CAIET DE SARCINI Achiziţionarea serviciilor de audit pentru Proiect transfrontalier moldo-român

CAIET DE SARCINI Achiziţionarea serviciilor de audit pentru Proiect transfrontalier moldo-român

Cod CPV: 79212100-4, Servicii de audit pentru proiect

1. Introducere

Caietul de sarcini face parte din documentaţia de atribuire a contractului şi constituie ansamblul cerinţelor în baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică.

Caietul de sarcini conţine specificaţii tehnice, care vor fi considerate ca fiind minimale şi obligatorii. În acest sens, orice ofertă prezentată, care se abate de la prevederile Caietului de sarcini, va fi luată în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior față de cerinţe minimale stipulate în Caietul de sarcini. Ofertele care nu satisfac cerinţele Caietului de sarcini vor fi declarate oferte neconforme şi vor fi respinse.

2. Autoritatea contractantă

Denumire: IMSP Spitalul Clinic Repuclican „Xxxxxxx Xxxxxxxx”
Adresa: MD 2025, mun. Chișinău, str. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, 29 7 5 > 5 5 ~
Persoana de contact:	Telefon: 000 000 000
Fax: 000-000-000
Email: xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx

3. Obiectul achiziției

Cod CPV: 79212100-4 – Servicii de audit pentru proiectul transfrontalier moldo-român „Agenții patogeni nu cunosc granițe: îmbunătățirea prevenirii, controlului si supravegherii infecțiilor nosocomiale de pe ambele parți ale râului Prut”, IDPGA 87211176313573.

4. Locul, adresa prestării serviciului

MD-2025, mun. Chișinău, str. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, 29.

5. Termenul de prestare a serviciului:

Derularea efectivă a serviciilor de audit va începe concomitent cu semnarea Contractului şi se va încheia la finalizarea proiectului, ţinându-se cont de eventualele prelungiri. Prestatorul va asigura serviciile de audit pe toată perioada de desfăşurare a proiectului, cu încadrarea în preţul contractului si in termenul de predare a rapoartelor (intermediar și final) către coordonator conform termenilor stabilite în proiect. Implementarea contractului va demara în termen de maxim 1 zi de la semnarea acestuia de către ambele părţi. În situaţia în care contractul se modifică prin acorduri adiţionale, care pot influenţa derularea serviciilor de audit, va fi aplicabilă perioada de timp stipulată în acestea.

6. Condiții de plată: Suma prevăzută pentru acoperirea cheltuielilor în cadrul acestui Contract de prestare servicii de audit va fi de 500 Euro. Plata serviciilor de audit se face în tranşe aferente predării fiecăruia dintre rapoartele de audit: cel intermediar și cel final. Plăţile se vor face pe baza următoarelor documente obligatorii, în original:

- Factură emisă de prestatorul serviciilor de audit;

- Raport întocmit de prestatorul serviciilor de audit;

- Aprobarea concluziilor Rapoartelor de audit de către Beneficiar prin intermediul procesului verbal de recepţie a serviciilor.

Facturile se achită în termenul stabilit prin Contract. Toate rapoartele, datele, materialele produse de prestatorul serviciilor de audit în cadrul acestui Contract vor constitui proprietatea Beneficiarului contractului

7. Obiectivele proiectului: Îmbunătățirea stării de sănătate si a rezultatului spitalizării populației prin implementarea de noi metode de prevenire si control al infecțiilor nosocomiale, reducând astfel numărul raportat de infecții nosocomiale pe ambele părți ale frontierei la sfârșitul proiectului.

8. Obiectivul contractului de achiziții: Contractul ce urmează a fi atribuit are ca obiect achiziţionarea serviciilor de audit financiar (respectiv, auditarea tuturor activităţilor proiectului menţionat, a înregistrărilor şi a conturilor acestuia, conform legislaţiei în vigoare şi cerinţelor finanţatorului). Prestatorul serviciilor de audit execută proceduri specifice agreate cu privire la verificarea cheltuielilor Contractului grant de finanţare nerambursabilă. Acest proiect a fost realizat prin Programul operațional comun România - Republica Moldova 2014-2020 - finanțat de ENICBC.

9. Condiţii de recepţionare a serviciilor de audit: Prestatorul serviciilor de audit va obţine, pe baza verificărilor, dovezi suficiente în vederea exprimării unei opinii asupra realităţii, legalităţii şi conformităţii tuturor cheltuielilor efectuate de Beneficiar în implementarea proiectului. În acest scop, prestatorul de servicii de audit va menţiona în cuprinsul Raportului, constatările la care s-a ajuns.

