale căror nevoi sociale au fost soluționate prin activitatea întreprinsă; de exemplu: beneficiari direcți și familiile beneficiarilor direcți; propriul personal și/sau familia acestuia, parteneri, alte categorii de părți/persoane/grupuri interesate sau implicate în activitatea socială desfășurată sau care pot influența semnificativ desfășurarea acesteia, indicatori cantitativi).
In ceea ce priveste raportarea activitatii sociale a intreprinderii sociale/intreprinderii sociale de insertie, se vor avea in vedere urmatoarele:
− Rezultate obținute. Se va ține cont de relevanța, eficiența, eficacitatea, impactul și sustenabilitatea activității în perioada raportata, mai precis: enumerarea rezultatelor concrete ale intervenției sociale, prezentarea rezultatelor obținute în funcție de obiectivele propuse în planul de afaceri.
La rapoartele lunare vor fi atașate urmatoarele documente:
− Registru salariati din Revisal lunar pentru a demonstra pastrarea numarului de angajati si a verifica fluctuatia de personal
− Contractele de munca pentru persoanele angajate in luna de raportare impreuna cu declaratia din Anexa 5, Registru salariati
− Ultima balanta de verificare contabila lunara disponibila la momentul raportarii
− Registrul mijloacelor fixe se va atasa la raportul lunar din luna urmatoare finalizarii achizitiilor de mijloace fixe
− Alte documente relevante privind activitatea sociala (tabele distributie, fotografii etc).
Raportul (Anexa 8) va urmări respectarea planului de afaceri aprobat și creșterea cifrei de afaceri în mod sustenabil pentru fiecare intreprindere sociala/intreprindere sociala de insertie.
Raportul lunar se va transmite conform calendarului proiectului, primul raport urmând sa fie transmis in termen de cel mult o luna de la semnarea contractului de subvenție.
Raportul lunar va fi verificat si validat de către expertul de monitorizare alocat si validat de catre coordonator.
In perioada de implementare a planului de afaceri se vor face vizite de monitorizare anuntate si neanuntate.
Experții de monitorizare, individual sau împreună cu managerul de proiect/coordonatorul tehnic/expertul decontare vor efectua vizite la locul de implementare al proiectului, ori de câte ori consideră necesar.
Vizitele de monitorizare sunt întâlniri oficiale, în vederea monitorizării implementării/sustenabilității planului de afaceri care au loc la sediul beneficiarilor schemei de minimis sau la locul de implementare al proiectului, în cadrul cărora participă reprezentanţi ai beneficiarilor schemei de minimis și ai administratorilor schemei de minimis.
Vizitele de monitorizare vor fi anunțate de către experții angajați ai administratorilor schemei de minimis cu minim 5 zile lucrătoare înainte, iar data desfășurării acestora va fi stabilită de comun acord cu beneficiarii. Locul desfășurării acestor vizite va fi, în general, locația de implementare a planului de afaceri. Dacă beneficiarul prestează servicii la terți, locul se va alege de comun acord cu beneficiarul, dar vizita va include și deplasare la locația de depozitare a echipamentelor.
Asociatul unic, respectiv câștigătorul finantarii, va depune la fisa de monitorizare, anexa 14 din Procedura de achizitii, ce specifică locația unde se află fizic echipamentele, utilajele, materiile prime și materiile consumabile achiziționate în cadrul planului de afaceri. Acestea trebuie întotdeauna depozitate într-o locație din regiune, cu excepția cazurilor când firma este prestatoare de servicii la terți. În acest caz, firma nu este obligată să depună această anexă decât dacă durata prestării serviciilor depășește 5 zile lucrătoare consecutive în afara locației indicate în Anexa.
La vizitele de monitorizare se vor verifica toate documentele originale prezentate în cadrul raporturilor lunare precum și utilajele/echipamentele achiziționate.
Vizitele de monitorizare se vor încheia prin întocmirea unui raport (Anexa 6) ce va conține documentele verificate, observații asupra acestor documente și alte observații generale asupra activității firmei si va fi asumat de beneficiarul schemei de minimis.
Vizitele neanuntate sunt vizite ce vor avea loc ca urmare a unor probleme punctuale întâmpinate în implementare sau ca urmare a unor indicii asupra nerespectării unor clauze din contractul de subvenție.
Cu ocazia vizitelor de monitorizare, beneficiarul ajutorului de minimis are obligația de a le pune la dispoziție acestora informații și documente originale necesare pentru a constata care este stadiul implementării planului de afaceri.
În cazul în care se constată că membrii grupului țintă nu respectă planul de afaceri aprobat, administratorul schemei de minimis poate lua decizia rezilierii contractului de subvenție și recuperării sumelor virate deja, dacă este cazul.
9. Sediul social si punctele de lucru
Sediul social trebuie menținut pe toată perioada de implementare și sustenabilitate in orașul declarat în planul de afaceri depus și care este Anexa 1 la contractul de subvenție.
In cazul in care prin proiect se închiriază un spațiu care va deveni locul de implementare al proiectului, acesta trebuie sa fie in aceeasi regiune declarata în planul de afaceri. Beneficiarul de ajutor de minimis se obliga sa își autorizeze la ONRC codul CAEN al
proiectului la punctul de lucru care este și locul de implementare al proiectului în cel mult o lună de la semnarea contractului de închiriere.
Beneficiarul de ajutor de minimis va solicita proprietarului extrasul de Carte Funciara pentru a vedea cine este proprietarul de drept si daca spatiul poate fi inchiriat/dat in comodat. Inaintea semnarii contractului de comodat/inchiriere, se va transmite extrasul CF catre Expertul responsabil monitorizare afaceri desemnat pentru validare. Daca apar suspiciuni de conflict de interese, daca sunt mentiuni neclare in CF, etc, se vor cere lamuriri sau se va bloca procesul si se va cauta un alt spatiu. Daca CF are si o schita, se defineste pe schita clar care e suprafata ce face obiectul contractului. Se hasureaza perimetrul spatiului in vederea identificarii xxxxx a spatiului alocat intreprinderii.
Beneficiarul de ajutor de minimis are obligația de a obține toate avizele și autorizațiile impuse de legislația în vigoare în Romania pentru derularea activității intreprinderii sociale/intreprinderii sociale de insertie în condiții legale.
Intreprinderea sociala/intreprinderea sociala de insertie își poate deschide și alte puncte de lucru ca urmare a extinderii afacerii fără acordul administratorului de ajutor de minimis, cu condiția de a nu modifica locul de implementare al proiectului pe toata perioada de implementare și sustenabilitate.
In cazul in care intreprinderea sociala/intreprinderea sociala de insertie derulează o activitate mobilă sau în afara sediului social/punctelor de lucru declarate ale intreprinderii sociale/intreprinderii sociale de insertie, autorizarea codului CAEN aferent planului de afaceri se face de către ONRC la terți sau în afara sediului social/punctelor de lucru. Autorizarea codului CAEN aferent planului de afaceri este obligație legala și trebuie să se realizeze înainte de emiterea de facturi aferente codului CAEN respectiv.
Beneficiarul de ajutor de minimis se obligă să facă toate demersurile necesare obținerii autorizațiilor/avizelor/acordurilor, etc. pentru desfășurarea activității conform reglementarilor legale aplicabile domeniului sau de activitate.
10. Arhivare documente proiect
Beneficiarul schemei de minimis are obligaţia îndosarierii și păstrării tuturor documentelor aferente implementării planului de afaceri, în original, inclusiv documentele contabile, privind activităţile şi cheltuielile eligibile, în conformitate cu legislația comunitară şi naţională.
După finalizarea perioadei de implementare si sustenabilitate a planului de afaceri, se menține obligația beneficiarului schemei de minimis de a:
− păstra toate documentele în legătură cu utilizarea finanțării pe o perioadă de 10 ani de la data finalizalizării implementării planului de afaceri;
− pune documentele la dispoziția Administratorilor schemei de minimis AM/OIR/OI POCU responsabil, Autorității de Certificare, Autorității de Audit, Comisiei Europene, Oficiului European de Luptă Antifraudă, Curții Europene de Conturi, precum și oricărui organism abilitat să efectueze verificări asupra modului de utilizare a finanțării nerambursabile.
Toate documentele legate de proiect vor fi transmise in format electronic prin email la expertul responsabil monitorizare afaceri desemnat, vor fi arhivate la sediul beneficiarului, în original și vor fi puse la dispoziția experților de monitorizare în cazul vizitelor la fata locului.
In cazul in care situatia o impune, documentele in original vor fi predate catre reprezentantul administratorului schemei de minimis, in cadrul vizitelor la fata locului, in baza unui proces verbal.