Principalele etape ale activităţii de audit sunt:

• Discuţii preliminare cu echipa de implementare a proiectului şi, în mod deosebit, cu cei implicaţi în ţinerea evidenţei contabile şi întocmirea situaţiilor financiare;

• Cunoaşterea şi evaluarea procedurilor contabile şi a celor de raportare utilizate de către instituție în derularea Contractului grant de finanțare;

• Verificarea conformităţii cu procedurile şi cerinţele Finanţatorului;

• Verificarea în detaliu a sumelor din Rapoartele financiare asupra Contractului grant de finanţare, cu scopul de a obţine probe de audit suficiente şi corespunzătoare pentru a permite emiterea opiniei de audit asupra rapoartelor/situaţiilor financiare întocmite în conformitate cu cerinţele Finanţatorului:

a) verificarea exactităţii şi realităţii sumelor incluse în rapoartele financiare;

b) existenţa documentelor suport ce însoţesc rapoartele financiare;

c) în timpul revizuirii documentelor suport, o atenţie specială va fi acordată următoarelor activităţi:

- utilizarea fondurilor primite în conformitate cu clauzele Contractului grant de finanţare;

- bunurile/lucrările/serviciile au fost achiziţionate în concordanţă cu procedurile legale de achiziţii şi cu Contractul grant de finanţare al proiectului;

- există o legătură clară între documentele primare/justificative şi Rapoartele financiare;

- dacă există documente justificative asupra încasărilor şi plăţilor în concordanţă cu clauzele Contractului grant de finanţare.

Prestatorul serviciilor de audit va elabora metodele proprii de lucru şi va desfășură activităţile asumate prin Contract privind verificarea activităţilor, înregistrărilor şi conturilor proiectului, în conformitate cu obiectivul şi scopul acestui contract şi cu procedurile specifice conforme cu legislaţia în vigoare.

Prestatorul serviciilor de audit va verifica dacă evidenţa contabilă ale instituției este în conformitate regulile contabile din contractul de finanţare.

Prestatorul serviciilor de audit verifică:

- dacă informaţiile din Cererile de plată se reconciliază cu sistemul de contabilitate şi înregistrările instituției (ex: balanţa de verificare, înregistrări din conturile analitice şi sintetice).

- dacă au fost aplicate rate de schimb corecte pentru conversiile monedei, unde este cazul şi în conformitate cu legislaţia naţională aplicabilă.

Prestatorul serviciilor de audit realizează o revizuire analitică cheltuielilor şi verifică dacă:

- categoriile de cheltuieli corespund cu categoriile de cheltuieli din bugetul proiectului prevăzut în Contractual grant de finanţare;

- cheltuielile efectuate au fost prevăzute în bugetul proiectului și sunt conforme cu legislaţia naţională şi europeană;

- suma totală solicitată la plată de către Beneficiar nu depăşeşte finanţarea nerambursabilă prevăzută în Contractul grant de finanţare;

- au fost efectuate modificări la Bugetul proiectului prin transferuri între liniile din cadrul aceluiaşi capitol bugetar de cheltuieli eligibile, şi dacă acestea au afectat scopul principal al proiectului/ au modificat valoarea totală eligibilă a proiectului;

- beneficiarul a efectuat modificări asupra liniilor bugetare care au limite maxime impuse de prevederile regulamentelor europene sau naţionale sau de regulile de eligibilitate stabilite.

Prestatorul serviciilor de audit prezintă toate excepţiile găsite, inclusiv pe acelea cărora nu le poate măsura impactul financiar.

Prestatorul serviciilor de audit va verifica toate categoriile şi tipurile de tranzacţii care generează cheltuielile declarate în Cererea de rambursare a cheltuielilor. Va verifica eligibilitatea cheltuielilor cu termenele şi condiţiile Contractului de finanţare şi a documentelor relevante emise de autorităţile competente. Acesta verifică dacă aceste cheltuieli:

- sunt necesare pentru desfăşurarea proiectelor. În acest sens, prestatorul serviciilor de audit verifică dacă cheltuielile pentru tranzacţii sau activități au fost asumate pentru scopul propus şi dacă au fost necesare pentru activităţile şi obiectivele proiectelor

- sunt cuprinse în bugetul Contractului grant de finanţare şi dacă sunt în conformitate cu principiile managementului financiar riguros, în special cu privire la cost-eficienţă şi cea mai bună utilizare a banilor;

- au fost asumate de Beneficiar pe perioada de implementare a proiectului;

- sunt înregistrate în conturile instituției şi sunt identificabile, verificabile şi întocmai cu originalele documentelor suport.

Prestatorul serviciilor de audit verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau activitate au fost înregistrate corespunzător în sistemul contabil al instituției şi dacă sunt sprijinite de documente justificative; dacă aceasta utilizează rate de schimb corecte, atunci când este cazul.

Auditorul verifică dacă:

- cheltuielile pentru o tranzacţie/operaţiune au fost înregistrate cronologic, atât în sistemul contabil cât şi în conturile analitice distincte ale proiectului;

- cheltuielile pentru o tranzacţie/operaţiune au fost încadrate corect în capitolul/subcapitolul de cheltuieli din bugetul proiectului;

- cheltuielile efectuate sunt conforme cu bugetul proiectului şi sunt susţinute prin documente justificative corespunzătoare;

- au fost utilizate corect ratele de schimb valutar, conform prevederilor contractelor de finanţare.

- bunurile furnizate au fost recepţionate, cu specificarea datei şi a locului primirii şi au fost înregistrate în gestiune şi în contabilitate, cu specificarea gestiunii şi a notei contabile de înregistrare;

- lucrările au fost executate şi serviciile au fost prestate;

- existenţa documentelor care atestă că bunurile au fost livrate, lucrările executate şi serviciile prestate (factura fiscală).

10. Raportare. Rapoartele de audit trebuie să descrie scopul şi procedurile agreate în detalii suficiente astfel, încât să permită a înţelege natura şi măsura procedurilor realizate de către prestatorul serviciilor de audit.

Evaluarea externă a activităţilor proiectului va fi realizată de o organizație de audit care este inclusă în Lista auditorilor instruiți pentru efectuarea misiunilor de verificare a cheltuielilor în cadrul proiectelor din cadrul POC România-Republica Moldova (plasată pe site MF RM).

10.1. Cerinţele de raportare sunt:

- Un raport intermediar și un Raport final de verificare a activităților și cheltuielilor aferente acestora.

- Rapoartele vor fi predate Beneficiarului pe suport de xxxxxx, un exemplar şi pe suport electronic.

10.2. Detaliile raportului:

Capitolul I: Informaţii cu privire la contractul de finanţare şi activitatea Beneficiarului Acest punct va include o descriere sumară a contractului de finanţare şi a activităţilor derulate de beneficiar, în baza acestuia. Auditorul va prezenta, de asemenea, un tabel sintetic cu privire la obiectul verificărilor.

Capitolul II: Proceduri realizate şi constatări factuale. Acest punct va include o scurtă descriere a verificărilor efectuate, a procedurilor urmate şi a informaţiilor utilizate în acest scop. De asemenea, va cuprinde descrierea detaliată a rezultatelor acestor verificări, cu utilizarea de tabele/grafice/dovezi de audit ca anexă la raport, dacă sunt necesare/utile, precum şi descrierea, dacă este cazul, a oricăror excepţii/neconformităţi, potrivit următoarelor secţiuni:

1. Obţinerea unei suficiente înţelegeri a proiectului şi a termenilor şi condiţiilor

Contractului grant de Finanţare

2. Procedura de verificare a eligibilităţii cheltuielilor solicitate de către Beneficiar

2.1 Procedura generală

2.2 Conformitatea cheltuielilor efective cu bugetul proiectului, aşa cum este

prezentat în cererea de finanţare (proiect);

2.3 Verificarea cheltuielilor

2.3.1 Eligibilitatea cheltuielilor - condiţii generale

2.3.2 Exactitate şi înregistrare

2.3.3 Realitatea cheltuielilor

2.3.4 Verificarea achiziţiilor publice

3. Anexe

Auditul proiectului va fi efectuat în conformitate cu: Standardele Internaţionale de Audit (“ISA”) - 4400 ENGAGEMENTS TO PERFORM AGREED-UPON PROCEDURES REGARDING FINANCIAL INFORMATION

HG/2012 „Privind aplicarea Standardelor de audit şi Codului etic pe teritoriul RM”

11. Cerinţe obligatorii faţă de ofertanţi

Oferta va conține următoarele documente:

Nr. d/o	Denumirea documentului/cerinței	Cerințe suplimentare față de document	Obligati-vitatea
1.	Certificat de înregistrare a întreprinderii/ Extras din Registrul de stat al persoanelor juridice.	Copia documentului, emis de IP Agenția Servicii Publice, confirmată prin semnătura și ștampila ofertantului.	Da
2.	Licența sau certificat de calificare al auditorului, eliberat de organul competent.	Copia documentului, confirmată prin semnătura și ștampila ofertantului.	Da
3	Înregistrarea organizației de audit în Lista auditorilor instruiți pentru efectuarea misiunilor de verificare a cheltuielilor în cadrul proiectelor.	Copia Listei confirmată de ofertant	Da
4.	Oferta financiară și specificația tehnică.	Document în original, care să denote o înțelegere a misiunii și să prezinte o metodologie corespunzătoare, o abordare și un plan de audit detaliat.	Da
5.	Certificatul de calificare a auditorilor, care vor constitui echipa de audit.	Copia diplomei, care atestă studiile superioare în domeniul economic, confirmată prin semnătura și ștampila ofertantului.	Da
6.	Declaraţie pe proprie răspundere din care să rezulte, că prestatorul serviciilor de audit nu a fost sancţionat de către organul de monitorizare şi competenţă profesională în ultimii 3 ani.	Original.	Da

11. Criteriul aplicat pentru adjudecarea contractului va fi: „Cel mai mic preț”.

12. Mențiuni finale: Neregăsirea cerinţelor minime prezentate în Caietul de xxxxxxx va atrage după sine declararea ofertei ca fiind neconformă. Prezentul Caiet de sarcini constituie ca anexă la Contractul ce va fi încheiat cu Prestatorul serviciilor de audit al proiectului.